H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 1

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1 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 1 H2OProfessional è un programma di gestione per il laboratorio di farmacia pensato e sviluppato da un farmacista preparatore con il supporto di molti colleghi ed amici. Dott. Flavio Bosco

2 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Etichette ETICHETTATURA DEI PREPARATI L etichettatura, fermo restando il disposto all art. 37 del R.D. 30 settembre 1938, n. 1706, deve riportare, chiaramente ed in modo facilmente leggibile ed indelebile: il nome, indirizzo e numero di telefono della farmacia, il nome del medico prescrittore, nel caso di preparati magistrali e, se del caso, il nome del paziente, ove indicato, l indicazione che consente di risalire alla documentazione, la data di preparazione e la data entro la quale il medicinale deve essere utilizzato, il titolo della monografia nel caso di preparati officinali, la quantità' e/o il numero di dosi forma, la composizione quali-quantitativa dei principi attivi e qualitativa di tutti gli eccipienti impiegati; nel caso di preparazioni iniettabili la composizione quali-quantitativa completa. I componenti,incluse le droghe vegetali, devono essere indicati con la denominazione comune, altre indicazioni previste da leggi e regolamenti, dettagliate istruzioni e eventuali precauzioni per il corretto uso e conservazione, l indicazione Tenere fuori dalla portata dei bambini e, se del caso, le modalità' di eliminazione dei contenitori e del contenuto non utilizzato. In mancanza di spazio, le indicazioni potranno essere riportate su un etichetta aggiuntiva applicata sul contenitore o, qualora ciò' non fosse possibile, fornite su un foglio opportunamente allegato al contenitore stesso, anche ricorrendo all uso di pittogrammi. TABELLA N: ETICHETTATURA DEI PREPARATI L'impostazione che H2O Professional utilizza per la stampa delle etichette è quella degli OGGETTI CONTENITORI. Una etichetta è composta da : un formato carta un formato etichetta Potendo liberamente creare sia l'uno che l'altro il risultato è la massima libertà possibile nella creazione di una etichetta personalizzata. Il formato carta rappresenta fisicamente il foglio di etichette sul quale si stamperà e viene definito in base alle dimensioni delle singole etichette e dei margini. Si potrà quindi adattare il programma al tipo di carta acquistata, la cui dimensione di penderà dal tipo di contenitore utilizzato. Sia avranno quindi molti formati carta di dimensioni diverse da applicare sui

3 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 88 contenitori di diversa misura. Il formato etichetta rappresenta le informazioni che si desidera stampare : queste informazioni sono denominate OGGETTI e in fase di costruzione sono soltanto dei contenitori che verranno poi riempiti dal programma al momento effettivo della stampa e tariffazione. In fase di costruzione quindi si decide COSA e DOVE l'etichetta conterrà. Un formato etichetta conterrà ad esempio, oltre l'intestazione della farmacia, la composizione ed il prezzo per le spedizioni estemporanee. Un altro formato potrebbe contenere anche la dicitura "veleno" oltre ad una immagine. Un formato potrebbe avere 20 componenti mentre un altro soltanto 3. Ogni formato etichetta viene costruito sulla base di un formato carta che ne determina la dimensione. Il formato etichetta può essere assegnato ad una o più formulazioni. In fase di tariffa & stampa le varie posizioni della etichetta verranno riempite con le informazioni del momento (composizione,prezzo, etc). Come si vede nella immagine 62, l'archivio può contenere molti formati etichetta, ognuno associato ad un formato carta. IMMAGINE 62: SCELTA FORMATO ETICHETTA / CARTA

4 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Formato Carta Etichette tipi di carta Prendendo le misure con un righello,in millimetri, è possibile creare tutti i formati possibili. La immagine mostra un esempio di formato carta per etichette : Si può inserire manualmente la misura nelle apposite caselle: le misure sono precise al decimo di millimetro. Non sono ammessi valori inferiori a 0,1 millimetri. Il numero di righe rappresenta il numero di righe di etichette per pagina, mentre il numero di colonne rappresenta quello delle colonne di etichette per pagina, quindi in un formato 3x6 ci saranno 18 etichette per pagina. IMMAGINE 63: FORMATO CARTA Ci si può spostare nell'archivio dei formati carta con la barra Come si vede ogni formato è identificato da : (10 x 2) : righe x colonne (36 x 71) : dimensioni della etichetta (166 x 380) : dimensioni del foglio di carta Selezionando la casella MODULO CONTINUO si predisporrà la carta per la stampa su stampante ad aghi. Non sarà in questo caso necessario impostare il numero di righe di etichette per pagina. Nel caso di etichette per stampanti DYMO si potrà impostare il tipo di carta

5 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 90 digitando il codice etichetta. DYMO 10.2 Formato etichette Etichette formati etichette La immagine 64 mostra il layout di una etichetta tipo. E' possibile scegliere quali informazioni inserire, la posizione ed il carattere con il quale verranno stampate. IMMAGINE 64: LAYOUT DI UNA ETICHETTA Inserimento Dal menu Impostazioni si seleziona dalla tabella degli oggetti inseribili quello che si desidera aggiungere in etichetta.

6 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 91 IMMAGINE 65: OGGETTI IN ETICHETTA Per inserire un oggetto si fa doppio click Posizionamento: una volta inserito il campo sarà possibile posizionarlo dentro l'etichetta, le cui dimensioni sono state definite precedentemente. Si trascini con il mouse il campo che si vuole riposizionare. Eliminazione: Si seleziona il campo e si preme il tasto CANC o DEL Proprietà Facendo click sul nome dell'oggetto nel pannello degli oggetti inseriti si avrà la evidenziazione e dunque la possibilità di variarne le proprietà. Dal pannello proprietà è possibile variare nel dettaglio ogni singolo campo Esempi di variazione del colore, tipo, dimensione, sfondo ed ombra del

7 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 92 carattere. E' possibile impostare la centratura o l' incolonnamento (per prezzo, lotto, bar code ). Codifica Data/lotto (Il progressivo viene mostrato in modo non numerico) Solo data ( Non viene visualizzato il progressivo) E' possibile visualizzare il prezzo come segue : Solo totale (Non viene mostrata la composizione del prezzo finale) Dir. Add (I Diritti addizionali non vengono calcolati insieme all'onorario professionale)

8 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 93 Il numero di componenti presenti in etichetta può essere variato dal pannello mostrato in immagine. E' possibile stampare la composizione su una o due colonne e impostare la larghezza delle colonne. NOTA : la stampa di peso o percentuale verrà decisa al momento della stampa. IMMAGINE 66: NUMERO DI COMPONENTI IN ETICHETTA E' possibile anche inserire una immagine o serie di immagini IMMAGINE 67: INSERIMENTO IMMAGINI IN ETICHETTA Si può disporre questa serie di immagini lungo uno dei 4 lati della etichetta e ridimensionarla a piacimento.

9 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Creazione di un formato etichetta Etichette crea nuovo formato etichetta Se viene utilizzata la procedura guidata di creazione formati, la procedura si comporrà di 6 passi : 1. Selezione carta Fare click per scegliere il formato carta da assegnare alla nuova etichetta. 2. Aggiunta oggetti Scegliere tra gli oggetti disponibili quelli da inserire (Es. Intestazione,composizione,avvertenze) 3. Impostazione parametri In dipendenza degli oggetti inseriti dovranno essere impostati alcuni dati ( ES. numero massimo di componenti, testo libero) 4. Aggiunte di icone Opzionale. E' possibile aggiungere una o due immagini in posizioni predefinite. Successivi aggiustamenti potranno essere fatti in seguito. 5. Aggiunta di linee e riquadri Opzionale. E' possibile aggiungere alcune linee o riquadri predefiniti. Successivi aggiustamenti potranno essere fatti in seguito. 6. Creazione Facendo click su questo tasto viene generato il nuovo formato etichetta. Gli oggetti inseriti verranno posizionati al centro e la dimensione del testo sarà adattata alla dimensione della carta selezionata. Al termine dalla procedura viene aperta la finestra di gestione etichette tramite la quale sarà possibile effettuare gli aggiustamenti necessari. Se non viene utilizzata la procedura guidata è possibile comunque creare un nuovo formato in maniera non automatica. Per semplificare la procedura, quando si lancia il comando Nuovo, viene creato un nuovo formato etichetta, che potrà essere prelevato dal catalogo. Oppure si può scegliere di clonare il formato attuale.

10 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 95 IMMAGINE 68: CATALOGO ETICHETTE E' importante assegnare un nuovo nome prima di apportare le modifiche desiderate. Si può effettuare una prova di stampa per valutare l'allineamento dei dati e la correttezza delle misure. Per eliminare un layout dall'archivio di preme il tasto

11 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Stampa Etichette All'atto della tariffazione si può registrare la preparazione e stampare la relativa etichetta. Per ogni formula è possibile assegnare un tipo di etichetta diverso : IMMAGINE 69: SCELTA TIPO ETICHETTA E TIPO CONTENUTO ad esempio le preparazioni multipli non avranno in etichetta il nome del medico prescrittore mentre avranno il codice a barre, le preparazioni estemporanee il contrario. Così come si può scegliere di stampare delle etichette con un carattere particolare per le preparazioni fitoterapiche. Ogni formato ha un nome ( ad es. "3x6", oppure "Tisana 3x6", oppure "multi 3x6" etc.). E' importante che il nome contenga anche un riferimento al formato di carta. Questo nome viene (assegnato al momento della creazione del formato) raggruppa in sé tutte le specifiche di quel tipo particolare di etichetta.

12 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia Stampa differita etichette Etichette stampa differita Dopo aver selezionato la stampa differita in fase di tariffazione si può accedere all'archivio delle etichette inviate in stampa. Tali etichette sono raggruppate per tipo carta. Dall'apposito pannello si può selezionare il tipo di carta desiderato e verranno mostrate le etichette che possono essere stampate. Per accedere ad altre funzioni posizionarsi su una delle righe e fare click con il tasto destro. Per disporre le etichette sul foglio si può scegliere l'auto disposizione oppure eseguire manualmente questa operazione facendo click su ognuna delle etichette che si desidera stampare. Notare che tutte le etichette devono essere posizionate prima di poter stampare. Le etichette stampate possono essere eliminate dalla coda di stampa ovvero essere lasciate per successive stampe Etichetta doppia In fase di modifica formato etichette è possibile assegnare una etichetta

13 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 98 secondaria. La stampa di questo formato etichetta sarà sempre costituito da due etichette. L'etichetta secondaria deve avere lo stesso formato carta di quella primaria. Quando viene creato il collegamento vengono mostrate soltanto le etichette effettivamente collegabili Etichette flacone Dal pannello di acquisto sostanze è possibile stampare le etichette da apporre sul flacone, secondo la normativa corrente. DECRETO DEL MINISTRO DELLA SALUTE 18 NOVEMBRE 2003 (Procedure per l'allestimento in farmacia di medicinali non sterili in scala ridotta) Articolo 7 (Materie prime) [...] 4. Per le materie prime acquistate successivamente al 1 gennaio 2004 il titolare della farmacia, ovvero il direttore responsabile, deve apporre sulla confezione, facendo riferimento alla fattura di acquisto ovvero al documento di trasporto, un numero progressivo e la data di primo utilizzo. 5. Tutte le materie prime presenti in farmacia devono essere numerate con numerazione unica. Sul certificato di analisi deve essere apposta la numerazione e la data di ricezione. Tale certificato deve essere conservato. 6. Al momento dell esaurimento della confezione di materia prima usata, deve essere apposta sulla etichetta della stessa la data di ultimo utilizzo. Il flacone vuoto deve essere conservato per sei mesi a partire da tale data. TABELLA O: DECRETO DEL MINISTRO DELLA SALUTE 18 NOVEMBRE 2003 Dopo avere effettuato il carico in magazzino è possibile fare click sul pulsante (Stampa etichette flacone). La immagine mostra il pannello di scelta delle etichette da stampare e del formato etichetta da utilizzare. Questo formato è di tipo speciale ed è denominato "ETICHETTA FLACONE NBP". Può essere utilizzato qualsiasi formato etichetta / formato carta purché sia definito come formato flacone oppure contenga i seguenti oggetti:

14 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 99 -Composizione 8 componenti, Avvertenza 1,Avvertenza 2, Peso,Scadenza,Sottonome E' possibile anche importare una delle "etichette flacone" standard dal catalogo e poi adattarle al proprio formato carta. Dopo avere premuto il pulsante "Stampa etichette" apparirà il modulo di stampa differita, tramite il quale si potranno stampare le etichette. Le informazioni contenute nell'etichetta stampata sono quelle inserite in IMMAGINE 70: SCELTA ETICHETTA DI TIPO "FLACONE" fase di carico acquisto. Viene lasciato uno spazio per aggiornare manualmente le date di primo ed ultimo utilizzo.

15 H2O Professional il software di gestione del laboratorio di farmacia 100 IMMAGINE 71: ETICHETTA FLACONE