programma P R I M U L A N T

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1 Albino, dicembre 2016 (rel ) programma P R I M U L A N T NOTE PER LO SDOPPIAMENTO CONTABILE DELL'ESERCIZIO 2016/2017 Operazioni da compiere (si consiglia di eseguire le procedure a macchina dedicata): 1. Se viene utilizzata la procedura di fatturazione, agganciare in contabilità tutte le fatture e gli effetti relativi all'esercizio 2016 (l'operazione và ripetuta per tutte le attività gestite). 2. Stampare il brogliaccio di prima nota dal 01/01/2017 al 31/12/2030 e controllare di non avere inserito scritture contabili con data superiore all'anno Qualora ci fossero, vanno cancellate prima di procedere allo sdoppiamento e poi reinserite. 3. Controllare da Archivi di base /Gestione archivi /Archivio tabelle / i Parametri chiusura bilancio che devono trovare corretto riscontro nei relativi archivi (causali contabili/piano dei conti). 4. Controllare di aver effettuato la procedura di chiusura per l'esercizio Controllare di aver effettuato le seguenti stampe dell'anno 2015: registri iva, libro giornale e, se utilizzato, libro inventari. Se le scritture di assestamento/rettifica e di chiusura, riferite all'anno 2015, sono state inserite con data 2016, il libro giornale deve essere stampato, fino a questa data, dal menù "Contabilità Generale". 6. Effettuare le COPIE DI SALVATAGGIO degli archivi. 7. Procedere all'archiviazione dell'anno 2015 eseguendo il punto A se avete la scelta "Archiviazione a storico" nel menù "Contabilità vecchio esercizio"; in caso contrario eseguite il punto B. A) Entrare nell Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Archiviazione storico. B) Entrare, dal desktop di Windows, in Admin o Utilità di Primula /Gestione storico anni precedenti. Dopo aver lanciato l'opzione Scelta anno da elaborare (impostando l'anno 2015) effettuare l'operazione Creazione storico da v.e. 8. Procedere al salvataggio dello storico 2015, creato al punto 7, eseguendo la stessa procedura che viene utilizzata per il salvataggio degli archivi: area da salvare <areadilavoro>_15 Si può proseguire con lo sdoppiamento anche senza aver eseguito questa operazione: il salvataggio può essere fatto successivamente. Pagina n. 1/6

2 9. Se viene compilato, stampare il Bilancio Cee relativo all'anno 2015 entrando nell Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Bilancio Cee /Stampa bilancio e poi archiviarlo con la scelta Archiviazione bilancio dello stesso menù. 10. Eseguire il programma Sdoppiamento esercizio presente nell'area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio. Al termine dell'esecuzione la contabilità del 2016 passa nel menù Contabilità vecchio esercizio, mentre quella del 2017 può essere gestita alla voce Contabilità generale, partendo da una situazione di saldi a zero. Attenzione: questa operazione deve essere eseguita una sola volta e senza interruzioni. Se a causa di errori segnalati, caduta di corrente o altro fosse necessario ripeterla, bisogna prima provvedere al ripristino dei dati dai supporti di salvataggio generati al punto Entrare in Archivi di base /Gestione archivi /Tabella Gestioni IVA /Stato di aggiornamento e modificare la data del campo "TOTALI IVA AGGIORNATI AL" inserendo 31/12/2016: in questa tabella, nei campi "RESIDUO PERIODO PRECEDENTE" e "CREDITO COMPENSABILE ANNO PRECEDENTE" andrà poi inserito il CREDITO IVA maturato nell'anno 2016 da riportare nel Se al 31/12/2015 era stato riportato nel registro un CREDITO IVA, entrare in Area Amministrativa /Contabilità Vecchio esercizio /Gestione archivi vecchio esercizio /Archivio Tabella Gestioni IVA /Dati per dichiarazioni periodiche e modificare la riga riferita al mese di "gennaio" (o al 1 trimestre) / colonna "Credito Compensabile" inserendo l'importo del credito al 31/12/ Se non viene utilizzata la procedura di fatturazione, entrare in Archivi di base /Gestione archivi / Anagrafica Aziende /Modifica /3 videata /CTRL G /SI e azzerare il campo "ultimo numero di fattura". Per le altre ATTIVITA' modificare il contatore delle fatture in TABELLA ATTIVITA', imputando il numero precedente a quello di partenza (es ). Avvertenze. Evitare di movimentare con scritture ordinarie, non relative a operazioni di chiusura o apertura, i conti: profitti e perdite, bilancio di chiusura e bilancio di apertura.. Evitare di utilizzare, per operazioni contabili normali, le causali contabili di chiusura/apertura clienti/fornitori/conti presenti nella tabella Parametri chiusura bilancio.. Evitare, nel nuovo esercizio di eliminare conti patrimoniali, clienti e fornitori, prima di aver completato le operazioni di chiusura. Pagina n. 2/6

3 LIQUIDAZIONE ANNUALE IVA 2016 N.b.: se lo sdoppiamento 2016/2017 non é ancora stato eseguito, sostituite nelle note il menù "Contabilità vecchio esercizio" con "Contabilità generale" e il menù "Contabilità vecchio esercizio /Gestione Archivi vecchio esercizio" con "Archivi di base /Gestione Archivi". Per stampare la liquidazione IVA ANNUALE 2016 assicurarsi di aver aggiornato il mese di dicembre 2016 (nel caso di liquidazione trimestrale, il quarto trimestre 2016); entrare poi in Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Gestione Iva /Gestione Totali: Calcolo e stampa e selezionare l'opzione Calcolo liquidazione Annuale (questa operazione può essere ripetuta più volte). Se il mese di dicembre (o il quarto trimestre) si é chiuso con un importo a credito, lo stesso deve risultare nella liquidazione annuale iva 2016; se il mese di dicembre (o il quarto trimestre) si é chiuso invece con un importo a debito, la liquidazione annuale iva deve essere pari a zero. Nel caso in cui la liquidazione annuale iva 2016 non corrisponda al mese di dicembre (o al quarto trimestre), verificare se é stata lanciata, nel corso dell'anno, la scelta "Chiusura mensile": entrare in Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Gestione Archivi vecchio esercizio /Anagrafica azienda /Visualizzazione /3a videata e controllare il campo "Ultima chiusura mensile". Se questo campo NON risulta uguale a 00/00/00, NON PROSEGUIRE E CONTATTARE L' ASSISTENZA; se invece il campo é uguale a 00/00/00, procedere con l'azzeramento e il ricalcolo dei TOTALI IVA 2016 eseguendo questi passaggi: entrare in Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Gestione Iva /Gestione Totali: Calcolo e stampa e selezionare l'opzione Azzeramento Totali, rispondendo affermativamente ad ogni richiesta del programma; se al 31/12/2015 era stato riportato un CREDITO IVA, entrare in Area Amministrativa /Contabilità Vecchio esercizio /Gestione archivi vecchio esercizio /Archivio Tabella Gestioni IVA /Stato di aggiornamento ed inserire nel campo "Totali Iva aggiornati al" la data 31/12/2015 e nei campi "Residuo periodo precedente" - "Credito compensabile anno precedente", l'importo del credito Iva al 31/12/2015; (per questo punto, impostare la stampa a video): entrare in Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Gestione Iva /Gestione Totali: Calcolo e stampa e selezionare l'opzione Calcolo Liquidazione /Periodo; impostare il mese di gennaio 2016 (o il primo trimestre 2016), lasciare spuntati i campi "Stampa prospetto" e "Stampa liquidazione" e cliccare su "Avanti"; verificare che il "Prospetto di liquidazione" sia corretto (se sono state fatte delle compensazioni, le stesse devono essere reinserite), cliccare su "Avanti" e confermare; chiudere la videata della stampa, alla prima domanda "Aggiornamento Totali Iva" rispondere "SI", alla seconda domanda "Aggiornamenti Contabili" rispondere "NO". Ripetere la stessa procedura per tutti i mesi (o trimestri) dell'anno 2016; Pagina n. 3/6

4 se al 31/12/2015 era stato riportato un CREDITO IVA, entrare in Area Amministrativa /Contabilità Vecchio esercizio /Gestione archivi vecchio esercizio /Archivio Tabella Gestioni IVA /Dati per dichiarazioni periodiche e modificare la riga riferita al mese di "Gennaio" " (o al 1 trimestre) / colonna "Credito Compensabile" inserendo l'importo del credito Iva al 31/12/2015; rilanciare la stampa della liquidazione annuale IVA anno TABULATO IVA CLIENTI/FORNITORI In funzione del nuovo obbligo denominato SPESOMETRO, stampare il Tabulato clienti-fornitori entrando in Area Amministrativa /Contabilità vecchio esercizio /Gestione Iva /Tabulato Clienti-Fornitori e verificare che i totali di questo tabulato corrispondano ai totali della liquidazione IVA ANNUALE. Se il risultato di questo controllo incrociato fosse NEGATIVO, entrare in Utilità e Varie /Programmi di Servizio /Programmi di Servizio Contabilità e lanciare tutti i RICALCOLI del VECCHIO ESERCIZIO (saldi e dati CLIENTI e FORNITORI saldi CONTI TOTALI di GIORNATA). Ristampare il Tabulato clienti-fornitori e se il risultato fosse ancora NEGATIVO, contattare l'assistenza. Pagina n. 4/6

5 NOTE SULL'USO DI PROCEDURE COLLEGATE Offerte, ordini e bolle fornitori - L'inserimento delle offerte, degli ordini e delle bolle fornitori del nuovo anno può proseguire con la stessa numerazione indipendentemente dallo sdoppiamento contabile. Se si desidera fare pulizia dei dati riferiti agli anni precedenti, procedere con le scelte di ELIMINAZIONE presenti nei menù, imputando con attenzione i parametri richiesti. Offerte e ordini clienti - L'inserimento delle offerte e degli ordini clienti del nuovo anno può proseguire con la stessa numerazione, indipendentemente dallo sdoppiamento contabile. Se si desidera fare pulizia dei dati riferiti agli anni precedenti, procedere con le scelte di ELIMINAZIONE presenti nei menù, imputando con attenzione i parametri richiesti. Bollettazione (menù Area Commerciale /Ordini e spedizioni) - L'emissione di bolle è indipendente dallo sdoppiamento contabile dell'esercizio. - Prima di emettere le bolle per il nuovo anno: - se si desidera tenere in archivio le bolle dell anno, utilizzare un altro numero di bollettario per l anno nuovo e contattare l'assistenza per richiedere l'aggiornamento al programma; - se si desidera usare lo stesso bollettario:. eliminare dall'archivio le vecchie bolle già fatturate (almeno il primo trimestre o semestre) entrando nell'area Commerciale /Ordini e spedizioni lanciando il programma Eliminazione bolle e imputando con attenzione i parametri richiesti;. azzerare il contatore dei numeri bolle in Archivi di base /Gestione archivi /Archivio tabelle /Numerazioni /Bolle clienti. Fatturazione - Le fatture del nuovo anno possono essere emesse anche prima di effettuare lo sdoppiamento contabile, ma le fatture dell'anno precedente devono essere cancellate. In alternativa, oggi è disponibile il nuovo software di archiviazione documentale AgomirEIM, strettamente legato a Primula, che permette di salvare le fatture dell'anno precedente prima di procedere con l'eliminazione dal gestionale; se volete maggiori informazioni, contattate l'assistenza. In ogni caso, prima di emettere le fatture per il nuovo anno:. se viene utilizzato il modulo di contabilità, assicurarsi di avere agganciato tutte le fatture dell'anno 2016 per tutte le ATTIVITA' gestite;. eliminare dall'archivio le vecchie fatture (almeno il primo trimestre o semestre), per tutte le ATTIVITA' gestite, entrando in Area Commerciale /Fatturazione /Eliminazione fatture contabilizzate e imputando con attenzione i parametri richiesti;. per chi emette fatture immediate e/o fatture accompagnatorie, va eseguita anche l eliminazione bolle da tipo numerazione 7 a 9, entrando nell'area Commerciale /Ordini e spedizioni, lanciando il programma Eliminazione bolle e imputando con attenzione i parametri richiesti; Pagina n. 5/6

6 . azzerare il contatore fatture sull'archivio aziende entrando in Archivi di base /Gestione archivi /Anagrafica azienda /Modifica /Terza videata /Ctrl+G /Si /Ultimo numero fattura=0. Per le altre ATTIVITA', modificare il contatore delle fatture in TABELLA ATTIVITA', imputando il numero precedente a quello di partenza (es ). - Le nuove fatture non si possono agganciare in contabilità finché non viene effettuato lo sdoppiamento contabile dell'esercizio. Effetti - Se non si vuole proseguire con la vecchia numerazione, prima di emettere i nuovi effetti procedere:. ad eliminare dall'archivio i vecchi effetti entrando nell'area commerciale /Fatturazione /Gestione portafoglio effetti /Eliminazione effetti (eliminarli tutti, se già presentati e contabilizzati);. ad azzerare il contatore effetti sull'archivio aziende che si trova in Archivi di base /Gestione archivi /Anagrafica azienda /Modifica /Terza videata /Ctrl+G /Si /Ultimo numero effetto=0 (se sono stati eliminati tutti). Provvigioni - Prima di calcolare provvigioni relative a fatture del nuovo anno bisogna eseguire le scelte Aggiornamento Progressivi Provvigioni /Eliminazione fatture agente /Azzeramento progressivi provvigioni che si trovano nell'area commerciale /Fatturazione /Gestione provvigioni. Magazzino - La movimentazione di magazzino del nuovo anno può proseguire indipendentemente dallo sdoppiamento contabile. Non è richiesta nessuna operazione particolare: si può procedere con le normali registrazioni relative al nuovo anno ed effettuare la CHIUSURA di MAGAZZINO quando la situazione del vecchio esercizio sarà consolidata. Pagina n. 6/6