Strumenti di Project Management Cooperativo. PMI NIC Milano, 19 / 9 / 2008

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1 Strumenti di Project Management Cooperativo PMI NIC Milano, 19 / 9 / 2008

2 Queste le domande chiave a cui si cercherà di dare risposta Quali sono le caratteristiche principali di tali tecnologie e quali le soluzioni alternative a disposizione in funzione delle comunità chiuse/aperte cui sono destinate? Quali effetti possono avere sulla comunicazione di progetto e sul comportamento dei vari stakeholders coinvolti, in particolare dei clienti, sponsor ed enti esterni? Come si possono integrare agli strumenti più tradizionali di project management e a quelli di norma adottati per il riuso e la capitalizzazione della conoscenza? 2 Quali sono i meccanismi e le eventuali regole attraverso cui promuoverne l adozione, regolarne l utilizzo e garantirne l evoluzione nel medio - lungo periodo?

3 Agenda della giornata Registrazione dei partecipanti Walter Ginevri (VicePresidente PMINIC) - Benvenuto e presentazione dell'evento Stefano Morpurgo (Socio NIC e PM dell'evento) - Dal Web2.0 al Project Management 2.0: il mondo Open Source ed i principali strumenti disponibili Massimo Carnevali, Pina Civitella (SSI Comune BO) Utilizzo degli ambienti Moodle e ActiveCollab per facilitare la collaborazione fra i team di progetto Coffe Break Antonella Padova (Ernst & Young) - Organizzazione e strumenti per la gestione e la condivisione della conoscenza nell ambito dei progetti di consulenza Dicran Babayantz (IBMItalia) Caratteristiche dell'infrastruttura di cooperazione sviluppata internamente per la gestione di grandi progetti con team distribuiti Confronto, aperto a tutti i partecipanti, sui temi oggetto di presentazione Chiusura dell'evento

4 Dal Web2.0 al Project Management 2.0: il mondo Open Source ed i principali strumenti disponibili Stefano Morpurgo PMP PMI NIC Milano, 19 / 9 / 2008

5 Agenda Introduzione: cosa, come, perché Tassonomia e classificazione Panoramica degli strumenti Consigli ai naviganti Esperienze di vita vissuta 5

6 Una rivoluzione copernicana Il Web 2.0 ha spostato la produzione dei contenuti 6

7 dal centro alla periferia verso i cosiddetti prosumer, produttori e consumatori allo stesso tempo Forrester definisce il Web 2.0 così: A set of technologies and applications that enable efficient interaction among people, content, and data in support of collectively fostering new businesses, technology offerings, and social structures. 7

8 Un crescendo di variazioni Il Web 2.0 a cascata ha generato infiniti altri 2.0 Enterprise 2.0 Project Management 2.0 Ecc. 8

9 L Information Workplace In parallelo assistiamo alla nascita di un nuovo modo di organizzare la postazione di lavoro: An Information Workplace is the digital workplace of the future for all kinds of workers: traditional office workers, people who work primarily with other people, and people who work primarily with the physical world. Information Workplaces provide a seamless, guided, visual, role-based, contextual, multimodal, social and quick work experience. Information Workplace platforms provide content management, portals, collaboration, office productivity, dashboards, and learning. (Forrester) 9

10 Convergenza One of the major trends in the tech industry today is the adoption of Web 2.0 technologies such as blogs, wikis, podcasts, and RSS. While most of Web 2.0 technologies are evolutionary, it s the convergence of these technologies along with fundamental shifts in the nature of business, a changing workforce, and geopolitical and economic imperatives that can produce revolutionary breakthroughs. Already, we see that Web 2.0: Fosters fundamental changes in consumer behavior Enables business efficiency (Forrester) 10

11 Il problema Il PM come pivot del progetto, ma con il pericolo di diventare un collo di bottiglia Gli strumenti tradizionali di PM, un grosso aiuto sugli aspetti quantitativi ma non su quelli qualitativi La nascita del Web 2.0: un cambio di paradigma dove scompare la divisione tra produttori e fruitori di contenuti Nasce spontanea la domanda: possiamo usare gli strumenti del Web 2.0 nell ambito del Project Management? 11

12 Gli aspetti nascosti Una comunità Web 2.0 è una piazza, un luogo virtuale in cui su base volontaria - tutti raccontano a tutti Per contro, un progetto spesso ha degli aspetti delicati di riservatezza di cui bisogna tenere conto Ancora più difficile da gestire: la partecipazione non è volontaria, e la disponibilità di raccontare tutto a tutti non è affatto scontata C è dunque un trade-off da stabilire e - talvolta - da cercare di raggiungere 12

13 L utilizzo nel Project Management Il PMBOK accenna spesso agli aspetti relazionali e comunicativi: Coinvolgimento degli stakeholders La gestione della comunicazione nel gruppo di lavoro Il passaggio delle informazioni tra progetti attraverso lo strumento delle Lessons learned In una parola Collaborazione. In queste attività possiamo usare gli strumenti di collaborazione a patto che 13

14 Quando il PM 2.0? Cultura della condivisione Progetti piatti e sparsi : tanti partecipanti lontani nello spazio e nel tempo Situazioni fortemente dinamiche Project Manager e top management sponsor forti dell approccio 14

15 Consigli ai naviganti E una questione organizzativa, non tecnica Ambienti stabili? Controllo dei costi strategico? Cultura gerarchica? Se si, allora il PM 2.0 non va bene 15

16 Lo studio di NWM da parte di Forrester 16 Motivating Factors CEO Edward Zoe s strategy to open the windows and increase collaboration and communication across the enterprise. Build an institutional memory due to 1/3 of employees due to retire within 5 years. Usage: Blogs-i1616nternal and external RSS wikis (on a limited scale. Looking at vendors and solutions currently) podcasts (experimental) Compliance Issues Northwestern Mutual is in the highly regulated insurance industry. They developed a working team to ensure compliance. They ensure that corporate document retention policies are followed and have implemented tools to flag potentially unprofessional words or phrases. Security For blogging, Awareness implemented identity servers that manage who can log into and contribute content. Employee Adoption: Seeded with 8 respected employees blogs before opening it up to all employees Enlisted blogging evangelizers Benefits seen: Improvements in corporate communications Individual productivity Team productivity When we get to the meeting, we are a little more up to speed on issues we ve raised on the project blog and a little farther down the road on our thinking. It leads to greater productivity. (Tom Lemke, Manager of Communications Technology, Northwestern Mutual) Advice Establish blogging guidelines and best practices people feeling freedom to express their opinions at all levels and being encouraged to do that is easy in theory but is more difficult in practice. People do feel intimidated; they do feel vulnerable. It takes a long time to foster that kind of environment. Edward Zoe

17 Un tassello di una strategia più ampia Why Develop An Enterprise Collaboration Strategy? Start With Roles And Responsibilities, Not Technology The High-Level Collaboration Strategy Committee Generates The Plan The Executive Sponsor Lends Influence To Overcome Cultural Resistance The Cross-Functional IT Architecture Team Executes The Plan The Program Manager Coordinates It All Treat Your Collaboration Strategy As A Living Document Developing An Enterprise Strategy Is An Exercise In Collaboration organize a high-level collaboration strategy committee, identify an executive sponsor, create a cross-functional collaboration architecture team, and designate a program manager (Forrester) 17

18 Quanto PM 2.0? Cominciare con una comunità piccola e coesa. Sperimentare i tool e gli aspetti culturali Indirizzare le fasi più piatte e comunicative (la raccolta dei requisiti, la raccolta degli avanzamenti, i feedback dagli utenti, le lessons learned ) Estendere progressivamente 18

19 Le regole dell Enterprise 2.0 Three products in the social-software toolbox -- blogs, wikis and RSS -- have begun to gain traction inside companies. IT'S OK TO START SMALL Most Enterprise 2.0 projects start out modestly BROADER SUCCESS REQUIRES MANAGEMENT SUPPORT PICK THE RIGHT TOOL. Blogs are best for time-sensitive or time-stamped information, and for details that are best tied to a particular author Wikis work best for information that needs to last and be frequently revised, and where the information is more important than knowing who contributed. TRUST, BUT HAVE POLICIES (MICHAEL TOTTY) 19

20 La filosofia del PM 2.0 At the heart of the new project management (let s call it PM 2.0) is collaboration, and people now are defining a project as any work undertaken to achieve a business objective. When we start to think of projects as based on collaboration - instead of on control - a new approach to managing projects emerges. The need for shared insight and the ability to look across the board and see things holistically is at the forefront of PM 2.0. With insight and collaboration driving a project, people and businesses are accomplishing much more than when they relied on silos of information that were built around control and an adherence to traditional PM rules that fit work around a PM system, rather than the PM system fitting around the work. This shift in project management is similar to the change that took place in word processing. Whereas once you would hand a document or notes to someone for them to type up, we now have a variety of word processing tools that empower the people within an organization to take that responsibility themselves. However, this transition to PM 2.0 has not been seamless - organizations have been giving business people PM responsibilities without realizing they don t speak the language of the old PM. Today, businesses need to look to leaders within their organization who can drive toward a common business objective and are willing to collaborate to get there. Since teams are spread over so many different boundaries (geographic, organizational, objectives, etc.), collaboration becomes the key component to PM 2.0. (Chris Lynch of eproject) 20

21 Riconoscete l Agile? Leisa Reichelt is interested in the changes going on in project management and she calls these changes Social Project Management or Project Management 2.0. At Enterprise 2.0 Conference 2007, she gave a presentation on Social Project Management, where she pointed out several distinctive features of the new wave in the project management discipline. According to Leisa, they are: small teams, motivated people, limited planning, minimal scope, small projects, rapid release, responsiveness, iterations. Leisa noted that there are other ways to manage projects than ye olde fashioned waterfall methodology. According to her, these ways emerge in project management due to the penetration of social software into in the enterprise. 21

22 Modalità di interazione 22 Riemer, Kai, European Research Center for Information Systems (ERCIS), University of Münster, Leonardo-Campus 3, D Münster, Germany

23 Livelli di collaborazione 23

24 Elementi costitutivi della collaborazione 24

25 Nuvole di strumenti Il Web 2.0 è padre ed allo stesso tempo figlio di una grande varietà di tecnologie, strumenti e servizi, per la maggior parte gratuiti e spesso anche Open Source 25

26 Quali strumenti? Tante classi di strumenti: PM Tradizionale (WBS, Stime, Time Sheet, ) GDT ( Getting Things Done ) Wiki Blog RSS Forum Groupware Document Management Systems 26

27 THE MARKET FOR E- COLLABORATION SYSTEMS 27 Riemer, Kai, European Research Center for Information Systems (ERCIS), University of Münster, Leonardo-Campus 3, D Münster, Germany

28 Quadrante magico degli strumenti di collaborazione Il campo dei leader è ancora vuoto Grande varietà di strumenti, origini, modo di accesso, costo Un mondo in grande evoluzione 28

29 Open Source Software Software gratuito Liberamente modificabile da chiunque E Precede storicamente il web 2.0 ma ne condivide la filosofia (software dal basso ) L esempio di TrueCrypt 29

30 Open? Una scelta difficile Forte legame culturale con Web 2.0 Evolvono rapidamente ma altrettanto rapidamente possono morire Tendenza ad integrare e a favorire l integrabilità (anche con strumenti proprietari) Base installata talvolta molto ampia Possibilità di sviluppare moduli e personalizzazioni Costi nascosti Bisogna saper scegliere 30

31 Altri elementi distintivi Funzionalità Sicurezza e segregazione Piattaforma HW / SW Facilità e gradevolezza di uso Interfacciabilità Numero di progetti / numero di partecipanti Ampiezza della community 31

32 PM Classico dotproject PHProjekt ]Project-Open[ Zoho Project Condivisione di: Calendario Rubrica Task / Gantt / Pert Milestones Time sheet, budget, costi Files 32

33 PM Classico 33 dotproject

34 Tasks & Todo s / GDT Basecamp & Descendents ActiveCollab Project Pier OpenGoo GoPlan Wrike Condivisione di: Task & Milestones Files Messaggi / commenti Files Remember the Milk Trak 34

35 GDT ( Getting Things Done ) 35 projectpier

36 Wiki TWiki TikiWiki DocuWiki MediaWiki Condivisione di: Documentazione Manuali Glossari Testi strutturati 36

37 Wiki 37 TikiWiki

38 Blog WordPress WikyBlog MovableType Condivisione di: Opinioni dei singoli Resoconti Lessons learned 38

39 Blog 39 MovableType

40 RSS Condivisione (notifica) di: Aggiornamenti 40

41 Collaborative Text Writing Google Apps Social Text Zoho Writer Condivisione di: Testi brevi Lettere tipo Template 41

42 Collaborative Text Writing 42 Zoho Writer

43 Forum 43 phpbb

44 Document Sharing KnowledgeTree Owl Epiware Alfresco Condivisione di: Documenti Files 44

45 Groupware Group Office EGroupWare PHPGroupWare SimpleGroupware OpenGroupware Zimbra Scalix Condivisione di: Calendario Rubrica Task/To do Mail Schede progetto Files 45

46 Groupware 46 egroupware

47 Altri SugarCRM Moodle ioutliner FreeMind CRM Formazione Liste Mind Maps 47

48 Links Blog e articoli su PM 2.0: lapproccio-bottom-up.html Tools free online site for todos & tasks prodotto interamente italiano Meta

49 Domande? 49

50 Massimo Carnevali Titolo: Utilizzo degli ambienti Moodle e ActiveCollab per facilitare la collaborazione fra i team di progetto Contenuto: Introduzione di strumenti 2.0 nella gestione dei progetti informatici del Comune di Bologna, il percorso compiuto e la situazione corrente verranno presentati tramite alcuni esempi reali di progetti in corso 50

51 Antonella Padova Titolo : Organizzazione e strumenti per la gestione e la condivisione della conoscenza nell ambito dei progetti di consulenza. Contenuto: Breve introduzione a EY, l'approccio al PM, gli strumenti, i feedback ricevuti, il passaggio da PM a KM, le sfide future. 51

52 Maximiliano Ardigo' Titolo: Caratteristiche dell'infrastruttura di cooperazione sviluppata internamente da IBM per la gestione di grandi progetti con team distribuiti 52