ORDER MANAGEMENT SYSTEM (Industry Solution Pharma)

Transcript

1 MANAGEMENT SYSTEM (Industry Solution Pharma) SISTEMA INTEGRATO PER L AUTOMAZIONE DEL PROCESSO DI GESTIONE DEGLI ORDINI DI VENDITA DA ASL E OSPEDALI IDOQ S.p.A. Enterprise Communication Suite (ECS 2.0)

2 Società del Gruppo o MEA si occupa di consulenza organizzativa e di processo e dell implementazione di sistemi ERP sia per il settore pubblico sia privato. Partner SAP con specializzazione su Fashion (AFS) e Sanità (ISH). o Kevo fornisce consulenza e innovazione tecnologica su tutti gli aspetti relativi alle piattaforma SAP ERP. o IDOQ produce e commercializza un sistema software leader di mercato per l automazione digitale e più in generale per la dematerializzazione e l archiviazione sostitutiva. IDOQ è certificato ISO Vision 2000 e SAP Integration. o IDOQ Divisione Technology opera sul mercato quale rivenditore e partner per le soluzioni architetturali e sistemistiche (hardware e networking). o IDOQ Divisione Servizi offre servizi di outsourcing dei processi amministrativi e contabili (BPO) con specializzazione su piattaforme ERP e IDOQ ECS 2.0.

3 Scenari di Automazione IDOQ

4 IDOQ posizionamento della piattaforma ECS 2.0 ERP Sistema Gestionale IDOQ ECS 2.0 Automazione Digitale ECM Sistema Documentale ECS 2.0 Piattaforma indipendente di Document Automation specializzata nella automazione e dematerializzazione dei processi aziendali, sviluppata con standard Java 2 Enterprise Edition, Flex e Architettura SOA ECS 2.0 costituisce il naturale completamento del sistema ERP e della componente Documentale per la digitalizzazione dei processi e il paperless

5 Architettura Piattaforma indipendente di Document Automation sviluppata con standard Java 2EE e Architettura SOA Componenti applicative completamente centralizzate sul Application Server Componenti locali WEB o automaticamente distribuite ed aggiornate

6 Turbo Document Processing - superpiattaforma New IDOQ Full Parallel Architecture for Turbo Document Processing La nuova soluzione è basata su una innovativa architettura di parallelizzazione dei flussi di lavorazione dei documenti. Utilizzando appieno i CORE delle CPU permette la costruzione di flussi da 8 sino a 128 canali per rispondere alle esigenze di trattamento di elevate moli di documenti in tempi estremamente ridotti.

7 Principali Installazioni Internazionali I sistemi IDOQ sono multilingua e perfettamente localizzati e installati nei i principali ambienti amministrativi e gestionali internazionali Italia U.K. Francia Irlanda Spagna Portogallo Svizzera Germania Paesi Bassi Svezia, Norvegia e Scandinavia Grecia Turchia USA Cina Brasile Australia

8 Catena del Valore Suite IDOQ ECS 2.0 Scansione, Acquisizione, Protocollazione PDF, MAIL Spool di stampa, File Strutturati EDI Lettura Automatica Dati Sensibili ODR/BRAIN Auto Validazione Risultati, Classificazione Anomalie, Verifica Rating DOCUMENT CAPTURE DATA CAPTURE DATA VALIDATION Verifica e Correzione Anomalie DATA VERIFICATION Work Flow Integrativo e Autorizzativo Sistemi ERP, DM, BI, Archiviazione Sostitutiva, ecc. DATA MANAGE DATA INTEGRATION

9 LIST MANAGEMENT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP Automazione Ordini di Vendita: (OMS) Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation E.C.S. 2.0 ORDINE FAX MAIL Normalizer CARTA Scan Station Il sistema OMS (Order Manangement System) copre L AUTOMAZIONE DEL PROCESSO DI CARICAMENTO E REGISTRAZIONE DEGLI ORDINI DI VENDITA SUL SISTEMA SAP ERP.

10 LIST MANAGEMENT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP Flusso Operativo Gestione Ordini di Vendita Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation E.C.S. 2.0 ORDINE FAX MAIL Normalizer CARTA Scan Station Analytics per il Monitoraggio e Controllo Il sistema Order Managemet System di IDOQ copre con i suoi moduli tutto il processo aziendale di acquisizione, lettura e registrazione dell ORDINE di VENDITA eliminando completamente il flusso cartaceo e riducendo le attività manuali. Il sistema traccia tutti gli stati del documento permettendo un costante monitoraggio dell intero processo di gestione degli ordini. Il Sistema OMS e la Piattaforma ECS 2.0 si integrano con gli applicativi ERP (certificazione SAP), e i principali sistemi Documentali e Sistemi FAX/Mail.

11 Caratteristiche Generali del Sistema Gestione Ordini Il sistema copre l intero processo di MANAGEMENT eliminando la carta, riducendo drasticamente errori di imputazione e ottimizzando attività manuali di caricamento delle informazioni (riduzione di oltre il 60% di tempi e risorse). FUNZIONI/MODULI DEL SISTEMA OMS: Order Hub Multicanale: acquisizione automatica dell ordine inviato dal cliente (FAX, MAIL, CARTA) ed eventuale risposta multicanale di ricezione dell ordine. Order List Management: gestione delle liste ordini da lavorare con possibilità di indirizzamento verso cluster di utenti, ecc. Page Fixing and Splitting: intervento real time sulla struttura del documento con la possibilità di dividere un documento in 2 o + ordini, cancellare o ruotare pagine, segnalare un allegato, ecc. Order Automatic Reading: lettura automatica attraverso il nostro MOTORE DI DATA CAPTURE dei dati di TESTATA (CLIENTE, DESTINATARIO, NUMERO ORDINE, DATA, ECC..) su schema free form senza addestramento. Order Automatic Reading: lettura automatica attraverso il nostro MOTORE DI DATA CAPTURE dei dati di DETTAGLIO CORPO ORDINE (NOME PRODOTTO, QUANTITA, TIPO ORDINE, SCONTO MERCE, ECC.) su schema free form senza necessità di preventivo addestramento. Order Validation: sistema evoluto di VALIDAZIONE ORDINE con funzioni assitite di completamento e correzione delle informazioni (ricerca cliente e destinatario con auto completamento, semafori e indicatori grafici che guidano il data entry, dialogo real time con il sistema SAP per l aggiornamento di anagrafiche, lista ordini, ecc.ecc). Order Integration: creazione in automatico dell ordine sul sistema SAP ERP.

12 Applicazione Order Management System Login con Single Sign On (integrato con LDAP, Active Directory) Menu dinamico personalizzabile per ruolo e profilo Gestione multi company Gestione multi lingue

13 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEMEN T PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Order Acquisition HUB NORMALIZER E SCAN STATION Il sistema permette l acquisizione di ordini digitali direttamente dal sistema FAX, dalla MAIL, da DISCO o da altro flusso telematico. Gli ordini cartacei vengono scannerizzati attraverso un processo guidato e veloce La piattaforma tratta automaticamente PDF TIF, ecc. OMS dispone di un Detacher mail avanzato con logiche di accreditamento e validazione

14 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEMEN T PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Order Reading Sistema di lettura ODR basato su reti neurali e tecnologia FUZZY ARTMAP, inferenza Naïve Bayes modificata Implementazione con algoritmo Rete di regole avanzate di validazione Elevata capacità di apprendimento e livelli di riconoscimento sino ad ora mai raggiunti. Matrici generali di settore e matrici specifiche per fornitore

15 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEMEN T PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Order List Management Il sistema dispone di una lista di lavoro che permette di visualizzare e ricercare gli ordini acquisiti per tutti i diversi campi di identificazione. La funzione di visualizzazione permette un controllo immediato sull immagine. Dalla lista di lavoro si accede direttamente ai diversi moduli di trattamento dell ordine.

16 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEME NT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Page Fixing and Splitting Il modulo permette di eseguire tutte le funzioni di trasformazione del documento andando a contrassegnare eventuali pagine allegate, ruotarle o cancellare le pagine non necessarie. La funzione di SPLITTING consente di dividere un singolo file in più ordini diversi e di inviarli alla successiva elaborazione.

17 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEME NT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Order Validation - TESTATA Nome Cliente Indirizzo di Fatturazione Indirizzo di Spedizione Codice Cliente Business Zone Priorità Ordine Tipo Ordine Nota SAP Nota Cliente Il modulo di validazione consente di verificare e completare le informazioni di testata che il sistema di lettura automatica non fosse stato in grado di identificare con assoluta certezza. Una serie di semafori e evidenziatori guidano l utente in tutto il percorso di lavorazione.

18 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEME NT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP OMS: Order Validation - DETTAGLIO Descrizione Prodotti Quantità Ordinata Quantità Max Unità di Misure Tipo Ordine Sconto Merce Il modulo di validazione consente di verificare e completare le informazioni di dettaglio che il sistema di lettura automatica non fosse stato in grado di identificare con assoluta certezza. Una serie di semafori e evidenziatori guidano l utente in tutto il percorso di lavorazione. Funzioni di cancellazione ed inserimento righe consentono di effettuare le correzioni nella lista prodotti. Il sistema di ricerca dei materiali con auto completamento riduce i tempi di compilazione dell ordine

19 ORDINE FAX MAIL CARTA E.C.S. 2.0 Normalizer Scan Station Piattaforma IDOQ di Document Flow Automation LIST MANAGEME NT PAGE FIXING ADN SPLITTING READING VALIDATION SAP ERP Modulo ANALYTICS Performance Monitor e BI Analytics consente di monitorare in tempo reale l intero processo di registrazione degli ordini. In particolare tiene sotto controllo il trend di riconoscimento dei singoli campi, i tempi di lavorazione dei documenti, il numero e gli importi registrati e i diversi carichi di lavoro Il sistema può inviare degli allarmi e/o delle comunicazioni di sollecito in caso in cui non vengano rispettati una serie di parametri operativi definiti come target.

20 Modulo Acquire Web portale per l acquisizione di documenti Acquisizione di file pdf, Tif, ecc. e Acquisizione di file zip Acquisizione multipla eterogenea (esempio PDF e ZIP contemporaneamente) Accreditamento automatico dell operatore (selezione fornitore in funzione dell'utente connesso) Indicizzazione manuale di specifiche informazioni su campi con input libero, numerico, data, combo, combo con motore di ricerca, ecc. Acquisizione automatica tramite cartella di rete con polling temporizzato (pdf provenienti da multifunzione, ecc.)

21 Nuovo Modulo WORK FLOW FLEX Work Flow multilivello Elevata Automazione delle operazioni (indirizzamenti e smistamenti automatici) Tracciamento e monitoraggio di tutti i processi Piena integrazione con il sistema ERP

22 Nuovo Modulo WORK FLOW MOBILE Work Flow multilivello su piattaforme mobile (Ipad, Android, ecc.) Elevata Automazione delle operazioni (indirizzamenti e smistamenti automatici) Tracciamento e monitoraggio di tutti i processi Piena integrazione con il sistema ERP

23 Modulo CERT Conservazione Sostitutiva Conservazione sostitutiva a norma di legge per: Ciclo attivo Ciclo passivo Libri contabili Sistema di schedulazione automatica degli adempimenti Alert e monitoring del processo di archiviazione Produzione del supporto fisico con programmi di lettura indipendenti

24 Modulo ARCHIVE Archiviazione e Ricerca Documenti Elevata velocità di accesso ed elaborazione Funzionalità specifiche di documentali contabili e amministrativi Ricerche strutturate e destrutturate dei documenti Gestione allegati e storni Visualizzazione e distribuzione documenti

25 Modulo SYSTEM MONITOR Gestione Processi e Servizi Monitoraggio in real time delle performance del sistema Monitoraggio stato servizi Gestione Timer Gestione code di stampa Gestione errori

26

27 Alcune Referenze IDOQ