AZZERAMENTO INIZIALE CON RIPORTO GIACENZE

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1 AZZERAMENTO INIZIALE CON RIPORTO GIACENZE Questa procedura è da effettuarsi PRIMA di iniziare l operatività del nuovo anno gestionale e soprattutto PRIMA di iniziare un eventuale inventario per eseguire le differenze inventariali. Questa procedura si esegue dopo il 31/12 (quindi nel nuovo anno) e consente di riportare nel nuovo anno tutte le esistenze in anagrafica in modo da poter eseguire l inventario, verificare le differenze inventariali ed impostare, al termine, una nuova esistenza dei prodotti. Si consiglia l uso di questa procedura laddove si intende partire dal 01/01 con l esistenza degli articoli dell anno precedente per poter eventualmente eseguire successivamente inventario o come semplice riporto giacenze. Nota che l operazione potrebbe richiedere anche alcune ore se eseguita su pc di vecchia generazione. CONDIZIONE PRELIMINARE PER L ESECUZIONE DELL AZZERAMENTO INIZIALE CON RIPORTO GIACENZE E L AVER CARICATO TUTTE LE BOLLE PER L ANNO PRECEDENTE E SOPRATTUTTO AVERE NELL ANNO PRECEDENTE TUTTI I MOVIMENTI DI ELABORAZIONE DELLE VENDITE E DEI RESI: PENA IL RIPORTO DI UNA GIACENZA INCONGRUENTE O UN DATO NEGATIVO O UN DATO NON CORRETTO. Prima di iniziare l operatività di AZZERAMENTO INIZIALE CON RIPORTO GIACENZE è necessario accertarsi di aver aggiornato il prodotto CheckSTORE all ultima release: L aggiornamento è possibile tramite l applicazione STOREUPDATE (avviare c:\storeupdate\storeupdate.exe seguito dalla pressione del tasto Esecuzione Update)

2 Controllare la release, l ultima disponibile al 31/12/2013 è quella mostrata in figura, V2.2 BUILD Prima di iniziare qualunque operatività è necessario che tutte le operazioni vengano eseguite sul computer SERVER di CheckSTORE, quindi assicurarsi che gli eventuali CLIENT siano spenti. Innanzitutto è necessario mettere la data corrente al giorno 31/12 dell anno precedente al fine di riportare come data di movimentazione dell inventario di azzeramento iniziale, il giorno 01/01. Il processo di azzeramento iniziale con riporto giacenze infatti prevede la creazione automatica, da parte del programma, di un documento di inventario, denominato appunto inventario iniziale da azzeramento di inizio anno. Modifichiamo pertanto la data al 31/12 dopo essere entrati nella procedura CheckSTORE: Confermiamo la selezione: Verificare l avvenuto cambio data in basso a sx: Eseguire a questo punto un ricalcolo giacenze dell anno scorso:

3 Rispondere affermativamente alla richiesta: Selezionare l opzione evidenziata in maniera corretta (prima opzione da sopra, valore di default): La seconda opzione infatti consente di elaborare tutti i movimenti dal 01/01 dell anno precedente sino al 31/12 sempre dell anno prima, per effettuare poi correttamente l azzeramento con riporto nel nuovo anno. Nota: è importante mettere la data al 31/12 dell anno precedente in quanto il ricalcolo giacenze esegue sempre il conteggio al 31/12 dell anno del lancio: se si mette la data al 01/01 del nuovo anno e la data del giorno è ad esempio il 10/01 del nuovo anno e tra il 01/01 ed il 10/01 del nuovo anno vi sono movimenti, questi potrebbero essere erroneamente considerati nel conteggio del ricalcolo giacenze. Attendere il termine del ricalcolo (potrebbero occorrere alcuni minuti):

4 Al termine il sistema notifica l avvenuto ricalcolo con il messaggio di conferma (potrebbero occorrere molti minuti). Ora è necessario reimpostare la data al giorno 01/01 del nuovo anno per consentire la creazione automatica del documento di inventario iniziale (riporto giacenze) nel nuovo anno: Verificare poi che effettivamente la data del giorno sia impostata al 01/01/2014. Avviare quindi la procedura di azzeramento iniziale:

5 Dopo la selezione della voce di menù, effettuare la prima conferma: Successivamente il sistema informerà che questa operazione si può eseguire SOLO sul computer server: Viene poi richiesta una ulteriore conferma:

6 Ora è importante selezionare correttamente l opzione su questa richiesta: E tassativamente obbligatorio selezionare, come evidenziato, la voce SI per comunicare al sistema che si intende riportare nel nuovo anno, tutte le esistenze dell anno precedente. Verrà poi richiesta la conferma alla selezione dei documenti temporanei da cancellare: E molto importante selezionare l opzione SI e dunque proseguire sino a questa richiesta:

7 Non occorre definire alcuna opzione in questa fase, occorre solo CONFERMARE le operazioni e le selezioni mostrate. Successivamente il sistema ci richiede la conferma della selezione dei documenti: Ed in effetti questa è anche l ultima conferma dell avvio dell AZZERAMENTO INIZIALE senza riporto giacenze. Dopo aver eseguito il backup dei dati attuali, il sistema richiede se riportare tutte le esistenze dell anno precedente (negative e positive) o solo quelle positive: Si consiglia di selezionare NO in maniera da riportare le SOLE GIACENZE POSITIVE: in genere le giacenze negative sono errori ed è consigliabile non riportarle. Si avvia un processo di selezione dati: Che ordinerà i dati e li riporterà nelle esistenze del nuovo anno: Questa fase potrebbe durare anche alcune ore, ciò dipende dal tipo di PC che si possiede. Al termine della selezione e riporto dei dati si giunge alla conferma della compattazione del database:

8 Qui occorre confermare la compattazione: al prossimo riavvio di CheckSTORE verrà eseguita. Successivamente il sistema eseguirà azzeramenti di numero fattura, offerte precedenti, numerazione documenti e mostrerà: Questa è la conferma del termine dell azzeramento. Ignorare il contenuto, premere solo OK, il sistema CheckSTORE si chiuderà automaticamente. Al riavvio del programma il sistema richiede la compattazione del database:

9 Rispondere SI alla richiesta ed attendere circa minuti in relazione al tipo di computer ed al numero dei dati presenti nel sistema. Al termine verrà data richiesta di avvenuta compattazione: Dopo questa conferma, il sistema si avvierà e sarà pronto per ospitare l esecuzione dell inventario iniziale. Verificare dai documenti di magazzino l avvenuto riporto delle giacenze: Se necessario eseguire una stampa del riporto giacenze:

10 Non dimenticarsi di riportare la data al giorno corrente, eseguendo lo stesso step che si è seguiti per l impostazione data al 01/01: Ora è necessario eseguire dall elenco dei documenti emessi la funzione di creazione giacenze da documenti : questa funzione consente, dopo l azzeramento iniziale con riporto delle giacenze, di creare il file delle giacenze con tutte le movimentazioni del nuovo anno, dal 01/01 al giorno corrente. Avviare il tool dal menù del magazzino:

11 Nella selezione dei parametri impostare come data di inizio il giorno 01/01 dell anno nuovo e come data di fine la data del giorno attuale (nell esempio sottoriportato è il 04/01/2014): Alla conferma viene richiesta una password di abilitazione (parametro PASSWORDSBLOCCOSTATO in CheckSTORE.PRM) che in genere è SYSTEM:

12 Rispondere OK dopo aver immesso la password ed alla successiva richiesta rispondere OK: Rispondere OK anche alla richiesta di RI-GENERARE tutte le giacenze del nuovo anno: Il sistema impiega qualche minuto per terminare le operazioni: Attendere il completamento della funzione sino al messaggio di fine: Alla pressione del tasto OK il sistema esce automaticamente. Ora è necessario aprire un prompt di MS-DOS ed avviare dalla cartella C:\CHECKSTORE (o C:\GDM in caso di GMD) il tool STRUCT che rigenererà nell ANAIN il contatore delle giacenze e compatterà il GIACEN per avere il completo riallineamento di tutte le giacenze:

13 Rispondere affermativamente ed attendere il termine dello struct. Verrà richiesto di rigenerare gli indici: Rispondere affermativamente. Eseguire al termine un ricalcolo giacenze da CheckSTORE: Se necessario, eseguire un reindex. Avete completato tutti gli step richiesti.