Informatica Generale - E2: Fogli Elettronici

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1 Università degli Studi "G. d'annunzio" Chieti Facoltà di Medicina e Chirurgia CdL Specialistica in Infermieristica Informatica Generale - E2: Copyright E' garantito il permesso di copiare, distribuire e/o modificare questo documento seguendo i termini della Licenza per Documentazione Libera GNU, Versione 1.1 o ogni versione successiva pubblicata dalla Free Software Foundation; senza Sezioni Non Modificabilii, senza Testi Copertina e senza Testi di Retro Copertina. Una copia della licenza è disponibile in: Dr.

2 Cos'è un Foglio Elettronico Concetti importanti: Fogli di lavoro, righe, colonne, celle, calcoli Con il termine Foglio Elettronico o in inglese Spreadsheet, ci si riferisce ad un programma che gestisce e tratta dati numerici, eventualmente integrati da parti testuali ed elementi grafici I documenti sono costituiti da uno o più fogli di lavoro, ognuno dei quali contiene dati organizzati in righe e colonne; L'intersezione di una riga con una colonna da origine ad una CELLA. La cella è l'elemento fondamentale di ogni foglio elettronico; Nel foglio di lavoro è possibile eseguire calcoli semplici/complessi sulla base del contenuto di una o più celle; Pag. 2 di 32

3 Cos'è un Foglio Elettronico All'interno di una cella è possibile inserire testi, valori numerici, formule matematiche; Le formule possono contenere riferimenti ad altre celle; In questi due ambiti, il Foglio Elettronico è insostituibile! Il ruolo delle celle e l'uso di formule fanno si che tutti i documenti realizzati con un foglio elettronico dovrebbero avere una struttura tabellare ed essere caratterizzati da una forte presenza di numeri, formule e relazioni matematiche; Alcuni esempi di tali documenti sono: - Il prospetto per la ripartizione delle spese condominiali; - Il piano di ammortamento del nostro mutuo :-( - Il prospetto con i costi, i margini e l'offerta per il nostro mega-cliente; Pag. 3 di 32

4 Struttura di un Foglio Elettronico Colonne Righe Foglio di lavoro ATTIVO Fogli di lavoro Pag. 4 di 32

5 Un esempio Diamo un'occhiata ad un esempio di riparto condominiale Niente di più che... una battaglia navale dove, al posto delle navi troviamo numeri o formule Pag. 5 di 32

6 Un altro esempio Un esempio un po' più eterogeneo: Pag. 6 di 32

7 Appendici... matematiche Torniamo al nostro condominio. Ripassiamo il riparto Dovrebbe essere chiaro che, per ogni famiglia, il relativo COSTO è calcolato in base ai millesimi di propria competenza (ed, ovviamente, al totale della bolletta); QUOTA_FAMIGLIA = TOTALE_BOLLETTA TOTALE_MILLESIMI (1000) x MILLESIMI_PROPRI Pag. 7 di 32

8 Fisso o calcolato? Le cifre riportate nel Foglio Elettronico, possono essere di due tipologie: Valori fissi, inseriti dall'utente, che NON dipendono da altri valori; Valori calcolati, ossia FORMULE il cui risultato dipende da altri valori (fissi o formule a loro volta) Valori FISSI Valori Calcolati Pag. 8 di 32

9 Colpito... Affondato! Indipendentemente dalla tipologia delle celle (Fisse/Calcolate), tutti i contenuti di un foglio elettronico hanno un proprio indirizzo costituito dalla coppia COLONNA-RIGA che li caratterizza C6 Pag. 9 di 32

10 Indirizzi e valori calcolati I valori calcolati, in quanto tali, fanno riferimento a valori contenuti in altre celle. Tale riferimento è costituito dall'indirizzo che abbiamo appena visto: la coppia COLONNA-RIGA C8 = Valore Calcolato = =C10/B10*B8 B6 = Valore FISSO = 250 Pag. 10 di 32

11 Inserimento dei dati Per inserire i valori all'interno delle relative celle è necessario posizionarsi sulla cella e: Per i valori fissi è sufficiente digitare il valore (es: 400, Acqua, Totale spese ); Per i valori calcolati è necessario far precedere il segno di = alla formula di calcolo (es: =B5+A7, =C10/B10*C8 ) Dal punto di vista del programma, se il contenuto di una casella inizia con il carattere =, allora viene considerato come FORMULA! Pag. 11 di 32

12 Il bello dei valori calcolati Abbiamo detto che i valori calcolati, in quanto tali, fanno riferimento a valori contenuti in altre celle. Se i valori referenziati cambiano... i valori calcolati si aggiornano automaticamente! Se il valore fisso passa da 400 a 600 euro... i valori calcolati si aggiornano automaticamente RICALCOLO Pag. 12 di 32

13 Condominio: taglio ai costi? Le operazioni di ricalcolo, che avvengono AUTOMATICAMENTE, portano il seguente vantaggio fondamentale: Se la struttura del foglio (ossia la relazione fra valori e formule) resta costante, allora dopo una prima impostazione (che richiede tempo), le compilazioni successive possono essere effettuate cambiando soltanto i valori fissi; Il vostro Amministratore dovrà lavorare soltanto il primo mese/trimestre (per creare l'impostazione iniziale del foglio di calcolo). Per i mesi/trimestri successivi dovrà cambiare SOLO le cifre delle spese. Tutto il resto sarà fatto automaticamente, in 1 secondo! Pag. 13 di 32

14 Fogli elettronici OpenOffice/Calc e excel E2 Informatica sono Generale (tecnicamente) equivalenti! Esistono numerosi Fogli elettronici. Analogamente a quanto fatto per gli elaboratori di testo, tutto quello che abbiamo visto si applica, in particolare, a: Excel OpenOffice Calc È un pezzo della suite Office ; È un software proprietario, che, in quanto tale, NON può essere copiato e distribuito; Ha un costo di licenza dell'ordine delle diverse centinaia di euro; È uno strumento particolarmente sofisticato; Utilizzarlo a fini commerciali senza la relativa licenza è un REATO PENALE È un pezzo della suite OpenOffice ; È un software OpenSource, che, in quanto tale, PUO' essere copiato e distribuito; È gratuito - È uno strumento particolarmente sofisticato; Si può utilizzare per qualunque scopo (anche commerciale); È disponibile anche per Windows ed in lingua italiano Analogamente a writer, per il 99% degli utenti, OpenOffice/Calc e excel sono (tecnicamente) equivalenti! Pag. 14 di 32

15 Un po' di pratica... Live! GO Pag. 15 di 32

16 Funzioni di calcolo... Per la creazione delle caselle con Valori Calcolati si possono utilizzare una moltitudine di funzioni matematiche: Le quattro operazioni fondamentali (+, -, *, / ) Funzioni statistiche (media, varianza, deviazione standard... ed altre decine) Funzioni matematiche (Potenza, trigonometriche, combinazioni... ed altre decine) Funzioni finanziarie (Ammortamenti, montanti, valori attuali... ed altre decine) In sintesi: c'e' tutto! Anche le funzioni più rare o complesse! Pag. 16 di 32

17 Funzioni di calcolo... Alcune funzioni hanno, come argomento delle semplici celle/caselle: A5=B7+C8 C8=C9+C10 Altre funzioni richiedono, come argomento, dei GRUPPI di caselle: A8=SOMMA(A1:A7) B8=MEDIA(A1:A7) Questo formalismo sta ad indicare l'insieme delle caselle A1,A2,A3,A4,A5,A6,A7 I gruppi oltre che per COLONNA (es.: B12:B22) e per riga (es.: C1:G1) possono interessare anche zone estese su più righe e più colonne (es.: D4:G7) Pag. 17 di 32

18 L'arte del Copia/Incolla Supponiamo che: In A1 ci sia il valore 10 e in A2 il valore 15; In B1 ci sia il valore 20 e in B2 il valore 18; In C1 ci sia la formula =A1+B1 E' chiaro che, in queste condizioni, nella cella C1 verrà visualizzato il valore 30 Domanda: Se copio la cella C1 e la incollo in C2, cosa succede? L'ambiguità nasce dal fatto che la cella C1 contiene una formula (A1+B1) che viene risolta in un numero (30) Pag. 18 di 32

19 L'arte del Copia/Incolla A grandi linee, possiamo dire che: Se copio un Valore Fisso e lo incollo da qualche altra parte, non ci sono sorprese; Se copio una Formula e la incollo da qualche altra parte, allora: L'operazione incolla standard prevede la copia della formula, previo adattamento di riferimenti utilizzati nella formula; Esiste un incolla speciale con il quale si può incollare non la formula, ma il suo valore risultato L'adattamento (automatico) dei riferimenti, se pilotato a dovere, può consentirci di risparmiare parecchio tempo Pag. 19 di 32

20 Copia/Incolla di Formule Per capire esattamente cosa succede nel copiare C1 in C2, dobbiamo analizzare la formula (di C1) in funzione dei riferimenti utilizzati. NB: Per visualizzare la formula ed i relativi riferimenti, sono andato in C1 ed ho premuto il tasto F2 RIFERIM. 1 RIFERIM. 2 FORMULA Se ci focalizziamo SOLO sulle posizioni... Pag. 20 di 32

21 Copia/Incolla di Formule Se, anziché concentrarci sulla formula, riflettiamo sulla posizione dei relativi riferimenti, possiamo passare da: Riferimenti Formula Riferimenti Formula Riferimenti Formula Pag. 21 di 32

22 Copia/Incolla di Formule Per capire il risultato delle operazion di copia e incolla bisogna riflettere non tanto sulla singola formula, quanto, piuttosto, sulla posizione relativa di formula e riferimenti; Nell'esempio di 4 slide fa se copiassi C1 in C2, copierei la formula (l'addizione), ma applicata a riferimenti relativi (ossia alle due caselle disposte alla immediata sinistra della casella con la formula) Copio C1 in C2 Pag. 22 di 32

23 Copia/Incolla di Formule Analogamente... Copio C7 in D8 Il copia/incolla si porta dietro la posizione relativa delle celle referenziate (caselle gialle) Pag. 23 di 32

24 Riferimenti relativi Alla luce di quanto abbiamo appena visto, possiamo dire che: Normalmente, i riferimenti presenti all'interno delle formule sono riferimenti RELATIVI: se la formula si sposta, i riferimenti... la seguono Questo aspetto è particolarmente utile quando c'è bisogno di effettuare calcoli simili ma su caselle diverse....vediamo un esempio Pag. 24 di 32

25 Riferimenti relativi : un esempio In questo caso, i riferimenti relativi ci consentono di scrivere la formula solo una volta (D2 =B2-C2 )......e di copia-incollarla nelle altre celle (da D3 a D11). Il risultato è ESATTAMENTE quello di cui abbiamo bisogno GO Pag. 25 di 32

26 Problemi con i riferimenti relativi Esistono diversi contesti nei quali l'operazione di adattamento effettuata sui riferimenti relativi, non è necessaria... e provoca dei problemi; Il problema nasce nel momento in cui una formula fa riferimento ad una cella che, nelle operazioni di copia/incolla, deve rimanere FISSA: Se copio E2 in E3... Ottengo =D3-D15 anziché =D3-D14 GO Pag. 26 di 32

27 Problemi con i riferimenti relativi Rif. relativo Nell'esempio precedente, per essere in grado di poter copiare E2 nelle celle da E3 ad E11 ho bisogno che, nella formula di E2 il riferimento a D2 sia un riferimento relativo... Contemporaneamente ho bisogno che... Rif. ASSOLUTO...il riferimento a D14 sia ASSOLUTO : ossia che lo spostamento della formula (in E2) NON comporti lo spostamento del riferimento! Come si fa? Pag. 27 di 32

28 Riferimenti relativi/assoluti L'indicazione della tipologia di riferimento (RELATIVO/ASSOLUTO) viene effettuata direttamente all'interno della formula: riferimenti ASSOLUTI e RELATIVI Rif. RELATIVO: scrivo il riferimento come abbiamo sempre fatto, ossia indicando semplicemente riga/colonna della cella o dell'area referenziata; Rif. ASSOLUTO: antepongo il simbolo $ alla colonna ed alla riga della cella o dell'are referenziata =D2-D14 =D4/B4 =SOMMA(C8:H8) =$D$2-D14 =$D$4*2 =SOMMA($C$8:$H$8) Una formula può contenere contemporaneamente riferimenti ASSOLUTI e RELATIVI Pag. 28 di 32

29 Uso dei riferimenti assoluti Il problema precedente, quindi, si risolve utilizzando un riferimento assoluto all'interno della formula di E2: = D4-$D$14 Rif. ASSOLUTO GO Pag. 29 di 32

30 Tipologie di riferimenti assoluti I riferimenti assoluti, a loro volta, possono differenziarsi fra: Completamente assoluti Parzialmente assoluti Presentano il simbolo $ in corrispondenza dell'indicazione di riga E dell'indicazione di colonna; Presentano il simbolo $ in corrispondenza di una sola coordinata (riga o colonna) Es.: $A4, C$5; Restano fissi in occasione di spostamenti sia di riga che di colonna; Si applicano quando una cella deve restare veramente fissa In occasione di spostamenti: La coordinata bloccata resta fissa ; La coordinata libera si sposta con la formula; Si applicano... raramente...vediamo un esempio Pag. 30 di 32

31 Riferimenti assoluti misti : un esempio Ripartiamo da una nostra vecchia conoscenza: Come devo cambiare la formula in C5 per poterla copia-incollare in tutto il rettangolo C5:F9? Parliamone... GO Pag. 31 di 32

32 That's all folks (...per il momento) Arrivederci Ricordate, comunque, che potete raggiungermi via all'indirizzo: tempi di risposta fluttuanti ma... garantiti ;-) Pag. 32 di 32