RIEPILOGO DELLE OPERAZIONI FINE ANNO 2016

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1 RIEPILOGO DELLE OPERAZIONI FINE ANNO 2016 Nella procedura Primula, gli esercizi contabili vengono gestiti nel seguente modo: - Anno corrente : viene gestito, attraverso il modulo "CONTABILITA' GENERALE"; - Anno precedente: viene gestito dal modulo "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO"; - Esercizi Precedenti: sono gestibili dal modulo "STORICO ANNI PRECEDENTI". Gli archivi anagrafici interessati: Aziende, Clienti, Fornitori, Conti, Tabelle, ecc sono gestiti separatamente per esercizio. Quelli dell'anno in corso sono gestibili da "ARCHIVI DI BASE" e sono utilizzati anche per gli altri moduli come MATERIALI E LOGISTICA, AREA COMMERCIALE, AREA ACQUISTI; Gli archivi del vecchio esercizio sono gestibili solo dal modulo "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "26-GESTIONE ARCHIVI VECCHIO ESERCIZIO" e prevedono la gestione dei soli archivi contabili come Piano conti, clienti, fornitori e tabelle. Altri archivi anagrafici accessori, come: indirizzi aggiuntivi, rubrica di pubblicazione documenti, codici esterni articoli, anagrafico articoli, articoli per deposito, articoli in lingua, banche, listini, sconti, annotazioni ed allegati di clienti, fornitori, articoli ecc. ed altri archivi relativi al ciclo attivo e passivo, movimentazione di magazzino nonché gli effetti attivi, i bonifici fornitori, lo scadenzario e l'estratto conto, sono gestiti senza la separazione dell'esercizio. Alcuni archivi costituiscono la rappresentazione di documenti (ddt, fatture, offerte, ordini, ecc) ed il numero di documento rappresenta la chiave principale di archiviazione. L'univocità di questa chiave impedisce che il programma possa memorizzare due documenti dello stesso tipo e con lo stesso numero. Questo comporta che per il nuovo anno, volendo ripartire con nuova numerazione che sostituisca la precedente, è necessario eliminare i vecchi documenti già generati prima di emetterne dei nuovi con la stessa numerazione. La gestione del magazzino si sviluppa su un archivio anagrafico/contabile relativo agli articoli ed un archivio di movimentazione dove il movimento di magazzino è archiviato in base ad un insieme di campi e che trascende l'esercizio di movimentazione. Questo comporta che la gestione del magazzino, può procedere in modo continuo attraverso gli anni e la chiusura annuale con relativa valorizzazione può essere effettuata anche in tempi successivi rispetto alla contabilità e senza ulteriori vincoli, tranne il rispetto della sequenza degli esercizi che si vanno a chiudere. Gli archivi relativi alla contabilità subiscono un trattamento più complesso legato all'esigenza di scindere fisicamente gli esercizi, avendo la necessità ed obbligo di operare distintamente su entrambi anche contestualmente, di stampare bilanci, inventari, registri iva e liquidazioni indipendenti. Per questi motivi, prima di iniziare ad effettuare le registrazioni contabili del nuovo anno, è necessario effettuare una preparazione della base dati del vecchio e del nuovo esercizio e che si sviluppa in due passaggi: Pagina 1 di 8

2 - Archiviazione a storico, che consiste nello storicizzare la contabilità 2015 che attualmente è gestibile sul Vecchio esercizio, per garantirne future interrogazioni e stampe che saranno richiamabili dalla gestione "AREA AMMINISTRATIVA", "STORICO ANNI PRECEDENTI". - Sdoppiamento esercizio, che consiste nel trasferimento della contabilità 2016 nel Vecchio esercizio (V.E.) e nella preparazione degli archivi per la gestione della contabilità Dopo avere effettuato queste due operazioni, da "AREA AMMINISTRATIVA", sarà possibile gestire separatamente la contabilità del nuovo esercizio 2017 con il modulo "CONTABILITA' GENERALE" e quella del vecchio esercizio 2016 con il modulo "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO" e continuare le interrogazioni sugli esercizi precedenti dalla gestione "STORICO ANNI PRECEDENTI". Queste fasi di lavorazione sono estremamente delicate e comportano una notevole variazione della base dati gestiti con Primula. E' opportuno ricordare che è assolutamente necessario avere a disposizione più copie di backup di cui almeno una, da archiviare (supporto magnetico da non riutilizzare) e che, in caso di problemi anche futuri, ci permettano di risalire alle situazioni di archivi consolidate. Prima di iniziare le elaborazioni successive, è necessario essere certi di avere provveduto agli obblighi di stampa dei registri iva, del giornale contabile, registro cespiti e bilancio CEE relativi all'esercizio 2015 in quanto dopo le successive operazioni, tali operazioni non saranno più possibili. (Per la release 7.. la stampa del giornale contabile è attivabile anche dalla gestione dello storico). Vediamo ora nel dettaglio quali sono le operazioni da effettuare: Nel caso di installazioni multiutente, far uscire da Primula tutti gli altri utenti, entrare in procedura con un utente che abbia i permessi di amministratore e bloccare gli accessi a Primula. Per verificare con certezza questa condizione selezionare "UTILITA' E VARIE", "PROGRAMMI DI SERVIZIO", "Controllo accessi", "Monitor utenti" e verificare di essere l'unico utente attivo in Primula. Togliendo il check "Accesso Primula",( ) si può impedire a qualunque utente diverso dall'amministratore, di entrare in procedura fino a che si avrà riabilitato gli accessi degli altri utenti togliendo il check "Accesso Primula". Eseguire un Backup completo degli archivi di Primula, utilizzando le opportune procedure a disposizione. In caso di dubbi contattare l'assistenza. Archiviazione a Storico: Selezionare: "AREA AMMINISTRATIVA", "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "Archiviazione a storico". Questa operazione va eseguita una sola volta anche in presenza di più aziende gestite nella stessa area di lavoro. Sdoppiamento esercizio: Prima di effettuare lo Sdoppiamento di esercizio è necessario: - Per gli utenti che gestiscono "Analisi di bilancio" verificare che all'interno della "Tabella parametri analisi di bilancio" (scelta 26 del menù Analisi di bilancio), sia indicata come data di apertura esercizio 01/01/16. In caso contrario lanciare l'apertura dell'esercizio 2016 tramite l'apposito programma (scelta 21 del menù Analisi di bilancio). - Per gli utenti che gestiscono il "Bilancio CEE," eseguire la stampa e l'archiviazione del bilancio CEE per l'anno 2015 tramite l'apposito programma presente nel menù "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "BILANCIO CEE", "Stampa bilancio" e "Archiviazione bilancio". Se queste due operazione non vengono effettuate prima dello Pagina 2 di 8

3 sdoppiamento, tutti i valori relativi al 2015 e che vanno esposti nella stampa del bilancio CEE in contrapposizione a quelli del 2016, andranno persi e potranno essere reinseriti solo manualmente da "BILANCIO CEE", "Gestione dati esercizio precedente". - Verificare la scelta fatta sulla tipologia di esercizio, anno solare o a cavallo, entrando in "GESTIONE ARCHIVI", "Tabella gestioni IVA", "Impostazioni di base" e controllare la spunta sul campo "Anno Solare". - Verificare di essere l'unico utente che sta lavorando con Primula. Per verificare con certezza questa condizione nelle installazioni multiutente, selezionare "Utilità e varie", "Programmi di servizio", "Controllo accessi", "Monitor utenti" e verificare di essere l'unico utente attivo in Primula. Togliendo il check "Accesso Primula", si può impedire che qualunque utente diverso dall'amministratore, possa entrare in procedura fino al termine delle elaborazioni di sdoppiamento. Sarà poi Vostra cura rimettere il check "Accesso Primula", liberando gli accessi agli altri utenti. Con la scelta "Sdoppiamento di esercizio" il programma elimina archivi e contabilità dal vecchio esercizio e trasferisce tutti gli archivi necessari allo svolgimento della sola contabilità, dall'esercizio corrente 2016 alla "Contabilità vecchio esercizio" e contestualmente, azzera dati contabili, movimenti e contatori relativi alla contabilità dell' anno corrente preparandola per la gestione del nuovo esercizio Questa operazione va effettuata una sola volta per ogni azienda gestita. Non è ripetibile in quanto la ripetizione cancellerebbe l'esercizio In caso di ripetizione accidentale, sarà necessario ripartire dagli archivi di una copia di backup. NB: In caso di segnalazioni di errori o altri inconvenienti è necessario contattare l'assistenza per valutare la situazione e verificare la necessità di effettuare il ripristino degli archivi da una copia di backup prima rieseguire la procedura. Per eseguire lo sdoppiamento esercizio, procedere come segue: Selezionare: "AREA AMMINISTRATIVA", "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "Sdoppiamento esercizio". Viene richiesto: "Il programma apre il nuovo esercizio con decorrenza 01/01/17". Alla conferma vengono effettuati dei controlli formali sulla coerenza delle date dei movimenti contabili inseriti, se il programma segnala 'Sistemare movime' o 'Sistemare movsez' vuol dire che nella contabilità dell'anno in corso (2016) esistono dei movimenti con data uguale o superiore a quella di apertura precedentemente richiesta. Dopo queste segnalazioni è necessario eliminare l'anomalia eliminando o sistemando i movimenti contabili con data errata: effettuare una stampa del brogliaccio con le date di inizio e fine stampa che eccedono l' esercizio (tipicamente dal 01/01/17 al 31/12/30), individuare i movimenti anomali, eventualmente correggerli o eliminarli e ripetere poi l'operazione di "Sdoppiamento esercizio". Se la procedura prosegue senza segnalazione, viene esposto un box di "Attenzione" in cui si ricorda di effettuare l'archiviazione a storico dei dati del 2015 e viene richiesto di proseguire. Continuando viene richiesto l'azzeramento del contatore del numero di insoluti presente sull'anagrafica del cliente. Rispondere "SI" se si vuole che tale contatore riparta da zero e "NO" se si vuole che il contatore continui con il numero di insoluti dell'anno precedente. Ricordo che questo numero è legato alla procedura "Scadenzario", "Stampa lettere di sollecito". La procedura viene terminata tornando alla richiesta "Il programma apre il nuovo esercizio con decorrenza 01/01/17". A questo punto uscire dalla procedura con oppure 'Esc'. oppure premendo 'F3' Pagina 3 di 8

4 Verificare che l'operazione sia andata a buon fine, controllando, in anagrafico azienda, pagina "Parametri e Protocolli", che la data inizio esercizio sia quella precedentemente indicata (01/01/17) mentre nell'anagrafico azienda del vecchio esercizio, tale data deve essere quella dell'esercizio precedente (01/01/16). Per consolidare le elaborazioni effettuate, uscire dalla procedura Primula e rientrarvi. Eseguire un compattamento degli archivi in quanto si potrebbe verificare un aumento del loro volume, entrare quindi in "UTILITA' E VARIE", "PROGRAMMI DI SERVIZIO", "RICOSTRUZIONE ARCHIVI" e selezionare in sequenza, Conti, Clienti, Fornitori, Contabilità e Contabilità vecchio esercizio. Nel caso in cui abbiate precedentemente bloccato l'accesso a Primula agli altri utenti, sbloccarla selezionando "UTILITA' E VARIE", "PROGRAMMI DI SERVIZIO", "CONTROLLO ACCESSI", "Monitor utenti" e rimettere il check su "Accesso Primula" ( ). Da questo momento, la contabilità e l'iva relativa all'esercizio 2017 va gestita nel modulo "CONTABILITA' GENERALE" mentre tutte le operazioni relative al vecchio esercizio 2016 vanno gestite dal modulo "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO". N.B: Dopo aver concluso lo sdoppiamento di esercizio, dovendo inserire un nuovo conto un nuovo cliente o fornitore per la contabilità del vecchio esercizio, lo si deve obbligatoriamente inserire con la stessa codifica anche nel nuovo esercizio, questo è necessario per evitare segnalazioni e bloccaggi durante le operazioni di rilevazione della chiusure/aperture. Per gli utenti con Primula rel 5.2 o successive, questa operazione non è necessaria in quanto i nuovi record caricati sul Vecchio esercizio previo richiesta di conferma, vengono caricati anche sul nuovo esercizio. Se sono gestiti il Bilancio CEE e Analisi di bilancio, i nuovi conti vanno correttamente gestiti nelle procedure relative. Note alle procedure Stampa di situazioni contabili/visualizzazione schede contabili: Dopo l'esecuzione dello sdoppiamento di esercizio e fino a che non saranno state effettuate le operazioni di Bilancio Chiusura/apertura, sarà possibile ottenere la visualizzazione schede contabili e le stampe di bilancio 2017 che comprendano anche la futura operazione di 'apertura', alzando il check su 'Riporta Saldi esercizio Precedente', richiesto nelle varie maschere di gestione. Gestione IVA: Tutti gli adempimenti iva relativi al vecchio esercizio 2016, potranno essere effettuati anche dopo lo sdoppiamento esercizio, tramite le scelte del menù "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "Gestione IVA". Credito annuale IVA: o Viste le attuali regole relative ai limiti di importo che si possono utilizzare nelle compensazioni del credito annuale iva ed il regime delle società di comodo, prima di procedere all'utilizzo di tali crediti consultare la normativa ed il proprio commercialista. o Per ottenere la sua corretta gestione in Primula, entrare in "Archivi", "Tabella gestione IVA", "Stato di aggiornamento" e scrivere l'importo a credito nel campo, 'Credito compensabile anno prec'. o Un importo fino al limite massimo di quanto qui caricato, potrà essere utilizzato nella prima liquidazione iva, inserendo lo stesso in "Tabella gestione Iva", "Dati per dichiarazioni periodiche", nel campo "Crediti Compensabili" relativo alla riga della prima liquidazione iva. In caso di necessità di estromettere un importo dal credito compensabile detratto, per utilizzare il Pagina 4 di 8

5 credito in F24, nella riga relativa al periodo nel quale viene effettuata l'estromissione dalla contabilità, si deve compilare la stessa tabella, inserendo l'importo estromesso nella 1 colonna "Var.Imposta p.p"' Questa gestione può anche essere effettuata anche al momento della stampa di registro iva Vendite o Corrispettivi con abilitata l'opzione 'Prospetto liquidazione' o liquidazione iva periodica e selezionando il pulsante Si può optare per un utilizzo parziale del credito fino al limite massimo della disponibilità, da effettuarsi ad ogni liquidazione iva periodica, indicando l'importo che si intende utilizzare nella stessa tabella, nella riga relativa al periodo di liquidazione, in 3 colonna "Cred.Comp.IVA". Anche questa gestione può essere effettuata mentre si effettua la liquidazione periodica iva. L'azienda che ha l'esercizio contabile NON corrispondente con l'anno solare, deve considerare che l'iva ha comunque una gestione annuale e prima di effettuare la prima liquidazione del nuovo anno, deve: o Verificare che non sia abilitato il check 'Anno Solare' posto in "ARCHIVI", "TABELLE", "Tabella gestione IVA", "Impostazioni di base". o Terminare le stampe in definitivo dei registri IVA di dicembre e la liquidazione annuale. o Entrare in "Gestione IVA", "Gestione totali: calcolo e stampa" e selezionare come scelta lavoro "Azzeramento totali". o Nel caso di Credito annuale iva, entrare in "Tabella gestione IVA" in "Stato di aggiornamento" e controllare che il campo "Credito compensabile anno prec" sia correttamente compilato come su indicato. o Entrare in "Anagrafica Azienda" ed azzerare i contatori dei protocolli IVA. Stampa totali IVA: o Per stampare i dati riepilogativi IVA ai fini della dichiarazione annuale, dopo avere effettuato il calcolo definitivo di tutte le liquidazioni periodiche del 2016 (necessario avere attivato l'opzione 'Aggiorna totali iva', si deve selezionare "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO", "GESTIONE IVA", e poi "Gestione totali calcolo e stampa" e selezionare "Calcolo liquidazione", tipo elaborazione "annuale". Plafond: o Si ricorda di creare la tabella totalizzatori mensili e la tabella totalizzatori annuali relative al nuovo anno. La gestione dei dati relativi al Vecchio esercizio deve essere fatta sempre dal menù GESTIONE PLAFOND, selezionando le operazioni relative all'anno precedente (15-26). o La stampa delle lettere di intento viene effettuata solo per i fornitori che nell'anagrafica dell'esercizio corrente hanno caricato un codice di esenzione IVA (diverso da zero) nel campo 'EsenzionIVA'. Modelli INTRA: o Si ricorda che il contatore per gli elenchi INTRASTAT non deve essere azzerato, ma deve continuare la numerazione. Fatturazione/effetti: o Le fatture/effetti del nuovo anno si possono emettere anche prima di effettuare lo sdoppiamento dell'esercizio facendo attenzione a non agganciarle in contabilità fino a che non è stato creato il relativo anno contabile con le operazioni di 'Sdoppiamento esercizio'. Prima di emettere fatture del nuovo anno si deve: - Azzerare il contatore dei numeri delle fatture nell' anagrafica azienda. Entrare in modifica dell'azienda, selezionare la pagina "Parametri e Protocolli" e premere contemporaneamente i tasti CTRL + G. Rispondere "SI" alla richiesta di proseguire. Pagina 5 di 8

6 - Nel caso siano gestite attività diverse dalla principale il contatore va azzerato in ognuna di esse, entrando nel menù "GESTIONE ARCHIVI", "TABELLE", "Tabella attività". - Se vengono gestite le provvigioni assicurarsi di averle calcolate prima di eliminare le relative fatture e bolle. - Eliminare dall'archivio, una parte o tutte le fatture del 2016 con il programma "FATTURAZIONE", "Eliminazione fatture contabilizzate". Consiglio: conviene lanciare l'eliminazione selezionando tutte le fatture anziché solo quelle contabilizzate prestando particolare attenzione alle selezioni richieste. Questo per evitare che alcune fatture reinserite ma non più agganciate in contabilità non vengano eliminate generando così problemi nel calcolo delle fatture del nuovo anno. Tipicamente la segnalazione è di 'Fattura già esistente'. - Per le fatture interattive bisogna ricordarsi di eliminare anche le relative bolle con la procedura di "Eliminazione bolle" scegliendo come primo e ultimo 'tipo numerazione : 9 oppure 8 per le fatture interattive di attività diverse dalla zero oppure 7 se fatture in sospeso/split payment'. - Si può procedere all'eliminazione degli effetti relativi ad anni precedenti con la procedura "Eliminazione effetti" presente nel menù "Gestione portafoglio effetti". - Nella gestione delle Fatture alla Pubblica amministrazione, si ricorda che il contatore "Progressivo invio", posto nella "FATTURAZIONE", "FATTURE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE", "Tabella parametri", non va azzerato ma deve proseguire con la stessa numerazione univoca. - Se sono gestite più attività, è necessario ripetere le operazioni su indicate per ogni attività gestita e che va selezionata dal menu "ESEGUI", "Imposta configurazione". N.B. Il contatore "Ultimo numero effetto" presente nell'archivio aziende non va azzerato ne' da Vecchio ne' da Nuovo Esercizio. Qualora dopo lo Sdoppiamento esercizio, non siano state agganciate in contabilità tutte le fatture e gli effetti del 2016, è possibile effettuarne l'aggancio sull'esercizio corretto tramite l'apposita scelta del menu Fatturazione, '15 Aggancio fatture in contabilità' posto sotto la scritta: '**VECCHIO ESERCIZIO**'. Bollettazione: o L'emissione di bolle è indipendente dallo sdoppiamento/ chiusura contabile. Prima di emettere le nuove bolle si deve: - Azzerare il contatore dei numeri bolla in "ARCHIVI DI BASE", "GESTIONE ARCHIVI", "Archivio Tabelle", "Numerazioni". - Se vengono gestite le provvigioni assicurarsi di averle calcolate prima di eliminare le relative bolle. - Eliminare dall'archivio le vecchie bolle (almeno un primo periodo) con il programma di 'Eliminazione bolle'. Ricordarsi successivamente di eliminare le restanti. Provvigioni: o Prima di calcolare le provvigioni relative a fatture del nuovo anno (sul fatturato e/o sul maturato) eseguire la scelta 'Eliminazione fatture agente' e 'Azzeramento progressivi provvigioni'. Verificare l'effettiva eliminazione delle provvigioni tramite la scelta 'Gestione Archivio Provvigioni'. Si ricorda che vengono eliminate solo le provvigioni passate a progressivo o liquidate. Ordini clienti/fornitori: o Non è richiesta nessuna operazione particolare. o E' possibile eliminare gli ordini chiusi mediante il programma "Eliminazione ordini evasi". Si ricorda che è sconsigliato azzerare il contatore degli ordini clienti ne' tantomeno il numero bolla Pagina 6 di 8

7 e protocollo fornitori tranne il caso in cui siano stati effettivamente eliminati tutti gli ordini e le bolle relative. Nel caso in cui si volesse ripartire con nuova numerazione, si consiglia di inserire come primo numero del contatore l'anno di riferimento (es è l'ordine numero 1 dell'anno 2013, è l'ordine 1 del 2014, ecc.). Magazzino: o A fine esercizio non è richiesta nessuna operazione particolare. o Si può procedere con le normali registrazioni relative al nuovo anno ed effettuare la chiusura di magazzino quando la situazione inventariale sarà consolidata, tramite la scelta "Chiusura Annuale". o Prima della chiusura entrare nel modulo "MAGAZZINO", "Parametri di magazzino" e verificare la corretta attribuzione della causale per la rimanenza iniziale ed il tipo di valorizzazione per la stessa. o Per gli utenti che utilizzano il metodo LIFO, prima di eseguire la chiusura del magazzino, lanciare il programma "Valorizzazione e Calcolo Rimanenze" presente nel menù "Gestione L.I.F.O. Definitivo". CHIUSURA ESERCIZIO 2016 / APERTURA 2017 L'operazione contabile di Chiusura/Apertura crea sul vecchio esercizio i movimenti contabili relativi alle operazioni di chiusura e sul nuovo, quelli relativi all'apertura dei conti patrimoniali. Queste operazione vanno effettuate per ogni azienda gestita. 1. Nel modulo "Contabilità Vecchio esercizio", completare le scritture ordinarie e inserire le eventuali scritture di rettifica relative all'esercizio Nel caso di prima installazione o di modifica delle causali contabili o dei conti interessati alle operazioni di chiusura/apertura, controllare nei parametri di chiusura, "Archivio tabelle" "Parametri chiusura bilancio" la corrispondenza del vostro archivio con le causali contabili e dei conti richiesti. Questo controllo è da fare sia sugli archivi del Vecchio Esercizio che sul Nuovo. 3. Prima di effettuare la chiusura, per gli utenti con release fino alla 4.1 stampare da Vecchio esercizio i seguenti "Stampa bilancio di verifica": Tipo: Generale selezionando una volta all'ultimo movimento ed una volta da data a data selezionando per quest'ultimo come date di riferimento da inizio a fine esercizio. Verificare che i saldi dei singoli conti tra i due Bilanci corrispondano. Tipo: Fornitori selezionando una volta all'ultimo movimento ed una volta da data a data selezionando per quest'ultimo come date di riferimento da inizio a fine esercizio. Verificare che la sommatoria dei saldi di ogni categoria contabile corrisponda al saldo del rispettivo conto Fornitori esposto nel bilancio di Generale. Tipo: Clienti selezionando una volta all'ultimo movimento ed una volta da data a data selezionando per quest'ultimo come date di riferimento da inizio a fine esercizio. Verificare che la sommatoria dei saldi di ogni categoria contabile corrisponda al saldo del rispettivo conto Clienti esposto nel bilancio di Generale. NB: Qualora le scritture di rettifica fossero state inserite con data superiore al 2016 ad esempio 31/03/17 occorrerà indicare come date da 01/01/16 a 31/03/17. Per gli utenti con release 5.0 o successive le stampe dei bilanci ed i controlli sopra descritti si possono effettuare automaticamente utilizzando l'apposito programma posto in "UTILITA' E VARIE", "PROGRAMMI DI SERVIZIO", "Programmi di servizio contabilità", "Controllo quadratura". Pagina 7 di 8

8 4. Dal modulo '"Area amministrativa", "Contabilità vecchio esercizio", "Stampa bilancio parametrico" e per verificare la correttezza del risultato di esercizio. Vale lo stesso discorso delle date fatte al punto 3, se sono state inserite operazioni di rettifica con data 2017 è necessario effettuare la stampa dal 01/01/16 alla data dell'ultima operazione di rettifica. 5. Verificare che sui conti "Portafoglio ricevute bancarie" e "Portafoglio tratte" (memorizzati nella tabella parametri) non vi siano delle scritture con data inferiore al ("Contabilità vecchio esercizio", "Visualizzazione schede contabili", selezionare come data inizio periodo la data di apertura esercizio. Il "Saldo inizio periodo" deve essere a zero. Viceversa significa che vi sono dei movimenti con data precedente alla data di inizio periodo. Contattare il servizio assistenza per effettuare le opportuni correzioni). N.B. Dopo le chiusure NON si potrà più avere una situazione contabile alla data di chiusura (31/12/15) in quanto i saldi dei conti chiusi vengono azzerati. L'unica stampa che riporti i saldi di chiusura è "Stampa bilancio di chiusura". Altre stampe dei singoli conti, clienti e fornitori sono gestibili dalla gestione "Libro Inventari" oppure dalla "Gestione Bilancio CEE". 6. Effettuare una copia di salvataggio archivi. 7. Dal menù "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO" eseguire il programma "Chiusura/Apertura clienti/fornitori" e procedere poi con la "Chiusura/Apertura conti". L'operazione può essere eseguita anche in ordine diverso da quello descritto e in tempi diversi per clienti e fornitori o gruppi di conti/clienti/fornitori e può essere ripetuta (i conti/clienti/fornitori già chiusi verranno ignorati). Con l'esecuzione di tali programmi vengono create nel V.E. le scritture di chiusura e nel nuovo esercizio le scritture di apertura (solo per i conti patrimoniali). N.B. Se la procedura si interrompe segnalando la mancanza di un codice cliente fornitore o conto, è sufficiente caricarlo e rilanciare la procedura senza dover ripartire dalle copie di backup. Al verificarsi di un qualsiasi altro errore sarà necessario contattare l'assistenza per le valutazioni necessarie e verificare la necessità di effettuare il ripristino degli archivi prima rieseguire la procedura. 8. Il programma di chiusura/apertura dei conti non effettua la rilevazione del risultato d'esercizio, operazione che va rilevata con autonoma scrittura contabile, utilizzando la causale ed i conti indicati nella "Tabella Parametri Chiusura Bilancio". Rilevazione dell'utile: Profitti e perdite(dare) a Utile d'esercizio (avere) oppure Rilevazione della perdita: Perdita (dare) a Profitti e perdite (avere). Dopo aver inserito manualmente tale scrittura in "Contabilità vecchio esercizio", "Inserimento prima nota" si deve rieseguire la "Chiusura/Apertura conti" per poter chiudere correttamente anche il conto "Utile di esercizio" o "Perdita di esercizio" movimentato. 9. Al termine delle operazioni di chiusura, la stampa dei bilanci dell'esercizio 2016 al (o alla data utilizzata per la chiusura) dovranno esporre i saldi di tutti i conti a zero mentre nei bilanci del 2017, i saldi dei conti patrimoniali devono comprendere il bilancio di apertura. N.B.: E' possibile controllare le sole scritture di chiusura/apertura dei conti eseguendo una stampa del brogliaccio di contabilità e selezionando zero come numero registrazione iniziale e finale. Nel caso in cui le scritture relative all'esercizio 2016 (V.E.) di assestamento e/o chiusura vengano inserite o generate con data 2017, per mantenere l'ordine cronologico, le stesse dovranno essere stampate sul giornale contabile o brogliaccio di prima nota solo insieme con le operazioni relative al nuovo esercizio e perciò solo dalle scelte del modulo "CONTABILITA' GENERALE', "Stampa giornale" o "Stampa Brogliaccio" e NON dal menù "CONTABILITA' VECCHIO ESERCIZIO". Pagina 8 di 8