Utilizzo di ClarityTM per la gestione del portfolio di applicazioni

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1 WHITE PAPER: Application Portfolio Management febbraio 2012 Utilizzo di CA PPM ClarityTM per la gestione del portfolio di applicazioni David Werner CA Service & Portfolio Management agility made possible

2 sommario Riepilogo esecutivo 3 Sezione 1: 4 Numero eccessivo di applicazioni Applicazioni ridondanti, sottoutilizzate e obsolete Applicazioni che rallentano l'azienda Applicazioni non allineate alla strategia IT dell'azienda Da dove iniziare? Sezione 2: 5 Inventario e valutazione Precisione dell'inventario Definizione del valore del business Definizione delle condizioni tecniche Processo in 10 fasi Estensione delle iniziative di APM Sezione 3: 8 Trasformazione del portfolio di applicazioni Migliore allineamento con il business Strategia per il passaggio al cloud Miglioramento della disponibilità delle risorse Costi ridotti Sezione 4: 10 Conclusioni 2

3 Riepilogo esecutivo La sfida Nel tempo, l'azienda ha accumulato un vasto assortimento di applicazioni, alcuni delle quali probabilmente ridondanti, sottoutilizzate oppure obsolete. Alcune possono non essere in linea con le indicazioni della piattaforma strategica in uso oppure non conformi ai criteri. Altre possono complicare i processi di business o semplicemente non essere allineate alle esigenze aziendali. L'assenza di governance di queste applicazioni rallenta il business e aumenta i costi dell'it. Il processo di identificazione delle applicazioni da ridurre o disattivare può sembrare complesso. Dal momento che il semplice inventario delle applicazioni può risultare difficile, la prospettiva di trasformare tale inventario di applicazioni può sembrare addirittura impossibile. L'opportunità Application Portfolio Management (APM) offre una conoscenza completa delle applicazioni. APM è in grado di fornire all'utente con una scarsa conoscenza dell'inventario delle applicazioni e una conoscenza limitata di ciascuna di esse, un inventario definito di dati relativi al valore di business e alle condizioni tecniche di ognuna delle applicazioni. Grazie alle potenti funzionalità di gestione del portfolio di CA Clarity Project & Portfolio Management (CA Clarity PPM), sarà possibile analizzare il proprio inventario e prendere decisioni in grado di trasformare realmente il portfolio di applicazioni. Sarà possibile identificare le applicazioni da ottimizzare, aggiornare, disattivare o spostare sul cloud. I vantaggi Non sarebbe bello liberare fondi da investire in nuovi progetti? Oppure semplificare il carico di lavoro dello staff in modo che possa focalizzarsi su altre aree? Non sarebbe interessante una strategia chiara che consenta di definire le applicazioni da spostare sul cloud? I vantaggi della trasformazione del portfolio sono troppo numerosi per poterli elencare. Vanno dalla capacità di prendere decisioni strategiche alla riduzione immediata dei costi inutili. APM fornisce la capacità di analizzare subito il proprio portfolio di applicazioni e di mantenerlo allineato alle esigenze aziendali e alle strategie IT future. CA Clarity PPM for Application Portfolio Management (CA Clarity PPM for APM), consente di gestire un portfolio di applicazioni in grado di supportare in maniera efficiente l'azienda e allo stesso tempo di rispettare le strategie e i criteri IT. 3

4 Sezione 1: Numero eccessivo di applicazioni È probabile che l'azienda esegua un numero di applicazioni così elevato da rendere difficile stabilire quali siano utilizzate in maniera ottimale e quali no, o persino quali siano necessarie. Alcune, probabilmente, creano un overhead inutile e inefficienze nel business. Tuttavia, manca la conoscenza del valore di business e delle condizioni tecniche delle applicazioni necessaria a trasformare il proprio portfolio in un portfolio più efficiente e meglio allineato al proprio business. Applicazioni ridondanti, sottoutilizzate e obsolete L'accumulo delle applicazioni è dovuto alle acquisizioni, all'evoluzione tecnica e al tempo. Le applicazioni possono costituire un panorama complesso di architetture non coerenti e non conformi alle policy o alle strategie di piattaforma dell'azienda. Il fatto di non conoscere il numero di applicazioni, il loro utilizzo e la loro importanza per il business può rendere impossibile riuscire a fare dei passi avanti per ridurle. Ogni anno si sprecano risorse hardware, tempo dello staff e costi di manutenzione. Le risorse e gli investimenti sprecati su queste applicazioni potrebbero essere utilizzate per nuove iniziative e in aree in cui vengono investiti meno fondi. Applicazioni che rallentano l'azienda Molte applicazioni più vecchie rallentano l'azienda in quanto non supportano processi di business che richiedono una funzionalità più potente o per il fatto che per funzioni simili si utilizzano applicazioni duplicate. Altre rallentano letteralmente l'azienda a causa di prestazioni inadeguate o della scarsa disponibilità. L'organizzazione IT spesso non conosce l'utilizzo da parte dell'azienda, per cui non riesce a identificare in che modo è possibile modificare o ridurre queste applicazioni. Gli stessi utenti aziendali spesso non hanno la giusta prospettiva per comprendere in che modo sia possibile ottimizzare queste applicazioni. Dal punto di vista delle prestazioni, l'organizzazione IT potrebbe non disporre degli strumenti per le prestazioni delle applicazioni necessari per fornire metriche indicate per il confronto e la valutazione delle prestazioni. Applicazioni non allineate alla strategia IT dell'azienda Molte delle applicazioni utilizzate dall'azienda non sono allineate alle strategie IT e alle policy dell'azienda, e tuttavia continuano a sopravvivere. La valutazione approfondita è necessaria per identificare le aree in cui queste applicazioni sono in conflitto con le strategie aziendali. Senza queste conoscenze e senza un manager del programma APM obiettivo che valuti e suggerisca delle opzioni, può essere difficile che l'azienda cambi o aggiorni queste applicazioni. Da dove iniziare? Cominciare a capire il portfolio delle applicazioni può sembrare un'attività complessa. Le operazioni necessarie di raccolta e valutazione dei dati possono sembrare spaventose. Per fortuna, CA Clarity PPM fornisce la potente funzionalità Application Portfolio Management e la flessibilità di utilizzare le metodologie desiderate oppure una metodologia propria. 4

5 Sezione 2: Inventario e valutazione Ogni azienda dispone di un proprio insieme di applicazioni. Allo stesso modo, ciascuna azienda deve effettuare le proprie valutazioni riguardo le indicazioni di valore e strategiche per tali applicazioni. Precisione dell'inventario È possibile che non si disponga di un elenco completo di tutte le applicazioni di cui si è in possesso, in parte perché è possibile che l'organizzazione IT non abbia definito cosa è un'applicazione e cosa non lo è. La creazione di un inventario preciso delle applicazioni è un requisito di base prima di decidere la trasformazione del portfolio. L'inventario deve includere tutti i dati di rilievo su ogni applicazione che consentano l'analisi, singola, per segmento e per intero. Definizione del valore di business Per ciascuna applicazione, è necessaria una conoscenza approfondita del valore di business. Senza questa conoscenza, l'organizzazione IT non è in grado di prendere decisioni informate sull'ottimizzazione oppure la disattivazione delle applicazioni utilizzate dall'azienda. Una valutazione completa del valore di business si ottiene raccogliendo input su più argomenti da persone con ruoli e punti di vista differenti. CA Clarity PPM consente di raccogliere tutte queste metriche e di elaborarle per analizzarle da più prospettive. Definizione delle condizioni tecniche Sebbene il valore di business di un'applicazione abbia il peso maggiore in una valutazione, le condizioni tecniche devono comunque rientrare tra i fattori considerati. Le condizioni tecniche dell'applicazione sono determinate, tra l'altro, da qualità, prestazioni, disponibilità e idoneità strategica nell'architettura aziendale. L'organizzazione IT di appartenenza dispone già di gran parte di queste informazioni, ma un'intervista ai vari ruoli, quali utenti, manager delle applicazioni e staff dell'helpdesk fornirà una visuale più completa. I report di sistemi helpdesk come CA Service Desk Manager consentono di identificare il tempo trascorso sui problemi e dunque identificare il reale costo di proprietà. Inoltre, è possibile ricavare delle metriche delle prestazioni da strumenti quali CA Application Performance Management e importarle in CA Clarity PPM. CA Application Performance Management: le metriche di CA Application Performance Management forniscono una valutazione delle condizioni tecniche più affidabile, sia nelle valutazioni iniziali, sia nella governance continua delle applicazioni. CA Application Performance Management consente di monitorare, analizzare e creare report delle transazioni in tutto l'ambiente IT, fisico, virtuale o cloud. CA Application Performance Management e CA Clarity PPM for Application Portfolio Management costituiscono una combinazione potente per la trasformazione del portfolio delle applicazioni. Processo in 10 fasi Le 10 fasi descritte di seguito forniscono una visione di alto livello di un processo APM tipico che utilizza CA Clarity PPM. È possibile scegliere di seguire diverse metodologie APM definite, tra cui quelle proposte da Gartner e Forrester. L'architettura flessibile di CA Clarity PPM consente di utilizzare una qualsiasi di queste metodologie o di crearne una propria. A prescindere dalla metodologia utilizzata, è probabile che le fasi elencate di seguito cambino. CA Clarity PPM supporterà il processo scelto, fornendo la capacità organizzativa e l'accessibilità necessarie ai vari ruoli che contribuiscono all'iniziativa. 5

6 Fase 1: scelta di un manager del programma APM La scelta del manager del programma APM giusto che guidi il processo è fondamentale per il successo dell'iniziativa. Il manager del programma APM deve disporre dell'autorità sufficiente per difendere l'iniziativa, rimanendo obiettivo ed equo nella fase di valutazione e analisi del portfolio. Il manager del programma deve favorire la discussione senza tuttavia spingere verso una risoluzione prestabilita. Nella scelta del manager del programma APM è necessario prendere in considerazione i seguenti criteri: Le segnalazioni vanno effettuate al massimo al livello inferiore al CIO Affiliazione del PMO o dell'architettura Ampia esperienza tecnologica Esperienza o conoscenza finanziaria Fase 2: definizione del valore di un'applicazione per l'azienda L'organizzazione IT deve determinare la giusta definizione di un'applicazione per la gestione del portfolio di applicazioni. Le definizioni possono variare in base alle esigenze aziendali, al panorama applicativo o semplicemente alle opinioni, ma per assemblare l'inventario è necessaria una definizione su cui lavorare. Di seguito viene fornito un esempio di definizione di un'applicazione: Applicazione: eseguibile che supporta in modo diretto un processo di business tramite un'interfaccia propria o come servizio di business tramite un'altra interfaccia. Fase 3: realizzazione di un inventario Raccogliere informazioni di rilievo su tutte le applicazioni che rispondono alla definizione e acquisire i dati in CA Clarity PPM, manualmente o tramite importazione. Raccogliere i dati nelle categorie predefinite configurate in CA Clarity PPM, ad esempio: Stato Processo di business Origine acquisizione Raccogliere una conoscenza più approfondita delle applicazioni presenti nel proprio inventario attraverso interviste agli stakeholder nei diversi ruoli, in modo da ottenere risposte diverse a domande quali: Chi è responsabile dell'applicazione? Per quali esigenze aziendali viene utilizzata l'applicazione? Quali sono le applicazioni simili che servono alla stessa esigenza aziendale? 6

7 Fase 4: definizione delle metriche per la valutazione Per prendere le decisioni necessarie alla trasformazione del portfolio di applicazioni è necessario disporre di metriche concordate su cui basare le decisioni. Le metodologie di gruppo quali Gartner e Forrester forniscono dei suggerimenti, tuttavia è compito dell'organizzazione determinare quali sono le metriche ottimali per le decisioni che è necessario prendere. CA Clarity PPM utilizzerà qualsiasi metrica scelta. Di seguito vengono forniti alcuni esempio dei tipi di metrica utilizzati di frequente: Valore di business Costi Vantaggi Idoneità dal punto di vista strategico Condizioni tecniche Classificazione del fornitore Fase 5: valutazione del valore di business Intervistare vari ruoli aziendali per raccoglierne l'opinione sul valore di business di ogni applicazione. Raccogliere i punti di vista di ruoli come singoli collaboratori, manager, analisti di business e manager di applicazioni. Di seguito sono forniti esempi delle domande da rivolgere su ciascuna applicazione, al fine di scoprire il valore di business: Per quale motivo è stata introdotta l'applicazione? In che misura l'applicazione soddisfa le attuali esigenze funzionali? Qual è il livello di soddisfazione degli utenti rispetto a questa applicazione? Fase 6: valutazione delle condizione tecniche Le condizioni tecniche dell'applicazione sono determinate, tra l'altro, da qualità, prestazioni, disponibilità e idoneità strategica nell'architettura aziendale. Queste informazioni possono essere raccolta intervistando i vari ruoli, ad esempio utenti, manager dell'applicazione e staff dell'helpdesk. È possibile ricavare delle metriche delle prestazioni da strumenti quali CA Application Performance Management e importarle in CA Clarity PPM. Di seguito vengono forniti alcuni esempi delle metriche da raccogliere su ciascuna applicazione al fine di valutarne le condizioni tecniche: Numero di incidenti relativi all'applicazione Costi associati alla risoluzione degli incidenti Disponibilità Conformità ai criteri e alla strategia IT Fase 7: valutazione del rischio Sviluppare un profilo di rischio per le applicazioni che prenda in considerazione aree quali la sicurezza, il disaster recovery e l'affidabilità del fornitore. A seconda delle esigenze del business, potrebbe essere necessario includere la conformità normativa, la privacy e altri problemi. È possibile creare e configurare in CA Clarity PPM un sistema di punteggio personalizzato in base all'approccio di valutazione del rischio scelto. 7

8 Fase 8: analisi del portfolio Analizzare ogni applicazione del portfolio in base alle metriche di valutazione. La potente funzionalità di gestione del portfolio di CA Clarity PPM consentirà di analizzare ciascuna applicazione singolarmente, all'interno dei segmenti del portfolio e come parte dell'intero portfolio. Anche in questo caso, la flessibilità di CA Clarity PPM consente di utilizzare i suggerimenti di Gartner, Forrester o qualsiasi altra metodologia. Fase 9: decisione sulle azioni da intraprendere Il manager del programma sviluppa diversi scenari per le possibili azioni sulla base dell'analisi delle applicazioni. Gli scenari dovrebbero includere una sintesi dei risultati previsti, qualora lo scenario venisse posto in atto, che tenga conto dell'impatto sul budget, sullo staff, sulle policy e sulla strategia. Il team di gestione appropriato dovrebbe quindi esaminare gli scenari e stabilire quali di essi portare avanti. Le decisioni vengono acquisite e tracciate in CA Clarity PPM. Fase 10: implementazione delle decisioni Le azioni oggetto delle decisioni spesso generano nuovi progetti IT. Di solito, tali progetti includono: Migrazione di applicazioni Disattivazione di applicazioni Modernizzazione di applicazioni In genere, tali progetti richiedono lo stesso trattamento di qualsiasi altro progetto IT. Vale a dire, pianificazione, allocazione delle risorse, pianificazione dei costi e della delivery e altre componenti del progetto. Dal momento che queste informazioni sono già presenti in CA Clarity PPM, le decisioni possono essere trasformate rapidamente in progetti e portate al completamento tramite le funzionalità di CA Clarity PPM. Estensione delle iniziative APM Per le organizzazioni interessate a iniziative di APM più consistenti che vadano oltre CA Clarity PPM, CA Technologies, in partnership con Troux e altri provider, offre soluzioni più estese. Tali soluzioni possono includere la raccolta dei dati e la creazione di report sui potenziali impatti degli scenari proposti oppure confronti di metriche sulla qualità per potenziali aggiornamenti. Queste soluzioni partner possono essere utili a raggiungere il livello avanzato di Application Portfolio Management necessario all'azienda. Sezione 3: Trasformazione del portfolio di applicazioni Ciascuna azione intrapresa come conseguenza delle decisioni prese durante il processo APM sarà utile per il portfolio di applicazioni e per l'azienda. Di seguito sono indicati i modi in cui tali modifiche possono avere un effetto di trasformazione. 8

9 Migliore allineamento con il business Application Portfolio Management consente di ottimizzare e investire nelle applicazioni che risultano più utili per l'azienda, eliminando e consolidando quelle che la rallentano. Il processo APM iniziale allineerà il portfolio di applicazioni alle esigenze aziendali, e l'utilizzo di APM per la governance lo manterrà allineato. Proseguendo nel processo, l'organizzazione IT sarà un partner strategico migliore per l'azienda grazie alla profonda conoscenza del valore che le applicazioni gestite hanno per il business. Analogamente, l'azienda sarà un partner migliore per le iniziative IT strategiche che influiscono sulle applicazioni chiave quando sono presentate con dati completi sulle condizioni tecniche e sul valore di business. Miglioramento in termini di velocità ed efficienza: la rimozione e il consolidamento delle applicazioni che complicano le business practice eliminerà dall'azienda ostacoli e inefficienze. Il miglioramento o la sostituzione delle applicazioni che presentano problemi di qualità o disponibilità aumenterà letteralmente la velocità dei processi di business. Quasi tutte le azioni intraprese a seguito del processo valutativo dell'apm avranno un impatto positivo sull'area del business. Strategia per il passaggio al cloud Grazie all'aggiunta delle metriche relative al cloud, alle condizioni tecniche e alla valutazione dei rischi, CA Clarity PPM fornisce le analisi per decidere quali applicazioni del portfolio sono candidate al passaggio al cloud. Gli scenari proposti e le decisioni possono includere il passaggio al cloud di applicazioni o funzioni qualificate, o il suggerimento di prendere in considerazione il cloud in futuro. Le applicazioni candidate al cloud possono essere analizzate ulteriormente per scoprire vantaggi e svantaggi e definire le priorità mediante le funzionalità decisionali relative al cloud di CA Clarity PPM. Di conseguenza, l'organizzazione IT può produrre una strategia chiara riguardo alle applicazioni che devono passare al cloud, al momento e al motivo del passaggio. Miglioramento della disponibilità delle risorse Le azioni intraprese per eliminare e consolidare le applicazioni in ultima istanza aumenteranno la disponibilità delle risorse IT. L'aggiornamento o la sostituzione delle applicazioni problematiche che richiedono eccessiva attenzione da parte dello staff consentirà di ridurre il carico di lavoro. La capacità di risorse hardware, quali i server, aumenterà man mano che le applicazioni vengono ridotte o spostate sul cloud. Tutto questo andrà ad aggiungersi al miglioramento della disponibilità delle risorse per l'organizzazione IT, disponibilità che potrà essere utilizzata per nuovi progetti, iniziative o aree che richiedono maggiore attenzione. Costi ridotti Le applicazioni eliminate o ridotte in conseguenza del processo APM spesso sono associate a dei costi continui per il supporto, la manutenzione e le licenze. Pertanto, l'eliminazione o la riduzione di tali applicazioni implica il taglio di questi costi. Per alcune aziende, la riduzione di questi costi può essere sostanziosa. I clienti che utilizzano CA Clarity PPM for APM hanno assistito a risparmi di milioni di dollari già nei primi anni. ROI immediato: mentre i costi associati a un'applicazione vengono raccolti in fase di inventario, la riduzione dei costi associata all'eliminazione o alla riduzione di un'applicazione si manifesta subito. Inoltre, è possibile tenere traccia dell'impatto finanziario di tutte le decisioni, in modo da poter segnalare il ROI completo dell'iniziativa APM in qualsiasi fase dell'iniziativa stessa. 9

10 Sezione 4: Conclusioni Cominciare a capire il portfolio delle applicazioni può sembrare un'attività complessa. Invece, l'utilizzo di CA Clarity PPM for Application Portfolio Management rende possibile questa operazione, con vantaggi enormi per l'organizzazione IT e per l'azienda. I risultati per l'azienda vanno dall'aumento dell'efficienza dei processi alla riduzione dei costi. I vantaggi per l'organizzazione IT vanno da una maggiore disponibilità dello staff allo sviluppo di una chiara strategia cloud. Ma i vantaggi principali sono a beneficio sia dell'attività che dell'organizzazione IT, grazie al migliore allineamento delle esigenze di entrambe APM consente di gestire un portfolio di applicazioni in grado di supportare in modo efficiente l'azienda e allo stesso tempo di restare allineato alle policy e alle strategie dell'it. CA Technologies è un'azienda di soluzioni e software di gestione IT con esperienza e competenze in tutti gli ambienti IT, dagli ambienti mainframe e distribuiti fino a quelli virtuali e cloud. CA Technologies gestisce e protegge gli ambienti IT e consente ai clienti di fornire servizi informatici più flessibili. I prodotti e i servizi innovativi di CA Technologies offrono alle organizzazioni IT la visibilità e il controllo essenziali per stimolare l'agilità del business. La maggior parte delle aziende incluse nella classifica Global Fortune 500 si affida a CA Technologies per la gestione degli ecosistemi IT in continua evoluzione. Per ulteriori informazioni, visitare il sito CA Technologies all indirizzo Copyright 2011 CA. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi, i nomi commerciali, i marchi di servizio e i logo citati nel presente documento sono di proprietà delle rispettive società. Questo documento ha esclusivamente scopo informativo. CA declina ogni responsabilità in relazione all'accuratezza e alla completezza delle presenti informazioni. Nella misura consentita dalle leggi applicabili, CA rende disponibile questo documento "così com'è" senza garanzie di alcun tipo, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le garanzie implicite di commerciabilità, di idoneità per uno scopo determinato e di non violazione di diritti altrui. In nessun caso CA sarà responsabile per qualsivoglia perdita o danno, diretto o indiretto, derivante dall'utilizzo di questo documento inclusi, a titolo non esaustivo, interruzione dell'attività, perdita di avviamento o di dati, anche nel caso in cui CA fosse stata espressamente avvertita del possibile verificarsi di tali danni. CS1788_0212