Esempio di manuale di gestione della sicurezza e salute sui luoghi di lavoro ai sensi dell OHSAS 18001:2007

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1 Esempio di manuale di gestione della sicurezza e salute sui luoghi di lavoro ai sensi dell OHSAS 18001:2007 Introduzione 1. Presentazione dell azienda 1.1. Descrizione dell azienda 1.2. Dati societari 1.3. Scopo 1.4. Applicazione 2. Riferimenti normativi 3. Termini, definizioni e acronimi 3.1. Termini e definizioni 3.2. Acronimi 4. Requisiti del sistema di gestione della salute e sicurezza 4.1. Requisiti generali 4.2. Politica di salute e sicurezza sul lavoro 4.3. Pianificazione Identificazione del pericolo, valutazione del rischio e definizione del sistema di controllo Requisiti legali ed altri Obiettivi e programmi 4.4. Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Formazione, consapevolezza e competenze Comunicazione, partecipazione e consultazione Documentazione Controllo dei documenti Controllo delle registrazioni Controllo operativo Preparazione alle emergenze e risposta 4.5. Verifica Misura e monitoraggio delle prestazioni Valutazione della conformità Analisi degli incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive Controllo delle registrazioni Audit interno 4.6. Riesame della direzione Elementi in ingresso per il riesame Elementi in uscita dal riesame

2 Introduzione L alta direzione è cosciente del fatto che solo una cultura della sicurezza, che diventi patrimonio di datori di lavoro, sindacati, lavoratori, enti di vigilanza, istituzioni nazionali e locali può creare le condizioni per dare risposta all esigenza di tutela dei lavoratori. È doveroso, dunque, attuare tutti quei comportamenti preventivi volti a ridurre, secondo le capacità disponibili, i fattori di rischio e ad evitare danni alla persona sul luogo di lavoro, nel rispetto della persona umana e della preziosità della sua vita. L iniziativa dell organizzazione si inserisce nel contesto di una legislazione, sempre più severa, di politiche economiche e di altre misure orientate a tutelare la sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro. Inoltre, l organizzazione ha stabilito e mantiene attivo un sistema di gestione della salute e sicurezza al fine di conseguire benefici, in termini sia finanziari che economici, che si possono così riassumere: semplificazioni nell accesso alle fonti di finanziamento; miglioramento delle relazioni con il pubblico e con le istituzioni locali; miglioramento conseguente dell immagine aziendale e della quota di mercato; mantenimento della conformità legislativa; riduzione del tasso di danni e incidenti aventi potenziale impatto ambientale e della sicurezza negativo; riduzione delle emergenze da gestire e dei relativi costi; possibilità di usufruire di regimi autorizzativi semplificati; miglioramento dell efficienza ambientale e della sicurezza. 1. Presentazione dell azienda 1.1. Descrizione dell azienda Specificare le principali attività svolta dall azienda Dati societari Ragione sociale Sede legale Rappresentante legale Capitale sociale Codice ISTAT attività Stabilimento di produzione Anno inizio attività Telefono Fax Attività (Segue)

3 Iscrizione R.E.A. Fatturato anno Orario attività Dati occupazionali 1.3. Scopo Il manuale del SGSL è il documento che descrive il procedimento strutturato di gestione aziendale ai fini del miglioramento continuo delle prestazioni e del mantenimento della conformità legislativa. Il manuale descrive le attività svolte dalle diverse funzioni aziendali, illustrandone compiti e responsabilità, procedure gestionali ed istruzioni operative. Esso mira a: 1. assicurare la soddisfazione dei clienti tramite l applicazione efficace dei sistemi di gestione, fornendo con regolarità prodotti che ottemperino ai requisiti; 2. attuare e sostenere i principi, gli impegni e gli obiettivi stabiliti nella politica; 3. fornire al pubblico, e agli altri soggetti interessati e/o coinvolti nei processi produttivi, informazioni sull impatto e sulle prestazioni ambientali dell organizzazione nonché sul continuo miglioramento delle prestazioni ambientali; 4. tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori dell organizzazione; 5. impegnarsi nell applicazione dei principi di responsabilità etica nella tutela della dignità di ogni lavoratore. Quanto descritto nel manuale si attua attraverso procedure gestionali e istruzioni di lavoro che stabiliscono le responsabilità, dettagliano le modalità operative ed i controlli che devono essere effettuati per ogni attività che possa provocare impatti significativi sulla sicurezza Applicazione Indicare con precisione il campo d applicazione (attività svolta dall azienda e sedi sottoposte al sistema di gestione) che figurerà sui certificati. 2. Riferimenti normativi Il presente manuale fa riferimento a: BS OHSAS 18001:2007 BS OHSAS 18002:2008 t.u. sicurezza d.lgs. 81/2008 e d.lgs. 106/2009 Occupational Health and Safety Assessment Series Linee guida per l attuazione della specifica OHSAS Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro

4 3. Termini, definizioni e acronimi 3.1 Termini e definizioni INFORTUNIO PERICOLO INCIDENTE RISCHIO ANALISI DEI RISCHI Evento sfavorevole, caratterizzato dall accidentalità del fatto, dalla sua imprevedibilità ed inevitabilità nelle circostanze di tempo, di luogo e di modo nelle quali si è verificato. Detto evento può determinare inabilità temporanea, inabilità permanente o morte. Qualunque entità (fisica, chimica...) potenzialmente origine di danno in termini di lesioni o malattie. Evento che dà luogo a un infortunio o ha le potenzialità per darvi luogo. È la probabilità che, in connessione ad un dato pericolo, si abbia a verificarsi un evento dannoso, combinata (tale probabilità) con l entità del danno stesso. Probabilità di evenienza di un pericolo. Identificazione dei fattori di pericolo sanitario associati all alimento, in funzione del tipo di materie prime utilizzate, delle specifiche caratteristiche del prodotto finito, delle modalità d impiego e di conservazione, della destinazione d uso e delle caratteristiche tecniche del processo produttivo Acronimi AC AP AU IST MC NC PR RDD RLS RSPP SGSL AZIONE CORRETTIVA AZIONE PREVENTIVA AMMINISTRATORE UNICO ISTRUZIONE MEDICO COMPETENTE NON CONFORMITÀ PROCEDURA RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE RAPPRESENTANTE DEI LAVORATORI PER LA SICUREZZA RESPONSABILE SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE SISTEMA DI GESTIONE PER LA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI

5 S&SL VDR SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI VALUTAZIONE DEI RISCHI 4. Requisiti del sistema di gestione della salute e sicurezza 4.1. requisiti generali L organizzazione ha istituito un SGSL inteso come sistema per garantire e migliorare la qualità dei processi aziendali, le prestazioni ambientali, la sicurezza dei lavoratori, la tutela della dignità dei lavoratori, in conformità ai requisiti della norme. Il SGSL è costituito dall insieme di responsabilità, procedure, azioni, strutture e risorse predisposte per realizzare la politica aziendale nel modo più efficace possibile, ottenendo al tempo stesso un continuo miglioramento. Al fine di mettere in atto il SGI ha: identificato e documentato i processi operativi; stabilito le sequenze e le interazioni tra i processi; individuato per ogni processo indicatori di efficacia ed efficienza; individuato gli input, gli output, le attività, le responsabilità ed i documenti per ogni processo; individuato i punti di controllo per ogni processo; stabilito un sistema di rilevazione dati per verificare l andamento degli indicatori al fine di perseguire gli obiettivi aziendali e il miglioramento continuo Politica di salute e sicurezza sul lavoro L organizzazione persegue, tra i suoi obiettivi strategici e prioritari, quello di accrescere continuamente il livello di sicurezza e di salute dei suoi dipendenti in linea con i seguenti punti: piena conformità alla legislazione vigente; miglioramento delle condizioni di sicurezza e salute dell ambiente di lavoro; raggiungimento del massimo grado di conoscenza dei lavoratori in ordine ai temi della sicurezza e salute; riduzione dei comportamenti insicuri e prevenzione materiale dei pericoli presenti nei luoghi di lavoro. L alta direzione quindi s impegna a: 1. definire e comunicare a tutti i livelli gli obiettivi e gli indirizzi generali in materia di sicurezza; 2. mettere in atto tutte le misure di prevenzione e protezione previste dalla legislazione, dalle norme di buona tecnica, nonché dalle specifiche e standard aziendali; 3. porre la gestione della sicurezza tra le responsabilità fondamentali del management; 4. adottare un SG che implementi il sistema di gestione della sicurezza e salute;

6 5. fornire risorse e mezzi appropriati ed adeguati per mettere in pratica la politica; 6. assicurare la sua comprensione, attuazione e sostegno a tutti i livelli dell organizzazione; 7. coinvolgere e consultare i responsabili preposti e tutto il personale per ottenerne l impegno a rispettarla e metterla in atto; 8. assicurare che i dipendenti, a tutti i livelli, ricevano formazione ed addestramento adeguato ed abbiano la competenza necessaria per svolgere i loro compiti ed assumere le relative responsabilità; 9. ricercare il miglioramento continuo della sicurezza aziendale attraverso il riesame periodico della politica e del relativo sistema di gestione. Ogni dipendente è direttamente responsabile, durante lo svolgimento delle proprie attività, dell attuazione di tale politica e deve sentirsi pienamente coinvolto e compartecipe nel processo d informazione e prevenzione Pianificazione Il Presidente del C.d.A Identificazione del pericolo, valutazione del rischio e definizione del sistema di controllo La pianificazione, definita dall alta direzione ed attuata dalle funzioni competenti, è orientata al servizio al cliente e rende disponibili e documentati tutti gli elementi necessari ad un efficace SGSL. L organizzazione stabilisce quelle operazioni ed attività che sono associate con i pericoli identificati, dove l attuazione dei controlli è necessaria per gestire i rischi S&SL. Ciò deve includere la gestione dei cambiamenti. Per quelle operazioni ed attività l organizzazione attua e mantiene attivi: a) controlli operativi; b) controlli correlati ai beni acquisiti, all equipaggiamento e ai servizi; c) controlli correlati agli acquirenti e agli altri visitatori nell ambito dei posti di lavoro; d) procedure documentate, per coprire situazioni per le quali la loro assenza possa consentire deviazioni dalla politica e dagli obiettivi S&SL; e) criteri operativi stabiliti, laddove la loro assenza possa consentire deviazioni dalla politica e dagli obiettivi S&SL. L organizzazione ha quindi stabilito e attuato una specifica procedura col fine di: ridurre il numero di infortuni attraverso la prevenzione e il controllo dei luoghi di lavoro classificati a rischio; diminuire il rischio di incidenti gravi; gestire correttamente le risorse umane e motivazione del personale; ridurre le perdite materiali derivanti da incidenti e interruzioni della produzione; disporre di un sistema di gestione integrabile che includa anche gli aspetti legati alla qualità e all ambiente; rendere disponibile uno strumento di gestione e controllo dei requisiti normativi cogenti pertinenti in materia;

7 ridurre i premi assicurativi; soddisfare le aspettative dell opinione pubblica sempre più sensibile nei confronti della sicurezza e della salute sul lavoro. Tale procedura include: le attività di routine e le attività straordinarie; le attività di tutto il personale che ha accesso al luogo di lavoro (inclusi fornitori e visitatori); le strutture del luogo di lavoro, siano esse fornite dall organizzazione o da altri. Tale procedura descrive l esecuzione della valutazione dei rischi, anche ai fini di ottemperare al t.u. 81/2008. Le valutazioni previste sono svolte dal RSPP, coinvolgendo i responsabili di funzione e consultando i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS). Le misure di prevenzione e protezione e le conclusioni della valutazione proposte dal RSPP sono approvate dall amministratore delegato: successivamente sono comunicate alle funzioni responsabili della loro applicazione. Ogni responsabile di funzione comunica le variazioni ai processi aziendali (o ai relativi aspetti ambientali o rischi di S&SL) al fine di aggiornare le informazioni inserite nelle analisi iniziali/dvr. Annualmente, il rappresentante della direzione verifica lo stato di adeguatezza delle valutazioni, con la collaborazione del RSPP. Il RLS, nell ambito della propria attività, può richiedere modifiche o integrazioni alla valutazione dei rischi ed alle misure di prevenzione e protezione previste. L organizzazione ha definito e istituzionalizzato un sistema di comunicazione tra le diverse funzioni aziendali. Tale sistema di comunicazione include riunioni periodiche, documentate in apposite registrazioni. L organizzazione ha inoltre stabilito e attuato più procedure per: assicurare la comunicazione interna fra differenti livelli e le diverse funzioni dell organizzazione; ricevere, documentare e rispondere alle richieste provenienti dalle parti interessate. I contenuti della valutazione dei rischi, unitamente al piano delle misure di prevenzione e protezione di salute e sicurezza, sono resi noti ai lavoratori nel corso della formazione in materia di sicurezza Requisiti legali ed altri Il rispetto delle prescrizioni legali e regolamentari, uno degli impegni fondamentali della politica dell organizzazione, è attuabile solo mediante la conoscenza approfondita, aggiornata e ragionata delle norme vigenti e degli adempimenti che si applicano all azienda in funzione della sua specificità. A questo scopo, l organizzazione ha stabilito e attuato una procedura specifica che identifica autorità, responsabilità e modalità operative per: individuare, aggiornare e registrare le prescrizioni legali e regolamentari che riguardano gli aspetti ambientali e gli aspetti di salute e sicurezza connessi alle attività, ai prodotti e ai servizi dell azienda; mettere a disposizione del personale dell azienda il quadro completo delle prescrizioni legali e regolamentari di interesse per l azienda; verificare lo stato di conformità dell azienda alle prescrizioni legali e agli

8 eventuali regolamenti da essa stessa volontariamente sottoscritti e predisporre, in caso se ne manifesti necessità, gli opportuni interventi correttivi Obiettivi e programmi In occasione del periodico riesame della direzione, la stessa definisce gli obiettivi per ogni processo. Tali obiettivi sono legati ad indicatori quantitativi, necessari per la puntuale verifica degli stessi. La definizione degli obiettivi e i risultati attesi sono comunicati al personale dell istituto in modo da garantire il loro coinvolgimento nel raggiungimento degli stessi. Nella definizione degli obiettivi l organizzazione tiene conto degli aspetti relativi alla valutazione dei rischi di S&SL oltre che: delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che l organizzazione stessa sottoscrive; dei risultati del procedimento di valutazione dei rischi; delle opzioni tecnologiche disponibili; delle proprie esigenze finanziarie, operative e commerciali; delle risorse umane e finanziarie a disposizione. Gli obiettivi e i traguardi, ove possibile, sono misurabili e coerenti con la politica, compreso l impegno nella prevenzione dei rischi, nel rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni che l organizzazione stessa sottoscrive, nel miglioramento continuo. In ogni caso, gli obiettivi e i traguardi vengono riesaminati e aggiornati almeno una volta l anno, durante il riesame della direzione. Gli obiettivi sono formalizzati su apposita modulistica. Per ogni obiettivo fissato è individuato un indice di prestazione che permette di controllare e misurare il raggiungimento dello stesso nel tempo. Inoltre, per la definizione degli obiettivi e dei traguardi il RDD, in collaborazione con i responsabili di funzione, predispone un programma in modo da garantire la costante applicazione delle indicazioni relative agli obiettivi e traguardi. Il programma di gestione di S&SL è il documento attraverso il quale si rendono operative le azioni pianificate per il miglioramento continuo delle prestazioni. Nel programma di gestione di S&SL sono individuate le singole azioni con le quali si intende raggiungere gli obiettivi specifici posti. Per ogni singola azione è individuato il responsabile della sua attuazione, il tempo di realizzazione e le risorse. Se ritenuto necessario, nel programma di gestione di S&SL sono individuati dei traguardi intermedi che permettono il controllo progressivo delle azioni rispetto agli obiettivi da raggiungere. 4.4 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità L organizzazione ha definito, documentato e comunicato i ruoli, le responsabilità e le autorità, allo scopo di rendere efficace l esercizio della gestione della S&SL. La direzione generale di organizzazione ha messo a disposizione le risorse essenziali per l attuazione e il controllo del sistema di gestione della S&SL, tra cui le risorse umane, le competenze specialistiche, le infrastrutture organizzative e tecnologiche e le risorse finanziarie.

9 L alta direzione nomina RDD il responsabile SGI, con specifica autorità per: assicurare che sia istituito, applicato e mantenuto attivo un SGSL conforme alle norme applicate e alle linee guida per la gestione dei processi; riferire alla direzione sull andamento del SGSL, al fine di permetterne il riesame ed il miglioramento; mantenere sotto controllo il sistema di gestione degli indici Formazione, consapevolezza e competenze Il personale dell organizzazione, che svolge attività aventi impatto rilevante sulla qualità del prodotto fornito, è competente sulla base di un adeguato grado di istruzione, addestramento ed esperienza. I collaboratori nominati e incaricati dello svolgimento di funzioni, rilevanti per la qualità del prodotto, rispondono ai requisiti definiti dall alta direzione. Al personale di nuova assunzione è fornito un addestramento iniziale relativo: alle modalità di realizzazione del prodotto richieste dalla legislazione e dai regolamenti interni; al SGSL ed alla rilevanza ed importanza delle attività personali come contributo per il raggiungimento degli obiettivi per la qualità; ai documenti di SGSL spettanti; alle modalità di registrazione delle attività; ad informazioni relative alle specifiche funzioni. La definizione delle azioni di formazione ed aggiornamento scaturisce da una preventiva definizione delle competenze richieste. Il personale è invitato a partecipare ad incontri di formazione, proposti dall organizzazione o da enti esterni e segnalati dal responsabile SGSL; le attestazioni e certificazioni relative ad incontri di formazione esterni all organizzazione sono raccolte nel fascicolo personale. L efficacia della formazione è valutata mediante il miglioramento della qualità del prodotto o, secondo il caso, attraverso verifiche ispettive interne. Tutte le attività interne di addestramento e formazione vengono registrate attraverso attestati di frequenza, comunicazioni per la partecipazione/lettere di invito a corsi e seminari. L esperienza e le specifiche competenze personali vengono tenute in conto, dalla direzione, nell affidamento delle diverse mansioni e compiti. Tutti i documenti relativi al grado di IST, all addestramento/formazione, all abilità ed esperienza professionale sono conservati nel fascicolo personale dei collaboratori dell organizzazione. La soddisfazione del personale, oltre che negli incontri con l alta direzione e con i suoi collaboratori, è rilevata attraverso apposito questionario di soddisfazione. L organizzazione ha stabilito e mantiene attiva una procedura per la formazione. Tale procedura fa in modo che il personale, che lavora per l organizzazione o per conto di essa, sia consapevole: a) dell importanza della conformità alla politica, alle procedure e ai requisiti del SGSL; b) delle implicazioni del proprio lavoro in termini di S&SL; c) dei loro ruoli e delle loro responsabilità nel raggiungimento della conformità ai requisiti del sistema di gestione per la salute e sicurezza;

10 d) delle potenziali conseguenze derivanti da scostamenti rispetto alle procedure operative specificate. L organizzazione provvede a conservare le registrazioni relative alle attività di formazione. In particolare in corrispondenza di: nuove assunzioni; cambi di mansione; adeguamento tecnologico degli impianti; modifiche alle prescrizioni legali e similari; reclami/segnalazioni dei clienti; nuove metodologie; mutamenti del processo produttivo; non conformità derivanti da comportamenti errati del personale; emergenze, incidenti ed altre non conformità. Il responsabile del sistema di gestione prende in considerazione l opportunità di attuare azioni di formazione Comunicazione, partecipazione e consultazione L organizzazione ha stabilito e attuato una procedura che definisce autorità, responsabilità e modalità operative per gestire in modo efficace, documentato e trasparente: le comunicazioni interne, fra livelli e funzioni dell organizzazione: la partecipazione dei dipendenti rappresenta un elemento fondamentale nell implementazione del sistema di gestione. Per questo motivo, sono raccolti suggerimenti e proposte per il miglioramento e, nelle forme opportune, viene promossa la conoscenza e la partecipazione al sistema di gestione; le comunicazioni esterne: chiunque riceva comunicazioni esterne in materia di sicurezza e salute del lavoro le trasmette al RGQA per la loro registrazione ed il coordinamento delle risposte. L azienda, inoltre, promuove la conoscenza della propria politica e dei propri obiettivi in materia di S&SL attraverso una serie di azioni, quali ad esempio, messa a disposizione nel sito Internet. I lavoratori hanno eletto un rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) che è consultato regolarmente sulle iniziative in materia di S&SL Documentazione L organizzazione ha definito un SGSL al fine di garantire che i processi di erogazione dei servizi siano conformi ai requisiti, definiti dal cliente, delle sue aspettative. Il sistema definito ha lo scopo di: identificare la sequenza e l interdipendenza dei processi necessari alla realizzazione dei propri servizi e garantirne la corretta attuazione; assicurare le risorse necessarie alla realizzazione dei processi e definire le modalità per verificarne l adeguatezza; stabilire un sistema di controllo e monitoraggio dei risultati di tali processi; definire le modalità di gestione delle informazioni necessarie all esecuzione dei propri servizi;

11 attuare le azioni necessarie per conseguire gli obiettivi definiti ad ottenere il miglioramento dei propri processi. Al fine dell implementazione, l organizzazione ha definito il presente manuale per descrivere i tratti fondamentali del sistema; il manuale richiama al suo interno procedure organizzative che descrivono e regolamentano le attività aziendali per il raggiungimento della qualità. La struttura della documentazione è descritta dalla piramide documentale riportata di seguito: Politica per la qualità ed obiettivi La politica per la qualità ambientale, per la SSL, per la sicurezza alimentare, per la responsabilità sociale ed etica definiscono i punti ed i valori che la direzione intende porre come riferimento per tutte le funzioni aziendali, per soddisfare le aspettative dei clienti. Manuale della Qualità Il MSI, fornendo un quadro generale delle attività più precisamente espresse nelle procedure e nei procedimenti, è il documento guida del SGI, lo formalizza e lo documenta dando evidenza della sua struttura. Procedure Documento che descrive e precisa lo svolgimento delle attività richieste dalla norma di riferimento per la gestione del SI. IST di lavoro Documento che descrive operativamente le attività dei processi principali. Documentazione e modulistica tecnica Trattasi dei documenti di riferimento alle procedure o alle istruzioni di lavoro nella forma di moduli standard, usati nelle operazioni correnti, le cui registrazioni consentono di tenere traccia di singoli eventi formali quali ad es. i controlli, le verifiche, i riesami, le validazioni, ecc. che vengono effettuate nella gestione operativa dell organizzazione Controllo dei documenti L organizzazione ha predisposto un apposita procedura che prende in considerazione i seguenti aspetti: modalità di approvazione dei documenti prima della loro immissione nel sistema; modalità di riesame, aggiornamento e riemissione dei documenti; modalità di identificazione dello stato di revisione dei documenti vigenti; assicurazione che i documenti di pertinenza siano resi disponibili nei luoghi di effettivo utilizzo; assicurazione che i documenti siano facilmente leggibili, identificabili e rintracciabili; assicurazione che i documenti di origine esterna vengano adeguatamente catalogati e tenuti in stato di costante aggiornamento e la loro distribuzione controllata, in modo che tutte le funzioni di pertinenza ne abbiano la disponibilità; prevenzione dell uso di documenti obsoleti Controllo delle registrazioni Le registrazioni del SGSL sono documenti utilizzati dall organizzazione per definire come identificare, registrare, archiviare, conservare ed eventualmente eliminare i documenti di registrazione del SGSL.

12 Le modalità di gestione delle registrazioni della qualità sono chiarite nella procedura che definisce: l identificazione delle registrazioni; il supporto; i responsabili della redazione; il responsabile della raccolta; il responsabile della archiviazione; le autorizzazioni per l accesso; le modalità di archiviazione; i tempi di conservazione; le modalità di eliminazione Controllo operativo L organizzazione stabilisce quelle operazioni ed attività che sono associate con i pericoli identificati, dove l attuazione dei controlli è necessaria per gestire i rischi SSL. Ciò deve includere la gestione dei cambiamenti. Per quelle operazioni ed attività, l organizzazione attua e mantiene attivi: a) controlli operativi; b) controlli correlati ai beni acquisiti, all equipaggiamento e ai servizi; c) controlli correlati agli acquirenti e agli altri visitatori nell ambito dei posti di lavoro; d) procedure documentate, per coprire situazioni per le quali la loro assenza possa consentire deviazioni dalla politica e dagli obiettivi SSL; e) criteri operativi stabiliti, laddove la loro assenza possa consentire deviazioni dalla politica e dagli obiettivi SSL. L organizzazione ha quindi stabilito e attuato una specifica procedura col fine di: ridurre il numero di infortuni attraverso la prevenzione e il controllo dei luoghi di lavoro classificati a rischio; diminuire il rischio di incidenti gravi; gestire correttamente le risorse umane e motivazione del personale; ridurre le perdite materiali derivanti da incidenti e interruzioni della produzione; disporre di un sistema di gestione integrabile che includa anche gli aspetti legati alla qualità e all ambiente; rendere disponibile uno strumento di gestione e controllo dei requisiti normativi cogenti pertinenti in materia; ridurre i premi assicurativi; soddisfare le aspettative dell opinione pubblica sempre più sensibile nei confronti della sicurezza e della salute sul lavoro Preparazione alle emergenze e risposta L organizzazione ha stabilito una procedura specifica per individuare le potenziali situazioni di emergenza e i potenziali incidenti che possono avere un impatto sull ambiente e sulla sicurezza dei lavoratori e per le modalità di risposta. Tale procedura viene revisionata ogni anno o nel caso in cui si verifichino incidenti o situazioni di emergenza. Tale procedura è riesaminata dal RSPP per gli aspetti di salute e sicurezza.

13 Inoltre, sulla base delle informazioni sulle condizioni di emergenza desumibili dalle analisi iniziali, sono dettagliate le azioni per affrontare specifiche emergenze connesse con specifici processi o fasi Verifica Misura e monitoraggio delle prestazioni La raccolta di dati e misure sugli aspetti che caratterizzano la qualità è indispensabile per l esecuzione di analisi statistiche dei dati e per poter tenere sotto controllo con continuità l andamento degli indici. Gli indicatori di riferimento comprendono: analisi sui prodotti, numero di controlli, numero di manutenzioni, numero di incidenti, numero di situazioni pericolose, numero reclami clientiutenti, grado di soddisfazione cliente, ecc. La direzione ha approvato tecniche statistiche appropriate per l analisi, la misurazione e il controllo degli elementi critici del servizio. Gli elementi acquisiti e le registrazioni effettuate sono oggetto di valutazione in sede di riesame della direzione, nonché nelle riunioni collegiali. L azienda ha definito e reso disponibile una procedura specifica per garantire la sorveglianza e la misura delle principali attività ed operazioni che possono generare impatti significativi sulla S&SL. La procedura definisce quali controlli e quali misure effettuare, nonché le modalità di raccolta e di interpretazione dei dati, al fine di: 1. monitorare l andamento delle prestazioni della S&SL; 2. verificare la posizione dell azienda rispetto alle prescrizioni normative e regolamentari applicabili; 3. verificare se il sistema di gestione è correttamente attuato nell azienda; 4. verificare il raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi stabiliti. Le attività di monitoraggio possono essere condotte sia da strutture funzionali interne che da soggetti qualificati esterni, nel rispetto delle metodologie di campionamento e di analisi previste da disposizioni normative, da standard nazionali ed internazionali o, in assenza di simili riferimenti o a loro completamento migliorativo, da criteri definiti dall azienda e validati da enti o autorità competenti. La strumentazione utilizzata per le attività di monitoraggio è accompagnata da certificati comprovanti il loro stato di efficienza e di efficacia (certificati di manutenzione e di taratura) Valutazione della conformità Periodicamente, almeno una volta l anno, durante le verifiche ispettive interne l organizzazione provvede ad effettuare una valutazione del rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni che essa sottoscrive. Le registrazioni relative alla valutazione delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni sono conservate così come definito nella procedura specifica Analisi degli incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive Nel caso che un prodotto risulti non conforme ad un controllo, esso viene identificato, tenuto sotto controllo e si segue la regolare procedura.

14 Le NC (Non Conformità) vengono documentate e si attuano opportune azioni per riportare il servizio entro i limiti di conformità ed identificare azioni correttive da applicare in futuro. Tutto il personale può segnalare situazioni non conformi tramite la compilazione del verbale che viene consegnato a RSI. La proposta di soluzione viene approvata dall alta direzione e comunicata alla persona coinvolta. L RSI verifica la soluzione al problema e quindi chiude la NC. Nel caso di non chiusura della NC, viene predisposto un nuovo verbale di NC. Vengono conservate le registrazioni sulla natura delle NC e sulle azioni susseguenti intraprese Controllo delle registrazioni Le registrazioni del SGI sono documenti utilizzati dall organizzazione per dimostrare la conformità dei propri prodotti a requisiti specificati e per dimostrare l adeguatezza e la conformità del SGI implementato, in particolare, per definire come identificare, registrare, archiviare, conservare ed eventualmente eliminare i documenti di registrazione del SGSL. Le modalità di gestione delle registrazioni della qualità sono definite da una procedura specifica. In particolare la PR definisce: l identificazione delle registrazioni; il supporto; i responsabili della redazione; il responsabile della raccolta; il responsabile della archiviazione; le autorizzazioni per l accesso; le modalità di archiviazione; i tempi di conservazione; le modalità di eliminazione. La responsabilità della gestione del controllo dei documenti del SGi è affidata al RGQA che si avvale della collaborazione dei responsabili di funzione soggetti a produzione di documenti inerenti il controllo operativo o le sorveglianze e misurazioni. Ogni documento di registrazione deve rispondere ai seguenti requisiti: essere leggibile e fotocopiabile; essere correlabile alle attività a cui si riferisce; essere datato e, ove applicabile, essere firmato da persona abilitata; riportare tutte le informazioni richieste o dalla procedura a cui si riferisce o dalla modulistica predefinita Audit interno Affinché un SGSL sia costantemente monitorato è necessario che le regole definite, le procedure operative, la loro applicazione e la loro efficacia siano periodicamente verificate. A tal proposito, RSGSL programma annualmente delle verifiche ispettive interne in modo che, almeno una volta l anno, tutte le attività siano verificate. È compito di RSI di avvisare le persone interessate circa la data e l oggetto della verifica.

15 Le verifiche ispettive sono condotte da personale qualificato interno o esterno all istituto e indipendente rispetto a ciò che verifica. Le verifiche ispettive sono condotte dal responsabile secondo il seguente iter: riunione iniziale; verifica ai processi; verbalizzazione e presentazione dell esito della verifica. Al termine della verifica le persone interessate sono informate dell esito della verifica. Se sono state riscontrate NC, il responsabile dovrà definire adeguate azioni correttive per eliminare i problemi riscontrati e, successivamente, l RSI o il responsabile designato verificheranno l attuazione e l efficacia delle azioni definite. L esito delle verifiche ispettive interne è sempre oggetto di analisi in sede di riesame della direzione. Le modalità operative di pianificazione, conduzione e rendicontazione delle verifiche ispettive interne sono descritte nella procedura specifica. Nel caso in cui un requisito specificato non sia soddisfatto, si applica la procedura che descrive le modalità di gestione delle NC. La conduzione delle verifiche ispettive è affidata a personale che risponda ai seguenti requisiti: non abbia alcuna responsabilità sulle attività sviluppate dalla funzione verificata; sia stato preventivamente addestrato al ruolo da svolgere Riesame della direzione Le azioni del riesame della direzione e di adozione delle conseguenti azioni di miglioramento, sono effettuate ogni sei mesi al fine di assicurarsi della continua idoneità, adeguatezza ed efficacia del SGSL. Riesami più frequenti possono essere effettuati qualora esigenze organizzative, modifiche significative o altre situazioni particolari ne rendano necessaria l attuazione. L organizzazione conserva adeguatamente le registrazioni dei riesami effettuati Elementi in ingresso per il riesame La documentazione predisposta dal responsabile del SGSL è costituita da: i risultati delle verifiche ispettive interne e delle verifiche da parte dell organismo di certificazione; i reclami e i suggerimenti provenienti dai clienti; l andamento dei processi di erogazione dei prodotti; l andamento delle NC imputabili ai processi, alle procedure, al personale e ai fornitori; le azioni correttive e preventive avviate, in corso e concluse; le azioni avviate a seguito di precedenti riesami; le proposte per il miglioramento continuo; le modifiche all organizzazione, ai processi e a tutto quello che può influenzare il SGSL interno;

16 gli indicatori e gli indici individuati quale monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi per la qualità. In tal modo, il responsabile del SGSL illustra in maniera organica lo stato della qualità dei prodotti forniti, le aree e le attività che influenzano negativamente le prestazioni, il SGSL, i possibili obiettivi di lavoro. Sulla base di tale report, il responsabile del SGSL indice una riunione con la direzione Elementi in uscita dal riesame In questa riunione vengono analizzate le problematiche illustrate nel report, vengono prese decisioni relative a (dato di uscita): emissione del piano delle verifiche ispettive; apertura di eventuali azioni correttive e preventive a seguito dei dati di input; definizione di un piano di miglioramento che contiene: obiettivi sia strategici che relativi agli indicatori individuati; azioni da intraprendere per il raggiungimento degli stessi; relativi responsabili; tempi di attuazione. Inoltre, la direzione ha modo di verificare la validità delle politiche del SGI e l implementazione dello stesso. Quanto emerso dalla riunione viene riportato nel verbale di riesame redatto dal responsabile del SGI, verificato e approvato dalla direzione. Le registrazioni dei riesami sono conservate per tre anni a cura del responsabile del SGI.