HOTEL AS400 NOTE DI FINE ANNO

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1 HOTEL AS400 NOTE DI FINE ANNO

2 SOMMARIO 1. Introduzione Note di fine anno Front Office Procedura automatica di fine anno Procedura manuale di fine anno Note di fine anno Magazzino... 8 Si tenga presente che chiusura e azzeramento di fine anno vanno eseguiti esclusivamente l ultimo giorno dell anno solare, ovvero SOLO il 31/12. Qualora tali procedure fossero eseguite in data diversa da quella sopra indicata, potrebbero generare squadrature negli archivi: storici, progressivi contabili, statistiche, ecc. In questo caso anche l intervento dell assistenza Dylog, NON potrà garantire il completo ripristino degli archivi. HOTEL Sommario pagina 2

3 1. INTRODUZIONE Si avvicina la fine dell anno Ecco le note di fine anno da seguire passo passo per eseguire l'azzeramento dei progressivi relativi al Front Office. Alla fine di queste operazioni sarà possibile iniziare il nuovo anno in tutta tranquillità. Attenzione! Gli azzeramenti automatici (cfr. paragrafo 2.1 Procedura automatica di fine anno) possono essere eseguiti solo se sul PC è stata installata almeno la release 8.6 di HOTEL. Nel caso in cui l installazione della release 8.6 di HOTEL non sia ancora avvenuta, è possibile procedere all azzeramento manuale (cfr. paragrafo 2.2 Procedura manuale di fine anno). HOTEL 1. Note di fine anno Front Office pagina 3

4 2. NOTE DI FINE ANNO FRONT OFFICE 2.1 Procedura automatica di fine anno Richiamando la funzione Azzeramenti di inizio anno dal menu Operazioni Straordinarie di Archivi e Tabelle appare, se la numerazione è attiva da Archivio Hotel, una videata simile alla seguente. È necessario indicare l anno per il quale si desidera azzerare i contatori. Lasciare 0 negli altri campi che si desidera azzerare, altrimenti indicare il numero desiderato. Premendo il tasto Invio apparirà una videata simile alla seguente. Anche su questa videata occorre eseguire gli azzeramenti desiderati e premere il tasto F9. Registra per memorizzare le operazioni. HOTEL 1. Note di fine anno Front Office pagina 4

5 Se in Tabella di personalizzazione è indicato che la numerazione viene gestita dal programma stesso di personalizzazione, apparirà una videata simile alla seguente. La videata si presenterà in modalità diversa qualora parte della numerazione sia gestita dall Archivio Hotel e parte dalla tabella di Personalizzazione. Potranno quindi apparire due videate oppure una sola videata. In tutti i casi, per effettuare l operazione, sarà necessario premere il tasto F9 Registra sull ultima videata. Nel caso in cui si cerchi di effettuare l operazione per un anno sul quale è già stata eseguita, apparirà sulla videata un messaggio simile a quello riportato nella figura seguente. Sarà quindi possibile uscire oppure, premendo il tasto F3 l operazione di azzeramento. Prosegui, eseguire nuovamente Attenzione! Queste operazioni vanno eseguite ESCLUSIVAMENTE a fine anno e prima di eseguire altre operazioni a inizio di quello nuovo. L azzeramento dei dati qui riportati, in corso d anno, può portare a dati non corretti nella gestione del programma. HOTEL 1. Note di fine anno Front Office pagina 5

6 2.2 Procedura manuale di fine anno 1 Premessa I PASSI OPERATIVI CHE SEGUONO DEVONO ESSERE EFFETTUATI ALL'INIZIO DELL'ANNO, PRIMA DI ESEGUIRE ALTRE OPERAZIONI (ad esempio check in, prenotazioni, ecc..). 2 Passi Operativi Dopo aver effettuato la chiusura giornaliera al 31/12 (prima di cambiare la data di lavoro o dopo averla cambiata), occorre eseguire i passi sotto indicati: 2.1 Si richiami l'opzione denominata Personalizzazione (opz. 1 del Menu Manutenzione Archivi). Si entri in variazione della tabella e si prema Invio sulla prima videata. Sulla seconda, si azzeri il contenuto dei campi: N. pag. ISTAT; Progr. bollato P.S.; N. ultima fattura; N. ultima ric. Fiscale; N. ultimo accredito. Se i campi prima elencati dovessero già essere impostati a zero, si passi alle operazioni illustrate al punto Si richiami l'opzione denominata Manutenzione archivio Hotel (opz. 6 del Menu Manutenzione Archivi) e si azzeri il contenuto dei campi: Ult. N. Fattura; Ult. N. R. Fiscale; Ult. N. Accred.; Progress. ISTAT; Progress. Bollato; Ult. N. autofatt.; Ult. N. caparra; Progress. Schedine. HOTEL 1. Note di fine anno Front Office pagina 6

7 Attenzione! NON SI MODIFICHI IL CONTENUTO DI NESSUN ALTRO CAMPO NON COMPRESO FRA QUELLI SOPRAINDICATI. Richiamando l'opzione denominata Manutenzione riporti bilancino (opz. 13 del Menu Manutenzione Archivi) è possibile azzerare anche il progressivo Cassa annuale. Per fare questo occorre cancellare, sulla videata, il valore del campo denominato Totale cassa annuale. HOTEL 1. Note di fine anno Front Office pagina 7

8 3. NOTE DI FINE ANNO MAGAZZINO Si avvicina la fine dell anno Ecco le note di fine anno da seguire passo passo per eseguire l'azzeramento dei progressivi relativi al Magazzino. Alla fine di queste operazioni sarà possibile iniziare l anno nuovo in tutta tranquillità. 1 Premessa I PASSI OPERATIVI CHE SEGUONO DEVONO ESSERE EFFETTUATI ALL'INIZIO DELL'ANNO, PRIMA DI ESEGUIRE ALTRE OPERAZIONI (ad esempio check in, prenotazioni, ecc..). Infatti per poter effettuare la chiusura annuale del magazzino occorre prima chiudere il periodo fino al 31/12, successivamente, seguire i passi operativi di seguito indicati. 2 Passi Operativi 2.1 Si verifichi l'esistenza di una causale per la chiusura e apertura preventivamente creata in tabella senza indicare alcun segno. Causale che può essere impostata come nell esempio riportato a pagina seguente. HOTEL 2. Note di fine anno Magazzino pagina 8

9 2.2 Richiamare l opzione denominata Chiusura del magazzino (opzione 1 del Menu Gestione Chiusura Annuale) e avviarla. Utilizzare la causale per la chiusura e apertura di cui si è preventivamente verificata l'esistenza. La data di chiusura deve essere uguale all ultimo giorno dell anno (31/12). 2.3 Richiamare l opzione denominata Chiusura dei Reparti (opzione 2 del Menu Gestione Chiusura Annuale) ed avviarla utilizzando la stessa causale del punto 1. La data di chiusura deve essere l ultimo giorno dell anno (31/12). HOTEL 2. Note di fine anno Magazzino pagina 9

10 2.4 Richiamare l opzione denominata Azzeramenti di inizio anno (opzione 3 del menu Gestione Chiusura Annuale). Apparirà una videata simile alla seguente. Inserire l anno per il quale si desidera eseguire l azzeramento. Inserire il nuovo periodo che si desidera gestire dopo la chiusura/apertura annuale. Premere il tasto F9 Registra. Se appare il messaggio: DATA MANCANTE O INESISTENTE è necessario operare come segue: richiamare la funzione Generazione calendario dal menu Operazioni Straordinarie di Archivi e Tabelle; inserire l anno fino al quale si desidera creare il calendario (esempio 2013) e premere il tasto di Invio ; al termine dell operazione sarà possibile eseguire il passaggio indicato in precedenza. 2.5 Richiamare l opzione denominata Apertura del magazzino (opzione 4 del Menu Gestione Chiusura Annuale) e avviarla utilizzando sempre la causale indicata al punto 2.2. La data di apertura deve essere il primo giorno del 2013 (01/01/2013). 2.6 Richiamate l opzione denominata Apertura dei reparti (opzione 5 del Menu gestione chiusura annuale) e avviarla utilizzando sempre la causale indicata al punto 2.2. La data di apertura deve essere il primo giorno del 2013 (01/01/2013). Attenzione! Tra le fasi di chiusura e apertura NON deve essere eseguito alcun altro movimento. 2.7 Relativamente alla gestione dello stock è sufficiente associarsi al relativo menu e, dopo aver eseguito il caricamento della situazione attuali stock, lanciare la rigenerazione dello stock (opzione 6 del Menu dello Stock). I marchi citati sono registrati dai rispettivi proprietari. 1212HOFA_AS