The "Ready to Work" suite for" Integrated corporate performance management" Brainware S.p.A. Via F.lli Cairoli Lecco Tel

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1 The "Ready to Work" suite for" Integrated corporate performance management"

2 Presentazione" Overview" Brainware e BBI Corporate Performance Management BBI Suite di Applicazioni Planning Financial Management

3 Chi Siamo" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management"

4 Chi Siamo" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management"

5 Corporate" Performance" Management"

6 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Definizione di Performance Management La capacità di misurare l efficacia delle decisioni prese, dal livello macro a quello micro, attraverso tutte le sfaccettature delle attività aziendali. L integrazione delle diverse viste dell azienda: operativa, finanziaria, commerciale, fiscale, geografica ecc. Corporate Performance Management the methodologies, metrics, processes and systems used to monitor and manage an enterprise's business performance. La creazione di un processo integrato ed efficace che faciliti la gestione del ciclo continuo di pianificazione dove problemi ed opportunità possano trovare risposte in azioni rapide e concrete.

7 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Valore del Performance Management Il processo di gestione che incorpora e sfrutta le filosofie e le practices manageriali per : Aumentare la profittabilità Aumentare la produttività Aumentare i fondi finanziari disponibili Ridurre i costi e il capitale impiegato Ridurre l overhead Evitare dove possibile i rischi Avvantaggiarsi delle opportunità qualora si presentino Un miglioramento del 1% su i Aumenta la redditività dal Costi Fissi 2% Quantità 3% Costi Variabili 7% Prezzo Netto 10% McKinsey & Co. CAUSA ED EFFETTO Aumentare il valore dell azienda

8 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Chi utilizza Performance Management " Direzione" Consiglio d Amminstrazione Amministratore Delegato Direttore Generale Business Unit Manager Produzione " Direttore Produzione Direttore di Stabilimento Responsabile Produzione Responsabile Acquisti Responsabile Magazzino Responsabile Logistica Finanza & Amministrazione" Direttore Finanziario Controller Responsabile Contabilità Responsabile Tesoreria Responsabile Risorse Umane Responsabile IT Sales & Marketing" Direttore Commerciale Direttore Marketing Responsabile Prodotto Responsabile Area Responsabile Canale Responsabile Account CPM is the highest priority in Business Intelligence Need to transition BI from measuring performance to proactively managing performance to achieve business goals.

9 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" CPM : Semplicità di un sistema integrato STRATEGIA" PIANIFICAZIONE" BUDGETING" CONSOLIDATO" FORECASTING"

10 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" CPM : Semplicità di un approccio integrato Definire Obiettivi Che cosa vogliamo realizzare? Pianificare Azioni Come lo faremmo e a cosa serve? Definire Obiettivi" Sviluppare Budget Quali sono i risultati da raggiungere? Forecast e Simulazione" Pianificare azioni" Reporting e Analisi Come stiamo andando in realtà? Gestire" Rischi" Forecasting e Simulazione Dove andremo e dove potremmo arrivare? Gestire Rischi Quali cose dovranno cambiare? Reporting" e Analisi" Sviluppare Budget"

11 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Ma qualcosa manca ancora ERP secondo Harvard Business Review Tutte le aziende che hanno implementato sistemi ERP si sono ormai rese conto che il ruolo del sistema gestionale è quello di certificare le transazioni, non quello di fornire delle risposte puntuali e tempestive alle domande che si pongono i Manager per prendere delle decisioni su prodotti, mercati, canali, linee produttive, ecc. La simulazione interattiva del Costo di Prodotto sui materiali, fornitori e cicli produttivi raramente può essere fatta velocemente all interno di un sistema ERP. Desideri dei Manager" Rapidità, Flessibilità, Adattabilità, Ampiezza Data Systems" Precisione, Puntualità, Integrità, Certificabile CPM according to Gartner Most organizations making the transition from legacy, manual or spreadsheet systems lack the knowledge of what a CPM application can do for them or how to deploy one. CPM implementation is typically narrow, mainly used for financial budgeting, planning and forecasting, and ignores its strategic capabilities. At least 50% of companies fail to improve their performance management processes across the organization, because they simply automate the existing finance-oriented processes.

12 BBI: La Suite di" Applicazioni per" Integrated CPM"

13 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Valore di BBI per le Aziende La Suite BBI è concepita per rispecchiare e supportare tutti gli aspetti del CPM. BBI permette con facilità di disegnare, eseguire e modificare le strategie ed azioni aziendali per assicurare il raggiungimento degli obiettivi. Ogni singola applicazione contiene gli strumenti per gestire strategia, pianificazione, budgeting, reporting e analisi, previsioni e simulazione rischi. In questa maniera, BBI crea un processo di lavoro e di gestione integrato, unico, efficace ed efficiente che consente pianificazioni e revisioni continue. Ciò consente al management di comprendere l impatto dei cambiamenti e di come si possa rispondere ai problemi ed alle opportunità rapidamente. Corporate Performance Management the methodologies, metrics, processes and systems used to monitor and manage an enterprise's business performance. CPM is the highest priority in Business Intelligence Need to transition BI from measuring performance to proactively managing performance to achieve business goals.

14 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Pre-configurate e parametrizzabili Platform Independent, creata e funzionante con le tecnologie BI/CPM Infor, Microsoft, Oracle e SAP Realizzata grazie ad oltre 20 anni di esperienza e con il contributo di tanti, tanti clienti SEMPLICITÀ USABILITÀ VELOCITÀ

15 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Per ogni dimensione d Impresa PICCOLE" MEDIE" GRANDI" CONFEZIONATO" CONFIGURATO" CUSTOMIZZATO" Soluzioni out of the box. Si adotta il modello come è stato concepito con qualche giornata per collegarlo al sistema informativo dell azienda. Soluzioni preconfigurate e parametrizzabili, con la possibilità di estendere lo scopo applicativo in base a caratteristiche specifiche dell azienda. Soluzioni che spesso sono progetti altamente personalizzati, con analisi realizzate ad hoc e lo sviluppo sulla base delle richieste specifiche.

16 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Per il Presente" DETERMINARE I RISULTATI Raccogliere dati Integrare processi Correlare informazioni Preparare analisi Organizzare attività Commentare risultati Distribuire reports CAPIRE E RAPPRESENTARE KPIs Reporting Packages Progetti Attività Per il Futuro" SIMULARE E PIANIFICARE Raccogliere informazioni Ipotizzare scenari Impostare azioni Determinare impatti economico/finanziari Assegnare responsabilità Identificare progetti sostenibili DECIDERE LE AZIONI

17 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Ready to work con accesso al livello dei dati necessari per rispondere a domande del tipo: Capire" Quali sono i prodotti, clienti, mercati che mi generano o mi erodono più margine? Decidere" Simulare" Quali impatti finanziari avrò se implementerò quella nuova linea di produzione all estero? Quali conseguenze mi genererà l andamento del costo della materia prima? Rispondere a precise esigenze informative per conoscere le performance Quindi capire" Permettere l analisi delle implicazioni dei risultati sulle strategie ed azioni Quindi simulare" Disporre di un set di indicatori completo ed affidabile per confrontare obiettivi e realtà Quindi decidere"

18 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Raccordare le performance di oggi con gli obiettivi di domani Conoscere le performance economico e finanziarie attuali e future Gestire il cashflow previsionale, migliorare il ciclo finanziario Calcolare e simulare il costo ed il margine di prodotto Gestire e monitorare il rapporto con i clienti integrando Social Media Monitorare le performance e le operazioni in maniera sistematica

19 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Integrated CPM L integrazione delle funzioni operative, commerciali e finanziare dell azienda, creano un processo gestionale integrato, efficace ed efficiente che supporta una pianificazione continua e dove le problematiche sono evidenziate e risolte immediatamente. L utilizzo corretto della CPM, applicazioni che facilitano la giusta congiunzione fra le esigenze specifiche di management con quelli dei sistemi: affidabilità con sicurezza, flessibiità con integrità, rapidità con precisione.

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21 Obiettivi" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Le CriticitÀ Riscontrate" Difficoltà a gestire in modo efficiente e tempestivo il processo di pianificazione finanziaria. Difficoltà ad aggiornare dinamicamente il cash-flow forecast e la posizione finanziaria netta, in modalità integrata con i sistemi ERP. Mancato aggiornamento dei dati di cash-flow previsionale in base alle revisione del budget economico e in base all andamento della gestione. Difficoltà a simulare l impatto finanziario di eventi e di nuovi scenari di business (mercato, investimenti, nuove linee di business, ecc.). Mancata condivisione dei legami economico / finanziari tra le diverse funzioni aziendali. Mancanza di strumenti di controllo per verificare e certificare la qualità dei dati disponibili. Tempi elevati di elaborazione manuale da parte di persone altamente qualificate. Elevata complessità nel calcolo dei flussi finanziari previsti e nella stima degli oneri e proventi finanziari. Difficoltà di governo dei processi e di rispetto delle tempistiche.

22 Obiettivi" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" La Visione" Automatizzare il processo di elaborazione del budget finanziario e patrimoniale a livello di entity e consolidato di gruppo. Razionalizzare i processi di pianificazione finanziaria responsabilizzando le singole aziende/entity. Monitorare e coordinare i processi direttamente dalla holding. Valutare il Cash-Flow previsionale e la Posizione Finanziaria Netta (PFN). Integrare la visione di breve termine (operativa) con quella di M/L (strategica) Analizzare gli scostamenti tra scenari preventivi e consuntivo; Accelerare i processi di revisione dei piani finanziari e patrimoniali con logiche rolling. Introdurre metodologie di simulazione whatif con l analisi di scenari alternativi a confronto. Comprendere i driver che governano la posizione finanziaria, con l obiettivo di migliorarla.

23 Obiettivi " Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Conoscere e comprendere i fattori che influenzano il flusso di cassa e la capacità di determinare il cash flow e lo stato patrimoniale di previsione, in particolare la Posizione Finanziaria Netta, permette ad un'azienda di: Ridurre la necessità di linee di credito a breve termine Equilibrare il rapporto tra indebitamento a breve e a M/L termine Migliorare gli indicatori finanziari Ridurre il costo del denaro

24 Obiettivi" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Azioni da Interprendere" All interno della Società" Agire tempestivamente ed evitare di prendere decisioni che bruciano risorse finanziarie senza ragione. Responsabilizzare i manager sugli effetti finanziari delle loro scelte. Bilanciare l'utilizzo di risorse interne ed esterne, in linea con i parametri di valutazione dei mercati finanziari. Massimizzare il ROI attraverso l'uso di disponibilità finanziarie inutilizzate. All'esterno della Società Mantenere l'uso del credito finanziario sotto controllo, al prezzo giusto, al giusto livello. Valutare l'apertura di nuovi conti bancari, di nuove linee di finanziamento e investimento finanziario a seconda delle necessità e delle migliori opportunità di mercato. Migliorare il proprio rating

25 Pianificazione" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" TIMING PREVISIONI DI CASSA CASH FLOW FORECAST BUDGET FINANZIARIO Orizzonte di analisi 1 mese 3-6 mesi annuale, pluriennale Unità di tempo giorno, settimana settimana, quindicina, mese mese, trimestre INTEGRAZIONE FONTI BREVE MEDIO LUNGO Open Balance Scadenzari Fatture Tesoreria Ordini Budget Economico Budget Investimenti Operazioni straordinarie Strategie

26 Workflow" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" TIMING PREVISIONI DI CASSA CASH FLOW FORECAST BUDGET FINANZIARIO Orizzonte di analisi 15 giorni - 1 mese 3-4 mesi mesi, pluriennale Unità di tempo giorno, settimana settimana, quindicina, mese mese, trimestre RISULTATI BREVE MEDIO LUNGO Credit Management Gestione portafoglio ordini Strategie e nuovi scenari AZIONI Gestione circolante passivo Cicli di produzione e scorte Simulazioni Economiche e Patrimoniali Manovra Finanziaria Politiche commerciali Politiche di investimento Condizioni di incasso/pagam. Gestione intercompany Risk Management Ottimizzazione linee credito Analisi fabbisogno / liquidità Equilibrio finanziario OBIETTIVI Riduzione oneri finanziari Capienza affidamenti Impatto finanziario strategie Miglioramento liquidità BT Riduzione CCN e CI Sostenibilità investimenti Efficienza operativa Miglioramento PFN di gruppo Ristrutturazione debito

27 ." Workflow" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Configurazione modello Struttura company Dimensioni e gerarchie Piano dei conti Schemi Finanziari Periodi economici e Finanziari Currency Versioning ACTUAL BUDGET Operations & Investment 3 Year Plan Integrazione ERP e Budget Stato Patrimoniale Conto Economico Fatture, Ordini Tesoreria Vendite Acquisti Costi di Produzione Costi Commerciali Costo del Personale Costi di struttura Investimenti Nuovi Finanziamenti Regole Finanziarie Incassi e pagamenti da scadenzari Adjustment su scadenzari Rimborso Finanziamenti in essere Termini di incasso / pagamento Aliquote IVA Tassi di interesse Tassi di cambio Generazione scenari Cash Flow Flusso IVA Interessi Differenze cambio Flussi Intercompany Stato Patrimoniale Reporting & Analysis Financial Reporting Package Financial KPIs Tracciabilità fonti sul cash-flow Analisi delle determinanti Analisi scostamenti Esposizioni e coperture

28 Caratteristiche" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Funzionalità avanzate per massimizzare il cash-flow all'interno del processo di pianificazione e controllo Ambiente unico per la gestione della pianificazione finanziaria e patrimoniale, integrato con il sistema ERP. Raccolta e tracciabilità dati provenienti da fonti eterogenee. Gestione di versioni e scenari multipli Gestione delle dimensioni temporali dal punto di vista finanziario e operativo (economico) Movimenti finanziari con timing giornaliero; possibilità di aggregazione a scelta in funzione dell orizzonte temporale di analisi. Creazione e gestione di dimensioni custom (linea di business, commessa, canale, brand, clienti, fornitori ) per la definizione di regole finanziarie specifiche e tracciabilità dei flussi finanziari. Analisi e matching delle operazioni intercompany (operative e finanziarie).

29 Actual" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" FONTI DATI DETTAGLIO FLUSSI Stato Patrimoniale Lo stato patrimoniale consuntivo è lo start-up della pianificazione finanziaria Il dettaglio richiesto è in funzione della struttura di cash flow desiderata Incassi Incasso clienti (domestici, export) Incassi intercompany con dettaglio per company Incassi fatture da emettere Altri incassi Pagamenti Pagamento fornitori (merci, servizi, investimenti, ecc.) Pagamenti intercompany con dettaglio per company Pagamento fatture da ricevere Pagamento debiti verso il personale Pagamento debiti v/enti previdenziali Pagamento IVA Pagamento imposte Altri pagamenti Tesoreria Finanziamenti a breve termine Finanziamenti a M/L termine Finanziamenti intercompany Movimenti di Rimborso Rimborso finanziamenti a breve (banca, linea di credito, date di scadenza, tassi di interesse). Piano di rimborso a M/L (capitale, interessi).

30 Scadenzari" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" FONTI DATI REGOLE Pianificazione incassi da crediti in essere (fatture clienti) Incassi clienti (domestici, export, ) Incassi intercompany con dettaglio per company Pianificazione incassi da crediti futuri (fatture da emettere, ordini) Incassi relativi a fatture da emettere (merce consegnata) Incassi relativi a ordini di vendita Regole per simulare correttamente i flussi di entrate Ageing clienti dettagliato per mercato, settore, canale, cliente, tipo pagamento Adjustments: applicazione di gg. di ritardo rispetto alle scadenze contrattuali, configurabili in base al dettaglio dei flussi Crediti scaduti: applicazione di regole per il riposizionamento in base all anzianità dei crediti, al settore, cliente, ecc. Stima insoluti per tipo pagamento, settore, cliente e tempi medi di recupero Pianificazione pagamenti da debiti in essere (fatture fornitori) Pagamenti fornitori (merci, servizi, investimenti) Pagamenti intercompany dettagliati per company Pianificazione pagamenti da debiti futuri (fatture da ricevere, ordini) Pagamenti relativi a fatture da ricevere (entrata merci) Pagamenti relativi a ordini di acquisto Regole per simulare correttamente i flussi di uscita Ageing fornitore dettagliato per natura di spesa (merci, servizi, investimenti), tipologia, fornitore Adjustments: applicazione di gg. di ritardo rispetto alle scadenze contrattuali, configurabili in base al dettaglio dei flussi Debiti scaduti: applicazione di regole per il riposizionamento in base all anzianità dei debiti, alla tipologia, fornitore, ecc.

31 Budget & Forecast" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" CONTO ECONOMICO INVESTIMENTI CAPITALE & DIVIDENDI Ricavi Vendite domestiche, export per linea di business, mercato, canale, commessa, ecc. Vendite Intercompany dettagliate per company Altri ricavi e proventi Investimenti Acquisto Beni Materiali (fabbricati, impianti, attrezzature, ecc.) Acquisto Beni Immateriali (costi di impianto, diritti, concessioni, licenze, brevetti, ecc.) Distribuzione dividendi Incasso dividendi Costi Acquisti Costi di produzione Costi commerciali Costi per servizi Costi del personale Costi intercompany dettagliati per entità Costi fissi Altri costi Imposte Imposte sul reddito Altre imposte Dismissioni Vendita Beni Materiali (fabbricati, impianti, attrezzature, ecc.) Vendita Beni Immateriali (costi di impianto, diritti, concessioni, licenze, brevetti, ecc.) Investimenti Finanziari Acquisto partecipazioni Vendita partecipazioni Aumento di capitale Riduzione di capitale

32 Regole finanziarie" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" TEMPI DI INCASSO/ PAGAMENTO ALIQUOTE IVA DATI DI MERCATO SIMULAZIONI Tempi medi di incasso configurabili parametricamente (per mercato, canale, settore, commessa, ecc.) Tempi medi di pagamento configurabili parametricamente (per voce di spesa) Pagamenti posticipati (13ma, utenze, ) Pagamenti anticipati (assicurazioni, affitti, ecc.) Aliquote IVA per natura di ricavo / costo Aliquote IVA per tipologia di investimento Affidamenti per linea di credito Tassi di nteresse per linea di credito Tassi di cambio Accensione nuovi finanziamenti a breve termine per linea di credito Accensione nuovi finanziamenti a M/L termine per linea di credito Accensione nuovi finanziamenti intercompany Pagamenti una tantum Tempi medi di pagamento investimenti per tipologia, commessa.

33 Generazione scenari" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" ELABORAZIONI Versioni (Budget, Revised, Forecast, Planning) Cash Flow & PFN (Posizione Finanziaria Netta) Stato Patrimoniale di Previsione Flusso IVA Oneri e Proventi Finanziari Differenze Cambio DETTAGLI Dati source Conto economico di Budget (mensilizzato) Conto economico Forecast (actual+budget, actual+revised budget, ecc.) Conto economico planning (pluriennale) Scadenzari al mese/anno di utlimo consuntivo Target Elaborazioni a partire dal mese/anno di ultimo consuntivo + 1 Orizzonte temporale configurabile per versione Elaborazione dei flussi finanziari e determinazione del Cash-flow /PFN di previsione per legal entity e consolidato di gruppo. Elaborazione dei flussi patrimoniali di previsione e determinazione dei saldi di closing balance patrimoniali al mese/anno per l orizzonte temporale impostato. Calcolo dei flussi IVA a debito / credito, determinazione del saldo IVA con relativa liquidazione o riporto a credito. Calcolo degli oneri e proventi finanziari derivanti dalla manovra finanziaria inserita e dalla posizione finanziaria derivante dal cash flow, mediante l applicazione dei tassi di interesse, con liquidazione interessi e capitalizzazione periodica (es. trimestrale). Calcolo delle differenze cambio su flussi in valuta estera, applicando i tassi di cambio attesi.

34 Reporting & Analysis" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Cash Flow di Previsione ANALISI DETTAGLI Cash Flow operativo (entrate e uscite di gestione caratteristica) Cash Flow investimenti Cash Flow operazioni straordinare (capitale, dividendi, partecipazioni) Manovra Finanziaria Totale Cash Flow PFN di Previsione Posizione Finanziaria Netta di Opening e Closing al mese/anno con dettaglio per linea di credito Analisi Disponibilità per Linea di Credito Analisi Fidi, utilizzi e disponibilità per linea di credito Analisi Scostamenti Analisi scostamenti sul cash flow / PFN (actual vs budget, actual vs forecast, budget vs forecast) Stato Patrimoniale di Previsione Saldi di opening / closing patrimoniali al mese/anno Analisi di dettaglio dei flussi di variazione per singolo conto patrimoniale Financial KPIs Net Working Capital, Current Ratio, Quick Ratio, Equity Ratio, Debt-to-Equity Ratio, Net Debt/EBITDA,

35 Benefici" Ready to Work Application " For planning and managing" cashflow and working capital" Nuove metodologie per migliorare il processo di pianificazione finanziaria Notevole riduzione dei tempi di elaborazione degli scenari di budget, forecast, business plan e di analisi degli scostamenti con i dati actual. Maggiore capacità dell analisi dei flussi finanziari e dei fenomeni ad esso correlati. Costruzione di scenari what-if con simulazioni causa-effetto tra indicatori operativi e flussi finanziari Focus sugli obiettivi finanziari: miglioramento dei flussi di cassa e della posizione finanziaria complessiva Relazione immediata tra azioni da intraprendere (piano investimenti), impatti economico finanziari e valutazione di sostenibilità Responsabilizzazione dei manager agli obiettivi anche finanziari e non solo economici Comprensione in tempo reale degli scostamenti e delle loro cause rispetto al piano desiderato, al fine di individuare le azioni correttive.