Collegio Sindacale. Corso di Audit e Governance. Università degli Studi di Bergamo Dott. Stefano Mazzocchi

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1 Collegio Sindacale Corso di Audit e Governance Università degli Studi di Bergamo Dott. Stefano Mazzocchi L organo di controllo nei vari Modelli di governance Organo di controllo Modello tradizionale Modello monistico Modello dualistico COLLEGIO SINDACALE COMITATO PER IL CONTROLLO SULLA GESTIONE CONSIGLIO DI SORVEGLIANZA Chiamato "Comitato per il controllo interno e la revisione contabile" negli Enti di Interesse Pubblico (società quotate, emittenti titoli diffusi, ecc.) 1

2 Collegio Sindacale Modello tradizionale Collegio Sindacale nelle società per azioni non quotate Artt Codice Civile 2 Composizione (art c.c.) 3 o 5 Membri effettivi + 2 Membri supplenti Almeno 1 Membro effettivo e 1 Membro supplente Iscritti nel registro dei Revisori contabili Gli altri se non iscritti nel registro dei Revisori contabili, scelti tra Iscritti Albi professionali o Docenti di ruolo di materie economiche o giuridiche 3

3 Nomina e cessazione dall ufficio (art c.c.) La prima volta viene nominato nell Atto costitutivo, successivamente nominato dall Assemblea Ordinaria. Resta in carica per 3 esercizi e scade alla data dell Assemblea convocata per l approvazione del bilancio. Ad esempio, se un sindaco viene nominato il 23/04/2014 resterà in carica fino all approvazione del bilancio chiuso in data 31/12/2016 (presumibilmente aprile 2017). La cessazione ha effetto dal momento della ricostituzione del nuovo Collegio. 4 Presidenza (art c.c.) Il Presidente è nominato dall Assemblea. 5

4 Cause di incompatibilità (art c.c.) Non possono essere eletti e, ove eletti, decadono d'ufficio dalla carica: coloro che non possono essere nominati amministratori della SPA; coniuge/parenti/affini entro il quarto grado degli amministratori della SPA e/o di sue consociate; amministratori della S.p.A. e/o di sue consociate; coloro che sono legati alla società o ad altre società del gruppo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o prestazioni d'opera retribuita. 6 Indipendenza I sindaci devono svolgere l incarico con obiettività e integrità e nell assenza di interessi, diretti o indiretti, che ne compromettano l indipendenza. Le cause di ineleggibilità, decadenza e incompatibilità previste dalla legge sono dirette a garantire l indipendenza del sindaco, quale requisito indispensabile ai fini di un corretto esercizio delle funzioni di vigilanza affidate al Collegio Sindacale. 7

5 Indipendenza In generale, il requisito dell indipendenza deve soddisfare simultaneamente i due seguenti aspetti: INDIPENDENZA MENTALE il corretto atteggiamento professionale che induce il sindaco a considerare nell espletamento dell incarico solo gli elementi rilevanti per l esercizio della sua funzione escludendo ogni fattore ad esso estraneo; la condizione di non essere associato a situazioni o circostanze dalle quali un terzo informato, obiettivo e ragionevole trarrebbe la conclusione che la capacità del sindaco di svolgere l incarico in modo obiettivo sia compromessa. INDIPENDENZA FORMALE 8 Cessazione dei sindaci Le cause di cessazione dalla carica di sindaco sono: 1) SCADENZA DEL TERMINE (art c.c.): i sindaci restano in carica per 3 esercizi e scadono alla data di approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio dalla nomina. 9

6 Cessazione dei sindaci 2) SOSTITUZIONE (art c.c.): la sostituzione del sindaco è un'ipotesi possibile solo in caso di sua morte, rinuncia, decadenza. In tale eventualità entrano in carica i sindaci supplenti in ordine di età e tenuto conto che uno dei sindaci effettivi deve comunque essere un revisore iscritto all Albo. I supplenti restano in carica fino all'assemblea successiva, che provvede alla nomina sia dei nuovi sindaci effettivi che supplenti. 10 Cessazione dei sindaci Qualora i sindaci supplenti non siano in numero sufficiente per integrare il numero minimo statutario previsto, occorrerà invece convocare l'assemblea perché provveda in merito. In caso di sostituzione del Presidente del Collegio Sindacale il suo posto è preso dal sindaco più anziano fino all'assemblea successiva. 11

7 Cessazione dei sindaci 3) REVOCA (art c.c.): i sindaci possono essere revocati solo per giusta causa e con delibera assembleare approvata dal tribunale, sentito il sindaco in questione. 12 Retribuzione (art c.c.) La retribuzione annuale dei sindaci, se non è stabilita nello statuto, deve essere determinata dalla assemblea all'atto della nomina per l'intero periodo di durata del loro ufficio. 13

8 Riunioni del Collegio Il Collegio deve riunirsi almeno ogni 90 giorni, anche attraverso mezzi telematici (videoconferenza o altri mezzi equipollenti) se lo statuto lo consente. QUORUM COSTITUTIVO: il collegio è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei suoi componenti. QUORUM DELIBERATIVO: delibera a maggioranza assoluta dei presenti. 14 Riunioni del Collegio Il sindaco che, durante lo stesso esercizio, non partecipa a più di due riunioni del collegio sindacale decade dalla carica, salvo abbia giustificati motivi. Gli accertamenti eseguiti e le deliberazioni prese nelle riunioni dei sindaci devono risultare dal libro delle adunanze del collegio sindacale. Tale libro deve essere sottoscritto dagli intervenuti. 15

9 Responsabilità (art c.c.) Solidale con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica. Rispondono nei confronti della società, dei soci, del terzo danneggiato, dei creditori sociali. 16 Responsabilità (art c.c.) I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell'incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio. 17

10 Poteri (art bis c.c.) I sindaci possono in qualsiasi momento: procedere ad atti di ispezione e di controllo; chiedere agli amministratori notizie sulle operazioni sociali o su determinati affari; scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo e all'andamento generale dell'attività; avvalersi, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, di propri dipendenti ed ausiliari, al fine di svolgere specifiche operazioni di ispezione e di controllo. 18 Poteri I sindaci possono e devono denunciare al Tribunale irregolarità e violazioni compiute dagli amministratori che possono produrre un danno alla società 19

11 Doveri (art c.c.) I loro doveri sono: VIGILANZA in particolare circa: - l'osservanza della legge e dello statuto da parte della S.p.A. - rispetto dei principi di corretta amministrazione; - l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo, contabile della S.p.A. e il suo corretto funzionamento. 20 Che cosa si intende per principi di corretta amministrazione? Sono le regole del buon governo dell impresa: - Controllo preventivo delle condizioni di mercato. - Verifica dell adeguatezza della struttura operativa dell impresa. - Valutazione del tasso di rischio dell operazione. - Congruità dell utile sperato rispetto al volume degli investimenti. 21

12 Cosa deve considerare il Collegio nell esercizio della vigilanza sui principi di corretta amministrazione? Esempi: programmi di investimenti non coerenti concessioni di garanzie a terzi in misura eccessiva programmi di forte disinvestimento a prezzi non remunerativi esistenza di perdurante e rilevante squilibrio di tesoreria effettuazioni di operazioni con società situate in paesi a fiscalità agevolata operazioni con controparti non indipendenti vendite concentrate in un numero limitato di clienti assenza di procedure per la valutazione del fido a clienti 22 Doveri PRESENZA: i sindaci, a differenza dei revisori, hanno l'obbligo di assistere alle riunioni di: - Assemblea degli Azionisti - Consiglio di Amministrazione - Comitato Esecutivo Il sindaco che non presenzi all'assemblea degli Azionisti, oppure a due riunioni consecutive del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Esecutivo, senza giustificato motivo, decade dalla carica. 23

13 Doveri SOSTITUZIONE NEI COMPITI DEGLI AMMINISTRATORI (art c.c.) Il Collegio Sindacale deve convocare l'assemblea, qualora alternativamente: - gli amministratori non provvedano - se ravvisano fatti da rendere urgente la convocazione dell'assemblea 24 Doveri REVISIONE LEGALE DEI CONTI Nella società per azioni la revisione legale dei conti spetta ai sindaci solo nei casi in cui la società congiuntamente: - abbia adottato il modello tradizionale - non sia obbligata al consolidato - non faccia ricorso al mercato del capitale di rischio (non Enti di Interesse Pubblico) - non abbia optato per delegare la revisione legale a un revisore iscritto o ad una società di revisione attraverso ad esempio l'atto costitutivo 25

14 Modello tradizionale Società per azioni 26 Collegio Sindacale Rapporti Sindaci-Revisori Quando in una società ci sono entrambi gli organi, sindaci e revisori, quali sono i rapporti tra loro? Società non Enti di Interesse Pubblico art septies Il "Collegio Sindacale e i soggetti incaricati della revisione legale si scambiano tempestivamente le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti." 27

15 Rapporti Sindaci-Revisori negli Enti di Interesse Pubblico art.19 D.Lgs. 39/10 Obbligo di monitoraggio della revisione legale del bilancio e verifica della indipendenza dei revisori Le principali aree di attività del Comitato e l'interazione con i principi di revisione Monitoraggio della revisione legale Monitoraggio e verifica dell'indipendenza Acquisizione di informazioni sulla metodologia e strutturazione del lavoro di revisione Acquisizione di informazioni sull'indipendenza del revisore (art. 10, 10 bis, 10 ter, 10 quater, 17 D.Lgs. 39/10 e art. 6 Reg. 537/14) Conferma annuale dell'indipendenza Acquisizione di conferma sull'indipendenza del revisore in sede di acquisizione dell'incarico e di prosecuzione dello stesso NAS Approvazione preventiva dei servizi diversi dalla revisione (Non Audit Services NAS) ISA Italia 260 Comunicazione con i responsabili dell'attività di governance Two way ISA Italia 265 Comunicazioni delle carenze del controllo interno ai responsabili delle attività di governance ed alla direzione 28 Rapporti Sindaci-Revisori negli Enti di Interesse Pubblico art.19 D.Lgs. 39/10 Il revisore deve produrre una relazione aggiuntiva al Comitato per il controllo interno e la revisione contabile nel modello monistico rappresentato dal Collegio Sindacale nella quale spiega le modalità di svolgimento della revisione, i risultati, eventuali carenze significative nel controllo interno per l'informativa finanziaria, altre questioni aggiuntive interessanti per il Comitato. 29