Le Tecnologie per il Key-Management

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1 Alessandro Sposi Edizioni Marco Polo Le Tecnologie per il Key-Management Il corretto impiego delle tecnologie per il Key-Management

2 Struttura del documento 1) Premessa 2) Descrizione del sistema complessivo di Gestione delle Chiavi nei 4 Sottosistemi 3) Conclusioni File Name: Le Tecnologie per il Key-Management v.1

3 1. Premessa: la Gestione Informatizzata delle Chiavi nelle Organizzazioni Complesse Enormi Benefici a tutti i livelli La gestione informatizzata delle chiavi di stabilimento è produttrice di enormi benefici a tutti i livelli di una organizzazione complessa. Essa risponde in pieno alle aspettative di qualsiasi moderno management, perché: semplifica la gestione delle chiavi, a tutti i livelli (SEMPLICITA nella gestione) incrementa la sicurezza fisica (difesa del patrimonio) incrementa l efficienza operativa nelle attività di stabilimento (sicurezza d esercizio) facilita il rispetto delle regole di accesso ai dati aziendali (sicurezza industriale) innalza gli standard di Protezione e Prevenzione tutela la privacy. Implementare una gestione informatizzata delle chiavi significa potenziare la capacità gestionale dell ente in tutti quei servizi che vengono svolti grazie all utilizzo della chiave, come, ad esempio, i seguenti: difesa del patrimonio - logistica - gestione emergenze - manutenzioni - accesso ai dati (archivio). Attraverso gli strumenti di sintesi, quali reports statistici sullo stato di disponibilità istantanea delle chiavi, sullo storico delle transazioni (ovvero dei loro passaggi di mano) e sui titoli di possesso, l amministratore potrà facilmente mantenere in efficienza la loro gestione. Utilizzando una bacheca elettronica ed il sistema software KLAVIS, è possibile certificare il rispetto delle regole imposte dall amministrazione (o dagli auditors) nella gestione e nella conservazione delle chiavi. Non dimentichiamo, poi, che l automazione consente di eliminare gli errori e garantisce enormi possibilità di controllo, grazie alle interfacce software dalle quali è facile ottenere: la redazione dei giornali di prelievo e di consegna delle chiavi lo stato di presenza all istante le segnalazioni di allarmi per mancanza di chiavi informazioni per mancate riconsegne informazioni di prelievo di chiavi speciali la verifica di uno storico senza limiti la prenotazione di chiavi (ad esempio di automezzi di servizio) e molte altre utili informazioni e statistiche. Riduzione dei rischi Si capisce come le funzionalità sopra descritte possano avere un impatto positivo anche nell abbattimento dei rischi tipici di una organizzazione complessa. Le chiavi, infatti, intervengono in tutti i processi gestionali sui quali ricadono anche le prescrizioni di norme speciali e di grande rilevanza, che individuano in capo all imprenditore importanti responsabilità personali di natura penale e civile: D.Lgs. 231/2001: risk management D.Lgs. 81/2008: protezione e prevenzione D.Lgs. 196/2003: privacy

4 2. Descrizione del sistema complessivo di Gestione delle Chiavi: il processo verso la SEMPLICITA Il processo qui proposto ha come obiettivo la Semplificazione della gestione delle chiavi: eliminare i registri cartacei automatizzare i controlli ed ottenere statistiche di sintesi in automatico Vediamo come Oggetto Il sistema di gestione informatizzata delle chiavi si occupa della gestione di tutti gli elementi correlati alle chiavi e normalmente presenti in uno stabilimento: 1. le chiavi; 2. le serrature; 3. i dispositivi di conservazione e controllo delle stesse (bacheche meccaniche, bacheche elettroniche, depositi delle scorte, ecc.); 4. nonché dei titoli di accesso ai suddetti strumenti. Struttura del sistema Il sistema si compone di quattro sottosistemi che concorrono a realizzare la gestione informatizzata : 1. Interfaccia Gestionale software KLAVIS ; 2. sistema di Cilindri per Chiave Maestra; 3. sistema di Bacheche Elettroniche; 4. Armadio delle Scorte. Metodologia La gestione informatizzata delle chiavi consiste nello svolgimento delle seguenti funzioni: 1. codifica delle chiavi e delle serrature (con codice univoco e geo-referenziato); 2. gestione del patrimonio delle chiavi in partita doppia ; 3. tracciamento software del possesso delle chiavi affidate a singoli utenti; 4. eliminazione del rischio di copie chiavi non autorizzate ; 5. riduzione del numero di chiavi circolanti; 6. registro informatizzato del prelievo delle chiavi; 7. protezione delle scorte di chiavi in armadio blindato; 8. gestione software del livello delle scorte, per riordino; 9. applicazione mediante software della procedura fissata; 10. gestione software degli allarmi, per mancanza di chiavi e di altri casi particolari; 11. gestione software della reportistica. Finalità: interfaccia semplice Il sistema viene impiegato per la migliore organizzazione delle chiavi, preziosi strumenti necessari a garantire lo svolgimento delle attività ed il mantenimento in efficienza dello stabilimento. Il sistema guida i preposti dei presidi nelle attività di gestione e controllo delle chiavi, nel rispetto delle procedure definite, con una interfaccia operatore estremamente semplificata, per il comando di operazioni anche complesse e relative a: concessioni di titoli di possesso; annullamento degli stessi; controllo della disponibilità di chiavi; concessioni a distanza di chiavi; controllo della restituzione di chiavi; verifica immediata della mancata restituzione di chiavi;

5 emissione di copie chiavi; annullamento di chiavi esistenti; denuncia di smarrimento di chiavi; redazione istantanea di reports; disponibilità certa delle chiavi di emergenza o di servizio, verificabile via software. In estrema sintesi, il controllo della vita intera di ogni singola copia di chiave. Utenti Il sistema gestisce diverse tipologie di utenti: personale proprio, stabilmente presente presso il presidio interessato, o non stabilmente presente; personale di enti terzi in condominio; personale di ditte fornitrici con contratto a tempo, o con contratto a prestazione unica; o, comunque, il personale che abbia i privilegi necessari all utilizzo delle chiavi. Procedura La scrittura della procedura è un elemento essenziale del processo di fornitura, perché consente la coerente progettazione dei sottosistemi e la giusta configurazione del sistema gestionale software. Essa raccoglie in un testo unico le procedure definite per le SINGOLE ATTIVITA che si svolgono grazie al possesso di una chiave: dalle attività gestionali ORDINARIE, alle attività legate a stati di EMERGENZA; dalle attività di natura TECNICA, alle attività ISPETTIVE; dalle attività di ACCESSO ai locali, alle attività di COMANDO e CONTROLLO di apparati; o, comunque, una qualsiasi attività legata all utilizzo di una chiave. La procedura definisce le condizioni di impiego dei sistemi e le modalità di gestione delle chiavi: dalla metodologia di codifica delle serrature e delle chiavi, alla redazione del piano delle aperture; dalla definizione dei titoli di possesso, a quella del valore delle chiavi ; dalla gestione della emissione di duplicati, alla denuncia di smarrimento di copie chiavi; dalla sostituzione di cilindri "non più sicuri", alla modifica dell'impianto per ristrutturazioni architettoniche; dall'utilizzo di bacheche elettroniche, alla supervisione del personale di vigilanza; dalla impostazione del verbale di consegna, alla definizione della reportistica di controllo; eccetera.

6 I quattro sottosistemi Sottosistema 1: software gestionale delle chiavi KLAVIS Il Software Gestionale è il sottosistema che governa la gestione delle chiavi e permette di definire le regole ed i limiti di utilizzo delle stesse in conformità con la procedura di sicurezza aziendale. E il fulcro della gestione informatizzata delle chiavi e realizza il punto di raccordo tra i sottosistemi chiave maestra, bacheche chiavi e deposito delle scorte, per una gestione e supervisione centralizzata; in esso si sintetizza e si applica la procedura gestionale delle chiavi di stabilimento, in forma di guida semplificata. Le sue principali caratteristiche: è un sistema gestionale utilizzabile su rete dagli amministratori e dagli utenti del sistema; è un sistema che garantisce il rigido rispetto delle procedure definite per il prelievo e la restituzione delle chiavi, la concessione di diritti di possesso, la loro revoca e tutte le operazioni svolte ai vari livelli dagli operatori abilitati; è un sistema dotato di una interfaccia grafica semplificata, per la facile fruizione da parte dell utenza; è un sistema di gestione chiavi che guida, certifica e controlla le operazioni svolte ai vari livelli dagli operatori abilitati; è un sistema informativo semplice ed efficace, progettato per garantire il controllo di tutte le attività intorno alle chiavi, siano esse depositate in bacheche elettroniche od affidate direttamente nelle mani del personale secondo gli specifici diritti di possesso; è un sistema le cui caratteristiche peculiari sono la modularità, la compatibilità e l integrazione, per il dimensionamento elastico, lo svolgimento di funzioni correlate ad esigenze specifiche dell utenza e l interazione con altri sistemi gestionali; è un sistema che consente la redazione di statistiche sull utilizzo delle chiavi. Sottosistema 2 - impianto di serrature a Chiave Maestra Il sottosistema 1 prevede l installazione di cilindri codificati per impianto di serrature a Chiave Maestra nel 100% delle serrature di stabilimento. Oggetto Con cilindri codificati si intendono i cilindri meccanici dotati di un codice di intaglio della chiave tra di essi correlato, così che, pur essendo ogni cilindro dotato di una chiave propria (detta chiave individuale ), ognuno di essi ricade sotto una Chiave Maestra associata a gruppi di cilindri (cilindri di piano, cilindri di perimetro, cilindri di area, ecc.) Il sottosistema dovrà avere le seguenti caratteristiche: il piano delle aperture (tavola che stabilisce i piani di codifica dei cilindri) dovrà consentire di avere chiavi maestre architettoniche e chiavi maestre di servizi, oltre alla chiave maestra generale; il cilindro deve avere profilo protetto, non disponibile presso punti vendita, ma solo presso il produttore; il sistema sarà sviluppato secondo la procedura di gestione delle chiavi definita assieme ai responsabili di stabilimento e secondo le linee guida fissate dal cliente; il sistema deve potersi adattare a variazioni dell architettura dell edificio od a variazioni dei servizi. Le seguenti funzioni saranno gestite dal software di gestione di cui al sottosistema 3: 1. il piano di apertura, 2. la verifica di corresponsione di chiavi, serrature, porte e locali, 3. il tracciamento dell impiego dei cilindri, 4. il tracciamento del possesso delle chiavi ordinarie e delle chiavi maestre, 5. l assegnazione temporanea e/o definitiva di chiavi ai dipendenti ed ai terzi non a ruolo dell Ente, a mezzo appositi verbali,

7 6. l assegnazione delle chiavi a depositi delle scorte o di transito, meccanici od elettronici, 7. la dichiarazione di smarrimento o sottrazione di una chiave a mezzo appositi verbali, 8. l ordine di fornitura dei duplicati nel rispetto della certificazione di proprietà, 9. l ordine di ritiro di chiavi da dipendenti e da terzi per modifica di funzioni e di rapporti contrattuali a mezzo appositi verbali; 10. l ordine di modifica dell impianto di cilindri in seguito a modifiche dell architettura del sito che la rendesse necessaria a mezzo appositi ordini di servizio; 11. la emissione ciclica di rapporti di assegnazione delle chiavi di stabile per riscontro diretto da parte dei preposti e conferma al sistema software; 12. le modifiche del piano di apertura. Sottosistema 3 - impianto di bacheche elettroniche Le chiavi che non devono lasciare lo stabilimento alle quali sono assegnate vengono conservate nelle apposite bacheche elettroniche. Oggetto Le bacheche elettroniche hanno la funzione di depositi di transito automatici, perché sono in grado di conservare e dispensare le chiavi agli utenti in piena autonomia. Esse controllano la presenza di chiavi e forniscono informazioni sull utilizzo ordinario o d emergenza e sulle operazioni non congrue. Le bacheche sono dotate di un sistema software proprietario che le controlla e governa secondo le procedure fissate per ogni sito interessato dal sistema. Tale sistema software proprietario potrebbe essere poi collegato, con una attività di integrazione software, al sistema software KLAVIS, di cui al punto sottosistema 1, che funge da interfaccia principale per l amministratore di sistema. Presso ogni sito dovranno essere svolte le attività di analisi, di progettazione e di configurazione di un sistema di bacheche elettroniche, nonché l attività di installazione delle stesse. Funzionamento Il sistema applica le diverse procedure definite per ogni utente ed ogni chiave e registra le transazioni. Le bacheche elettroniche funzionano anche in modalità stand alone, ma, quando in rete, sono gestite dal proprio sistema software per Web Server, al quale gli Utenti Web (quelli con diritto di accesso al sistema software) possono collegarsi da web browser senza necessità di alcuna installazione sul proprio PC. Il loro sistema software consente la facile redazione di un giornale di prelievi e riconsegne, la segnalazione di allarmi nei casi di mancato rispetto delle procedure ed in caso di assenza prolungata delle chiavi. Consentono l apertura dell anta solo dietro certa identificazione di singolo utente, o di più utenti assieme, con tessera ISO di prossimità, con codice numerico e con credenziali di altre tecnologie, come la banda magnetica, ad esempio. Le chiavi sono fermamente trattenute da sigilli numerati agli elementi portachiavi, che sono dotati di tecnologia di identificazione RFID e che a loro volta vengono fermamente trattenuti nelle loro posizioni in bacheca fino a richiesta da parte di autorizzato, liberandosi uno alla volta. Quali chiavi in bacheca? Nelle bacheche elettroniche viene gestito il patrimonio delle chiavi circolanti, ovvero le chiavi normalmente utilizzate dall organizzazione, ed anche quello delle chiavi speciali, come le chiavi legate a processi di emergenza ad esempio.

8 Tra tutte le chiavi normalmente destinate alle bacheche, ci preme dare particolare evidenza alle seguenti: chiavi dei locali tecnici chiavi per i servizi di pulizia e di vigilanza chiavi delle emergenze chiavi di accesso ad archivi ed alle aree riservate chiavi della logistica chiavi del parco automezzi Sottosistema 4: Armadio delle scorte Un sistema di per la conservazione ben organizzata dei duplicati di scorta in un deposito ben protetto ed efficiente. Il sistema prevede: 1. un armadio blindato con serratura a combinazione elettronica; 2. una serie di bacheche porta chiavi con serratura a combinazione meccanica installate entro l armadio; 3. una serie di tesoretti per la conservazione dei sigilli numerati destinati all apposizione delle chiavi in bacheca elettronica, da installare dentro l armadio; 4. altri accessori a completamento del sistema. L accesso all armadio è riservato all amministratore del sistema, affinché le copie delle chiavi non vengano messe in servizio senza il necessario tracciamento.

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