In concomitanza con l apertura della nuova sede, avvenuta nel

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1 INFORMATICA SANITARIA Roberto Bentivegna Direzione Medica di Presidio, Azienda Ospedaliero- Universitaria S.Anna di Ferrara Alessandra Marchi Dipartimento ICT, Azienda Ospedaliero- Universitaria Maria Giorgetti Direzione Medica di Presidio, Azienda Ospedaliero-Universitaria La programmazione e la gestione informatizzata del percorso del paziente chirurgico nell Azienda Ospedaliero-Universitaria Luca Chiarini Dipartimento ICT, Azienda Ospedaliero- Universitaria S.Anna di Ferrara La struttura ha intrapreso un forte processo di rinnovamento dei percorsi organizzativi. In particolare il percorso del paziente chirurgico è stato completamente riplasmato, progettando la centralizzazione degli accertamenti preoperatori presso una struttura ospedaliera definita Cunico e prevedendo una procedura uniforme a tutte le Unità Operative chirurgiche di gestione delle liste di attesa e delle liste di programmazione operatoria In concomitanza con l apertura della nuova sede, avvenuta nel 2012, l Azienda Ospedaliero-Universitaria ha intrapreso un forte processo di rinnovamento dei percorsi organizzativi. In particolare il percorso del paziente chirurgico è stato completamente riplasmato, progettando la centralizzazione degli accertamenti preoperatori presso una struttura ospedaliera definita Cunico e prevedendo una procedura uniforme a tutte le Unità Operative chirurgiche di gestione delle liste di attesa e delle liste di programmazione operatoria. In maniera integrata rispetto alla ridefinizione organizzativa, è stato avviato un processo di informatizzazione che permetta di gestire a sistema tutto l iter di presa in carico del paziente. La razionalizzazione organizzativa del percorso del paziente chirurgico ha fornito un importante impulso al processo di informatizzazione della gestione del paziente. Anche la conformazione logistica del nuovo ospedale e l ampia disponibilità di infrastrutture di Rete ha notevolmente facilitato la diffusione a tutte le UU.OO. degli strumenti informatici che nella vecchia sede erano ad uso esclusivo di alcune. La nuova realtà Ospedaliera ha infatti portato delle novità indispensabili alla ridefinizione del percorso organizzativo e informatico: Una unica Piastra Operatoria da 18 sale già progettate e realizzate con tutta la infrastruttura tecnica necessaria (cablaggio interno, predisposizione di rete, monitor sanitari a parete,...) Wi-Fi disponibile in tutta la struttura 54 e-healthcare - n. 25 luglio/agosto 2013

2 Fig.1 La definizione del profilo pre-operatorio del paziente La creazione del CUNICO - centro unico preoperatorio adulti e pediatrico: un unico servizio aziendale che gestisce la programmazione degli accertamenti preoperatori per la chirurgia programmata Si è reso quindi necessario integrare ed adeguare i due principali sistemi informatici presenti in Azienda e coinvolti nel processo: il sistema informativo ospedaliero (Sap R3 con il verticale sanitario ISH di SapAG) ed il sistema specialistico delle sale operatorie (Ormaweb di Dedalus Spa). Tali adeguamenti hanno riguardato la gestione di una serie di informazioni nella Lista di Attesa di Reparto che sono funzionali: alla gestione da parte dei medici chirurghi delle UU.OO della richiesta informatizzata dei profili preoperatori (compilazione informatizzata della Scheda chirurgica per la individuazione degli esami properatori ) alla gestione delle richieste cliniche preoperatorie alla gestione dello stato di avanzamento della preparazione del paziente preoperatorio alla gestione del Rilascio all idoneità all intervento chirurgico L inserimento e la raccolta di queste informazioni nella funzione di gestione delle liste di attesa a sistema è funzionale ad eseguire il passaggio informatico delle stesse (in tempo reale ed in automatico) da Sap ad Ormaweb tramite una apposita integrazione realizzata per limitare l uso dei documenti cartacei tra i Reparti ed il Cunico stesso. Successivamente la gestione del paziente operatorio prosegue su Fig.2 La lista di attesa Ormaweb (scheda anestesista, programmazione delle sale operatorie, registro operatorio) per concludersi infine con il ritorno su Sap per la gestione della informazioni relative al percorso post-operatorio (alimentazione del riepilogo informatizzato delle documentazioni cliniche del paziente, il patient organizer di Sap, con il Registro Operatorio ) e la uscita del paziente dalle liste di attesa del reparto stesso. Il processo di gestione del percorso preoperatorio è strutturato nelle seguenti fasi: Inserimento del paziente in lista di attesa e prescrizione degli accertamenti preoperatori Gestione della preparazione preoperatoria Valutazione anestesiologica e rilascio dell idoneità all intervento chirurgico Programmazione liste operatorie Gestione intervento chirurgico INSERIMENTO IN LISTA D ATTESA E PRESCRIZIONE DEGLI ACCERTAMENTI PREOPERATORI Una volta posta indicazione per intervento chirurgico/procedura invasiva, è La lista di attesa così strutturata diventa lo strumento di condivisione delle informazioni cliniche tra tutti i professionisti che entrano in contatto con il paziente. Il paziente diventa quindi il vero centro di tutto il percorso di cura e-healthcare - n. 25 luglio/agosto

3 cura del Medico specialista inserire i nuovi pazienti nella lista d attesa di U.O. sul sistema SAP. Vengono inseriti: anagrafica del paziente classe di priorità (vedi normativa regionale) breve anamnesi tipo di anestesia necessaria per l intervento eventuali allergie/disabilità terapia in corso codice diagnosi ICD9-CM codice procedura ICD9-CM, eventuali note utili per gli altri professionisti che nel percorso prenderanno in carico il paziente (es.infermieri del Cunico o anestesisti). In seguito viene prescritto il il profilo di esami preoperatori compilando una check list specifica. In base al tipo di intervento viene scelto un profilo base pre-impostato. Poi la risposta alle domande anamnestiche presenti a video definisce il profilo pre-operatorio finale. Ad esempio, spuntando la casella Comparsa di problemi respiratori recenti, in automatico il profilo prevederà la richiesta di un RX Torace. Questo permette con facilità al clinico di definire in modo standardizzato la richiesta di esami preoperatori. GESTIONE DELLA PREPARAZIONE PREOPERATORIA: LA LISTA DI ATTESA INFORMATIZZATA La lista di attesa così strutturata diventa lo strumento di condivisione delle informazioni cliniche tra tutti i professionisti che entrano in contatto con il paziente. Il paziente diventa quindi il vero centro di tutto il percorso di cura. E possibile visualizzare a sistema i pazienti di tutta l Azienda presenti nelle liste di attesa. Le informazioni più importanti sono visualizzate nella schermata principale: anagrafica, classe di priorità, stato cioè in quale fase del percorso si trova il paziente (in lista, in carico al Cunico, idoneo ecc..) Fig.3 La visita anestesiologica pre-operatoria: inserimento dei dati generali del paziente Fig.4 La visita anestesiologica pre-operatoria: inserimento dei dati clinici del paziente 56 Un sistema di alert sviluppato secondo la logica del semaforo avvisa quando il paziente sta per sforare il tempo massimo previsto per la classe di priorità di appartenenza: questo permette ai clinici di avere sempre visivamente sotto controllo i pazienti che da più tempo sono in lista di attesa e per i quali è necessario programmare l intervento. Il CUNICO, a seconda delle classi di priorità indicate dalle UU.OO, prende in carico i pazienti e si occupa delle prenotazione/esecuzione degli esami necessari. Le prenotazioni degli esami vengono effettuate a sistema (SAP). Il CUNICO è quindi l interfaccia: con il chirurgo referente di U.O., con il quale concorda l elenco definitivo e la successione temporale dei pazienti da preparare con i Servizi, per la prenotazione degli accertamenti necessari entro i tempi previsti dalla priorità assegnata al paziente con il paziente, per tutte le comunicazioni relative all esecuzione dee-healthcare - n. 25 luglio/agosto 2013

4 Fig. 5 La Lista Operatoria gli esami e per le informazioni relative alla sua preparazione nel periodo precedente il ricovero con le UU.OO. di Anestesia e Rianimazione che provvedono alla presenza dei medici anestesisti nelle ore di apertura dell ambulatorio preoperatorio. Il percorso degli accertamenti preoperatori del paziente si completa possibilmente in giornata, garantendo: l esecuzione dei prelievi ematochimici il tracciato ECG l RX torace la valutazione anestesiologica Tutto viene tracciato a sistema dal Cunico sull applicativo lista di attesa, in modo da rendere trasparente a tutti i professionisti coinvolti lo stato di avanzamento di preparazione del paziente. VALUTAZIONE ANESTESIOLOGICA E RILASCIO ALL IDONEITÀ DELL INTERVENTO CHIRURGICO Quando il profilo preoperatorio lo prevede, dopo avere eseguito tutti gli accertamenti, il paziente viene inviato alla valutazione anestesiologica. Non è necessario inserire le anagrafiche, in quanto informazioni già inserite su SAP nel modulo lista di attesa e passate automaticamente a Ormaweb. L anestesista vede su Ormaweb l elenco dei pazienti da visitare nella giornata programmati dal Cunico: selezionandone uno, può procedere con la visita e la conseguente refertazione informatizzata. Sulla schermata dati generali inserisce le informazioni principali del paziente quali: ASA Previsione di ricovero in Terapia Intensiva (SI/NO) Nome dell anestesista che effettua la visita Previsione di perdita ematiche (SI/NO) Eventuali note Nella schermata dati clinici, semplicemente cliccando sul quadrato a lato delle condizioni cliniche che riscontra nel corso della visita, procede con la compilazione del referto. Alla fine della visita indicherà i seguenti stati del paziente: Idoneo all intervento Non idoneo all intervento Richiesta di ulteriori accertamenti Questa informazione, assieme al referto della visita, passa a SAP e permette il cambiamento di stato del paziente nella lista di attesa (es. da paziente in lista di attesa a paziente idoneo per l intervento ). Nel caso in cui l anestesista durante la visita evidenzi la necessità di ulteriori approfondimenti diagnostici, il CUNICO si occuperà delle relative prenotazioni e comunicazioni al paziente. Infine l anestesista può anche evidenziare nel referto eventuali richieste per il chirurgo, quali necessità di ricovero in Rianimazione/Terapia Intensiva al termine dell intervento, possibili difficoltà di intubazione o allergie al lattice che impongono un preciso ordine nella gestione della lista operatoria. PROGRAMMAZIONE DELLE LISTE OPERATORIE SETTIMANALI E GIORNALIERE Al termine della preparazione preoperatoria, dopo la visita anestesiologica, i pazienti in lista vengo indicati con lo stato idoneo. L U.O. può visualizzare su Ormaweb l elenco dei pazienti idonei all intervento. Da questo elenco verranno scelti i pazienti da inserire nella programmazione operatoria da compilare utilizzando lo strumento informatico. Sulla base dei criteri definiti dal Regolamento interno Aziendale della Piastra Operatoria, ogni referente di U.O. compila su Ormaweb entro le 14 del giovedì la programmazione operatoria della settimana successiva, indicando eventuali e-healthcare - n. 25 luglio/agosto

5 necessità di risorse, presidi o attrezzature particolari. Il Nucleo di Programmazione Aziendale della Piastra Operatoria verifica la congruità del programma e lo valida: questo diventa quindi disponibile per tutto il personale, sia della Piastra Operatoria per predisporre il materiale necessario sia delle Degenze per poter programmare gli accessi e l occupazione dei letti. Allo stesso modo deve essere definito il programma giornaliero, entro le ore 13 del giorno precedente. Tutto può quindi essere visualizzato a video da qualunque postazione aziendale e aggiornato in tempo reale, evitando movimenti cartacei o buchi di comunicazione. GESTIONE DELL INTERVENTO CHIRURGICO Il registro Operatorio viene compilato su Ormaweb. Sul sistema è presente una parte di competenza del chirurgo, una dell infermiere e una dell anestesista. Ogni figura professionale inserisce i dati di propria competenza. Per chiudere il registro è necessaria la convalida di tutte e tre le figure: una volta effettuata le convalide e chiuso il registro, questo viene passato su SAP andando ad alimentare la storia clinica del paziente. Sempre a sistema vengono inseriti tutti i tempi chirurgici: ad esempio, orario di ingresso in sala operatoria e orario di uscita. Questo permette alla Direzione Aziendale di sviluppare report ad hoc, ad esempio sull efficienza dell utilizzo delle sale. SUPERARE LA CARTA PER GESTIRE DATI E INFORMAZIONI L obiettivo è dichiarato: ribadire la centralità del paziente favorendo la riprogettazione dei processi assistenziali e attivando procedure predefinite di percorsi integrati e organizzati orizzontalmente. In questo contesto è stato sviluppato il progetto di sviluppo informatico, in stretta collaborazione fra ICT, Direzione Medica di Presidio e clinici: questo ha permesso di creare uno strumento fortemente calato nella realtà quotidiana, in grado di rispondere pienamente alle esigenze dei professionisti sanitari. I vantaggi sono evidenti: Diminuzione della gestione cartacea delle informazioni Condivisione facile e sicura di tutte le informazioni sul paziente Monitoraggio attento dei tempi di attesa Dimunizione del Rischio clinico Possibilità di elaborare statistiche, sia di interesse per il clinico (es. numero di interventi in un determinato periodo per una specifica patologia) sia per il management (es. analisi del controllo di gestione sui tempi operatori in rapporto alla casistica). L applicativo informatico diventa quindi un elemento chiave a supporto dei processi organizzativi, rendendoli gestibili con maggiore facilità. 58 e-healthcare - n. 25 luglio/agosto 2013