Manuale Operativo. Poste Italiane S.p.A. Patrimonio BancoPosta. 1 di 14

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1 Manuale Operativo Poste Italiane S.p.A. Patrimonio BancoPosta 1 di 14

2 Indice 1 Introduzione Glossario Gli strumenti necessari all accesso al sistema Come si accede al sistema La pagina iniziale Le voci del menù Introduzione ai servizi previsti dal consorzio CBI La firma digitale Richiesta BPIOL key Stati delle richieste Ritiro dei dispositivi Sospensione/Revoca/Riattivazione Rinnovo certificati in scadenza Profili operativi di 14

3 1. INTRODUZIONE Il presente manuale descrive la guida all uso del nuovo Servizio BancoPosta Impresa Online, denominato in seguito BPIOL o Servizio, per gli Operatori semplici e Firmatari del servizio e contiene le regole e le procedure tecnicoorganizzative per la generazione, la trasmissione dei flussi dispositivi, la ricezione e la consultazione dei flussi informativi di rendicontazione degli esiti. Il Servizio offre l accesso alle funzioni CBI (Corporate Banking Interbancario) ed ai servizi comuni, aggiunti sul nuovo sito WEB dedicato al Servizio a seguito dell adesione di BancoPosta al Consorzio CBI (Customer to Business Interaction). I profili BPIOL a disposizione del cliente ed in funzione del contratto sottoscritto, sono organizzati in Informativo, Monobanca, Multibanca. Per i primi tre profili il nuovo Servizio introduce, inoltre, la nuova modalità di autorizzazione e firma delle disposizioni (Incassi e Pagamenti) basata sulla Firma Digitale, tramite l utilizzo di un dispositivo crittografico Token USB (denominato in seguito BPIOL key), rilasciato a tutti i clienti Amministratori di Sistema e Utenti Firmatari (previsti solo per profili Monobanca e Multibanca). 2. GLOSSARIO Termine/Acronimo BPIOL BPIOL key SC PIN PUK CA UP CBI Definizione Piattaforma WEB di Poste Italiane BancoPosta per le imprese e Pubblica Amministrazione denominata BancoPosta Impresa Online. Dispositivo Token USB per le operazioni di firma delle disposizioni e di convalida dei dati. Smart Card contenente il certificato di firma digitale. Personal Identification Number del certificato digitale. Personal Unblocking Key del certificato digitale. Certification Authority Poste Italiane S.p.A. Ufficio Postale Consorzio Customer to Business Interaction 3. GLI STRUMENTI NECESSARI ALL ACCESSO AL SISTEMA Per assicurare una completa operatività su BPIOL e garantire la totale compatibilità con il software della BPIOL KEY, è necessario utilizzare uno dei seguenti browser: Microsoft Internet Explorer fino alla v. 11 inclusa Mozilla Firefox fino alla v. 51 inclusa Mozilla Firefox ESR 32 bit fino alla v. 52 inclusa Inoltre, per il corretto funzionamento dell applet per l apposizione della firma digitale, si consiglia l uso di Java versione 1.6 o superiori. 4. COME SI ACCEDE AL SISTEMA Per raggiungere la pagina di accesso al Servizio l Operatore: accede al sito si collega alla pagina dedicata al servizio BancoPostaImpresa Online Per l accesso al Servizio gli Operatori Firmatari e gli Operatori semplici all atto del collegamento sono tenuti ad identificarsi digitando negli appositi spazi (Figura 1) della pagina web dedicata all accesso al Servizio, i 3 codici comunicati, dopo aver effettuato le opportune configurazioni, dal proprio Amministratore di Sistema: Codice Azienda: composto da 10 caratteri; tale codice non può essere modificato Codice Utente: attribuito dal Sistema all atto dell abilitazione; tale codice non può essere modificato dagli Operatori firmatari/operatori semplici Password: composta da almeno 8 caratteri, deve essere modificata dagli Operatori Firmatari/Operatori semplici dopo il primo accesso e deve essere ulteriormente modificata successivamente alla scadenza prevista ogni 180 giorni solari. Accedendo alla pagina di login del servizio, il sistema verifica la corretta installazione della versione Java necessaria a gestire la firma digitale e, in caso di versione non aggiornata, fornisce con un messaggio le informazioni per l aggiornamento. 3 di 14

4 Figura 1 Pagina di accesso a BPIOL Tutti gli utenti che accedono al Servizio per la prima volta, devono obbligatoriamente variare la password di accesso, la cui gestione viene assoggettata ad alcune regole elencate nella pagina di Cambio Password (fig. 96), finalizzate ad un ulteriore innalzamento del livello di sicurezza della procedura. Inoltre l Operatore firmatario, dopo il primo accesso al servizio, visualizza un messaggio di avviso che lo invita ad effettuare la richiesta del certificato di firma digitale dalla funzione di menù FUNZIONI GENERALI - Firma Digitale. 5. LA PAGINA INIZIALE Nella pagina iniziale di BPIOL, sono presenti quattro riquadri interattivi personalizzabili dagli utenti. Ogni riquadro permette di avere accesso immediato alle seguenti informazioni: NEWS: è una sezione dedicata sia alle comunicazioni di BancoPosta destinate all azienda sia a quelle predisposte dall Amministratore di Sistema e destinate agli operatori dell azienda stessa CONTI CORRENTI: evidenzia il saldo per ogni conto corrente collegato al Servizio INFO PROFILO: riporta le informazioni riguardanti la propria utenza come ad esempio la scadenza della password RIEPILOGO FLUSSI: evidenzia lo stato dei flussi spediti al momento dell accesso al Servizio Su ciascun riquadro sono presenti le seguenti icone, visibili al passaggio del cursore sulla barra del riquadro stesso: per visualizzare gli ultimi aggiornamenti eventualmente ricevuti; per ridurre la vista alla sola barra NEWS oppure per estendere la visualizzazione dei messaggi; per chiudere il riquadro. 4 di 14

5 Figura 2 La pagina iniziale La personalizzazione dei riquadri interattivi avviene premendo il link Personalizza questa pagina, che consente di scegliere la posizione di ciascun riquadro. La nuova configurazione è attiva premendo il link Salva, altrimenti è possibile mantenere la configurazione precedentemente in uso premendo Chiudi oppure, premendo Ritorna a Standard, è possibile annullare tutte le personalizzazioni e ritornare alla configurazione iniziale. Le personalizzazioni riguardano esclusivamente l utente operatore che ne ha fatto richiesta, gli altri utenti continueranno a visualizzare la pagina con le eventuali personalizzazioni prescelte. Figura 3 Personalizzazione 5 di 14

6 Sezione News Tale sezione permette di visualizzare tutti i messaggi, news e promemoria che sono stati inviati da varie fonti quali: il back office di BancoPosta, programmi automatici oppure dall Amministratore di Sistema dell azienda, come nell esempio di seguito riportato: Figura 4 News Sezione Conti correnti Tale sezione permette di estrarre e visualizzare i saldi di conto corrente di tutti i conti abilitati al Servizio, come nell esempio di seguito riportato: Figura 5 Conti Correnti 6 di 14

7 Riepilogo Flussi Tale sezione permette di visualizzare i dettagli dei flussi elaborati dall azienda all interno di un cruscotto riassuntivo. Si definisce flusso l insieme di disposizioni raggruppate sotto una stessa distinta. In questa sezione appare il riepilogo dei flussi suddiviso per ogni azienda a cui l operatore è abilitato. Sono visualizzati i flussi a partire dal periodo selezionato dall utente (come default la procedura propone gli ultimi 30 giorni). Sul riquadro (figura 6) sono evidenziati i possibili stati dei flussi: Spediti/Ricevuti da Poste : si intendono i flussi spediti dall utente. Sono contrassegnati da un icona verde Da firmare e/o spedire : si intendono i flussi che devono ancora essere spediti. Sono contrassegnati con un icona informativa azzurra In errore : si intendono i flussi che presentano degli errori, sia che sono in uno stato da spedire o spediti. Sono contrassegnati da un icona di attenzione rossa Cliccando sul numero dei flussi (il numero che è presente tra l icona e la descrizione dello stato dei flussi), l operatore accederà direttamente all elenco dei flussi selezionati e presenti nell apposita sezione FUNZIONI GENERALI- Monitoraggio Flussi. Figura 6 Riepilogo Flussi Sezione Info Profilo Tale sezione consente il monitoraggio della situazione relativa ai dati di profilo e/o eventuali anomalie o scadenze come nell esempio di seguito riportato: Figura 7 Info Profilo 7 di 14

8 La sezione Info Profilo consente di monitorare i seguenti aspetti associati al profilo dell operatore: Password d accesso in scadenza Presenza di almeno un conto abilitato per l operatore in sessione Presenza di almeno una funzione abilitata per l operatore in sessione Informativa relativa al censimento del Codice SIA dell azienda Valorizzazione del codice CAB della filiale BancoPosta che ha censito il contratto dell intestatario (Tale informazione è necessaria solo se l azienda ha aderito alla modalità di pagamento deleghe conto terzi) Informativa relativa al censimento del Codice Fiscale/Partita IVA dell azienda 6. LE VOCI DEL MENÙ Il menù principale di BPIOL è suddiviso in 7 macro voci: Servizi Informativi: contiene le rendicontazioni e gli esiti di tutti i servizi alla clientela (Conti Correnti, Incassi, Pagamenti) Pagamenti: consente l accesso ai servizi di pagamento Incassi: consente l accesso ai servizi di incasso Bollettini: consente l accesso ai servizi dedicati ai bollettini Carte: contiene tutti i servizi dedicati delle carte PostePay Fattura No Problem: per gli utenti abilitati è possibile accedere a Fattura No Problem che prevede tutte le funzioni relative ai servizi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva, erogati da BancoPosta alla clientela dietro apposita contrattualizzazione. Per ulteriori dettagli si rimanda alla consultazione del Manuale del servizio Fattura No Problem BancoPosta Funzioni Generali: contiene funzioni generiche, utili sia nell espletamento dei servizi proprietari BancoPosta che di quelli CBI; prevede le seguenti voci di Utility/Assistenza: Firma Digitale Esportazione dei movimenti Esportazione esiti pagamenti Esportazione esiti incassi Esportazione flussi bollettini Esportazione flussi carte Gestione dati Istruzioni operative (specifiche dei tracciati BancoPosta e CBI) 7. INTRODUZIONE AI SERVIZI PREVISTI DAL CONSORZIO CBI Con l adesione di Poste Italiane al Consorzio CBI Customer to Business Interaction, il Servizio di Remote Banking BancoPosta Impresa Online prevede la fruizione, oltre che di una gamma di servizi proprietari, anche di funzioni erogate in conformità agli standard CBI (Corporate Banking Interbancario). Il Corporate Banking Interbancario consente all Azienda Cliente di una Banca Proponente di lavorare oltre che con tale Banca (detta Attiva ), anche con tutte le altre Banche (dette Passive ) con le quali intrattiene rapporti, purché partecipanti al circuito CBI. La clientela di Poste Italiane può accedere a questo tipo di operatività attivando un profilo Multibanca. L utilizzo di servizi standard CBI richiede che i flussi siano strutturati in linea con gli standard tecnici definiti dal Consorzio a meno di alcune personalizzazioni introdotte da Poste Italiane conformi allo standard CBI e pubblicate in allegato al presente manuale. La relativa documentazione per la composizione dei flussi standard è consultabile e liberamente scaricabile dal sito del Consorzio come illustrato nel paragrafo Specifiche tracciati CBI all interno della sezione Funzioni generali e cambio password. Gli SLA temporali per la revoca delle istruzioni/disposizioni contenute nei Flussi inviati dal Cliente (solo per i flussi verso BancoPosta) sono descritte successivamente nelle sezioni dedicate alle specifiche funzionalità. Si fa presente che per quanto riguarda i flussi inviati dal Cliente verso le proprie banche passive occorre far riferimento agli accordi stipulati con le proprie banche passive ed agli standard dettati dal Consorzio CBI. 8. LA FIRMA DIGITALE Per l invio e la firma dei flussi di disposizioni, l Operatore Firmatario si deve dotare preventivamente del Kit BPIOL di firma digitale composto dal dispositivo BPIOL key e dal relativo certificato di firma digitale. La richiesta del Kit può essere effettuata esclusivamente on line tramite il Servizio; a valle della stessa, il richiedente è tenuto a stampare la Scheda di Registrazione e le condizioni contrattuali inerenti il certificato di firma digitale messe a disposizione sul medesimo Servizio dalla Certification Authority (CA) emittente del certificato. Tali documenti (Scheda di Registrazione e condizioni contrattuali), opportunamente sottoscritti, dovranno essere consegnati all UP indicato sempre nella fase di richiesta, per il ritiro del Kit BPIOL di firma digitale. 8 di 14

9 Il dispositivo fisico, BPIOL Key, su cui dovrà essere inserita la Smart Card contenente il certificato di firma digitale, è rilasciato in unico esemplare per ciascun Operatore Firmatario e per tutta la durata del contratto, contestualmente alla prima consegna del certificato di firma digitale stesso. 8.1 RICHIESTA BPIOL KEY Per effettuare la richiesta del kit BPIOL di firma digitale, selezionare le voci di menù Figura 8: FUNZIONI GENERALI Firma digitale Figura 8 Richiesta BPIOL key La pagina è composta dalle seguenti sezioni: Ultima richiesta Dati anagrafici Scelta UP più vicino Presa visione delle clausole Privacy Documento di riconoscimento ed indirizzo di posta elettronica Ultima richiesta Questa sezione consente di visualizzare lo stato di avanzamento della richiesta dopo il suo inoltro e la data di variazione dello stato. Al momento della predisposizione della richiesta non risulta quindi valorizzata. Figura 9 Ultima richiesta Dati anagrafici Questa sezione, non modificabile, consente di verificare i propri dati così come registrati nell anagrafica istituzionale di Poste Italiane e che saranno riportati nella richiesta. In presenza di dati non congruenti o non aggiornati, l Operatore firmatario dovrà necessariamente richiedere una variazione anagrafica all Ufficio Postale o al Responsabile commerciale di riferimento in Poste Italiane per poi successivamente effettuare la richiesta del certificato, previa verifica dell aggiornamento dei dati. 9 di 14

10 Figura 10 Dati anagrafici Scelta UP più vicino La sezione consente di selezionare l Ufficio Postale presso il quale effettuare il ritiro del dispositivo crittografico. Figura 11 Scelta UP più vicino Nel dettaglio, selezionando il tasto Ricerca UP si accede alla sezione in cui è possibile impostare i dati relativi a Comune, Provincia ed indirizzo per la ricerca degli UP limitrofi all indirizzo indicato. Selezionare dalla lista degli Uffici Postali visualizzati quello prescelto e cliccare sul tasto Seleziona Ufficio. In questo modo la maschera si valorizza automaticamente con tutti i dati logistici dell UP scelto. 10 di 14

11 Presa visione delle clausole Questa sezione contiene le clausole relative al contratto di Firma Digitale visualizzabili e scaricabili cliccando sull icona È necessario prendere visione delle clausole del contratto che il cliente stipula con la Certification Authority Poste Italiane S.p.A. per l emissione del certificato di firma digitale e confermare la presa visione selezionando la casella SI. Figura 15 Presa visione delle clausole Privacy Il richiedente può prestare o negare il consenso per rendere accessibili al pubblico i certificati oggetto della richiesta web. Selezionare: SI per prestare il consenso NO per negare il consenso Figura 16 - Privacy Documento di riconoscimento La sezione, fig. 17, deve essere valorizzata con i dati del documento valido che l Operatore firmatario richiedente deve presentare per il riconoscimento durante la fase di ritiro del dispositivo crittografico presso l UP scelto nella sezione dedicata. Deve inoltre essere indicato l indirizzo di posta elettronica sul quale verranno inviate sia l per accedere alla Busta Cieca virtuale contenente i codici di utilizzo (PIN) e di sblocco (PUK) della BPIOL Key, sia le comunicazioni della CA relative al certificato di firma digitale emesso. 11 di 14

12 Figura 17 Documento di riconoscimento e È consentito l inserimento di una sola richiesta per Codice Fiscale, una volta che all applicazione è già legata una richiesta in corso o già chiusa Stati delle richieste Effettuata la richiesta del certificato digitale, è possibile monitorare il suo stato di avanzamento sempre tramite la funzione Funzioni Generali - Firma Digitale- Richiesta BPIOL key attraverso la sezione Ultima richiesta. Figura 18 Stato delle richieste Di seguito si riporta la sequenza degli stati di lavorazione che sono visualizzati per le richieste inoltrate con esito positivo a Poste Italiane e alla CA (Certification Authority): 1. Richiesto - Richiesta inviata dal firmatario 2. Inviato - Richiesta inviata da canale online BPIOL alla CA 3. In carico - Richiesta presa in carico dalla CA 4. Emesso - Certificato emesso dalla CA 5. Spedito - Kit BPIOL spedito In particolare: la BPIOL Key + SmartCard sono spedite all U.P. scelto la busta cieca virtuale contenente PIN /PUK è spedita all indirizzo di posta elettronica indicato in fase di richiesta del certificato 6. Consegnato - Certificato e dispositivi crittografici sono stati consegnati al richiedente dall Ufficio Postale 7. Sospeso - Certificato sospeso in modalità immediata o differita 8. Revocato - Richiesta irreversibile di cancellazione del Certificato 9. Riattivato - Richiesta di riattivazione del Certificato precedentemente sospeso in modalità immediata o differita 12 di 14

13 Dal momento della variazione dello stato in Consegnato, gli Operatori firmatari, successivamente alla convalida da parte dell Amministratore di sistema, possono inviare i flussi con apposizione della firma digitale. Nel caso una richiesta venga rifiutata, sarà invece visualizzato lo stato: Rifiutato Tale stato si presenta, ad esempio, nel caso in cui risulti in corso di emissione o già emesso un certificato di firma digitale per il servizio BPIOL per il medesimo richiedente Ritiro dei dispositivi Il ritiro dei dispositivi può essere effettuato, successivamente alla variazione di stato della richiesta in Spedito (par ) e comunque a decorrere dal giorno successivo alla ricezione della busta contenente il pin/puk della Smart Card, presso l UP indicato nella pagina di richiesta del certificato con la presentazione dei seguenti documenti: Scheda di Registrazione e condizioni contrattuali del certificato di firma digitale presenti nella pagina web di richiesta (in duplice copia) copia del documento di identità riportato nel modulo di richiesta copia del codice fiscale Figura 19 Stato della richiesta Nello specifico, lo stato di Spedito consente al titolare della richiesta di stampare il contratto precompilato che unitamente alle clausole, a copia del documento di identità di cui sopra e al Codice Fiscale, dovrà presentare all U.P per il ritiro del KIT. Una volta ritirati i dispositivi, lo stato della richiesta web varia da Spedito a Consegnato. Una volta ritirato il KIT, lo stato della richiesta varia in Consegnato abilitando di fatto l Operatore firmatario, successivamente all operazione di convalida da parte dell Amministratore di Sistema, ad utilizzare il certificato di firma digitale per la firma delle disposizioni. 8.2 SOSPENSIONE/REVOCA/RIATTIVAZIONE La validità del certificato di firma digitale della BPIOL key può essere sospesa, su richiesta del cliente, a partire da un dato momento. La sospensione può essere immediata o differita. La sospensione immediata è la procedura online che deve essere richiesta in caso di smarrimento o furto del certificato digitale o comunque in tutti i casi in cui la sicurezza di tale certificato non è più certa. Per richiedere la sospensione immediata è necessario avere a disposizione il codice univoco e di sospensione immediata ricevuti con l emissione della BPIOL Key. In caso di certificato digitale rinnovato è necessario far riferimento ai nuovi codici forniti al termine della procedura di rinnovo. La sospensione può anche essere differita ad una data, successiva a quella della richiesta, che viene indicata dallo stesso cliente. In seguito alla sospensione immediata o differita, il certificato di firma digitale è sospeso fino alla naturale scadenza dello stesso. Si può richiederne la riattivazione nel caso in cui si desideri utilizzare il medesimo certificato. Infine la validità del certificato di firma digitale della BPIOL key può essere revocata su richiesta del cliente (ad esempio nel caso di blocco del codice PUK). In seguito alla revoca il certificato di firma digitale non può essere riattivato. Il cliente può richiedere l emissione di un nuovo certificato di firma digitale tramite la funzione FUNZIONI GENERALI/Firma digitale/ Richiesta BPIOL key Per richiedere la sospensione differita, la riattivazione, la revoca occorre inviare, via fax o a Poste Italiane S.p.A., il Modulo per la richiesta di Sospensione, Revoca e/o Riattivazione del certificato qualificato allegando copia del codice fiscale e del documento di identità i cui estremi sono riportati già nella richiesta. Eseguendo le rispettive funzionalità presenti nella sezione Firma digitale è possibile precompilare il suddetto Modulo. 13 di 14

14 8.3 RINNOVO CERTIFICATI IN SCADENZA Il certificato di firma digitale della BPIOl Key scade dopo 3 anni dall attivazione dello stesso, e può essere rinnovato per altri tre anni, purchè il rinnovo avvenga prima della scadenza. La procedura di rinnovo si svolge online e può essere eseguita solo nel periodo compreso tra 60 giorni solari precedenti la scadenza del certificato e la scadenza stessa. Le fasi per eseguire il rinnovo sono le seguenti: 1. collegarsi al sito e inserire il pin di firma (il codice di 6 cifre utilizzato per autorizzare le disposizioni su BPIOL); 2. compilare dati anagrafici; 3. firmare il contratto (inserimento pin di firma); 4. reinserire più volte il pin di firma per completare la procedura di rinnovo del certificato (procedura di sicurezza). Al termine della procedura di rinnovo, l operatività e gli strumenti per l autorizzazione delle diposizioni online rimangono invariati: - la BPIOL Smart Card che si trova nella BPIOL Key rimane la stessa e non va sostituita; - il PIN di firma rimane lo stesso; saranno inviati via il nuovo codice univoco (ID pratica) ed il codice per la sospensione immediata del certificato. Il rinnovo può essere fatto una sola volta prorogando la validità del certificato di 3 anni. Se il certificato non viene rinnovato entro la prima scadenza oppure trascorsi tre anni dal rinnovo, dovrà essere richiesto un secondo certificato, direttamente da BPIOL, attraverso la procedura disponibile online (FUNZIONI GENERALI/Firma digitale/richiesta BPIOL key). 9. PROFILI OPERATIVI All atto della sottoscrizione del Servizio il Cliente indicherà la tipologia di profilo scelto tra i seguenti a sua disposizione: Informativo - consente l accesso alle funzioni informative attualmente disponibili e relative al proprio/i conto/i corrente/i e quelle che saranno in seguito rese disponibili da Poste Italiane MonoBanca - consente l invio e la ricezione verso/da Poste Italiane di flussi elettronici relativi alla propria operatività finanziaria nonché l utilizzo delle funzioni informative e dispositive attualmente disponibili a valere sul/i proprio/i conto/i corrente/i ed entro le disponibilità dello stesso, e quelle che saranno in seguito rese disponibili da Poste Italiane MultiBanca - consente di accedere alle funzionalità offerte dal Servizio CBI e di conseguenza ad una pluralità di funzioni preordinate a soddisfare l esigenza dei clienti di utilizzare nella misura più ampia possibile il colloquio telematico per gestire le proprie relazioni con le Banche. Il Servizio BPIOL Multibanca oltre che dalle funzionalità offerte dal Servizio CBI è caratterizzato anche da ulteriori specifiche funzioni messe a disposizione da Poste Italiane al di fuori dell ambito CBI in relazione ai soli conti BancoPosta. All interno del presente documento, sono riportate le tipologie di operatività che consentono di accedere a prodotti e servizi, in funzione del profilo scelto. 14 di 14