Flussi informativi verso Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/01 e Responsabile Prevenzione della Corruzione e. - Modalità operative - Versione 1.

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1 Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile dell Prevenzione dell Corruzione e dell Trsprenz e L. 190/2012 Flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ Modlità opertive - Versione giugno 2016

2 DATA VERSIONE DESCRIZIONE CAP. /SEZ. MODIFICATI 30/06/ Stori del documento Redtto e pprovto d: DATA NOMINATIVO AREA/FUNZIONE 19/04/2016 Bud Alessndr Pnozzo Livi DIREZIONE/ STRUTTURA Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

3 Indice 1. INTRODUZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GLOSSARIO ED ACRONIMI 4 2. Mpptur dei Flussi Informtivi d invire OdV e D.Lgs. 231/01 e e L. 190/ Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

4 1. INTRODUZIONE 1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il Documento rppresent un sched di sintesi dei flussi informtivi verso l Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e il Responsbile Prevenzione dell Corruzione e dell Trsprenz e L. 190/2012, previsti dl Modello 231/01, dl e dlle diverse procedure ziendli, e h lo scopo di fornire un mpptur univoc di riferimento e d immedito ccesso. 1.2 GLOSSARIO ED ACRONIMI ACRONIMI OdV Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 Responsbile Prevenzione dell Corruzione e dell Trsprenz Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

5 2. Mpptur dei Flussi Informtivi d invire OdV e D.Lgs. 231/01 e e L. 190/2012 Come previsto e descritto dl Modello di Orgnizzzione, Gestione e Controllo e D.Lgs. 231/01 e dl Pino Triennle per l Prevenzione dell Corruzione, l OdV e il definiscono dei flussi informtivi essi destinti l fine di consentire lo svolgimento regolre delle proprie ttività di monitorggio e controllo. L sched llegt fornisce pertnto un documento di riferimento che rppresent schemticmente tutti i flussi informtivi che i diversi mittenti devono invire, con l indiczione dell reltiv tempistic e dell orgno cui vnno trsmessi. In merito si precis che le informzioni reltive ciscun flusso devono pervenire: - Per i flussi d entro 30 gg dl verificrsi dell stesso; - Per i flussi semestrli entro il 31 luglio (dti l 30 giugno) e il 31 gennio (dti l 31 dicembre). Flussi informtivi OdV Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

6 Flussi Informtivi d invire OdV/ ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Autorità di Vigilnz Autorità di Vigilnz Autorità di Vigilnz Autorità di Vigilnz Comuniczioni e/o Provvedimenti provenienti d qulsisi Autorità (es. di controllo, giudizirie, tributrie, mministrtive, ecc.), rilevnti i sensi del d.lgs. 231/2001 e/o dell legge 190/2012, ivi inclusi i verbli delle visite ispettive/ccertmenti e le snzioni/provvedimenti comminti Accordi/protocolli di vigilnz stipulti con le Autorità di Vigilnz informzioni in merito : - procedimenti penli che vedno coinvolti, sotto qulsisi profilo (es. testimoninz), i in rpporto ll'ttività lvortiv prestt o comunque d ess ttinente; - Informzioni in merito lle richieste di ssistenz legle inoltrte ll Società di dipendenti in cso di vvio di un procedimento penle crico degli stessi Segnlzioni inoltrte Consip d qulunque soggetto opernte qulsisi titolo per conto dell stess, in cso di vvio di procedimento giudizirio suo crico per uno dei retipresupposto e d.lgs. 231/2001 e/o rilevnti i sensi dell legge 190/2012 Comuniczione di ogni derog, violzione o sospetto di violzione rispetto lle modlità esecutive e/o comportmentli disciplinte dl dl /PTTI, dlle norme di legge in mteri, nonché dlle prescrizioni del Codice Etico Ricezione di omggi o vntggi di qulsisi ntur non compresi nelle fttispecie consentite Comuniczioni di situzioni di conflitti di interesse, nche potenzili, che possno interferire sulle cpcità decisionli dei singoli lterndo l funzionlità ziendle e gli interessi di ntur pubblic eventumente coinvolti del Modello/ del Modello/ del Modello/ Dipendenti Consip del Modello o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

7 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Informtiv su criticità riscontrte con rigurdo lle ttività di vigilnz sul Modello/ Codice etico Informtiv su criticità riscontrte con rigurdo situzioni di conflitto di interesse Informtiv su criticità riscontrte con rigurdo lle ttività di vigilnz svolte in tem di gestione delle informzioni riservte, se rilevnte i sensi del Richieste illecite subite dl personle d prte di funzionri dell Pubblic Amministrzione e non, ecc. Informtiv su criticità riscontrte con rigurdo lle ttività di vigilnz sul I risultti del risk ssessment, redtto dll funzione IA i fini dell definizione del Pino nnule di udit I risultti del risk ssessment e d.lgs. 231/01, lddove rilevnti i fini dell legge nticorruzione I risultti del risk ssessment 1legge 190/2012 lddove rilevnte i fini del d.lgs. 231/01 I risultti del risk ssessment e legge 262/2005, lddove rilevnti i fini del d.lgs 231/01 e dell legge 190/2012 Il pino nnule di udit pprovto dl Consiglio di Amministrzione Il pino nnule dei controlli del L relzione semestrle di udit, lddove rilevnte i fini di qunto disposto dl d.lgs. 231/01 e/o dell legge 190/2012 Segnlzione del collegio sindcle rilevnti i sensi dei d.lgs. 231/01 e L. 190/2012 Report sui controlli/udit effettuti dlle strutture ziendli dell Società nell'mbito dell loro ttività di controllo (Report funzione IA, Dirigente Preposto, /RT, Qulità) L relzione semestrle del / RT OdV OdV OdV del Modello IA OdV Dirigente Preposto o OdV e IA Annule Annule IA Collegio Sindcle IA / RT Dirigente Preposto Responsbi le Qulità / RT Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

8 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Orgni societri Orgni societri Orgni societri Orgnizzzio ne e processi Orgnizzzio ne e processi Orgnizzzio ne e processi L relzione semestrle del Dirigente Preposto L'informtiv reltiv ll'vvio di indgini dirette d ppurre ed eventulmente snzionre il mncto rispetto dei principi di comportmento e dei protocolli previsti dl Modello/, nonché l'informtiv sulle eventuli snzioni irrogte Le comuniczioni venti rilevnz i fini dell'ttuzione del Modello/, provenienti dll società di revisione, dl Collegio sindcle o dll Corte dei conti Sintesi delle delibere del CdA Comuniczioni riferit modifiche dello sttuto Approvzione del bilncio di esercizio L'informtiv reltiv ll'emnzione ovvero ll'ggiornmento di procedure/processi opertive ziendli L'informtiv reltiv ll'introduzione di (i) le modifiche dell'ssetto orgnizztivo; (ii) le modifiche lle responsbilità delle singole funzioni ziendli L'informtiv reltiv i mutmenti del perimetro delle ttività svolte dll Società, frutto di un nuov normtiv e/o dettti d ccordi con Amministrzioni/Enti Nomin delle seguenti figure: RSSL, Subdelegto, RSPP, Medico competente Documentzione costituente il Sistem Sicurezz (redzione ggiornmento) Segnlzioni trsmesse dll lle funzioni ziendli competenti, in merito ll eventule necessità di ggiornre il corpus documentle del Sistem Sicurezz in considerzione di novità normtive intervenute in mteri Ricezione dell dichirzione sul corretto espletmento delle ttività connesse ll'ggiornmento e ll'ttulità del DVR e ll redzione dei DUVRI. DP DRUOS / SSOS/ DAC Segreteri e Supporto Orgni Societri Segreteri e Supporto Orgni Societri Segreteri e Supporto Orgni Societri DRUOS DRUOS / DPPA / DPRPA AD/ RSSL DRUOS Aer Affri Societri ed Evoluzione Normtiv le Annule RSSL - RSPP Annule o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

9 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Gestione sede Gestione sede Gestione sede Gestione sede Necessità di ggiornmento del documento di Vlutzione dei rischi Mnct indiczione dei RLS Report Annule RSSL: Nomine ddetti l servizio di prevenzione e protezione Nomine ddetti l primo soccorso, prevenzione incendi ed evcuzione Informtiv sulle ttività di formzione Attestzione ttività di sorveglinz snitri Attestzione controlli impinti Attestzione controlli ntincendio Attestzione ttività di esercitzioni ntincendio Attestzione ttività di gestione dell segnletic Attestzione ttività di controlli periodici delle dotzioni di sicurezz e dei presidi di primo soccorso Elenco Non conformità individute e reltive zioni correttive implementte con llegti: Verble di incontro nnule e Report RSSL Modulo Rilevzione non conformità Verifiche effettute dl RSPP Infortuni con prognosi mggiore di 3 gg, mortli, in itinere Richieste di ccesso per personle esterno fuori dll'orrio di lvoro, non munito di bdge, ccompgnto d personle ziendle diverso d quello pprtenente ll funzione Gestione Sede Comuniczione di furto/smrrimento PC porttile Comuniczione di furto di sset informtico diversi dl PC porttile (es. kit firm digitle) Furti di sset ziendli (es. beni in mgzzino) RSSL - RSPP RSSL RSSL Annule RSSL RSPP DRUOS Direttore responsbil e Are Stndrd, Sicurezz e Sistemi Informtivi Assegntri o del bene Are Gestione Sede e Servizi ziendli/ del modello / Annule o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

10 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio 46 Sicurezz informtic 47 Firm digitle Bilncio di esercizio e movimentzi oni finnzirie Segnlzione di tutti i csi in cui riscontrino nomlie dei sistemi informtici (dlle quli possno evincersi ccessi o tenttivi di ccessi busivi, dnneggimenti, violzione delle procedure IT, cncellzione dei dti, ecc.) e/o incidenti informtici, ivi incluse le comuniczioni di chiusur degli stessi Con rigurdo ll firm digitle: - Scnsione richiest di emissione del certificto dell firm digitle con le reltive firme; - Richiest rinnovo del certificto dell firm digitle - Rittivzione certificto sospeso - Revoc/sospensione del certificto di firm digitle Elenco ftture pgte prim dell scdenz con motivzione Notizie reltive l rilscio di dichirzioni e/o trsmissione informzioni non veritiere, eventulmente in collusione o beneficio di fornitori privti, specie se nell'mbito dei processi connessi con l rilevzione delle esigenze dell PA Notizie reltive qulsisi pressione indebit o richiest di trttmenti di fvore verso prtecipnti ll gr, situzioni di privilegio o conflitti di interesse di qulsisi tipo intervenuti nell'mbito dello svolgimento di un procedur di gr. Qulsisi situzione di conflitto rispetto gli interessi pubblici dell Società o delle Amministrzioni per conto delle quli un gr è indett. Convoczione commissioni di gr Ricezione schede compilte di segnlzione presenz/ssenz incomptibilità/conflitto interessi e tto di nomin sottoscritto o meno di commissri Comuniczione dell coincidenz figure del RdP e Presidente commissione di gr Ricorso commissri esterni cus di crenz di risorse Consip per l costituzione di Commissioni di Gr Derog motivt i criteri di rotzione per nomin commissri interni e RdP Are Stndrd, Sicurezz e Sistemi Informtivi Segreteri di Direzione DAC Dipendenti Consip Commissri di Gr Commissri di Gr UTG Segretrio di gr Direttore Sourcing di riferimento Direttore Sourcing di riferimento Direttore Sourcing di riferimento trimestr le o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

11 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Subpplto 64 Subpplto Controlli utodichirz ioni Controlli utodichirz ioni Inconferibilit à/incomptib ilità Inconferibilit à/incomptib ilità Accettzione di plichi di gr non integri o dnneggimenti successivi ll'ccettzione Informzioni su ogni eventule violzione dei principi e delle procedure reltive ll gestione dell corrispondenz e dell ricezione di plichi contenenti le offerte di gr e/o le domnde di prtecipzione Report sugli cquisti sottosogli Report precontenzioso e contenzioso riferiti lle procedure di gr/ indiczione esito se noto Trtttiv dirett con un solo fornitore, nell mbito di un procedur negozit sopr sogli senz pubbliczione di bndo di gr Gre revocte o nnullte Report con l'evidenz di tutte le richieste di utorizzzione l subpplto pervenute nel semestre di riferimento e del reltivo esito (n. utorizzzioni e n. dinieghi - n. utorizzzioni tcite). Report con l'esito dei controlli mministrtivo-contbili effettuti sulle società utorizzte l subpplto nel semestre di riferimento Report con l'esito delle e D.P.R. 445/01 sull veridicità delle utodichirzioni fornite dlle società ggiudictrie delle gre d'pplto, utorizzte l subpplto nel semestre di riferimento, dlle imprese bilitte l MEPA e dlle imprese bilitte llo SDAPA Eventuli nuove modlità di cmpionmento utilizzte per l verific dell permnenz degli stti dichirti in costnz di vlidità del contrtto/convenzione dgli ggiudictri nonché dlle eventuli imprese subpplttrici Comuniczione sull situzione di inconferibilità e d.lgs 39/13 emers crico di membri CdA/sindci/collbortori/Dirige nti e sulle zioni intrprese dll Società i sensi del Informtiv su segnlzione effettut d ANAC/AGCM/CdC in cso di violzioni i sensi dell'rt. 15, comm 2, dlgs 39/13 UTG del Modello Are Acquisti sottosogli DSSU/ DSICT DSSU/ DSICT UTG UTG UTG SSOS / DRUOS / le le le le le: Gennio, Luglio le: Gennio, Luglio le: Gennio, Luglio o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12

12 ID Ctegori Descrizione flusso Resp. invio Inconferibilit à/incomptib ilità Inconferibilit à/incomptib ilità Revolving doors Revolving doors Revolving doors Incrichi etristituzio nli Comuniczione sull situzione di incomptibilità e d.lgs 39/13 emers crico di membri CdA/Dirigenti e sulle zioni intrprese dll Società i sensi del Informtiv su criticità rilevte nell'ttività di vigilnz reltiv ll situzione di inconferibilità e/o inconferibilità e d.lgs 39/13 emers crico di membri CdA/sindci/collbortori/Dirige nti e sulle zioni intrprese dll Società i sensi del Comuniczione su sussistenz cus di incomptibilità di cui ll'rt. 53, c. 16-ter, dlgs 165/2001 rilevt crico di dirigenti / mministrtori ed zioni intrprese Comuniczione su sussistenz cus di incomptibilità di cui ll'rt. 53, c. 16-ter, dlgs 165/2001 rilevt crico dei prtecipnti lle inizitive indette dll Società e zioni intrprese Informtiv su criticità rilevte nell'ttività di vigilnz reltiv ll sussistenz cus di incomptibilità di cui ll'rt. 53, c. 16-ter, dlgs 165/2001 rilevt crico di: - dirigenti / mministrtori ed zioni intrprese - prtecipnti lle inizitive indette dll Società e zioni intrprese Richiest utorizzzione/comuniczione incrichi etr istituzionli titolo oneroso e grtuito SSOS / DRUOS / DRUOS / SSOS AD / DRUOS o OdV e Modlità Opertive per invio flussi informtivi verso Orgnismo di Vigilnz e D.Lgs. 231/01 e Responsbile Prevenzione dell Corruzione e Trsprenz e L. 190/ di 12