Progetto aqua - Piano di miglioramento Azione 1 Creazione di un archivio di documentazione dell offerta formativa

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1 Progetto aqua - Piano di miglioramento Azione 1 Creazione di un archivio di documentazione dell offerta formativa Responsabile dell azione: prof.ssa Anna De Zordi Coordinamento: prof.ssa Laura Cesarini Motivazioni della scelta dell azione La percezione e l esperienza dei docenti in qualunque scuola portano sempre al problema della comunicazione che risulta molto difficile e fonte di disagio: complesso è lo scambio di informazioni fra le istituzioni, fra queste e il territorio e fra le istituzioni e i singoli individui; nella scuola i rapporti fra genitori e docenti non sempre si realizzano con facilità; molti progetti e attività didattiche sono legate alle persone che le gestiscono e, quando i docenti responsabili cambiano sede, le attività cessano e spesso non si ritrovano i percorsi che i docenti avevano intrapreso e i materiali utilizzati. Anche la diversificazione delle informazioni presenti nelle istituzioni scolastiche (più tecniche, come orari e organizzazione del lavoro, più progettuali, come le esperienze didattiche, i prodotti delle classi, ecc) rende oltre modo complesso il diffondere l informazione. Inoltre l analisi delle risposte del questionario iniziale somministrato a quarantotto intervistati ha evidenziato che: 1. ventisei persone hanno difficoltà a reperire le informazioni 2. la conoscenza dell offerta formativa del territorio è scarsa 3. 6 persone dimostrano la necessità di migliorare la comunicazione fra le componenti scolastiche 4. 7 domande di controllo relative alle aree degli apprendimenti mostrano un grosso bisogno nella comunicazione. La scelta di questa azione è stata perciò motivata dalle risultanze del questionario, che non hanno fatto che confermare l esperienza diretta dei docenti. Inoltre, l azione mostrava di poter avere un forte impatto sulla scuola, l Istituto aveva la capacità di realizzarla per la presenza di tecnici informatici, personale amministrativo motivato e personale docente con ampia esperienza sia nella progettualità sia nell uso dei mezzi informatici. L azione rispondeva poi alla mission dell I.S. perchè investe i processi di formazione, ma avrebbe anche potuto portare al maggior coinvolgimento di tutto il personale e dell utenza complessiva, ad aumentare il livello di chiarezza sugli obiettivi e processi attuati. L azione inoltre rispondeva alla necessità di una maggiore visibilità dell Istituto, oltre che uno stimolo alla produzione di materiali didattici e al loro confronto.

2 Organizzazione del lavoro inerente l azione In un primo momento si è pensato a organizzare un gruppo di lavoro, che si è definito con i seguenti componenti: 1. Anna De Zordi, docente e Funzione strumentale al POF per l area Progettualità e documentazione 2. Agnese De Santis, docente di Matematica e Informatica, Funzione strumentale al POF per l area Sostegno al lavoro docente 3. Paolo Belmonti, tecnico di informatica 4. Rossella Filippini, Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi 5. Antonella Tacconi, addetta alla segreteria, area didattica 6. Mariella Becucci, addetta alla segreteria, area progetti Il Gruppo Qualità ha individuato il target e le aree investite. Per il target, sono state identificate tutte le componenti interne (docenti, personale ATA, alunni, genitori) e l utenza esterna; per le aree investite quelle della docenza e didattica, della formazione del personale, della gestione delle informazioni. Sono state pubblicate alcune circolari per diffondere l azione e invitare i docenti a partecipare e si sono tenuti incontri fra i docenti che hanno aderito all azione, per predisporre un piano dell azione. Attraverso i docenti sono state contattate le classi. A questi primi incontri sono stati invitati anche i tecnici di laboratorio informatico. Sono state svolte alcune riunioni, durante le quali è stato deciso lo svolgimento dell azione, attraverso la seguente pianificazione: 1. individuare in sintonia con gli uffici addetti della segreteria i criteri di archiviazione del materiale 2. definire un protocollo informatico 3. individuarne un idonea logistica 4. rivedere il sito web 5. ottimizzare la realizzazione nell ambito didattico della rete intranet e RISFE 6. stimolare la produzione e la collocazione di materiali da parte di docenti e alunni 7. diffondere la conoscenza dell azione 8. monitorare a breve distanza gli accessi avvenuti, nella portata e nella tipologia 9. effettuare col G.Q. una valutazione e revisione del percorso. In concreto, vista la necessità di raccogliere e condividere le informazioni, sono state scelti i seguenti interventi: A. revisione del sito web dell Istituto B. attuazione di un sito RISFE (Rete Istruzione Superiore Firenze Est) C. archivio didattico di materiale cartaceo D. archivio didattico di materiale informatico

3 A. Il sito web dell Istituto si presentava come un esposizione statica del POF (Piano dell Offerta Formativa): erano presenti pagine informative relative ai corsi di studio e alle attività svolte all interno della scuola, ma solo con una breve descrizione e con gli obiettivi generali dell attività; lo scopo di queste pagine era essenzialmente quello di informare le famiglie degli studenti delle Scuole medie su quanto viene organizzato all interno dell istituto, con una funzione di tipo orientativo. L unica informazione di tipo pratico era l orario di ricevimento degli insegnanti che veniva aggiornato ogni anno. L impostazione scelta è stata completamente diversa: il sito offre un certo grado di interattività e presenta informazioni generali sull Istituto e su tutte le attività didattiche, con un taglio diverso dal precedente; sono presenti la possibilità di inviare una per richiedere informazioni, fornire suggerimenti, contattare il dirigente o altro personale della scuola, scegliendo direttamente chi deve essere il destinatario alla pagina Come contattarci. orari di segreteria, l orario di lezione di ogni classe e insegnante, oltre all orario di ricevimento, le programmazioni dei consigli di classe e dei dipartimenti disciplinari; una sezione di downloads da cui scaricare moduli per la richiesta di certificati e documenti, circolari, l elenco dei libri di testo, con la possibilità di inviare, per fax o per , iscrizioni a corsi, domande di certificati, ecce una sezione centrale di News, con articoli che riportate le novità le attività e i progetti didattici, con schede illustrative, e aggiornamenti costanti; ad esempio, la pagina relativa al recupero e sostegno all allievo, comprendeva una breve spiegazione dell attività, mentre adesso si aggiungono i nomi dei docenti disponibili, con i giorni e gli orari di lezione, le modalità tecniche di accesso al servizio; (questo servizio cambia in genere 3 volte l anno ed è ogni volta aggiornato). il piano delle attività e il POF, completi di tutte le schede scaricabili in formato pdf un area dedicata ai lavori degli studenti, quali giornalino, presentazioni in html o ppt di approfondimenti effettuati E stato inoltre creato un servizio di mail informative per tutti i docenti e genitori che lo desiderino.

4 B. L apertura di un portale RISFE ha consentito di mettere in comunicazione l Istituto con il territorio, soprattutto con le altre scuole superiori della zona (Liceo scientifico Gramsci e IPSSAR Saffi) e il Consiglio di Quartiere 2 (principale presenza istituzionale nell area dove si trova l istituto). Ha teso a rispondere a vari livelli di problematiche: il problema della comunicazione fra le istituzioni e il territorio; la difficoltà per i ragazzi più giovani a comprendere cosa sia realmente l offerta disciplinare e didattica delle varie scuole e, per quelli già inseriti nelle scuole superiori, l informazione da parte dell Università o dei vari ambiti di lavoro; le difficoltà da parte delle famiglie degli studenti ad informarsi ed orientarsi adeguatamente nella scelta dei percorsi didattici e del mondo del lavoro, in quanto il sistema dell istruzione, il mondo della scuola e della formazione in genere stanno vivendo un periodo di profondi cambiamenti. Per questo il sito presenta in home page varie aree: 1- iniziative culturali nel Quartiere 2 - collegato direttamente al sito del Q2, è aggiornato costantemente con i corsi di aggiornamento, conferenze, ecc che si svolgono 2- area studenti comprende un area destinata all orientamento, alle opportunità di lavoro, stages, borse di studio, ai suggerimenti su cosa fare e dire per presentarsi ad un lavoro; e un area dedicata alle attività didattiche di recupero e approfondimento 3- area genitori contiene le presentazioni del nuovo mondo del lavoro e dell università e le opportunità di incontri e corsi appositi 4- area docenti riporta progetti svolti, un area dedicata alla formazione e aggiornamento, con lo scopo di informare, ma soprattutto condividere, il lavoro svolto 5- formazione continua è dedicata agli adulti che vogliono riprendere o approfondire la loro formazione e che o non sono raggiunti o sono spesso bersagliati da una serie di informazioni e comunicazioni a volte disorganici, a volte addirittura contraddittorie, che impediscono loro di usufruire delle opportunità offerte dalle istituzioni scolastiche 6- diversamente abili area dedicata all handicap, con informazioni utili, buone pratiche, ecc. da condividere fra tutti i docenti, in particolare quelli di sostegno Sia sul sito Peano che sul sito RISFE è stato dato ampio spazio all immissione di materiali prodotti da studenti e docenti; è stato scelto di pubblicare i lavori dei docenti sul sito RISFE, per dare maggiore visibilità del lavoro stesso.

5 C. e D. L archivio di documentazione delle attività didattiche è stato organizzato sia cartaceo che informatico: ovviamente i materiali più vecchi sono soltanto cartacei ed hanno un significato più di tipo storico e servono a comprendere il percorso che certi progetti e attività hanno compiuto negli anni. L archivio di tipo informatico ha una valenza diversa: serve per organizzare le attività, usando materiali degli anni precedenti, per valutare le attività e decidere quindi se riproporle, disporre di un archivio cui accedere per attivare altre classi o altri docenti su progetti o attività. Per predisporre l archivio, ci si è posto il problema di come organizzare e protocollare i documenti. E stata scelta una presentazione in Power point, con particolari voci e pagine, secondo criteri di utilità, scorribile sia con indice che con link. Le voci principali sono: POF e piano delle attività Organizzazione anno scolastico Risorse umane Risorse strutturali Progetti/attività Progetti conclusi Accreditamento Regolamenti In ciascuna delle pagine è presente un numero di protocollo che corrisponde all archivio cartaceo, con l indicazione quindi di dove trovare ulteriori materiali su questi temi. Per la scelta del protocollo, il problema maggiore è stato se creare un protocollo separato da quello della segreteria: tuttavia è sembrato opportuno utilizzare lo stesso perché alcuni documenti inerenti un progetto possono essere di competenza solo della segreteria e tuttavia utili per avere una visione globale dell attività. Ad esempio, sono stati inseriti nell archivio didattico documenti sul percorso prescelto, verbali delle riunioni, materiali prodotti, ecc, mentre nell archivio generale della scuola si trovano le domande dei docenti che vi hanno partecipato, le comunicazioni inviate e ricevute da enti, ecc che non sono significative sul piano didattico, ma completano l informazione sul progetto. Di conseguenza, il protocollo utilizzato è lo stesso della segreteria, preceduto da una lettera d minuscola: il numero finale non è consequenziale a quello della segreteria, date le ovvie difficoltà ad coordinare queste due realtà, ogni qual volta è protocollato un documento. L aggiornamento di questi archivi è costante.

6 Revisioni 1. Durante lo svolgimento dell azione, ci si è accorti di un interesse verso la produzione di materiali superiore al previsto e pertanto sono state variate le percentuali iniziali. 2. La scelta di monitorare gli accessi è, per un sito internet, scontata. Pur avendo a disposizione le statistiche della società di hosting, abbiamo voluto conoscere non solo il numero degli accessi, ma anche il tipo di utenti connessi: inoltre abbiamo deciso di calcolare la produzione sul numero degli utenti connessi. Per fare questo abbiamo predisposto sul sito Peano un sondaggio: ci siamo resi conti che il numero di accessi dato dall hosting è di gran lunga superiore al numero dei votanti nel sondaggio; ciò perché la maggio parte delle persone che accedono al sito non vota o magari l ha fatto una volta, ma non ha più ripetuto la votazione. Pertanto sarà preferibile, nella prosecuzione del lavoro, valutare il numero degli accessi basandoci sui dati dell hosting e calcolare la percentuale di docenti e alunni che producono materiali sul numero di componenti esistenti nella scuola. E certamente molto significativo da una parte aumentare gli accessi, dall altra aumentare la produzione di materiali, rendendo più utili i siti sul piano didattico. 3. Il problema maggiore, assolutamente imprevisto, che è stato affrontato, specialmente in relazione all archivio, è stato determinato dalla decisione presa dalla Provincia di Firenze, proprietaria degli immobili delle scuole superiori, di effettuare lavori di manutenzione straordinaria in tutto lo scorso anno scolastico e ancora in questo: durante il periodo estivo, l archivio cartaceo, già sistemato nell Aula di informatica per i docenti, è stato smantellato e solo da poco è stato ricollocato; inoltre, durante i numerosi traslochi dagli uffici, sono stati scelti ulteriori documenti che ci è sembrato idoneo collocare nell archivio didattico e che quindi devono essere ancora catalogati. Sempre per i lavori, la stanza non è stata ancora ritrasformata in aula di informatica per i docenti e quindi la piccola rete intranet, con i computer collegati fra loro e con la presenza della presentazione in PP usata come archivio informatico e accessibile a tutti i docenti, non è stata ancora ristabilita. Diffusione La diffusione dell azione è stata realizzata su più piani; per la componente docente, sono stati svolti incontri con tutti gli insegnanti divisi per dipartimenti disciplinari; per tutti sono state scritte lettere di presentazione dei siti, circolari di informazione su come usare e come fornire i materiali, per il territorio sono stati intrapresi contatti personali con il Consiglio di Quartiere 2 e con alcune scuole del bacino di utenza.

7 Valutazione Gli indicatori di successo dell azione erano stati posti in: 1. attuazione pratica dell effettuazione del miglioramento. 2. indicatori numerici (v. allegato per i valori finali) 3. induzione di domanda di formazione da parte del personale docente, per raggiungere capacità nell ambito informatico La risposta all azione è stata senz altro positiva; tutte le parti dell azione sono state svolte, ottenendo significativi miglioramenti nel reperimento dei materiali, nell aggiornamento dei docenti, nella migliorata comunicazione, ecc. In particolare, abbiamo assistito ad un crescente interesse da parte dei docenti e degli alunni che hanno iniziato a portare materiali da inserire nel sito, chiedendo di partecipare al lavoro, soprattutto dall inizio di questo anno scolastico. Per gli indicatori numerici v. allegato. Produrre materiali per un sito web non richiede la stessa modalità di lavoro che produrre materiali in genere, anche se su supporto informatico; bisogna tenere presenti numerosi fattori, dallo spazio occupato dai files, alla velocità di caricamento, all aspetto che deve essere più immediatamente comprensibile, ecc. Inoltre non tutti i docenti, pur essendo altamente qualificati nella loro professione, sono esperti di tecnologie informatiche. Questo ha portato nello scorso anno scolastico alla necessità di realizzare alcuni corsi di aggiornamento sull informatica che proseguiranno in questo anno con corsi molto specifici: utilizzo di Power point, molto utile per svolgere lezioni schematiche, creazione di esercizi interattivi, ecc. Firenze, 8 dicembre 2004

8 ALLEGATI: 1. modello del questionario 2. risultati del questionario 3. protocollo per l archiviazione 4. verbali del gruppo 5. rilevamento finale degli accessi e produzione 6. rilevamento accessi dall hosting 7. manifestino per la realizzazione del sito 8. pagine vecchie del sito e nuova su recupero