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1 (Using Databases) Microsoft Access 2007 Syllabus 5.0 Roberto Albiero

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3 Modulo 5 Uso delle basi di dati Il modulo 5 "Uso delle basi di dati" richiede che il candidato comprenda il concetto di base dati (database) e dimostri di possedere competenza nel suo utilizzo. Il candidato deve essere in grado di: Comprendere cosa è un database, come è organizzato e come opera. Creare un semplice database e visualizzarne il contenuto in modi diversi. Creare una tabella, definire e modificare campi e loro proprietà; inserire e modificare dati in una tabella. Ordinare e filtrare una tabella o una maschera; creare, modificare ed eseguire delle query per ottenere informazioni specifiche da un database. Comprendere cosa è una maschera e crearne una per inserire, modificare ed eliminare record e dati contenuti nei record. Creare dei report semplici e preparare delle stampe pronte per la distribuzione. lb i er o@ cn r.i t ro be rto.a Per realizzare gli esempi contenuti nella presente dispensa è stato utilizzato il database Northwind 2007 selezionabile tra le proposte di Modelli locali, da creare, contenute nella sezione Categorie di modelli, visibile all apertura di Microsoft Access. 1

4 5.1 Comprendere i database Concetti fondamentali Questo significa dover creare e gestire degli archivi destinati a contenere queste informazioni, in altre parole realizzare delle banche di dati (i database) Sapere cosa è un database. Quotidianamente, nel nostro lavoro, abbiamo la necessità di trovare, manipolare e gestire dei dati. Essi dovranno essere ritrovati, aggregati con altri e riorganizzati per ottenere le informazioni necessarie allo svolgimento della nostra attività. Un database è uno strumento per la raccolta strutturata d informazioni. Strutturata perché i dati sono organizzati secondo criteri logici che facilitano sia l utilizzo che la loro gestione (l'inserimento, la ricerca, la cancellazione ed il loro aggiornamento) Conoscere la differenza tra dati e informazioni. Nel precedente paragrafo sono stati enunciati due termini: dati e informazioni. Il primo, il dato, rappresenta una descrizione elementare di una singola cosa; l insieme di dati diversi rappresentano l informazione. Per meglio intendere il concetto possiamo definire come dati un numero di telefono, un indirizzo, un nominativo; l insieme di questi tre dati raffigurano un informazione (in questo caso una voce di una rubrica) Sapere come è organizzato un database in termini di tabelle, record e campi. Un database è costituito da Record 1 ed ogni record è costituito da campi. Immaginiamo una tabella in cui i dati disposti in modo orizzontale, per righe, contengono un insieme di valori le cui specifiche proprietà (attributi) sono definite a livello di colonna: COGNOME NOME ALTEZZA PESO (in cm) (in kg) OCCUPAZIONE Rossi Mario 1,80 85 Dirigente Bianchi Giulio 1,55 48 Fantino 1 Un record è un oggetto di una banca di dati strutturati contenente un insieme di campi o elementi, ciascuno dei quali possiede nome e tipo propri. 2

5 La riga Rossi Mario 1,80 85 Dirigente costituisce uno dei record. Ogni record è costituito da campi che, nell esempio, sono: COGNOME NOME ALTEZZA (in cm) PESO (in kg) OCCUPAZIONE quindi Rossi è il contenuto del campo COGNOME Mario è il contenuto del campo NOME 1,80 è il contenuto del campo ALTEZZA (in cm) 85 è il contenuto del campo PESO (in kg) Dirigente è il contenuto del campo OCCUPAZIONE Il termine tecnico per definire correttamente il record di un database è tupla. Quindi si può definire la tupla come la riga di una matrice bidimensionale (tabella) composta dall insieme delle relazioni di un database ovvero dell insieme degli attributi (campi) Conoscere alcuni degli utilizzi più comuni di database di grandi dimensioni, quali: sistemi di prenotazione aerea, dati della Pubblica Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di pazienti in ospedale. Il Global Distribution System (GDS) è il sistema informatico di gestione della prenotazione e l acquisto di biglietti aerei, prenotazione di hotel, auto in affitto etc.. Inizialmente implementati per gli operatori delle compagnie aeree, il loro utilizzo si è esteso, anche all introduzione di nuovi prodotti per la prenotazione alberghiera e noleggio auto, crociere, in tutto il settore del turismo, trasformandosi nel principale strumento prenotazione (booking) telematica delle agenzie di viaggio. L e-government, traducibile in amministrazione elettronica, rappresenta l'insieme delle attività amministrative svolte con i supporti informatici e l ausilio dei collegamenti Internet al fine di migliorare l efficienza e l economicità aumentando la trasparenza e l accessibilità dei servizi pubblici. Per il cittadino si traduce nella possibilità di utilizzare uno sportello telematico per compilare la modulistica necessaria ad evadere le esigenze amministrative, senza doversi recare agli sportelli tradizionali, ottenendo una ricevuta corredata da un protocollo per il controllo dello stato di avanzamento della pratica. Con il termine e-banking sono definite le operazioni bancarie effettuate dai clienti di un istituto di credito, utilizzando una connessione internet. Il cliente, ovunque si trovi, ed a qualsiasi ora, tramite un computer ed un collegamento telefonico, può visionare il proprio estratto conto, effettuare bonifici e pagamenti on-line od altri tipi di transazioni. L utilizzo di questo tipo di relazione ha esteso il tempo di fruizione dei servizi delle banche che, risparmiando sul costo delle infrastrutture e del personale necessario per un contatto diretto, potrebbero riconoscere condizioni d interesse migliori e/o riduzioni dei costi di gestione del 3

6 conto corrente. Un esempio di quanto appena detto sono le cosiddette banche on-line per le quali le operazioni bancarie possono essere effettuate esclusivamente tramite internet. Tali istituti di credito non possiedono sportelli aperti al pubblico. La telemedicina è, in sostanza, la trasmissione delle informazioni mediche tra il personale medico ed il cittadino, o tra addetti ai lavori, utilizzando sistemi di comunicazione informatici e telematici. Oltre ad una utilità nel campo clinico/didattico, può contribuire all ottimizzazione della gestione del sistema sanitario, ottenendo informazioni sulla disponibilità dei posti letto, sull accesso alle liste di prenotazione, sulla gestione delle cartelle cliniche, etc.. Il potenziamento e la diffusione della telemedicina, porterà ad un miglioramento della qualità dei servizi per il cittadino e delle condizioni di lavoro del personale, contribuendo, altresì, ad un contenimento della spesa sanitaria Organizzazione di un database Le tabelle, elemento base della banca dati, sono necessarie per l immagazzinamento dei dati. Esse sono un complesso di righe e colonne, rispettivamente utilizzate come campo (colonne) e record (righe). Ogni campo rappresenta una singola categoria di informazioni, ed è concepito in modo da poter contenere dati specifici, come un dato numerico, di tipo testo, piuttosto che in formato data o altre modalità necessarie per definirne gli attributi specifici (ad esempio un campo destinato a contenere un CAP, in cui gli zeri iniziali sono significativi). L insieme di tutti campi di una riga è definito record e rappresenta l informazione completa nelle sue parti, dell espressione logica del database (ad esempio tutti i dati necessari a definire l informazione di una riga di rubrica telefonica: nome, cognome, telefono casa, cellulare, ecc.). Più tabelle di un database possono essere messe in relazione tra loro definendo i campi, i cui valori contenuti devono essere messi a confronto per identificare i record (contenuti in tabelle differenti) che si riferiscono ad una unica entità comune. Se i valori sono uguali, si genera un nuovo blocco di tuple (una nuova tabella), formato dall'unione dei dati delle due tabelle iniziali. Quanto sopra esposto sta a significare che, in fase di progettazione di una banca dati relazionale, è essenziale prevedere varie tabelle elementari, suddivise per argomento, composte dalle sole informazioni primarie non derivabili altrimenti. Per raggiungere questo obiettivo, i dati che vengono trattati in qualsiasi tipo di attività, devono essere sottoposti ad un processo di normalizzazione 2 necessario per eliminare la ridondanza (dati ripetuti) dalle relazioni e quindi dal database. Questo è un procedimento di tipo graduale che, scomponendo le relazioni complesse in concetti elementari, permette di eliminare quei dati che possono essere derivati da altre relazioni elementari. Per chiarire meglio il concetto immaginiamo un record anagrafico contenente nome, cognome, matricola, data di assunzione, indirizzo e numero di telefono degli impiegati di una azienda, 2 La normalizzazione è un procedimento volto all'eliminazione della ridondanza e del rischio di inconsistenza dal database. 4

7 ed un altro record, retributivo, che è formato dai campi nome, cognome, matricola, livello e le retribuzione oraria, relativi agli stessi impiegati della stessa azienda; nel secondo record, i campi nome e cognome sono ridondanti in quanto già presenti nel record anagrafico, quindi, da esso derivabili. Non sempre è possibile normalizzare tutte le tabelle; certe volte, questo, potrebbe comportare una perdita d'informazioni causando una inconsistenza del database. Da quanto sopra esposto possiamo asserire che: Un database deve essere composto da tabelle relative ad argomenti specifici ed essenziali ovvero, un medesimo dato non deve essere presente in più tabelle (per quanto possibile). Una tabella deve essere composta da più campi contenenti dati (logici) primari; è preferibile utilizzare due campi elementari, ad esempio un campo nome ed un campo cognome, piuttosto che un unico campo contenente un informazione composita, come può essere nome e cognome (o cognome e nome). Un campo deve essere definito con gli attributi più adatti al tipo di dato che dovrà contenere. Se, ad esempio, un campo è definito come numerico, un eventuale numero telefonico, comprensivo di prefisso, risulterà mancante degli zeri iniziali perché considerati non significativi. Quando sono stati definiti i dati e le loro relazioni, è facile individuare il processo, e quindi la struttura che lo esegue, preposto al loro inserimento e gestione, limitando al massimo il rischio della creazione di dati duplicati (spesso aggiornati diversamente), causando l inaffidabilità della banca dati (inconsistenza) Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe contenere dati relativi ad un solo argomento. Come affermato precedentemente, le singole tabelle che compongono una banca dati dovrebbero contenere informazioni relative ad argomenti distinti. In questo modo, ad esempio, il data base di una azienda commerciale, conterrà tabelle relative ai clienti, ai fornitori, alle merci, agli impiegati, alle fatture, ecc., in modo che eventuali variazioni di una informazione, presente solo all interno di una specifica tabella, saranno effettuate solo dal settore che la gestisce (ad es. la progressione di livello di un venditore), garantendo l aggiornamento e l integrità di tutto il database aziendale Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe contenere un solo dato. Ogni record di una tabella deve contenere campi singoli ovvero, contenenti una informazione elementare. Immaginiamo un campo che contenga, al suo interno sia il nome che il cognome. 5

8 I nominativi dell intera tabella potrebbero essere stati inseriti, indifferentemente, sia come nome e cognome, sia come cognome e nome; una eventuale selezione, in ordine alfabetico, produrrebbe un risultato inattendibile e, quindi, inutilizzabile. Analogamente, volendo estrarre tutti i Rossi o tutti i Mario, l operazione risulterebbe molto più complicata Comprendere che il contenuto di un campo è associato ad un tipo di dato adeguato, quale: testo, numero, data/ora, sì/no. La progettazione e creazione di un database prevede, oltre la definizione di una o più tabelle, dei relativi campi (colonne), anche l'impostazione del tipo di dati di ogni campo. Se ad esempio si desidera memorizzare una data, sarà necessario impostare un campo sul tipo di dati Data/ora. Se invece si desidera memorizzare nomi e indirizzi, sarà necessario impostare uno o più campi sul tipo di dati Testo e così via. È necessario prestare attenzione al tipo di dati da applicare in quanto, una scelta apparentemente logica porterebbe ad un risultato errato: se, ad esempio, definissimo numerico un campo destinato a contenere un numero di telefono (magari internazionale), o ad un CAP, questa scelta porterebbe all eliminazione di tutti gli zeri posizionati a sinistra del numero inserito, falsandone completamente il significato Comprendere che ai campi sono associate delle proprietà quali: dimensione, formato, valore predefinito. È possibile controllare l'aspetto delle informazioni (formato), impedire l'immissione di dati errati, specificare valori predefiniti, velocizzare la ricerca e l'ordinamento, nonché altre caratteristiche del funzionamento dei campi impostandone le proprietà. Si possono formattare i numeri in modo da renderli più leggibili (un numero che esprime un importo risulta di immediata comprensione se comprende il simbolo di valuta, i giusti decimali, ecc.), oppure definire una regola di convalida che deve essere soddisfatta dalla informazione immessa nel campo (inserimento di un valore numerico piuttosto che testuale). In Access vengono utilizzate le impostazioni delle proprietà dei campi ai fini della visualizzazione e della modifica dei dati. Impostando le varie proprietà, si influenzano la modalità con cui le informazioni vengono visualizzate nei fogli dati di tabelle e query, si imposta un valore predefinito per un campo oppure si richiede, necessariamente, l'immissione di un valore da parte dell'utente Sapere cosa è una chiave primaria. Precedentemente è stato scritto che Più tabelle di un database possono essere messe in relazione tra loro definendo i campi, i cui valori contenuti devono essere messi a confronto. Questi campi rappresentano le chiavi di relazione che si distinguono in chiavi primarie e chiavi esterne. La chiave primaria è un determinato campo della tupla il cui valore identifica in modo univoco il record all interno della tabella; conseguentemente la colonna che lo contiene identifica il campo chiave di tutti i record contenuti nella tabella. Per chiarire con un esempio il concetto di chiave univoca, pensiamo ad una tabella contenente i dati dei dipendenti di un azienda. 6

9 La colonna cognome non può rappresentare la chiave primaria, in quanto possono essere iscritti a ruolo più dipendenti con Rossi come cognome. Anche se considerassimo, come chiave, l unione di due colonne (questo introduce il concetto che una chiave può essere costituita da uno o più campi di un record), come il cognome ed il nome, possono esistere casi di omonimia. Anche aggiungere i campi della data e del luogo di nascita possono non soddisfare il criterio di univocità. cn r.i t Qualcuno potrebbe osservare: perché non utilizzare, come chiave, il codice fiscale?, ebbene, per esperienza personale, posso assicurare che il caso di due persone, pur con nome e cognome diversi ma con gli altri dati uguali, con identico codice fiscale non è così infrequente. Per avere una identificazione certa avremmo bisogno di tutti i gli attributi sinora elencati creando, così, una chiave molto complessa, lunga ed improponibile per gestire le relazioni tra una tabella e tutte le altre. o@ La soluzione migliore è quella di aggiungere un campo matricola di dimensioni adeguate a contenere, ad esempio un numero incrementale, che identifichi i dipendenti. lb i er Questo identificativo può essere presente in una colonna di un altra tabella (relativa ad altro argomento), come in una tabella di rilevamento presenze, nella quale è definito come chiave esterna, permettendo la relazione tra le due tabelle per la creazione di una terza tabella (cedolini stipendi), anch essa in relazione con le prime due tramite la stessa od altra chiave esterna..a Sapere cosa è un indice. Capire come permette di accedere più rapidamente ai dati. rto Un indice è una struttura in cui vengono ordinati i valori di una o più colonne di una tabella di database. Se si cerca un determinato dipendente in base al cognome, l'indice agevola la ricerca e la rende più rapida rispetto a una ricerca in tutte le righe della tabella. be L'indice fornisce puntatori ai dati archiviati in colonne specifiche della tabella e quindi li ordina in base al tipo di ordinamento specificato. Il database utilizza l'indice in modo analogo all'indice di un libro: vi cerca un determinato valore e quindi segue il puntatore alla riga che contiene tale valore. ro È possibile creare un indice in base a una sola colonna o a più colonne di una tabella di database. Gli indici a più colonne risultano utili se si eseguono ricerche o si impostano ordinamenti frequenti su due o più colonne contemporaneamente come, ad esempio, ordinare la tabella in modo crescente (o decrescente), in base al campo cognome e, in questo ambito, in base al campo nome. Esistono tre tipi di indici: l indice univoco che è un indice in cui non sono consentite righe con lo stesso valore di indice (es.: campo cognome come indice univoco = un solo sig. Rossi), 7

10 l indice di chiave primaria che rappresenta un tipo particolare di indice univoco. Il valore di una colonna, o combinazione di colonne, identificano in modo univoco ogni riga della tabella, l indice cluster (raggruppamento), in cui l'ordine fisico delle righe nella tabella corrisponde all'ordine logico indicizzato dei valori della chiave. Ogni tabella può includere un solo indice cluster. t Relazioni cn r.i Dopo avere impostato le tabelle, normalizzandole per ogni argomento del database, è necessario indicare il modo in cui ricollegare le informazioni ovvero definire le relazioni tra le tabelle. A questo punto è possibile creare o@ istruzioni per interrogare il database (query), creare maschere a video e report di stampa in cui visualizzare le informazioni delle diverse tabelle contemporaneamente. er Nella maschera, dell esempio al lato, sono incluse le informazioni di quattro tabelle:.a lb i Tabella Clienti Tabella Ordini Tabella Prodotti Tabella Dettagli ordini Le relazioni tra le tabelle possono essere di tre tipi: rto uno-a-uno (1:1), uno-a-molti (1:n), molti-a-molti (n:n). be Capire che il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un database è minimizzare la duplicazione dei dati. ro Già si è detto della caratteristica di tipicità di una tabella, ovvero che essa contenga dati relativi ad uno specifico argomento, in modo che, ad esempio, in una tabella venditori saranno presenti le informazioni relative ai vari rappresentanti di commercio di una ditta compresi i contratti conclusi; un altra tabella fatture conterrà solo dati delle fatture emesse ove risulteranno anche gli estremi dei contratti, le quantità e il codice della merce venduta. Una terza tabella merce conterrà le informazioni riguardanti il materiale trattato dalla ditta (contraddistinto da un codice), la quantità, il costo, il margine per il venditore. In questo modo, i dati, relativi ai compensi per l attività di vendita dei rappresentanti, sono reperibili, tramite il collegamento definito relazione, tra quelli già presenti nelle su menzionate tabelle evitando di creare, in modo permanente, una ulteriore tabella contenente informazioni, in questo caso, ridondanti. 8

11 Capire che una relazione viene costruita legando un campo univoco di una tabella ad un campo di un altra tabella. cn r.i t La relazione avviene collegando tra loro specifici campi delle tabelle da collegare. Nell esempio citato nel precedente paragrafo, la tabella venditori sarà collegata alla tabella fatture tramite il campo contenente il numero di contratto (diverso per ogni contratto); così la tabella fatture, sarà collegata alla tabella merce tramite il campo che conterrà il codice identificativo della merce (specifico per ogni materiale). In questo modo è possibile estrapolare i dati esatti per ottenere una aggregazione di informazioni, già presenti in altre tabelle, limitando al massimo la duplicazione dei dati Relazione uno-a-uno. In una relazione uno-a-uno ogni record della tabella A può avere solo un record associato nella tabella B e viceversa. o@ Questo tipo di relazione non è frequente e viene creata quando si divide una tabella: con molti campi correlati non sempre valorizzati (risparmio di memoria); per ragioni di protezione di dati sensibili (limitando l accesso ad utenti non autorizzati); er per memorizzare le informazioni valide solo per un sottoinsieme di record della tabella principale. lb i Relazione uno-a-molti. rto.a Una relazione uno-a-molti è il tipo più comune di relazione. In una relazione uno-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B, ma un record della tabella B non ha più di un record corrispondente nella tabella A. be Nell esempio, un dipendente può concludere molti ordini (con uno o più clienti), mentre un ordine può essere concluso da un solo rappresentante. ro Relazione molti-a-molti. In una relazione molti-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione è possibile solo definendo una terza tabella, chiamata tabella di congiunzione, la cui chiave primaria consiste di due campi, vale a dire le chiavi esterne di entrambe le tabelle A e B. Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti collegate da una terza tabella che contiene la chiave primaria di ognuna delle due tabelle. 9

12 Si consideri la relazione tra una tabella Prodotti e una tabella Ordini. Un singolo ordine può includere più prodotti, mentre un singolo prodotto può essere incluso in molti ordini. A ogni record della tabella Ordini possono pertanto corrispondere numerosi record della tabella Prodotti e a ogni record della tabella Prodotti possono corrispondere numerosi record della tabella Ordini. La tabella Ordini e la tabella Prodotti ad esempio hanno una relazione molti-a-molti definita creando la tabella Dettagli ordini contenente due relazioni uno-a-molti, rappresentate dalle chiavi primarie di ognuna delle due tabelle. Un ordine può includere molti prodotti e ciascun prodotto può apparire in molti ordini Comprendere l importanza di mantenere l integrità delle relazioni tra tabelle. Per assicurare l'integrità referenziale, ovvero garantire che le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati correlati, si utilizza un sistema di regole per soddisfare tutte le seguenti condizioni: Il campo corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o dispone di un indice univoco. I campi correlati contengono lo stesso tipo di dati. Entrambe le tabelle appartengono allo stesso database. Non è possibile avere l'integrità referenziale tra tabelle appartenenti a database con formati diversi. Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che non esiste nella chiave primaria della tabella primaria. Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria, se esistono record corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile ad esempio eliminare un record relativo a un impiegato della tabella Impiegati se sono presenti ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini. Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria, se quel record dispone di record correlati. Non è possibile ad esempio modificare la matricola di un impiegato nella tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini. 10

13 5.1.4 Operatività Come già detto, con il termine database s'indicano un insieme di archivi di dati creati su criteri di efficienza, ovvero la possibilità di ritrovare facilmente le informazioni desiderate, attraverso criteri di ricerca diversi. La consistenza degli archivi deve essere garantita evitando che i dati contenuti nei database siano manomessi, danneggiati o perduti (anche a causa di eventi accidentali) Sapere che i database professionali sono progettati e creati da specialisti di database. La progettazione e la corretta configurazione di un database sono processi particolarmente complessi e delicati che richiedono specifiche conoscenze tecniche. Dopo una prima fase di analisi dei requisiti, necessaria per definire cosa realizzare (obiettivi ed ambiti di utilizzo, tipi e quantità di dati, relazioni con la banca dati e sua durata), si procede con il progetto in cui definire come realizzare, o meglio lo schema della base di dati. Si struttura l archivio, definendo le tabelle (che rappresentano gli insiemi omogenei di dati), i campi, le caratteristiche di ogni campo nonché le relazioni tra le tabelle. Questo risultato è indipendente dal DBMS (Data Base Management System), che poi sarà utilizzato per realizzare il database. Esso è costituito da un insieme di programmi applicativi, anche molto complessi, che permettono la gestione dei dati (campi, record e tabelle), di un database, controllandone l organizzazione, il reperimento, la memorizzazione e la stampa. Il DBMS controlla l integrità e la sicurezza della base di dati Sapere che l inserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero delle informazioni vengono effettuati dagli utenti. Gli utenti finali del database sono coloro che, autorizzati, utilizzano le informazioni contenute negli archivi inserendole, rintracciandole e modificandole o eliminandole Sapere che un amministratore di database fornisce accesso a dati specifici agli utenti opportuni. Gli amministratori del database, tramite il DBMS (Data Base Management System), gestiscono gli archivi ed impediscono agli utenti non autorizzati, di accedervi in alcun modo. L assegnazione di password agli utenti, permette loro di accedere all'intero database o ad una sua parte: ad esempio, un database aziendale può contenere tutti i dati riguardanti gli impiegati, ma ad alcuni utenti può essere autorizzato l accesso alle sole informazioni relative alle presenze, mentre altri utenti possono accedere solamente le informazioni di tipo anagrafico o relative all inquadramento. 11

14 Sapere che l amministratore del database è il responsabile del recupero di un database dopo guasti o errori gravi. Il backup e il recovery dei dati sono, da sempre, attività fondamentali per garantire la sicurezza dei dati di un DBMS. In particolare, attraverso i backup effettuiamo salvataggi del contenuto del database ad un determinato momento, mentre il recovery è l'operazione con la quale ripristiniamo il contenuto del database a seguito di un danneggiamento. Il database può danneggiarsi (divenire inconsistente), a causa di una transazione fallita, di un errore del sistema operativo o dalla rottura del supporto fisico di memorizzazione dei dati. Dopo l eliminazione della causa d errore da parte dello specifico personale tecnico, è compito dell amministratore del database di eseguire il recupero dei dati partendo dall ultimo salvataggio effettuato. 5.2 Utilizzo dell applicazione Lavorare con i database L utente finale è colui che utilizza il database per inserirne i dati, reperirli, modificarli o eliminarli; esegue dette operazioni utilizzando, generalmente, uno dei vari applicativi di gestione delle banche dati presenti sul mercato. Tra questi figura Microsoft Access come uno dei più diffusi. Nei passi successivi vedremo come utilizzare questo programma Aprire, chiudere un database. Come per tutti i programmi di Microsoft Office, l apertura, di Access avviene cliccando sul pulsante presente nella barra delle applicazioni. Si apre il menù d avvio dove si seleziona, con il mouse, la voce che provoca la visualizzazione dell elenco dei programmi installati nel computer. S individua il programma d interesse, nel nostro caso, e lo attiviamo cliccandoci sopra. La chiusura del programma d elaborazione testi può essere compiuta cliccando sull icona di chiusura dell applicazione, destra nella barra del titolo, oppure.., presente a 12

15 Aprire, chiudere un applicazione di database..cliccando su contenuto nell elenco dei comandi che si apre cliccando sul pulsante Microsoft Office. Se Access è già in esecuzione cliccare sul pulsante con il logo di Microsoft Office, quindi su Apri. Cliccare su un collegamento nella finestra di dialogo Apri oppure nella casella Cerca in selezionare l'unità o la cartella contenente il database desiderato e, nell elenco delle cartelle scegliere la cartella che contiene il database. Selezionato il database si fa doppio clic su di esso o si clicca su Apri per aprire il database in accesso condiviso in un ambiente multiutente, in modo che tutti gli utenti siano in grado di leggere e scrivere informazioni nel database. 13

16 Per aprire il database con diverse modalità di accesso, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi selezionare la modalità: in sola lettura affinché sia visualizzato ma non modificato (gli altri utenti potranno comunque leggere e scrivere informazioni nel database), cn r.i t in Apertura esclusiva (gli altri utenti che tenteranno di aprire il database riceveranno il messaggio "File già in uso"), in apertura in sola lettura con accesso esclusivo per aprire il database con accesso in sola lettura (gli altri utenti potranno comunque aprire il database, ma l'accesso sarà in sola lettura). rto.a lb i er o@ Nota: Per aprire uno degli ultimi database aperti, fare clic sul nome del file nell'elenco Apri database recente nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access. Il database verrà aperto con le stesse impostazioni utilizzate l'ultima volta che è stato aperto Creare un nuovo database e salvarlo all interno di un unità disco. ro be Al primo avvio di Access, oppure quando si chiude un database senza chiudere l'applicazione, viene visualizzata la pagina Introduzione a Microsoft Office Access. 14 Si tratta della pagina iniziale da cui è possibile creare una nuova base di dati, vuota o utilizzando uno dei modelli proposti o disponibili in Microsoft Office Online.

17 Un modello consiste in un database già pronto contenente tutte le tabelle, le query, le maschere e i report necessari per eseguire un'attività specifica. È possibile utilizzare i modelli di database così come sono oppure personalizzarli per adattarli alle proprie esigenze. Volendo creare un database vuoto realizzando, ex-novo, tabelle, maschere, report ed altri oggetti in modo personalizzato, nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access si clicca su Database vuoto in Nuovo database vuoto. Nel riquadro Database vuoto digitare un nome nella casella Nome file. Se non viene specificata l'estensione del file, questa verrà aggiunta automaticamente. Per modificare la posizione del file rispetto a quella predefinita, cliccare su Cerca il percorso in cui inserire il database accanto alla casella Nome file. selezionare la nuova posizione e quindi cliccare. 15

18 Confermare cliccando sul pulsante su. Il database verrà creato automaticamente con una tabella vuota denominata Tabella1, che verrà aperta in visualizzazione Foglio dati. Il cursore risulterà posizionato nella prima cella vuota nella colonna Aggiungi nuovo campo Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione. La barra multifunzione è composta da schede specifiche per tipo di attività ad esempio, tutto ciò che riguarda la rappresentazione dei dati (Visualizzazione, Carattere, Formato RTF, ecc.) è contenuto all interno della scheda Home. Questa impostazione è stata realizzata con l intento di individuare, rapidamente, i comandi necessari al completamento di un'attività. I comandi sono strutturati in gruppi logici collegati, disponibili all interno delle schede. Per evitare confusione, alcune schede vengono visualizzate solo quando sono necessarie. Dopo aver scelto la funzione desiderata, la barra multifunzione verrà di nuovo ridotta a icona. Nota Non esiste un modo per eliminare la barra multifunzione, è tuttavia possibile ridurla a icona per ottenere più spazio disponibile sullo schermo: Cliccare su Personalizza barra di accesso rapido (ultima icona della barra stessa). Si visualizza un elenco ove selezionare il comando Riduci a icona barra multifunzione. Per ripristinare la barra multifunzione si ripetono i sopraelencati passi, cliccando nuovamente sul comando per deselezionarlo. Per utilizzare la barra multifunzione quando è ridotta a icona, cliccare sull etichetta della scheda che si desidera utilizzare in modo da visualizzare i gruppi di comandi. Per ridurre rapidamente a icona la barra multifunzione, fare doppio clic sul nome della scheda attiva. Per ripristinarla, fare nuovamente doppio clic su una scheda. Scelta rapida da tastiera Per ridurre a icona o ripristinare la barra + multifunzione, premere i tasti CTRL+F1. 16

19 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma. Per aprire la guida di Access si può agire da tastiera cliccando il tasto F1 oppure, utilizzando il mouse, cliccando sull icona nella barra multifunzione. finestra della Guida. L aspetto presente a destra Secondo necessità, la guida può essere mantenuta in primo piano (sempre presente in sovrapposizione alla finestra di word) cliccando il pulsante Mantieni in primo piano ( o ) sulla barra degli strumenti della indica impostata la funzionalità primo piano. Le informazioni della Guida sulle applicazioni di Microsoft Office sono disponibili sia all interno del computer (quando si installa un'applicazione di Office, sul computer sono installati anche i file della Guida), sia nel sito di Office Online della Microsoft (se il computer è collegato ad internet). Se nell'angolo in basso a destra della finestra della Guida viene visualizzato il messaggio dal sito Office Online., il contenuto della Guida oggetto di ricerca e consultazione proviene Se nell'angolo in basso a destra viene visualizzato il messaggio, il contenuto della Guida oggetto di ricerca e consultazione proviene dai file memorizzati nel computer. la chiusura della finestra della Guida. Il menù, visibile cliccando sul messaggio nell'angolo inferiore destro della finestra della Guida di Word, indica se è visualizzata la Guida in linea o non in linea. La modalità impostata viene conservata dopo 17

20 Alla successiva apertura della Guida, lo stato di connessione sarà uguale all'ultimo impostato. Nel caso fosse stata impostata la ricerca solo all interno del computer, può succedere che l informazione non venga trovata. È possibile specificare la posizione in cui ricercare le informazioni della Guida, nonché limitare l'ambito della ricerca alle informazioni in linea o non in linea o ad una categoria specifica all'interno di una applicazione, selezionando la freccia a destra del comando Operazioni comuni e il Riquadro di spostamento. Un database creato da Access è costituito da vari elementi, necessari alla gestione delle informazioni in esso contenute. Come già sappiamo, l elemento base è la tabella adibita a contenere i dati che, per il loro inserimento, selezione, elaborazione e stampa, necessitano dell azione di altri oggetti, anch essi presenti all interno del database. Alcune funzioni necessarie alla loro gestione sono le stesse indipendentemente che si tratti di una maschera di inserimento o di ricerca, di una tabella piuttosto che di un report di stampa. In Access 2007, il Riquadro di spostamento sostituisce la finestra del database come strumento principale per la gestione degli oggetti (tabelle, maschere, report e altri componenti) e l'esecuzione di operazioni. Il Riquadro di spostamento permette di organizzare gli oggetti di un database in vari modi come la suddivisione in categorie (tipo di oggetto, tabelle ed oggetti ad esse correlati, ecc.), o filtrandoli per visualizzazioni mirate della singola tipologia (Tabelle, Query, ecc.), facilitando il loro reperimento Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera, un report. In base all impostazione del Riquadro di spostamento, si rintraccia l oggetto interessato e lo si apre facendo doppio clic su di esso, oppure lo si trascina nell area di lavoro di Access. 18

21 t cn r.i presente Per salvare un oggetto aperto di un database, cliccare, semplicemente, sull icona nella barra di accesso rapido. er La chiusura avviene cliccando sull icona presente a destra dell etichetta dell oggetto aperto, in primo piano. lb i Cambiare modalità di visualizzazione di una tabella, una query, una maschera, un report..a Le modalità di visualizzazione degli oggetti che compongono un database variano in base al tipo di oggetto selezionato. rto La scelta del tipo di visualizzazione dipende dall intervento che si vuole compiere sull oggetto. Per cambiare la modalità di visualizzazione, di un oggetto aperto, si può: be Cliccare l etichetta dell elemento, se non è in primo piano, quindi scegliere il tipo di visualizzazione dall elenco proposto cliccando sulla freccia in giù, presente nell icona del gruppo Visualizzazioni della scheda Home. ro Cliccare con il pulsante destro del mouse sull oggetto aperto o sulla barra del titolo (dell oggetto) nel Riquadro di spostamento, quindi scegliere la visualizzazione desiderata dal menù di scelta rapida. Tabelle: 19

22 La visualizzazione del formato Foglio dati, permette di esaminare il contenuto della tabella, corrispondente, nel database. Nella versione 2007 di access è possibile inserire, nominare e definire gli attributi di una colonna, o di eliminarla. La visualizzazione del formato Struttura è caratterizzata da una maggiore flessibilità rispetto alla visualizzazione Foglio dati in quanto, in questa modalità, è possibile non solo impostare tutti i tipi di dati disponibili, ma anche creare un campo di ricerca senza la necessità di passare ad altre visualizzazioni Query: La visualizzazione del formato Foglio dati, permette di visualizzare il risultato derivato dall esecuzione della query: 20

23 La visualizzazione SQL permette, a chi ha familiarità con la scrittura delle istruzioni SQL, di realizzare la query scrivendo l istruzione select. Maschera: Tramite la modalità di visualizzazione struttura è possibile creare e modificare una query, inserendo le tabelle (e loro eventuali relazioni), e definendo i campi da calcolare e visualizzare nel risultato dell esecuzione delle funzioni inserite. La visualizzazione Layout è la visualizzazione più intuitiva da utilizzare per la modifica delle maschera e può essere utilizzata per apportare la maggior parte delle modifiche a una maschera in Office Access

24 In visualizzazione Layout la maschera è effettivamente in esecuzione e i dati vengono visualizzati nello stesso modo in cui verranno visualizzati in visualizzazione Maschera. In questa visualizzazione è tuttavia possibile apportare modifiche alla struttura della maschera. Poiché i dati vengono visualizzati durante la modifica della maschera, questa visualizzazione risulta estremamente utile per impostare le dimensioni dei controlli o eseguire la gran parte delle altre attività che hanno effetto sull'aspetto e l'utilizzabilità della maschera. La visualizzazione Struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura della maschera poiché include le sezioni Intestazione, Corpo e Piè di pagina della maschera. In visualizzazione Struttura, la maschera non è in esecuzione e pertanto i dati sottostanti non vengono visualizzati mentre si apportano le modifiche alla struttura. Tramite questa visualizzazione è possibile: aggiungere un maggior numero di controlli alla maschera, ad esempio etichette, immagini, linee e rettangoli. modificare le origini dei controlli Casella di testo direttamente nelle caselle di testo, senza dover utilizzare la finestra delle proprietà. ridimensionare le sezioni della maschera, ovvero l'intestazione della maschera o la sezione dei dettagli. Report: Per apportare modifiche a un report sono utilizzabili la visualizzazione Layout e la visualizzazione Struttura. La scelta della visualizzazione da utilizzare dipende dall'attività specifica che si desidera eseguire. 22

25 Se il report è già aperto (Visualizzazione Report) è possibile eseguire una delle operazioni seguenti per cambiare visualizzazione: Ciccare con il pulsante destro del mouse sul report nel Riquadro di spostamento, oppure sulla scheda documento o la barra del titolo del report, e quindi scegliere la visualizzazione desiderata dal menù di scelta rapida. Nel gruppo Visualizzazione della scheda Home fare clic sulla freccia del pulsante Visualizza per scegliere una delle visualizzazioni disponibili dal menù. La visualizzazione Layout è la visualizzazione che consente di modificare i report e di apportare la maggior parte delle modifiche desiderate a un report di Office Access 2007 nel modo più intuitivo possibile. In visualizzazione Layout il report è effettivamente in esecuzione e i dati vengono quindi visualizzati quasi nello stesso modo in cui verranno stampati. Poiché i dati possono essere visualizzati durante la modifica del report, questa visualizzazione è particolarmente utile per impostare la larghezza delle colonne, aggiungere livelli di raggruppamento o eseguire qualsiasi altra attività che influisce sull'aspetto e sulla leggibilità del report. Il report aperto in visualizzazione Layout non è tuttavia assolutamente identico al report stampato. Per visualizzare il report nel modo in cui verrà effettivamente stampato, è necessario utilizzare l'anteprima di stampa. 23

26 La visualizzazione Struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura del report in quanto consente di visualizzare le sezioni dell'intestazione e del piè di pagina del report, della pagina e dei gruppi. cn r.i t In questa visualizzazione il report non è effettivamente in esecuzione e non è quindi possibile visualizzare i dati sottostanti mentre lo si utilizza. o@ Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report. Per poter procedere con l eliminazione di un oggetto del database è necessario che sia chiuso. In un ambiente multiutente assicurarsi che tutti gli utenti abbiano chiuso l'oggetto di database. Nel Riquadro di spostamento selezionare l oggetto da eliminare, quindi scegliere tra: be rto.a lb i er cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare Elimina dal menù di contesto, ro cliccare sul comando Elimina presente nel gruppo Record della scheda Home, premere il tasto CANC. Qualsiasi sia la scelta, viene visualizzata la sottostante finestra di colloquio per la conferma. 24

27 Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera. È possibile spostarsi tra i record utilizzando i pulsanti di spostamento. Primo record Record precedente Record corrente Record successivo Ultimo record Nuovo record (vuoto) Indicatore di filtro Casella Cerca Quando si fa clic nella casella Record corrente, è possibile digitare un numero di record e quindi premere INVIO per spostarsi a tale record. Il pulsante dell'indicatore di filtro indica se è stato applicato un filtro: Se il filtro è stato applicato, il valore del numero complessivo dei record è riferito ai record risultanti in base al filtro eventualmente utilizzato. Quando si immette del testo nella casella Cerca, il primo valore corrispondente viene evidenziato in tempo reale durante l'immissione dei caratteri Ordinare i record di una tabella, modulo, risultato di una query in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente. È possibile eseguire diversi tipi di ordinamento, tra questi accenniamo all'ordinamento semplice ed all'ordinamento complesso. Per gli altri tipi di ordinamento visionare la sezione Filtraggio e ordinamento della guida di Access. Ordinamento semplice: in visualizzazione Maschera, Foglio dati o Pagina viene eseguito l'ordinamento semplice, ovvero è possibile disporre tutti i record in ordine crescente o decrescente, ma non è possibile utilizzare entrambi i criteri di ordinamento 3 in più campi. L ordinamento avviene, dopo aver selezionato la colonna o la casella relativi ai dati da riordinare. 3 Criterio di ordinamento: metodo di organizzazione dei dati in base al valore o al tipo di dato. È possibile ordinare i dati alfabeticamente, numericamente o per data. I tipi di ordinamento utilizzano un ordine crescente (da 1 a 100, da A a Z) o decrescente (da 9 a 0, da Z a A). 25

28 Quindi si può cliccare sull icona dell ordinamento crescente o su quella dell ordinamento decrescente, in base alla necessità, presenti nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home. In alternativa, cliccando sulla colonna con il tasto destro del mouse, si sceglie il tipo di ordinamento dal menù di scelta rapida. Ordinamento complesso: In visualizzazione Struttura delle query, nella finestra Ordinamento/filtro avanzato, è possibile eseguire ordinamenti complessi. Ciò significa che è possibile disporre i record in ordine crescente in base ad alcuni campi e in ordine decrescente in base ad altri. 5.3 Tabelle Le informazioni incluse in un database sono memorizzate in tabelle, le quali contengono dati relativi ad uno specifico argomento, ad esempio : tabella impiegati Record Ogni record di una tabella contiene informazioni relative ad un singolo elemento, ad esempio: record del dipendente Antonio Rossi, record del dipendente Mario Neri, ecc.. Un record è composto da campi, ad esempio nome, cognome, indirizzo e numero di telefono. Un record è comunemente detto riga e un campo è comunemente detto colonna Inserire, eliminare record in una tabella. Per inserire un record, è innanzitutto necessario aprire una tabella o una maschera. Aggiungere record nella tabella utilizzando una maschera. Quando si crea un database basato su un modello disponibile in Access, in genere, alla prima apertura del database viene caricata una maschera di avvio. Ad esempio, se si crea un database basato sul modello Contatti, verrà caricata la maschera di avvio Elenco contatti. Nella gran parte di questi modelli è disponibile un pulsante che consente di aggiungere un nuovo record nella maschera di avvio. Nella maschera Elenco contatti è ad esempio disponibile il pulsante Nuovo contatto. 26

29 Utilizzare una maschera. Nel riquadro di spostamento cliccare doppiamente sul nome della maschera per aprirla nella visualizzazione predefinita. Per inserire un nuovo record è necessario cliccare sul pulsante di spostamento Nuovo record (vuoto) clic clic Aggiungere record nella tabella in visualizzazione foglio dati Una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati è analoga a un foglio di lavoro di Excel. In tale tabella è possibile digitare o incollare dati in uno o più campi (il campo equivale a una cella di un foglio di lavoro). In Access le modifiche apportate nella tabella sono automaticamente salvate non appena si sposta il cursore in un nuovo campo della stessa riga o in un'altra riga, pertanto non è necessario salvare manualmente i dati. 27

30 Nel riquadro di spostamento cliccare doppiamente sul nome della tabella per aprirla nella modalità predefinita (usualmente in visualizzazione foglio dati). clic clic Dopo l ultimo record è visibile una riga asteriscata che indica il punto d inserimento del nuovo record. La scritta (Nuovo) contenuta nel primo campo appare se questo è stato definito di tipo Contatore. che passa alla riga successiva. Eliminare un record. L inserimento dei dati all interno dei campi, quindi nel database, è segnalato dalla rappresentazione di una matita al posto dell asterisco, È possibile inserire un nuovo record, nel foglio dati, anche cliccando sull icona Nuovo, presente nel gruppo Record della scheda Home. L'eliminazione di un record determina la perdita definitiva delle informazioni dalla tabella. È pertanto consigliabile assicurarsi di volere effettivamente annullare un record prima di eliminarlo. Per eliminare un determinato record è necessario che esso, quindi la tabella che lo contiene, non sia correlato con altre tabelle; in questo caso è necessario, prima, modificare le relazioni. Selezionare il record o i record che si desidera eliminare posizionando il cursore nella casella di selezione del record, accanto al record, e quando assume l aspetto di una freccia a destra, cliccare e, eventualmente, trascinare per estendere la selezione e premere il tasto CANC. 28

31 oppure selezionare Elimina record, o dal menù di scelta rapida (tasto destro del mouse) o cliccando l icona presente nel gruppo Record della scheda Home Inserire, modificare, eliminare dati in un record. La gestione di un record avviene tramite una maschera o una tabella. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sull'elemento che si desidera aprire. Quando si apre una maschera o una tabella (in visualizzazione foglio dati), clic clic vengono visualizzate le eventuali informazioni esistenti e il primo campo del primo record risulta in genere selezionato o evidenziato. Se si inizia a digitare mentre i dati sono selezionati, i caratteri digitati sostituiranno i dati selezionati. Selezionare il record che contiene i campi da modificare utilizzando la barra di scorrimento verticale o tramite i pulsanti di spostamento. Per immettere informazioni in un campo, fare clic sul campo e quindi posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire le informazioni. Quando il cursore è posizionato nel campo digitare il testo che si desidera inserire. Per correggere un eventuale errore di digitazione, premere BACKSPACE. Modifica. È possibile che talvolta si desideri apportare modifiche a un record esistente, ad esempio per modificare un indirizzo. Per modificare un record esistente, aprire una maschera o una tabella, spostarsi al record che si desidera modificare e quindi apportare le modifiche desiderate. 29

32 Quando si passa a un altro record o si chiude la maschera o la tabella, le modifiche apportate vengono salvate. Eliminazione. È possibile eliminare i dati contenuti in singoli campi se le tabelle o le query sono aperte in visualizzazione Foglio dati in visualizzazione Maschera o Layout. o se sono presenti maschere per l'immissione di dati aperti Dopo aver evidenziato i dati da eliminare dal campo o aver posizionato il cursore nel campo, premere CANC. Oppure, nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina. Quando si passa a un altro record o si chiude la tabella o la maschera, le modifiche apportate vengono salvate automaticamente da Access Progettazione Un database progettato correttamente consente di accedere a informazioni aggiornate e accurate. Poiché una progettazione corretta è essenziale per raggiungere gli obiettivi desiderati utilizzando un database, è opportuno dedicare il tempo necessario all'apprendimento dei principi di una progettazione appropriata. Al termine, sarà molto più probabile disporre di un database in grado di soddisfare le esigenze e supportare facilmente eventuali modifiche. Dato che la presente dispensa vuole solo rispondere alle specifiche del Syllabus 5.0, per approfondire i concetti della progettazione di un database, si rimanda all articolo Nozioni fondamentali della progettazione di database della guida di Access Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi con i relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, sì/no. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Una nuova tabella, vuota, verrà inserita nel database e aperta in visualizzazione Foglio dati. È possibile definire i campi direttamente nella nuova tabella oppure aprire la tabella nella visualizzazione Struttura. 30

33 Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Modelli di tabella, quindi selezionare dall'elenco uno dei modelli disponibili. Verrà inserita una nuova tabella basata sul modello scelto. In access sono disponibili modelli per elementi comuni, ad esempio contatti, problemi e attività. Dopo aver creato la tabella, è necessario, almeno a seguito della creazione di una tabella vuota, l inserimento dei campi che definiranno il contenuto della tabella stessa. Si può procedere aggiungendo i campi in visualizzazione Foglio dati o utilizzando i modelli di campo. Aggiungere campi ad una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati. Nei campi (o colonne) si memorizzano le informazioni relative alla specifica tabella. In una tabella Contatti è, ad esempio, è possibile creare campi relativi a cognome, nome, numero di telefono, indirizzo e così via, mentre in una tabella Prodotti possono essere inclusi dati relativi al codice e al nome del prodotto, il prezzo, ecc.. A tutti i campi sono associate le caratteristiche che lo definiscono. A ogni campo è ad esempio associato un nome di identificazione univoca all'interno della tabella, nonché un tipo di dati scelto in base alle informazioni da memorizzare. Il tipo di dati determina i valori che possono essere memorizzati e le operazioni che è possibile eseguire, nonché la quantità di spazio di memorizzazione da allocare per ogni valore. A ogni campo, inoltre, è associato un gruppo di impostazioni denominato proprietà che ne definisce l'aspetto e il funzionamento. Quando si crea una nuova tabella, quest'ultima viene aperta in visualizzazione Foglio dati ed è possibile aggiungervi subito un campo digitando le informazioni desiderate nella colonna Aggiungi nuovo campo. Quando si immettono i dati in una nuova colonna, le informazioni digitate vengono utilizzate per riconoscere il tipo di dati appropriato per il campo. Se si digita una data, ad esempio , il campo viene automaticamente impostato su Data/ora. Se non sono disponibili informazioni sufficienti per impostare il tipo di dati in base a quelli digitati, il tipo di dati viene impostato su Testo. 31

34 Nella seguente tabella è riportato come i dati inseriti sono riconosciuti automaticamente. Tipo di informazioni digitate Tipo di dati impostato per il campo Luca Testo Collegamento ipertestuale Numerico (Intero lungo) Numerico (Intero lungo) ,99 Numerico (Precisione doppia) 50000,389 Numerico (Precisione doppia) Data/ora 31 dicembre 2006 Data/ora 10:50:23 Data/ora Data/ora Data/ora 12,50 Valuta 21,75 Numerico (Precisione doppia) 123,00% Numerico (Precisione doppia) 3,46E+03 Aggiungere campi mediante i modelli di campi. Numerico (Precisione doppia) È talvolta più semplice effettuare una selezione in un elenco predefinito di campi piuttosto che creare un campo manualmente. È possibile utilizzare il riquadro attività Modelli di campo per effettuare una scelta in un elenco di campi predefiniti che consentono un notevole risparmio di tempo ai fini della creazione dei campi. Per creare un nuovo campo mediante un modello, con la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, si clicca sull icona Nuovo campo presente nel gruppo Campi e colonne, della scheda Foglio dati degli Strumenti tabella. Viene visualizzato il riquadro Modelli di campo dove si clicca su uno dei modelli elencati, per trascinarlo nella tabella aperta. Quando si visualizza la riga di inserimento, rilasciare i campi che saranno inseriti nella posizione indicata. 32

35 riga di inserimento clic e trascina Applicare le proprietà dei campi, quali: dimensioni del campo, formato numerico, formato data/ora, valore predefinito. La progettazione e creazione di un database prevede la definizione di una o più tabelle, dei campi (colonne) di ogni tabella e l'impostazione del tipo di dati di ogni campo. Se ad esempio si desidera memorizzare date e ore, sarà necessario impostare un campo sul tipo di dati Data/ora. Se invece si desidera memorizzare nomi e indirizzi, sarà necessario impostare uno o più campi sul tipo di dati Testo e così via. È possibile impostare i tipi di dati per i campi della tabella lavorando sia in visualizzazione Foglio dati sia in visualizzazione Struttura. 33

36 Definire il tipo di dati ed il formato in visualizzazione Foglio dati. Successivamente si clicca sulla freccia a destra della casella Formato per scegliere quello preferito dall elenco visualizzato. Salvare le modifiche apportate. Selezionare il campo (la colonna) che si desidera modificare. Nel gruppo Tipo di dati e formattazione della scheda Foglio dati cliccare sulla freccia della casella Tipo di dati, quindi selezionare quello appropriato dall'elenco a discesa che viene visualizzato. Definire il tipo di dati ed il formato in visualizzazione Struttura. Posizionare il cursore del mouse nella casella della colonna Tipo dati in corrispondenza del campo che si desidera modificare e cliccare sulla freccia che appare a destra, per scegliere un nuovo tipo di dati dall elenco. Spostandosi nel riquadro Proprietà campo, nella scheda Generale, si clicca sulla freccia della casella Formato per selezionare il formato desiderato. 34

37 Nel riquadro Proprietà campo vengono elencate le proprietà che è effettivamente possibile impostare, in base al tipo di dati definito per il campo selezionato. Se viene visualizzata una freccia nella parte destra della casella della proprietà, cliccarci sopra per visualizzare l elenco delle possibili scelte. Di seguito sono elencate le proprietà disponibili per i campi. proprietà di campo DimensioneCampo Formato PosizioniDecimali NuoviValori MascheraDiInput Didascalia ValorePredefinito ValidoSe MessaggioErrore Richiesto ConsentiLunghezzaZero Indicizzato CompressioneUnicode Modalità IME funzione Per impostare le dimensioni massime dei dati memorizzati come Testo, Numeri o Contatore. Per personalizzare l'aspetto dei dati in visualizzazione o stampa. Per specificare il numero di decimali da utilizzare nella visualizzazione dei numeri. Per specificare se in un campo di tipo Contatore devono essere memorizzati valori incrementali o casuali. Per impostare tipologia e la modalità di immissione dei dati. Per impostare il testo visualizzato automaticamente nelle etichette di maschere, report e query. Per attribuire automaticamente un valore in un campo. Per definire la condizione da soddisfare quando si aggiunge o si modifica il valore del campo. Per inserire il testo da visualizzare quando viene digitato un valore che non rispetta la condizione presente nella proprietà ValidoSe Per rendere obbligatoria l'immissione di dati in un campo. Se impostato a Sì, consente l'immissione di una stringa a lunghezza zero ("") in un campo di tipo Testo o Memo. Per rendere più veloce l'accesso ai dati tramite un indice. Per comprimere il testo memorizzato nel campo in caso di dimensioni eccessive (> caratteri) Per controllare la conversione dei caratteri in una versione asiatica di Windows. Modalità frase IME SmartTag SoloAccodamenti FormatoTesto AllineamentoTesto Per controllare la conversione dei caratteri in una versione asiatica di Windows. Per collegare uno smart tag a un campo. Per consentire il controllo delle versioni di un campo Memo. Scegliere il formato RTF per la memorizzazione di testo come HTML. Scegliere Testo normale per memorizzare solo testo. Per specificare l'allineamento predefinito del testo. 35

38 Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta. In Microsoft Access è possibile condizionare i dati che possono essere immessi in un campo definendo una regola di convalida per quel campo. Se i dati immessi non sono conformi alla regola, verrà visualizzato un messaggio d errore che indica il tipo di immissioni consentite. La regola di convalida è la proprietà che definisce i valori di immissione validi per un campo o record in una tabella o per un controllo in una maschera. Quando la regola non viene rispettata, viene visualizzato il messaggio specificato nella proprietà Messaggio Errore. Una regola di convalida dei campi consente di verificare il valore immesso in un campo quando l'utente lo lascia. Esempio di creazione di una regola di convalida. Aprire una tabella in visualizzazione Struttura. Dalla finestra del generatore di espressioni clicchiamo sulla cartella Operatori per visualizzarne l elenco. Nella parte superiore della tabella cliccare sul campo per il quale si desidera definire la regola di convalida. Nella scheda Generale della sezione Proprietà campo cliccare sulla casella della proprietà Valido se e quindi digitare la regola di convalida oppure fare clic sul pulsante dei generatori per creare la regola di convalida utilizzando il Generatore di espressioni 4. Facendo doppio clic sull operatore desiderato, nella sezione superiore appare la formula già impostata che modificheremo secondo necessità. clic clic 4 Generatore di espressioni: Strumento di Access che può essere utilizzato per creare un'espressione. 36

39 er lb i Se viene impostata una regola di convalida su una tabella contenente dei dati, quando si salva la tabella verrà richiesto l eventuale applicazione della nuova regola ai dati esistenti. Se si conferma, in caso i dati esistenti violassero la regola di convalida, viene visualizzato un avviso. cn r.i t Ritornando sulla scheda Generale, nella casella Messaggio errore, digiteremo il messaggio che, in fase di inserimento dei dati, verrà visualizzato, nel momento in cui si passa ad altro campo, se il dato inserito non rientra nei parametri prestabiliti. Esempi di regole di convalida riferite a campi di tipo: Between #01/01/1999# And #31/12/2005#.a data/ora tra due date >12999 un valore maggiore di testo >="N" testi che iniziano con le lettere da N a Z rto numerico o valuta be Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati, le proprietà dei campi di una tabella. ro Prima di convertire un tipo di dati in un altro, è necessario considerare le conseguenze delle modifiche sull'intero database. Se vi sono query, maschere e report che utilizzano il campo che viene convertito, potrebbe essere necessario modificare le espressioni5 che dipendono dal campo modificato. Inoltre la modifica del tipo di dati potrebbe determinare il troncamento di alcuni o di tutti i dati inclusi in un campo e in alcuni casi potrebbe causare la perdita completa dei dati. 5 Espressione: Combinazione di operatori matematici o logici, costanti, funzioni, nomi di campo, controlli e proprietà che restituisce un valore unico. Le espressioni possono eseguire un calcolo, modificare caratteri o eseguire dei test su dati. 37

40 Il seguente elenco riporta le modifiche o le restrizioni di una conversione. In TESTO da: Memo Vengono mantenuti solo i primi 255 caratteri. Numerico, Valuta, Data/ora, Contatore Nessuna restrizione. Si/No Il valore 1 è convertito in SI, il valore 0 in NO. Collegamento ipertestuale Vengono troncati i collegamenti più lunghi di 255 caratteri. In MEMO da: Si/No Il valore 1 è convertito in SI, il valore 0 in NO. Testo, Numerico, Valuta, Data/ora, Contatore, Collegamento ipertestuale Nessuna restrizione. In NUMERICO da: Testo Il testo deve essere costituito da numeri e da separatori di valuta e decimali validi. Il numero di caratteri del campo di tipo Testo deve essere compreso nei limiti previsti per il campo di tipo Numerico. Memo Il campo di tipo Memo deve contenere solo testo e separatori di valuta e decimali validi. Il numero di caratteri del campo di tipo Memo deve essere compreso nei limiti previsti per il campo di tipo Numerico. Numerico, ma con una dimensione o precisione del campo Le dimensioni dei valori non devono essere maggiori o minori di quelle che possono essere memorizzate in base alla dimensione del nuovo campo. La modifica della precisione può determinare l'arrotondamento di alcuni valori. Data/ora Le date che è possibile convertire dipendono dalla dimensione del campo numerico. Tenere presente che in Access le date vengono memorizzate come date seriali e che i valori di data vengono memorizzati come numeri interi a virgola mobile e precisione doppia. La data 30 dicembre 1899 viene utilizzata in Access come la data 0. Valuta, Contatore I valori devono essere compresi nel limite di dimensioni impostato per il campo. Si/No Il valore SI è convertito in 1, il valore NO in 0. Collegamento ipertestuale Non applicabile 38

41 In DATA/ORA da: Testo, Memo Il testo originale deve essere costituito da una data riconoscibile o da una combinazione di data e ora. Ad esempio, 18-gen Numerico Il valore deve essere compreso tra e , Valuta Il valore deve essere compreso tra e ,9999. Contatore Il valore deve essere > di ed essere > di Si/No Il valore 1 (SI) è convertito 29 dicembre 1899, il valore 0 (NO) nell ora Collegamento ipertestuale Non applicabile. In VALUTA da: Testo, Memo Il testo deve essere costituito da numeri e separatori validi. Numerico, Contatore Nessuna restrizione. Data/ora Nessuna restrizione, ma è possibile che il valore venga arrotondato. Si/No Il valore -1 (Sì) viene convertito in 1. Il valore 0 (No) viene convertito in 0. Collegamento ipertestuale Non applicabile. In CONTATORE da: Testo, Memo, Numerico, Data/ora, Valuta, Sì/No Non consentito se il campo di tipo Contatore è utilizzato come chiave primaria. Collegamento ipertestuale Non applicabile. In SI/NO da: Testo, Memo Perdita di dati se differenti dai valori Sì, No, Vero, Falso, On o Off. Numerico, Valuta Il valore zero o Null viene convertito in No. Tutti gli altri valori vengono convertiti in Sì. Data/ora Il valore Null o il valore di ora viene convertito in No. Tutti gli altri valori vengono convertiti in Sì. Contatore Tutti i valori vengono convertiti in Sì. Collegamento ipertestuale Non applicabile. 39

42 In COLLEGAMENTO IPERTESTUALE da: Testo, Memo Se il testo originale contiene un indirizzo Web valido, ad esempio adatum.com, oppure il testo viene convertito in un collegamento ipertestuale. Viene tentata la conversione di altri valori, ovvero il testo viene visualizzato sottolineato e il puntatore del mouse cambia aspetto quando lo si posiziona sul collegamento, ma i collegamenti non sono funzionanti. Il testo può contenere qualsiasi protocollo Web valido, ovvero gopher://, telnet://, ftp://, wais:// e così via. Numerico Non consentito quando un campo di tipo Numerico fa parte di una relazione. Se il valore originale è espresso nella forma di un indirizzo IP valido (quattro gruppi di tre numeri separati da un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) e il numero coincide con un indirizzo Web, la conversione restituirà un collegamento valido. In caso contrario, all'inizio di ogni valore viene automaticamente aggiunto e i collegamenti risultanti non sono validi. Data/ora In Access viene aggiunto all'inizio di ogni indirizzo, ma i collegamenti risultanti non sono quasi mai validi- Valuta In Access viene aggiunto all'inizio di ogni valore, ma, analogamente alle date, i collegamenti risultanti non sono quasi mai validi. Contatore Non consentito quando il campo di tipo Contatore fa parte di una relazione. In Access viene aggiunto all'inizio di ogni valore, ma i collegamenti risultanti non sono quasi mai validi. Si/No In Access tutti i valori Sì vengono convertiti in -1 e tutti i valori No vengono convertiti in 0 e all'inizio di ogni valore viene aggiunto I collegamenti risultanti non sono validi Definire un campo come chiave primaria. Una chiave primaria è un campo o un set di campi, inclusi nella tabella, che forniscono un identificatore univoco per ogni riga tabellare. In un database relazionale le informazioni vengono suddivise in tabelle separate in base all'argomento. Per riunire le informazioni vengono utilizzate le relazioni e le chiavi primarie delle tabelle. Ciò è possibile poiché dopo aver definito la chiave primaria, la si utilizza in altre tabelle per fare riferimento alla tabella a cui appartiene. Per esempio, il campo ID cliente nella tabella Clienti potrebbe essere visualizzato anche nella tabella Ordini. Nella tabella Clienti, tale campo corrisponde alla chiave primaria, mentre nella tabella Ordini è denominata chiave esterna (in termini semplici, una chiave esterna è la chiave primaria di un'altra tabella). 40

43 Chiave primaria Chiave esterna I valori che costituiscono la chiave primaria devono identificare ogni riga in modo univoco, non devono essere mai vuoti o Null (ovvero devono sempre contenere un valore), e non devono essere mai, se non molto raramente, modificati. Se si dispone di una tabella in cui a ogni record è associato un numero di identificazione, ad esempio un numero ID, un numero di serie o un codice, tale campo potrebbe essere adatto a costituire la chiave primaria. Affinché la chiave primaria funzioni in modo corretto, il campo deve identificare in modo univoco ogni riga, non contenere mai valori vuoti o Null e non essere mai o quasi mai modificato. Per impostare la chiave primaria è necessario utilizzare la visualizzazione Struttura. Si seleziona il campo, o i campi, che si desidera utilizzare come chiave primaria: Per selezionare un campo, fare clic sul selettore di riga relativo al campo desiderato. Per selezionare più campi, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sul selettore di riga di ogni campo. Nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione della barra degli Strumenti tabella, fare clic su Chiave primaria. 41

44 Per eliminare l indicizzazione del campo o per cambiare la tipologia della chiave da primaria (senza duplicati) a secondaria (con duplicati), si clicca sulla freccia a destra della casella Indicizzato, nella sezione delle Proprietà campo e selezionare Si (Duplicati ammessi). In alternativa si può cliccare, sul campo da impostare a chiave primaria, con il tasto destro del mouse e selezionare Chiave primaria dall elenco di scelta rapida che viene visualizzato. Verrà aggiunto un indicatore di chiave a sinistra del campo definito come chiave primaria e con la impostazione, nelle Proprietà campo, a Indicizzato Si (Duplicati non ammessi) Inserire un campo in una tabella esistente. Dopo aver aperto il database, si cerca nel riquadro di spostamento la tabella da modificare per aprirla in visualizzazione Foglio dati o visualizzazione Struttura. Inserire un campo in visualizzazione Foglio dati Clic clic Fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare, per aprirla in visualizzazione Foglio dati. Se necessario, scorrere in senso orizzontale fino a primo campo vuoto. Per impostazione predefinita, verrà visualizzato Aggiungi nuovo campo nella riga di intestazione di tutti i nuovi campi. Fare doppio clic sulla riga di intestazione e quindi digitare un nome per il nuovo campo. Clic clic 42

45 Per inserire un campo prima di uno già presente, si seleziona la colonna a sinistra della quale si desidera inserire il nuovo campo quindi dal gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati si clicca su per inserire un nuovo campo (Campo1, ecc.), cui assegnare un nome e definirne le proprietà. Precedentemente, nel paragrafo Aggiungere campi mediante i modelli di campi, è stata spiegata la procedura per inserire un nuovo campo selezionandolo da un modello esistente; ovviamente, il campo inserito, è già nominato e possiede le proprietà standard di quella specifica voce. Inserire un campo in visualizzazione struttura Nella colonna Nome campo selezionare la prima riga vuota e quindi digitare un nome per il campo. Nella cella adiacente, relativa alla colonna Tipo dati, automaticamente viene assegnato il tipo dati Testo; cliccando sulla freccia, a destra nella casella, si visualizza l elenco delle tipologie tra cui scegliere quella più adatta. Nella scheda Generale, della sezione Proprietà campo, si possono definire tutte le specifiche da attribuire al nuovo campo. Nel riquadro di spostamento cliccare, con il tasto destro del mouse, sul nome della tabella da aprire, dal menù rapido, selezionare Visualizzazione Struttura. Per inserire un nuovo campo tra quelli già presenti, si seleziona il campo prima del quale effettuare l inserimento, quindi si clicca con il tasto destro del mouse per aprire il menù di scelta rapida ove selezionare: 43

46 Si prosegue con l attribuzione del nome, del tipo e delle proprietà del campo. Qualsiasi sia il percorso utilizzato per l inserimento del nuovo campo, alla fine salvare le modifiche apportate Modificare l ampiezza delle colonne, o delle righe, di una tabella. Aprire una tabella in visualizzazione foglio dati quindi: Per impostare una larghezza specifica per una colonna, posizionare il puntatore sul bordo destro della colonna da ridimensionare, finché non assume l aspetto di una linea con doppia freccia, e trascinare fino a ottenere la larghezza desiderata. Per adattare la larghezza della colonna ai dati in essa contenuti, fare doppio clic sul bordo destro della relativa intestazione. Trascinare il cursore per cambiare la larghezza della colonna. Trascinare qui per cambiare l altezza delle righe, per tutte le righe. Per ridimensionare le righe, posizionare il puntatore tra due selettori di record qualsiasi sul lato sinistro del foglio dati, come illustrato nella figura, e trascinare fino a ottenere le dimensioni di riga desiderate. Fare doppio clic sul margine destro di una intestazione di colonna per cambiare la dimensione della colonna ed adattarla ai dati in essa contenuti. 44

47 5.4 Cercare informazioni Operazioni fondamentali Il reperimento delle informazioni può essere effettuato tramite due operazioni fondamentali diverse tra loro: la ricerca ed il filtraggio. t La ricerca consiste nell individuazione di uno o più record in tabelle, query e maschere di database. cn r.i Il filtraggio consiste nella visualizzazione di record corrispondenti a una specifica condizione. L'ordinamento, assieme al filtraggio rappresentano il processo di selezione ed organizzazione, in uno specifico ordine, di un insieme di record (Trova e Sostituisci). Trovare i dati in una tabella o maschera o@ Usare il comando di ricerca per trovare una parola, un numero, una data specificati in un campo. be rto.a lb i er Nella tabella, o maschera, selezionare il campo (colonna) in cui eseguire la ricerca. Cliccare sull icona Trova, presente nel gruppo Trova della scheda Home. ro Scelta rapida da tastiera + Nella casella Trova digitare la stringa di ricerca. Nella prima casella Cerca in:, selezionare un campo per eseguire la ricerca in tutti i record solo nel campo corrente; selezionare il foglio dati per eseguire la ricerca in tutti i campi di tutti i record. nome campo nome foglio dati o maschera 45

48 Nella casella Confronta: si seleziona il tipo di corrispondenza della stringa nel campo. Ad esempio: Parte del campo: per la stringa berg trova sia Bergen sia Heidelberg. Campo intero: per la stringa London trova London ma non Londonderry. Inizio campo: per la stringa berg trova Bergen ma non Heidelberg. Nella seconda casella Cerca in:, selezionare una direzione di ricerca verso il primo record, verso l ultimo record o nell intera tabella Applicare un filtro ad una tabella, query, maschera o report. Un filtro può essere definito come un criterio, una regola indicata in un campo, che definisce il valore che si vuole visualizzare in esso. Applicando il filtro, sono visualizzati solo i record contenenti i valori rispondenti ai criteri definiti; gli altri record rimarranno nascosti fino alla rimozione del filtro. Per visualizzare, ad esempio, tutte le persone il cui compleanno cade in un mese specifico, è possibile fare clic sui comandi di menù appropriati. 1 I filtri disponibili dipendono dal tipo di dati presenti nella colonna selezionata. 2 Le possibilità comprese nel filtro Tutte le date nel periodo ignorano le parti giorno e anno del formato tipo data/ora. Vediamo quale risultato si otterrà selezionando, come criterio da applicare, il mese di aprile: 46

49 3 Le icone nell'intestazione di colonna, sulla barra di spostamento tra i record e nel gruppo Ordina e filtra della scheda Foglio dati degli Strumenti tabella, indicano che la visualizzazione corrente è filtrata in base alla colonna Data di nascita. 4 Se si posiziona il mouse sull'intestazione di colonna, verrà visualizzata la descrizione del criterio del filtro corrente. Quando si applica un ulteriore filtro a una colonna già filtrata, il filtro precedente viene rimosso prima di applicare quello nuovo. Anche se per ogni campo è attivo un solo filtro per volta, è possibile specificare un filtro diverso per ogni campo incluso nella visualizzazione. Filtri Comuni. Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati, oppure una maschera in visualizzazione Maschera o un report in visualizzazione Report o Layout. Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva: La modalità di rimozione dei filtri è spiegata nel paragrafo successivo: Eliminare l applicazione di un filtro da una tabella, query, maschera o report. Fare clic in un punto qualsiasi della colonna o del controllo corrispondente al primo campo da filtrare. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Filtro in modo da visualizzare il menù di ordinamento e selezione. È possibile applicare un filtro in base ai valori di campo, deselezionando le caselle di controllo, a sinistra della visualizzazione dei valori da non considerare nel criterio di filtraggio, quindi cliccare su OK. 47

50 In base alla tipologia del campo selezionato, per applicare un filtro comune si clicca su: Per un campo Data/ora Per un campo Numerico Per un campo Testo Le finestre di colloquio per l inserimento dei valori, a parità di criterio, sono molto simili: Ripetere i passaggi precedenti per ogni campo che si desidera filtrare. Filtro in base a selezione. Si seleziona il valore che si desidera utilizzare come base per il filtro, ad esempio, nel campo Data di nascita, si clicca sulla data 10/08/1977 e, quindi, su uno dei comandi di selezione disponibili nel menù che viene visualizzato cliccando sull icona Selezione nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home. I comandi disponibili cambiano in base al tipo di dati cha caratterizzano il valore selezionato. Anche cliccando direttamente con il pulsante destro del mouse sul campo, si ha la disponibilità di questi comandi, presenti nel menù di scelta rapida che viene visualizzato. 48

51 Di seguito riassumiamo i passi per filtrare in base alla selezione: 1) Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati, oppure una maschera in visualizzazione Maschera o un report in visualizzazione Report o Layout. 2) Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva. 3) Spostarsi nel record in cui è contenuto il valore da utilizzare come parte del filtro e quindi fare clic nella colonna (in visualizzazione Foglio dati) o nel controllo (in visualizzazione Maschera, Report o Layout). 4) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione, quindi sul filtro che si desidera applicare. 49

52 Filtro in base a maschera. Questo tipo di filtro risulta utile quando si desidera filtrare numerosi campi in una maschera o in un foglio dati. Se ad esempio si desidera trovare tutti i record dei clienti la cui posizione è quella di Titolare e in cui la persona risiede a Roma o a Trieste, aprire la maschera Clienti e,...nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home, fare clic su Ordinamento/filtro avanzato e quindi su Filtro in base a maschera. Immettere il primo insieme di valori, fare clic sulla scheda Oppure e quindi immettere l'insieme di valori successivo. Il risultato della selezione si ottiene attivando il filtro. Per attivare il filtro: Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro. Verranno visualizzati solo i record che corrispondono a quanto specificato 50

53 Di seguito riassumiamo i passi per filtrare in base a maschera: 1) Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati o una Maschera in visualizzazione maschera. 2) Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva. 3) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate, quindi scegliere Filtro in base a maschera dal menù di scelta rapida. 4) In base alla visualizzazione utilizzata, eseguire una delle operazioni seguenti: In visualizzazione Foglio dati fare clic sulla prima riga della colonna da filtrare. Cliccare sulla freccia visualizzata e quindi selezionare un valore. Per aggiungere altri valori, fare clic sulla scheda Oppure nella parte inferiore del foglio dati e selezionare un altro valore. 51

54 er È possibile aggiungere altri valori facendo clic sulla scheda Oppure nella parte inferiore della maschera e selezionando un altro valore. Fare di nuovo clic sulla scheda Oppure per aggiungere eventuali altri valori. cn r.i t In visualizzazione Maschera fare clic sulla freccia visualizzata nel controllo e quindi selezionare un valore in base al quale applicare il filtro. ro be rto.a lb i 5) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro. 52

55 Filtri avanzati. Tramite la funzionalità Ordinamento/filtro avanzato (presente nell elenco visualizzato cliccando sulla voce Avanzate, presente nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home), è possibile applicare filtri non disponibili nell'elenco di filtri comuni. Tale funzione richiede una certa familiarità con la scrittura di espressioni (simili alle formule create in Excel), e ai criteri specificati durante la progettazione di una query. Verificare che alla visualizzazione corrente non sia già applicato un filtro; nel caso eliminarlo. DDOOPP PPI IIOO CCLLI IICC OO CCLLI IICC EE TTRRAASSCCI IINNAA Nella riga Criteri di ogni campo specificare un criterio. I criteri vengono applicati complessivamente. Risulteranno visualizzati solo i record che corrispondono a tutti i criteri specificati nella riga Criteri. Si apre una tabella, o una query, in visualizzazione Foglio dati, una maschera in visualizzazione Maschera o un report in visualizzazione Report o Layout. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate, quindi scegliere Ordinamento/filtro avanzato dal menù di scelta rapida. Aggiungere i campi a cui applicare il filtro alla griglia. 53

56 Per specificare criteri alternativi per un singolo campo, digitare il primo criterio nella riga Criteri: e il secondo nella riga Oppure: e così via. per visualizzare le righe filtrate. cn r.i t Cliccare su Attiva/disattiva filtro Eliminare l applicazione di un filtro da una tabella, query, maschera o report. o@ Per ripristinare la visualizzazione completa di tutti i record (non filtrata), rimuovere i filtri. er Per passare dalla visualizzazione filtrata a quella non filtrata e viceversa, fare clic su Attiva/disattiva filtro nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home. Se un filtro non è più necessario è possibile rimuoverlo definitivamente cancellandolo. ro be rto.a lb i È possibile cancellare un filtro da un singolo campo oppure tutti i filtri da tutti i campi nella visualizzazione. 54 Per cancellare un filtro da un singolo campo, cliccare sulla freccia nell'intestazione di colonna, o sull icona di segnalazione dell applicazione del filtro, e quindi scegliere Cancella filtro da campo. Per cancellare tutti i filtri da tutti i campi cliccare su Avanzate nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home, quindi scegliere Cancella tutti i filtri dal menù di scelta rapida.

57 5.4.2 Query Una query è una richiesta d azione o d interrogazione (o entrambe) riferita ai dati contenuti in un database Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre e analizzare dei dati. cn r.i t Una query può essere utilizzata per estrarre informazioni, eseguire calcoli, combinare dati di diverse tabelle oppure aggiungere, modificare o eliminare i dati nelle tabelle. Eseguendo la query è possibile analizzare i dati verificandone la consistenza in base al risultato ottenuto quando si applicano determinati criteri e/o unendo informazioni prelevate da diverse origini record (tabelle ed altre query). Esistono diversi tipi di query, ognuno finalizzato a uno scopo diverso: o@ Le query di selezione consentono ad esempio di visualizzare i dati che rispondono a determinati criteri o per eseguire calcoli. er Le query di comando di modificare i dati (aggiungere, modificare, eliminare) o di creare una nuova tabella. lb i Le query con parametri richiedono l'impostazione di criteri al momento dell'esecuzione Creare e salvare una query su una sola tabella usando dei criteri di ricerca assegnati..a È possibile creare la query in visualizzazione Struttura oppure mediante una procedura guidata. rto Si utilizzerà innanzitutto una procedura guidata per creare la query, quindi la si perfezionerà in visualizzazione Struttura. ro be Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Creazione guidata Query. Nella finestra di dialogo Nuova query fare clic su Creazione guidata Query semplice e quindi sul pulsante OK. 55

58 Una volta scelta la tabella, si devono selezionare i campi che si vogliono visualizzare nel risultato. Nella sezione Campi disponibili: si clicca, prima sul nome del campo, poi sulla freccia a destra (oppure doppio clic sul nome); si ripete il passaggio per ogni campo da selezionare. Per selezionare tutti i campi in una volta sola, si clicca sulla doppia freccia a destra. Viene visualizzata la specifica finestra dove, nella sezione Tabelle/query, si clicca sul nome della tabella contenente i dati che si desidera utilizzare. Nel nostro caso, fare clic sul nome Tabella: Tabella1. Notare la possibilità di utilizzare un'altra query come origine record. Si prosegue cliccando sul pulsante Avanti. La successiva finestra di colloquio permette di definire se la nuova query dovrà produrre un risultato di dettaglio, che mostrerà tutti i campi dei record rispondenti ai criteri che saranno definiti successivamente, o di riepilogo, dove il risultato mostrerà solo i campi selezionati ed il cui contenuto sarà il calcolo del valore di riepilogo in base all opzione scelta. 56

59 Nel caso si voglia applicare una o più opzioni di riepilogo, i campi selezionati devono essere di tipo valuta o numerici. Si spunta la casella di dettaglio o quella di riepilogo. Nel secondo caso si attiva il pulsante che permette la visualizzazione della finestra delle opzioni. È possibile scegliere tra la somma dei valori contenuti in un campo oppure calcolare il valore medio, minimo o massimo tra quelli espressi. Una ulteriore funzione permette di contare i record. Nel passaggio successivo viene chiesto di nominare la query e, nel caso, modificare la struttura e/o i criteri della query. Quindi si procede cliccando su Fine. 57

60 La query viene salvata automaticamente tra gli oggetti del database con il nome attribuito dal sistema, o con quello da noi digitato. Avendo selezionato, nell ultima finestra di Creazione guidata Query semplice, la modifica della struttura della query, questa viene mostrata in visualizzazione struttura dove, nella riga dei criteri, inseriremo nel campo in base al quale effettuare l estrazione dei record, il criterio di selezione Nell esempio è stata inserita la parola Roma come criterio di selezione cosicché, cliccando sull icona Esegui (presente nel gruppo Risultati della scheda Struttura contenuta nella barra degli Strumenti query), si esegue la query ottenendo, come risultato, i soli record con Roma nel campo Città. Creazione di una query in visualizzazione struttura. Una query, come già accennato, può essere creata anche in visualizzazione struttura, cliccando sull icona Struttura query, presente nel gruppo Altro della scheda Crea. Viene creata una nuova query vuota (il cui nome Queryn è assegnato in automatico dal sistema), in visualizzazione struttura. Contemporaneamente è visualizza la finestra di dialogo Mostra tabella, in cui scegliere tabelle e/o query da aggiungere alla struttura della query. 58

61 Per aggiungere la tabella, o la query, si fa doppio clic su di essa o, dopo averla selezionata, si clicca su Aggiungi. Dopo aver inserito la tabella, o la query, si clicca su per chiudere la finestra Mostra tabella e selezionare i campi che costituiranno la nuova query. Il segno di spunta nella casella Mostra, permetterà la visualizzazione di quel campo nel risultato della query. I campi vengono inseriti, dopo averli selezionati, facendo doppio clic (inserimento nella prima colonna libera), o trascinandoli con il mouse nella posizione voluta. Si procede, quindi, con l inserimento dei criteri (come già visto nella creazione guidata) e con il salvataggio che si effettua selezionando il comando Salva visualizzato cliccando il pulsante Microsoft. Viene visualizzata la finestra Salva con nome, dove possiamo digitare il nome della nuova query o confermare quello assegnato dal sistema. 59

62 Creare e salvare una query su due tabelle usando dei criteri di ricerca assegnati. 1 Se fosse necessario utilizzare due tabelle perché, ad esempio, si vuole realizzare una query che restituisca un elenco di ordini del primo trimestre (in questo caso necessitano sia la tabella Clienti che la tabella Ordini), s interviene nella finestra Creazione guidata Query semplice dove si selezionano sia le tabelle che i campi che dovranno essere utilizzati nella query stessa. 2 ) Dopo aver selezionato i campi della prima tabella, si passa alla successiva cliccando sulla freccia a destra della casella Tabelle/ query, per visualizzare l elenco delle tabelle, e/o query, da scorrere per effettuare la nuova selezione. Una volta selezionati tutti i campi utilizzati dalla nuova query, si procede cliccando su. 2 1 ) Dalla tabella Clienti selezioniamo i campi ID, Società, Città e mentre, della tabella Ordini, utilizziamo i campi ID ordine e Data ordine. La successiva finestra chiede se la nuova query dovrà essere di dettaglio o di riepilogo. Nel presente esempio si prosegue con la creazione di una query di dettaglio quindi, nella seguente finestra, viene chiesto d inserire un nome da assegnare al posto di quello proposto automaticamente. 60

63 Dovendo assegnare i criteri di selezione, si spunta la casella Modificare la struttura della query e si clicca sul pulsante. Viene visualizzata la finestra della struttura della query dove, nella parte superione, sono riportate le tabelle utilizzate e la linea di unione che ne rappresenta la relazione. elencate le possibili soluzioni ottenibili. Per evitare risultati non rispondenti alle aspettative, è necessario verificare le proprietà della relazione cliccando su di essa con il tasto destro del mouse, e selezionando Proprietà join causando l apertura della omonima finestra. In essa sono riportati i nomi delle due tabelle ed il campo che le relaziona, in basso sono Volendo conoscere per ogni cliente tutti gli ordini fatti nel primo trimestre dell anno, si selezionerà la terza soluzione. Dato che ci interessano gli ordini del primo trimestre di un determinato anno, nella casella Criteri del campo Data Ordine scriveremo: Between #01/01/2006# And #31/03/2006# 61

64 Creazione di una query su due tabelle, in visualizzazione struttura. Viene impostata la query a cui, il sistema assegna il nome Query1. Sono da definire le tabelle che saranno utilizzate, selezionandole dall elenco contenuto nella finestra Mostra tabella. La query, come già sappiamo, può essere creata anche in visualizzazione struttura, cliccando sull icona Struttura query, presente nel gruppo Altro della scheda Crea. Doppio clic sulla tabella o clic sul pulsante Aggiungi, dopo la selezione del nome. Conclusa la scelta delle tabelle (o query), da utilizzare, si clicca sul pulsante. È sempre opportuno verificare le proprietà della relazione, cliccando su di essa con il tasto destro del mouse, e selezionare Proprietà join per aprire l omonima finestra, come già illustrato nella precedente creazione guidata. Da ogni tabella si selezionano i campi che costituiranno la query. Essi vengono inseriti, dopo averli selezionati, facendo doppio clic (l inserimento avviene nella prima colonna libera), o trascinandoli con il mouse nella posizione voluta. Si procede, quindi, con l inserimento dei criteri nella casella Criteri del campo Data Ordine, ove scriveremo: Between #01/01/2006# And #31/03/2006# 62

65 Il risultato dell esecuzione della query sarà una terza tabella, composta dai campi selezionati dalle due tabelle di origine, i cui record saranno solo quelli rispondenti ai criteri di selezione inseriti. Selezionando il comando Salva visualizzato cliccando il pulsante si visualizza la finestra Salva con nome, dove possiamo digitare il nome da dare alla nuova query o confermare quello assegnato dal sistema Aggiungere criteri ad una query utilizzando i seguenti operatori: = (uguale), <> (diverso), < (minore di), <= (minore di o uguale a), > (maggiore di), >= (maggiore di o uguale a). I criteri, come le formule, sono costituiti da stringhe contenenti riferimenti a campi, operatori e costanti. Un operatore è una parola o un simbolo che indica una specifica relazione aritmetica o logica tra gli altri elementi di un'espressione; sono in genere utilizzati per indicare una relazione tra due identificatori. Essi si dividono in: Operatori aritmetici Operatori logici Operatori di concatenazione Operatori speciali consentono di calcolare un valore da due o più numeri oppure di modificare il segno di un numero da positivo a negativo. (+, -, *, /, \, Mod, ^) consentono di combinare due valori e restituire un risultato True, False o Null. Gli operatori logici vengono inoltre definiti operatori booleani. (And, Oppure, Eqv, Not, Xor) consentono di combinare insieme due valori di testo in una stringa. (&, +) Is Null o Is Not Null (determina se un valore è nullo o no) Like (confronta i valori delle stringhe utilizzando i caratteri? e *) Between (inclusione, in un intervallo, di un valore numerico o di tipo data) In(stringa, ) (verifica la presenza di una determinata stringa di caratteri all interno di altre stringhe Operatori di confronto consentono di confrontare i valori e restituire un risultato True, False oppure Null (valore sconosciuto). < verifica se il primo valore è minore del secondo valore <= verifica se il primo valore è minore o uguale del secondo valore > verifica se il primo valore è maggiore del secondo valore >= verifica se il primo valore è maggiore o uguale del secondo valore = verifica se il primo valore è uguale al secondo valore <> verifica se il primo valore è diverso del secondo valore 63

66 Vediamo ora, come utilizzare gli operatori di confronto in una query di selezione basata sulla tabella Prodotti. Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia inferiore a 10 euro, nel campo criteri scriviamo: Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale o inferiore a 10 euro, nel campo criteri scriviamo: Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia superiore a 10 euro, nel campo criteri scriviamo: 64

67 Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale o superiore a 10 euro, nel campo criteri scriviamo: Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale a 10 euro, nel campo criteri scriviamo: Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia diverso da 10 euro, nel campo criteri scriviamo: Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o più dei seguenti operatori logici: AND, OR, NOT. Più criteri specificati in diversi campi nella riga Criteri vengono combinati mediante l'operatore AND. Se, per esempio, vogliamo estrarre, dalla tabella Prodotti, solo quelli appartenenti alla Categoria Frutta secca ed il cui Prezzo di listino sia uguale o inferiore ad 10 dobbiamo scrivere, queste specifiche, negli rispettive colonne della medesima riga Criteri. In altre parole, i criteri specificati nei campi Prezzo di listino e Categoria sono interpretati nel seguente modo: Prezzo di listino <= 10 AND Categoria = Frutta secca 65

68 I campi Prezzo di listino e Categoria contengono i criteri. Solo i record che soddisfano entrambi i criteri sono inclusi nel risultato della query. Si supponga che si desideri invece che solo una di tali condizioni venga soddisfatta, ovvero di definire dei criteri alternativi combinati tra loro dall operatore OR. In questo caso è possibile utilizzare sia la riga Criteri sia la riga Oppure nella griglia di struttura. Il criterio del Prezzo di listino è definito nella riga Criteri:, mentre quello relativo alla Categoria è contenuto nella riga Oppure: Nel risultato dell esecuzione della query saranno inclusi tutti i record il cui prezzo di listino sia inferiore o uguale a 10 (indipendentemente da quanto contenuto nel campo Categoria) e, congiuntamente, tutti i record appartenenti alla categoria Frutta secca, indipendentemente da quale che sia il loro prezzo di listino. 66

69 I criteri specificati nelle righe Criteri e Oppure vengono combinati mediante l'operatore OR: Prezzo di listino <= 10 OR Categoria = Frutta secca Se è necessario specificare più alternative, si utilizzano le righe sotto la riga Oppure. Nel caso non si volesse prendere in considerazione i record che abbiano una particolare caratteristica, ad esempio vogliamo un elenco di tutti i prodotti tranne la frutta secca, si utilizzerà l operatore logico NOT, per effettuare l esclusione. Nella colonna Categoria, in corrispondenza della riga dei criteri, dopo l operatore Not si definisce ciò che si vuole escludere dal risultato Utilizzare un carattere jolly in una query: *, %,? o _. I caratteri jolly sono caratteri che possono essere utilizzati in query ed espressioni per eseguire confronti fra stringhe. Di seguito sono illustrati alcuni di questi ed il numero di caratteri a cui corrispondono. * o % Corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri. È possibile utilizzare l'asterisco (*) in qualsiasi posizione in una stringa di caratteri.? o _ Corrisponde a qualsiasi singolo carattere alfabetico. no*/no% trova nome, note e notare ma non annotare. b?llo/b_llo trova ballo, bello e bollo. I sopra elencati caratteri jolly sono utilizzati con l operatore Like. I caratteri jolly SQL ANSI % e _ sono supportati solo nel modulo di gestione di database di Microsoft Access e nel provider Microsoft OLE DB per Microsoft Office Access Tali caratteri verranno quindi considerati come variabili letterali se utilizzati tramite Microsoft Office Access 2007 o DAO. 67

70 Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri. Per aggiungere, modificare o eliminare i criteri a una query, è necessario aprire la stessa in visualizzazione Struttura e quindi individuare i campi nei quali si desidera intervenire. In caso di aggiunta digitare i nuovi criteri nello specifico campo della riga Criteri. In caso di modifica, si seleziona il criterio interessato alla variazione, e si eseguono i cambiamenti. 68

71 t cn r.i In caso di eliminazione, si seleziona il criterio o, se necessario, l intera riga di criteri e si preme il tasto Canc della tastiera. er Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere, visualizzare dei campi. lb i Per aggiungere, eliminare, spostare o nascondere un campo in una query, è necessario aprire la stessa in visualizzazione Struttura e quindi: doppio clic o clic e trascina ro be rto.a Per aggiungere un campo nella griglia di struttura, lo si trascina dalla finestra di progettazione della query oppure vi si clicca sopra doppiamente, per aggiungerlo automaticamente alla prima colonna vuota nella griglia dei campi. 69

72 t cn r.i er Per spostare un campo si seleziona la colonna posizionando il cursore del mouse sul bordo superiore della stessa e, quando il cursore assume la forma di una freccia con la punta rivolta in basso, si clicca e trascina nella nuova posizione. I punti d inserimento sono riconoscibili dall evidenziazione della linea di separazione tra colonne. oppure o@ Per eliminare un campo si seleziona la colonna posizionando il cursore del mouse sul bordo superiore della stessa e, quando il cursore assume la forma di una freccia con la punta rivolta in basso, si clicca il tasto Canc della tastiera, o si clicca sull icona Elimina colonne, presente nel gruppo Imposta query della scheda Struttura degli Strumenti query. rto.a lb i Per nascondere un campo si deseleziona la specifica casella nella riga Mostra:. be Eseguire una query. ro Quando si seleziona una query si visualizza la barra degli Strumenti query: Per eseguire una query si clicca sull icona Esegui, contenuta nel gruppo Risultati della scheda Struttura. 70

73 5.5 Oggetti Gli oggetti sono gli elementi che, pur avendo singolarmente caratteristiche e funzionalità diverse (tabelle, maschere, report, macro e moduli), nel loro insieme costituiscono il database. t Maschere cn r.i Una maschera è un oggetto di database che può essere considerato come un'interfaccia tra l utilizzatore e il database per la gestione dei dati in esso contenuti, utilizzando routine e applicazioni di database. Una maschera è definita "associata" quando è direttamente connessa a un'origine dati, ad esempio una tabella o una query, e può essere utilizzata per immettere, modificare o visualizzare dati da tale origine dati. o@ Capire che una maschera viene usata per visualizzare e gestire i record. Una maschera è un tipo di oggetto di database utilizzato principalmente per: Aggiungere, modificare o eliminare i dati nelle tabelle o nelle query. Ordinare i record nelle tabelle e nelle query. er Ricercare i record rispondenti a determinati valori nei campi, in tabelle e query. Effettuare calcoli con i dati delle Tabelle. lb i Visualizzare in un formato opportuno i record contenuti nelle tabelle o nelle query per evitare errori nella loro gestione o limitarne l accesso in base all utenza. ro be rto.a Creare e assegnare un nome ad una maschera. Nel gruppo Maschere della scheda Crea sono presenti le icone relative alle varie possibilità di creazione di una maschera. In questo paragrafo analizzeremo: Creazione maschera (da tabella o query) Creazione guidata Utilizzare lo strumento Maschera per creare una nuova maschera Utilizzando lo strumento Maschera si crea una maschera con un solo clic del mouse. Quando si utilizza questo strumento, tutti i campi dell'origine dati (tabella o query) sottostante (associata o collegata), vengono inseriti nella maschera. È possibile iniziare a utilizzare la nuova maschera immediatamente oppure è possibile modificarla in visualizzazione Layout o in visualizzazione Struttura per adattarla alle esigenze specifiche. 71

74 Nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o sulla query contenente i dati che si desidera visualizzare nella maschera. 1. Nel gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su Maschera. La maschera verrà creata automaticamente e visualizzata nel formato Layout, ove è possibile apportare modifiche alla struttura della maschera mentre i dati vengono visualizzati. Se esiste una tabella che ha una relazione uno-a-molti con la tabella o la query che è stata utilizzata per creare la maschera, alla maschera verrà aggiunto automaticamente un foglio dati basato sulla tabella o sulla query correlata (1). Se, ad esempio, viene creata una maschera semplice basata sulla tabella Clienti e tra la tabella Clienti e la tabella Ordini è stata definita una relazione uno-a-molti, nel foglio dati verranno visualizzati tutti i record della tabella Ordini relativi al record Clienti corrente. (1) Creare una maschera utilizzando la Creazione guidata Maschera Per scegliere con più precisione i campi da visualizzare nella maschera, definire la modalità di raggruppamento e ordinamento dei dati ed utilizzare i campi di più tabelle o query (sempre che siano state già specificate le relazione tra le tabelle e le query), è possibile utilizzare la Creazione guidata Maschera, selezionabile dal menù che si apre cliccando su Altre maschere, presente nel gruppo Maschere della scheda Crea. 72

75 Anche qui si può iniziare la procedura selezionando la tabella, o la query, su cui sviluppare la maschera, ma la scelta può essere fatta anche nella prima finestra di colloquio della procedura guidata. Nella casella Tabelle/ query, si clicca sulla freccia a destra per aprire l elenco delle tabelle e delle query. Si effettua la scelta, per procedere con la selezione dei campi che comporranno la nuova maschera. Se nella maschera si desidera includere i campi di più tabelle e query, dopo aver selezionato i campi della prima tabella o query, si ripetono i passaggi che consentono di selezionare una tabella o una query, quindi cliccare sugli eventuali campi aggiuntivi che si desidera includere nella maschera. Come già descritto, si procede cliccando sul comando di Creazione guidata Maschera. Dall elenco Campi disponibili: si clicca sul campo che sarà selezionato cliccando su. Per selezionare tutti i campi basta cliccare su Per rimuovere un campo si clicca su, o su per rimuoverli tutti. Cliccare su. La successiva finestra invita a definire il layout da applicare: 73

76 All interno della finestra è visibile un anteprima del risultato ottenibile effettuando le varie scelte. Nella finestra successiva viene chiesto di scegliere lo stile (forma, colore e testo) da applicare, selezionandolo da un elenco di proposte. Anche qui è visibile un anteprima del risultato della scelta. Effettuata la scelta cliccare su Effettuata la scelta, in base alle esigenze, cliccare su. Nell ultima schermata della creazione guidata viene chiesto di scegliere il titolo da assegnare alla maschera (di default, viene proposto il nome della tabella, o query, d origine). 74

77 Viene altresì chiesto se si vuole concludere il processo con l apertura della maschera appena creata, per il suo utilizzo, oppure se procedere con la visualizzazione della struttura per modificarla. Possiamo confermare le scelte automatiche, o modificarle, cliccando su Utilizzare una maschera per inserire record. Tra i pulsanti di navigazione presenti nella barra degli strumenti di spostamento tra record, posizionata in basso a sinistra della maschera, c è il pulsante Nuovo record. Cliccando su di esso, si aggiunge un nuovo record, con i campi vuoti, che saranno valorizzati dai dati che digiteremo direttamente nelle caselle della maschera. Dopo aver completato tutti i campi, si può cliccare nuovamente sul pulsante Quando si visualizza un altro record o si chiude la maschera, il nuovo record aggiunto viene salvato da Access., per aggiungere un nuovo record. 75

78 Ovviamente qualsiasi operazione sui record, eseguita tramite l impiego di una maschera, dovrebbe essere eseguito mediante l utilizzo di controlli (ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e fogli dati, ovvero griglie analoghe a fogli di lavoro di Excel). A sua volta, ogni controllo 6 presente nella maschera legge o scrive i dati in un campo di tabella sottostante Utilizzare una maschera per eliminare record. In Visualizzazione Maschera ci si posiziona sul record da eliminare quindi, dal gruppo Record della scheda Home, si clicca sulla freccia a destra dell icona l elenco dei comandi specifici, ove si clicca su., per visualizzare Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati in un record. Prendiamo ad esempio la tabella Clienti, di seguito rappresentata, su cui lavoriamo tramite la maschera Clienti creata, precedentemente, con la funzione crea Maschera 6 controllo: Oggetto dell'interfaccia grafica utente, ad esempio una casella di testo, una barra di scorrimento o un pulsante di comando, che consente di controllare il programma. È possibile utilizzare i controlli per visualizzare dati o scelte, eseguire un'azione o facilitare la lettura dell'interfaccia utente. 76

79 t cn r.i Come si può notare, dato l utilizzo di una tabella contenente già dei record, la maschera visualizza i dati del primo. Per variarli ci si posiziona all interno della casella di testo su cui agire e, se vuota si digita la nuova informazione oppure, se il dato contenuto deve essere variato o cancellato, si seleziona il dato contenuto (1). er Si esegue la modifica, nel nostro esempio si cancella il dato premendo il tasto cliccando su o, presente nel gruppo Record della scheda Home. lb i Appena si passa ad altro record, la banca dati viene aggiornata. I pulsanti di navigazione presenti nella barra degli strumenti di spostamento tra record, posizionata in basso a sinistra nella maschera, consentono di spostarsi rapidamente tra..a record rto Inserire, modificare testo nell intestazione, piè di pagina di una maschera. be La visualizzazione Layout è la visualizzazione più intuitiva da utilizzare per la modifica delle maschera e può essere utilizzata per apportare la maggior parte delle modifiche a una maschera quali le dimensioni dei controlli o eseguire la gran parte delle altre attività che hanno effetto sull'aspetto e l'utilizzabilità della maschera stessa. ro Alcune attività non possono essere eseguite in visualizzazione Layout ma soltanto passando alla visualizzazione Struttura che offre una visualizzazione più dettagliata della struttura della maschera poiché include le sezioni Intestazione, Corpo e Piè di pagina della maschera. Quando viene visualizzata in visualizzazione Struttura, la maschera non è in realtà in esecuzione e pertanto i dati sottostanti non vengono visualizzati mentre si apportano le modifiche alla struttura. È possibile: Aggiungere un maggior numero di controlli alla maschera, ad esempio etichette, immagini, linee e rettangoli. Modificare le origini dei controlli Casella di testo direttamente nelle caselle di testo, senza dover utilizzare la finestra delle proprietà. 77

80 Ridimensionare le sezioni della maschera, ovvero l'intestazione della maschera o la sezione dei dettagli. Modificare alcune proprietà delle maschere che non è possibile modificare in visualizzazione Layout. Ogni maschera è composta da tre sezioni base: 1. Intestazione. 2. Corpo. 3. Piè di pagina. Mentre il Corpo della maschera ha lo scopo principale di contenere i valori della tabella, o generati dalla query, alla quale la maschera è associata all interno di campi o controlli, le sezioni intestazione e piè di pagina servono per contenere le informazioni comuni a tutti i record. L intestazione della maschera consente di visualizzare il titolo di una maschera, le eventuali istruzioni per utilizzarla o i pulsanti di comando per aprire maschere correlate oppure per eseguire altre operazioni. L'intestazione della maschera viene visualizzata in visualizzazione Maschera e nella stampa. Il piè di pagina della maschera consente di visualizzare eventuali istruzioni relative all'utilizzo di una maschera e pulsanti di comando o di controlli non associati per l'input dei dati (riepiloghi, date o numeri di pagina). Viene visualizzato nella parte inferiore della maschera in visualizzazione Maschera e nella stampa. In visualizzazione struttura ci si posiziona nella sezione Intestazione maschera dove, se è già presente una casella contenente un testo che si vuole modificare, si seleziona il testo da modificare e si digita il nuovo testo: 78

81 Nel caso, si sceglierà il controllo più appropriato (ad esempio il titolo o la casella di testo), scegliendolo dal gruppo Controlli presente nella scheda Struttura degli Strumenti struttura maschera, e lo si inserisce nella posizione voluta per completarlo con il testo voluto: 5.6 Stampe report, esportazione di dati Titolo Capire che un report viene utilizzato per stampare informazioni selezionate da una tabella, query. La maggior parte dei report è associata, ovvero collegata, a una o più tabelle e/o query del database. L'origine record di un report fa riferimento ai campi delle tabelle e delle query collegate. Altre informazioni relative alla maschera, quali titolo, data e numero di pagina, sono memorizzate nella struttura del report. 79

82 Il titolo del report e le intestazioni di colonna sono memorizzati nella struttura del report. La data proviene da un espressione memorizzata nella struttura del report. I dati provengono dai campi della tabella, della query o dell istruzione SQL sottostante. I totali provengono da espressioni memorizzate nella struttura del report. Per creare il collegamento tra un report e la relativa origine record, vengono utilizzati degli oggetti grafici denominati controlli. I controlli possono essere caselle di testo che visualizzano nomi e numeri, etichette che visualizzano i titoli o linee decorative che organizzano graficamente i dati e migliorano l'aspetto del report Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella, query. Per creare un report, per primo, è necessario definire un'origine record. Indipendentemente dal fatto che il report sia un semplice elenco di record oppure un riepilogo di dati sulle vendite raggruppati per zona, è essenziale individuare i campi che includono i dati da visualizzare nel report, nonché le tabelle o le query in cui sono memorizzati. Dopo aver scelto l'origine record si può procedere, molto semplicemente, con lo strumento Report, o con la Creazione guidata Report. Creare un report con lo strumento Report Lo strumento Report genera automaticamente un report senza richiedere alcuna informazione. Nel report vengono visualizzati tutti i campi della tabella o query sottostante. Nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o query in base alla quale si desidera creare il report. 80

83 Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Report. Il report viene creato e aperto in visualizzazione Layout. Dopo aver visualizzato il report, è possibile salvarlo e quindi chiudere sia il report che la tabella o query sottostante utilizzata come origine record. Alla successiva apertura del report, verranno visualizzati i dati più recenti disponibili nell'origine record. Fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Salva oppure fare clic su Salva nella barra di accesso rapido. Se il report è privo di titolo, digitare un nome nella casella Nome report che viene visualizzata in automatico e, quindi, cliccare su OK. 81

84 Creare un report tramite la Creazione guidata report. Con la Creazione guidata Report si possono selezionare in maggiore dettaglio i campi da includere nel report, specificare la modalità di raggruppamento e ordinamenti dei dati, nonché utilizzare campi di più tabelle o query (a condizione che siano state precedentemente specificate le relazioni tra tabelle e query). Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Creazione guidata Report. Viene visualizzata la finestra Creazione guidata Report in cui, per primo, si seleziona la tabella o la query da cui selezionare i campi che andranno a Dall elenco Campi disponibili: si clicca sul campo che sarà selezionato cliccando su. Per selezionare tutti i campi basta cliccare su comporre il report. Per completare la scelta dell origine record, si devono selezionare i campi che comporranno il report.. Per rimuovere un campo si clicca su, o su per rimuoverli tutti. Se nel report si desidera includere i campi di più tabelle e query, dopo aver selezionato i campi della prima tabella o query, si ripetono i passaggi che consentono di selezionare una tabella o una query, quindi cliccare sugli eventuali campi aggiuntivi che si desidera includere. Cliccare su. 82

85 Se si clicca su, si apre la finestra dei Suggerimenti che fornisce ulteriori informazioni sui raggruppamenti automatici. In essa, cliccando su è possibile aprire le finestre Esempi che propongono diversi report creati in base a diverse modalità di raggruppamento dei dati come di seguito mostrato. Viene visualizzata una anteprima del report con i dati raggruppati in base ai campi della prima tabella (la query da noi scelta quale origine record si basa su due tabelle tra loro collegate). 83

86 84

87 Proseguendo con la creazione guidata, nella finestra successiva viene chiesto se si vogliono definire dei sottogruppi e/o cambiare le priorità (livello) ai campi elencati. La gestione e la comprensione delle informazioni risultano più semplici quando i dati sono suddivisi in gruppi. Ad esempio, un report in cui le vendite sono raggruppate per zona consente di evidenziare andamenti specifici che altrimenti risulterebbero difficilmente individuabili e analizzabili. Inoltre, l'inserimento dei totali in fondo ai gruppi inclusi nel report consente di velocizzare l'analisi dei dati e di evitare l'utilizzo di una calcolatrice. Cliccando sul pulsante, si visualizza la finestra di dialogo Intervalli di raggruppamento in cui scegliere un intervallo di raggruppamento per ogni campo nei livelli di gruppo. Nel riquadro a destra nella finestra, viene riportata l anteprima delle scelte fatte. Gli intervalli di raggruppamento consentono di personalizzare la modalità di raggruppamento dei record. Nell'illustrazione precedente i record sono raggruppati in base al campo Data ordine, ovvero un campo il cui tipo di dati è Data/ora. Pertanto è possibile scegliere di eseguire il raggruppamento in base al valore effettivo (Normale), Anno, Trimestre, Mese, Settimana, Giorno, Ora e Minuto. 85

88 Se invece il tipo di dati del campo fosse Testo, è possibile scegliere di eseguire il raggruppamento in base all'intero campo (Normale) oppure in base ai primi caratteri (da uno a cinque). Per un campo il cui tipo di dati è numerico, è possibile scegliere di eseguire il raggruppamento in base al valore (Normale) oppure in base all'intervallo negli incrementi selezionati. Nella finestra del successivo passaggio, viene data la possibilità di definire un ordinamento dei record, presenti nel report, in base ad un massimo di quattro campi. Desiderando riepilogare i campi numerici si clicca sul pulsante. Il pulsante Opzioni di riepilogo verrà visualizzato solo se sono presenti più campi numerici nella sezione Corpo del report. Nella finestra delle Opzioni di riepilogo verranno visualizzati i campi numerici disponibili. Si seleziona la (o le) casella di controllo corrispondente a Somma, Media, Min o Max per includere i relativi calcoli nel piè di pagina di gruppo. È inoltre possibile scegliere di visualizzare i dettagli e il riepilogo oppure solo il riepilogo, e di visualizzare la percentuale dei totali complessivi per le somme. Per motivi di esemplificazione, le immagini relative alle Opzioni di riepilogo sono relative alla creazione guidata di un report, basata sulla query Dati fattura del database Northwind

89 La finestra successiva chiede di scegliere l aspetto grafico del report e l orientamento della stampa sul foglio cartaceo. Come sempre nel riquadro anteprima si può vedere il risultato delle nostre scelte: 87

90 Proseguendo, viene chiesto di scegliere lo stile da utilizzare per i caratteri le linee ed i colori. Cliccando sulle varie tipologie di stili, è possibile vederne una anteprima nella apposita finestra. L ultima finestra propone automaticamente un nome d assegnare al report (lo stesso della prima query o tabella collegata). Lo si può variare o confermare cliccando direttamente sul pulsante. Quando si visualizza l'anteprima del report, è possibile esaminare il report nel modo in cui verrà stampato. 88

91 Creare un report con lo strumento Report vuoto. Se non si desidera utilizzare lo strumento Report o la Creazione guidata Report, è possibile utilizzare lo strumento Report vuoto per creare un report ex novo in modo rapido, soprattutto se si intende includervi solo pochi campi. La procedura seguente descrive come utilizzare lo strumento Report vuoto: Nel riquadro Elenco campi fare clic sul segno più accanto alla tabella o alle tabelle contenenti i campi che si desidera includere nel report. Trascinare i campi desiderati nel report. Nel gruppo Report della scheda Crea selezionare l'opzione relativa al report vuoto. Verrà aperto un report vuoto in visualizzazione Layout e sul lato destro della finestra di Access verrà visualizzato il riquadro Elenco campi. Utilizzare gli strumenti disponibili nel gruppo Controlli della scheda Formattazione per aggiungere un logo, un titolo, i numeri di pagina oppure la data e l'ora al report. 89

92 Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all interno di un report. t In Microsoft Office Access 2007 sono disponibili due visualizzazioni che possono essere utilizzate per apportare modifiche a un report, ovvero la visualizzazione Layout e la visualizzazione Struttura. La scelta della visualizzazione da utilizzare dipende dall'attività specifica che si desidera eseguire. È tuttavia possibile che per apportare le modifiche desiderate sia necessario utilizzare entrambe le visualizzazioni. cn r.i Visualizzazione Layout. o@ In visualizzazione Layout il report è effettivamente in esecuzione e i dati vengono quindi visualizzati quasi nello stesso modo in cui verranno stampati. Questa visualizzazione è particolarmente utile per: Impostare la larghezza delle colonne. Aggiungere livelli di raggruppamento. er Eseguire qualsiasi attività che influisce sull'aspetto e sulla leggibilità del report. lb i In visualizzazione Layout non vengono visualizzate le interruzioni di pagina e, se il report è stato formattato con un layout a più colonne tramite Imposta pagina, le colonne non saranno visibili. ro be rto.a Visualizzazione Struttura. La visualizzazione Struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura del report in quanto consente di visualizzare le sezioni dell'intestazione e del piè di pagina del report, della pagina e dei gruppi. Con questo tipo di visualizzazione è possibile: Aggiungere al report un maggior numero di controlli, quali etichette, immagini, linee e rettangoli. Modificare le origini controllo delle caselle di testo nelle caselle di testo stesse senza utilizzare la finestra delle proprietà. Modificare determinate proprietà che non sono disponibili in visualizzazione Layout. Da quanto sopra esposto, si può capire che lo spostamento dei campi dei dati o delle intestazioni all interno delle varie sezioni corpo, intestazioni e piè di pagina, possono essere eseguite in entrambe le tipologie di visualizzazione. Di seguito vedremo in che modo. 90

93 Per modificare le dimensioni della casella di testo o dell etichetta: In entrambe le visualizzazioni si seleziona l elemento che si desidera modificare (attorno ad esso verrà visualizzato un bordo per indicare che il campo è selezionato) e, quando il puntatore cambia aspetto: doppia freccia verticale, orizzontale od obliqua, si trascina nel senso della freccia. Nella V. Layout la selezione di una casella comporta la selezione della colonna di appartenenza. Una piccola differenza, nelle due tipologie di visualizzazione, si presenta nella modalità di selezione della riga: V. Struttura V. Layout Per spostare la casella contenente il dato o l etichetta: Si clicca sull elemento da spostare, attorno ad esso verrà visualizzato un bordo per indicare che il campo è selezionato; in V. Struttura è necessario posizionare il cursore sul quadratino di selezione, presente in alto a sinistra, dell effettivo elemento da spostare (mentre in V. Layout prevale la selezione), e lo si trascina nella nuova posizione, all interno della stessa sezione. Per cambiare il testo contenuto nell etichetta: In entrambe le visualizzazioni, si clicca due volte su di essa in modo che il cursore (un trattino nero verticale), viene visualizzato al suo interno permettendo la modifica del testo contenuto. Per modificare le intestazioni. In entrambe le visualizzazioni si seleziona il campo da modificare come già visto nelle descrizioni dei punti precedenti. Per l inserimento di altri (nuovi) dati, si seleziona l appropriato controllo da selezionare, dal gruppo Controlli presente nella specifica scheda Struttura della barra degli strumenti relativa al tipo di visualizzazione utilizzata. V. Layout V. Struttura 91

94 Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati. Informazioni sul raggruppamento nei report. La caratteristica di raggruppamento consente di separare gruppi di record dal punto di vista visivo, nonché visualizzare dati introduttivi e di riepilogo per ogni gruppo. Un gruppo è un insieme di record con le informazioni introduttive e di riepilogo visualizzate assieme ai record, ad esempio le intestazioni. Un gruppo è composto da un'intestazione di gruppo, da eventuali gruppi nidificati, dai record di dettaglio e da un piè di pagina di gruppo. Ad esempio, nel report rappresentato qui al lato, le vendite sono raggruppate per data di spedizione e, per ogni giorno, viene riportato l'importo totale delle vendite. La data introduce il gruppo. Il totale riepiloga il gruppo. In un report è possibile eseguire il raggruppamento relativamente a qualsiasi campo o espressione in base al quale viene eseguito l'ordinamento, fino a un massimo di 10, nonché eseguire il raggruppamento in base allo stesso campo o alla stessa espressione più volte. Quando si esegue il raggruppamento in base a più campi o espressioni, i gruppi verranno nidificati in conformità al relativo livello di gruppo. Un'intestazione di un livello di gruppo viene abbinata a un piè di pagina dello stesso livello. 92

95 Informazioni sulle sezioni dei report. In Access la struttura di un report è suddivisa in sezioni. Ogni sezione ha una funzione specifica e viene stampata nel report secondo un ordine prestabilito. Nell'elenco seguente viene illustrato un riepilogo dei tipi di sezione e del relativo utilizzo. Intestazione di report Viene stampata una volta all'inizio del report. Si utilizza per includere informazioni riportate in genere su una copertina, ad esempio il logo, il titolo e la data. Viene stampata prima dell'intestazione di pagina e se in essa è inserito un controllo calcolato, il valore verrà calcolato per l'intero report. Ad esempio, se nell'intestazione di report viene incluso un controllo che utilizza la funzione di aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa all'intero report. Intestazione di pagina Viene stampata nella parte superiore di ogni pagina. Ad esempio, utilizzare un'intestazione di pagina per ripetere il titolo del report su ogni pagina. Intestazione di gruppo Viene stampata all'inizio di ogni nuovo gruppo di record ed è utilizzata per stampare il nome del gruppo. Ad esempio, in un report raggruppato per prodotto utilizzare l'intestazione di gruppo per stampare il nome del prodotto. Se nell'intestazione di gruppo viene inserito un controllo calcolato che utilizza la funzione di aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa al gruppo corrente. Corpo Viene stampato una volta per ogni riga nell'origine record. Nella sezione Corpo vengono inseriti i controlli che compongono la parte principale del report. Piè di pagina di gruppo Viene stampato alla fine di ogni gruppo di record; è utilizzato per stampare le informazioni di riepilogo per un gruppo. Piè di pagina Viene stampato alla fine di ogni pagina; in genere è utilizzato per stampare i numeri di pagina e/o informazioni specifiche della pagina stessa. Piè di pagina di report Viene stampato una volta alla fine del report; è utilizzato per stampare i totali e/o altre informazioni di riepilogo per l'intero report. In visualizzazione Struttura le sezioni vengono rappresentate come bande orizzontali e ciascuna sezione, contenuta nel report, è rappresentata una volta sola. Nella stampa del report, alcune sezioni possono essere ripetute più volte. Collocando opportunamente i controlli, ad esempio etichette e caselle di testo, è possibile determinare la posizione in cui vengono visualizzate le informazioni in ogni sezione. 93

96 1) Intestazione di report 2) Intestazione di pagina 3) Intestazione di gruppo - nell esempio non è rappresentato in stampa perché privo di controllo calcolato (vedi la visualizzazione struttura precedente) 4) Corpo 5) Piè di pagina di gruppo 6) Piè di pagina 7) Piè di pagina di report Raggruppamento di un report per specifici campi, nella creazione guidata report. La procedura relativa è già stata spiegata all interno del paragrafo inerente la creazione guidata report a cui si rimanda (pp ). Aggiungere opzioni di raggruppamento in visualizzazione Layout. Per eseguire semplici operazioni di raggruppamento (ma anche ordinamento e/o calcolo dei totali), cliccare con il pulsante destro del mouse sui campi nella visualizzazione Layout, quindi scegliere l'operazione desiderata dal menù di scelta rapida. Cliccare sul campo di cui si desidera effettuare il riepilogo. Se, ad esempio, si desidera aggiungere un totale a una colonna di numeri, fare clic su uno dei numeri nella colonna. 94

97 Nel gruppo Raggruppamento e totali della scheda Formattazione fare clic su Totali. Fare clic sul tipo di funzione di aggregazione che si desidera aggiungere per il campo. Alla sezione Piè di pagina report viene aggiunta una casella di testo e la proprietà Origine controllo viene impostata su un'espressione che esegue il calcolo desiderato. Se nel report sono presenti livelli di gruppo, viene inoltre aggiunta una casella di testo in cui viene eseguito lo stesso calcolo a ogni sezione Piè di pagina (gruppo). Nella seguente tabella sono descritti i tipi di funzioni di aggregazione che è possibile aggiungere a un report. 95

98 Calcolo Descrizione Funzione Somma Somma di tutti i numeri nella colonna. Somma() Media Valore medio di tutti i numeri nella colonna. Media() Conteggio Conteggio degli elementi nella colonna. Conteggio() Massimo Valore numerico o alfabetico più alto nella colonna. Max Minimo Valore numerico o alfabetico più basso nella colonna. Min Deviazione standard Stima della deviazione standard per tutto il set di valori nella colonna. Varianza Stima della varianza per tutto il set di valori nella colonna. Var Aggiungere una funzione di raggruppamento in visualizzazione Struttura. DevSt() La visualizzazione Struttura consente un controllo leggermente maggiore sul posizionamento e l'aspetto dei totali. In un report con raggruppamenti è possibile aggiungere totali o altre funzioni di aggregazione all'intestazione o al piè di pagina di ogni gruppo. Le funzioni di aggregazione a livello di report possono essere inserite nella sezione Intestazione report o Piè di pagina report. Aprire il report in visualizzazione Struttura: Nel gruppo Controlli della scheda Struttura fare clic su Casella di testo Eseguire una delle operazioni seguenti: Per calcolare il totale o la media per un gruppo di record, fare clic nella sezione Intestazione (gruppo) o Piè di pagina (gruppo). Per calcolare la somma parziale o la media per tutti i record nel report, fare clic nella sezione Intestazione report o Piè di pagina report. 96

99 La casella di testo verrà inserita nella sezione in cui si fa clic. Selezionare la casella di testo e visualizzare la finestra delle proprietà selezionando la voce dal menù di scelta rapida che si apre cliccando con il tasto destro del mouse sulla casella (oppure premendo il tasto F4). oppure clicca Selezionare la scheda Dati e, nella casella della proprietà Origine controllo digitare un'espressione che utilizzi la funzione Somma per calcolare il totale o la funzione Media per calcolare la media: Nell esempio è stato utilizzato un campo calcolato in una query sottostante: [PrezzoUnitario], inserendolo nella funzione Media. 97

100 Inserire, modificare il testo nell intestazione, piè di pagina di un report. La modifica di un testo presente nell intestazione, o nel piè di pagina, di un report, si esegue cliccando direttamente sulla casella contenente il testo e procedendo con la modifica, sia in visualizzazione Layout che in visualizzazione Struttura. Per l inserimento di un testo in una intestazione di un report, in visualizzazione Layout, si può utilizzare la funzione Titolo: Si conferma con Invio. Con questo tipo di visualizzazione non è possibile inserire del testo nel piè di pagina oltre data e/o numero pagina. In visualizzazione Struttura è possibile inserire, tramite i comandi del gruppo Controlli, oltre la casella Titolo (come appena visto nel punto precedente), anche ulteriori caselle di testo da sfruttare come tali o da associare ad origini dati sottostanti (già spiegati nella pgg ). Nel gruppo Controlli della scheda Formato fare clic su Titolo Si apre una casella, nell intestazione in cui digitare il testo Dal gruppo Strumenti è possibile inserire un campo esistente selezionandolo dall elenco che viene visualizzato e lo si trascina nella posizione voluta. 98

101 Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio di calcolo, testo (.txt,.csv), XML all interno di un unità disco. Per esportare un oggetto di database, si apre il database di origine e, nel riquadro di spostamento si seleziona la tabella o la query che si desidera esportare. Se i dati di origine contenessero indicatori di errore o valori errati, è necessario correggerli prima di esportare i dati, altrimenti è possibile che si verifichino errori durante l'operazione di esportazione e che vengano immessi valori Null. Se si desidera esportare solo una parte di una tabella o del risultato di una query, si apre l'oggetto nel database di origine e si selezionano i record desiderati. Dal gruppo Esporta, presente nella scheda Dati esterni, si clicca sull icona relativa alla tipologia di esportazione che si vuole effettuare. Selezionando il comando Esporta in un foglio di calcolo excel, si visualizza la sottostante finestra di colloquio: In essa viene richiesto di scegliere la cartella di lavoro di destinazione e il relativo formato. Nella sezione delle opzioni di esportazione è possibile scegliere se esportare i dati mantenendone la formattazione (quest ultima opzione, quando si esporta un report, risulta sempre selezionata, ma non è attiva). Questo influisce su due aspetti della cartella di lavoro risultante, ovvero la quantità e il formato di visualizzazione dei dati esportati. 99

102 Dopo la richiesta di salvataggio dei passaggi effettuati utilizzando la procedura guidata, si conclude l operazione di esportazione cliccando sul pulsante Chiudi. Se l'operazione di esportazione ha esito negativo a causa di un errore, in Access viene visualizzato un messaggio contenente una descrizione della causa dell'errore. In caso contrario, in base alle opzioni di esportazione specificate nella procedura guidata, i dati vengono esportati aprendo o non aprendo la cartella di lavoro di destinazione di Excel. Selezionando il comando Esporta in un file di testo, si visualizza la sottostante finestra di dialogo: 100

103 In essa si chiede di accettare o modificare il nome suggerito da Access per il file di testo. Nella sezione delle opzioni di esportazione è possibile scegliere se esportare i dati mantenendone la formattazione (quest ultima opzione, quando si esporta un report, risulta sempre selezionata, ma non è attiva). Se si esportano i dati completi di formattazione e layout, verrà chiesto di scegliere la codifica da utilizzare per il salvataggio del file. Si accetta la codifica predefinita oppure si seleziona l'opzione desiderata e quindi si clicca su OK. Vengono visualizzate, in rapida successione, le finestre che comunicano l esportazione della/e pagina/e, costituente il contenuto del report. Dopo la richiesta di salvataggio dei passaggi effettuati utilizzando la procedura guidata, si conclude l operazione di esportazione cliccando sul pulsante Chiudi. 101

104 Selezionando il comando Altro, è possibile scegliere di trasformare i dati dal formato originale di Access, in un altro formato specifico di altri database. Un mezzo d esportazione dei dati tra diversi DBMS è la trasformazione dei dati da esportare in file XML L XML è un metalinguaggio di markup, ovvero un insieme standard di regole sintattiche, o specifiche, che definiscono le modalità per crearsi un proprio linguaggio di markup. Dopo aver selezionato la tipologia di trasformazione dei dati, viene visualizzata la sottostante finestra in cui si chiede di accettare, o modificare, il nome suggerito da Access per il file xml, e la posizione di archiviazione. Cliccando su OK si prosegue con la visualizzazione della finestra di dialogo Esporta XML, in cui si chiede di selezionare cosa si vuole esportare: solo i dati, anche strumenti di controllo (ad esempio chiavi e relazioni) e, infine, la modalità di fruizione. Uno schema XSD è un'insieme di regole (codificate in un documento dal formato XML) che definiscono la struttura di un documento XML. Esso rende univocamente leggibili i dati scambiati tramite un documento XML fornendo diversi strumenti di controllo. L'XSL, acronimo di extensible Stylesheet Language, è il linguaggio di descrizione dei fogli di stile per i documenti in formato XML. L'XSL permette di visualizzare lo stesso file XML in formati diversi: come pagina web, come pagina stampabile oppure come traccia per un'esposizione orale. 102

105 in base alle scelte effettuate, cliccando sull icona nella finestra sono visualizzate le schede: Dati, Schema e Presentazione standard, in cui affinare le scelte: Per ultimo viene chiesto di salvare i passaggi procedurali eseguiti. 103

106 5.6.2 Stampa Modificare l orientamento (verticale, orizzontale) di una tabella, maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni della carta. Dopo aver aperto, in una qualsiasi visualizzazione, la tabella, la maschera, la query o il report, si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa. Si visualizza la finestra di dialogo Stampa,ove si clicca sul pulsante Proprietà, per selezionare l orientamento, e le dimensioni del foglio, dalla finestra delle proprietà specifica della stampante configurata. Una migliore selezione delle impostazioni del layout di stampa si ha, selezionando il comando Anteprima di stampa. 104

107 Questo provoca l apertura della barra degli strumenti della Anteprima di stampa dove, nel gruppo Layout di pagina, sono presendi i comandi per modificare l orientamento del foglio e le sue dimensioni. Una possibilità in più è presente nei report in cui, sia in visualizzazione Struttura, che in visualizzazione Layout, nelle barre dei relativi strumenti è presente, nelle schede Imposta pagina, il gruppo Layout di pagina in cui cliccare sulle icone relative alle impostazioni da applicare Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa. Dal riquadro di spostamento si seleziona la tabella da stampare. Per stampare una selezione di record non è sufficiente selezionare la tabella, ma è necessario aprirla in visualizzazione Foglio dati per procedere con la selezione ed attivare l opzione Record selezionato/i nella finestra di stampa. Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa. 105

108 EEVV EENNTTUU AALL EE SSEE LLEEZZI II OONNEE DDI II RREECCOORRDD Viene visualizzata la finestra di colloquio Stampa dove, nella sezione Intervallo stampa, si seleziona: Per stampare il contenuto dell intera la tabella Per stampare un certo numero di pagine a partire da fino a record selezionati Per stampare i Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando la visualizzazione maschera. 106

109 Dal riquadro di spostamento si seleziona, cliccandoci sopra con il mouse, la maschera da stampare. Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa. Viene visualizzata la finestra di colloquio Stampa dove, nella sezione Intervallo stampa, si seleziona: Per stampare tutti i record Stampare il risultato di una query. Dal riquadro di spostamento si seleziona la query da stampare. Per stampare un certo numero di pagine a partire da fino a Per stampare una selezione di record non è sufficiente selezionare la query, ma è necessario aprirla in visualizzazione Foglio dati (visualizzando il risultato della query), per procedere con la selezione ed attivare l opzione Record selezionato/i nella finestra di stampa. Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa. EEVV EENNTTUU AALL EE SSEE LLEEZZI II OONNEE DDI II RREECCOORRDD Viene visualizzata la finestra di colloquio Stampa dove, nella sezione Intervallo stampa, si seleziona: Per stampare il contenuto dell intero risultato della query. Per stampare un certo numero di pagine a partire da fino a record selezionati. Per stampare i 107