La dematerializzazione dei documenti. Lo stato dell arte nell Estav Nord Ovest Toscana
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- Raimondo Marra
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1 La dematerializzazione dei documenti. Lo stato dell arte nell Estav Nord Ovest Toscana Dott. Mauro Pallini Direttore Generale Estav N.O.
2 Di quale fenomeno stiamo parlando? Quali tipi di documenti? Quali numeri? Fatture Ordini Bolle Deliberazioni Decreti dirigenziali Documenti per richiesta e attivazione servizi Comunicazioni interne Certificazioni... Circa pagine totali stampate in un anno nel Centro Direzionale nel 2007 Circa pagine derivanti dai soli atti deliberativi Almeno il 50% della documentazione cartacea viene fotocopiato per la distribuzione
3 Quali benefici possono essere conseguiti? Efficacia: Maggiore rapidità di trasferimento delle pratiche : tempi morti annullati Automazione della gestione delle informazioni: meno errori Disponibilità di informazioni più ampia, più tempestiva, più accurata: l operatore è più capace di soddisfare la richiesta del cittadino Trasparenza dell azione amministrativa: aumentano gli stati osservabili Efficienza: Minori risorse dedicate alla gestione dei documenti: persone (da dedicare ad attività a maggiore valore per il cittadino), spazi, carta I potenziali risparmi individuati dal CNIPA su scala nazionale Dalla fatturazione elettronica: Mld l anno Dalla dematerializzazione del 10% dei documenti: 3 Mld l anno Dall applicazione della Posta Elettronica Certificata ai documenti protocollati in uscita: 1 Mld l anno
4 Lo stato dell arte nell Estav Nord Ovest Sono completamente dematerializzati: Decreti dirigenziali; Inviti a gara sottosoglia (procedura integrata nell Albo dei Fornitori); Registri di protocollo Sono in fase di dematerializzazione: Fatture e ordini (Dafne sistema a regime per Baxter. Di prossima attivazione: Glaxo, Sanofi, Abbott ); Deliberazioni (digitalizzazione completata; in avvio approvazione con firma digitale)
5 Strumenti di lavoro Firma digitale e marcatura temporale; Formati Unici Aperti (rtf, pdf, csv, xml, formato Dafne); PEC (Posta Elettronica Certificata); Sistemi informatici dedicati (gestione contabile, albo dei fornitori, sistema decreti e deliberazioni, protocollo informatizzato)
6 Risultati conseguiti anno 2009 n. 76 Decreti dirigenziali firmati digitalmente e trasmessi via PEC n. 411 Documenti di gara firmati digitalmente e trasmessi via PEC integrata con sistema albo dei fornitori Completa digitalizzazione delle copie conformi deliberazioni per un totale di 6378 documenti Dato complessivo documentazione amm.va: circa pagine n. fatture dematerializzate: 146 fatture nel 2009 n. ordini dematerializzati: 18 fornitori per il 60% del volume totale degli ordini Dato complessivo documentazione contabile: circa 2100 pagine
7 Il progetto Dafne stati operativi ORDINE D ACQUISTO contiene i dati per la evasione di un ordine CONFERMA D ORDINE dall elaborazione dell ordine in Sede e dalla giacenza contabile del Deposito si comunica quantità e articoli che verranno inviati INVIO ELETTRONICO FATTURA Certificazione documento valido ai fini fiscali e archiviazione su supporto informatico - D.R.P N 513, D.Lgs N 52 e successivi
8 Il progetto Dafne funzioni in fase di avvio BOLLA DI SPEDIZIONE BOLLA RIEPILOGATIVA contiene i dati inerenti lotto, scadenze, n colli e inf. colli misti raggruppa più consegne da parte dello stesso Depositario NOTIFICA RICEVIMENTO riporta informazioni su data e ora di ricevimento merci, vettore e MERCI qualità del trasporto (es: temp. Control.: 2-8 C, ) NOTIFICA CONTROLLO MERCE CONSEGNATA riporta data e ora del controllo, stato degli articoli ricevuti ed eventuali differenze quantitative
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