Le esigenze di soluzioni IT nelle piccole imprese e negli studi professionali. Scenari. Suggerimenti. Soluzioni

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1 Le esigenze di soluzioni IT nelle piccole imprese e negli studi professionali Scenari Suggerimenti Soluzioni Novembre 2011

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3 Le esigenze di soluzioni IT nelle piccole imprese e negli studi professionali Indice Introduzione 5 I tratti essenziali del comparto PMI 6 I comportamenti tipici della micro-impresa 6 Suggerimenti per i decisori aziendali 7 Perché rinnovare il parco hardware e il software di base 8 Investimenti che si ripagano: il caso Windows 7 9 Soluzioni Microsoft per le imprese e formule di licenza 11 Scenari di utilizzo aziendale 13 Scenario 1: Amministratore immobiliare, un addetto 14 Scenario 2: Impresa del settore commercio, con 3 addetti 15 Scenario 3: Impresa del settore edile, con 4 addetti 16 Scenario 4: Studio professionale attivo nel settore dei servizi alle imprese, con 10 addetti 17 La scelta della soluzione hardware: una guida 19

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5 Introduzione è noto che il tessuto produttivo italiano si basa su oltre quattro milioni di PMI e studi professionali. In ognuna di queste realtà esiste certamente qualche peculiarità che deriva per esempio dal settore in cui opera, dal territorio e da diversi altri fattori ancora. Tutte hanno però un problema comune: affrontare le sfide dell innovazione per essere sempre più competitive sul mercato. Questo documento è stato pensato proprio per offrire alle aziende di più piccola dimensione degli spunti di riflessione e indirizzo verso soluzioni di acquisto e scelte tecnologiche che potranno contribuire all evoluzione del business aziendale. In particolare, ci si focalizzerà non sulla discussione dei nuovi trend tecnologici (quali, per citarne alcuni, il cloud computing, la virtualizzazione, il Software-as-a-Service, il CRM, le applicazioni gestionali) che, indubbiamente, presentano aspetti di interesse anche per questa fascia di utenza, quanto su problematiche più basilari nelle quali però si ritrovano quotidianamente tutte le aziende. Precisamente, si cercherà di illustrare quali sono le valide motivazioni di natura economica e gestionale che dovrebbero spingere verso un costante rinnovamento del parco hardware e software (sia di tipo client sia server) e di spiegare in che modo le soluzioni Microsoft Windows e Office sono in grado di soddisfare le esigenze operative delle piccole aziende, offrendo loro tangibili vantaggi in termini di produttività ed efficienza. 5

6 I tratti essenziali del comparto PMI È ormai un fatto notorio che il tessuto connettivo dell economia italiana è rappresentato dalle PMI. Questo acronimo da alcuni anni, a seguito del recepimento di una direttiva comunitaria, indica complessivamente soggetti economici ben identificati e li classifica nel modo seguente: micro-imprese, ovvero realtà con meno di 10 addetti e 2 M di fatturato o totale di bilancio annuo; piccole imprese, organizzazioni con meno di 50 addetti e 10 M di fatturato o totale di bilancio annuo; medie imprese, soggetti con meno di 250 addetti, 50 M di fatturato o 43 M di totale di bilancio annuo. Nel nostro Paese, la parte più importante dell ecosistema produttivo e dei servizi è rappresentato dalle cosiddette micro-imprese, ovvero la parte più bassa dello schema di classificazione. Nonostante, infatti, la piccola dimensione, questa categoria raggruppa quasi il 95% delle aziende attive, impiega il 47% degli addetti totali e genera oltre il 33% del valore aggiunto; per avere un riferimento, si pensi che il segmento delle aziende oltre i 250 addetti, pur con poco più di organizzazioni, impiega il 18,6% degli addetti e crea il 28,7% del valore aggiunto. Muovendo dalla consapevolezza di una simile situazione strutturale, questo documento si focalizza sull analisi delle esigenze specifiche delle micro-imprese, offrendo tuttavia informazioni e suggerimenti utili anche a organizzazioni di piccola dimensione, e quindi fino a 50 addetti. I comportamenti tipici della micro-impresa Anche se l enorme quantità di micro-imprese più sopra menzionata opera in numerosi settori di attività, spaziando quindi dalle attività manifatturiere, al commercio, per arrivare al terziario avanzato e ai servizi finanziari e amministrativi, esistono tuttavia degli elementi comuni che consentono di identificare piuttosto facilmente sia le esigenze di prodotti e soluzioni IT sia i comportamenti di acquisto di questa tipologia di utenza. Premesso che per le aziende l elemento centrale della produttività dei dipendenti e del business continua a essere prevalentemente il PC (sia esso desktop o portatile), eventualmente integrato in rete, di seguito sono elencati i comportamenti più comuni: per la necessità di contenere i costi, i componenti hardware (PC e server) mediamente vengono rinnovati dopo un elevato numero di anni. Per i notebook la media è infatti di 3,5 anni, per i desktop superiore a 4 anni e per i server addirittura supera i 5 anni; nella maggioranza dei casi le tecnologie software vengono acquistate insieme all hardware, e quindi hanno gli stessi tempi medi di permanenza in azienda; anche per il software, pur trattandosi CAUSE Eccessivo invecchiamento Scelta di soluzioni di un bene immateriale, esistono fenomeni di obsolescenza i cui effetti sono non meno negativi di quelli che affliggono i beni materiali quali l hardware; comprensibilmente, i decisori aziendali mostrano una elevata sensibilità verso i costi d acquisto, senza avere tuttavia pari attenzione per i costi e le inefficienze che i sistemi possono comportare nel loro intero ciclo di vita, all interno dell azienda, quando il tempo di permanenza in esercizio supera del parco hardware e software Obsolescenza tecnica e applicativa e prodotti non ottimali per ambienti professionali Inefficienze e perdite di produttività il valore ottimale ed i sistemi (sia hardware sia software) entrano nella fase di decadimento; IMPATTO FINALE Possibili danni Maggiori costi al patrimonio informativo aziendale EFFETTIq q 6

7 sempre a causa della spiccata sensibilità verso il costo di acquisto, è frequente che le scelte dei decisori si orientino verso certi prodotti le cui caratteristiche, tuttavia, non sono ottimali per le necessità dell azienda. Due esempi sono rappresentati dall acquisto di un nuovo PC con Windows 7 in versione Home Premium con un processore a basse prestazioni e dall utilizzo di reti di tipo peer-to-peer come alternativa a vere soluzioni client/server. Questo comporta un vantaggio economico, ma del tutto momentaneo ed effimero; l assenza di certe funzionalità o di determinate caratteristiche proprie di prodotti pensati espressamente per un utilizzo professionale rischia infatti di determinare inefficienze o perdite di produttività che si ripercuotono sull operatività aziendale e sul conto economico, generando nel tempo maggiori costi anche se spesso in modo purtroppo nascosto. Suggerimenti per i decisori aziendali Alla luce delle considerazioni fatte nel precedente paragrafo, è possibile definire alcuni semplici, ma efficaci suggerimenti a cui i decisori aziendali possono ispirarsi nell orientare le proprie scelte in materia di investimenti IT volte a soddisfare le proprie esigenze. 1Innanzitutto, nonostante il perdurare di una forte incertezza dovuta alla situazione economica contingente, la scelta di effettuare nuovi investimenti IT è consigliabile in quanto destinata a ripagarsi tangibilmente in termini di ritorno economico, sia sotto forma di minori costi sia di incrementi di produttività. In particolare non vanno trascurati gli acquisti di hardware e software che rientrano nella categoria dei prodotti definibili infrastrutturali, quali sistemi operativi client, soluzioni di office automation, piattaforme di rete e applicazioni di comunicazione e collaborazione. 2A questo fine, l acquisto contestuale di hardware e software è una pratica molto diffusa poiché consente di semplificare il processo di acquisto e di allineare il grado di aggiornamento della componente hardware a quella software. La licenza di tipo OEM viene offerta da Microsoft e da Intel per numerosi prodotti, espressamente per indirizzare questa esigenza, consentendo alle aziende di beneficiare di un livello di prezzo conveniente se comparato con quello delle altre tipologie di licenza, dal momento che è strettamente collegata al nuovo PC o al server con cui viene acquistata e non è trasferibile. 3Come si potrà vedere nel seguito di questo documento, Microsoft offre una vasta gamma di soluzioni software dedicate alle esigenze delle aziende di ogni dimensione. Nelle proprie scelte è importante farsi guidare non tanto e non solo dal prezzo, bensì dalla reale rispondenza delle tecnologie alle proprie necessità applicative. Per questa ragione i decisori aziendali dovrebbero rivolgere la propria attenzione verso configurazioni di prodotto e architetture infrastrutturali adeguate ai carichi di lavoro e alla richiesta di prestazioni, robustezza e sicurezza tipiche di una realtà complessa quale, appunto, un impresa o uno studio professionale, anche se di piccole dimensioni. 1) Rinnovare il parco hardware e software Combinare acquisto di hardware e software 2) Limitare i costi di acquisto Scegliere la formula di licenza OEM 3) Scegliere la soluzione ottimale in funzione delle esigenze Adottare soluzioni espressamente pensate per le aziende 7

8 Perchè rinnovare il parco hardware e il software di base Come già evidenziato in precedenza, il tasso di rinnovo del parco hardware nelle aziende italiane di piccola dimensione è mediamente molto basso, al punto che un PC desktop resta in azienda almeno 4 anni e un server anche più di 5. Tempi di permanenza del tutto simili ha anche il software, dal momento che il suo acquisto viene frequentemente effettuato insieme all hardware. Negli ultimi 18 mesi la recessione economica ha ulteriormente dilatato questi tempi, al punto che oggi la maggior parte delle aziende nel settore di nostro interesse ha un parco hardware e software decisamente obsoleto; oltre all inevitabile aumento della difettosità dei componenti hardware deperibili dovuto all usura che scaturisce dal prolungato utilizzo, lo svantaggio per l azienda è la perdita delle potenzialità che le moderne tecnologie sono in grado di offrire sul piano del risparmio energetico, della continuità operativa e delle prestazioni. In questa tabella vengono pertanto descritti i principali vantaggi che un azienda può derivare dal rinnovamento del proprio parco hardware e software, adottando tecnologie di ultima generazione. Vantaggi Maggiore stabilità e sicurezza dei sistemi Maggiore produttività e minori costi di assistenza Assistenza remota e riduzione dei costi di gestione e manutenzione Maggiori performance Risparmio energetico Connettività avanzata Motivazioni I PC equipaggiati con processori Intel di ultima generazione sono più capaci ed efficienti perché offrono prestazioni ideali per i carichi di lavoro più impegnativi, grazie a scalabilità ottimizzata e capacità superiori di memoria e di I/O. I sistemi basati su sistemi operativi e processori di ultima generazione, per esempio Windows 7 e Intel Core vpro di seconda generazione, sono inoltre più stabili e sicuri grazie a tecnologie quali Intel Anti Theft che attiva meccanismi di protezione anche a livello hardware. La maggiore affidabilità dei PC equipaggiati con tecnologie di ultima generazione comporta minori tempi di inattività; la riduzione arriva al 40%, con un tempo medio di inattività per anno che scende da oltre 10 a meno di 7 ore per PC 1. Per un PC equipaggiato con sistema operativo e processori evoluti la media annuale di interventi di assistenza è pari a 3, contro i 5 di un PC più datato 2. Il vantaggio offerto da un hardware più recente è quindi duplice: minori interventi e tempi di fermo più contenuti per ogni intervento. Per ridurre i costi di gestione dei sistemi informativi è necessario ridurre drasticamente gli interventi on-site. Questo è possibile adottando macchine che utilizzano Windows 7 e processori Intel di ultima generazione che, grazie alla tecnologia Intel Active Management, consentono di effettuare il monitoraggio, l upgrade, la diagnosi e la riparazione delle macchine da remoto, in maniera centralizzata, mantenendo sempre aggiornati i software e i sistemi di sicurezza. È possibile visualizzare da remoto tutte le componenti di una macchina, inclusi schermi ad alta definizione, grazie alla tecnologia Intel KVM (Keyboard-Video-Mouse). I processori e le schede grafiche di ultima generazione consentono di aumentare significativamente la potenza di calcolo e la velocita di esecuzione, accrescendo la produttività di ogni singolo utente, consentendo anche la piena fruizione di servizi avanzati quali la telefonia su IP (VoIP) e la videoconferenza. I processori Intel di ultima generazione, per esempio, integrano la tecnologia Intel Turbo Boost che accelera la frequenza del processore oltre la frequenza nominale quando serve, analizzando nel contempo la temperatura e il consumo energetico. La tecnologia Intel Hyper Threading, inoltre, consente a ogni core di elaborazione di eseguire più thread contemporaneamente ottimizzando i tempi di risposta. PC e sistemi operativi di ultima generazione, quali Windows 7, e processori Intel evoluti rappresentano sistemi conformi fin dalla progettazione agli standard più avanzati in materia di risparmio energetico (quali per es. le specifiche ACPI) e offrono quindi capacità di power management in grado di ridurre il consumo energetico fino ad oltre l 80% annuo per singolo PC 3 (per un valore equivalente di oltre 30 ) e il conseguente impatto ambientale. Grazie ai Power Gate integrati nei processori Intel di ultima generazione il consumo energetico dei singoli core inattivi può essere ridotto a un valore vicino allo zero, indipendentemente dagli altri core operativi. Questa tecnologia consente anche una durata maggiore dei PC portatili, grazie a un consumo gestito in maniera più intelligente. Supporto a nuovi protocolli di connettività e la facilità con cui possono essere configurate le connessioni di rete consente anche ad utenti non specializzati di estendere l accesso alla rete a nuovi utenti per facilitare la collaborazione e il lavoro in mobilità, grazie anche ai nuovi device disponibili (smartphone e tablet). Lo sviluppo di processori Intel che utilizzano tecnologie SoC (system-on-chip) ottimizza le performance dei sistemi operativi più evoluti come Windows Ricerca TECHAISLE sui vantaggi del rinnovamento del parco PC nelle PMI, 2010 ( 2 Ricerca TECHAISLE sui vantaggi del rinnovamento del parco PC nelle PMI, 2010 ( 3 Ricerca MINDTECK sul risparmio energetico connesso con l utilizzo di tecnologia Microsoft Windows 7, 2010.

9 Investimenti che si ripagano: il caso Windows 7 I sistemi hardware e le tecnologie software che li equipaggiano sono asset che, come detto, rimangono in azienda per diversi anni; ciò premesso, per questi elementi la valutazione del costo totale di possesso (in letteratura noto come Total Cost of Ownership TCO e per brevità indicato, nel seguito, con questo acronimo) deve quindi essere fatta sul loro intero ciclo di vita e prendendo in considerazione non solo i costi di acquisizione, ma anche i costi operativi e di gestione associati che si manifestano durante il periodo di riferimento. È ampiamente provato dall esperienza che questa seconda categoria di costi, infatti, al termine del ciclo di vita, può arrivare a pesare da un minimo di 2/3 ad un massimo di 4/5 del costo totale di possesso, superando quindi significativamente il costo di acquisizione. Alla luce di questi dati oggettivi, i decisori degli acquisti aziendali dovrebbero pertanto focalizzare maggiormente la propria attenzione su prodotti, tecnologie e soluzioni capaci di ridurre in modo rilevante questi costi nel corso del ciclo di vita dei sistemi. Quantificando questi risparmi, è infatti possibile calcolare il benefit economico corrispondente e porlo a confronto con il costo totale di possesso, determinando in questo modo il ritorno sugli investimenti e il pay-back period, ovvero l intervallo di tempo in cui i minori costi associati dalla nuova tecnologia adottata consentono alla stessa di ripagare il proprio costo di acquisto. Un esempio, interessante e concreto, di questa metodologia di valutazione può essere applicato all analisi dell opportunità connessa all introduzione in azienda di nuovi PC con Windows 7 Professional equipaggiati con processori Intel Core vpro di seconda generazione in sostituzione di vecchi dotati di sistemi operativi e processori della generazione precedente (Windows Vista e/o Windows XP). International Data Corporation (IDC), una tra le maggiori società di ricerca del settore IT a livello mondiale, ha infatti realizzato uno studio 4 che, grazie a oltre 400 interviste con responsabili IT e utenti finali di aziende appartenenti al segmento delle piccole e medie imprese, consente di costruire una mappa accurata delle voci di costo impattate dall adozione di Windows 7 e processori Intel di ultima generazione in organizzazioni utilizzatrici di tecnologie antecedenti e di quantificare i possibili risparmi conseguibili dall introduzione delle nuove tecnologie sia in termini di diminuzione dei costi connessi con il supporto IT (quali, per es., i costi di deployment, di helpdesk e di supporto dei sistemi) sia in termini di incremento della produttività degli utenti. Service Desk Deployment Riduzione costi supporto IT Spyware/malware Help Desk Reboots Downtime Software failure Recupero dati non protetti da encryption Recupero dati non protetti da backup p p IMPATTO ECONOMICO p p Configurazione applicazioni Supporto su PC e sistema operativo Installazione nuovo software Recupero dati cancellati Aumento produttività utenti Troubleshooting Ricerca file Nuove funzionalità 4 IDC, The Benefit of Using Windows 7 in Small and Medium Sized Businesses,

10 Proprio in questa seconda categoria, ovvero la crescita della produttività degli utenti, risiedono i vantaggi maggiori realizzabili dalla sostituzione di vecchi sistemi con nuovi PC equipaggiati con Windows 7 Professional e processori Intel di ultima generazione. Come rappresentato nell immagine, sono infatti numerose le aree di attività e le problematiche nelle quali un utente può trarre tangibili benefici dall utilizzo di tecnologie più robuste, affidabili e sicure. Tra queste, per esempio: la necessità di dover riavviare il PC (reboot) dopo eventuali blocchi; l inattività del proprio PC per attacchi di spyware e malware; il tempo di troubleshooting per la ricerca della giusta configurazione e la risoluzione di errori; il tempo speso per la ricerca di file nella memoria del sistema; il tempo di fermo (downtime) dei sistemi; e altre ancora. Per ognuna di queste problematiche, la sostituzione di vecchi sistemi con PC equipaggiati con Windows 7 e processori Intel di ultima generazione che garantiscono livelli più avanzati di robustezza, affidabilità e sicurezza, consente di conseguire notevoli riduzioni del numero di ore (medie) spese ogni anno da ogni utente in azienda, come si può vedere nell immagine; a livello complessivo, il risparmio conseguibile, per singolo utente e per anno, arriva al 43%, portando il totale di ore spese da circa 102 a circa 58, con impatti evidenti sul piano economico e in termini di aumento di produttività. Ore medie annue totali Ore medie annue per utente e per attività Sistemi operativi di generazione precedente Windows Altre voci Downtime Troubleshooting Attacchi di spyware e malware Ricerca di file Reboot del PC Sistemi operativi di generazione precedente 42,3 20,3 8,3 15 7,5 8,2 Windows 7 27,1 11,6 4,5 8,6 3,8 2 Le stime riportate sopra sono di carattere generale, e quindi valide in termini indicativi; grazie, tuttavia, all accurata mappatura effettuata da IDC su aziende appartenenti a diversi settori merceologici, è possibile avere non solo un report personalizzato per la propria azienda dei risparmi conseguibili, ma anche una simulazione del ritorno sugli investimenti e del pay-back period dell investimento tecnologico, inserendo semplicemente alcune informazioni di base sulla configurazione del proprio sistema informativo e sul costo previsto per i nuovi investimenti. Tale simulazione è possibile grazie a uno speciale strumento online realizzato in collaborazione con Alinean, il Microsoft Windows 7 ROI Tool, il quale partendo dalla base dati raccolta da IDC fornisce alle PMI la possibilità di calcolare puntualmente il costo totale di possesso del proprio parco PC e valutare il potenziale risparmio di cui potrebbero giovare in termini di riduzione dei costi e aumento della produttività scegliendo di acquistare nuovi PC dotati di Windows 7 e processori Intel di ultima generazione e/o aggiornare gli esistenti. 10

11 Soluzioni Microsoft per le imprese e formule di licenza Microsoft offre una vasta gamma di prodotti che spazia dai software per i consumatori a quelli per aziende di ogni dimensione; per il mondo delle PMI esistono diversi prodotti che combinati tra loro in modo opportuno consentono di porre le basi per realizzare una soluzione che risponda alle esigenze attuali senza rinunciare a priori a una eventuale e auspicabile crescita. Questi prodotti essenziali sono tutti disponibili nella tipologia di licenza OEM (e nell assimilabile Card con Codice Prodotto, ovvero PKC, per Office 2010), sotto forma di prodotti pre-installati o destinati a essere acquistati insieme ad un nuovo prodotto hardware. Tra questi rientrano anche i prodotti denominati Reseller Option Kit (ROK), offerti direttamente dai maggiori produttori di server insieme alle proprie soluzioni come loro naturale complemento. Oltre alla tipologia di licenza OEM, Microsoft offre alle aziende anche una formula di licenza denominata Microsoft Volume Licensing, ideale per le organizzazioni di maggiori dimensioni (a partire da 5 PC) in quanto basata su contratti a volume arricchibili con servizi a valore aggiunto, quali, per esempio, la Software Assurance, pensata per mantenere costantemente aggiornato il software anche in caso di rilascio di successive versioni del prodotto. Per approfondire la conoscenza delle diverse soluzioni di licenza disponibili è possibile fare riferimento a questa specifica sezione del portale Microsoft dedicato alle PMI, oppure rivolgersi al proprio Partner Microsoft di fiducia; le aziende, invece, interessate a trovare un rivenditore di riferimento e a scoprire applicazioni e servizi sviluppati dai Partner Microsoft per il mondo professionale possono fare riferimento al portale Microsoft Pinpoint. Windows 7 Windows 7 è il più recente e, senza ombra di dubbio, il migliore sistema operativo Microsoft per il PC client, ed esprime al meglio la propria potenzialità su macchine che integrano processori Intel di ultima generazione. Grazie a una serie di miglioramenti apportati, in questa versione il PC risponde in tempi ridotti, consente una maggiore produttività agli utenti e offre una protezione avanzata dai rischi. Le edizioni professionali di Windows 7 sono inoltre dotate di una funzionalità denominata Modalità Windows XP che consente l esecuzione di vecchie applicazioni software per Windows XP senza necessità di mettervi mano per aggiornarle. Per le aziende di maggiori dimensioni, la soluzione Windows Intune consente poi di realizzare una soluzione di gestione, aggiornamento e protezione dei PC aziendali integrata con i servizi cloud di Windows Office 2010 Microsoft Office 2010 mette a disposizione degli utenti grandi potenzialità per lavorare in condizioni ottimali in ufficio, in viaggio o da casa. Si possono facilmente creare relazioni e presentazioni di grande impatto con strumenti che consentono di esprimere le proprie idee con maggiore creatività. Inoltre le funzionalità di accesso ai file di Office tramite Web browser o Windows Phone consentono di intervenire in qualsiasi momento sui documenti, anche quando si è fisicamente lontani dall ufficio o dal proprio computer. Con Office 2010 tutto è sotto controllo, per svolgere qualsiasi attività e ottenere ottimi risultati in qualunque momento e luogo, nelle modalità preferite. Questa guida ti aiuterà a scegliere la versione e la formula di licenza più adatta alle tue esigenze. 11

12 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 R2 offre una piattaforma server affidabile, robusta e scalabile. Dispone inoltre di funzionalità per la virtualizzazione e il risparmio energetico. Grazie alle sue caratteristiche e agli strumenti di gestione di cui è dotato consente un controllo ottimale dei server e dell intera rete oltre ad erogare i servizi tradizionali come la condivisione protetta di file e stampanti, la configurazione degli accessi da remoto, ecc. Windows Small Business Server 2011 Windows Small Business Server 2011 (SBS 2011) è la soluzione ideale per le aziende da pochi PC fino a 75 PC. Microsoft ha investito molto nello sviluppo di soluzioni per la piccola e media impresa e questo sforzo si è concretizzato nel rilascio di due nuovi prodotti: Small Business Server 2011 Essentials e Small Business Server 2011 Standard. Small Business Server 2011 Essentials Questo nuovo prodotto rappresenta la combinazione ideale di semplicità (1 solo server con unica console amministrativa), innovazione (nativamente predisposto per i servizi di produttività online) ed economicità (nessuna licenza CAL aggiuntiva richiesta) per realtà aziendali fino a un massimo di 25 utenti. Small Business Server 2011 Standard Per le piccole aziende Small Business Server 2011 offre integrazione dei servizi, semplicità di gestione, maggiore sicurezza e protezione. È composto da svariate tecnologie server come Exchange Server 2010, Windows SharePoint Foundation (con un portale aziendale già pronto da usare) e il database SQL Server 2008 R2 (incluso, con una seconda licenza di Windows Server 2008 R2, nel Premium Add-on). Sono inoltre presenti strumenti di backup per la protezione dei dati e di aggiornamento costante dei PC con Windows Server Update Services. È inoltre già predisposto il supporto dei più recenti dispositivi Mobile (Windows Mobile, Windows Phone 7 e altri ancora). Per entrambi è disponibile Small Business Server 2011 Premium Add-on che oltre ad una seconda licenza di Windows Server 2008 R2 include anche il potente motore database SQL Server 2008 R2. Premium Add-On per le piccole imprese offre la possibilità di eseguire diverse applicazioni line-of-business su un server aggiuntivo che potrà funzionare come installazione fisica o istanza virtuale attraverso l utilizzo di Hyper-V. È possibile inoltre integrare Premium Add-On anche su un server SBS in versione 2008 per poter sfruttare i vantaggi offerti dal nuovo prodotto. Standard Microsoft Security Essentials Questo servizio gratuito offre alle piccole imprese con un massimo di 10 PC la protezione più avanzata da minacce dannose quali virus, spyware, trojan e altro malware. Per le aziende con un numero di PC più elevato sarà possibile proteggere i computer con Microsoft Forefront Endpoint Protection. 12

13 Scenari di utilizzo aziendale In questo paragrafo vengono presi in considerazione alcuni scenari tipici di micro-impresa, passando dal caso di una realtà individuale fino ad un organizzazione strutturata con diversi dipendenti. In ogni caso, viene illustrato quali scelte tecnologiche, a livello di PC, server e, soprattutto, di relativo software Microsoft di base, è possibile effettuare per costruire una soluzione completa in grado di rispondere adeguatamente alle necessità aziendali e di offrire una produttività eccellente. 13

14 Chi Soluzioni consigliate SCENARIO 1 Amministratore Immobiliare. La persona svolge questo ruolo in aggiunta alla professione principale, che è quella di geometra responsabile tecnico di una impresa di costruzioni e ristrutturazioni. Note caratteristiche Necessità di usare il PC con la massima mobilità, budget ristretto, necessità di utilizzare un PC diverso da quello utilizzato per la professione principale, necessità di usare un applicazione per la gestione condominiale sviluppata per ambiente Windows XP. Esigenze tipiche Produzione e condivisione di documenti (convocazioni di assemblea, verbali, richieste di preventivi, consuntivi, ecc.) Protezione dei dati Posta elettronica e strumenti di comunicazione La scelta ideale è quella di acquistare un nuovo notebook con Windows 7 Professional pre-installato equipaggiato con processore Intel Core i5 vpro di seconda generazione. Grazie alle batterie a lunga durata, alle funzionalità di risparmio energetico di Windows 7 e alla connettività Wi-Fi stabile e sicura garantita dalle schede di rete Intel di ultima generazione ne sarà possibile l utilizzo in condizioni di assoluta mobilità e quindi in viaggio, o durante riunioni esterne. Scenario 0 La funzionalità Modalità Windows XP inclusa in Windows 7 Professional consentirà di far funzionare senza problemi anche l applicazione di gestione seppur non recente. Sarà inoltre possibile programmare backup periodici e automatici per eseguire il salvataggio dei dati o dell intero sistema su un unità locale o in rete, facilitando così il ripristino rapido di singoli file, magari eliminati per errore, o dell intero PC, nell eventualità di malfunzionamenti del disco rigido o della presenza di software dannoso. Grazie poi alla funzionalità Encrypting File System, è possibile crittografare e proteggere informazioni aziendali sensibili come i dati dei propri clienti; la tecnologia Intel AES-NI (Advancede Encryption Standard Instruction) integrata nel processore consente di velocizzare fino a 4 volte le operazioni di crittografia-decrittografia; Windows Defender, infine, offre una protezione avanzata nei confronti di spyware e altre forme di software dannoso. Per le esigenze di produttività, Office Home & Business 2010 è la soluzione giusta per l elaborazione documentale, attraverso Word 2010, e la gestione di dati, con Excel Con Excel è possibile elaborare, anche con l utilizzo di grafici, notevoli quantità di dati e costruire facilmente report per l analisi delle informazioni secondo diversi parametri, sfruttando anche la versatilità delle tabelle pivot; i dati possono inoltre essere integrati direttamente nei documenti garantendo l aggiornamento automatico degli stessi. Inoltre grazie a dispositivi quali Windows Phone 7 o altri smartphone è possibile disporre in ogni momento delle informazioni rilevanti per la propria attività. La soluzione proposta è composta da: 14 Hardware 1 nuovo PC con processore Intel Core i5 vpro di seconda generazione 1 stampante multifunzione 1 scheda USB per connessione a Internet Software 1 licenza di Windows 7 Professional OEM pre-installata sul nuovo PC 1 licenza Office Home & Business 2010 in versione PKC (Product Key Card)

15 Chi Soluzioni consigliate SCENARIO 2 Impresa del settore commercio, con 3 addetti. L azienda si occupa della commercializzazione di articoli in pelle di produzione artigianale; una persona si occupa della gestione della sede e dell amministrazione mentre altre 2 persone si occupano di relazioni commerciali con i clienti e spesso operano al di fuori della sede. Note caratteristiche Unica sede, spazi limitati, budget contenuto Esigenze tipiche Condivisione di documenti (offerte, fatture, schede tecniche, listini, ecc.) Condivisione di Stampanti e Fax Protezione dei dati Con il software Microsoft è possibile modulare la soluzione tecnologica desiderata, soddisfare le proprie esigenze attuali e nello stesso tempo costruire delle solide basi per il futuro. Grazie alle elevate possibilità di integrazione con gli altri prodotti (anche di terze parti) le soluzioni Microsoft permetteranno in modo semplice, rapido ed economico di accrescere le potenzialità ed adeguarle alle proprie esigenze, senza stravolgere l infrastruttura esistente. I servizi essenziali come la condivisione dei documenti e della stampante, il backup dei dati centralizzato e altre attività necessarie al corretto funzionamento di una piccola rete aziendale sono gestiti da Windows Server 2008 R2 Foundation che viene già pre-installato sul Server. I PC degli utenti sono equipaggiati con Windows 7 Professional e processori Intel Core i5 vpro di seconda generazione, in grado di offrire elevate prestazioni, consumi ridotti e maggiore autonomia, unitamente a funzioni di backup avanzate, semplicità d uso e predisposizione per l accesso a molti servizi di rete avanzati. La dotazione di ogni PC è completata con Microsoft Office Home & Business 2010 che consente agli utenti di creare e modificare documenti dall aspetto professionale in poco tempo grazie ai numerosi modelli presenti sul PC (molti altri modelli sono scaricabili gratuitamente dal sito La nuova interfaccia d uso unitamente a funzionalità innovative permetterà agli utenti di inserire nei documenti, grafici di grande effetto, analizzare dati di vendita ed eseguire calcoli complessi (con Microsoft Excel) e gestire in modo efficiente la posta elettronica, gli appuntamenti e i contatti (Microsoft Outlook). Il server, equipaggiato con processore Intel Xeon, e i PC possono mantenersi costantemente aggiornati attraverso l accesso ai servizi gratuiti di Microsoft Update. La tecnologia Intel Active Management integrata nel processore consente di tenere traccia delle condizioni e dello stato delle macchine connesse, di diagnosticare e riparare da remoto i sistemi e di mantenere sempre aggiornati il software. Una soluzione come quella descritta risulta essere molto più efficiente e semplice da gestire rispetto per esempio a realtà che non utilizzano un server e si basano invece su reti punto a punto (pochi PC collegati direttamente tra loro): si pensi, per esempio, alla necessità di lasciare acceso il PC a cui è collegata la stampante per consentire agli utenti di stampare. O ancora: le cartelle condivise distribuite sui vari PC (che naturalmente devono rimanere accesi perché gli utenti possano accedere ai contenuti) non sono certamente la soluzione ideale né per semplicità ed efficienza né per sicurezza. La condivisione centralizzata di risorse quali cartelle condivise e stampanti è facilmente configurabile e si può rendere operativa in pochi minuti. Infine si possono per esempio configurare centralmente le impostazioni d uso degli utenti e dei loro PC così da evitare dispendiose attività di configurazione ripetitive (su ogni singolo PC) e spesso non omogenee (ci si dimentica una impostazione o si configura in modo diverso rispetto a un altro PC). La soluzione proposta è composta da: R2 Hardware 1 server con processore Intel Xeon e 3 PC con processore Intel Core i5 vpro di seconda generazione 1 stampante multifunzione 1 modem per connettività Internet Software 1 Licenza Windows Server 2008 R2 Foundation 3 Licenze Windows 7 Professional OEM pre-installate sui nuovi PC 3 Licenze Office Home & Business 2010 in versione PKC 15

16 Chi Soluzioni consigliate SCENARIO 3 Impresa del settore edile, con 4 addetti. L azienda si occupa di ristrutturazioni edilizie; una persona si occupa della gestione della sede e dell amministrazione, 2 persone si occupano dei progetti e una persona intrattiene le relazioni commerciali con i clienti. Sia i progettisti che la figura commerciale operano spesso al di fuori della sede. Note caratteristiche Unica sede, spazi limitati, budget contenuto Esigenze tipiche Condivisione di documenti (offerte, fatture, schede tecniche, listini, ecc.) Condivisione di Stampanti e Fax Protezione dei dati Posta elettronica e strumenti di comunicazione Con un investimento contenuto è possibile realizzare una soluzione di valore che consenta di soddisfare in breve tempo le esigenze principali e porre le basi per una futura evoluzione che sarà così più semplice, rapida ed economica. Il software Microsoft è progettato per erogare ulteriori servizi e integrarsi con altri prodotti (sia Microsoft che di terze parti) in tempi diversi al variare delle situazioni. I servizi essenziali come la condivisione dei documenti e della stampante, il backup dei dati centralizzato (anche dei PC Client) e altre attività necessarie al corretto funzionamento di una piccola rete aziendale sono gestiti da Small Business Server 2011 Essentials che viene già pre-installato sul Server, equipaggiato con processore Intel Xeon. I PC degli utenti sono equipaggiati con Windows 7 Professional e processore Intel Core i5 vpro di seconda generazione, che integra un motore di grafica che può condividere PC Portatile Server Smartphone PC Portatile Desktop PC Portatile con i core del processore risorse quali la cache, incrementando le prestazioni grafiche e di elaborazione con un minore dispendio di energia. Il sistema così composto è in grado di offrire elevate prestazioni, consumi ridotti e maggiore autonomia, unitamente a funzioni di backup avanzate, semplicità d uso e predisposizione per l accesso a molti servizi di rete avanzati. La dotazione di ogni PC è completata con Microsoft Office Home & Business 2010 che consente agli utenti di creare e modificare documenti dall aspetto professionale in poco tempo grazie ai numerosi modelli presenti sul PC (molti altri modelli sono scaricabili gratuitamente dal sito La nuova interfaccia d uso permetterà agli utenti di inserire nei documenti grafici di grande effetto, analizzare dati di vendita, e eseguire calcoli complessi (con Microsoft Excel) e gestire in modo efficiente la posta elettronica, gli appuntamenti e i contatti (Microsoft Outlook). Il server e i PC possono mantenersi costantemente aggiornati attraverso l accesso ai servizi gratuiti di Microsoft Update. La predisposizione nativa di SBS 2011 Essentials all integrazione con i Microsoft Office 365 consentirà agli utenti di poter fruire di Posta Elettronica e Calendari condivisi, Intranet di collaborazione e Servizi di comunicazione e Web Conference. Tutto ciò di cui si ha bisogno è accessibile rapidamente con la sola sottoscrizione al servizio per il numero di utenti desiderato. Semplice, rapido, economico. Questa soluzione consente di configurare una pagina Web che mette a disposizione degli utenti le cartelle condivise sul server e l accesso al PC da remoto (con un altro PC è possibile collegarsi al PC lasciato acceso in ufficio e utilizzare le applicazioni). La soluzione proposta, grazie anche alla tecnologia Intel Rapid Storage che automatizza le operazioni di back up dimezzandone i tempi, consente di eseguire centralmente il backup completo del server e di ogni PC client senza la necessità di altri software. Queste e diverse altre funzionalità non sono disponibili in modo così semplice ed efficiente in altri ambienti o con altri sistemi operativi e applicazioni precedenti. La soluzione proposta è composta da: 16 Hardware 1 Server con processore Intel Xeon e 4 PC con processore Intel Core i5 vpro di seconda generazione 1 Stampante multifunzione 1 Router per connettività Internet Software 1 Licenza Windows Small Business Server 2011 Essentials 4 Licenze Windows 7 Professional OEM pre-installate sui nuovi PC 4 Licenze Office Home & Business 2010 in versione PKC Opzionale: Sottoscrizione a Microsoft Office 365

17 Chi Soluzioni consigliate SCENARIO 4 Studio Professionale attivo nel settore dei servizi alle imprese, con 10 addetti. Lo studio offre ai propri clienti servizi di consulenza e organizzazione aziendale. Oltre ai 2 soci titolari lo studio è composto da altre 10 persone, 4 delle quali si occupano presso l unica sede delle attività di amministrazione, segreteria e coordinamento mentre le altre 6 figure professionali sono consulenti che svolgono le loro attività presso i clienti e solo saltuariamente in sede. Note caratteristiche Unica sede, collaboratori da remoto, budget contenuto Esigenze tipiche Condivisione di documenti (Offerte, Fatture, Progetti, Banche dati, ecc.) Condivisione di Stampanti e Fax Strumenti di collaborazione Posta elettronica, calendari condivisi e strumenti di comunicazione Accesso da remoto in sicurezza Database per archiviazione dati Gestione e sicurezza dei PC Windows Small Business Server 2011 Standard è un combinato di prodotti installati e gestiti in modo organico realizzato per le piccole e medie aziende. È una soluzione strutturata per integrarsi con le tecnologie esistenti e creare un ambiente IT affidabile, sicuro e a costi contenuti sia di implementazione che di gestione. Inoltre l aggiunta opzionale di Small Business Server 2011 Premium Add-on, permette di beneficiare di un secondo server da dedicare ad attività specifiche quali l esecuzione di un database e/o il punto di accesso per applicazioni fruite da remoto (Remote Desktop Services). Scenario 0 Grazie all integrazione delle componenti e alla semplicità di accesso gli utenti sono in grado di: accedere ai servizi erogati inclusi , file condivisi, applicazioni business, ovunque e in qualunque momento (accesso sicuro dall esterno via Browser e con la possibilità di avere messaggi di posta elettronica, contatti e appuntamenti sul telefonino); condividere le risorse aziendali, come l accesso a Internet, stampanti e fax, per ottenere il massimo rendimento dal tuo investimento tecnologico; utilizzare un potente database per l archiviazione di grandi volumi di dati; accedere da postazioni remote ad applicazioni installate su un server senza doversi preoccupare della installazione locale delle applicazioni stesse; collaborare sui documenti grazie alla Intranet già predisposta per l utilizzo e ampiamente personalizzabile. La configurazione iniziale e le successive variazioni (es. nuovi utenti/pc, ulteriori servizi, modifica autorizzazioni, ecc.) sono gestite molto rapidamente da un unica console del server equipaggiato con processore Intel Xeon con Intel Active Management accessibile anche da remoto così per esempio da consentire al fornitore di servizi IT esterno di collegarsi rapidamente per risolvere i problemi abbattendo drasticamente tempi e costi. Con Windows Intune gli utenti hanno la tranquillità di poter contare su PC perfettamente funzionanti e sicuri, la sottoscrizione al nuovo servizio garantisce infatti il corretto funzionamento dei PC aziendali attaverso la gestione remota e la protezione dei PC 17

18 ovunque si trovino, mentre gli amministratori IT possono offrire assistenza remota, verificare l inventario hardware e software, creare regole per la distribuzione degli aggiornamenti nonchè aggiornare il parco PC aziendale a Windows 7 Enterprise (sul sito è possibile accedere alla prova gratuita del prodotto per 30 giorni ed è disponibile una esaustiva panoramica delle sue caratteristiche). Rispetto a reti paritetiche o dotate di server e PC obsoleti e/o con software non adeguato questa soluzione consente di disporre di molti servizi di fascia alta a costi contenuti e commisurati alle reali esigenze. Un valore importante è rappresentato dall integrazione di tutte le varie componenti che non richiedono quindi particolari difficoltà per la gestione; per gli utenti significa maggiore semplicità nell utilizzo degli strumenti disponibili (posta elettronica, Intranet di collaborazione, accesso da remoto) sia dal tradizionale PC sia dai moderni dispositivi mobili (come ad esempio Windows Phone 7). La soluzione proposta è composta da: Hardware 2 Server con processore Intel Xeon 2 stampanti Multifunzione 1 Router per connettività Internet 12 PC con processore Intel Core i7 vpro di seconda generazione 12 Smartphone Software Licenza Windows Small Business Server 2011 Standard + SBS 2011 Premium Add-on 12 Licenze Windows 7 Professional OEM pre-installate sui nuovi PC 12 sottoscrizioni a Windows Intune 4 Licenze Office Home & Business 2010 e 8 Licenze Office Professional 2010 in versione PKC 12 Licenze CAL Small Business Server 2011: 12 Licenze CAL Standard Small Business Server 2011 (5 Licenze CAL Standard sono già incluse con la licenza server) e 4 Licenze Small Business Server 2011 Premium Add-on CAL 18

19 La scelta della soluzione hardware: una guida Come già discusso nella parte iniziale di questo documento, non è infrequente che l elevata sensibilità verso il costo di acquisto spinga i decisori aziendali verso l approvvigionamento di soluzioni, hardware e software, più economiche ma le cui caratteristiche si rivelano poi non ottimali per le esigenze operative dell azienda. Per prevenire queste possibili situazioni, è suggeribile selezionare con la massima accuratezza i PC e i server destinati a essere introdotti in azienda, effettuando una valutazione approfondita delle relative caratteristiche tecniche e funzionali. Allo scopo di semplificare questo lavoro per i propri Partner e Clienti, Microsoft ha messo a punto il Windows PC e Server Magazine, una raccolta selezionata di prodotti PC e server realizzati dai maggiori OEM internazionali ed italiani con tecnologia Microsoft Windows 7, Windows 2008 Server R2 e Office 2010 e con processore Intel di ultima generazione, azienda che investe ingenti risorse per dare risposte concrete alle esigenze che esprime il mercato delle piccole e medie imprese. Il documento intende offrire al pubblico una sintesi, facilmente consultabile ma al tempo stesso completa, delle più interessanti soluzioni disponibili sul mercato, identificandole e valorizzandole anche mediante attributi specifici quali, per esempio, il target ideale di utilizzatori, le particolari caratteristiche tecniche e funzionali piuttosto che la fascia di prezzo. La collezione dei prodotti è stata definita dalla Divisione OEM di Microsoft Italia in collaborazione con i propri partner del settore, e raccoglie sia realizzazioni di tipo PC, nelle loro varie configurazioni (desktop, notebook, netbook, all-in-one, tablet, ecc.) sia in ambito Server; grazie a questa impostazione, la guida potrà risultare utile a un utenza potenziale molto ampia, che si estende dallo studente fino alla grande impresa. Per rendere più agevole la consultazione, prima delle schede dedicate a ogni singolo modello, sono disponibili degli elenchi che consentono di visualizzare con immediatezza i vari prodotti disponibili in funzione del relativo form factor, dei target di clienti di riferimento e delle caratteristiche speciali che li contradistinguono. La presenza di una bandiera tricolore consentirà infine di identificare le soluzioni costruite da aziende italiane del settore OEM. 19

20 2011 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft Italia Innovation Campus Viale Lombardia, 2/A Peschiera Borromeo (MI) Visitateci su Internet: Servizio Clienti: