Tribunale Ordinario di Cagliari

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1 Indice 1. Introduzione 2. L analisi della situazione 3. La fase di progettazione della riorganizzazione del settore Penale 4. I primi risultati della progettazione 5. Altri interventi di riorganizzazione 2

2 Convegno Hotel Mediterraneo - Cagliari 12 Novembre 2010 Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione delle risorse degli Uffici del Tribunale Ordinario di Cagliari PREMESSA Il Tribunale di Cagliari è la struttura giudiziaria più grande della Sardegna, con tre Sezioni distaccate Carbonia, Iglesias e Sanluri, estende inoltre la sorveglianza sui trenta Giudici di Pace del Circondario; già dal 2008, preso atto delle diverse criticità ed in considerazione delle complesse problematiche, si è deciso di ridisegnare l assetto organizzativo del Tribunale. Sono stati presi contatti con le OO.SS. e con le R.S.U. locali per rappresentare la volontà dell Amministrazione di effettuare un cambiamento di organizzazione; i Sindacati hanno dimostrato interesse al Progetto perché volto sia al miglioramento dei processi lavorativi che alla valorizzazione del Personale. E stato quindi elaborato, nell anno 2008, il Progetto Definizione di un nuovo assetto organizzativo finalizzato all Ufficio del Processo - Riorganizzazione dei servizi di Cancelleria, ove è previsto un nuovo modello di Ufficio Giudiziario di 1 grado strutturato in moduli civili e penali. 3

3 Pertanto, su impulso del Presidente e del Dirigente Amministrativo, nell Ufficio è stato effettuato un preventivo studio dei servizi, anche attraverso la somministrazione, ai soggetti coinvolti, di questionari finalizzati all individuazione delle criticità. Il nuovo modello predisposto dall Ufficio è in piena fase di attuazione nel più ampio Progetto Interregionale/Trasnazionale Best Practices. Il processo di cambiamento organizzativo in atto tende ad individuare su specifiche fasi o tipologie di procedimenti, attraverso una dettagliata conoscenza della filiera del processo lavorativo del singolo fascicolo, i colli di bottiglia, le rilavorazioni e le attività ridondanti, al fine della loro eliminazione; inoltre mira a creare sinergie, attraverso l accorpamento di attività omogenee e semplificazioni/standardizzazioni procedurali, per far fronte ai vincoli sempre più pressanti di disponibilità di risorse. Il Progetto tende a valorizzare le professionalità interne senza sottovalutare il coinvolgimento anche degli attori esterni. L obiettivo, infatti, è di raggiungere attraverso la costituzione di Gruppi di Lavoro soluzioni condivise, che agevolino il complesso percorso di cambiamento finalizzato ad una più efficiente ed efficace risposta di giustizia al cittadino. 4

4 Introduzione L intervento di riorganizzazione mira ad ottenere una maggiore efficacia ed efficienza dei servizi offerti attraverso la semplificazione e razionalizzazione dei processi lavorativi svolti dal personale amministrativo dell Ufficio Il cambiamento è rivolto all interno dell Ufficio deve valorizzare il capitale di esperienza delle risorse umane e deve coinvolgere anche gli attori esterni per raggiungere effettivamente il cittadino e l utenza qualificata In questo progetto si assume che: il personale amministrativo non è una risorsa incrementabile non è possibile introdurre Sistemi Informativi diversi da quelli ministeriali. 5

5 L analisi della situazione Un attento preventivo studio dei servizi effettuato dall Ufficio, anche attraverso la somministrazione ai soggetti coinvolti di questionari finalizzati all individuazione delle criticità, ha costituito la base di partenza per una approfondita analisi della situazione, che ha impegnato i primi tre mesi di lavoro, attraverso: le interviste al personale lo studio della documentazione esistente l esame delle statistiche L elaborazione dei dati raccolti ha portato all individuazione di 15 linee di intervento. I vertici del Tribunale hanno indicato le priorità da seguire scegliendo di iniziare dalla riorganizzazione del settore Penale. Sono stati presentati al personale gli esiti dell analisi e le scelte effettuate dai vertici del Tribunale. 6

6 La fase di progettazione della riorganizzazione del settore Penale Sono stati attivati 4 Gruppi di Lavoro con il compito di progettare e proporre ipotesi di miglioramento: Penale 1: focus sul GIP/GUP Penale 2: focus sul Dibattimento Penale Penale 3: focus sulle Esecuzioni Gruppo Trasversale: focus sui servizi che riguardano più Uffici e Cancellerie. Prima di iniziare il lavoro dei Gruppi, nel corso di una giornata di formazione sono stati forniti ai partecipanti strumenti operativi e di metodologia per facilitare le dinamiche di gruppo I Gruppi si riuniscono, dal mese di luglio, con cadenza settimanale ed hanno definito le principali soluzioni organizzative; il personale ha svolto anche attività di approfondimento/raccolta dati fuori riunione 7

7 I primi risultati della progettazione (1/2) Il Settore Penale attualmente comprende: la Cancelleria GIP/GUP, che tratta le attività relative ai fascicoli e alle sentenze fino alla loro irrevocabilità e all invio degli estratti esecutivi, relativi sia ai Decreti Penali che alle sentenze; La Cancelleria del Dibattimento, che tratta le attività relative ai fascicoli e alle sentenze fino alla loro irrevocabilità e all invio degli estratti esecutivi delle stesse; L Ufficio Esecuzioni Penali, che tratta solo le attività relative ai procedimenti, i cui provvedimenti sono divenuti irrevocabili ed i successivi adempimenti (schede, parcelle, Corpi di Reato ecc..). Il nuovo modello presenta le seguenti rilevanti novità: Focalizzazione, della Cancelleria GIP/GUP, su tutte le attività relative ai fascicioli che precedono il deposito dei Provvedimenti definitori e delle sentenze; Focalizzazione della Cancelleria Dibattimento su tutte le attività che precedono il deposito delle sentenze; Ampliamento delle attività dell Area Esecuzioni Penali, su tutte le procedure successive al deposito dei Provvedimenti definitori; Trasmissione, da parte delle Cancellerie GIP/GUP e Dibattimento, all Area Esecuzioni Penali dei fascicoli e dei Provvedimenti definitori, subito dopo il loro deposito; La Cancelleria GIP/GUP e la Cancelleria del Dibattimento Penale avranno una riorganizzazione interna nella quale è prevista la struttura articolata in più moduli di lavoro ( Ufficio del Processo ), composti da Giudici, Cancellieri e Studenti della Scuola Professioni Legali (+ G.O.T. nei moduli del Dibattimento), in numero e dimensione compatibili con la dotazione effettiva di risorse. 8

8 I primi risultati della progettazione (2/2) Il nuovo modello è inspirato ai principi di: focalizzazione, su specifiche fasi o tipologie di procedimenti, attraverso una dettagliata conoscenza della filiera del processo lavorativo del singolo fascicolo per consentire di eliminare i colli di bottiglia, le attività ridondanti e le rilavorazioni,. sinergia attraverso accorpamento di attività omogenee e semplificazioni/standardizzazioni procedurali, per far fronte ai sempre più pressanti vincoli di disponibilità di risorse. I Gruppi di lavoro, nella formazione intervento in atto, stanno verificando la sostenibilità di diverse ipotesi di attuazione del modello per valutare quella che meglio si adatta a ciascun contesto per: numero e professionalità delle risorse necessarie; carichi di lavoro sostenibili ed equamente distribuiti; flussi di comunicazione semplici e chiari; logistica razionale e funzionale. 9

9 Altri interventi di riorganizzazione Altri interventi di riorganizzazione previsti sono: l introduzione del sistema TIAP che realizzerà, in particolare, la completa digitalizzazione degli atti penali a partire dalla notizia di reato sino al dibattimento, la consultazione mirata delle informazioni del fascicolo digitale e il rilascio immediato di copie digitali per i difensori; la riorganizzazione del settore Civile (è inoltre prevista l implementazione della prima fase del Processo Telematico Civile (P.T.C.) con il coinvolgimento del Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Cagliari); la progettazione ed implementazione di un Ufficio di Programmazione e Controllo dei flussi. Nel settore Civile - Sezione Lavoro, uno studio ha prodotto, nei mesi scorsi, la descrizione di un processo lavorativo tipo, attraverso: suddivisione del processo in macro-fasi, fasi ed attività; associazione delle attività alle risorse umane che le svolgono; individuazione dei tempi medi (ore uomo) di realizzazione di ogni singola attività. Questa impegnativa modalità di mappatura del processo lavorativo costituisce un prototipo utile da poter adattare ad altre procedure (civili e penali) per consentire la realizzazione di un sistema di programmazione e controllo; la determinazione del fabbisogno di risorse umane e materiali; la definizione di interventi di razionalizzazione organizzativa. 10

10 ANNESSI 11

11 I primi risultati della progettazione il GIP/GUP viene articolato in due Aree: Area di Trattamento Generale degli atti; Area dell Ufficio del Processo con Moduli, costituiti da Giudici e Cancellieri, ciascuno con competenze ristrette all attività riconducibile alle Udienze ed ai procedimenti di Archiviazione; l Area include Tirocinanti, ciascuno associato ai Giudici. Il Dibattimento Penale viene articolato in due Aree: Area di Trattamento Generale degli atti; Area dell Ufficio del Processo (monocratico ordinario) formato da Moduli, composti ciascuno da Giudici Togati, GOT, Cancellieri e Tirocinante. Sono inoltre previste una Cancelleria: per il rito collegiale, una per il rito direttissimo, una per la Corte d Assise, una per il Tribunale del Riesame, ciascuno con Cancellieri dedicati; uno sportello/archivio trasversale. 12

12 I primi risultati della progettazione Il Gruppo di Lavoro Esecuzioni Penali ha lavorato su un area unica delle Esecuzioni ricomprendente l attuale Cancelleria delle Sentenze e Impugnazioni del GIP/GUP e le tre Cancellerie Post Dibattimento, Impugnazioni ed Esecuzioni del Dibattimento Penale. Per raggiungere l obiettivo di ridurre drasticamente i tempi delle attività dell area penale e, in particolare dell area esecuzioni (che risente delle disfunzioni a monte) il Gruppo di Lavoro sta sviluppando due linee di intervento realizzazione di una lista di controllo qualità (che, dopo la condivisione, dovrà essere adottata da tutte le cancellerie e uffici a monte) che consenta di: ridurre i tempi di controllo e consultazione dei procedimenti per reperire informazioni; segnalare i procedimenti in cui è necessario svolgere adempimenti urgenti; ridurre al minimo gli incidenti di esecuzione dovuti ad errori materiali e/o lacune delle sentenze; opportunità di sviluppare collegamenti telematici con banche dati di altri Enti al fine di informatizzare alcune attività/servizi 13

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