GUIDA BREVE ALLA EUROPROGETTAZIONE a cura di Massimo Moroni

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1 GUIDA BREVE ALLA EUROPROGETTAZIONE a cura di Massimo Moroni

2 Rev. 0 Pag. 2 Indice generale Premessa DALL IDEA AL BANDO...4 Come identificare un programma di finanziamento...4 La lettura del bando...5 Individuazione dell'obiettivo e dell ambito di intervento...5 Individuazione delle attività necessarie per raggiungere l'obiettivo...6 Identificare i soggetti da coinvolgere DALLA REDAZIONE DELLA PROPOSTA ALL ITER DI VALUTAZIONE...11 Imprescindibili aspetti formali...12 Istruzioni pratiche per la redazione della proposta...13 Il budget...15 La valutazione...16 L iter della valutazione della proposta AVVIO E GESTIONE DEL PROGETTO...18 Consuntivazione e chiusura...19 Valorizzazione dei risultati...19

3 Rev. 0 Pag. 3 Premessa DALL IDEA AL BANDO Come identificare un programma di finanziamento La lettura del bando Individuazione dell'obiettivo e dell ambito di intervento Individuazione delle attività necessarie per raggiungere l'obiettivo Identificare i soggetti da coinvolgere DALLA REDAZIONE DELLA PROPOSTA ALL ITER DI VALUTAZIONE Imprescindibili aspetti formali Istruzioni pratiche per la redazione della proposta Il Budget La Valutazione Avvio e gestione del progetto Questa Guida si propone di fornire alcune indicazioni utili al processo di redazione di una proposta di progetto nell ambito di un programma della Commissione Europea. Si tratta di una panoramica dei principali passi da fare partendo dala ricerca di un bando possibile per l idea di progetto fino ad arrivare alla presentazione del progetto per la valutazione da parte della Commissione Europea. Parlando di programmi direttamente gestiti dalla Commissione, va innanzitutto ricordato come ognuno sia gestito dalla Direzione Generale (DG) competente per materia e come vengano attuati attraverso la pubblicazione periodica, sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea (GUUE), di inviti a presentare proposte (bandi o call for proposal). Sintetizzando i passi da seguire, una volta identificata e formulata l idea di progetto, sono: 1. la ricerca del bando che meglio risponda alle esigenze dell idea di progetto e che abbia una scadenza possibile ; 2. un attenta lettura del bando e della relativa documentazione allegata per andare ad identificarne gli elementi centrali (scadenza, obiettivo, azioni, destinatari, Stati coinvolgibili, modalità e procedure di finanziamento) e la loro possibile coerenza con l idea di progetto; 3. la costituzione del consorzio di partner che porti avanti poi il progetto coerentemente con gli obiettivi proposti; 4. la redazione della proposta vera e propria e dell eventuale pre-proposal, con attenzione sia per i formulari proposti sia per gli elementi basilari del project management e quelli che sono i requisiti richiesti per scrivere una proposta di progetto vincente; 5. la costruzione del budget sulla base delle reali esigenze del progetto e le indicazioni presenti nel bando; 6. il processo di presentazione della proposta con particolare attenzione per il rispetto ed il controllo sia dei requisiti di qualità richiesti per il progetto sia per le modalità indicate dal bando.

4 Rev. 0 Pag DALL IDEA AL BANDO Come identificare un programma di finanziamento Per definire un idea progettuale è importante, soprattutto nel caso in cui il soggetto proponente sia un ente locale e/o un attore sociale locale, riflettere sulle linee di sviluppo del proprio territorio; verificate quindi se esiste il piano di sviluppo strategico comunale, in caso affermativo molte risposte potrebbero essere proprio li'. L identificazione della vocazione territoriale è, infatti, il punto di partenza per individuare il settore in cui richiedere le sovvenzioni. Stabilito il settore - turismo, cultura, ambiente, innovazione tecnologica ecc. - si individua la DG e il/i programma/i di riferimento. A questo scopo potrebbe rivelarsi utile la pagina web da me scritta e mantenuta aggiornata. Il passo successivo è verificare se l'idea progettuale è compatibile con bandi aperti o di prossima apertura; in questo caso la pagina del programma identifica i bandi con Forthcoming. Il bando è un testo ufficiale che illustra nel dettaglio: oggetto, obiettivi, potenziali beneficiari e dotazione finanziaria delle sovvenzioni; la procedura e i termini di presentazione delle proposte (deadline); i requisiti minimi per poter partecipare; i criteri di selezione delle proposte. Un bando fa spesso riferimento ad un programma, che a sua volta è connotato da un tema specifico (ambiente, cultura, formazione, ricerca e innovazione tecnologica ecc.) e una durata pluriennale. Insieme al bando, le DG forniscono la guida per i proponenti (guidelines for applicants), il manuale delle procedure di valutazione delle proposte (guidelines for the evaluation) e la modulistica per richiedere la sovvenzione (application form) che solitamente si compone di tre parti (parte amministrativa, descrittiva e finanziaria). Prepararsi per partecipare ad un programma comunitario non è sicuramente un compito facile, anche se le DG prevedono ad una pianificazione delle chiamate che consente di preparare una proposta con largo anticipo. Partendo dal bando, infatti, ci si trova ad affrontare documenti di notevole complessità che richiedono la messa in campo di competenze specifiche. L attività di studio della documentazione di riferimento è, dunque, assolutamente propedeutica all ottenimento delle sovvenzioni comunitarie. È opportuno, però, che questa attività non sia limitata allo studio del bando, perché qualsiasi proposta deve necessariamente essere conforme agli obiettivi generali della Commissione europea e agli obiettivi specifici del singolo programma. La proposta progettuale deve, quindi, integrare organicamente una gerarchia di obiettivi ugualmente rilevanti.

5 Rev. 0 Pag. 5 La lettura del bando Identificato il programma e valutato quanto sopra descritto, è fondamentale il momento della lettura del bando e la conseguente precisa individuazione delle informazioni che vi sono riportate, ovvero: 1. la descrizione del programma e la sua dotazione finanziaria centrale per comprendere se il bando è coerente con l idea di progetto sia per contenuti che per misura del finanziamento; 2. la procedura e i termini di presentazione delle proposte - elementi di particolare attenzione per questa parte dovranno essere: a) la forma che la proposta di progetto dovrà avere (il template da utilizzare per la redazione, le informazioni ed i cv richiesti, la struttura del progetto,...), b) la modalità di spedizione (solo con invio elettronico, spedizione postale, consegna a mano,...), c) la scadenza della presentazione, l eventuale presentazione e valutazione di una preproposal e l eventuale necessario invio di firme in originale. A seconda delle indicazioni date dal programma sarà necessario organizzare i tempi ed i modi per la stesura e presentazione del progetto; 1) il contributo finanziario dall ente erogatore - la percentuale di finanziamento da parte dell ente erogatore è un elemento importante per capire se l idea di progetto sia realizzabile o meno in relazione anche alle disponibilità finanziarie del proponente; 2) i requisiti minimi per poter partecipare - non tutti i bandi sono aperti a chiunque è quindi importante capire quali sono i requisiti richiesti per la partecipazione. Possibili requisiti sono relativi a: la presenza di più partner condotti da un coordinatore, la transnazionalità del partnernariato, l essere persone fisiche e/o giuridiche, essere organizzazioni particolari (enti pubblici, università, piccole o medie imprese,...), avere un co-finanziamento o meno, l essere accreditati presso l ente erogatore,...; 3) i criteri di selezione - questi, se noti, supporteranno nella redazione della proposta, puntando sulla piena risposta ai criteri proposti ed evitando così progetti fuori tema o deboli. In alcuni casi vengono messi in evidenza anche elementi di particolare interesse per l ente erogatore (pari opportunità, società dell informazione, valori etici,...) che dovrebbero essere presenti nel progetto; 4) i contatti messi a disposizione dall ente erogatore presso cui ottenere documentazione informativa (programma di lavoro, i moduli per la presentazione delle proposte,...) - la relazione con l ente erogatore è una buona prassi per evitare errori grossolani ed imprecisioni nella compilazione della domanda di finanziamento. Individuazione dell'obiettivo e dell ambito di intervento Individuare l'obiettivo esatto di un progetto può sembrare banale, ma non lo è affatto. In ogni caso, va ricordato che, anche se parte da un'esigenza propria di un soggetto proponente, deve portare a un beneficio collettivo che sarà di livello diverso a seconda del programma di

6 Rev. 0 Pag. 6 finanziamento. Ad esempio un progetto finanziato a livello regionale dovrà avere una valenza regionale così come un progetto finanziato a livello europeo dovrà avere una valenza europea. In entrambi i casi gli obiettivi dovranno tener conto del contesto nel quale viene a situarsi e che di conseguenza influenzerà i successivi passi per l'individuazione delle attività e della partnership. A titolo esemplificativo qui di seguito supponiamo di avere un gruppo di carrozzerie alle prese con le norme europee riguardanti l'impatto ambientale; i diluenti che utilizzano per verniciare sono molto tossici ma i loro fornitori non sono in grado di suggerire alcuna soluzione immediata. Il rischio all orizzonte è quello di perdere concorrenzialità e, entro un certo periodo, rischiare di chiudere se non si trova una soluzione adeguata. L'obiettivo è chiaro: ridurre l'impatto ambientale. Ma quale è l ambito? E importante capire se l'obiettivo perseguito è condivisibile anche da altri e individuare chi possa eventualmente essere di aiuto per poterlo realizzare. Il problema è ovviamente comune a tutti i carrozzieri e la soluzione del problema interessa non solo i carrozzieri ma anche chiunque utilizza vernici, ad esempio chi realizza infissi. L ambito in cui ricercare la soluzione (e costruire di conseguenza una azione progettuale) può prevedere almeno due diversi percorsi: 1. l'uso di vernici meno tossiche; 2. l'uso di processi meno inquinanti; nel primo caso si può provare a contattare i produttori di vernici o anche i centri di ricerca che lavorano nel settore e vedere chi di loro è disponibile ad avviare un progetto di ricerca nel quale i carrozzieri risultano i beneficiari finali; nel secondo caso si possono contattare le imprese che producono i macchinari per i carrozzieri o, di nuovo, gli Istituti di ricerca che effettuano studi sui processi. Se il finanziamento è a livello regionale questi partner dovranno essere sul territorio, se viceversa il finanziamento è a livello europeo, nulla impedisce che l'istituto di ricerca o l'azienda produttrice di impianti o vernici sia di un altro Stato euopeo. Da un "problema" sorto dall'ottemperanza di una legge europea che impone di ridurre l'impatto ambientale, si individua una fonte di finanziamento che permette non solo di mettersi in regola con la legge ma anche di ridurre i costi dal momento che un minor impatto ambientale in genere significa riduzione delle materie prime, ottenendo un beneficio non solo per il singolo ma anche per la collettività. Individuazione delle attività necessarie per raggiungere l'obiettivo In genere anche se l'obiettivo è chiaro non è facile identificare gli stadi intermedi necessari sia per poter individuare i partner adatti sia per poter realizzare l'obiettivo. Conosciamo l utilità in proposito della metodologia GOPP (goal oriented project planning).

7 Rev. 0 Pag. 7 Qui di seguito, identifichiamo alcuni passaggi che, una volta definiti albero dei problemi, degli obiettivi e ambito, sono da tenere sempre presenti: 1. suddividere il processo necessario per il raggiungimento dell'obiettivo in sottoprocessi che siano ben identificabili e che possano ritenersi conclusi a seguito del raggiungimento di un obiettivo "misurabile" (una specie di prova del nove dei legami e dei rapporti evidenziati nell albero degli obiettivi) 2. individuare l'interconnessione tra i vari sottoprocessi in modo da stabilire un programma temporale (diagramma di Gantt: utile può essere a questo scopo gantter per google drive una app gratuita nello store di chrome) ) 3. individuare le risorse materiali e immateriali necessarie per realizzare i sottoprocessi 4. verificare quante di queste risorse sono effettivamente consuntivabili nel progetto e in che misura (ammortamento, leasing, affitti, ecc.) 5. individuare i prodotti del progetto quali ad esempio un rapporto, un manufatto, un collaudo o anche una riunione che serva a ratificare delle decisioni. A titolo esemplificativo identifichiamo i seguenti sottoprocessi con i rispettivi obiettivi misurabili e prodotti: Analisi dello stato dell'arte: in genere questa fase è richiesta nella maggioranza dei progetti europei sia in fase di presentazione del progetto che anche dopo l'approvazione del progetto; l'obiettivo misurabile potrà essere un paragone tra i dati statistici rilevati e quelli che si intende raggiungere con il progetto; il prodotto sarà un rapporto sullo stato dell'arte. Progettazione di dettaglio: in questa fase sono coinvolti tutti i partner anche se non tutti con un ruolo attivo, ed è necessaria per individuare gli obiettivi elementari e le risorse necessarie per attuarli; inoltre è necessario che vengano definiti i requisiti dell'utente che è l'utilizzatore finale di quanto si otterrà con il progetto; l'obiettivo misurabile sarà l'identificazione dei requisiti utenti ed il prodotto sarà una riunione di validazione della progettazione di dettaglio. Realizzazione dell'obiettivo della ricerca (manufatto, processo, studio, prototipo, ecc.): in questa fase se sono previsti più ruoli per i partner vanno chiaramente identificati mentre il responsabile dell'attività sarà comunque il partner che ha il ruolo più rilevante, in genere per i progetti di ricerca è il partner scientifico che assume questo ruolo. L'obiettivo misurabile ed il prodotto coincidono con il risultato della ricerca. Collaudo/validazione: se l'obiettivo consiste nella realizzazione di un manufatto sarà l'utilizzatore che dovrà verificare se l'oggetto realizzato risponde ai requisiti degli utenti espressi nella fase di progettazione di dettaglio; l'obiettivo misurabile è la "soddisfazione dell'utente" mentre il prodotto è una relazione di collaudo/validazione. Eventuale riprogettazione dell'obiettivo della ricerca sulla base di quanto espresso nella relazione di collaudo/validazione, l'obiettivo misurabile è la risoluzione dei problemi riscontrati nel

8 Rev. 0 Pag. 8 collaudo, il prodotto è un documento di riprogettazione. Chiusura del progetto con consegna del prodotto finale (manufatto, processo, studio, prototipo, ecc.): l'obiettivo misurabile ed il prodotto coincidono con l'obiettivo stesso del progetto. Valorizzazione dei risultati: in questa fase, prevista in genere da tutti i progetti europei, si deve fare in modo che l'obiettivo del progetto non sia fine a se stesso ma che preveda un'effettiva valorizzazione all'interno del partenariato che lo ha prodotto o, meglio ancora anche al di fuori; l'unione Europea auspica che in questa fase ci sia anche un ritorno economico per il partenariato che ha proposto il progetto; l'obiettivo misurabile può essere la promozione del manufatto in altri contesti sia geografici sia merceologici, il prodotto può essere un piano di marketing. Identificare i soggetti da coinvolgere Costruire una squadra competitiva è un elemento fondamentale per partecipare ad un programma della Commissione. Per vincere un bando europeo è necessario una Collaborazione efficace e totale su due livelli: tra diverse organizzazioni coinvolte nel progetto e tra i collaboratori di ogni singola organizzazione che compongono la partnership - normalmente, una condizione necessaria per poter partecipare ad un programma comunitario - perché i progetti devono coinvolgere due organismi di almeno due Stati membri diversi. All interno della partnership ogni organismo ricopre un ruolo preciso: 1. il beneficiario è l organismo responsabile dal punto di vista legale e finanziario del progetto. Riceve le sovvenzioni e cura la documentazione giustificativa da presentare alla Commissione (registri contabili, contratti, sub-contratti, fatture ecc.). L organismo beneficiario della sovvenzione svolge, inoltre, la funzione di coordinamento tra i vari organismi che compongono la partnership; 2. i partner collaborano con il beneficiario in una o più fasi del progetto. Il loro contributo è generalmente limitato alla realizzazione di un obiettivo specifico o allo svolgimento di una particolare funzione, ad esempio la diffusione dei risultati (dissemination). Nella ricerca di partner, se non si hanno contatti con organismi di altri Stati membri da coinvolgere nel progetto, è possibile consultare in internet le banche dati che permettono l incontro tra organismi che cercano una partnership con quelli che la offrono (ovviamente la natura dei partner deve essere congrua con il tema del progetto). Su base nazionale il Formez svolge questo servizio all indirizzo: 3. i cofinanziatori sono organismi che contribuiscono al finanziamento del progetto e non beneficiano delle sovvenzioni comunitarie, a meno che non facciano parte del gruppo di lavoro ricoprendo il duplice ruolo di partner - cofinanziatori. La cooperazione nazionale e transnazionale è sicuramente un aspetto fondamentale nella progettazione europea. Altrettanto importante è, però, un efficace collaborazione tra componenti dello stesso organismo (soprattutto se si tratta del beneficiario). Un gruppo di lavoro competente e motivato rappresenta, infatti, il vero valore aggiunto di qualsiasi

9 Rev. 0 Pag. 9 proposta progettuale. All interno del gruppo devono essere accuratamente definiti ruoli, competenze e funzioni sotto la guida di un esperto project manager. Questa è una figura chiave, in quanto coordinatore e responsabile del progetto. Il project manager, infatti, deve possedere competenze specifiche nelle aree: 1. gestione finanziaria (analisi di base, monitoraggio, metodi di reporting); 2. gestione (politiche e prassi amministrative e di gestione, leadership, affiliazioni con 3. altre organizzazioni, qualità dei prodotti e servizi, definizione missione e obiettivi); 4. project management (delega e controllo, pianificazione e organizzazione, definizione delle priorità, gestione risorse, implementazione e valutazione); 5. organizzazione del lavoro (tecniche del lavoro di gruppo, gestione risorse umane, organizzazione flussi informativi, documentazione dei processi). A volte nello scrivere un progetto si parte dalla scelta dei partner, poi vengono definiti gli obiettivi ed i ruoli per ciascun partner, si stabilisce un budget, in genere l'80-90% del massimo consentito ed infine si assegnano le quote da assegnare a ciascuno. E, in un certo senso, l ordine più utilizzato, ma siamo sicuri che si tratti dell ordine più efficace? Basta pensare al PCM (project cycle management: vedi anche e page=2130 ) e alla metodologia GOPP (goal oriented project planning) per accorgerci che questo non è l approccio migliore. Questo modo di fare comporta, infatti, una grossa difficoltà nell'assegnare dei ruoli bilanciati rispetto a quanto ci si propone di fare, a quanto obiettivamente i partner sanno fare e alla loro distribuzione geografica. Come PCM e GOPP ci hanno insegnato, prima bisogna comprendere di quali competenze/ caratteristiche si ha bisogno per realizzare gli obiettivi identificati nella fase precedente. Nell'esempio dei carrozzieri si potranno ad esempio identificare i seguenti requisiti: 1. conoscenze della normativa riguardante l'impatto ambientale 2. competenze delle problematiche specifiche dei processi nel settore carrozzerie 3. conoscenza dell'evoluzione nel settore delle vernici 4. conoscenze di analisi dei processi produttivi 5. competenze in gestione e consuntivazione di progetti. Non è detto poi che chi ha espresso l'idea debba essere capofila del progetto; è in genere preferibile che esso venga presentato da chi ha maggiore esperienza e anche risorse da dedicare alla gestione e consuntivazione del progetto (lavorare in team richiede anche la capacità di restare un po' in ombra a vantaggio del gruppo).

10 Rev. 0 Pag. 10 Solo una volta identificate le competenze/conoscenze necessarie si può passare alla fase di individuazione dei partner non prima però di aver fatto una valutazione economica dei diversi obiettivi collegati alle competenze richieste; in genere si può fare un calcolo approssimato sommando le risorse finanziarie relative all'impiego delle risorse umane con le spese necessarie per acquistare apparecchiature/manufatti, etc, stabilendo in tal modo, la distribuzione delle risorse dal punto di vista geografico. In genere nei progetti europei non si può avere più del 50% delle risorse in un unico Paese anche se distribuite tra più partner, dal momento che verrebbe a cadere l'ipotesi che il progetto è di interesse europeo perché assumerebbe una connotazione nazionale. La possibilità di allargare il partenariato a molti paesi e soprattutto ai Paesi che da poco sono entrati nell'unione Europea, permette di acquisire punteggi maggiori. Una volta individuato il partenariato si comincia a preparare una prima ipotesi progettuale con l'assegnazione dei ruoli in modo che ogni partner possa contribuire a definire il proprio ruolo all'interno del progetto. Dall idea alla presentazione della proposta le relazioni fra i partner e il project leader vanno attentamente seguite. I partners suggeriscono le idee e il piano di lavoro, e assieme al leader del progetto stabiliscono una proposta finanziaria e un piano d azione: questa è la base vincente per una reale interazione nella fase di realizzazione, condizione necessaria per il successo del progetto stesso.

11 Rev. 0 Pag DALLA REDAZIONE DELLA PROPOSTA ALL ITER DI VALUTAZIONE Come abbiamo visto nelle pagine precedenti, ricordiamo che i passi per una buona progettazione comprendono: 1. leggere con attenzione cosa vuole il bando; 2. costruire una partnership adeguata e affidabile; 3. individuare una persona di contatto operativo per ogni partner; 4. individuare varie parti della proposta e comporre la lista dei pezzi da scrivere; 5. distribuire lavoro di scrittura ai partner in funzione della loro expertise; 6. individuare Work Package (WP), task, responsabili di WP; 7. individuare la durata progetto e delle singole attività; 8. definire la dimensione economica progetto; 9. costruire il budget di progetto e la distribuzione delle risorse ai partner; 10.preparare la documentazione in tempo utile per le eventuali firme; 11. controllare la rispondenza formale della documentazione di progetto; 12.Spedire, secondo le modalità indicate nel bando, il progetto. Detto in altri termini ancora, la redazione del progetto da presentare deve rispettare: il formulario obbligatorio per la presentazione della domanda di finanziamento. Questo solitamente richiede la compilazione di tre parti: 1. amministrativa con tutte le informazioni complete dei partecipanti (tipo di organizzazione, modello di costo, responsabile di progetto, contatti,...); 2. tecnica con descrizione puntuale del progetto che si vuole realizzare (dalla sua contestualizzazione alle attività e relative tempistiche necessarie per realizzarle); 3. finanziaria con un preciso preventivo dei costi e degli eventuali finanziamento necessari per la realizzazione del progetto; le regole del buon Project Management per la descrizione del progetto secondo un preciso work plan suddiviso per workpackage (macro-attività), task (micro-attività), milestone ( verifiche ) e la definizione dei deliverable di progetto (prodotti sia in forma di documenti e report sia quali oggetti ).

12 Rev. 0 Pag. 12 Imprescindibili aspetti formali Per quanto attiene sempre la presentazione del progetto, va detto che normalmente ha scadenze ben definite e per quasi tutte le tipologie di bando è ormai possibile la presentazione in via informatica. Il punto più delicato rimane quello della firma da parte di tutti i partner. In genere è richiesta la firma del legale rappresentante e ciò, soprattutto per le grandi organizzazioni, può rappresentare un problema. Per tale motivo si consiglia di attivare l'iter per la richiesta della firma il prima possibile con una descrizione di massima del progetto che si intende presentare e, parallelamente, procedere per la definizione di tutti gli elementi progettuali. Molti bandi hanno una scadenza, dal momento dell'uscita dello stesso sulla gazzetta ufficiale, di 60 giorni. Alcuni bandi, soprattutto quelli comunitari, si ripetono con scadenza annuale e quindi si può cominciare a preparare il progetto anche prima che esca ufficialmente il bando. Ora si sta diffondendo non solo la presentazione ma anche la compilazione del progetto per via elettronica per cui è possibile compilare la modulistica sul sito stesso dell'organismo emettente il bando (Commissione Europea, MIUR, MAP, Regione, etc.). Questa procedura, anche se facilita l'elaborazione, crea spesso problemi di "assemblaggio" del progetto visto che spesso i progetti vengono scritti a più mani. Chi presenta il progetto deve avere pazienza e buona capacità organizzativa, nonché sovrintendere che tutti i partner lavorino con la stessa metodologia e nei tempi dovuti! Molti organismi emettenti i bandi permettono di registrarsi nel loro Data Base interno in modo da non dover ogni volta digitare tutti i dati dell'organizzazione di appartenenza quando si presenta un progetto. Anche questa operazione può essere fatta a prescindere dal progetto e pertanto si consiglia di farla quanto prima per guadagnare tempo. Alcuni bandi prevedono non solo la presentazione per via elettronica ma anche quella cartacea, soprattutto per poter ricevere la documentazione firmata in originale dai partner. La documentazione cartacea può essere presentata dopo la scadenza della presentazione informatica (in genere una settimana dopo). Tutti i siti delle organizzazioni che emettono bandi hanno un link specifico in genere presente nella home page, quindi una volta definita l'idea progettuale e l'ambito nel quale organizzare il partenariato (provinciale, regionale, nazionale, internazionale) conviene visionare periodicamente i siti delle organizzazioni per le quali si intende presentare il progetto per conoscere tempestivamente la presentazione del bando. Ricapitolando, dopo la redazione, la documentazione richiesta va controllata con attenzione in modo tale da evitare che questa venga scartata per vizi di forma ed incomplete. Elementi di particolare attenzione nel controllo sono: 1. la presenza di tutte le firme e timbri ove richiesto;

13 Rev. 0 Pag la completezza nella compilazione dei moduli; 3. la presenza di un corretto preventivo di budget; 4. l adeguata descrizione del progetto e delle attività previste; 5. la presenza di tutta la documentazione ufficiale relativa alle organizzazioni partecipanti ove richiesta (statuto, bilancio,...). Controllata la completezza della domanda, questa va spedita secondo le indicazioni del bando con attenzione per le scadenze in esso presenti. Modalità possibili di spedizioni sono solitamente: invio elettronico utilizzando piattaforme specifiche (attenzione va qui posta alla registrazione e richiesta di account, all eventuale installazione dei software necessari, all eventuale richiesta di firma digitale ed ai tempi di invio per cui spesso all ultimo momento potrebbero verificarsi problemi tecnici nella spedizione e nell utilizzo del sistema proposto); spedizione postale (attenzione va qui posta al tipo di spedizione richiesto solitamente raccomandata con ricevuta di ritorno ed al rispetto della scadenza per la presentazione che può essere identificata in quella del timbro postale di spedizione oppure in quella del ricevimento); spedizione tramite corriere (attenzione va qui posta ai tempi del corriere sia per il ritiro che per la consegna della documentazione); consegna a mano (attenzione va qui posta all organizzazione dello spostamento per arrivare in tempo). Istruzioni pratiche per la redazione della proposta Chiarezza e logica innanzi tutto! Per ogni obiettivo misurabile va individuata una specifica azione che viene comunemente identificata come "Working Package" (WP). Ogni WP ha: un suo responsabile uno o più obiettivi misurabili (task) uno o più punti di controllo (milestone) un prodotto (deliverable) un suo budget le risorse finanziarie e/o umane Nel progetto inoltre bisogna evidenziare come ogni WP è legato agli altri sia in termini temporali che in termini di risultati da utilizzare o utilizzabili in altri WP. Nello stendere il progetto vanno chiaramente tenuti in conto i criteri di valutazione che sono resi noti nel bando o nel sito dell'organizzazione che lo emette. Questo dato è molto importante al fine di scrivere un progetto con buone possibilità di successo.

14 Rev. 0 Pag. 14 Normalmente tra questi ci possono essere: la correttezza formale della documentazione presentata (presenza delle firme in originale richieste, formulario completato in tutte le sue parti, spedizione effettuata secondo le modalità indicate,...); la chiarezza delle descrizioni (i valutatori hanno solitamente poco tempo per valutare molte proposte di progetto, è quindi importante scrivere in maniera chiara, incisiva e sintetica); la qualità scientifica del progetto (coerenza della proposta, riferimento a precisi ambiti scientifici,...); la conoscenza dello stato dell arte (conoscenza del contesto e azioni similari, innovazione del progetto rispetto allo stato dell arte,...); la qualità del consorzio (transnazionalità se necessaria, complementarietà di competenze,...); l adeguata previsione di budget (rispetto delle indicazioni del bando, coerenza con le attività proposte,...); l impatto economico (aumento dell occupazione, creazione di nuove imprese, incremento della produttività,...); l impatto sociale (pari opportunità, miglioramento di situazioni di discriminazione,...); l impatto sulle politiche dell ente erogatore del finanziamento (con attenzione sia per quelle generali - con ad esempio le priorità della Commissione Europea in ambiti quali le pari opportunità e la società dell informazione - che quelle particolari legate al contesto particolare del progetto); un piano di sfruttamento dei risultati verificabile (possibili ulteriori sviluppi del progetto, utilizzo in specifici contesti,...); la massa critica (sia in termini di realizzazione che di sfruttamento); gli aspetti etici (il dimostrato rispetto degli aspetti etici legati al contesto in cui si opera). Inoltre, concorre a una positiva valutazione l esplicitazione di alcuni concetti chiave anche quando non siano espressamente richiesti dal bando: 1. Validità delle scelte. Dimostrare che è bene essersi concentrati su un determinato problema o su determinati strumenti; 2. Rilevanza dell azione. Dimostrare che l azione è pertinente rispetto agli obiettivi del bando; 3. Esperienze. Dimostrare che si conosce ciò che è stato fatto, a livello europeo, nazionale locale, sullo specifico argomento in questione; 4. Sostenibilità. Dimostrare che l azione potrà continuare anche oltre il finanziamento della

15 Rev. 0 Pag. 15 Commissione europea. Il finanziamento comunitario deve essere concepito come uno strumento per realizzare una vocazione che l'ente comunque perseguirebbe; 5. Promozione e comunicazione. È sempre bene dedicare una parte delle risorse alla produzione di una traccia visibile di ciò che si è fatto nel progetto (CD, pubblicazione, database, brochure ) ad uso di enti e associazioni europei: le attività di disseminazione e valorizzazione sono considerate parte fondamentale dell attività di progettazione; 6. Indicatori. Inserire nel progetto procedure di valutazione (finale e in itinere) che facciano riferimento a indicatori oggettivi (numerici ogni volta che sia possibile), riferiti ad esempio all'impatto del progetto sui beneficiari finali; 7. Partnership. Dimostrare che i partner che si sono scelti sono i migliori per l attività che si vuole realizzare; 8. Valore aggiunto europeo. Dimostrare che l ampiezza della partnership e/o le attività di disseminazione previste porteranno dei benefici a livello di sistema Europa; 9. Innovatività. nel senso che l azione proposta è diversa da tutte quelle portate avanti fino a quel momento, o che introduce un approccio nuovo e più efficace per la risoluzione del problema o che trasferisce metodologie sperimentate con successo in altri contesti. Anche qualora non venga specificato nel bando è necessario redigere un crono-programma (o Gantt: utile può essere a questo scopo gantter per google drive una app gratuita nello store di chrome) che indichi con precisione la tempistica delle diverse fasi del progetto, cui è necessario attenersi durante la fase attuativa. Il budget Il budget costituisce un grosso impegno, sia nella fase di redazione sia in quella di gestione del progetto. La modulistica necessaria per la presentazione della propria candidatura (il formulario) deve contenere l indicazione precisa dei fondi imputabili a ciascun partner, suddivisi nelle categorie entro le quali possono essere spesi: ad esempio, viaggi, ore di lavoro o spese di pubblicazione e disseminazione. Le categorie di spesa finanziabili (costi eleggibili) sono limitate e sono sempre indicate espressamente all interno del bando. Di norma i costi in natura non sono ammessi. Accade molto spesso che il budget richiesto non sia confermato dalla commissione valutatrice, che propone un taglio. Durante la successiva fase di negoziazione con il rappresentante della commissione valutatrice bisogna quindi stabilire se si vuole salvaguardare l'integrità del progetto "cofinanziandone" una parte, oppure se si vuole ridurre l'importo di qualche azione riducendone anche l'obiettivo. I tagli più frequenti sono relativi a spese di personale, viaggi e trasferte, o costi generali di consumo. Si raccomanda a tale proposito di seguire le indicazioni che di solito nel bando vengono fornite, per l ammissibilità dei costi di viaggio, di personale, di pubblicazione e diffusione: a titolo esemplificativo, per gli spostamenti del personale impiegato nelle attività previste dal progetto che si rechi fuori dalla propria sede di lavoro per incontri con i partner/conferenze/seminari previsti dal progetto, vengono fornite le tariffe diarie (daily allowances) entro le quali bisogna attenere le spese di vitto e alloggio, diverse a seconda del Paese di destinazione. Di norma i bandi contengono indicazioni precise circa la possibilità di affidare a soggetti esterni al

16 Rev. 0 Pag. 16 partenariato dei subappalti per la realizzazione di una parte delle attività: dove non si indica espressamente un ammontare massimo di attività che è possibile subappaltare, la DG competente raccomanda che le attività subappaltate corrispondano ad una parte limitata del progetto stesso. I bandi forniscono di norma indicazioni sul contributo minimo e massimo previsto dal programma stesso. Quando si parla di progetti in risposta a call for proposals, il bando fornisce un contributo. Dunque, è previsto un cofinanziamento per la parte di costo che resta scoperta. Il cofinanziamento è anche indice dell interesse diretto da parte delle organizzazioni partecipanti all azione/progetto, e non solo un interesse dovuto al finanziamento in se stesso. Il cofinanziamento può essere espresso attraverso la messa a disposizione di personale dipendente per seguire il progetto indicando espressamente il numero di ore impiegate, le azioni di pertinenze, corredando il tutto con apposite lettere di incarico. L'uso di apparecchiature/locali di proprietà del partner può essere considerato nel cofinanziamento, a patto che sia evidente che questi beni sono utilizzati espressamente per la realizzazione del progetto e nella quota parte che vi afferisce. Il bando definisce, come si è detto, tutte le spese ammissibili. E' inoltre possibile reperire in rete dei vademecum, che indicano chiaramente cosa può essere considerato come cofinanziamento e come bisogna poi rendicontarlo (ad es. ) E' assolutamente necessario conoscere tali regole ancora prima di avviare il progetto al fine di predisporre i documenti finali di consuntivazione in modo corretto. Infine, ricordiamo che la commissione copre solo i costi reali e non quelli stimati. Se avete speso meno, il contributo comunitario coprirà solo ciò che avete speso, ma se spendete di più non coprirà la differenza in eccesso. Si tende spesso ad avere un approccio superficiale ai fondi UE. SE vogliamo occuparci di fondi comunitari dobbiamo vedere il contributo potenziale della commissione in una ottica strategica e di lungo periodo. Molti cercano di ottenere fondi comunitari in una ottica spot. Non bisognerebbe occuparsi di fondi solo perché abbiamo saputo che ce ne sono di disponibili a Bruxelles. I fondi servono a dare avvio ad azioni che rispondono a necessità reali e forniscono un aiuto (contributo) per l avvio di qualcosa che dovrebbe restare e integrarsi nella realtà dei partner e dei territori (sostenibilità). Dovrebbe essere questo un fattore permanente di attenzione. Ogni altro approccio è destinato a fallire, soprattutto oggi che la concorrenza è fortissima e l attenzione della Commissione alta. La valutazione Pre-valutazione interna, avendone il tempo conviene far leggere il progetto a un collega che non ha partecipato alla stesura per verificare se quanto scritto risulta "leggibile" anche per chi non vi ha partecipato, in tal modo si può avere una sorta di "prevalutazione" e quindi intervenire soprattutto in quei punti che risultano meno chiari. E' buona norma scrivere un progetto in forma molto elementare, sintetica ed essenziale in modo da facilitare il lavoro del valutatore che deve leggere numerosi progetti. Non solo, si ricorda che i progetti europei sono normalmente scritti in una lingua che non è l italiano: se si utilizza un traduttore, occorre comunque ricordare di usare frasi chiare, brevi e compiute, senza ricorso a troppe relative o a costruzioni sintattiche comuni nella lingua italiana non altrettanto in quella inglese, ad esempio. La sintesi peraltro, abbinata alla chiarezza, è un elemento imprescindibile: nella maggior parte dei casi i formulari da compilare online hanno un numero di caratteri massimo oltre il quale non è possibile andare.

17 Rev. 0 Pag. 17 L iter della valutazione della proposta Una volta presentata la proposta progettuale, un primo controllo formale da parte della Commissione verifica la presenza di tutti i documenti necessari e l eligibilità di tutti i partner candidati a ricevere il finanziamento. I successivi criteri di selezione sono principalmente legati alla qualità delle proposte presentate a fronte degli obiettivi e delle priorità fissati. Vengono inoltre valutati la rispondenza del budget rispetto alle azioni delineate nella proposta, la composizione della partnership (capacità tecnica, finanziaria e gestionale) e la sostenibilità, intesa come possibilità di proseguire autonomamente l azione dopo la fine del finanziamento. I principi generali in base ai quali le proposte vengono valutate sono: Fattibilità: quali obiettivi è possibile raggiungere attraverso le attività previste; Pertinenza: quanto tali obiettivi sono coerenti con le priorità stabilite; Efficienza: valutazione dell utilizzo delle risorse rispetto ai risultati; Efficacia: quanto le azioni sono in grado di generare effettivamente i mutamenti previsti; Impatto: quanto le azioni sono in grado di risolvere effettivamente i problemi individuati, anche a livello europeo; Sostenibilità: quanto è possibile consolidare i risultati una volta esaurito l appoggio della Commissione europea. Si tenga presente che nel sito delle DG è possibile consultare i documenti riportanti i criteri di valutazione per l'aggiudicazione delle proposte. La peer review è un altro strumento spesso obbligatorio, comunque gradito, per conferire maggiore affidabilità al progetto e aumentare la valutazione. Consiste nell affiancamento di esperti esterni durante la gestione del progetto, per fornire un controllo indipendente durante tutte le fasi della sua esecuzione. È comunque bene che ogni progetto contenga in sé un sistema di autovalutazione, che permetta di determinare una misura del suo successo o insuccesso e lo stato di avanzamento dei lavori in base ad indicatori stabiliti ex ante (ad esempio: numero di fruitori del servizio, numero di nuove iniziative lanciate in seguito al progetto ). La peer rewiew è utile soprattutto per capire se le azioni realizzate sono realmente coerenti con gli obiettivi fissati dal partenariato e se sono necessarie azioni di adeguamento/revisione delle attività.

18 Rev. 0 Pag AVVIO E GESTIONE DEL PROGETTO Una volta che il progetto viene notificato vanno seguiti i seguenti passi: 1. riunione di avvio del progetto 2. assegnazione di compiti e responsabilità 3. verifiche periodiche dell'andamento del progetto 4. valutazione interna 5. definizione delle regole di consuntivazione 6. raccolta periodica degli elementi contabili e dei risultati del progetto 7. richiesta di anticipi relativi allo stato di avanzamento del progetto Riunione di avvio: predisporre un'agenda dettagliata dell'incontro, accertarsi, anche telefonicamente, che tutti i partner siano avvertiti per tempo, inviare a tutti il progetto evidenziando le parti che sono a carico di ciascuno. Assegnazione di compiti e responsabilità: individuare ed assegnare almeno le funzioni di responsabile amministrativo e di responsabile scientifico. Inoltre per ogni Working Package del progetto deve essere previsto il nominativo della persona che si fa carico di stimolare e ricevere i contributi di tutti i partner che lavorano in quello specifico WP. Il coordinatore del progetto che è stato già definito in sede di presentazione del progetto si fa carico di raccogliere gli input di tutti i partner ed inviare i rapporti periodici per poter richiedere i contributi finanziari. In genere la prima rata consiste in un anticipo assegnato all'organismo del coordinatore all'avvio del progetto. Verifiche periodiche dell'andamento del progetto: si possono programmare delle riunioni a valle di ciascuna delle fasi fondamentali del progetto in modo da poter esaminare i risultati ed eventualmente intervenire in tempo reale per qualsiasi non conformità riscontrata in questa fase. Valutazione interna: è buona norma chiedere ad un collega o un consulente con notevole esperienza e che non ha un ruolo diretto nel progetto, di essere presenti alle riunioni di verifica in modo da esaminare oggettivamente i risultati ottenuti e offrire suggerimenti utili per valorizzare meglio quanto si sta realizzando. Qualora si sia prevista, la peer review è un ottimo strumento da attivare. In mancanza di quanto sopra, si consiglia di predisporre una check list con gli elementi salienti e prevedere l'esame di queste check list durante le riunioni periodiche. Definizione delle regole di consuntivazione: le regole di consuntivazione devono essere ben note all'inizio del progetto, il coordinatore dovrà farsi carico di specificare a ogni partner quanto deve produrre al fine di vedere riconosciuti i propri costi. Raccolta periodica degli elementi contabili e dei risultati del progetto: il responsabile amministrativo ed il responsabile del progetto devono accertarsi che tutti forniscano quanto

19 Rev. 0 Pag. 19 previsto sollecitando tempestivamente quanti non in regola. Richiesta di anticipi relativi allo stato di avanzamento del progetto: il responsabile amministrativo predispone la richiesta per il finanziatore con scadenze che possono essere o temporali (ad esempio ogni tre mesi) oppure conseguenti ad obiettivi raggiunti (middle term report). Una volta ricevuti gli anticipi vengono suddivisi tra i partner in funzione del loro effettivo contributo al raggiungimento degli obiettivi intermedi. Consuntivazione e chiusura La consuntivazione segue regole ben definite in un vademecum predisposto dal finanziatore; in genere tali regole sono molto simili tra di loro per cui è bene procurarsi almeno uno di questi documenti e renderlo noto a tutti i partner. Il responsabile della rendicontazione per la Commissione è sempre il capofila (o beneficiario). La consuntivazione prevede che tutta la documentazione contabile sia disponibile in originale presso il capofila o presso i partner in modo da poter apporre il timbro dell'ispettore per il loro annullamento (al fine di assicurarsi che la stessa documentazione non venga presentata in più progetti) La documentazione contabile va conservata per un certo numero di anni che varia da 5 a 10 anni dopo la chiusura del progetto, per cui è importante prevedere le regole con cui la documentazione viene archiviata e chi se ne fa carico. In genere il coordinatore del progetto assume questo incarico ma poiché alcuni documenti devono necessariamente restare presso i partner per eventuali controlli fiscali bisogna che venga chiarito anche a questi ultimi le regole di conservazione della documentazione. Per molti progetti è previsto che ci sia una visita ispettiva ex ante, in itinere ed ex post. Spesso solo quest'ultima viene effettuata, sarà bene quindi tenere tutta la documentazione in ordine in attesa di questa visita che può portare via molto tempo. E' importante inoltre avere una descrizione sintetica del progetto con i verbali delle riunioni in modo che gli ispettori possano rendersi conto dell'effettivo andamento progettuale. Valorizzazione dei risultati La valorizzazione dei risultati può essere di tipo formale o sostanziale anche in funzione del prodotto finale del progetto. Nel caso più comune di beni immateriali come ad esempio formazione o un'attività di sensibilizzazione sul territorio, si parla generalmente di mainstreaming orizzontale o verticale: nel primo caso si vede la trasferibilità dell'iniziativa in altri contesti geografici o settoriali, nel secondo caso si fanno conoscere i risultati dell'iniziativa a "testimoni privilegiati" a livello meso e macro, sia su scala nazionale che comunitaria. Se il progetto ha portato i suoi frutti e il partenariato ha realizzato quanto previsto nei tempi e con le modalità dovute, si può individuare un altro obiettivo e individuare un'altra fonte di finanziamento. In genere se si è data dimostrazione di saper raggiungere degli obiettivi è più facile che si ottengano nuovi finanziamenti.

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