Misurazione e valutazione dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo italiani

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1 Misurazione e valutazione dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo italiani Risultati raggiunti dal Gruppo di Lavoro CRUI sulle statistiche bibliotecarie Roma, 28 maggio 2002 Presentazione a cura del coordinatore: Jacopo Di Cocco

2 Sintesi del progetto Obiettivi: Visibilità nazionale ed internazionale Comparabilità, affidabilità, regolarità Tempestività per il governo e la valutazione dei sistemi bibliotecari Verso l automazione delle rilevazioni Informazioni e strumenti di rilevazione: Un registro dei sistemi e delle biblioteche Un censimento delle risorse impegnate Bacheca e misura dei servizi erogati Sviluppi dei servizi in rete: (biblioteche virtuali e elettroniche) Risorse impegnate e costi sostenuti Organizzazione dei SBA e dei servizi di supporto

3 Obiettivi conoscitivi, di valutazione, supporto alle decisioni e funzionali Rendere noti al pubblico, agli studiosi e al governo ruolo, peso, benefici e costi delle biblioteche universitarie Fornire tempestivamente ai valutatori dati: oggettivi, significativi ed omogenei Dare agli organi accademici e ai direttori i dati utili per le loro decisioni Misurare il peso delle biblioteche sui costi per: didattica, ricerca e diffusione dei loro risultati

4 Una descrizione quantitativa nel quadro delle finalità istituzionali degli atenei Informare doverosamente gli utenti Descrivere la realtà tramite la misura di alcuni caratteri comuni ai diversi SBA Elenco concordato dei caratteri da rilevare Scegliere i caratteri con misure oggettive Selezionare i caratteri più significativi per valutare gli effetti su: formazione e innovazione (nuove conoscenze e tecniche)

5 Situazione delle iniziative in corso LibEcon (progetto europeo), recupero dati 1999 e 2000 predisposto con questionario aggregato d ateneo on line, dal 2001 versione aggiornata disaggregata per biblioteche e via via derivata da altre fonti automatizzate. Anagrafi: ICCU e ACNP in corso di integrazione nel SISC articolate in: Registro, Censimento delle risorse e Bacheca dei servizi delle biblioteche GIM, statistiche per il governo e la valutazione dei SBA in corso di definizione: integrabili con LibEcon e Anagrafi E-METRICS (proposta di progetto europeo da modello USA) per la misurazione dei servizi e risultati delle biblioteche digitali. Derivazioni standardizzate dalle statistiche dei sistemi automatizzati: OPAC, cataloghi, inventari, repertori, contabilità, gestori del personale e del patrimonio: descrizione, valutazione e sperimentazione in poli.

6 Semplificare tramite la standardizzazione e l integrazione delle indagini Semplificare: rendere più facili, rapide, prive di duplicazioni e concettualmente chiare le indagini. Standardizzare, seguendo gli schemi nazionali ed internazionali: le unità rilevate, le definizioni dei caratteri da osservare, i valori ammessi per le modalità, le metodologie di rilevazione, di attribuzione e di riporto, i formati di trasmissione dei dati. Integrare le rilevazioni e le tabulazioni: richiedere od estrarre una sola volta le informazioni (coordinamento), trasmettere automaticamente i dati dall una all altra (derivazione), pubblicare i dati secondo tavole comparabili e facilmente collegabili logicamente (leggibilità), fornire le tavole e gli aggregati su supporti e con formati che siano facilmente elaborabili automaticamente dal decisore e dall utente (elaborabilità).

7 Periodicità, regolarità e tempestività Periodicità: per seguire l evoluzione dei SBA è necessario che le indagini si ripetano uniformi ad intervalli regolari nel tempo. Regolarità: i dati devono essere raccolti e pubblicati nei periodi prefissati e quindi attesi dagli utenti. Tempestività: i periodi prefissati devono essere tali da favorire decisioni razionali dei responsabili.

8 I vincoli di oggettività, misurabilità e coerenza Oggettività: per indagini nazionali ed internazionali, universali è meglio rilevare fatti e non opinioni; anche le valutazioni qualitative devono derivare da indicatori tratti dai fatti. Le indagini d opinione vanno lasciate campionarie a livello d ateneo con rilevatori esperti. Misurabilità: i fatti osservati debbono essere misurabili uniformemente per frequenze o per intensità. Coerenza: i dati debbono essere internamente ed esternamente coerenti: Internamente: i dati delle diverse indagini sulle biblioteche accademiche devono risultare non contraddittori tra di loro; Esternamente: i dati dei sistemi universitari debbono essere coerenti sia con quelli degli altri sistemi bibliotecari, sia con le altre statistiche relative agli atenei.

9 Pubblicità delle informazioni agli utenti e dei risultati aggregati Le informazioni agli utenti sulla localizzazione, ruolo e sui servizi delle biblioteche sono funzionalmente pubbliche e diffuse su iniziativa degli atenei, dei cataloghi o delle biblioteche, quindi non esistono problemi di riservatezza. I tabulati pubblicati su web o carta riporteranno i dati non riservati aggregati a livello di ateneo sia come valori assoluti totali, pro capite, relativi od indici. Sono pubblicabili nel web gli indicatori statistici d ateneo: rapporti, medie, variabilità, concentrazioni, andamenti, correlazioni, indici, ecc. purché previsti ed illustrati da rapporti ufficiali pianificati.

10 Titolarità, riservatezza ed elaborabilità dei microdati I dati individuali delle unità statistiche: biblioteche e strutture di supporto (microdati) sono di proprietà dell ateneo rispondente. I microdati sono utilizzabili per le elaborazioni nazionali pianificate, ma coperti dal segreto statistico e non sono diffondibili senza l autorizzazione dell ateneo proprietario. Gli unici microdati necessariamente non segreti sono quelli inseriti nelle anagrafi per le informazioni utili agli utenti dei servizi.

11 Automazione spinta delle rilevazioni Automazione questionari: esclusivamente on line, con controllo coerenza delle immissioni, segnalazione delle anomalie, con dati centralizzabili a livello superiore. Quote riporti all universo e di ripartizione predefiniti per cui raggiunto un minimo di rispondenti gli aggregati nazionali o d ateneo sono immediatamente stimati e resi disponibili ai responsabili, anche per controllo e revisione. Interscambio automatico dei dati tra le diverse indagini. Estrazioni e trasmissioni automatizzate dei dati dagli applicativi elettronici gestionali e di servizio bibliotecari ed amministrativi (prospettiva graduale, adesione volontaria).

12 Rilevazioni per totalità e per campione Le rilevazioni principali sono previste per totalità (tutti gli atenei sono invitati a rispondere) in quanto utili anche alle attività di gestione delle singole università. Sono previste per campione le altre indagini: studi, sperimentazioni, indagini d opinione e le altre proposte da gruppi professionali o d interesse.

13 Copertura delle mancate risposte ed attribuzioni pro quota Anche nelle indagini per totalità si possono avere mancate risposte nei tempi prefissati. Si debbono quindi adottare criteri per il riporto all universo degli atenei. Studenti, docenti, personale tecnico e dati patrimoniali (censuari) saranno i parametri principali di riporto. Per i riporti dei campioni si useranno tecniche analoghe, considerate le indicazioni della teoria ed i risultati dei test. Per le spese centralizzate o sostenute da strutture dedite ad altra attività principale (facoltà, dipartimenti, centri, ecc.) di devono adottare, nei piani di rilevazione, criteri di ripartizione di risorse e spese ancora unificate nei bilanci.

14 I servizi bibliotecari: ausiliari per le attività istituzionali degli atenei Le biblioteche possono essere specifici servizi culturali separati dalle altre funzioni istituzionali delle unità proprietarie (ad es. b. nazionali e b. pubbliche) o strumenti ancillari delle loro attività specifiche. Le università sono insiemi articolati per l erogazione di servizi didattici, scientifici, di assistenza e diffusione delle conoscenze. Le biblioteche accademiche sono attività ausiliarie indispensabili comuni a queste produzioni e quindi in continua evoluzione tecnica ed organizzativa. E anche necessaria una visione d insieme per valutare la congruità funzionale delle erogazioni bibliotecarie e documentali, a fronte degli obiettivi istituzionali degli atenei, indipendentemente dall evoluzione organizzativa e dalla disaggregazione delle unità di base e centrali.

15 Visione d insieme dell arcipelago bibliotecario di un ateneo Le biblioteche accademiche, più di quelle di altri settori, non sono realtà tra loro isolate, anche se autonome e differenziate, sono parti di un sistema oggettivo sempre più spesso coordinato da SBA formalmente, anche se variamente, organizzati. Data la molteplicità delle biblioteche di un ateneo, si sviluppano servizi centrali e progetti cooperativi(ssbd): per automazione, catalogazione, acquisizione, reference, biblioteche, editoria elettronica, ecc.; questi servizi centrali vanno consolidati con le biblioteche per un una corretta visione d insieme d ateneo e confronti significativi interaccademici e con altri gli settori bibliotecari. Si hanno quindi attività bibliotecarie decentrate e centralizzate, a queste vanno aggiunto le quote dei costi centrali amministrativi, edilizi (investimenti e forniture), per reti, attrezzature e di altre attività ausiliarie, se non attribuiti come costi alle biblioteche ed ai SSBD.

16 Le unità statistiche considerate nelle indagini proposte 1. Atenei (dati consolidati a livello di ateneo) 2. Articolazioni degli atenei: a. Biblioteche autonome b. Biblioteche inserite in dipartimenti, centri, facoltà, ecc. c. Sistemi Bibliotecari d Ateneo (siano uffici o strutture autonome, o sistemi di coordinamento e cooperativi permanenti) e progetti bibliotecari e documentali d ateneo (attività temporanee) d. Servizi di supporto bibliotecari e documentali centralizzati (automazione, catalogazione, acquisti, biblioteche digitali, ecc.) e. Amministrazioni centrali: spese e servizi generali, locali (edilizia, affitti, utenze), personale, reti e servizi centrali di calcolo, ecc.

17 Biblioteche autonome, dipartimentali e fondi librari Sono definite biblioteche autonome quelle riconosciute come centri di spesa con un proprio direttore, locali, patrimonio e personale bibliotecario assegnati in via esclusiva ed aperte almeno a tutto l ateneo. Sono definite come biblioteche dipartimentali quelle inquadrate come strutture di servizio di dipartimenti, facoltà, centri, ecc. che ne assicurano la direzione e l assegnazione di una quota permanente di risorse: patrimoniali permanenti, spazi per il pubblico per almeno 24 lettori, e personale specializzato dedicato e ne consentono l utilizzo regolare anche a terzi ed in particolare al personale e studenti dell ateneo, afferenti ad altre strutture. L orario normale per il pubblico non deve essere inferiore alle 18 ore in almeno 3 giorni alla settimana. Sono definiti punti di servizio le sezioni differentemente localizzate di biblioteche che includano locali destinati al pubblico per l uso dei servizi della biblioteca di appartenenza e/o di quelli del SBA. Sono definiti fondi librari quei depositi librari di dipartimenti, istituti, centri, ecc. che per: assenza di personale specializzato, temporaneità delle assegnazioni patrimoniali, assenza di spazi adeguati di servizio al pubblico, accesso ristretto, limitazione d orario, non raggiungono il livello minimo organizzativo per essere riconosciuti come biblioteche. Purché il loro patrimonio librario sia catalogato e reso noto anche a terzi rispetto alla struttura amministratrice in modo che possano chiedere di consultarlo; statisticamente sono rilevati come punti di servizio o delle biblioteche di supporto tecnico per la catalogazione e ed il prestito o, in assenza, direttamente del SBA. Non possono essere meri magazzini o depositi in spazi non esclusivi, aule, corridoi e studi senza spazi riservati alla loro consultazione.

18 I sistemi bibliotecari d ateneo come unità statistiche e di rilevazione I sistemi bibliotecari degli atenei (formalizzati o meno) sono le unità statistiche complesse (una per ateneo) individuate dalle funzioni centrali svolte e per aggregazione delle unità afferenti al fine di assicurare visioni d insieme correttamente valutabili nei costi e benefici per l università d appartenenza. La descrizione dell organizzazione, la valutazione delle differenze disciplinari e la valutazione interna agli atenei delle funzionalità, dei costi e dei benefici ed il controllo di gestione delle diverse strutture bibliotecarie e documentali richiede di usare anche le biblioteche e le SSBD come unità statistiche elementari, incaricando quando possibile i SBA o gli uffici statistici di curare la raccolta dei loro dati; quindi i s.b.a. sono unità di rilevazione. Pertanto sono utili due livelli di raccolta ed articolazione dei dati: ateneo da un lato come complesso, e dall altro i diversi centri di costo e di erogazione. Nella raccolta e nel consolidamento dei dati, con le automazioni, prevarranno le fonti centrali, infatti il centro sempre più possederà anche informazioni disaggregate, la raccolta a livello di singole biblioteche deve divenire sussidiaria alle persistenti carenze nell uso delle fonti automatizzate.

19 I strutture di supporto ed i progetti bibliotecari e documentali Le strutture di supporto bibliotecari e documentali (SSBD) sono centri autonomi od uffici d ateneo chiamate permanentemente a promuovere la cooperazione ed assistere le biblioteche nello svolgere le loro funzioni ed ad erogare servizi diretti agli utenti in particolare per via telematica. I progetti bibliotecari e documentali sono organizzazioni temporanee per la realizzazione di iniziative o prodotti con uno scopo ed una durata prededefiniti non affidate in via esclusiva ad un solo centro di spesa che quindi richiedano una rilevazione ad hoc come centro di costo (ad es. recupero del pregresso, progetti comunitari condivisi, piani di formazione, ecc.). Se affidate ad una sola struttura sono rilevati tra le attività temporanee di queste. Per entrambe queste realtà i questionari devono essere adattati rispetto a quelli delle biblioteche per rilevare significativamente e senza duplicati il loro apporto, i loro costi e le loro risorse dirette e per attribuirli correttamente alle biblioteche: reali, virtuali, elettroniche ed eterogenee per la valutazione dei servizi erogati utilizzando parte delle produzioni centralizzate.

20 Il consolidamento dei dati di ateneo e consortili Il consolidamento deve consentire di misurare tutti i flussi e fondi, ma di misurarli una sola volta come se gli atenei fossero organizzati con una sola biblioteca eterogenea omnicomprensiva di tutti i servizi e sopportanti tutti i costi diretti ed indiretti ad essi relativi, compresi quelli di partecipazione o all uso di consorzi interuniversitari con o senza personalità. Il consolidamento si attua eliminando per somma algebrica i passaggi tra una struttura (o ufficio) e l altra dello stesso ateneo di risorse in denaro e natura attribuendole solo a quella che effettua i servizi verso gli utenti con conseguente impiego definitivo delle risorse utilizzate.

21 L universo delle biblioteche accademiche (Settore 2 ISO) The term Library is taken to be inclusive of all types of Library, Information Unit, Resource Centre or similar, regardless of nomenclature. The library sectors included in this study (LibEcon) are as in ISO LIBRARIES OF INSTITUTIONS OF HIGHER EDUCATION: Libraries whose primary function is to serve students, academic and professional staff in universities and other institutions of education at the third (tertiary) level and above; may also serve the general public. Sembra opportuno articolarlo in più sottosettori: università italiane (pubbliche e private), università estere operanti in Italia, altre biblioteche accademiche. Le altre biblioteche accademiche sono quelle di di enti di ricerca, accademie e società scientifiche fortemente correlate con le università: Research Libraries nella terminologia USA. (va quindi risolto il dubbio se si debbano includere qui anche queste che non si trovano esplicitamente citate in quelle speciali ).

22 Il settore dell alta formazione (S2) nell universo bibliotecario italiano E essenziale mettere in evidenza non solo la rilevanza, ma anche con i dati opportuni, i legami delle biblioteche del S2 con gli altri settori definiti dall ISO S1 Nazionali centrali (Firenze e Roma): bibliografia certificata, documentazione della produzione nazionale, deposito aggiornato dell elettronico. S3 Biblioteche pubbliche: interrelazione con il territorio e servizi distribuiti agli studenti. S4 Biblioteche speciali (articolate in sottosettori): dedicate ai servizi di documentazione, scambio dei risultati della ricerca ed aggiornamento per le le attività istituzionali, produttive e professionali. S5 Biblioteche scolastiche, in particolare per le attività preparatorie alla formazione universitaria e l aggiornamento degli insegnanti.

23 Livello ed integrazione dei servizi in ambito disciplinare La ricerca richiede un continuo confronto ed una cooperazione interaccademica tra studiosi dello stesso ambito. La valutazione delle pubblicazioni scientifiche richiede anche misure corrette del loro impatto disciplinare basate sui loro utilizzi per ricerca e formazione. La definizione dell ambito disciplinare generale può essere ottenuta con: Le statistiche sulle classificazioni (Dewey o CDU) più frequenti del patrimonio librario della biblioteca (sia posseduto sia utilizzato), Un individuazione delle aree di laurea o concorsuali servite (novità per le università italiane riformate), La rilevazione dei progetti interbibliotecari di documentazione e diffusione dei risultati delle ricerche di specifici settori disciplinari. Le statistiche ordinarie possono utilmente essere classificate per ambito disciplinare. Quelle sugli accessi in rete, sui prestiti interbibliotecari e sulla fornitura di documenti a e da altri atenei o enti sono utili per valutare il livello d integrazione accademica.

24 Dimensione spaziale ed integrazione territoriale Due nuove misurazioni rilevanti per le biblioteche in rete. La dimensione spaziale viene rilevata: dalla residenza degli utenti registrati (in particolare terzi), dalla destinazione ed origine geografica dei flussi informativi e documentali per gli utenti. L integrazione territoriale: dall interscambio di servizi ai lettori (in particolare studenti e laureati) con le altre biblioteche del territorio, dai flussi originati da cooperazioni interbibliotecarie con gli altri settori.

25 Integrazione formativa delle biblioteche (formazione curricolare e permanente) Indicatori sul ruolo didattico delle biblioteche accademiche: Indicatori per valutare il ruolo delle biblioteche nella didattica dei sub-livelli 3 (diplomi, lauree brevi o specialistiche, masters, dottorati). Indicatori per valutare il ruolo delle biblioteche nella formazione permanente dei laureati. Indicatori sull apporto complementare delle biblioteche esterne nella didattica di livello 3 per le: Biblioteche del territorio (dislocazione dei servizi) Biblioteche speciali (interscambio tecnico ) Biblioteche scolastiche (preformazione, formazione tecnica, ecc.)

26 Le biblioteche accademiche e la promozione dei risultati della ricerca Rilevazione della quantità e qualità delle: Raccolte sistematiche dei risultati delle ricerche dell istituzione proprietaria; Raccolte selettive dei migliori risultati pubblicati delle ricerche dei soggetti terzi. Indicatori di costi e benefici della: Messa a disposizione egualitaria dei ricercatori interni; Messa a disposizione di ricercatori accademici terzi; Messa a disposizione dei laureati per attività professionali; Messa a disposizione delle unità produttive pubbliche e private della documentazione scientifica per le loro attività e nella promozione dell innovazione produttiva.

27 Misurare il ruolo internazionale delle biblioteche accademiche italiane Importazione delle conoscenze Acquisizioni lorde ed estratti di fonti estere; % dei contribuiti di autori nazionali inclusi nelle stesse (-); Prestiti interbibliotecari internazionali ricevuti. Esportazioni delle conoscenze: Consultazioni, inoltri e prestiti concessi a non residenti operanti: In loco, In Italia, All estero % dei contributi dei non residenti riesportati (-)

28 Il patrimonio e le potenzialità delle biblioteche accademiche Le potenzialità nell erogare servizi dipendono in primis dal patrimonio accumulato. Patrimonio librario e documentale (articolato per natura ed origine): Materiale, Immateriale. Patrimonio informativo durevole: Autoprodotto: catalogazioni, registri e repertori, Acquisito: banche dati, repertori, indici, ecc.. Patrimonio edilizio: Edifici (di cui spazi destinati al pubblico per funzione), Arredi (di cui scaffalature chiuse e aperte). Patrimonio tecnico: Hardware (di cui posti per il pubblico in Internet, in rete locale o off-line), Software (di cui quello di cui si è titolari o contitolari, di cui public-domain), Altre attrezzature (di cui a disposizione del pubblico) Altri beni patrimoniali prodotti e non prodotti

29 Le risorse impegnate annualmente nelle biblioteche accademiche L erogazione effettiva di servizi dipende dalle risorse impiegate nell esercizio. Per poterle aggregare, nonostante la loro diversa natura tutte devono essere misurate in termini monetari. Per alcune sono previste anche misure fisiche. Le valutazioni monetarie si ottengono da: Giacenze nette di cassa e altri residui netti Entrate e spese ricavate dalla contabilità economico-analitica riclassificate per classe e obiettivi, Valutazione monetaria delle risorse ricevute in natura ed impiegate nell esercizio classificate per classe e obiettivi, Valutazione dei servizi del patrimonio (ammortamenti). Le misure fisiche in particolare si prevedono per: Utenti, Servizi prodotti, Patrimoni librari ed edilizi, Risorse umane: Occupati per tipo (professionalità) e funzioni, Anni uomo impiegati per tipo e funzioni

30 I costi delle biblioteche accademiche (approccio con contabilità finanziaria) Correnti: costi consolidati di gestione: specifici bibliotecari, quote di quelli di funzionamento delle strutture amministratrici, centralizzati, In conto capitale ricorrenti (consolidati): manutenzioni straordinarie, investimenti sostitutivi, aggiornamento del patrimonio librario In conto capitale innovativi (consolidati): Investimenti innovativi ed acquisizioni di beni materiali, Investimenti innovativi ed acquisizioni di beni immateriali, Progetti di ricerca pura, applicata e di sviluppo, Altre variazioni patrimoniali. Qui il consolidamento consiste nell unificare statisticamente a posteriori i costi bibliotecari diretti ed indiretti sostenuti ai diversi livelli amministrativi degli atenei.

31 Costi e ricavi delle biblioteche accademiche (approccio con contabilità economico-analitica) Risorse per finanziamenti, vendite e servizi del patrimonio (ammortamenti, rendite, interessi). Costi consolidati di esercizio: di funzionamento : Per l uso (ammortamento e canoni) e l ordinaria manutenzione dei beni capitali (consolidati). Investimenti: investimenti sostitutivi aggiornamento del patrimonio librario e delle attrezzature (ricorrenti) per mantenere il livello di servizio, Innovativi (per aumentare livello e tipologia dei servizi): Acquisizioni di beni materiali, Acquisizioni di beni immateriali, Progetti di ricerca pura, applicata e di sviluppo, Altri costi in conto capitale, inclusi quelli di formazione del personale. Qui il consolidamento consiste prevalentemente nell imputare già nella contabilità d esercizio ed in quella analitica i costi bibliotecari diretti ed indiretti sostenuti ai diversi livelli amministrativi degli atenei alle strutture erogatrici dei servizi bibliotecari (centri di costo) siano amministrazioni autonome o meno (sezioni di dipartimenti od altri centri di spesa).

32 La dinamica delle biblioteche accademiche Variazioni nette delle voci patrimoniali ( K): Materiali: librarie, spazi, attrezzature, Immateriali: cataloghi, repertori, dati, documentazione digitalizzata, software, copyright su edizioni proprie, altri diritti. Variazioni del personale (persone e tempi). Variazioni degli utenti e degli utilizzi. Variazione di entrate e uscite (ricavi e costi)

33 Lettori e loro utilizzi delle biblioteche accademiche Lettori: Interni: docenti e ricercatori, tecnici e studenti dell ateneo, Esterni: Accademici: (stessi di altri atenei o E.R.) (di regola in pearing), Laureati propri o altrui (formazione e supporto professionale), Unità produttive (addetti e collaboratori di aziende ed enti), Cittadini con interessi culturali. Utilizzi: gratuiti (istituzionali o per servizio pubblico), a pagamento (rimborsi costi, canoni, cessioni a terzi): Informativi: catalografici/bibliografici: ricercare, trovare, selezionare, localizzare (Reference, OPAC); bacheche e portali web; Documentali: richiedere, consegnare opere possedute o licenziate (per consultazione, prestiti, consegna di duplicati fisici o digitali); Ospitalità, distribuitivi e culturali: (sale lettura, stazioni Internet, ILL, DD, aule per letture, seminari, auto-formazione, mostre, ecc.).

34 Localizzazioni dei servizi delle biblioteche accademiche Servizi in loco (biblioteca fisica): Agli utenti interni, Agli utenti esterni. Servizi remoti con documenti su supporto fisico spediti presso altre biblioteche o a domicilio (biblioteca virtuale). Agli utenti interni (temporaneamente fuori sede), Agli utenti esterni. Servizi in rete con documenti de-materiazzati (biblioteca digitale): Agli utenti interni, Agli utenti esterni.

35 I dati richiesti prioritariamente Per rispondere con indicatori essenziali ai quesiti posti si prevedono le seguenti indagini integrate: LibEcon: tutte le categorie di dati: sintetici ed aggregati per ateneo, Anagrafe: dati individuali sulle biblioteche (quelli utili all informazione ai lettori), GIM: i dati necessari alla gestione dei SBA E-Metrics: i dati sulle prestazioni in rete: dagli OPAC alla biblioteca digitale.

36 Metodologia e strumenti di rilevazione Metodologie: Totalità delle rilevazioni con riporto per i mancanti, Fonti (progressivamente in alternativa): Questionari e maschere per aggiornamenti on line, Estrazioni da fonti automatizzate, Altre fonti statistiche derivate pubblicate. Per i dati economici: dai costi diretti ai costi pieni (sempre consolidati) Strumenti: Automazione indagini (questionari web, estrazioni, trasmissione, trattamento dati e diffusione risultati); Accumuli calcolati sistematicamente e pubblici per elaborazioni statistiche libere; Distribuzione di: rilevazioni, revisioni, validazioni, elaborazioni ed analisi. Metodologie, strumenti e classificazioni personalizzabili secondo la tipologia delle indagini: Ufficiali (conformi SISTAN, pienamente aderenti agli standard), Accademiche (piano di rilevazione approvato dalla CRUI) Sperimentali e professionali (non ancora ufficializzate CRUI, standard sperimentali), Individuali di ricerca (definizioni degli studiosi proponenti).

37 Metodologia di validazione Giudizio di conformità agli standard definitori e metodologici: Gruppi di lavoro o commissioni interistituzionali ad hoc Coordinatori delle rilevazioni, Uffici statistici e comitati di valutazione. Validazione = accettazione dei dati ottenuti oppure: correzione, segnalazione come dubbi, rifiuto: Automatica (algoritmi automatizzati): Campi di variazione normali, Vincoli di coerenza (partita doppia, consistenza, ecc.), Controlli ed approvazione dei revisori tecnici, Accettazione dei responsabili degli enti emittenti. Approvazione dei responsabili dell indagine e della diffusione.

38 Organizzazione cooperativa del progetto statistiche bibliotecarie Cooperazione tra applicazioni: ciascuna produce dati standardizzati e li passa alle altre. Cooperazioni tra atenei, enti, organizzazioni accademiche e professionali: le strutture centrali coordinano, pubblicano ed eventualmente valutano: consorzi, atenei ed enti di ricerca svolgono funzioni operative di raccolta, elaborazione, trasmissione e predisposizione alla pubblicazione, le organizzazioni professionali supportano (consulenza; promozione e sostegno presso i soci). Cooperazione con enti terzi: SISTAN, comunitari, internazionali e professionali per una visione d insieme dei sistemi bibliotecari e la definizione degli standard.

39 Strumenti di pubblicazione Cartacei: sintetici e con dati convalidati CRUI, In linea visivi (html) su web, anche provvisori, In linea visivi/elaborabili su web (xml/rdf), In linea direttamente elaborabili (foglio elettronico, data-set per programmi statistici), Su Banche dati, relazionali o ad oggetti, Trasmissione dati ad altri siti e BD nei formati XML/RDF standardizzati.

40 L integrazione nel SISC (Sistema Italiano delle Statistiche Culturali) A livello di atenei: integrazione tra: biblioteche, musei, ed altre attività culturali. A livello nazionale integrazione tra attività culturali accademiche e quelle degli altri enti aderenti al SISC. Integrazione internazionale in conformità al SISC ( particolare LEG-Eurostat). Partecipazione formale ai lavori SISC.

41 L integrazione nei progetti europei ed in quelli internazionali Integrare per uniformare metodologie ed ottenere la comparabilità. Integrare per far conoscere all estero la realtà italiana. Integrare per favorire il consenso alle cooperazioni europee ed internazionali nello sviluppo dei servizi bibliotecari e documentali. Progetti prioritari : LibEcon (perché già presente e comunitario), E-Metrics (essenziale per seguire un settore innovativo come i servizi in rete, secondo una metodologia sub ampio test internazionale).

42 L integrazione nel SISTAN tramite l ufficio statistico del MIUR Oggi la partecipazione alle statistiche ufficiali avviene tramite il SISTAN (Sistema Statistico Nazionale), guidato dall ISTAT, di cui il MIUR è componente. Per rendere ufficiali le statistiche bibliotecarie è utile l integrazione delle statistiche bibliotecarie accademiche (anche se CRUI) nel quadro di quelle MIUR. Al SISTAN partecipano anche le autonomie locali tramite il loro coordinamento, le autonomie accademiche possono partecipare al SISTAN tramite il coordinamento CRUI d intesa con il MIUR. Gli atenei sono interessati che ciò avvenga per far riconoscere ufficialmente il loro rilevante peso nel settore.

43 La cooperazione con MBAC e Regioni Scambi di dati tra le anagrafi ICCU, ACNP e regionali; Rilevazioni concordate sulle biblioteche per: Misurare gli interscambi di servizi, Conto satellite consolidato di SBN e nazionale, Misurare la biblioteca digitale virtuale italiana, Quote di partecipazione ai progetti e loro risultati, Misura degli incentivi e dei loro risultati, Misure degli effetti di diffusione delle conoscenze, Misure degli effetti delle biblioteche sull editoria.

44 Gli usi dei dati: ufficiali, amministrativi e privati Il termine ufficiale è usato in senso statistico: fonte pubblica, standardizzata e regolare dei dati delle biblioteche accademiche riconosciuta da SISTAN, Relazione MIUR-CRUI di presentazione. Sono amministrativi gli usi per: Governo bibliotecario da parte degli atenei, Valutazione dei servizi degli atenei. Sono privati e quindi liberi tutti gli altri usi per: Ricerche accademiche e professionali, Presentazioni, informazioni al pubblico, ecc.

45 Ritorno informativo per i rispondenti E essenziale che i rispondenti ottengano dei ritorni informativi: significativi, rapidi e riservati. Gli atenei rispondenti avranno a disposizione i loro record standardizzati, controllati e direttamente elaborabili. Ciascun ateneo rispondente avrà la visibilità del suo apporto assoluto e relativo ai dati nazionali.

46 Un dizionario integrato dei dati Il coordinamento accademico prima e la cooperazione interistituzionale e la ricerca metodologica devono portare a: Codici ed Identificatori uniformi (URI, ISIL, ecc.) Classificazioni e definizioni armonizzate per: Unità (operatori e relativi settori), Flussi (operazioni) e fondi (patrimoni), Altri caratteri (attributi qualificativi), Modalità di conteggio e misura. Formalizzazione integrata degli schemi per XML ed RDF, utilizzati dal web per trasmettere ed interpretare i dati.

47 Un progetto stabile, evolutivo a realizzazione progressiva Stabile in quanto gli schemi, classificazioni e definizioni via via adottate devono risultare durevoli ed internazionalmente comparabili per consentire serie storiche significative e lo sfruttamento adeguato degli strumenti di rilevazione ed elaborazione (salvaguardia degli investimenti). Evolutivo perché accoglierà, via via che saranno ben definite, le rilevazioni necessarie ad osservare le nuove realtà, in particolare le biblioteche digitali. A realizzazione progressiva (elemento di flessibilità): iniziare la raccolta dei dati essenziali e richiesti internazionalmente anche prima che tutte le indagini nazionali da integrare siano completamente articolate ed organizzate; Consentire, a partire dal nucleo stabile, di sviluppare studi adeguati per le informazioni di dettaglio e sui nuovi aspetti della biblioteconomia; Favorire lo sviluppo necessariamente graduale della derivazione dai sistemi gestionali e di servizi in rete.

48 Alcuni Link bibliografici Misure e Performance per le biblioteche, In particolare per quelle accademiche, NISO Z39.7, ISO 2789 IFLA LEG Progetti europei: LibEcon, ecc. E-Metrics

49 Allegati da redigere (1) Piano quadro di rilevazione Obiettivi cognitivi, metodologia operativa, strumenti di rilevazione ed elaborazione delle indagini integrate. I tempi del progetto GANTT, connessioni tra i WP, milestones Il dizionario dei dati GSB-CRUI Definizioni e formati dei dati da utilizzarsi nelle indagini Le fonti primarie dei dati Specifiche delle fonti amministrative, anche alternative, dei dati siano: stimati o elaborati manualmente, estratti direttamente o per riclassificazione dai sistemi automatizzati.

50 Allegati da redigere (2) Criteri di riparto delle risorse condivise tra più servizi Le università articolate in centri di costo ben individuati con costi di esercizio e patrimoniali e proprie produzioni di servizi finali, intermedi ed ausiliari. Criteri di riporto all universo Parametri per ottenere direttamente una stima nazionale dei dati delle biblioteche accademiche, sia nel caso di mancate risposte, sia nel caso di rilevazioni campionarie. Standard di riferimento, i formati di interscambio e trasmissione dei dati Quadro sinottico degli standard prescelti derivati dalla selezione e dall integrazione degli standard internazionali disponibili presso enti di standardizzazione, organizzazioni professionali, Istituti statistici e dei loro possibili sviluppi a seguito dei progetti di ricerca (standard in formazione).

51 Allegati da redigere (3) Dati e modalità di aggiornamento ed elaborazione delle Anagrafi ICCU ed ACNP Cosa inserire e come alimentare con continuità il Registro, il Censimento delle risorse e la Bacheca nazionale dei servizi delle biblioteche accademiche. Dati ed indicatori dell indagine GLSB Informazioni, metodi e risultati dell indagine promossa e svolta dal GLSB e dall Osservatorio per la valutazione delle Università. I dati e le specifiche di LibEcon I dati da trasmettere a LibEcon e la guida alla stima e la compilazione delle risposte. Questionario, software, istruzioni, fonti e organizzazione di LibEcon Italia Descrizione del questionario, funzionalità del software predisposto, fonti primarie previste e organizzazione della raccolta, elaborazione, trasmissione e pubblicazione.

52 Allegati da redigere (4) La valutazione dei costi e dei benefici delle biblioteche Strumenti: nuove contabilità, controlli di gestione, conti satelliti, esigenze di valutazione comparativa. Obiettivi, dati, specifiche ed indicatori proposti dal GIM Gli strumenti quantitativi di L - government richiesti dai SBA, loro integrazione con gli altri dati previsti. Obiettivi, dati, specifiche ed indicatori proposti per le biblioteche digitali Sintesi del progetto E-Metrics e criteri de suo sviluppo ed applicazione in Italia.

53 Allegati da redigere (5) Casi di studio per la derivazione Esempi di dati statistici estraibili dai cataloghi collettivi nazionali. Esempi di dati statistici estraibili dai gestionali dei cataloghi automatizzati. Esempi di dati statistici estraibili dai sistemi inventariali automatizzati. Esempi di dati statistici estraibili dagli OPAC e dai portali Web. Esempi di dati statistici estraibili dalle biblioteche digitali. Esempi di dati statistici estraibili dai sistemi d automazione contabile. Esempi di dati statistici estraibili dai sistemi di gestione del personale. Esempi di dati statistici estraibili dai sistemi di gestione del patrimonio edilizio.

54 Allegati da redigere (6) Criteri proposti per l integrazione con le altre statistiche delle università ed enti di ricerca Confronto con le altre indagini del MIUR e del Comitato nazionale di valutazione delle università. Le risorse da assegnarsi al progetto Costi stimati del progetto: investimenti e gestione annua e loro ripartizione. Criteri di assegnazione dei sistemi bibliotecari al Settore 2: Formazione superiore e ai relativi sottosettori: I settori ISO ed i criteri di inclusione funzionale, territoriale e per nazionalità degli enti proprietari. Sistemi bibliotecari inclusi nell indagine per il settore 2: Formazione superiore Lista degli enti inclusi nell indagine per sottosettore e referenti statistici.