UNIVERSITÀ DEL PIEMONTE ORIENTALE A. AVOGADRO Alessandria, Novara, Vercelli SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

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1 UNIVERSITÀ DEL PIEMONTE ORIENTALE A. AVOGADRO Alessandria, Novara, Vercelli SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO RELAZIONE SULL ATTIVITA DELL UFFICIO DI SUPPORTO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO ANNO 2011 a cura dell Ufficio di supporto del Sistema Bibliotecario di Ateneo dott.ssa Chiara Zara Novara, giugno 2012

2 Indice Abstract p Attività svolte secondo le funzioni definite dalla CAB (22/06/2006) p Altre attività p Obiettivi futuri e ipotesi di sviluppo p. 7 Abstract In questa relazione viene presentato un consuntivo dell attività svolta dall Ufficio di supporto del Sistema Bibliotecario durante il Come già rilevato nelle relazioni elaborate negli anni precedenti, la CAB nella seduta del 22 giugno 2006 ha indicato una serie di funzioni proprie dell Ufficio. La relazione presenta quindi prima di tutto il lavoro svolto seguendo l elenco di tali funzioni e fornendo alcune considerazioni generali sull andamento delle attività durante l anno considerato. Prosegue poi con l illustrazione di tutte le attività che sono state realizzate nello stesso periodo ma che non possono essere direttamente ricondotte ai punti precedenti. La relazione si conclude con una riflessione su una serie di obiettivi e una possibile linea di sviluppo delle attività per il futuro. 2

3 1. Attività svolte secondo le funzioni definite dalla CAB (22/06/2006) Queste sono le attività svolte dall Ufficio durante il 2011 in relazione alle funzioni definite dalla CAB (seduta del 22 giugno 2006). 1.1 Gestione rapporti tra il Sistema Bibliotecario di Ateneo / la Commissione di Ateneo per le Biblioteche e gli uffici dell Amministrazione dell Ateneo La collaborazione con gli altri Uffici dell Ateneo si è ormai consolidata e riguarda la gestione di attività attinenti il Sistema Bibliotecario e relative all attuazione delle deliberazioni della Commissione Biblioteche. Pur essendo coinvolti vari uffici dell Ateneo, la collaborazione è stata più continuativa e costante con: - l Ufficio Bilancio per le procedure amministrative e contabili necessarie alle acquisizioni e ai rinnovi degli abbonamenti delle risorse elettroniche; - l Ufficio Economato, per le procedure relative ai rinnovi di alcune forniture di servizi (es. software statistico SimonLib e contratto CSI Piemonte); - l Ufficio del personale, per l organizzazione dei corsi di formazione per il personale delle Biblioteche; - l Ufficio Servizi agli studenti e progetti per la didattica, per la corrispondenza relativa alla gestione del progetto di servizio civile Porte aperte in biblioteca e dei volontari; - l Ufficio legale per le procedure relative alle nomine e alle sostituzioni di componenti della Commissione Biblioteche Rapporti SBA-CRUI, SBA-Regione Piemonte, ecc. I rapporti fra il Sistema Bibliotecario ed altri enti e istituzioni esterni sono stati condotti con le modalità già avviate negli anni scorsi. Anche in questo caso si tratta sostanzialmente della gestione di corrispondenza per attività attinenti il Sistema Bibliotecario e per le necessità di attuazione delle decisioni della Commissione Biblioteche. In particolare l Ufficio ha provveduto a mantenere i contatti con: - la Segreteria CARE e la Segreteria CRUI per la gestione di alcuni contratti di banche dati e risorse elettroniche (rispettivamente contratto Elsevier e contratto per l accesso alle banca dati Scopus); - il Comune di Vercelli per la gestione dei volontari di servizio civile in relazione al progetto Porte aperte in biblioteca ; - il CSI Piemonte per comunicazioni riguardanti SBN-Adabas e SBN-web. 1.3 Rapporti CAB-Cilea (punto di raccordo per corrispondenza, pratiche contabili e amministrative) Il settore di attività relativo alla gestione delle risorse elettroniche cofinanziate, e quindi alla gestione dei rapporti non solo con il Cilea ma anche con tutti gli altri fornitori coinvolti, continua ad essere preponderante, in particolare negli ultimi mesi dell anno. Le attività svolte sono quelle già definite negli anni scorsi, e più precisamente: - gestione della corrispondenza con il Cilea e gli altri fornitori - acquisizioni e rinnovi degli abbonamenti delle risorse elettroniche cofinanziate: 3

4 richiesta e raccolta dei preventivi presso il Cilea e presso altri fornitori, controllo delle condizioni e dei costi, controllo delle scadenze e richiesta rinvii, gestione dei buoni d ordine, collaborazione con l Ufficio Bilancio e l Economato per le procedure amministrative e contabili necessarie; - gestione del tabellone delle risorse elettroniche: aggiornamento periodico dei dati, monitoraggio della spesa e delle variazioni rispetto alle previsioni iniziali, elaborazione di proposte per la ripartizione delle quote a carico delle singole biblioteche; - elaborazione della previsione di bilancio per il 2012 con l utilizzo dell applicativo Web Monitor per l inserimento online dei dati; - verifica dei malfunzionamenti e dei temporanei problemi di accesso alle risorse elettroniche, inoltro al Cilea e agli altri fornitori delle segnalazioni provenienti dalle singole biblioteche; - gestione dei trial di risorse elettroniche; - partecipazione alle attività del Comitato degli utenti della Cilea Digital Library Gestione di un settore licenze che raccolga, diffonda e verifichi il rispetto di quanto previsto dalle licenze sottoscritte dal Magnifico Rettore in merito alle banche dati cofinanziate dall Ateneo L Ufficio ha continuato l aggiornamento dell archivio delle licenze, fornendo informazioni sulle clausole e le condizioni contrattuali secondo le necessità delle Biblioteche e della CAB Gestione di un settore statistiche che periodicamente raccolga i dati inviati dal Cilea e a fine anno supporti la Commissione nella redazione della Relazione Annuale, statistiche riguardanti la qualità e la produttività dei servizi bibliotecari, raccordo per indagini di customer satisfaction Anche nel 2011 le attività comprese in questo settore hanno avuto uno sviluppo significativo e hanno impegnato l Ufficio per una parte considerevole di tempo. Sono state portate avanti attività già avviate negli anni precedenti quali: - compilazione della tabella ministeriale annuale sulle biblioteche su richiesta dell Ufficio Statistiche dell Ateneo; - raccolta ed elaborazione dei dati di utilizzo delle risorse elettroniche; - redazione della relazione annuale sulle statistiche d uso delle risorse elettroniche (anche per il 2011 una versione ridotta di questa relazione è stata allegata alla relazione del primo semestre sull andamento del progetto di finanziamento della Compagnia di San Paolo); - raccolta dati statistici relativi allo SBA; - collaborazione alla raccolta dei dati sulle biblioteche (servizi, spese, patrimonio bibliografico, ecc.); - fornitura di dati statistici su richiesta di altri uffici dell Ateneo. L Ufficio ha inoltre proseguito l utilizzo del software statistico SimonLib per l inserimento dei dati relativi al Sistema Bibliotecario e alle risorse elettroniche. Inoltre sono stati compilati i questionari inviati dal gruppo CARE Indagine E-book 2011 e Indagine e-book Reader

5 Nel corso del 2011 l Ufficio ha poi svolto la funzione di referente di Ateneo per la rilevazione dei dati statistici della Terza indagine nazionale GIM Si è quindi occupato in particolare della compilazione del questionario relativo allo SBA, ha collaborato con le Biblioteche per la raccolta e l inserimento dei dati del questionario relativo a queste ultime, ha mantenuto i necessari contatti con i responsabili dell indagine nazionale. A completamento delle attività previste nel punto 1.5, nel 2011 è stata infine attuata un indagine di customer satisfaction relativa all utilizzo e al gradimento da parte degli studenti delle risorse elettroniche cofinanziate. In collaborazione con i colleghi della Biblioteca di Scienze MFN e con alcuni volontari del Servizio Civile, l Ufficio ha progettato e realizzato un questionario che è stato poi distribuito presso tutte le Biblioteche dello SBA. L Ufficio ha inoltre iniziato l elaborazione dei dati forniti con i questionari e la redazione di una relazione illustrativa dei risultati ottenuti Gestione di un settore riguardante il personale di biblioteca e la formazione, in attuazione di quanto deliberato dalla Commissione in materia L Ufficio ha svolto anche nel 2011 alcune attività a supporto dell organizzazione del corso di formazione per il personale delle Biblioteche Da RICA a REICAT: continuità e innovazione". In particolare ha collaborato alla raccolta delle preferenze sugli argomenti da trattare e sulle modalità di svolgimento del corso Gestione di un settore che curi le convenzioni con altri atenei/enti per la gestione dei servizi bibliotecari sul territorio. In questo settore l attività dell Ufficio non è ancora a livello ottimale anche se ha avuto un certo sviluppo rispetto agli anni precedenti. L Ufficio ha infatti collaborato in generale alla discussione del progetto di cooperazione con l Università di Torino sul software gestionale e le risorse elettroniche e della bozza di "Convenzione per la reciprocità dei servizi bibliotecari. L Ufficio ha inoltre provveduto a mantenere la collaborazione con la sezione piemontese dell Associazione italiana Biblioteche, in particolare nell ambito dell organizzazione del seminario Pubblicazioni ad Accesso Aperto: modelli economici alternativi, sostenibilità e vantaggi per i fruitori" (Vercelli, 28 ottobre 2011) Gestione di un settore di raccordo per le funzioni di reperimento fondi e bandi europei riguardanti le biblioteche Questo settore continua ad essere poco sviluppato e viene messo in secondo piano dalla necessità di seguire altre attività di maggiore urgenza e di ordinaria amministrazione. L Ufficio ha provveduto alla stesura delle relazioni semestrali sull andamento del progetto di finanziamento delle risorse elettroniche della Compagnia di San Paolo Funzioni di segreteria della CAB: verbali, protocollo atti, smistamento corrispondenza, gestione ordini sui fondi della Commissione L Ufficio ha svolto le funzioni di segreteria della CAB secondo le modalità già avviate negli anni precedenti. Ha quindi continuato le seguenti attività: prenotazione della sala per le 5

6 riunioni della Commissione, collaborazione alla stesura dell ordine del giorno, partecipazione attiva alle riunioni, redazione e invio agli uffici dell Ateneo competenti dei verbali e degli estratti, protocollo di atti e documenti. Come per gli anni precedenti, non vi sono state attività attinenti alla gestione di ordini in quanto la CAB non ha avuto fondi appositi. 2. Altre attività Anche nel 2011 il lavoro dell Ufficio non si è esaurito nelle attività riconducibili ai settori finora analizzati e previsti a suo tempo dalla Commissione Biblioteche. Altre attività si stanno consolidando e acquistano sempre più importanza in un ottica di sviluppo e di miglioramento del Sistema Bibliotecario nel suo complesso. Queste attività, svolte dall ufficio in autonomia o in collaborazione con i colleghi delle Biblioteche, possono essere ricondotte a due settori fondamentali: - supporto al miglioramento e allo sviluppo dei servizi agli utenti - comunicazione e promozione del patrimonio documentario e dei servizi. 2.1 Open Access L Ufficio ha proseguito la partecipazione alle iniziative del gruppo di lavoro sul tema dell Open Access. 1 In particolare ha collaborato alle seguenti attività: - partecipazione alle riunioni del gruppo di lavoro; - stesura della relazione finale sull organizzazione e i risultati del seminario 2010 "Accesso aperto alla letteratura scientifica: esperienze, opportunità, prospettive"; - articolo proposto a Biblioteche Oggi sul questionario Indagine sulla costituzione di un Archivio istituzionale di Ateneo per la libera diffusione dei risultati scientifici. Conoscenza, utilizzo, gradimento (distribuito nel corso del 2010); - elaborazione della proposta di inserimento nel nuovo Statuto dell Ateneo della clausola sull open access secondo le raccomandazioni del gruppo di lavoro della CRUI; - progettazione e realizzazione della newsletter UpOA News ; - organizzazione del seminario Pubblicazioni ad Accesso Aperto: modelli economici alternativi, sostenibilità e vantaggi per i fruitori", in occasione della Settimana internazionale dell Open Access (28 ottobre 2011); - elaborazione dell intervento al seminario sopra citato dal titolo Tra modelli economici (in)sostenibili ed esperienze di Open Access: situazione attuale e prospettive del Sistema Bibliotecario dell'università del Piemonte Orientale ; - inizio dello studio per la definizione di soluzioni per la valorizzazione e la consultabilità delle tesi di dottorato. 2.2 Progetto di servizio civile Durante il 2011 nelle Biblioteche dello SBA hanno prestato servizio 6 volontari del Servizio civile nazionale in relazione al progetto Porte aperte in biblioteca. Alcuni volontari (in particolare i giovani in servizio presso la Biblioteca di Medicina e di Scienze MFN) hanno inoltre collaborato ad alcune attività promosse dall Ufficio nel corso dell anno. 1 Il gruppo di lavoro sul tema dell Open Access, costituitosi ad aprile 2010 con l approvazione della CAB, è composto da 6 bibliotecari: Silvia Bello, Laura Buffa, Lara Moretta, Rosa Romeo, Luca Tenconi, Chiara Zara. 6

7 L Ufficio ha quindi svolto nuovamente il ruolo di punto di raccordo con il Comune di Vercelli per la raccolta e il controllo della documentazione mensile dei volontari e per l invio delle comunicazioni a questi ultimi e ai colleghi operatori locali di progetto. L Ufficio ha poi collaborato alle seguenti attività: - organizzazione della giornata di formazione per i volontari su argomenti di interesse comune a tutte le Biblioteche, tenutasi a Vercelli il 9 febbraio 2011; - elaborazione del modulo La comunicazione e la pubblicizzazione dei servizi (strumenti cartacei e online, corsi, ecc.) per la giornata di formazione citata; - stesura di una parte del rendiconto finale del progetto. L Ufficio ha inoltre partecipato alle riunioni periodiche di monitoraggio del progetto, organizzate dal Comune di Vercelli e dagli uffici dell Ateneo. 2.3 Comunicazione e promozione Nell ambito di questo settore l Ufficio ha proseguito attività già avviate negli anni precedenti e ha realizzato nuove iniziative. Si possono quindi ricordare le seguenti attività: - aggiornamento delle pagine web dello SBA, in particolare della sezione SBA News (per l inserimento periodico di notizie e comunicazioni riguardanti il Sistema Bibliotecario nel suo complesso: eventi, riunioni CAB, giorni di chiusura delle Biblioteche, trial, ecc.) - revisione di alcune sezioni del sito SBA (in particolare Risorse elettroniche e Servizio civile nazionale ); - progettazione e realizzazione di brochure informative sui servizi offerti dalle Biblioteche e sulle risorse elettroniche (in collaborazione con i colleghi della Biblioteca di Scienze MFN e con alcuni volontari SCN): Guida alle risorse elettroniche, SBA Attività e servizi, SBA Attività e servizi per la ricerca (in occasione della Notte dei ricercatori, 23 settembre 2011); - revisione del testo relativo allo SBA per la guida studenti su richiesta dell Ufficio Orientamento. L ufficio ha infine collaborato con le colleghe della Biblioteca di Medicina per realizzazione delle iniziative in occasione della Notte dei ricercatori. la 3. Obiettivi futuri e ipotesi di sviluppo In linea generale l attività dell Ufficio si è svolta nel corso del 2011 da una parte secondo linee di continuità con gli anni precedenti e dall altra con iniziative di sviluppo e di approfondimento. Alcuni dei settori a suo tempo individuati dalla CAB sono ormai consolidati e sono da ritenersi, in modo ancora più deciso, funzioni ordinarie dell Ufficio. Questo vale naturalmente per la gestione delle risorse elettroniche cofinanziate, così come per la funzione di segreteria della CAB, ma ormai anche la raccolta e l elaborazione di dati statistici stanno assumendo un peso sempre maggiore nell ambito delle attività dell Ufficio. Permane anche per il futuro l esigenza di ottimizzare le funzioni di routine al fine di poter impiegare il tempo rimanente per potenziare il più possibile le attività più innovative e finora non compiutamente attuate. Tenuto conto delle attuali risorse dell Ufficio, è comunque inevitabile che alcune attività non possano essere condotte con quel livello di approfondimento che sarebbe auspicabile e che è evidente in altre realtà interne ed esterne all Ateneo. L esperienza degli ultimi anni induce però a ritenere preferibile cercare di porre in atto nuove iniziative anche in modo non ottimale piuttosto che rinunciarci del tutto. 7

8 A questo proposito si è rivelata particolarmente significativa la collaborazione sia con altri colleghi delle Biblioteche (per le attività del gruppo di lavoro sull open access, ad esempio, ma anche per la realizzazione del questionario di gradimento delle risorse elettroniche) sia con alcuni giovani volontari del servizio civile nazionale. Solo con questa collaborazione, infatti, è possibile portare avanti delle attività complesse e innovative oltre che dare un senso più compiuto all espressione Sistema Bibliotecario. L attività dell Ufficio si è finora realizzata più nell ambito interno all Ateneo, con uno sviluppo anche della collaborazione con altri uffici dell Amministrazione oltre che ovviamente con le Biblioteche. Pur non essendo del tutto assenti (si veda ad esempio la collaborazione con l AIB), hanno invece avuto un peso minore le iniziative di collaborazione e cooperazione con altri enti e associazioni esterni. Nonostante i significativi progressi, anche in Ateneo la visibilità del Sistema Bibliotecario non ha ancora raggiunto un livello soddisfacente e quindi anche su questo fronte, come su altri già individuati, le possibilità di miglioramento presentano margini decisamente ampi e interessanti. Gli obiettivi individuati nella precedente relazione sono stati raggiunti solo parzialmente ed alcuni di questi vanno quindi ribaditi. Rispetto agli obiettivi che erano stati indicati nella relazione 2010, è stata certamente conseguita una maggiore sistematicità della collaborazione con altri Uffici dell Ateneo, è stata potenziata la raccolta di dati statistici, sono state avviate indagini di customer satisfaction secondo quanto previsto nel punto 1.5. Nel corso del 2011 inoltre l Ufficio ha cercato di sviluppare in modo particolare nuove attività legate alla comunicazione e alla promozione dei servizi e quindi rivolte in particolare agli studenti (ad esempio le brochure informative ma anche il questionario sulle risorse elettroniche). Alla luce di queste considerazioni si possono quindi proporre delle linee di sviluppo delle attività dell Ufficio secondo queste priorità (naturalmente fatte salve le attività ordinarie sopra evidenziate): - maggiore attenzione verso le attività più direttamente a supporto dei servizi agli utenti: comunicazione e promozione dei servizi attraverso il sito Web o altri strumenti, indagini qualitative e quantitative sul gradimento e l utilizzo dei servizi da parte delle diverse tipologie di utenti - potenziamento dell attività di analisi e valutazione delle risorse elettroniche al fine di una migliore programmazione delle sottoscrizioni - maggiori iniziative volte ad accrescere il peso e la visibilità del Sistema Bibliotecario (e quindi anche delle Biblioteche) nel contesto dell Ateneo - prosecuzione della collaborazione con le attività di gruppi di lavoro dello SBA, primo fra tutti quello sull Open Access la cui esperienza continua a dimostrarsi decisamente proficua e significativa - rafforzamento e ampliamento delle relazioni esterne dello SBA e della cooperazione con altre istituzioni ed enti sul territorio - approfondimento dell attività di raccolta di bandi e verifica della possibilità di presentazione di progetti di finanziamento. Sul piano organizzativo il 2011 non ha visto cambiamenti nell assetto dell Ufficio. Il nuovo Statuto dell Ateneo, all art. 23, ha ribadito l istituzione di un Sistema Bibliotecario di Ateneo per assicurare il coordinamento tra le Biblioteche ai fini dell accrescimento, della conservazione, della miglior fruizione, del trattamento e diffusione del patrimonio librario e documentale dell Università, in formato sia cartaceo sia elettronico. Inoltre ha previsto che con Regolamento Generale d Ateneo vengono definiti tipologia, modalità costitutive e 8

9 organizzative del sistema bibliotecario d Ateneo, nonché la composizione della Commissione d Ateneo per le Biblioteche. Se, come è ipotizzabile, dovrà essere rivisto di conseguenza anche il regolamento di funzionamento della CAB, potrebbe essere quella l occasione per un ripensamento e una precisazione del ruolo, delle funzioni e dei settori di attività dell Ufficio sulla base del lavoro finora svolto e dell esperienza di questi ultimi anni. Tutto ciò innanzitutto al fine della crescita e dell evoluzione dello SBA al servizio dei bisogni e delle aspettative di studenti e docenti. Se infatti nel 2006 la CAB aveva definito a priori le attività dell Ufficio, oggi la Commissione, nel limite delle sue competenze e attribuzioni, potrebbe affrontare nuovamente questa questione con maggiore consapevolezza e profondità, sulla base dell esperienza accumulata, dei progressi fatti, delle esigenze rilevate ma anche delle criticità e della sempre maggior complessità dei compiti istituzionali. Naturalmente tutto ciò non potrebbe prescindere da una visione globale e strategica del ruolo che il Sistema Bibliotecario potrà e vorrà assumere nel contesto degli obiettivi e delle finalità indicati dagli organi di governo dell Ateneo. 9