Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali. Processo paghe e personale

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1 Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale

2 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

3 Definizione Il ciclo paghe e personale ( Ciclo payroll ) è costituito dall insieme delle operazioni relative all assunzione, da parte di un azienda, dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione all attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli accordi che disciplinano tale rapporto. Slide 3

4 Introduzione Contabilità Revisione Formalizzazione MyClient

5 Conti di Bilancio S. P. C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO C.E. B 9) Costi per il personale a) salari e stipendi b) oneri sociali c) trattamento di fine rapporto d) trattamento di quiescenza e simili e) altri costi (quote d iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.) Slide 5

6 Conti di Bilancio B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi 2) Oneri sociali Salari e stipendi (liquidazioni lorde): Salari e stipendi INPS c/assegni familiari Debiti verso il personale Enti previdenziali c/ritenute Sindacati c/ritenute Erario c/ritenute su retribuzioni Banca c/c Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c 3) Trattamento di fine rapporto 4) Trattamento di quiescenza e simili 5) Altri costi Slide 6

7 Costi per il personale Aspetti formali: 1) libro paga; 2) libro matricola; 3) registro degli infortuni 4) DM 10 INPS 5) prospetti di liquidazione INAIL Istituti di previdenza e sicurezza sociale: 1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale 2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sul Lavoro 3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di Aziende Industriali Slide 7 PricewaterhouseCoopers

8 Riferimenti normativi CODICE CIVILE Valutazione La legge non prevede alcun criterio specifico; La dottrina prevede che l iscrizione sia al valore nominale. Contenuto della nota integrativa Occorre indicare: 4) Le variazioni intervenute nel TFR 15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria PricewaterhouseCoopers Slide 8

9 Ferie maturate e non godute Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge e contrattuali. Maturazione: avviene in proporzione al tempo Classificazione: B9a) salari e stipendi e D13) Altri debiti Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senza il rateo 13a e 14, e comprensivo degli oneri contributivi; Slide 9 PricewaterhouseCoopers

10 TFR: Principi contabili italiani Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P. Valutazione: retribuzione continuativa annua diviso 13,5 e rivalutazione annua (1,5% fisso + 75% indice Istat). Anticipazione massima 70% per: Spese sanitarie straordinarie ; Acquisto prima casa per sé o i figli PricewaterhouseCoopers Slide 10

11 Criteri di contabilizzazione La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto, maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fine esercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo in quanto la quota è maturata per competenza economica, ma non è stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quanto non si è avuta alcuna manifestazione finanziaria. Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge nei confronti del lavoratore al momento della cessazione del rapporto di lavoro. Slide 11

12 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

13 Principali obiettivi di revisione Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi in quest'area riguardano: che i dipendenti esistano che siano remunerati secondo contratto o che l ulteriore remunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamente approvata dalle persone che ne hanno il potere che i costi siano correttamente rilevati per competenza, non per cassa. PricewaterhouseCoopers Slide 13

14 Principali obiettivi di revisione: il sistema di controllo interno Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi); Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta); Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide); PricewaterhouseCoopers Slide 14

15 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

16 Ricavi (R&R) Immobilizzazioni materiali Acquisti (P&P) Contabilità generale (GL) Paghe e personale Preparazione bilancio di fine anno Magazzino Transazioni finanziarie significative Processi di business Bilancio Slide 16

17 Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli impatto del ciclo a livello di bilancio Slide 17

18 Esercizio Il ciclo all interno di una società -Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firma del vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primo cedolino? -Chi è coinvolto in questo processo? -Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l ammontare corretto alla fine del mese? Slide 18

19 Process Overview Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 19

20 Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 20

21 Time recording Capture time records Review time records Slide 21

22 Time recording Capture time records Salari fissi vs. remunerazione ad ore Anche spese, buoneuscita e benefit variabili Calcolo del tempo in automatico Calcolo del tempo manuale Slide 22

23 Time recording Review time records Report per le eccezioni Revisione e controlli per gli items in sospeso Slide 23

24 Rischi tipici Financial reporting risks Rilevamento di informazioni su tempi e frequenze fittizi (E/O) Non sono rilevate tutte le evidenze di servizi prestati dai dipendenti (C) Le carte di lavoro sono incomplete o inaccurate (C;A) Slide 24

25 Calcolo delle retribuzioni Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 25

26 Calcolo delle retribuzioni Selezionare i parametri delle retribuzioni Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio Slide 26

27 Calcolo delle retribuzioni Selezione dei parametri delle retribuzioni Selezionare le retribuzioni Periodo di retribuzione (settimanale, mensile, una tantum) Processare e controllare i parametri Controllo degli accessi e segregazione dei compiti Standard operating procedure + checklist Slide 27

28 Calcolo delle retribuzioni Calcolo delle retribuzioni Calcolo di retribuzioni di prova Calcolo di retribuzioni finali Controllo di accessi & segregazione dei compiti Computer validation routines Slide 28

29 Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo Controlli individuali a campione Revisione contro budget & mesi precedenti etc Revisione del management Slide 29

30 Rischi tipici Financial reporting risks Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A) Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delle retribuzioni (C) Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziario errato (CO) Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate e contabilizzate coerentemente con le leggi ed i regolamenti locali (RO; A) Slide 30

31 Rischi tipici Rischi operativi Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempi previsti, comportando ritardi nel pagamento dei dipendenti Incremento delle spese generali dovuto a cicli paghe e personale decentralizzati Slide 31

32 Pagamento & Reporting Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 32

33 Pagamento Autorizzazione Scrittura dei pagamenti Monitoraggio Payroll reports Basata su gruppi/registro dei pagamenti Payroll reports Controlli contabili Controllo degli errori Revisione del registro paghe dopo il calcolo delle retribuzioni Controlli sulle autorizzazioni per gli assegni manuali Controlli sugli assegni Controlli di interfaccia Management reports Month to month recons Slide 33

34 Rischi tipici Financial reporting risks I pagamenti delle retribuzioni non sono completamente ed accuratamente processati (C;A) I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti verso gli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O) I pagamenti con assegni manuali non sono registrati (C) I pagamenti cash e gli anticipi richiesti dai dipendenti non sono approvati (A;E/O) Slide 34

35 Rischi tipici Rischi operativi I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti Rischio di frode se i dipendenti sono pagati in contanti Slide 35

36 Adjustments & Ledger maintenance Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 36

37 Adjustments & Ledger maintenance Rettifiche Aggiornamento dei conti Monitoraggio Slide 37

38 Adjustments & Ledger maintenance Pagamenti manuali (tra cicli retributivi) Nota: controllo dei cambiamenti all anagrafica dei dipendenti Controllo prima e dopo le rettifiche Controllo degli accessi & segregazione dei doveri Approvazione del management per tutte le Rettifiche rettifiche Retro Pay Utilizzato per processare le retribuzioni dei mesi precedenti Slide 38

39 Adjustments & Ledger maintenance Aggiornamento dei conti Online of batch posting to GL Separate system interface controls Periodi contabili Controlli di accesso & segregazione dei doveri Controllo delle riconciliazioni contabili Controlli sui periodi contabili Slide 39

40 Adjustments & Ledger maintenance Monitoraggio Verifica dei controlli sulle riconciliazioni contabili Revisione delle audit trails Slide 40

41 Rischi tipici Financial reporting risks Vengono processate rettifiche non autorizzate (A;E/O) Le rettifiche non sono rilevate con completezza ed accuratezza (A;C) Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti e nel periodo corretto (P/D;CO) Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilità generale non sono complete ed accurate (C;A) Slide 41

42 Rischi tipici Rischi operativi Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute al rilevamento di errori Troppi pagamenti manuali e retro payments dovuti all aggiornamento troppo lento dei payroll standing data Slide 42

43 Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 43

44 Standing data maintenance Dati gestiti da Human Resources Dati regolamentari Dati retributivi Monitoraggio Posizioni di management Nuove assunzioni Variazioni dei dipendenti esistenti licenziamenti Tasse Deduzioni e benefit specifici regolamentari legati al territorio (incluse tasse) Livello di retibuzione Codici di deduzione Variazioni al processo di controllo Audit logs Slide 44

45 Anche revisione Ruoli e responsabilità indipendente da parte del manager della divisione Attiivtà Ruolo Area Time recording Calcolo retribuzioni Pagamento & Reporting Adjustments & Ledger maintenance Standing data maintenance Dipendente Impiegato del personale Gestore della divisione Addetto ai pagamenti / impiegato contabilità Impiegato del personale Contabile Impiegato del personale Impiegato HR Any department Paghe e personale Paghe e personale Debiti / Finanza Finanza Paghe e personale Risorse umane Slide 45

46 : diagramma di flusso collegamento ai conti Financial Statements ERP system Cost to employer (PL) Payroll control account (BS) Cash (BS) DR CR DR CR Standing data setup Time recording Payroll Calculations Payments ERP system ERP system ERP system ERP system Slide 46

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48 Flowchart Processo Ufficio Personale Rilevazione presenze 4.3 Ufficio Personale Preparazione cedolino 4.4 Ufficio Personale Registrazione retribuzioni 4.5 Uff. Paghe / Tesoreria Disposizioni di pagamento 4.6 Ufficio Personale Rettifiche 4.7 Descrizione 4.3 Rilevazione presenze Il corrispettivo versato dall azienda ai propri dipendenti risulta essere in buona parte correlato all ammontare di tempo effettivamente lavorato. La rilevazione delle presenze viene effettuata utilizzando strumenti più o meno automatici come la firma sul foglio delle presenze, la bollatura del cartellino delle presenze o il riconoscimento del badge elettronico. 4.4 Preparazione cedolino Una volta raccolta la documentazione inviata dagli incaricati dei diversi uffici riguardante le ore effettivamente lavorate da ciascun dipendente, l Ufficio Paghe provvede alla predisposizione del cedolino paga, in base al profilo professionale e allo status individuale di ognuno (tali dati sono forniti dall Ufficio Personale). Si determina per ogni dipendente l ammontare dell imposta lorda, l applicabilità delle detrazioni di imposta e l importo della ritenuta fiscale. 4.5 Registrazione retribuzioni Dopo aver determinato per ciascun dipendente l ammontare delle retribuzioni e avere debitamente controllato la loro correttezza, l Ufficio Paghe provvede a emettere i cedolini e ad aggiornare conseguentemente il libro paga aziendale. 4.6 Disposizioni di pagamento L Ufficio Paghe contatta la Tesoreria per procedere al saldo di quanto dovuto ai dipendenti, tramite emissione di assegno o bonifico bancario. Dopodichè viene compilato il modulo di versamento F24, che L Ufficio Paghe trasmette alla Tesoreria affinché venga corrisposto all erario quanto dovuto entro il 16 del mese successivo a quello in cui le trattenute sono state effettuate. Anche i pagamenti dei contributi INPS sono effettuati attraverso il modulo F Rettifiche Le retribuzioni possono subire nel tempo una serie di modifiche direttamente correlate allo status di ciascun dipendente. E compito dell Ufficio Personale rilevare e verificare la presenza di tali presupposti e comunicarli all Ufficio Paghe affinché questo possa a sua volta procedere al corretto computo di quanto dovuto ai lavoratori. A fine di ogni anno, l Ufficio Paghe procede infine al calcolo del carico fiscale definitivo dei lavoratori e determina gli eventuali conguagli da riconoscere agli stessi oppure trattenere dalle loro retribuzioni. Rientra fra le rettifiche di fine esercizio anche la rilevazione delle ferie non godute. Slide 48

49 Processo di revisione Esempi di Test sui controlli Gestione organico Fasi/Attività 1. Assunzione del personale 1.2 Variazione delle condizioni contrattuali Rischio Personale fittizio potrebbe essere aggiunto a libro paga Il personale potrebbe beneficiare di aumenti retributivi non autorizzati Punti di controllo necessari Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni nuova assunzione e reporting mensile delle variazioni del personale Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni aumento retributivo Test dei Controlli Esame delle evidenze delle autorizzazioni dell'ufficio personale per le nuove assunzioni e esame del reporting mensile Esame delle procedure di autorizzazione degli aumenti Financial Statement Assertion E/ O C A C O a a P D IPO R O V C A V R a a Personale non più in servizio potrebbe essere mantenuto a libro paga Comunicazione dall'ufficio personale all'ufficio paghe per ogni cessazione di rapporto Esame delle comunicazioni di cesssazioni di rapporti di lavoro e della relativa variazione al master file delle retribuzioni a a Slide 49

50 Processo di revisione Esempi di Test sui controlli - Amministrazione del personale Fasi 2.1 Rilevazione delle presenze Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Il personale potrebbe Utilizzo di cartellini essere pagato per oresegnatempo e Osservazione delle procedure di utilizzo dei cartellini segnatempo non lavorate approvazione del e verifica della approvazione del cartellino da parte dicartellino da parte di un un supervisore supervisore Le informazioni sulle retribuzioni potrebbero essere perse durante durante la 2.2 trasmissione al Predisposizi reparto EDP che one predispone le paghe retribuzioni 2.3 Registrazion e delle retribuzioni Confronto del totale delle ore lavorate determinato dall'ufficio Paghe con il dato inserito a computer dal dipartimento EDP Il file delle retribuzioni Esame può essere oggetto di indipendente del 'forzarture' del report delle sistema forzature al file delle retribuzioni Possono essere Approvazione delle commessi errori nella registrazioni da registrazione delle parte di un retribuzioni supervisore Esame delle evidenze del confronto tra i totali delle ore imputate dall'ufficio Paghe e quelle imputate dal dipartimento Financial Statement Assertion IPO E/ O C A C O PD R O V C A V R a a a a a a EDP a a a a Osservazione delle procedure di inserimento dei dati e verifica del report per l'esame del supervisore a a a a a a Verifica dell'esame delle registrazioni da parte del supervisore a a a a Slide 50

51 Separazione dei compiti ( Segregation of duties ) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli 1. Separazione tra attività di autorizzazione e di esecuzione 2. Separazione tra attività di esecuzione e attività di rilevazione contabile Applicazione SOD al Ciclo Lavoro Funzione di supervisione versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni e di effettuazioni delle registrazioni relative al personale Funzione pagamento versus Funzione di effettuazioni delle registrazioni relative al personale Funzione pagamento versus Funzione di supervisione Funzione pagamento versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni Funzione di elaborazione delle retribuzioni versus Funzione di contabilità del personale 3. Separazione tra responsabilità operative di gestione e attività di rilevazione contabile Funzione di supervisione versus Funzione di contabilità del personale Slide 51

52 Business Performance Reviews Indicatori chiave di performance Revisione alla luce di informazioni indipendenti Revisione da parte del management di elementi significativi o inusuali Altro Slide 52

53 Aspetti legati alle frodi Dipendenti fantasma Pagamento di bonus non autorizzati Salari cash Trasferte e nota spese Slide 53

54 Domande? Slide 54