PIANO ANNUALE di RISK MANAGEMENT

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1 PIANO ANNUALE di RISK MANAGEMENT ANNO 2016

2 INDICE 1. PREMESSA 2. ELEMENTI IN INGRESSO 3. STRATEGIA AZIENDALE 4. PROGRAMMAZIONE 2015: OBIETTIVI - AZIONI DI MIGLIORAMENTO - RISULTATI ATTESI 5. FORMAZIONE 1

3 1. PREMESSA Le linee guida relative all attività di Risk Management per l anno 2016, di cui alla nota regionale n. G del 31/12/2015 a firma del Direttore Generale Welfare Fattori Produttivi, confermano la consolidata strategia già a suo tempo delineata con la circolare 46/SAN del 27/12/2004 e successive integrazioni. Le priorità individuate per l anno 2016 pongono l accento sull analisi degli eventi avversi, sull elaborazione di specifici progetti e sull identificazione e attuazione di azioni correttive specifiche. La politica per il Risk Management, anche per l anno 2106, prevede la promozione della cultura del rischio intesa come analisi dei fattori di rischio ed individuazione delle risorse per progetti in merito alla sicurezza del personale e degli utenti. Nel documento regionale vengono elencate le attività già iniziate negli anni precedenti e proposti gli ambiti in cui far rientrare i progetti aziendali del Le aree individuate per le A.T.S. Agenzie di Tutela della Salute sono le seguenti: - Malattie sessualmente trasmissibili: integrazione tra i servizi; - Attività di prevenzione (es. screening); - Prevenzione e controllo delle infezioni correlate alle pratiche assistenziali nelle strutture socio residenziali del territorio; - Farmaceutica: Interazioni farmacologiche nelle politerapie Farmacovigilanza. Le indicazioni regionali sono recepite e declinate nel presente Piano alla luce delle intervenute modifiche strutturali e gestionali derivanti dalla attuazione della L.R. 23/2015 e adattate rispetto al nuovo contesto in cui agisce l A.T.S. definito in funzione dell analisi delle informazioni disponibili sul processo di risk management aziendale e dei dati provenienti dalla rendicontazione dei progetti dell anno precedente. La pianificazione delle attività e delle iniziative per l anno 2016 è demandata al Gruppo di Coordinamento per l attività di Gestione del Rischio che, come di consueto, condivide il presente piano; il confronto multidisciplinare che si verifica al suo interno costituisce la risorsa migliore per affrontare e identificare correttamente i rischi in A.T.S. 2

4 2. ELEMENTI IN INGRESSO I dati e le informazioni che costituiscono elementi in ingresso necessari per definire le azioni di miglioramento e i progetti operativi aziendali sono: Le linee Guida attività di Risk Management-Anno 2016 emanate dalla DG Welfare Fattori Produttivi citate in premessa Il rapporto di Benchmarking regionale 2015 La rendicontazione finale Piano annuale Risk Management anno I dati desumibili dall attività di incident reporting aziendale per il monitoraggio di eventi avversi accaduti o evitati (near miss) I dati desumibili dall attività di monitoraggio di eventi sentinella, sinistri e infortuni Le attività di Farmacovigilanza e Risk management 2015 Gli eventi formativi 2015: risultati ottenuti Le attività di Ascolto e Mediazione dei conflitti. Il rapporto di Benchmarking regionale 2015 Il rapporto di Benchmarking regionale presenta, per quanto attiene alle A.S.L. di Como e Varese, un analisi dei dati relativi al Rischio Clinico, al Rischio Struttura e al rischio Danneggiamenti Accidentali. In esso viene confrontato il numero di sinistri in base alla popolazione assistita o al numero del personale operante presso le A.S.L.: per quanto riguarda l A.T.S. dell Insubria (sia la Sede Territoriale di Como che quella di Varese), si evidenzia un profilo di bassa sinistrosità sostanzialmente stabile nel tempo con valori al di sotto della media regionale. Piano annuale Risk Management anno Risultati raggiunti e criticità emerse Progetti 2015 I progetti del 2015 riguardano le due A.S.L. di Como e Varese e, naturalmente, comprendono alcune attività che nel 2016 potrebbero essere riviste per il cambiamento di funzioni che è attualmente in corso nell A.T.S. dell Insubria. In particolare i progetti riguardano: l ambito della farmacovigilanza, la continuità assistenziale e i rischi derivanti dalla gestione delle malattie infettive e delle vaccinazioni. Si fa riferimento in particolare alle attività progettuali e formative previste nei Piani A.S.L. del 2015, alle azioni di miglioramento che i Team di progetto hanno proposto e ai risultati raggiunti. I progetti che nel 2015 hanno riguardato la Sede Territoriale di Varese sono stati: Implementazione di azioni di miglioramento del processo aziendale di distribuzione farmaci e consegna ad utenti esterni - fase distrettuale - (durata biennale 2014/2015) Il progetto, finalizzato a ridurre il rischio di errore nel complesso processo di distribuzione e consegna diretta da parte dell A.S.L. di farmaci e dispositivi medici, si è concluso con la stesura di una procedura specifica Modalità di gestione, in ambito distrettuale, dei medicinali/dispositivi medici destinati all utenza, elaborata dall U.O.C. Farmaceutica Territoriale e condivisa con il Risk Manager, che meglio definisce il percorso ed individua le fasi in cui eseguire controlli documentati, anche attraverso l uso di un programma gestionale informatico. Sono stati inoltre condotti 5 audit 3

5 congiunti di verifica dell implementazione sul territorio della procedura stessa, durante i quali è stato possibile verificare il buon livello di applicazione. La prescrizione di Nuovi Anticoagulanti Orali (NAO) nel setting della Medicina Territoriale Le Interazioni Farmacologiche (IF) controindicate e maggiori Nell area Farmacovigilanza: integrazione tra le attività di farmacovigilanza e le attività di risk management è stato previsto anche un progetto finalizzato a proseguire nel percorso di coinvolgimento della rete d offerta sanitaria territoriale sulle tematiche relative alla gestione del rischio farmaci. Nel corso del progetto si è evidenziato che il 46,6% dei 724 pazienti in terapia con un NAO usa più di 5 farmaci concomitanti. Questo li espone a rischi potenziali, che sono stati evidenziati in un apposita scheda paziente che ha permesso di individuare il singolo paziente in trattamento con NAO con interazione farmacologica suscettibile di eventi avversi, fornendo al medico l occasione di considerare la criticità dell'interazione farmacologica come elemento di rivalutazione ed eventuale modifica della terapia. Il setting delle Cure Primarie e in particolar modo il Medico di Assistenza Primaria rappresenta una figura utile a valutare le possibili implicazioni della poli-terapia e, altresì, ad assicurare un adeguata gestione dei pazienti con questi trattamenti. Piano di miglioramento delle modalità di gestione di farmaci/dispositivi medici nelle sedi di Continuità Assistenziale (C.A.) Il progetto, finalizzato a proseguire nelle azioni di sensibilizzazione dei medici di C.A. sulle tematiche relative alla gestione del rischio e alla di gestione del farmaco, contestualizzando procedure e istruzioni operative al setting della Continuità Assistenziale e rendendo maggiormente omogenea la disponibilità di farmaci e di dispositivi medici in uso a questo settore, si è concluso con la stesura di una procedura specifica Modalità di gestione dei medicinali/dispositivi medici nelle continuità assistenziali. È stato, inoltre, predisposto l'aggiornamento dell'elenco di farmaci/dispositivi in uso nelle diverse sedi, con l obiettivo di renderne quanto più possibile omogenea la disponibilità, facilitando sia le richieste che l approvvigionamento. L'elenco è stato inviato ai Distretti e ai Medici Referenti per le sedi di Continuità Assistenziale per le eventuali osservazioni. I progetti che nel 2015 hanno riguardato la Sede Territoriale di Como sono stati: Miglioramento della sicurezza nell ambulatorio vaccinale per gli utenti e operatori proseguimento (durata biennale 2014/2015) Costituisce la 2 annualità di un analoga attività, proposta nel 2014, di confronto, discussione e condivisione delle modalità di gestione in ambito vaccinale tra i responsabili dipartimentali e il personale addetto con l obiettivo di migliorare la qualità e sicurezza per l utente e l operatore interessato. Sono stati quindi ripresi aspetti critici emersi negli incontri del 2014; sono stati approfonditi nel contesto formativo i seguenti argomenti: informazione/comunicazione con l utente, trasporto e stoccaggio, controllo dei frigoriferi, preparazione dei vaccini, identificazione del paziente prima e durante la somministrazione, registrazione dei dati cartacea e/o informatica, conservazione e archiviazione delle cartelle cliniche, gestione delle emergenze/urgenze. E stato effettuato un audit presso due ambulatori vaccinali di due diverse sedi distrettuali per verificare la coerenza delle modalità organizzative in uso presso le sedi vaccinali con la recente revisione della procedura di gestione delle vaccinazioni. In occasione dell evento EXPO il Dipartimento di Prevenzione Medico ha proposto e realizzato un progetto dedicato a Consolidamento della rete sanitaria locale per l attuazione di interventi di sorveglianza, prevenzione e controllo delle malattie infettive con ottimizzazione della lettura dei segnali in 4

6 relazione all evento EXPO Per l occasione sono state affrontate, in un contesto formativo specifico, le misure di prevenzione e di sorveglianza da adottare nei confronti delle principali malattie infettive. Inoltre sono stati predisposti e condivisi alcuni protocolli operativi diffusi alla medicina convenzionata territoriale e alle strutture sanitarie erogatrici. Il Dipartimento cure primarie anche nel 2015 ha considerato prioritario attuare un progetto sui farmaci per i medici della continuità assistenziale. Nello specifico il progetto Adeguata gestione dei farmaci nelle postazioni di continuità assistenziale è scaturito dalla necessità di migliorare la sicurezza in tale ambito focalizzando l attenzione sull approvvigionamento e conservazione dei farmaci, identificandone tra l altro un referente. Il prontuario farmacologico in uso è stato aggiornato e revisionato e quindi diffuso a tutte le postazioni di continuità assistenziale. E stata predisposta una specifica procedura per standardizzare e uniformare le modalità di gestione. Sono state quindi effettuate complessivamente n.14 visite di sorveglianza presso le postazioni territoriali di continuità assistenziale verificando la disponibilità e corretta applicazione della procedura diffusa. Monitoraggio eventi avversi Incident reporting In entrambe le A.S.L. confluite nell A.T.S. Insubria sono presenti sistemi di rilevazione di eventi avversi. Per la sede territoriale di Como negli ultimi anni non ci sono stati eventi avversi rilevanti. Per la Sede di Varese si riportano, nella tabella sottostante, i dati relativi alle segnalazioni di eventi avversi pervenuti dalle articolazioni aziendali al Risk Manager negli anni Segnalazioni eventi avversi A.T.S. Insubria Sede territoriale di Varese Accessibilità Aggressione operatore Caduta accidentale ambulatorio Caduta accidentale da presidio a domicilio Errata somministrazione vaccino 1 Errore diagnostico 1 Evento accidentale 2 Furto 1 Infortunio/caduta operatore Malfunzionamento dispositivo medico 2 2 Qualità del servizio/prestazione 1 Qualità delle cure 1 Scambio farmaci (fornitura a domicilio) 1 1 Sospetta reazione avversa Continuità assistenziale 1 Sospetta reazione avversa vaccino Altro TOTALE

7 Il sistema di incident reporting, migliorabile sia in termini quantitativi che qualitativi (per cui è prevista un azione di omogeneizzazione a livello territoriale), nel 2015 non mostra aumenti nel numero complessivo di segnalazioni pervenute. Per i dati disponibili nel 2015 si possono fare alcune considerazioni: l alto numero di segnalazioni di aggressioni ad operatori è dovuta, in buona parte, alle azioni di sensibilizzazione portate avanti negli ultimi anni. E un profilo di rischio che merita attenzione, anche se, contestualizzandolo alla nuova funzione assunta dalla A.T.S., ci si aspetta un decremento delle segnalazioni, dovuta alla diminuzione delle attività destinate al pubblico. Le segnalazioni di caduta accidentale senza danno al paziente evidenziano una costanza in termini numerici negli ultimi anni. Una segnalazione riguarda un presunto errore diagnostico occorsa nella attività di screening per il tumore alla mammella, è il primo caso registrato. In data 22/10/2015 è stato inserito in SIMES 1 evento sentinella relativo ad un grave danno occorso ad paziente con angioedema ereditario (malattia rara) per un insufficienza respiratoria acuta non tempestivamente trattata che ha comportato il trasferimento in rianimazione con tracheotomia (evento conclusosi con esito favorevole). Le schede A e B sono state validate dal livello regionale. non tutti gli eventi segnalati sono prevenibili e nessuno, tranne quello relativo a paziente con malattia rara, riveste le caratteristiche dell evento sentinella. Monitoraggio di eventi sentinella, sinistri e infortuni Per quanto concerne i dati inseriti nei database regionali e nazionali relativi a eventi sentinella (SIMES), sinistri RCT/O, eventi avversi ed infortuni, l analisi seguente è limitata dalla considerazione che sono intervenute modifiche di territorio, sedi, personale e competenze a seguito della legge regionale 23/2015. Riguardo ai sinistri, nell ambito dei rischi per responsabilità civile nei confronti di terzi e dei propri operatori derivanti dall espletamento delle proprie attività, sia nella Sede Territoriale di Como sia in quella di Varese si conferma un profilo di rischiosità e sinistrosità decisamente contenuto. Nel 2015 sono stati aperti n 7 sinistri, di cui 3 nelle sede di Como e 4 nella sede di Varese. Nel corso dell ultimo anno si è verificato 1 solo evento avverso/sinistro grave, ritenuto con stima del danno superiore a ,00, nella sede territoriale di Como. La tipologia dei sinistri occorsi negli ultimi anni è varia; ricorrono in genere, ancorché senza significato statistico visti l esiguità dei sinistri segnalati, le richieste di risarcimento e i ricorsi concernenti presunti danni da vaccino, disservizi della Continuità Assistenziale e danni a cose. Al , nell elenco dei sinistri RCT/O, risultano aperti n. 20 sinistri di cui 9 nella sede di Como e 11 nella sede di Varese: per quest ultima, quello con importo riservato più alto ( ,00) riguarda un caso di contestazione di conseguenze presumibilmente imputabili alla somministrazione di vaccino antinfluenzale da parte di medico di assistenza primaria; per la sede territoriale di Como, quello con importo riservato più alto riguarda la mancata prescrizione da parte del Medico Medicina Generale di ricovero urgente con danni conseguenti a infarto. Negli ultimi 2 anni il numero degli infortuni occorsi ai lavoratori e denunciati all INAIL è il seguente: 6

8 Numero di infortuni A.T.S. Insubria Sede Territoriale di Varese Infortunio da traffico 4 8 Infortunio da movimentazione 0 0 carichi Infortunio da scivolamenti e 5 5 inciampi Infortunio da aggressione 1 0 Infortunio da punture d'ago 1 1 Infortunio da altre cause 3 2 Numero totale infortuni per anno Sede Territoriale di Como Infortunio da traffico 5 7 Infortunio da movimentazione carichi Infortunio da scivolamenti e 4 8 inciampi Infortunio da aggressione Infortunio da punture d'ago Infortunio da altre cause 1 1 Numero totale infortuni per anno Si osserva una bassa quantità di infortuni, anche se nel 2015 sembrano aumentare soprattutto nella sede territoriale di Como. Quelli da traffico appaiono inferiori all atteso. Farmacovigilanza e Risk Management Il Piano Aziendale di Risk Management 2016 della A.T.S. Insubria intende dare peso al temo della farmacovigilanza, in continuità con le linee programmatiche degli anni precedenti. Si forniscono di seguito alcuni dati utili alla programmazione 2016: Nell anno 2015 sono pervenute alla U.O.C. Farmaceutica Territoriale di Varese 115 segnalazioni di sospette reazioni avverse a farmaci. Le reazioni segnalate sono state soprattutto segnalazioni non gravi (64%). Le reazioni gravi sono state il 13%: 5% con ospedalizzazione o suo prolungamento, 5% con condizioni clinicamente rilevanti, 2% con pericolo di vita. Nell anno 2015 sono pervenute alla U.O.C. Farmaceutica Territoriale di Como 127 segnalazioni di sospette reazioni avverse a farmaci. Le reazioni segnalate sono state soprattutto segnalazioni non gravi (81%). Le reazioni gravi sono state il 7%: 3% con ospedalizzazione o suo prolungamento, 3% con condizioni clinicamente rilevanti, 1% con pericolo di vita. Per quanto attiene alle segnalazioni di reazioni avverse da farmaci da parte di operatori A.S.L. è in atto uno scambio reciproco di segnalazioni/informazioni tra 7

9 l U.O.C. Farmaceutica Territoriale e il l U.O.C. Sistemi di Risk Management Sicurezza e Qualità Aziendali Eventi formativi 2015: risultati ottenuti Nel 2015 nelle A.S.L. di Como e di Varese si sono svolti dei corsi di formazione che riguardavano aree in cui il rischio clinico era ritenuto più elevato, in buona parte sovrapponibili alle aree oggetto degli interventi progettuali. In particolare, i corsi hanno riguardato le malattie infettive e vaccinazioni, la medicina generale, la farmacovigilanza. I principali corsi formativi che nel 2015 hanno riguardato la Sede Territoriale di Como sono stati: In tema di vaccinazioni, per incrementare conoscenze da parte della medicina territoriale, in particolare Pediatri di Famiglia, è stato realizzato un convegno Aggiornamento in tema di vaccinazioni al quale hanno partecipato 44 medici. Inoltre è stato realizzato un corso residenziale rivolto al personale interno, sia medico che infermieristico, (n.25 ) dal titolo La gestione dell inadempienza vaccinale e un proseguimento di un corso realizzato nel 2014 La gestione delle emergenze in ambulatorio vaccinale con 29 partecipanti (medici e personale infermieristico). Sono state poi sviluppate tre tematiche legate all EXPO Prevenzione e misure di sorveglianza della malattia da virus Ebola che ha registrato complessivamente n.173 partecipanti (MMG, PDF, Medici di continuità assistenziale) e Gestione delle emergenze sanitarie ambientali con 36 partecipanti A.S.L. e Malattie emergenti e riemergenti nei viaggiatori con 20 partecipanti A.S.L.. Sulla tematica della violenza sui bambini, è stato realizzato il corso per n. 37 medici del territorio E se fosse maltrattamento? Quando avere il sospetto, come riconoscerlo e cosa fare offrendo informazioni su come procedere in tali situazioni. In tema di violenza sugli operatori nel 2014 è stato realizzato un corso residenziale rivolto a n. 37 medici, infermieri e assistenti sociali ADI dal titolo La gestione dei conflitti nei percorsi della fragilità. Sulla stessa tematica è stata redatta una procedura aziendale Prevenzione della violenza sugli operatori diffusa tra i componenti del gruppo di coordinamento aziendale. I principali corsi formativi che nel 2015 hanno riguardato la Sede Territoriale di Varese sono stati: Uso corretto dei farmaci antiaggreganti piastrinici Uso degli anticoagulanti. Gli incontri formativi, ripetuti nelle 3 macroaree geografiche del territorio provinciale, sono stati rivolti ai Medici di Assistenza Primaria, per un totale di 472/585 Medici di Assistenza Primaria formati, con il coinvolgimento degli specialisti ospedalieri delle Aziende Ospedaliere territoriali (la partecipazione dei MAP all iniziativa è risultata 80.7 %). Formazione di base alle funzioni vitali in pediatria Pediatric Basic Life Support per personale sanitario addetto ai Centri Vaccinali. Il percorso di formazione/addestramento per la gestione delle emergenze postvaccinali,iniziato nel 2014, è proseguito nel corso del 2015 in cui sono state effettuate nei restanti 8 Distretti, che hanno consentito di estendere l iniziativa 8

10 a tutte le equipe vaccinali operanti nei 12 Distretti A.S.L., per un totale di 76 operatori formati. Formazione dei lavoratori sul rischio aggressioni. L iniziativa, in continuità con le azioni implementate negli anni precedenti, si inserisce nelle attività congiunte tra Risk Management (implementazione della Raccomandazione Ministeriale n. 8) e Servizio Prevenzione e Protezione, per prevenire il rischio atti di violenza verso operatori in aumento anche nell A.S.L. di Varese. È stata inoltre assicurata, per entrambi le sedi territoriali, la partecipazione a corsi di formazione regionali e ai 4 Network Regionali (18/03/2015; 08/06/2015; 14/10/2015; 15/12/2015), a cui hanno partecipato sia il Risk Manager/RSGQ che il Coordinatore del CVS. Ascolto e mediazione dei conflitti Presso le sedi territoriali di Como e di Varese sono operativi da alcuni anni dei Team di Ascolto, dedicato alla mediazioni trasformativa dei conflitti in ambito sanitario, che operano a fronte di una specifica procedura di Ascolto e Mediazione, recepita e resa operativa, come previsto dalla circolare regionale 46/SAN/2004 e dal D.Lgs. 28/2010. A fronte di un livello di contenzioso in A.S.L. complessivamente basso, nel periodo di attività del Team, le richieste di intervento sono state limitate. Nell anno 2015 per l A.S.L. di Varese non sono state identificate tematiche tali da richiedere l intervento delle figure dei mediatori, mentre nell A.S.L. di Como le due figure dedicate alla mediazione trasformativa hanno affrontato un solo caso. 9

11 3. STRATEGIA AZIENDALE Si intende proseguire nel processo avviato negli scorsi anni finalizzato a prevenire e gestire il rischio nelle varie accezioni in cui si manifesta in un organizzazione sanitaria ad alta complessità, valorizzando le sinergie fra sistemi aziendali volti a promuovere la sicurezza e la qualità dei servizi (prevenzione e protezione in materia di salute degli operatori; sorveglianza sanitaria; codice etico; sistema qualità aziendale; Piano delle Performance; Piano triennale per la Prevenzione della Corruzione; etc), in sintonia con la nuova mission dell A.T.S.. L analisi degli elementi in ingresso non ha evidenziato nuovi elementi di criticità, fermo restando l esigenza di migliorare i sistemi di segnalazione degli eventi avversi, che a livello delle unità organizzative interne restano numericamente stabili. Una prima segnalazione di mancata diagnosi allo screening mammografico, come pure l apertura di potenziali sinistri in tale ambito, suggerisce un analisi più puntuale dei processi organizzativi del programma, che resta in capo all A.T.S.. Nell ambito del nuovo assetto territoriale, e soprattutto in considerazione del cambiamento delle funzioni dell A.T.S., in cui diventano residuali le attività di erogazione diretta di prestazioni socio-sanitarie dirette alla persona, tenuto conto anche del basso livello di sinistrosità rilevata storicamente e del modificato profilo di rischio che ne deriva, le aree che si ritengono prioritarie, in questa fase di transizione dalle ex A.S.L. di Como e Varese all A.T.S. dell Insubria, sono: 1) la farmacovigilanza, con particolare riferimento alla sensibilizzazione per le segnalazioni degli eventi avversi negli anziani istituzionalizzati 2) la gestione degli screening oncologici, in particolare di quello mammografico, in cui per la prima volta si registra una segnalazione di mancata diagnosi, che costituisce la punta di un iceberg da esplorare, soprattutto nelle sue implicazioni organizzative. Complessivamente, per l anno 2016, si stabilisce di orientare la strategia operativa verso l integrazione delle attività tra le due Sedi Territoriali di Como e Varese in relazione alla Qualità e Sicurezza, ponendo particolare attenzione alla farmacovigilanza, agli screening oncologici e alla sicurezza del personale in ambito lavorativo. Si andranno ad integrare anche le procedure in atto presso le due sedi per quanto riguarda la raccomandazione ministeriali sulla prevenzione degli atti di violenza sugli operatori sanitari. Proseguirà il monitoraggio dei sinistri, degli eventi avversi e near miss non ancora esitati in richieste risarcitorie. 10

12 4. PROGRAMMAZIONE 2016 OBIETTIVI - AZIONI DI MIGLIORAMENTO - RISULTATI ATTESI Nell incontro del Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio (GGR) del 21/03/16 sono state presentate le Linee Guida regionali per l anno 2016 e si è condiviso il percorso di individuazione dei nuovi progetti sulla base delle linee strategiche aziendali, degli elementi in ingresso esposti nel presente Piano e dell attuale contesto che si è andato delineando in seguito alla costituzione della Agenzia di Tutela della Salute dell Insubria. Il GGR ha individuato, per il 2016, i seguenti ambiti progettuali: Promozione delle segnalazioni ADR (Adverse Drug Reaction) attraverso il sistema AIFA "VIGIFARMACO" in pazienti anziani istituzionalizzati Rilevazione di elementi di rischio all'interno del programma di screening mammografico (SM) ed elaborazione di opportune azioni correttive. Tali linee di indirizzo sono state ulteriormente declinate in incontri specifici coordinati dal Risk Manager con i componenti del GGR che rappresentano le aree individuate, per la definizione dei progetti operativi, secondo le indicazioni regionali. La stesura definitiva del Piano Aziendale di Risk Management è stata condivisa ed approvata nell incontro del GGR del 21/03/16. Progetti 2016 In relazione a quanto esposto, tenuto conto delle indicazioni regionali e delle valutazione del Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio le iniziative progettuali che l A.S.L. della Provincia di Varese intende implementare, descritte in dettaglio nella schede allegate al presente Piano (All.1 All.2), riguardano le seguenti tematiche: 1. Promozione delle segnalazioni ADR (Adverse Drug Reaction) attraverso il sistema AIFA "VIGIFARMACO" in pazienti anziani istituzionalizzati. In un'ottica di miglioramento continuo del servizio reso al cittadino, in linea con la strategia aziendale e con le linee guida regionali, con questo progetto si intende diffondere la conoscenza e l'utilizzo di un nuovo strumento, messo a punto da AIFA, per la segnalazione di presunte reazioni avverse da farmaco, con particolare riguardo alla popolazione anziana istituzionalizzata. Il sistema, disponibile on-line può essere utilizzato da chiunque, cittadino o operatore sanitario, evitando l'uso di strumenti cartacei. Il progetto, elaborato in sinergia con la Farmacovigilanza, l'area Informazione e il Dipartimento ASSI consentirà di diffondere lo strumento alla popolazione. La realizzazione del progetto trova sostegno nelle seguenti considerazioni: 1) alla base della valutazione del rischio clinico c'è un sistema di segnalazione degli eventi avversi; 2) la farmacovigilanza è un'area di rischio importante, rappresentata nelle segnalazioni degli ultimi anni dalle articolazioni organizzative al risk manager; 3) l'aumento del numero delle segnalazioni favorisce un miglioramento tangibile in merito alla conoscenza di reazioni/effetti collaterali da farmaco, soprattutto se riguarda anziani delle RSA; 4) tali pazienti sono spesso in trattamento con un numero elevato di farmaci, con rischio di ADR che richiede un attenta applicazione delle raccomandazioni sulla riconciliazione terapeutica. 11

13 Il progetto, di durata biennale, si sviluppa attraverso un azione di informazione alla popolazione generale (tramite almeno 3 mezzi informativi diversi) con predisposizione di materiale informativo specifico, e una di formazione agli operatori sanitari delle RSA, con monitoraggio delle segnalazioni pervenute, prima e dopo gli interventi informativo e formativo. I risultati attesi consistono nell aumento delle segnalazioni (almeno 1 da RSA diversa da reazioni a vaccino) e nella valutazione del numero di ADR, per cui dovrebbe essere atteso almeno un aumento del 10%. 2. Rilevazione di elementi di rischio all'interno del programma di screening mammografico (SM) ed elaborazione di opportune azioni correttive. L organizzazione degli screening oncologici riveste un ruolo importante dal punto di vista del rischio clinico, all interno delle attività attualmente in carico all A.T.S.. Le motivazioni che sostengono il progetto si possono di seguito sintetizzare: 1) linee-guida regionali riguardanti le attività di risk management per il 2016; 2) recenti segnalazioni di eventi di mancata diagnosi, che richiedono una distinzione tra potenziali errori dovuti agli operatori ed errori dovuti all'organizzazione; 3) necessità di rivedere in maniera uniforme le procedure di screening delle ex A.S.L. di Como e Varese, per individuare i rischi più propriamente organizzativi del programma. Il progetto, di durata annuale, ha lo scopo di rilevare i principali elementi di rischio presenti all interno del programma, distinguendo quelli specifici dell organizzazione dell A.T.S. (chiamata, modalità di esecuzione dei test, approfondimenti diagnostici, sistema informativo, controlli e valutazioni dei risultati ottenuti) da quelli inerenti alle attività proprie degli operatori sanitari ospedalieri che svolgono la parte più propriamente clinica (accettazione, anamnesi, esecuzione del test, procedure diagnostiche di secondo livello, diagnosi). Le fasi del progetto prevedono l analisi documentale, il confronto delle procedure presenti all interno dei programmi delle sedi di Como e Varese, la preparazione di una check list per l audit interno, l esecuzione di audit, con modifiche migliorative delle procedure e presentazione dei risultati ottenuti agli operatori ospedalieri dei Comitati tecnico scientifici del programma. I risultati attesi sono dunque l esecuzione di audit interni (almeno 3) e l evidenza della revisione delle procedure in atto. Azioni di consolidamento e miglioramento delle attività di monitoraggio e gestione del rischio Per quanto riguarda le attività proprie del Risk Management, si evidenziano alcune aree in cui ci si impegna a continuare nel processo di miglioramento in atto ormai da alcuni anni. Monitoraggi, reportistica, analisi dei dati: anche a supporto di quanto precedentemente esposto, assume sempre maggior rilevanza strategica poter disporre, anche a livello locale, di un sistema informativo sufficientemente completo e facilmente fruibile. Sarà quindi necessario proseguire nelle attività di sensibilizzazione degli operatori a segnalare, anche attraverso la rete dei facilitatori (risk management) e della rete prevenzionistica aziendale (ex D.Lgs. 81/2008) eventi avversi e soprattutto near miss che consentano di mirare meglio le azioni preventive. Tale sensibilizzazione fornisce risultati utili, come è successo in passato per la diffusione della scheda di rilevazione di aggressione ad operatori. In tale ottica, nel 2016 sarà opportuno condividere, adattare e diffondere una scheda di rilevazione comune su eventi avversi e near miss sia riferiti ad utenti 12

14 che ad operatori, al fine di disporre di uno strumento di rilevazione informatizzato unico per le aree territoriali di Como e Varese. L A.T.S. Insubria garantisce il proprio costante contributo ai sistemi di monitoraggio regionale e nazionale, nelle modalità e nelle tempistiche previste dalla norma. Durante le attività di audit verrà ribadita l importanza e la necessità di segnalare con tempestività eventi avversi e cadute anche al fine di consentire l alimentazione dei relativi data base. Comitato Valutazione Sinistri (CVS) e Gruppo di Coordinamento per l attività di gestione del rischio(ggr): entrambi gli organismi, si riuniscono periodicamente e, comunque, ogni qualvolta se ne presenti la necessità, per problematiche emergenti o per la valutazione di sinistri. All interno dell A.T.S. Insubria esiste una procedura di gestione dei sinistri, atta a favorirne il monitoraggio e controllo. Inoltre, anche in relazione ai profondi cambiamenti del mercato assicurativo, l andamento della sinistrosità è monitorata con attenzione prendendo in considerazione anche segnalazioni preventive provenienti da avvocati e/o da utenti anche se non corredate da richieste di risarcimento. Lo scambio di informazioni all interno del GCR e del CVS hanno assicurato nelle A.S.L. di Como e di Varese un clima partecipativo molto soddisfacente, aumentando la collaborazione da parte di tutti i settori coinvolti: nel 2016 verrà assicurata continuità alle attività di rispettiva pertinenza. Ascolto e Mediazione Trasformativa: le A.S.L. di Como e Varese hanno a suo tempo (come specificato sopra) deliberato la nomina, la composizione e le relative procedure dei Team dedicati alla Mediazione trasformativa. Anche per l anno 2015 l attività di ascolto e mediazione ha riscontrato poche o nessuna occasione operative. Viste le potenzialità dei gruppi nell anno 2016 ci si propone di promuovere, come previsto anche dalle Linee Guida Regionali per l attività di Risk Management dell anno 2016, attività di scambio interaziendale anche al fine di coinvolgere le nuove figure di mediatore regionale formate nel I team di ascolto e mediazione trasformativa contengono delle potenzialità e delle risorse che possono costituire un elemento di rilievo nell ambito dei conflitti tra utenza e istituzione, e nella fase di riorganizzazione dell A.T.S. confronteranno, rivedranno e uniformeranno le procedure per un loro maggiore coinvolgimento. 13

15 5. FORMAZIONE Nell approccio alla gestione del rischio, l A.T.S., sulle orme delle A.S.L. di Como e Varese, continuerà a rivolgere un attenzione particolare alle azioni formative mirate a sviluppare la sensibilizzazione in materia di prevenzione del rischio nelle aree individuate come prioritarie nell ambito della programmazione In considerazione di quanto esposto le aree individuate, suscettibili di modifiche ed integrazioni nel corso dell anno, anche in relazione a spunti offerti dai Network e dagli eventi formativi regionali, a cui l A.T.S. Insubria assicura la propria partecipazione, sono le seguenti: La responsabilità civile e sanitaria degli operatori e dell Agenzia per la Tutela della Salute (titolo non definitivo). Il corso, rivolto a dirigenti e operatori del comparto, ha lo scopo di approfondire il concetto di Responsabilità Civile e Sanitaria sia per quanto riguarda la A.T.S. quale struttura pubblica, sia per gli operatori sanitari, con le loro diverse mansioni e professionalità, individuando le azioni da intraprendere per attivare una migliore gestione del rischio, in modo da garantire sia la qualità delle prestazioni, sia la sicurezza del paziente e degli operatori sanitari. Basic life support BLS. Continuazione dell aggiornamento del personale addetto all attività vaccinale sulle tecniche base di pronto soccorso in caso di reazione avversa. Interazioni farmacologiche e farmacovigilanza nei pazienti anziani istituzionalizzati. Il corso, legato al progetto di farmacovigilanza, di pone l obiettivo di sensibilizzare gli operatori sanitari delle RSA alla segnalazione (tramite VIGIFARMACO ) di sospette reazioni da farmaco in pazienti anziani delle RSA. Inoltre, si valorizzeranno gli elementi atti a diffondere ulteriormente la cultura della gestione del rischio e le sinergie tra prevenzione del rischio lavoratore e prevenzione del rischio utente in A.T.S. dove il rischio strutturale è causa di danni ad entrambe le categorie (cadute, traumi, danni a cose, etc.) Varese, 22/03/2016 RISK MANAGER Dott. Salvatore Pisani Allegati: 1. Scheda Progetto Promozione delle segnalazioni ADR (Adverse Drug Reaction) attraverso il sistema AIFA "VIGIFARMACO" in pazienti anziani istituzionalizzati 2. Scheda Progetto Rilevazione di elementi di rischio all'interno del programma di screening mammografico (SM) ed elaborazione di opportune azioni correttive 14