Dott.ssa Patrizia Cohen

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2 Dott.ssa Patrizia Cohen Scopri tutti i segreti di una nuova professione che ti permette di guadagnare trasformando il tuo hobby in una moderna e lucrativa occupazione. 2

3 Introduzione Benvenuti nel mondo dell Event Planning! Come tutti sappiamo al giorno d oggi il problema lavoro si fa sentire più che mai. La crisi generale di questi ultimi due anni ha fatto sì che molti posti di lavoro si siano volatilizzati lasciando giovani e meno giovani senza la possibilità di condurre una vita soddisfacente. Infatti, molti giovani faticano a trovare una prima occupazione mentre gli ultra quarantenni non riescono a rimettersi in gioco dopo aver perso il lavoro che, magari, hanno svolto per lungo tempo. Come spesso accade in questi casi, molti hanno cercato occupazioni alternative purtroppo non sempre efficaci. Ecco allora che si sono sviluppate nuove professioni facilmente spendibili dopo un breve training teorico pratico; l event planner è una di queste. Tuttavia non bisogna pensare che basti leggere un libro per poter improvvisarsi event planner. Le nozioni teoriche sono 3

4 indispensabili per non commettere gravi e, a volte, irreparabili errori, ma alla base di questo lavoro stanno anche caratteristiche di personalità indispensabili, voglia di lavorare intensamente, senza riguardo a orari, week-end e vacanze e un onestà e precisione fuori da ogni dubbio. Ora immaginatevi immersi in in un eccitante e proficua carriera che vi permetta ogni giorno di usare la vostra immaginazione per organizzare eventi di ogni genere, carriera che tuttavia non è per tutti. Coloro che hanno energia da vendere, che si sentono a proprio agio a promuovere se stessi, a comunicare e socializzare con persone estranee, che sono ben organizzati che possono affrontare più compiti contemporaneamente e, allo stesso tempo, hanno un occhio attento, ben allenato per i dettagli, trarranno grandi soddisfazioni da questo lavoro. Coloro che, al contrario, non sono dinamici ed estroversi, che preferiscono stare dietro la scena e non essere coinvolti, è bene che si rivolgano ad un altra professione. 4

5 Anche se alcuni event planner (EP) posseggono una laurea, questa non è un requisito indispensabile per svolgere un attività, dove la pratica assume un ruolo essenziale. È anche importante sapere che, al momento, non esiste un albo professionale che includa event e wedding planner, per cui non è richiesta alcuna iscrizione nè il superamento di un esame per poter svolgere l attività. Potrete iniziare subito con alcune nozioni teoriche tecnicopratiche che troverete di seguito e poi buttarvi, organizzando prima qualche piccolo evento per persone a voi vicine, poi eventi sempre più complessi. Sarete comunque in grado di guadagnare fin dall inizio, aumentando poi le vostre entrate man mano che diventerete più esperti e ben introdotti nell ambiente. A causa di un tipo di vita frenetico che lascia poco tempo al di fuori dell attività lavorativa, il campo dell organizzazione di eventi è cresciuto considerevolmente negli ultimi anni e, in un settore così dinamico, in evoluzione e con infinite possibilità, la definizione stessa di event planner assume diverse sfaccettature. 5

6 Essenzialmente l EP è colui/colei che organizza, pre-pianifica e coordina un evento. Come vedremo in seguito, vi sono parecchi tipi di eventi per cui è probabile che, dopo una, più o meno lunga, esperienza quale EP generico vi specializzerete in uno specifico settore. Di seguito, leggendo, possibilmente più volte per assimilare bene i principali concetti, questo ebook imparerete a definire la figura e la professione di EP (cap.1), l anatomia degli eventi (cap.2), le relazioni commerciali e il budget dei vostri clienti (cap.3) e infine lo startup del vostro business (cap.4). L ebook è completato da utilissimi riferimenti bibliografici, di software e di link, in italiano e inglese. Ora non vi resta che iniziare la lettura, alla fine della quale avrete un idea più chiara di cosa offre e richiede l attività di event planner e, soprattutto, se questa può diventare la vostra professione. 6

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8 INDICE Introduzione.. 2 Parte Prima Che cos è un EV..7 Il vostro lavoro come EV...11 L EP di eventi speciali oggi...18 Perchè i clienti richiedono un EP...24 Parte Seconda Lavoro preliminare prima di un evento..29 Tipo di evento: sociale 37 Tipo di evento: aziendale 41 Macro planning...47 Micro planning 53 Parte Terza Relazioni commerciali.58 Networking

9 Lavorare con il budget del cliente 70 Showtime..74 Parte Quarta Iniziare il proprio business come EP.78 Sta tutto nel nome..80 Aprire il business...82 Soldi, contratti e assicurazioni...87 Mantenere il business sotto gli occhi di tutti..99 Guardare avanti

10 PARTE PRIMA CHE COS È UN EVENT PLANNER Definizione di EP e del suo ruolo Il ruolo dell EP è in parte, di collegamento, di terapista e di amico d appoggio. Gli EP sono assunti specificatamente perchè la persona, l azienda, o un gruppo che organizza un evento preferisce affidare il compito a un esperto piuttosto che svolgerlo da solo. E anche se pensano di poter organizzare l evento preferiscono assumere un EP in modo che se qualcosa va storto c è una persona esterna che si prende la responsabilità. Questo significa che chi assume un EP ha una forte opinione su ciò che vuole o non vuole; perciò l EP deve considerare 10

11 attentamente le richieste e le decisioni del cliente quando pianifica un evento. L EP lavora per assicurare il successo di un evento e ottenere un risultato finale senza sbavature, coordinando ogni minimo dettaglio a seconda dell occasione. L EP può avere o no la maturità, una laurea breve, un master o un semplice certificato in organizzazione di eventi, ma in ogni caso deve considerare che dovrà affrontare i seguenti compiti: Analisi del budget Selezione delle date e date alternative Location Inviti Allestimento degli ambienti a seconda del tipo di evento Acquisizione di eventuali permessi Organizzazione dei trasporti Parking Controllo della sicurezza Catering 11

12 Camerieri, baristi Decorazioni Intrattenimento Eventuale pulizia finale Ovviamente questa lista non può essere completa, altri compiti riguarderanno specifici aspetti di specifici eventi, cerimonie o convention. È facile intuire come la prima qualità richiesta a un EP sia un eccezionale capacità organizzativa con un occhio molto attento ai dettagli. Un EP deve saper creare un programma mirato allo scopo finale capendo ciò che il cliente desidera. Fra le principali abilità che un aspirante EP deve possedere possiamo ricordare: Ottima comunicazione verbale e scritta Capacità di organizzazione Time management Abilità di gestire un progetto 12

13 Abilità di gestire diversi compiti contemporaneamente Abilità di assumersi delle responsabilità e prendere delle decisioni Capacità di lavorare in team Saper usare il computer e in particolare MS Office, Outlook (o un altro programma di posta dedicato) e Internet Spiccato orientamento verso i dettagli Saper rispettare termini e scadenze Eccellente capacità di negoziazione Abilità di mantenere la calma sotto pressione Capacità di creare e gestire un budget Capacità di gestire un gruppo e i membri di uno staff Abilità di marketing Abilità di PR Abilità di conversare in modo sicuro e confidente con tutti i livelli di gestione e tutti i tipi di persone Abilità creative Abilità di formare un network e costruire rapporti di alleanza con i fornitori. 13

14 Se voi non avete alcuna esperienza e volete entrare nel campo dell organizzazione di eventi la migliore via è, dopo aver acquisito il massimo delle nozioni teoriche, fare pratica presso un EP e imparare come ottenere i giusti contatti (parte essenziale), come contrattare con i fornitori e come organizzare l evento in sè. IL VOSTRO LAVORO COME EP Guardiamo ora da vicino alcune delle abilità necessarie per avere successo in questo campo. Essere orientati verso le persone: Vi devono VERAMENTE piacere le persone; gli EP sono maestri nei rapporti interpersonali: lo devono essere! Gli eventi sono occasioni speciali e i vostri clienti investono grandi aspettative nel loro evento; per questa ragione possono lasciarsi prendere dalle emozioni e attaccarsi a ogni 14

15 minimo dettaglio. Il vostro lavoro sarà tenerli calmi mantenedo la vostra compostezza mentre dimostrate loro che li state ascoltando e capite le loro necessità e i loro obiettivi. Per ogni evento voi avrete a che fare con dozzine di persone e dovrete ricordare che ogni persona è un individuo con una personalità distinta. Il vostro compito sarà rapportarvi a ogni tipo di personalità con un obiettivo finale: creare l evento in modo perfetto. Per esempio forse il vostro caterer ha un carattere un po focoso, ma potrebbe essere il meglio del meglio nella vostra città anche se fosse difficile andare d accordo con lui/lei. Voi dovete essere abili a comunicare in un modo tale che non perda il suo buon umore e soprattutto che non distrugga una cena per 150 persone. Oppure potreste avere due fornitori che lavorano allo stesso evento e non si possono sopportare; in questo caso il vostro lavoro sarà quello di mantenere un atmosfera professionale fra i due in modo che niente interferisca con l evento. Per fare questo, dovreste avere delle conoscenze di people management. 1 1 Protasoni Roberto: People Strategy. La nuova sfida per il management di successo (Guerini e Associati, 2003) De Martini Alberto, La comunicazione people-oriented (Guerini e Associati, 2008) 15

16 Capacità di Comunicazione Per comunicare correttamente dovete capire che cos è la comunicazione; non si tratta semplicemente dire qualcosa a qualcuno. Comunicare significa mandare, ricevere e capire un messaggio. Per poter parlare di comunicazione il messaggio dev essere sentito e recepito. Voi dovrete illustrare idee e piani a clienti, staff, fornitori e chiunque altro collabori con voi. È inoltre fondamentale imparare i principali elementi della comunicazione non verbale, che ha un grosso ruolo nella comunicazione generale, in modo da essere pronti anche a valutare i segni che il linguaggio del corpo vi manda. 2 Capacità organizzative Gli EP sono altamente organizzati, efficienti e sanno come guidare e dirigere un team di persone, oltre a definire i più piccoli dettagli. Molti EP usano quaderni che possono duplicare in modo da delegare parte del lavoro a degli assistenti; in questo modo tutti conoscono esattamente 2 Guglielmi Anna, Il linguaggio segreto del corpo. La comunicazione non verbale (Piemme, 2007) Tribuzio Michele, Il linguaggio segreto del corpo. La comunicazione non verbale (Macro Edizioni, 2008) 16

17 tutto ciò di cui si devono occupare loro e gli altri. Questo è molto importante soprattutto nel caso in cui un EP si ammali prima o in fase di realizzazione dell evento. Capacità di Networking Come EP voi dovrete conoscere le persone che operano nel vostro campo. È importante conoscere gli altri EP anche se sono vostri diretti concorrenti. Potrebbero esserci infatti delle occasioni in cui vi troverete a lavorare con alcuni di loro, per esempio in progetti molto vasti in cui è richiesta la presenza di più EP in diversi settori dell evento. Versatilità Essere versatili è fondamentale per lavorare in questo campo, dove ogni evento è differente, gli attori cambiano e la Legge di Murphy è sempre in agguato ( ciò che può andar male andrà sicuramente male 3 ). Quello che distingue un buon EP da uno scarso è la gestione di tali situazioni. Pensate per esempio a cosa fareste se la cima 3 Per divertirvi e pensare: Bloch Arthur, La Legge di Murphy (Longanesi, 2007) 17

18 Continua 18