7. I costi delle ICT negli enti locali e le aspettative in relazione ai servizi

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1 7. I costi delle ICT negli enti locali e le aspettative in relazione ai servizi Il capitolo approfondisce il tema della valutazione dei costi e delle aspettative degli Enti locali piemontesi rispetto ai sistemi di supporto informatico, in relazione all intendimento della Regione Piemonte di intraprendere da parte delle Direzioni regionali ogni attività per garantire agli enti locali un adeguato livello dei sistemi informativi utilizzati. A tale fine è stata condotta una indagine su 36 comuni piemontesi per esaminare da un lato i costi impegnati dagli enti locali per i servizi, dall altro le aspettative di questi enti in relazione ai servizi. 7.1 Il contesto La Giunta Regionale del Piemonte, con la D.G.R. n del 29/12/2010, ha dato mandato alle Direzioni regionali di intraprendere ogni attività necessaria a garantire agli Enti Locali piemontesi un adeguato sistema di supporto informatico finalizzato a favorire l adozione di tecnologie mirate a garantire l accessibilità dei servizi telematici, la disponibilità di accesso da parte di tutte le Amministrazioni alle banche dati già esistenti, nonché la condivisione di programmi tecnologici messi a disposizione dalla Regione. Tale provvedimento, inoltre, sottolinea l opportunità di affidarsi a valutazioni basate sulla situazione reale ed aggiornata dei soggetti destinatari, al fine di poter assicurare una programmazione realistica dell offerta dei servizi da mettere a disposizione degli Enti locali piemontesi, evidenziandone i costi e così cogliendo la congruenza tra le aspettative ed il risultato da conseguire. La valutazione dei costi e delle aspettative degli Enti è avvenuta attraverso la realizzazione di un progetto di analisi del fabbisogno informatico ed è stato condotto sulla base della somministrazione di un questionario e la successiva analisi dei dati presso una selezione di 36 Comuni, a cura del CSI-Piemonte. Nel dettaglio lo studio ha basato le proprie analisi considerando due macro assi: analisi dei costi sostenuti dagli enti locali per i servizi e l analisi dei servizi; tale studio, condotto nei mesi di Marzo ed Aprile del 2011, ha collezionato i dati del 2010 su base annuale. I 36 Comuni di riferimento (la cui composizione di dettaglio è mostrata nella tabella seguente), tipicamente sotto i abitanti, sono stati selezionati dalla Regione in base ai criteri di territorialità e numero di abitanti e agli indicatori di marginalità socio economici individuati dallo Studio IRES 2010.

2 N.ro abitanti AL AT BI CN NO TO VB VC Totale ab < ab < ab < ab > Totale Figura 7.1 Distribuzione dei Comuni oggetto dell indagine per dimensione demografica e provincia La raccolta dei dati è stata condotta attraverso la somministrazione di un questionario, la cui compilazione è avvenuta presso l ente intervistando il segretario comunale (o persona da lui delegata, tipicamente il responsabile della ragioneria). I processi oggetto di analisi sono stati Contabilità, Segreteria, Personale, Demografia, Tributi, Polizia Municipale, Territorio, Commercio; i dati sono stati raccolti in base a tre principali filoni: Analisi dei costi: per ogni processo sono state raccolte informazioni relative alle modalità di erogazione (interna all ente, in forma associata, con il supporto di fornitori esterni), agli eventuali applicativi software utilizzati ed ai costi complessivi del processo. Nel dettaglio, il costo è stato richiesto suddiviso nelle categorie servizi professionali, hardware, software, personale ; relativamente a questa ultima voce, in sede di questionario è stato raccolto l impegno medio percentuale delle singole persone (per esempio una persona in part-time tre giorni su cinque avrà dichiarato un impegno pari a 3/5, cioè al 60%), e tale percentuale, in sede di analisi dei dati, è stata moltiplicata per un valore medio di costo annuo di una risorsa (pari a euro/anno per tutti i Comuni) definendo così il valore economico relativo (nell esempio utilizzato, il 60% di euro, cioè euro). Sono state inoltre raccolte alcune informazioni relative ai volumi di business, quali ad esempio il numero di mandati/anno, l incasso medio annuo dei tributi locali, ecc Analisi dei servizi: per ogni processo è stata raccolta l eventuale manifestazione di interesse per i servizi attualmente disponibili o in via di definizione/realizzazione Raccolta desiderata: raccolta di segnalazioni, desiderata e/o altre segnalazioni libere che l interlocutore ha potuto comunicare al fine di integrare quanto raccolto in precedenza o per segnalare tematiche non coperte dalle domande precedenti. 7.2 I risultati dell indagine in relazione all analisi dei costi Relativamente all analisi dei costi si è scelto di utilizzare un modello di raccolta dei dati ispirato dall analisi TCO (Total Cost of Ownership, costo totale di possesso); da tale modello sono stati tratti i principi secondo il quali il costo di una componente informatica

3 agisce anche sulle fasi di processo non informatizzate, per cui sono stati raccolti i dati relativi a tutte le componenti del processo al fine di avere una vista complessiva dei costi e dell impatto dell informatizzazione sul processo stesso (spese del personale, spese esterne per servizi e acquisiti, ammortamenti di cespiti, canoni, etc). I primi risultati raccolti in sede di intervista sono relativi alle modalità di erogazione dei processi: 76,4% con la gestione interna, attraverso strutture e personale interno all ente 11,4% con il supporto di fornitori esterni (outsourcing), fornitori ai quali è demandata solo parte del processo (tipicamente componenti non critiche) 7,9% in forma associata 4,3% in totale esternalizzazione del processo (BPO Business Process Outsourcing), erogato da un fornitore terzo che in completa autonomia agisce in nome e per conto dell ente (si cita ad esempio la gestione dell imposta comunale della pubblicità, che in alcuni piccoli Comuni risulta essere troppo onerosa nella gestione rispetto alle corrispettive entrate previste). Per quanto riguarda il livello di informatizzazione dei processi analizzati, si può affermare che complessivamente il 56% dei processi analizzati risulta erogato con il supporto di tecnologie informatiche, tipicamente con soluzioni e servizi comprati da fornitori locali piemontesi; nel dettaglio il livello di informatizzazione dei singoli processi è il seguente: Demografia 100% Segreteria 88%: le soluzioni relative al Protocollo sono presenti praticamente ovunque, mentre la parte Atti amministrativi spesso non utilizza software specifici ma strumenti di produttività individuale quali MS Word, ecc Contabilità 75%: la componente Bilancio è informatizzata praticamente al 100%; situazioni di minore informatizzazione si evidenziano nel settore Acquisti (p.e. fatturazione elettronica) e rapporti con la Tesoreria (p.e. mandati elettronici). Tributi 50%: si evidenzia una buona copertura delle componenti gestionali del processo con una minore informatizzazione delle fasi di ricerca dell evasione ed elusione fiscale. Personale 39%: spesso il servizio relativo al trattamento economico dei dipendenti è demandato ad un fornitore esterno. Polizia Municipale 33%: in alcuni casi il servizio è erogato in forma associata (e quindi l eventuale soluzione software è condivisa su più Comuni), in altri casi i volumi limitati di verbali permettono all ente una gestione completamente cartacea.

4 Territorio 28%: si riscontra una scarsa informatizzazione sia dei servizi relativi all Edilizia privata che di quelli delle Opere pubbliche; evidente anche l assenza di cartografia digitalizzata. Commercio 3%: nei piccoli Comuni le realtà commerciali sono numericamente esigue pertanto il processo è gestito manualmente o, nei casi più significativi, demandato ad una forma associata. Area Informatizzato NON informatizzato 01 - Contabilità 75% 25% 02 - Segreteria 88% 13% 03 - Personale 39% 61% 04 - Demografia 100% 0% 05 - Tributi 50% 50% 06 - Polizia Municipale 33% 67% 07 - Territorio 28% 72% 08 - Commercio 3% 97% Totale complessivo 56% 44% Figura 7.2 Livello di informatizzazione dei processi analizzati Relativamente all analisi dei costi medi annuali dell ente, il costo medio sostenuto dall ente per la gestione di tutti processi analizzati è pari a euro, con un impegno medio stimato di circa 7 persone; si riporta di seguito il dettaglio dei costi complessivi del singolo processo ed una stima media delle persone allocate dai singoli enti ai singoli processi: Territorio: euro (con una persona impegnata a tempo pieno ed un'altra al 60% circa) Demografia: euro (con una persona impegnata a tempo pieno ed un'altra al 30% circa) Polizia Municipale: euro (con una persona impegnata a tempo pieno ed un'altra al 25% circa) Contabilità: euro (con una persona impegnata al 100%) Segreteria: euro (con una persona impegnata al 90% circa) Tributi: euro (con una persona impegnata al 70% circa) Personale: euro (con una persona impegnata al 15% circa) Commercio: euro (con una persona impegnata al 10% circa)

5 SpesaICT - Ripartizione x area 6% 21% 16% 2% 21% 17% 4% 14% 01 - Contabilità 02 - Segreteria 03 - Personale 04 - Demografia 05 - Tributi 06 - Polizia Municipale 07 - Territorio 08 - Commercio Figura 7.3 Spesa in ICT, ripartizione per area La selezione di Comuni analizzati ha inoltre permesso di articolare l analisi dei servizi per dimensione del Comune (in termini di numero di abitanti), con una spesa media annuale per Comune che va da euro per il Comune sotto i 1000 abitanti fino a euro per quello sopra i 3000 abitanti. Area ab < 1000 ab < 2000 ab < 3000 ab > 3000 Media complessiva 01 - Contabilità Segreteria Personale Demografia Tributi Polizia Municipale Territorio Commercio Totale Figura 7.4 Spesa media annuale dei comuni per dimensione Nella tabella soprastante si evidenzia, per esempio, che nel caso di un Comune con meno di abitanti (seconda colonna della tabella), la spesa media per il processo di Segreteria (terza riga della tabella) è pari a circa euro, comprendendo in questa cifra i costi medi relativi a personale, servizi professionali e ICT hardware e software. L ultima colonna ( media complessiva ) riporta invece, per ogni processo analizzato, il costo medio complessivo calcolato sull intero campione di Comuni. Ridistribuendo il costo complessivo dei processi (pari a euro), in base alle componenti di costo analizzate, il risultato è il seguente: Personale: euro (pari al 95% dei costi complessivi)

6 Servizi Professionali: euro (pari al 3% dei costi complessivi) Software: euro (pari al 2% dei costi complessivi) Hardware: euro (pari al 1% dei costi complessivi) TCO - Dettaglio per voci di costo 3% 1% 2% Personale Serv.Prof. ICT HW ICT SW 95% Figura 7.5 Costo complessivo dei processi in base alle componenti di costo analizzate Alle voci hardware e software sono riportati i costi relativi alle attività di assistenza e manutenzione erogati dai fornitori del servizio. Complessivamente, il totale dei costi annuali della componente ICT (hardware e software) è pari a euro; nel dettaglio la ripartizione di tali costi per singola area funzionale è riportato nella seguente tabella:

7 Area Spesa media ICT - HW Spesa media ICT - SW Media totale 01 - Contabilità 381,07 877, , Segreteria 256,82 781, , Personale 120,08 152,86 272, Demografia 368, , , Tributi 488, , , Polizia Municipale 120,08 321,36 441, Territorio 600,39 650, , Commercio 120,08 6,08 126,16 Media Totale 2.455, , ,79 32% 68% 100% Figura 7.6 Ripartizione dei costi ICT (Hardware e Software) per area funzionale Dalla tabella soprastante, si evidenzia per esempio che i maggiori costi, riferiti ad un intero anno, delle componenti hardware sono da imputarsi alle aree Demografia e Tributi (con un costo pari rispettivamente a euro e euro) mentre per le componenti software, i maggiori costi sono allocati sulle aree Territorio e Tributi (con un costo pari rispettivamente a 600 euro e 489 euro). Se si rapporta il costo dell'ict alla dimensione del Comune, e si esamina il costo per abitante, si può vedere come questo diminuisca al crescere della popolosità del Comune: se in un Comune con meno di 1000 abitanti il costo medio dell'ict per abitante è di 8 /anno, in un Comune compreso tra i 3000 e i 5000 abitanti la spesa per abitante scende sino ad una media di 2 /anno, come si può evincere dal grafico sottostante < 1000 abitanti < 2000 abitanti < 3000 abitanti < 5000 abitanti Figura 7.7 Costo medio annuo dell'ict per abitante nei Comuni del Piemonte con meno

8 di 5000 abitanti 7.3 I risultati dell indagine in relazione all analisi dei servizi Una consistente parte del questionario ha dato all interlocutore la possibilità di esprimere il grado di interesse per l utilizzo di alcuni nuovi servizi di possibile utilizzo nell ambito delle attività prevalenti dell ente. Le risposte raccolte in sede di intervista sono state catalogate in base a tre casistiche: SI l ente ritiene di interesse/applicabilità il servizio (migliora il processo attuale, riduce il carico di lavoro, indirizza temi che non sono seguiti a sufficienza a causa della scarsità di risorse, ecc ) NO l ente non ritiene applicabile il servizio (volumi troppo bassi, attività non critica per l ente, volontà di mantenere il servizio internamente, resistenza al cambiamento, ecc ) N.R. (non risponde) l ente non risponde (assenza di opinione, impossibile intervistare il responsabile della funzione, scelta demandata alla componente politica, ecc ) I servizi proposti hanno riguardato una vasta gamma di ambiti: Associazionismo amministrativo (supporto per nuova legge armonizzazione dei bilanci, affari generali e dematerializzazione, albo fornitori, acquisti ed e-procurement, servizi per il personale, etc) Ufficio Tecnico di Comunità (MUDE - Modello Unico Digitale dell'edilizia, strumenti open source per sistema informativo territoriale, Anagrafe Comunale degli Immobili, etc) Federalismo Fiscale (servizi di riscossione, servizi di supporto all'equità fiscale) Centro Servizi per la Sicurezza ed Energia (Centro Servizi per il monitoraggio di edifici pubblici sia ai fini di sicurezza ambientale sia per il monitoraggio dei consumi energetici) Servizi alle imprese (SUAP - Sportello Unico Attività Produttive) Servizi ai cittadini (A2C Piemonte Facile - modulistica, prenotazione sportelli) Complessivamente, il 41% dei servizi proposti è stato ritenuto di interesse da parte dell ente, mentre il restante 59% si divide fra risposte negative e assenza di risposte (precisamente il 20% dei servizi non riscuote un interesse presso l ente, mentre sul 39% dei servizi l intervistato non ha espresso un parere). Eliminando dalle preferenze raccolte la casistica N.R. (non risponde) e rinormalizzando i dati, il risultato complessivo è pari a

9 circa il 67% di interesse sui servizi presentati. Nel dettaglio le singole percentuali di interesse per area ed i relativi servizi proposti: Demografia: 92% (servizi relativi alla semplificazione amministrativa: riscontro autocertificazioni, accesso al dato anagrafico da parte di enti terzi quali forze dell ordine, ecc...). Tributi: 82% (servizi relativi alla gestione integrata del processo di riscossione, con particolare attenzione alla fase di ricerca dell evasione/elusione fiscale). Ufficio Tecnico: 80% (servizi di dematerializzazione delle pratiche edilizie). Catasto: 72% (servizi di accesso alla banca dati catastale dell Agenzia del Territorio). Servizi generici: 68% (informative su bandi e finanziamenti, supporto tematico di business/ legislativo, ecc ). Bilancio: 67% (servizi di dematerializzazione dei mandati e di commercio elettronico). Sicurezza: 61% (servizi di videosorveglianza del territorio). Personale: 52% (servizi di gestione delle paghe e cedolini). Segreteria: 46% (servizi di dematerializzazione e gestione documentale). Commercio: 27% (servizi di accesso alle banche dati regionali relative alle attività economico-produttive). Declinando le preferenze sopra espresse per processo nei relativi servizi puntuali, si ottiene un elenco di servizi che illustra il grado di preferenza dell ente. Nell elenco che segue sono riportati i servizi che hanno ottenuto una preferenza maggiore del 60%:

10 DESCRIZIONE SERVIZIO AREA SI NO % GRADIMENTO 09 - Servizi di semplificazione aministrativa (comune, forze dell'ordine, enti) 04 - Demografia ,00% 10 - Servizio MUDE Piemonte (Modello Unico Digitale per l'edilizia) 05 - Ufficio Tecnico ,46% 42 - Comunicazione, informazione, formazione, consulenza di materia 10 - Servizi ,96% 29 - Servizi di controllo dell'andamento della riscossione dei tributi (cruscotti) 08 - Tributi ,38% 27 - Reperimento delle informazioni anagrafiche e/o tributarie di altri livelli della PA (p.e. Bollo auto) 08 - Tributi ,38% 34 - Servizio per gestione Coattiva del recupero del credito 08 - Tributi ,87% 32 - Servizio per la gestione dell incasso degli importi dovuti ai fini TARSU-TIA, ICI 08 - Tributi ,87% 39 - Informativa periodica bandi e gare a livello regionale e nazionale 10 - Servizi ,33% 31 - Servizio per la predisposizione ed emissione degli Atti di Accertamento 08 - Tributi ,25% 30 - Servizi web al cittadino di visura integrata 08 - Tributi ,25% 17 - Stipendi 06 - Personale ,25% 33 - Servizio per la gestione dell incasso ICP e TOSAP 08 - Tributi ,65% 05 - Ordinativo informatico di pagamento/incasso 01 - Bilancio ,00% 01 - Servizi di E-procurement (gare elettroniche) 01 - Bilancio ,78% 19 - Strumenti per la Modulistica digitale 07 - Segreteria ,67% 12 - Sistemi di condivisione del Piano Regolatore verso cittadini e professionisti 05 - Ufficio Tecnico ,47% 28 - Raccolta e monitoraggio esiti della riscossione 08 - Tributi ,00% 36 - Videosorveglianza di edifici e strade 09 - Sicurezza ,68% 18 - Servizio di Archivio e Conservazione regionale 07 - Segreteria ,33% 40 - Supporto alla diffusione PEC & Firma digitale 10 - Servizi ,41% 23 - Soluzione per Gestione documentale 07 - Segreteria ,41% 06 - Accesso alla banca dati del catasto (progetto Sigmater) 02 - Catasto ,00% 11 - Soluzione per la gestione dell'anagrafe Comunale degli Immobili 05 - Ufficio Tecnico ,67% 38 - Sito web istituzionale 10 - Servizi ,11% 04 - Strumenti per Fatturazione elettronica 01 - Bilancio ,71% Figura 7.8 Elenco dei servizi con un gradimento maggiore del 60% Tra i servizi ritenuti di maggior interesse, si citano: Servizi di Semplificazione Amministrativa: servizio regionale che, a fronte dell adesione dell ente, permette il riscontro sulle autocertificazioni nonché il colloquio con enti terzi quali forze dell ordine; Tale servizio riduce il carico di lavoro dell ufficio anagrafe a fronte di un minor numero di richieste di verifica anagrafica. MUDE (Modello Unico Digitale per l Edilizia): progetto che ha come obiettivo la standardizzazione e la dematerializzazione delle pratiche edilizie, con notevole impatto sui professionisti e sugli uffici tecnici degli enti, poiché questi ultimi hanno la possibilità di gestire un documento elettronico (processo dematerializzato alla fonte), standard per tutti i professionisti ed aderente alle normative attuali (miglioramento del processo). Comunicazione, formazione, informazione: servizio di supporto all ente nell ambito delle attività di propria competenza, per esempio su tematiche legislative o contabili, in termini di comunicazione novità (newsletter), formazione specifica (eventualmente anche in modalità di formazione a distanza con strumenti di e-learning) ed informazione. Servizi Fiscali: servizio regionale di erogazione di servizi di riscossione, che permette all ente di usufruire di servizi di riscossione dei tributi locali, contribuendo alla bonifica delle proprie banche dati e migliorando il gettito fiscale duraturo a fronte di attività specifiche di ricerca dell evasione/elusione fiscale.

11 7.4 Conclusioni Alla luce della rilevazione sui comuni di cui si è riportata sintesi, e soprattutto in relazione ai temi di innovazione che essi hanno manifestato come esigenza cogente, grazie al contributo della Regione Piemonte si sono sviluppati nel 2011 e saranno diffusi nei primi mesi del 2012 ai Comuni piemontesi i servizi on-line legati allo Sportello Unico per le Attività Produttive, adeguato alle recenti disposizioni di legge, e allo sportello per l'edilizia MUDE (Modello Unico Digitale per l'edilizia)". I servizi relativi allo sportello per l'edilizia possono, ad esempio, fornire un esempio di quanto la gestione associata dei servizi possano portare un vantaggio ai Comuni: l'area relativa ai servizi territoriali, che comprende, oltre all'edilizia, anche i servizi urbanistici ed i lavori pubblici, riscontra una bassissima informatizzazione dei processi ed una forte esternalizzazione nella progettazione verso i professionisti. La gestione di questi processi in forma associata può portare notevoli risparmi: se si prova a quantificare sui 1076 comuni con meno di abitanti, l'efficienza è pari a 8 Meuro/anno (il TCO complessivo è di circa 80 Meuro/anno). Generalizzando tale risparmio anche sugli altri processi (Tributi, Polizia e Sicurezza, Bilancio e Personale), si può dedurre un risparmio medio che va dal 10 al 25% sul totale della spesa.