TOMASSETTI & PARTNERS

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1 SCHEDA DI APPROFONDIMENTO AUTOVEICOLI AZIENDALI CONCESSI IN USO AD AMMINISTRATORI E DIPENDENTI E' molto ricorrente, nella pratica quotidiana, l'utilizzo dell'autovettura aziendale da parte dell'amministratore e dei dipendenti, potendo in alcune circostanze sfuggire alla disciplina limitativa dell'art. 164 del TUIR. Assume, quindi, particolare interesse analizzare le diverse ipotesi in cui i veicoli appartenenti ad una società vengono concessi in uso al dipendente. Veicoli aziendali utilizzati dai "dipendenti" E opportuno, intanto premettere che l'autoveicolo utilizzato dal dipendente, se inerente all'attività d'impresa, rientra sempre nell'ambito di applicazione dell'art. 164 del T.U.I.R. Occorre, in ogni caso, tenere distinte le seguenti tre ipotesi di utilizzo del veicolo: a) esclusivamente personale; b)esclusivamente aziendale; c)promiscuo personale e aziendale. Veicoli aziendali concessi in uso esclusivamente personale Conseguenze per il dipendente II veicolo concesso al dipendente per uso esclusivamente personale non rientra nell'ambito di applicazione dell'art. 164 del TUIR. In tale circostanza, infatti, la deducibilità delle spese e degli altri componenti negativi dei mezzi di trasporto incontra il limite del compenso in natura (fringe benefit) che concorre alla formazione del reddito imponibile del dipendente. In tal caso in capo al dipendente vi sarà la tassazione di un importo determinato secondo il criterio del valore normale di cui all'art. 9, comma 3, del TUIR. In definitiva il compenso in natura da attribuirsi al dipendente dovrà essere valutato sulla base del valore normale del bene o servizio concesso come fringe benefit. Conseguenze per la società Per la società si tratta di un costo interamente deducibile ai fini IRES, in quanto spesa per prestazioni di lavoro ex art. 95 del TUIR, ovviamente nei limiti delle spese pag.1

2 effettivamente sostenute dall'azienda. Di conseguenza nell'ipotesi in cui in base al valore normale si arrivi a quantificare il reddito per il dipendente in misura pari a Euro, se le spese effettivamente sostenute dalla società, relativamente al veicolo attribuito al dipendente, ammontano a Euro, l'importo deducibile per la società non può superare Euro, pur in presenza di un "costa virtuale" per prestazioni di lavoro di Euro, mentre, a parità di costi relativi al veicolo, se il benefit ammontasse a euro, il limite massimo di deducibilità sarebbe rappresentato da tale ultimo importo. Aspetti operativi in capo alla società A seguito di quanto sopra chiarito la società potrà decidere di: 1. non effettuare alcun addebito al dipendente a seguito dell'utilizzo personale del bene e, in tale ipotesi, il costa deducibile sarà pari al compenso in natura e concorrerà a formare il reddito imponibile del dipendente; 2. addebitare un corrispettivo al dipendente, che rappresenta un provento per l'impresa, da indicare in bilancio nella Voce altri ricavi del Conto Economico ed in tal caso i costi relativi al veicolo saranno deducibili per l'impresa per un ammontare pari al compenso in natura al netto dell'importo addebitato al dipendente. Veicolo utilizzato per soli fini personali Per il dipendente Si avrà un reddito calcolato sulla base del valore normale (art. 9, comma 3, del TUIR). Per la società Costo interamente deducibile nei limiti delle spese effettivamente sostenute relativamente all'autoveicolo attribuito al dipendente. Veicoli aziendali concessi per uso esclusivamente aziendale Conseguenze per la societa II veicolo aziendale utilizzato dal dipendente esclusivamente per l'espletamento del proprio mandato, è il tipico esempio di autoveicolo rientrante nell'ambito di applicazione dell'art. 164 del TUIR. I costi relativi al veicolo saranno dunque parzialmente deducibili, nell'ambito dei limiti del valore fiscalmente riconosciuto. Conseguenze per il dipendente In questo caso, ovviamente, non dovrà essere calcolato alcun compenso in natura da attribuire al dipendente. Veicolo utilizzato per soli fini aziendali Per il dipendente Nessun reddito si avrà in capo al dipendente Per la società I costi inerenti l'automezzo saranno deducibili nei limiti previsti dall'art. 164 del TUIR Veicoli aziendali concessi per uso promiscuo Una delle erogazioni in natura maggiormente diffusa è costituita dall'utilizzo a fini privati da parte dei dipendenti e amministratori delle autovetture di proprietà (ovvero acquisite in base a contratti di leasing, noleggio e simili) delle imprese. E' questa, una delle fattispecie che danno diritto alla deducibilità totale delle spese e degli altri pag.2

3 componenti negativi relativi ai veicoli, se essi sono dati in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d'imposta. Al fine di evitare comportamenti elusivi, tendenti a perseguire illegittime deduzioni totali degli oneri per l'utilizzo dei predetti veicoli, la C.M. n. 48/E del 10 febbraio 1998 ha dettato alcune condizioni che presiedono all'applicazione del disposto dell'art. 164, comma 1, lett. A), del TUIR. Devono essere rispettate le seguenti prescrizioni: a) la concessione dell'autovettura in uso promiscuo ai dipendenti deve risultare da idonea documentazione; si ritengono sufficienti, a titolo esemplificativo, una clausola contenuta nel contratto di lavoro, una scrittura privata avente data certa, un apposito verbale del consiglio di amministrazione; b) il veicolo deve essere concesso in uso promiscuo ai dipendenti anche non continuativamente per la meta più uno dei giorni del periodo d'imposta del datore di lavoro. Successivamente il Ministero delle finanze ha precisato, con C.M. n. 188/E del 16 luglio 1998, che, in caso di acquisto o di cessione del veicolo in corso d'anno, la concessione in uso promiscuo ai dipendenti deve avvenire rispettivamente per la maggior parte del periodo decorrente dal momento dell'acquisto fino al termine del periodo d'imposta, ovvero per la maggior parte del periodo decorrente dall'inizio dell'esercizio e fino alla data della cessione del veicolo. Calcolo del reddito da imputare al dipendente L'assegnazione del veicolo aziendale ad un determinato dipendente per espletare sia la normale attività di lavoro, sia per l'uso personale, concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente in base al valore normale, determinato per un ammontare pari al 30% dell'importo corrispondente ad una percorrenza convenzionale di Km, determinabile sulla base di un costa chilometrico desumibile dalle tabelle ACI. Il calcolo del reddito Reddito da imputare in capo al dipendente (Fringe benefit) = Costo Km (da tabella ACI) x x 30% meno eventuali importi trattenuti al dipendente per riaddebito Qualora il modello di veicolo utilizzato dal dipendente non sia compreso tra quelli inclusi nelle tabelle ACI, l'importo da assoggettare a tassazione dovrà essere determinato prendendo a riferimento la tariffa ACI relativa al veicolo presente nella tabella avente le caratteristiche più prossime al modello in questione. Il valore forfetario in capo al dipendente potrà essere: - accreditato in busta paga come fringe benefit o fatturato al dipendente (si ricorda che i costi di percorrenza desunti dalle tariffe ACI sono da considerarsi IVA inclusa); - in parte accreditato in busta paga ed in parte fatturato al dipendente. pag.3

4 Periodo di assegnazione inferiore alla meta più un giorno Tutte le ipotesi in cui il veicolo sia state concesso in uso promiscuo ai dipendenti per un lasso di tempo (come sopra individuato) inferiore alla maggior parte del periodo d'imposta (ovvero del periodo di possesso) non rientrano nell'ambito di cui all'art 164, comma 1, lett. A), del TUIR, e, dunque, non è ammessa la piena deducibilità dei costi relativi al veicolo. Tuttavia, come tra l'altro disposto dalle stesse istruzioni ministeriali, i costi relativi allo stesso sono deducibili per intero fino a concorrenza dell'ammontare del fringe benefit, che concorre a formare il reddito di lavoro dipendente; l'eventuale eccedenza delle spese sarà deducibile nella misura del 40% in base al criterio di cui all'art. 164, comma 1, lett. 6), del TUIR, tenendo conto dei limiti massimi fissati dalla norma, ragguagliati al periodo diverso da quello di utilizzo promiscuo da parte del dipendente. Pertanto, l'ammontare della quota di ammortamento ovvero dei canoni di locazione finanziaria o di noleggio non riferibile al periodo di concessione in uso promiscuo si renderà deducibile (nella misura del 40% ovvero dell'80% per gli esercenti l'attività di agenzia o rappresentanza di commercio) solo per la parte proporzionalmente corrispondente ai suddetti limiti. Si ricorda che la condizione consistente nella concessione in uso promiscuo per la maggior parte del periodo d'imposta non presuppone necessariamente che tale concessione sia continuativa. Esempio Utilizzo non continuativo La condizione richiesta dalla norma sussiste anche se, in ipotesi, l'utilizzo promiscuo da parte del dipendente "Sig. Rossi", avviene dal 1 0 febbraio al 30 aprile 2004 (90 giorni), poi dal 1 luglio al 31 agosto 2004 (62 giorni) e, infine, dal 20 novembre al 31 dicembre 2004 (42 giorni), per un totale di 194 giorni (vale a dire per la maggior parte del periodo d'imposta). Ed ancora, non è neanche necessario che l'utilizzo promiscuo avvenga da parte di uno stesso dipendente. Esempio Utilizzo da parte di diversi dipendenti Riprendendo il precedente esempio, la condizione per la totale deducibilità sussisterebbe anche se l'autovettura in questione fosse assegnata in uso promiscuo al dipendente "sig. Rossi" dal 1 febbraio al 30 aprile 2004, al dipendente "Sig. Verdi", Dal 1 luglio al 31 agosto 2004 e, infine, al dipendente "Sig. Bruno" dal 20 novembre al 31 dicembre 2004, per un totale di 194 giorni. L'autorizzazione all'uso degli autoveicoli aziendali Al fine di evitare gli inconvenienti che si possono verificare in sede di controlli di Polizia effettuati su strada nell'ipotesi di mancata corrispondenza fra l'utilizzatore dell'autoveicolo e il proprietario risultante dalla carta di circolazione e dal certificato di proprietà in sede di assunzione di responsabilità in caso di incidente provocato dal terzo utilizzatore del veicolo aziendale, si rende opportuno che il veicolo sia "accompagnato" da un documento di autorizzazione (vedi allegato) con sottoscrizione autentica del legale rappresentante della società o dell'imprenditore. pag.4

5 Tale autorizzazione dovrà contenere l'indicazione del o dei dipendenti e collaboratori autorizzati alla guida del veicolo. Si rende opportuno accompagnare la predetta autorizzazione con una fotocopia di una visura camerale che certifichi i poteri del legale rappresentante firmatario della scrittura. Sempre con riferimento agli autoveicoli, ai fini di una esauriente trattazione si esaminano ulteriori casistiche: Auto di proprietà del dipendente o dell'amministratore utilizzata per fini aziendali Il dipendente o l'amministratore che utilizza la propria auto per fini aziendali ha diritto al rimborso spese non tassato basato sulle tariffe Aci, in relazione alla percorrenza effettuata. Prudenzialmente è opportuno ricorrere alla classe chilometrica di riferimento, per la determinazione di suddetto rimborso, che considera i chilometri annui complessivamente percorsi dal dipendente o dall amministratore (vale a dire sia per esigenze di lavoro che per motivi personali). L'impresa si deduce il 100% del rimborso spese per una vettura che abbia al massimo 17 cf (benzina) o 20 cf (diesel); superate queste soglie, si deduce comunque un rimborso per una vettura con 17 o 20 cf. Per la deducibilità del rimborso si consiglia (anche se non obbligatoria) di stilare un'apposita lettera d'incarico. Il costo complessivo per l'azienda su base annua va poi valutato nell'ottica della economicità ovvero non può eccedere il costo che l'azienda avrebbe sostenuto noleggiando o acquisendo un autoveicolo in proprietà. Auto immatricolata come autocarro Può essere immatricolato come autocarro anche un veicolo fino a 6 posti purché il peso complessivo dei passeggeri (fissato in 68 Kg a persona) sia inferiore a quello che può trasportare come carico merci (indicato nella carta di circolazione). Per rendere detraibile l'iva e deducibili integralmente i costi, non è sufficiente la sola immatricolazione come autocarro; occorre una stretta inerenza tra l'attività esercitata e l'utilizzo del veicolo nonché l'effettivo uso del mezzo. Oltre a ciò l Agenzia delle entrate ha più volte affermato nei propri documenti di prassi che il vano destinato al trasporto passeggeri deve avere superficie minore di quello destinato al trasporto merci. Tomassetti & Partners S.r.l. (AGGIORNATA AL 15/2/2012) ALLEGATI : 1) FAC SIMILE DI LETTERA INCARICO PER CONCESSIONE DI AUTO AZIENDALE PER USO PROMISCUO 2) FAC SIMILE VERBALE ASSEMBLEA PER ASSEGNAZIONE AUTO USO PROMISCUO ALL AMMINISTRATORE 3) FAC SIMILE VERBALE ASSEMBLEA PER ASSEGNAZIONE AUTO USO AZIENDALE ALL AMMINISTRATORE pag.5

6 FAC-SIMILE DI LETTERA DI INCARICO PER CONCESSIONE DI AUTO AZIENDALE PER USO PROMISCUO Da:... (datore di lavoro) A:... (lavoratore) La scrivente Società... con sede in..., p. Iva..., concede al Sig...., in considerazione delle mansioni attribuite che impongono frequenti spostamenti, l uso dell autovettura modello..., targata..., oltre che per motivi di servizio anche per esigenze personali a noi estranee. Nell impiego dell auto dovrà essere sempre usata la diligenza del buon padre di famiglia di cui all art.1176 c.c., obbligandosi Ella a mantenere l autovettura nelle condizioni migliori di efficienza e presentabilità. Eventuali spese da noi sostenute per danni dovuti a trattamento negligente e uso difforme della vettura nonché per le eventuali contravvenzioni al Codice della strada che ci venissero notificate, Le verranno addebitate mediante trattenute sulle retribuzioni correnti e/o sulle spettanze di fine rapporto, in misura comunque non superiore a... In caso di sinistro sarà necessario denunciare il fatto secondo la procedura aziendale in atto, che Lei dichiara di ben conoscere essendole stata consegnata copia del regolamento interno. La concessione dell auto anche per uso privato determinerà l inserimento nella Sua retribuzione di un elemento a titolo di fringe benefit, trattato in conformità con la vigente normativa previdenziale e fiscale. L autovettura Le viene assegnata in funzione delle mansioni espletate; la Società si riserva di revocarne l'attribuzione nel caso di variazione dei compiti affidati. In tal caso, all atto della riconsegna della vettura, Lei si impegna a restituire, unitamente agli altri documenti, il tagliando assicurativo. Voglia restituirci, sottoscritta per integrale accettazione, l unita copia della presente lettera. Data... pag.6

7 VERBALE ASSEMBLEA ORDINARIA L anno.., il giorno.. del mese di..... alle ore..., si è riunita nella sede sociale a.., Via., l assemblea ordinaria dei soci della ALFA s.r.l per deliberare sul seguente: Ordine del giorno: 1. determinazione del compenso dell amministratore 2. varie ed eventuali Per unanime designazione degli intervenuti assume la presidenza dell assemblea il Sig., amministratore unico della società, nonché socio della stessa, il quale chiama a fungere da Segretario il Sig. che accetta. Il Presidente innanzi tutto constata e fa constatare che l assemblea è regolarmente costituita in quanto sono presenti personalmente tutti i soci che rappresentano l intero capitale sociale, l amministratore unico e l intero collegio sindacale e che nessuno si oppone alla trattazione dell ordine del giorno. Il Presidente dell assemblea fa presente che occorre determinare il compenso spettante all amministratore per l anno... Viene altresì ricordato all assemblea che il compenso deve essere determinato dall assemblea dei soci in relazione all attività concretamente svolta e ai risultati conseguiti. Pertanto viene dato conto della situazione economica e finanziaria della società alla data del e viene proposta una proiezione sui risultati economici dei prossimi due anni. L assemblea, quindi, all unanimità dei presenti, con la sola astensione del socio amministratore interessato, delibera di attribuire all amministratore unico: - il compenso nella misura di Euro.. al lordo delle ritenute fiscali e previdenziali; - l assegnazione di un autovettura Modello tipo cilindrata per uso promiscuo, da assoggettarsi al relativo trattamento fiscale e previdenziale; - il diritto a percepire ad avvenuta cessazione della carica per scadenza o revoca del mandato o per dimissioni, per ogni anno intero o frazione di anno, un indennità di fine rapporto fissata in Euro.. La Società rimborserà, inoltre, all amministratore le spese di trasferta inerenti al vitto e all alloggio (oppure in assenza di benfti si può aggiungere: e le spese auto per l eventuale utilizzo della propria autovettura nei limiti delle tariffe ACI ), per le missioni che dovrà svolgere, per conto della società, fuori dal comune di residenza in Italia e all estero. La Società rimborserà altresì le anticipazioni di spese, sostenute in nome e per conto della Società stessa, necessarie allo svolgimento delle loro funzioni, salvo che gli amministratori non optino per i rimborsi forfetari nei limiti degli importi deducibili a norma delle leggi tributarie. Null altro essendovi da deliberare e nessun altro avendo richiesto la parola, il Presidente, previa lettura e approvazione e sottoscrizione del presente verbale, dichiara sciolta la riunione alle ore. IL SEGRETARIO IL PRESIDENTE pag.7

8 Verbale assemblea ordinaria L'anno il giorno alle ore 9, presso la sede della Società, si è tenuta l'assemblea generale ordinaria della s.r.l. per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno Autorizzazione all'amministratore sig... all'utilizzo del proprio automezzo per lo svolgimento del proprio incarico. Nel luogo e all'ora indicata risultano presenti gli amministratori, e, nonché... Soci rappresentanti, in proprio o per delega, l intero capitale sociale. Soci rappresentati in proprio o per delega l intero capitale sociale. A sensi di Statuto assume la presidenza il Dott., Presidente del Consiglio di Amministrazione. I presenti chiamano a fungere da segretario il Dott.. Il presidente fa constatare che l'assemblea deve ritenersi valida essendo presenti tutti gli amministratori... Si passa quindi allo svolgimento dell'ordine del giorno. Il presidente illustra all'assemblea la necessità di autorizzare l'amministratore sig. all'uso del proprio automezzo per l'espletamento del proprio incarico, riconoscendoli il rimborso delle spese. Dopo breve discussione l'assemblea all'unanimità delibera di autorizzare l'amministratore sig. al predetto uso e di riconoscerli, dietro presentazione della nota riepilogativa mensile, il rimborso delle spese spettanti. Non essendovi altro da deliberare il Presidente dichiara chiusa l'assemblea alle ore. previa lettura ed unanime approvazione del presente verbale. Il Presidente ( ) Il Segretario ( ) pag.8