The "Ready to Work" suite for" Integrated corporate performance management" Brainware S.p.A. Via F.lli Cairoli Lecco Tel

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1 The "Ready to Work" suite for" Integrated corporate performance management"

2 Presentazione" Overview" Brainware e BBI Corporate Performance Management BBI Suite di Applicazioni Fast Close & Forecast

3 Chi Siamo" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management"

4 Chi Siamo" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management"

5 Corporate" Performance" Management"

6 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Definizione di Performance Management La capacità di misurare l efficacia delle decisioni prese, dal livello macro a quello micro, attraverso tutte le sfaccettature delle attività aziendali. L integrazione delle diverse viste dell azienda: operativa, finanziaria, commerciale, fiscale, geografica ecc. Corporate Performance Management the methodologies, metrics, processes and systems used to monitor and manage an enterprise's business performance. La creazione di un processo integrato ed efficace che faciliti la gestione del ciclo continuo di pianificazione dove problemi ed opportunità possano trovare risposte in azioni rapide e concrete.

7 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Valore del Performance Management Il processo di gestione che incorpora e sfrutta le filosofie e le practices manageriali per : Aumentare la profittabilità Aumentare la produttività Aumentare i fondi finanziari disponibili Ridurre i costi e il capitale impiegato Ridurre l overhead Evitare dove possibile i rischi Avvantaggiarsi delle opportunità qualora si presentino Un miglioramento del 1% su i Aumenta la redditività dal Costi Fissi 2% Quantità 3% Costi Variabili 7% Prezzo Netto 10% McKinsey & Co. CAUSA ED EFFETTO Aumentare il valore dell azienda

8 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Chi utilizza Performance Management " Direzione" Consiglio d Amminstrazione Amministratore Delegato Direttore Generale Business Unit Manager Produzione " Direttore Produzione Direttore di Stabilimento Responsabile Produzione Responsabile Acquisti Responsabile Magazzino Responsabile Logistica Finanza & Amministrazione" Direttore Finanziario Controller Responsabile Contabilità Responsabile Tesoreria Responsabile Risorse Umane Responsabile IT Sales & Marketing" Direttore Commerciale Direttore Marketing Responsabile Prodotto Responsabile Area Responsabile Canale Responsabile Account CPM is the highest priority in Business Intelligence Need to transition BI from measuring performance to proactively managing performance to achieve business goals.

9 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" CPM : Semplicità di un sistema integrato STRATEGIA" PIANIFICAZIONE" BUDGETING" CONSOLIDATO" FORECASTING"

10 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" CPM : Semplicità di un approccio integrato Definire Obiettivi Che cosa vogliamo realizzare? Pianificare Azioni Come lo faremmo e a cosa serve? Definire Obiettivi" Sviluppare Budget Quali sono i risultati da raggiungere? Forecast e Simulazione" Pianificare azioni" Reporting e Analisi Come stiamo andando in realtà? Gestire" Rischi" Forecasting e Simulazione Dove andremo e dove potremmo arrivare? Gestire Rischi Quali cose dovranno cambiare? Reporting" e Analisi" Sviluppare Budget"

11 CPM" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Ma qualcosa manca ancora ERP secondo Harvard Business Review Tutte le aziende che hanno implementato sistemi ERP si sono ormai rese conto che il ruolo del sistema gestionale è quello di certificare le transazioni, non quello di fornire delle risposte puntuali e tempestive alle domande che si pongono i Manager per prendere delle decisioni su prodotti, mercati, canali, linee produttive, ecc. La simulazione interattiva del Costo di Prodotto sui materiali, fornitori e cicli produttivi raramente può essere fatta velocemente all interno di un sistema ERP. Desideri dei Manager" Rapidità, Flessibilità, Adattabilità, Ampiezza Data Systems" Precisione, Puntualità, Integrità, Certificabile CPM according to Gartner Most organizations making the transition from legacy, manual or spreadsheet systems lack the knowledge of what a CPM application can do for them or how to deploy one. CPM implementation is typically narrow, mainly used for financial budgeting, planning and forecasting, and ignores its strategic capabilities. At least 50% of companies fail to improve their performance management processes across the organization, because they simply automate the existing finance-oriented processes.

12 BBI: La Suite di" Applicazioni per" Integrated CPM"

13 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Valore di BBI per le Aziende La Suite BBI è concepita per rispecchiare e supportare tutti gli aspetti del CPM. BBI permette con facilità di disegnare, eseguire e modificare le strategie ed azioni aziendali per assicurare il raggiungimento degli obiettivi. Ogni singola applicazione contiene gli strumenti per gestire strategia, pianificazione, budgeting, reporting e analisi, previsioni e simulazione rischi. In questa maniera, BBI crea un processo di lavoro e di gestione integrato, unico, efficace ed efficiente che consente pianificazioni e revisioni continue. Ciò consente al management di comprendere l impatto dei cambiamenti e di come si possa rispondere ai problemi ed alle opportunità rapidamente. Corporate Performance Management the methodologies, metrics, processes and systems used to monitor and manage an enterprise's business performance. CPM is the highest priority in Business Intelligence Need to transition BI from measuring performance to proactively managing performance to achieve business goals.

14 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Pre-configurate e parametrizzabili Platform Independent, creata e funzionante con le tecnologie BI/CPM Infor, Microsoft, Oracle e SAP Realizzata grazie ad oltre 20 anni di esperienza e con il contributo di tanti, tanti clienti SEMPLICITÀ USABILITÀ VELOCITÀ

15 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Per ogni dimensione d Impresa PICCOLE" MEDIE" GRANDI" CONFEZIONATO" CONFIGURATO" CUSTOMIZZATO" Soluzioni out of the box. Si adotta il modello come è stato concepito con qualche giornata per collegarlo al sistema informativo dell azienda. Soluzioni preconfigurate e parametrizzabili, con la possibilità di estendere lo scopo applicativo in base a caratteristiche specifiche dell azienda. Soluzioni che spesso sono progetti altamente personalizzati, con analisi realizzate ad hoc e lo sviluppo sulla base delle richieste specifiche.

16 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Per il Presente" DETERMINARE I RISULTATI Raccogliere dati Integrare processi Correlare informazioni Preparare analisi Organizzare attività Commentare risultati Distribuire reports CAPIRE E RAPPRESENTARE KPIs Reporting Packages Progetti Attività Per il Futuro" SIMULARE E PIANIFICARE Raccogliere informazioni Ipotizzare scenari Impostare azioni Determinare impatti economico/finanziari Assegnare responsabilità Identificare progetti sostenibili DECIDERE LE AZIONI

17 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Ready to work con accesso al livello dei dati necessari per rispondere a domande del tipo: Capire" Quali sono i prodotti, clienti, mercati che mi generano o mi erodono più margine? Decidere" Simulare" Quali impatti finanziari avrò se implementerò quella nuova linea di produzione all estero? Quali conseguenze mi genererà l andamento del costo della materia prima? Rispondere a precise esigenze informative per conoscere le performance Quindi capire" Permettere l analisi delle implicazioni dei risultati sulle strategie ed azioni Quindi simulare" Disporre di un set di indicatori completo ed affidabile per confrontare obiettivi e realtà Quindi decidere"

18 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Raccordare le performance di oggi con gli obiettivi di domani Conoscere le performance economico e finanziarie attuali e future Gestire il cashflow previsionale, migliorare il ciclo finanziario Calcolare e simulare il costo ed il margine di prodotto Gestire e monitorare il rapporto con i clienti integrando Social Media Monitorare le performance e le operazioni in maniera sistematica

19 Suite BBI" The "Ready to Work suite for integrated corporate performance management" Applicazioni Ready to Work " Integrated CPM L integrazione delle funzioni operative, commerciali e finanziare dell azienda, creano un processo gestionale integrato, efficace ed efficiente che supporta una pianificazione continua e dove le problematiche sono evidenziate e risolte immediatamente. L utilizzo corretto della CPM, applicazioni che facilitano la giusta congiunzione fra le esigenze specifiche di management con quelli dei sistemi: affidabilità con sicurezza, flessibiità con integrità, rapidità con precisione.

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21 Obiettivi" Quali Processi Copre" La raccolta automatica dei dati La loro verifica ed integrazione con scritture automatiche / manuali L applicazione di logiche di allocazione Il consolidamento delle informazioni (elisione intercompany, conversione ecc.) La produzione di set di report per diversi destinatari (azionisti, banche, auditor, manager) L ottenimento di un pre-closing d esercizio (economico e patrimoniale) E di un conseguente reporting package previsionale

22 Obiettivi" Quali Benefici permette di conseguire" La velocizzazione delle fasi di produzione del reporting package L aumento del grado di attendibilità delle informazioni presentate La possibilità di ragionare in logica previsionale (pre-closing) Il dialogo facilitato con gli azionisti, le banche, il management

23 Obiettivi" Reporing - Le Principali Esigenze" Il sistema di Reporting rappresenta il cuore di un sistema di Corporate Performance Management - misura l efficacia delle scelte e delle politiche intraprese Il miglior processo di pianificazione strategica e il migliore processo di budget e forecast non hanno alcuna utilità se non supportati ed integrati ad un sistema di Reporting dinamico, selettivo e tempestivo Il Reporting rappresenta un vero e proprio radar aziendale, rielaborando, riclassificando, analizzando e sintetizzando le informazioni provenienti dai sistemi amministrativi contabili, da altri sistemi e da procedure operative Tutte le aziende, a prescindere dal sistema ERP e di contabilità che utilizzano, hanno il problema della generazione di un efficace e tempestivo Reporting direzionale

24 Obiettivi" Reporting - Le Maggiori Criticità" Processo di chiusura contabile e di elaborazione dati pesante e oneroso in termini di attività e risorse impiegate. Spesso questo motivo induce le aziende a limitare o addirittura eliminare le chiusure contabili e l elaborazione del reporting infrannuale. Il pesante processo di elaborazione dati comporta lunghe tempistiche per la produzione dei reports, con il risultato che l informazione, una volta prodotta e resa disponibile, non consente comunque azioni e prese di posizione tempestive. Tipicamente la maggior parte del reporting è focalizzata ad aspetti economici, non considerando ed analizzando gli aspetti patrimoniali e finanziari che assumono sempre più importanza per la valutazione della performance aziendale e per la sua valore. Viene privilegiata l analisi del passato e solo marginalmente i reports facilitano il processo decisionale orientato al futuro ed al miglioramento delle performances; Raramente sono presenti indicatori che vanno oltre la dimensione economico-finanziaria e che rappresentano i veri drivers delle performances aziendali future; Non sono presenti indicatori atti a misurare i principali rischi aziendali. Queste considerazioni ci hanno portato ad elaborare una soluzione standard in grado di fronteggiare queste criticità e trovare soluzioni adeguate ed efficienti

25 Obiettivi" Finalità del Applicativo" CHIUSURA VELOCE Mapping Piano dei Conti Scritture Assest. e Rettifica Adjustment REPORT VERSO INTERNO Economico per CdC e CdP Finanziario Patrimoniale REPORT VERSO ESTERNO Indici di struttura Indici finanziari Indici prospettici PRE-CLOSING ECONOMICO P&L di chiusura Vari algoritmi di calcolo N versioni di preclosing PRE-CLOSING FINANZIARIO Free Cash Flow di chiusura Stima Investimenti a chiudere Varie versioni di preclosing TABLEAU DE BORD KPI economico - finanziari KPI processo Analisi Marginalità

26 Applicazione" Funzionalità"

27 Funzionalità" Le Componenti" Chiusura Veloce" Il Modulo supporta un processo che permette di elaborare in tempi brevissimi (circa 2-3 giorni lavorativi) il Reporting Finanziario in tutti i suoi aspetti fondamentali ed esaustivi. Reporting vs Interno" Il Modulo produce un set di report disegnato per ogni tipologia di utente interno (CDA, Azionisti, Manager, Responsabili BU o CdC, ecc..) e disponibile sia in formato Excel (se è necessaria la stampa cartacea) che in formato Web come analisi del modello multidimensionale.

28 Funzionalità" Le Componenti" Reporting vs Esterno" Il Modulo garantisce la produzione in automatico di un set di reports indirizzati agli stakeholders esterni (banche, fondi di investimento, analisti, ) per migliorare il processo di comunicazione. Quanto è importante, per esempio, dare visibilità alle banche sulla situazione economica e soprattutto finanziaria, per impostare un rapporto basato sulla trasparenza, anche nei momenti di tensione. Pre-Closing Economico" Il Modulo prevede l utilizzo di un motore di forecast che permette di fare previsioni utilizzando diversi algoritmi di calcolo (attribuibili ad ogni singola linea di Conto Economico), dal più semplice Actual + Budget ai più complessi metodi di goal seek o di interpolazione lineare.

29 Funzionalità" Le Componenti" Pre-Closing Finanziario" Utilizzando le potenzialità di calcolo finanziario del template, è molto semplice calcolare il Free Cash Flow e lo Stato Patrimoniale di preclosing sulla base di tre parametri principali: Stato Patrimoniale di apertura, sviluppo finanziario del C/E e previsione di Investimenti Tableau de Bord" Utilizzando il patrimonio di dati generato, il Modulo consente la creazione di un cruscotto aziendale in cui possono essere integrate metriche tipicamente operative (efficienza, produttività, ore lavorate, qualità, ecc..) con l obiettivo di fornire un quadro sintetico molto utile per prendere decisioni.

30 Applicazione" Closing e Reporting"

31 Closing" La Gestione del Processo" RACCOLTA CONSUNTIVI REPORTING & ANALISI MAPPING PIANO DEI CONTI SCRITTURE ASSEST. E RETTIFICA P&L B&S CEE P&L B&S MNGT CARICAMENTO SALDI CONTABILI SCRITTURE RICLASSIFICA ALLOCAZIONI RENDICONTO FINANZIARIO VERIFICA QUADRATURA SCRITTURE MAGAZZINO KPIS FONTI E IMPIEGHI

32 Closing" Il Mapping dei Conti" Mappatura dei conti di Co.Ge. / Co.An con i conti di bilancio

33 Closing" Il Caricamento Automatico" Import da ERP Controllo Avanzamento Job Gestione Scarti

34 Closing" La Verifica di Quadratura" Cross check e controllo coerenza dati

35 Closing" L Analisi dei dati di dettaglio" Drill Through Raccordo tra conto di Reporting e conto di contabilità (ERP)

36 Closing" Le Scritture di Rettifica" Audit: la gestione delle scritture Journal: le scritture di rettifica

37 Closing" Le Allocazioni Gestione di processi di Allocazione. Per esempio l elaborazione di un Conto Economico per Attività/Prodotto attraverso i ribaltamenti dei costi per Centro di Costo Report Conto Economico per Attività Report Conto Economico per Prodotto

38 Closing" Reporting Package CE SP SERIE STORICA OVERHEAD

39 Applicazione" Screenshots"

40 ScreenShot" Dashboard

41 ScreenShot" Reporting Package Dashboard

42 ScreenShot" Reporting Package Albero ROI

43 ScreenShot" Produzione KPI

44 ScreenShot" Flash Report Sintesi KPI Store

45 ScreenShot" Flash Report Sintesi KPI

46 ScreenShot" Flash Report Trend PFN

47 ScreenShot" Flash Report Rotazione Magazzini

48 ScreenShot" Pianificazione Scorte

49 ScreenShot" Flash Report Ageing Crediti

50 Applicazione" Benefici"

51 Benefici" I Principali Benefici" Notevole riduzione delle tempistiche per la produzione dei reports per i vari utenti Generazione automatica di un reporting package che periodicamente deve solo essere refreshato con i nuovi dati elaborati Focalizzazione dell utente all analisi ed interpretazione dei dati piuttosto che alla produzione di numeri e reports Impostazione di una chiave di lettura che consente la scomposizione delle performance dell azienda nelle sue determinanti Ottimizzazione di processi e procedure operative con limitati impatti organizzativi Potenziale miglioramento di situazioni derivanti da impatti economico/patrimoniali dovuti a: - decisioni ritardate per mancanza di dati a supporto - mancato monitoraggio delle azioni di miglioramento; - difficoltà nella definizione di una chiara strategia e della sua traduzione in azioni concrete

52 Benefici" Valore del Modulo La Suite BBI, compreso BBI FCF, è concepito dal inizio a rispecchiare e sopportare tutti gli aspetti di CPM. BBI FCF facilità disegnare, eseguire e modificare le strategie ed azioni aziendali per assicurare il raggiungimento degli obiettivi. Un singolo modulo provvede i strumenti per sopportare la gestione dei sei basi funzionali di: strategia, pianificazione, budgeting, reporting e analisi, previsioni e simulazione rischi. In questa maniera, FCF crea un processo di lavoro e di gestione unico, efficace ed efficiente che consente la pianificazione e revisione continue, permettendo il management capire l impatto di cambiamenti e dove si può rispondere a problemi ed opportunità rapidamente. Corporate Performance Management the methodologies, metrics, processes and systems used to monitor and manage an enterprise's business performance. CPM is the highest priority in Business Intelligence Need to transition BI from measuring performance to proactively managing performance to achieve business goals.

53 Benefici" Valore del Modulo BBI FCF fornisce una funzionalità potente che definisce le attività CPM come un ambiente unico per gli utenti,consentendoli essere informati proattivamente di eventi, vederli, analizzarli ed agire BBI FCF, oltre a contenere tutte le conoscenze e le esperienze di progetti analoghi, è strutturato con dimensioni e analisi già pronte all uso, ma con la possibilità di essere configurato per esigenze specifiche, caratteristica che ne rappresenta il vero valore innovativo. Un Data Repository unico, costruito con tecnologie standard di mercato, strutturato e personalizzabile rappresenta un grande vantaggio in termini di costi, di tempi di implementazione e di diminuzione dei rischi di progetto. Capire" Decidere" Simulare" Rispondere a precise esigenze informative per conoscere le performance Quindi capire" Permettere l analisi delle implicazioni dei risultati sulle strategie ed azioni Quindi simulare" Disporre di un set di indicatori completo ed affidabile per confrontare obiettivi e realtà Quindi decidere"

54 Benefici" Impatto sulla Maniera di Lavorare Da valore e coerenza al lavoro dei Manager Facilità il lavoro in gruppo mirato sulle attività invece sulle strutture, appogiando la metodolgie di management adottato dall azienda. Criteri Strategici" Gli utenti possano vedere l impatto dei lavori quotidiani sulle obiettivi da raggiungere ed agire proattivamente quando e come serve. Previsione Futuro" Piani Operazionali" Permette un cambiamento culturale graduale ma sempre focalizzato sulle obiettivi aziendali, iniziando con un area CPM e poi estendo i principi e cultura di lavoro guadagnati ad altre aree. Analisi Rischio" Andamento Attuale" Budget Operativi"

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