INDIVIDUAZIONE E ARTICOLAZIONE DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI

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1 PROPOSTA PIANO DI LAVORO DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI A.S. 2014/2015 AL DIRIGENTE SCOLASTICO AL PERSONALE AMMINISTRATIVO OGGETTO: Proposta piano delle attività del personale amministrativo per l anno scolastico 2014/2015 ai sensi del CCNL IL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI - Visto l art. 53, primo comma, del CCNL del 29/11/2007, il quale attribuisce al DSGA la competenza a presentare all inizio dell anno scolastico la proposta del piano delle attività del personale ata ; - Visto il piano dell offerta formativa A.S. 2014/2015; -Vista la direttiva di massima del Dirigente scolastico, prot. 4009/c12 del 01/10/2014; - Considerate le esigenze e le proposte del personale interessato; - Tenuto conto dell esperienza e delle competenze specifiche del personale in servizio; - Considerato che una ripartizione per servizi comporta una migliore utilizzazione professionale del personale ; -Considerato il numero delle unità di personale in organico P R O P O N E Il seguente piano di lavoro e di attività del personale amministrativo per l a.s. 2014/2015 INDIVIDUAZIONE E ARTICOLAZIONE DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI SEZIONI FUNZIONI COMPITI DIDATTICA GESTIONE ALUNNI Iscrizioni, scrutini, trasferimenti, esami, pagelle, attestati e certificati alunni, diplomi, assicurazione alunni, infortuni, assenze, libri di testo, statistiche, alunni H, tenuta fascicoli e registri, organico, gestione amministrativa Invalsi. Visite guidate e viaggi d istruzione. Gestione domande una-tantum e borse di studio. Gestione rapporti con l ente locale per il settore alunni.

2 PATRIMONIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE GESTIONE FINANZIARIA SERVIZI CONTABILI GESTIONE BENI PATRIMONIALI Tenuta del registro di protocollo, archiviazione documenti, spedizione giornaliera della posta, circolari interne, posta elettronica, PEC, pubblicazioni albo istituto. Organi collegiali. Personale docente e ata. Organico, elenchi, certificati di servizio,, assenze, visite fiscali, decreti di congedo e aspettativa, tenuta dei fascicoli docenti e ata, richiesta e trasmissione notizie, documenti di rito, periodo di prova, procedimenti pensionistici, procedimenti disciplinari, domande di trasferimento, statistiche, etc Gestione graduatorie, gestione dei contratti di lavoro a tempo indeterminato e determinato con la procedura Simpi, gestione dei contratti supplenti brevi ( proposta di contratto, stipula contratto, prospetto supplenze), procedure Simpi ( trasferimenti, pensioni, etc.) Inquadramenti economici contrattuali e riconoscimento dei servizi in carriera. Stipendi personale supplente docente e ata, compensi accessori e indennità al personale, liquidazione parcelle. Adempimenti fiscali, erariali e previdenziali. Inquadramenti economici contrattuali e riconoscimento dei servizi in carriera. Gestione programma annuale e conto consuntivo. Procedure per l acquisto di beni e servizi ( richiesta preventivi,stipula contratti), adempimenti connessi ai progetti, adempimenti previsti nel nuovo regolamento di contabilità. Tenuta dei registri d inventario, discarico beni, passaggio di consegne, etc. Tenuta registri materiale di facile consumo. Nell assegnazione dei compiti si terrà conto dei seguenti criteri : - obiettivi e finalità che l istituto intende raggiungere ; - caratteristiche personali e professionali possedute dal personale ; DISPOSIZIONI ORGANIZZATIVE INERENTI IL SERVIZIO ORGANICO PERSONALE AMMINISTATIVO Direttore dei servizi generali e amministrativi Pavano Rosa Assistenti amministrativi Alicata Rosa Giarratana Maria Lucia Milluzzo Nunziatina Sgroi Letizia Zappulla Rosanna

3 Tenendo conto dell organico del personale amministrativo composto di n. 5 unita e della professionalità del personale in servizio si propone di suddividere i servizi amministrativi nel modo seguente : Sig.ra Sgroi Letizia : DIDATTICA GESTIONE ALUNNI Iscrizioni, scrutini, trasferimenti, esami, pagelle, attestati e certificati alunni, diplomi, assicurazione alunni, assenze, libri di testo, statistiche, alunni H, tenuta fascicoli e registri, organico. Gestione infortuni. Gestione amministrativa Invalsi. Gestione organizzativa viaggi d istruzione e visite guidate. Gestione rapporti con l ente locale per il settore alunni. -Protocollo in entrata e uscita settore di competenza. Sig.ra Alicata Rosa : AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE Personale docente scuola secondaria 1^ grado. Organico, elenchi, certificati di servizio,, assenze, visite fiscali, decreti di congedo e aspettativa, tenuta dei fascicoli, richiesta e trasmissione notizie, documenti di rito, periodo di prova, procedimenti pensionistici, procedimenti disciplinari, domande di trasferimento, statistiche, etc Gestione graduatorie, gestione dei contratti di lavoro a tempo indeterminato e determinato con la procedura Simpi, gestione dei contratti supplenti brevi ( proposta di contratto, stipula contratto, prospetto supplenze), procedure Simpi ( trasferimenti, pensioni, etc.) Inquadramenti economici contrattuali e riconoscimento dei servizi in carriera. -Protocollo in entrata e uscita settore di competenza.

4 Sig. ra Zappulla Rosanna: AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE Personale docente scuola dell infanzia, primaria e personale ata. Organico, elenchi, certificati di servizio,, assenze, visite fiscali, decreti di congedo e aspettativa, tenuta dei fascicoli, richiesta e trasmissione notizie, documenti di rito, periodo di prova, procedimenti pensionistici, procedimenti disciplinari, domande di trasferimento, statistiche, etc Gestione graduatorie, gestione dei contratti di lavoro a tempo indeterminato e determinato con la procedura Simpi, gestione dei contratti supplenti brevi ( proposta di contratto, stipula contratto, prospetto supplenze), procedure Simpi ( trasferimenti, pensioni, etc.) Inquadramenti economici contrattuali e riconoscimento dei servizi in carriera. -Protocollo in entrata e uscita settore di competenza. Sig.ra Giarratana Maria Lucia PATRIMONIO GESTIONE FINANZIARIA GESTIONE BENI PATRIMONIALI Stipendi personale supplente docente e ata, compensi accessori e indennità al personale, liquidazione parcelle. Adempimenti fiscali, erariali e previdenziali. Pratiche TFR. Procedure per l acquisto di beni e servizi ( richiesta preventivi,stipula contratti). Archiviazione della documentazione giustificativa relativa alla contabilità di bilancio. Tenuta dei registri materiale di facile consumo. etc. -Protocollo in entrata e uscita settore di competenza. Sig.ra Milluzzo Nunziatina PATRIMONIO GESTIONE FINANZIARIA GESTIONE BENI PATRIMONIALI Adempimenti connessi ai progetti, collaborazione con il DSGA per la gestione del programma annuale e la gestione dell attività negoziale. Tenuta dei registri d inventario, discarico beni, passaggio di consegne. Protocollo di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita.spedizione giornaliera della posta, archiviazione documenti,gestione posta elettronica e PEC, gestione circolari interne, gestione albo on-line. Gestione organi collegiali. Gestione rapporti con le RSU

5 ORARIO DI FUNZIONAMENTO DELLA SEGRETERIA: ANTIMERIDIANO : DA LUNEDI A SABATO ORE POMERIDIANO: MARTEDI E GIOVEDI ORE Altri giorni della settimana secondo le esigenze ORARIO DI APERTURA AL PUBBLICO : ANTIMERIDIANO: LUNEDI - MERCOLEDI VENERDI DALLE ORE 8.00 ALLE ORE 9.00 E DALLE ORE ALLE ORE POMERIDIANO: MARTEDI E GIOVEDI DALLE ORE ALLE ORE ORARIO DI SERVIZIO DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO DSGA : orario flessibile con almeno un rientro pomeridiano nel rispetto delle 36 ore settimanali con ricaduta sull intero arco della giornata lavorativa, comunque entro gli orari di apertura delle sedi scolastiche, per organizzare, verificare e garantire l efficienza ed efficacia dei servizi. Le eventuali ore eccedenti l orario d obbligo saranno concesse come riposi compensativi tenendo conto delle esigenze di servizio. ASSISTENTI AMMINISTRATIVI : Dotazione organica : n. 5 assistenti amministrativi Al fine di assicurare l apertura pomeridiana dell ufficio di segreteria nei giorni di martedi e sabato si propone il seguente orario : antimeridiano: dalle ore 7.45 alle ore pomeridiano : nei giorni martedi e giovedi dalle ore alle ore n. 2 o 3 unita, a rotazione settimanale, effettuano il rientro pomeridiano e il sabato della stessa settimana usufruiscono della giornata di riposo. I dipendenti che si trovino in particolari situazioni familiari e/o personali, e che ne facciano richiesta, vanno favoriti nell' utilizzo dell'orario flessibile, compatibilmente con le esigenze di servizio. MODALITA PER LA SOSTITUZIONE DEL PERSONALE ASSENTE In caso di assenze brevi del personale ( ferie, riposo compensativo, permesso orario ) il restante personale provvederà ad effettuare il lavoro del collega assente come segue: AREA PERSONALE : Alicata - Zappulla AREA PROTOCOLLO FINANZIARIA- PATRIMONIO : Giarratana Milluzzo AREA ALUNNI : a rotazione tutto il personale. In caso di contemporanea assenza del personale del settore la sostituzione si effettua a rotazione.

6 Per il maggior carico di lavoro si propone di assegnare un compenso forfetario proporzionale alla presenza in servizio, da finanziare con il fondo istituto. ATTRIBUZIONE INCARICHI E PRESTAZIONI AGGIUNTIVE Premesso che in organico sono presenti n. 2 assistenti amministrativi avente diritto all attribuzione della 2^ posizione economica si propone quanto segue: 2^ posizione economica ( accordo nazionale 12/03/2009) 1) Attività istruttoria relativa al progetto visite guidate e viaggi d istruzione e gestione amministrativa delle pratiche d infortunio. 2) Diretta collaborazione con il DSGA per elaborazione programma annuale e conto consuntivo, attivita di coordinamento e raccordo tra i vari settori, funzioni di sostituzione del DSGA in caso di assenza e impedimento. Si propone di assegnare la Attività istruttoria relativa al progetto visite guidate e viaggi d istruzione e gestione amministrativa delle pratiche d infortunio alla Sig.ra Sgroi e la Diretta collaborazione con il DSGA per elaborazione programma annuale e conto consuntivo, attivita di coordinamento e raccordo tra i vari settori, funzioni di sostituzione del DSGA in caso di assenza e impedimento alla Sig.ra Milluzzo. 1^ posizione economica Premesso che in organico sono presenti n. 3 assistenti amministrativi aventi diritto all attribuzione della 1^ posizione economica, per una migliore organizzazione dei servizi amministrativi e tenendo conto c delle professionalità presenti in organico si propongono i seguenti i incarichi : - Supporto amministrativo progetti inseriti nel POF ; - Attività relativa al decentramento amministrativo( pensioni, ricostruzioni carriera, etc.) ; Nel caso non fosse possibile assegnare la 1^ posizione economica si provvederà ad assegnare incarichi specifici. Prestazioni aggiuntive ( art. 88 C.C.N.L. 29/11/2007) Tenendo conto delle esigenze di servizio e delle risorse finanziarie disponibili, si propongono le seguenti prestazioni aggiuntive: - prestazioni di lavoro oltre l orario d obbligo - intensificazione per sostituzione colleghi assenti. AVVERTENZE GENERALI PER L OTTIMIZZAZIONE DEL SERVIZIO Saranno garantiti i seguenti fattori di qualità dei servizi amministrativi: - celerità nelle procedure - trasparenza - informatizzazione dei servizi Gli ASSISTENTI AMMINISTRATIVI di ciascuna area, in qualità di incaricati del trattamento dei dati, sono responsabili degli adempimenti in materia di trasparenza (L. 241/90) e sicurezza così come previsto dal D. Lgs. N. 196/2003 sulla PRIVACY. Hanno rapporto con l utenza ed assolvono i servizi esterni connessi con il proprio lavoro. Assicurano il rispetto di tutte le scadenze amministrative e didattiche. L utilizzo e l accesso alle attrezzature informatiche in dotazione avviene secondo le direttive impartite dal DGSA usufruendo di password personali per i collegamenti a INTERNET, SIDI, ed altri applicativi. Il collegamento internet potrà essere utilizzato dal personale amministrativo esclusivamente per siti istituzionali. E assolutamente vietato utilizzare internet per motivi personali.

7 Gli assistenti amministrativi inoltre devono: - effettuare periodicamente ( settimanalmente ) le copie di back-up dei software utilizzati ; - effettuare gli aggiornamenti dei software argo utilizzati; ALTRE DISPOSIZIONI I certificati di servizio, le altre certificazioni e gli atti prodotti, prima di essere sottoposti alla firma del Direttore Amministrativo, devono essere verificati nei contenuti e siglati dall estensore, apponendo le proprie iniziali; Tutti devono rispettare le scadenze relative ai vari adempimenti; I registri devono essere aggiornati con cadenza settimanale; I dati dello sciopero del personale scolastico vanno comunicati immediatamente come da disposizioni vigenti; Le assunzioni in servizio devono essere protocollate e redatte nello stesso giorno di assunzione; Una copia di ogni atto o documento che comporti una competenza contabile deve essere consegnata al settore servizio contabile e al Direttore Amm.vo, per le dovute competenze; Il registro protocollo deve essere tenuto con la massima cura e precisione; La corrispondenza deve essere protocollata nella stessa data di arrivo o di partenza; La copia conservata agli atti dei documenti che vanno consegnati al Personale o letti dal personale stesso deve riportare la firma dell interessato e la data di consegna a testimonianza della ricevuta o della presa visione; Il registro del facile consumo del materiale e quello di inventario devono essere subito aggiornati all arrivo della fattura; I diplomi devono essere compilati con estrema cura e precisione entro un mese dall arrivo presso il nostro Istituto; La posta elettronica e la PEC dovrà essere aperta tutti i giorni; In tutti i casi in cui è possibile i documenti si spediscono tramite PEC ; Tutte le autocertificazioni vanno accettate in tutti i casi in cui la norma lo consente; Al termine non vanno lasciati sulle scrivanie documenti e atti d ufficio; Tutti devono essere in grado di sostituire i colleghi assenti; L allontanamento dal servizio, anche se temporaneamente, deve essere preventivamente autorizzato. CHIUSURA PREFESTIVA Nei periodi di interruzione dell attività didattica, nel rispetto delle attività approvate dal POF, è consentita la chiusura della scuola. Le chiusure prefestive si potranno effettuare qualora il 75% del personale interessato sia favorevole a tale chiusura. Si propone di effettuare la chiusura prefestiva, qualora lo richieda più del 75% del personale interessato, nei seguenti periodi: 24, 27 e 31 dicembre e 5 gennaio, vigilia di pasqua, prefestivi mesi di luglio e agosto. Il dipendente è tenuto al recupero delle ore non lavorate o in alternativa puo utilizzare giorni di ferie. NORME DI CARATTERE GENERALE Controllo orario di lavoro Tutto il personale è tenuto, durante l orario di lavoro, a permanere nel posto di lavoro assegnato. Si ribadisce, altresì, che l accertamento della presenza sul posto di lavoro del personale suddetto avviene mediante firma sull apposito registro. Si rammenta, infine, che l uscita dall Istituto durante l orario di lavoro deve essere preventivamente autorizzata e concessa dal Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi. Permessi brevi (art. 16 CCNL ) Compatibilmente con le esigenze di servizio, ciascuna unità di personale può essere autorizzata ad usufruire di brevi permessi per motivi personali di durata non superiore a tre ore giornaliere e per non più di trentasei ore nell arco dell anno. Il dipendente concorda con il Direttore SGA il recupero delle ore non lavorate secondo le esigenze di servizio. Il recupero deve avvenire comunque entro due mesi successivi a quello di fruizione. Le ore non lavorate, in alternativa al recupero, possono essere compensate con prestazione di ore aggiuntive compatibilmente con le esigenze organizzative dell istituzione scolastica. Ritardi (art. 54 CCNL )

8 Il ritardo rappresenta un fatto eccezionale. Il ritardo rispetto all orario di ingresso al lavoro comporta l obbligo del recupero entro l ultimo giorno del mese. Qualora dovesse diventare comportamento sistematico e frequente il Direttore Amministrativo segnalerà il fatto al Dirigente scolastico per i necessari e conseguenti provvedimenti previsti dal vigente CCNL in materia di sanzioni disciplinari. In caso di mancato recupero, attribuibile ad inadempienza del dipendente, si opera la proporzionale decurtazione della retribuzione, così come previsto dall art. 54 del CCNL. Permessi retribuiti Si rimanda a quanto definito dall art. 15 del CCNL A domanda del dipendente sono, inoltre, concessi nell anno scolastico tre giorni di permesso retribuito per motivi personali o familiari documentati, anche al rientro, od autocertificati in base alle vigenti leggi. Permessi art.3 comma 3 L.104/92 Il dipendente beneficiario predisporrà un piano mensile per i 3 gg. di utilizzo al fine di programmare le giornate di assenza con il datore di lavoro per poter organizzare in maniera appropriata l attività produttiva. Le giornate per permessi retribuiti devono essere richieste in tempo utile prima della loro fruizione. Ferie Per venire incontro alle esigenze del personale e, nello stesso tempo, assicurate comunque il servizio, la presentazione delle richieste da parte del personale deve avvenire entro la fine del mese di maggio. Le ferie possono essere usufruite nel corso dell anno scolastico, anche in più periodi, uno dei quali non inferiore a 15 giorni. Detto periodo va utilizzato dal 1 luglio al 31 agosto. Il piano di ferie verrà predisposto assegnando d ufficio il periodo di ferie a coloro che non ne avranno fatto richiesta entro il termine fissato affinché ciascuno possa conoscere entro il 15 giugnoo se la propria richiesta sia stata soddisfatta o meno. Per l amministrazione sarà criterio prioritario la necessità di garantire la copertura di tutti i settori di servizio. Nel caso di più richieste per lo stesso periodo si terrà conto delle ferie usufruite negli anni precedenti, avendo riguardo al criterio della rotazione. Elaborato il piano ferie, gli interessati possono chiedere di modificare il periodo richiesto, ma l accoglimento della richiesta è subordinato alla disponibilità dei colleghi, allo scambio dei periodi e comunque senza che il piano di ferie subisca modifiche nella struttura portante. Durante l anno scolastico le ferie vanno richieste come da C.C.N.L. con richiesta scritta almeno due giorni prima, al Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi che ne verificherà la compatibilità, sentito il Dirigente Scolastico. PROPOSTA ATTIVITA FORMATIVA PERSONALE ATA Sviluppare la propria professionalità costituisce un diritto-dovere per tutto il personale. L obiettivo prioritario è lo sviluppo delle risorse umane, indispensabile per il concreto miglioramento del servizio. Per garantire le attività formative, l Amministrazione utilizza le risorse disponibili e previste da norme specifiche. Il personale che partecipa ai corsi di formazione organizzati dall Amministrazione a livello centrale o periferico o dalle Istituzioni scolastiche è considerato in servizio a tutti gli effetti, se preventivamente autorizzato dal Dirigente scolastico. Si sottopone il contenuto della proposta per la sua definitiva approvazione. Il piano di lavoro è suscettibile di modifiche e/o integrazioni qualora necessarie per il regolare funzionamento amministrativo e didattico dell Istituzione Scolastica. Prot /C2 Floridia, 11/10/2014 IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO Dott.ssa Rosa Pavano

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