Digitalizzazione delle deliberazioni e degli atti dirigenziali

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1 Comune di Bergamo Digitalizzazione delle deliberazioni e degli atti dirigenziali Presentazione del progetto di dematerializzazione del Comune di Bergamo Nembro, auditorium Modernissimo, lunedì 26 settembre 2011, Dr.ssa Giacoma Giaccone - Dirigente Area Affari Generali 1

2 Le scelte dell Amministrazione Comunale si formalizzano attraverso atti, sia che siano decisioni degli organi politici o delle dirigenza. Tradizionalmente tali atti sono conservati a tempo indeterminato in apposite raccolte. Nel tempo hanno finito per costituire una grande quantità di carta da conservare. 2

3 Solo dal 2006 al 2010 il Comune di Bergamo ha prodotto: DELIBERE CONSIGLIO COMUNALE DELIBERE GIUNTA DETERMINAZIONI IMPEGNO DETERMINAZIONI LIQUIDAZIONE numero complessivo x anno TOTALE atti (delibere + determine) 3

4 4

5 Il numero medio dei fogli A4 utilizzati per determinazione o deliberazione era di n. 12,28 fogli per atto (valore medio) Ma gli atti si producevano in 4 copie: Totale fogli per atto 49,12 Complessivamente stiamo parlando di ,68 fogli A4 utilizzati in totale costo complessivo della carta consumata (con Iva) ,85 5

6 Anche stampare è un costo! Conteggiamo il solo costo del noleggio a copia (le stampanti/fotocopiatrici di rete del Comune di Bergamo sono noleggiate). Presupponiamo di stampare F/R almeno per la metà dei documenti, Calcoliamo un costo medio a copia di 0,0175 per una stampa/fotocopia con Olivetti d-copia 300MF (prezzo con Iva) Abbiamo una spesa di ,99 per la sola stampa! 6

7 La determinazione veniva stampata in 4 originali: copia per l ufficio copia per Ragioneria copia per ufficio Giunta copia per Archivio Poi veniva firmata dal Dirigente, fascicolata dalle segretarie insieme agli allegati e inviata, a mezzo di un usciere, alla firma della Ragioneria. Poi ancora l usciere la riportava all ufficio del Dirigente proponente e all Archivio 7

8 Con una media di 15 fotocopie al minuto un impiegata può fotocopiare in una giornata (6 ore e 30 minuti, per non essere schiavisti) fogli A4. Per fotocopiare cinque anni di atti ha impiegato 382,37 giorni lavorativi, ovvero quasi due anni. Se l impiegata è di livello B3 il costo è di Euro circa. Presupponendo che l usciere abbia qualche altra incombenza, si può pensare che in cinque anni sia costato solo euro TOTALE euro

9 Tabella riassuntiva costi CARTA UTILIZZATA STAMPA E FOTOCOPIE IMPIEGATA CHE FASCICOLA USCIERE TOTALE C era un problema! 9

10 Vogliamo parlare di ecosostenibilità? Se il numero dei fogli utilizzati è ,68, poiché il peso di un foglio A4 è di gr. 4,99, parliamo di ,01 chili di carta, oltre 11 tonnellate. 10

11 Si tratta di 4.473,75 risme di carta. Per una tonnellata dì carta sono necessari circa 2 tonnellate di legna, 3 quintali di acqua e 5000 Chilowatt ore di energia. 11

12 Non si può nascondere la testa sotto la sabbia La tecnologia offre delle possibilità ed è doveroso intraprendere strade nuove per rendere la Pubblica Amministrazione finalmente efficace ed efficiente 12

13 La comunicazione non va sottovalutata. Se è vero che non si può migliorare senza cambiare è anche vero che, come dicono gli inglesi, i cambiamenti li reggono bene solo i bambini quando sono sporchi. Per facilitare il progetto, la Direzione Generale ha costituito un gruppo di lavoro con l obiettivo di traghettare il Comune nell era digitale. 13

14 Cambiare non è mai facile nè indolore. Si trovano sempre moltissime ragioni per NON farlo! 14

15 Il Comune di Bergamo si è dotato di un software per la gestione degli atti. Gli atti venivano prodotti digitalmente, il software ne consentiva la spedizione fra gli uffici, ma, in una prima fase, dovevano essere stampati e firmati more solito. 15

16 Questa fase è durata finchè i dirigenti e chi proponeva la determina o delibera (responsabili di servizio o altri) si sono abituati alla novità. Passare dalla penna alla soddisfazione nell utilizzo del computer non è semplice; ci sono ancora resistenze. 16

17 Nel frattempo tutti i dirigenti (e non solo) sono stati dotati di dispositivo di firma digitale Anche questo passaggio non è stato agevole; non tutti assorbono le novità allo stesso modo e tempo. Ci sono stati anche problemi tecnici ora risolti. 17

18 Dal 1 gennaio 2011 è attivo l Albo on-line come previsto Le convocazioni del Consiglio Comunale e della Giunta sono inoltrate solo mediante Posta Elettronica Certificata. Il Regolamento del Consiglio Comunale è stato appositamente modificato. 18

19 Dal 1 luglio 2011 tutte le direzioni producono determinazioni in formato p7m e devono essere letti con Dike. Possiamo ormai produrli anche in pdf idoneo alla conservazione (algoritmo sha Determinazione Commissariale DigitPA n.69 del 28 luglio 2010). Ciò li renderà di lettura ancora più facile. La produzione di documenti a firma multipla in pdf (algoritmo sha256) è una novità per l Italia. 19

20 Abbiamo fatto felici tre ministri in solo un colpo. E abbiamo contribuito a realizzare gli obiettivi del programma di mandato dell amministrazione. 20

21 GRAZIE PER L ATTENZIONE 21

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