CAPITOLATO TECNICO PIANO MEDIA

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1 CAPITOLATO TECNICO PIANO MEDIA GARA AD OFFERTA ECONOMICAMENTE PIÙ VANTAGGIOSA, AI SENSI DELL ART. 83 DEL D. LGS. 163/2006 E S.M. PER L INDIVIDUAZIONE DI UNA SOCIETÀ DI CONSULENZA DI COMUNICAZIONE E DI SERVIZI MULTIMEDIALI DELLE ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE DELLA FIERA DEL LEVANTE PER IL PERIODO CIG BEC

2 PREMESSA Il presente Capitolato tecnico regola la realizzazione di campagne di comunicazione, di servizi multimediali e la manutenzione e l implementazione del sito web della Fiera del Levante, come descritto nel bando di gara agli artt. 2 e 3. I servizi di comunicazione dovranno comprendere: 1. la definizione delle premesse metodologiche per lo svolgimento dei servizi; 2. elaborazione materiali grafici; 3. l elaborazione di campagne di comunicazione (N. 1 campagna per la Fiera Campionaria Internazionale, N. 2 campagne per eventuali altre manifestazioni ad organizzazione diretta, N. 1 campagna per target nazionale ed internazionale relativa a proposta strutture fieristiche); 4. Manutenzione e perfezionamento sito e servizi web; 5. Sviluppo APP Mobile Fiera del Levante ; 6. Elaborazione piano media e mezzi conventional, e la sua esecuzione da sviluppare sul territorio nazionale con inserzioni su quotidiani nazionali e riviste nazionali e internazionali, come di seguito specificato, ed il relativo piano mezzi; 7. Elaborazione pianificazione azioni di adv su Google ADwords o simili; 8. Elaborazione pianificazione azioni di brand-reputation e di adv su Facebook, come di seguito specificato. Con riferimento al PIANO MEDIA e alla sua esecuzione, si riportano di seguito i servizi che l azienda concorrente dovrà assicurare - sotto la supervisione degli uffici interessati dell Ente - nell ambito delle campagne di comunicazione originali, integrate e innovative articolate in aree di azione, sviluppate come di seguito indicato. Il piano media, inoltre, definisce le tipologie che si riferiscono a tutte le campagne di comunicazione: - n. 1 campagna per la Fiera Campionaria Internazionale, - n. 2 campagne per eventuali altre manifestazioni ad organizzazione diretta, - n. 1 campagna per target nazionale ed internazionale relativa a proposta strutture fieristiche. Sulla base delle azioni previste viene richiesta l elaborazione di un piano mezzi. Il concorrente dovrà presentare specifica e puntuale relazione inerente la descrizione dell organizzazione delle proprie risorse umane e strumentali, dell impiego logistico e temporale allo scopo di gestire le commesse ai fornitori finali di materiali e mezzi di comunicazione i cui contratti rimarranno comunque in capo all E.A. Fiera del Levante, che si farà carico di tutti i costi di produzione e di promozione dei materiali di comunicazione di cui al presente capitolato. Il concorrente dovrà presentare un elaborato grafico complessivo utile alla valutazione, in cui sia data evidenza della distribuzione e della frequenza delle pubblicazioni, nonché della frequenza e della durata delle affissioni, oltre che della individuazione di massima dei punti strategici ove le stesse saranno poste. Potrà, inoltre, fornire un elenco dettagliato di potenziali fornitori per la realizzazione, stampa, distribuzione, packaging, che dimostrino avere un rapporto costo/qualità vantaggiosi rispetto a quelli di mercato. La Fiera del Levante si riserva, eventualmente, di prendere in considerazione tale elenco nell espletamento delle procedure pubbliche di acquisizione di servizi o forniture così come previsto da D.Lgs. 163/2006, che saranno comunque a carico dell Ente stesso. Viene richiesta, inoltre, la trasmissione dei curricula di esperti individuati per affiancare il Committente durante il periodo del servizio, il monte ore disponibile e le modalità di interfaccia con lo staff del progetto.

3 Nel gruppo di lavoro indicato nell offerta dovranno, a pena di esclusione, essere inserite le seguenti figure professionali: - un esperto, con funzione di capo-progetto/coordinatore account executive ; - un direttore creativo d agenzia; - un esperto grafico nel settore editoriale e pubblicitario; - un copywriter esperto in comunicazione di impresa; - un esperto programmatore/sviluppatore web; - un cameraman che sarà a disposizione dei giornalisti interni o esterni all Ente, al bisogno; l integrazione di altri due operatori di ripresa in rinforzo per il periodo di svolgimento della Campionaria Internazionale (10 giorni) ovvero di un solo operatore in rinforzo per i periodi di svolgimento delle altre due eventuali manifestazioni ad organizzazione diretta (5 giorni ciascuna); - un tecnico di montaggio; l integrazione di un altro tecnico specializzato per i periodi di svolgimento della Campionaria Internazionale (10 giorni) e delle altre due eventuali manifestazioni ad organizzazione diretta (5 giorni ciascuna) Inoltre, il concorrente dovrà presentare anche un crono-programma che identifichi la successione logico temporale delle attività, che possa garantire un rapido ed efficiente raggiungimento degli obiettivi di comunicazione e offrire quindi la propria consulenza strategica per l individuazione dei mezzi. Si precisa che nell ambito delle azioni e quindi delle quantità previste per ciascuna attività, la Fiera del Levante potrà eseguire delle variazioni tra le singole voci nella misura massima del 10%, senza modificare il costo del servizio complessivamente aggiudicato. Si evidenzia che per l acquisto dei mezzi, di cui al piano e ai servizi richiesti, la Fiera del Levante impegna un budget complessivo annuale, pari a Euro ,00 IVA esclusa. Fatte salve eventuali economie o sopravvenienti risorse, al momento non determinabili. ELABORATI GRAFICI Con riferimento al raggiungimento del target popolazione pugliese, nazionale ed internazionale in generale, l attività dovrà riguardare la progettazione grafica al minimo dei seguenti prodotti (artworks): progettazione grafica ed esecutivi forniti su supporti informatici per: - annunci stampa a colori in qualsiasi formato per riviste specializzate; - annunci stampa a colori in qualsiasi formato per quotidiani; - manifesti nei formati cm. 70 x x x 300; - locandine nei formati A4 - cm.35x50 - cm.35x70; - storyboard per spot televisivo; - ideazione script dello spot radiofonico; - tabelle per pubblicità dinamica; - banner per siti internet e quotidiani e riviste on-line; - inviti, biglietti ingresso, tagliandi parcheggio, tessere; - linea coordinata, busta e carta da lettere; - pianta-guida catalogo; - etichetta per CD-Rom e/o card-usb catalogo; - depliant per direct-espositori e/o visitatori (italiano e inglese); - folder per direct-espositori e/o visitatori (italiano e inglese);

4 - brochure istituzionale (italiano e inglese); - presentazione in Flash o Power-Point (italiano e inglese); - cartellina-contenitore per direct-espositori e/o visitatori (italiano e inglese); Tutti i materiali dovranno essere corredati da un documento esplicativo/manuale che comprenda tutti gli elementi grafici coordinati (indicazione dei pantoni, linee guida del sistema di identità, del font o dei font utilizzati). I materiali, a seconda delle indicazioni della Fiera del Levante dovranno contenere i seguenti loghi: - Fiera del Levante; - Comune di Bari; - Provincia di Bari; - Camera di Commercio di Bari; - Regione Puglia; - Banca Popolare di Bari riprodotti secondo le specifiche grafiche previste dai regolamenti comunitari. CAMPAGNE DI COMUNICAZIONE Le campagne pubblicitarie dovranno essere di tipo istituzionale, utilizzando le azioni di comunicazione previste dal capitolato ed i singoli target di riferimento. Nello specifico si richiede: Realizzazione di N. 1 campagna per la Fiera Campionaria Internazionale destinata al target nazionale. La campagna, riguardante la pubblicizzazione della 78 a Fiera del Levante nel suo complesso (Multisettore Internazionale e Saloni Specializzati) e nello specifico dei suoi Saloni Specializzati si svilupperà come segue: - campagna stampa su testate specializzate dei settori di interesse nei mesi di maggio, giugno, luglio/agosto e settembre 2014; - campagna stampa su quotidiani locali ed eventualmente regionali di Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria, nella seconda metà di agosto e prima metà di settembre; - campagna televisiva su emittenti locali e regionali con copertura di Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria, nella seconda metà di agosto e prima metà di settembre; - campagna affissionistica di poster e manifesti in Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria, da fine agosto sino a fine manifestazione; - campagna web su portali generalisti e siti di quotidiani nella ultima settimana di agosto e prima metà di settembre; - campagna di pubblicità dinamica in Puglia, Basilicata e Campania nella prima metà di settembre; - campagna radiofonica su emittenti nazionali da maggio a luglio e da fine agosto a metà settembre; - eventuali altre campagne non conventional. Realizzazione di N. 2 campagne per eventuali altre manifestazioni ad organizzazione diretta, destinate al target nazionale: (per ciascuna di esse)

5 - campagna stampa su testate specializzate dei settori di interesse a partire da otto mesi e fino a due mesi prima dell evento; - campagna stampa su quotidiani locali ed eventualmente regionali di Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria,durante il mese precedente l evento; - campagna televisiva su emittenti locali e regionali con copertura di Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria, durante il mese precedente l evento; - campagna affissionistica di poster e manifesti in Puglia, Molise, Basilicata, Campania, Calabria,a partire da un mese prima dell evento, fino alla sua conclusione; - campagna web su portali generalisti e siti di quotidiani nelle tre settimane precedenti l evento; - campagna di pubblicità dinamica in Puglia, Basilicata e Campania nelle tre settimane precedenti l evento; - campagna radiofonica su emittenti nazionali da sei mesi a tre mesi prima dell evento e durante il mese precedente l evento. Realizzazione di N. 1 campagna per target nazionale ed internazionale relativa a proposta strutture espositive fieristiche nel quartiere: - campagna stampa su almeno due testate specializzate leader del settore per almeno otto uscite mensili all anno; - campagna stampa e web su mezzi internazionali in uscita nell occasione di almeno quattro eventi internazionali sulla proposta di strutture fieristiche; - realizzazione materiale promozionale (brochure, totem e materiale multimediale) da utilizzare e distribuire, in loco, nell ambito dei citati quattro eventi internazionali. Con riferimento agli obiettivi e ai destinatari dell azione di comunicazione, si veda l art. 2 del bando di gara. Per la realizzazione delle campagne è necessario inoltre considerare: - l immediatezza: il messaggio deve essere trasmesso in maniera diretta, esplicita e senza possibilità di equivoci e confusione; - l accuratezza: la grafica non deve essere approssimativa; - la coerenza: il linguaggio deve essere calzante sia con il messaggio che si intende lanciare sia con i contenuti che vengono promossi; - la precisione: le immagini devono essere accurate e credibili, evitando presentazioni palesemente artefatte; - la specificità: la pubblicità deve riuscire a comunicare con la tipologia di utenti a cui si rivolge. - la creatività: il visual, il claim e il pay off delle campagne dovranno essere innovativi e diretti. Le società partecipanti dovranno presentare a pena di esclusione una sola (1) proposta di campagna pubblicitaria istituzionale per ciascuna tipologia prevista. Diritti di Utilizzo ed Esclusiva Nel caso in cui lo sviluppo dei progetti creativi rendesse necessario l utilizzo di foto/immagini/illustrazioni, video, brani musicali/tracce audio e/o materiali affini, questi dovranno essere originali e liberi di diritti da parte di terzi. L Aggiudicatario dovrà quindi garantire il libero utilizzo dei materiali senza limiti temporali e territoriali. Dovrà inoltre fornire tutte le idonee licenze d uso esclusive, la documentazione relativa all estensione dei

6 diritti, eventuali credits, liberatorie nel caso di materiale in cui siano presenti beni e/o persone e ogni altra documentazione richiesta dalla legge in materia. Resta salva in ogni caso l assenza di qualunque responsabilità dell Amministrazione in merito al pregiudizio recato a diritti di terzi di qualsivoglia natura. Fiera del Levante avrà il diritto di uso esclusivo e senza condizione di tutti gli elaborati prodotti durante il periodo contrattuale e rientranti nell ambito dei servizi oggetto di gara. Il Committente avrà quindi libera e completa disponibilità del materiale. L Aggiudicatario dovrà garantire che tutto il materiale creativo prodotto in sede di gara e durante il periodo contrattuale sia originale, pienamente disponibile e tale da non dar luogo, né in Italia né all estero a contestazioni per plagio, imitazione o contraffazione da parte di terzi sul piano del diritto e dell autodisciplina pubblicitaria. In ogni caso l Aggiudicatario si impegnerà a tenere la Committenza sollevata ed indenne da ogni pretesa che, in Italia o all estero, venisse eventualmente avanzata nei confronti della stessa Committenza da chiunque e a qualsiasi titolo in relazione alla diffusione del materiale realizzato, anche se approvato dal Committente. Si precisa che a conclusione del contratto, l aggiudicatario si impegna a fornire, in via esclusiva, a Fiera del Levante l intero archivio delle produzioni creative (foto, immagini, audio, video, copy,.) su supporto hardware, completo di file di progetto aperti e file definitivi non modificabili. Tale materiale deve essere accompagnato da liberatoria sull utilizzo esclusivo organizzato in cartelle, data, campagna e mezzo utilizzato. Si evidenzia, infine, che Fiera del Levante diventa proprietaria esclusiva e unico utilizzatore del materiale oggetto del presente contratto, e che l aggiudicatario o terzi, non potranno vantare alcun diritto sullo sfruttamento e utilizzo di esso. SERVIZI WEB Con riferimento al SITO, i servizi richiesti sono: Attività di manutenzione sviluppata come segue: a) Manutenzione Ordinaria: - Aggiornamento del Sistema CMS e dei singoli Moduli e Componenti del portale. - Verifica della congruenza dei DB - Verifica e aggiornamento delle funzionalità sviluppate ad hoc. - Verifica delle funzionalità integrate ad altri sistemi (apps, gestione spazi commerciali, etc.) - Installazione patches e fix files - Verifica e controllo funzionamento generale b) Manutenzione Straordinaria: - Correzione Bugs o Incompatibilità - Crash Recovery - Reinstallazione e ripristino Backups c) Manutenzione Migliorativa: - Installazione di nuovi Componenti e funzionalità con verifica compatibilità - Analisi e studio di fattibilità per nuovo inserimento e/o modifica delle funzionalità del sistema d) Attività di Webmastering / supervisione Contenuti: - Attività di supervisione nella gestione dei contenuti nel rispetto del layout e dell impianto originario - Gestione e supervisione sistema di utenze e accessi - Impianto e gestioni moduli di richiesta (forms)

7 - Modifiche ai menus e relativi links - Attività di assistenza di secondo livello (superiore) per problematiche sollevate dagli utenti e) Gestione dei contenuti - Pubblicazione dei contenuti grafico testuali in tre lingue (italiano, inglese, francese) forniti dal cliente (in formato elettronico editabile) con operazioni di editing per l adattamento allo stile/layout del sito Attività di copy legata agli elementi strutturali del sito (parte statica); Implementazione della funzionalità collegata alla geolocalizzazione; Restyling delle seguenti pagine - Restyling Home Page, con inserimento finestra video sulla WebTV; - Restyling pagina News, con creazione di sezione-contenitore per la disponibilità diretta di materiale documentale per i giornalisti secondo il concetto di sala stampa ; - Restyling della sezione riservata alla galleria fotografica; Progettazione e sviluppo delle seguenti pagine - Creazione, nella pagina Eventi, di una sezione vetrina virtuale per evento, che contenga i cataloghi web delle produzioni degli espositori presenti; - Creazione di un Market-Place che costituisca un agorà virtuale dove realizzare attività commerciali e/o di scambio domanda-offerta fra le ditte espositrici e tra esse e gli operatori qualificati in visita al quartiere; - Ristrutturazione della sezione La Fiera vista da voi per rivitalizzarla con l implementazione di automatismi che facilitino l attività di post delle foto (p.es. anche direttamente da Facebook); - Realizzazione sezione Albo Fornitori Ufficiali. Per quanto concerne la gestione del sito, l Aggiudicatario si impegnerà a garantire autonomia di gestione, tramite CMS di tutte le sezioni del sito. L aggiudicatario dovrà rendere il servizio di consulenza qualificata e assistenza tecnica per tutto il periodo del contratto. Azioni di Direct Marketing Studio e realizzazione di azioni di Direct Marketing per la sensibilizzazione di aziende potenziali espositori delle manifestazioni ad organizzazione diretta dell Ente, al fine della loro eventuale acquisizione come tali. Le citate azioni di D.E.M. andranno realizzate dall aggiudicatario e, nella forma grafica, nei contenuti e nelle modalità operative, supervisionate dagli uffici dell Ente interessati. Le citate azioni dovranno essere coordinate con lo svolgimento delle campagne pubblicitarie ed esserne sostenute per trarre il maggior profitto dalla loro combinazione, sempre col fine ultimo dell acquisizione espositori. Azioni di ADV sul web Studio e pianificazione di azioni di ADV tramite Google ADwords o portali simili, che possano essere di particolare interesse per i diversi settori merceologici di interesse delle manifestazioni fieristiche ad organizzazione diretta (soprattutto Campionaria Internazionale).

8 Studio e pianificazione di azioni di ADV e post sponsorizzati rivolte specificamente ai potenziali visitatori delle manifestazioni fieristiche ad organizzazione diretta (soprattutto Campionaria Internazionale) su Facebook, unitamente ad una costante attività di sostegno della brand reputation dell Ente attraverso la cura quotidiana degli sviluppi social dei diversi profili dell Ente stesso (Facebook, Twitter, LinkedIN, Google+, ecc.) Newsletter Progettazione e realizzazione di una newsletter Fiera del Levante quindicinale, da realizzare su contenuti forniti dagli uffici dell Ente interessati, la cui progettazione, sviluppo di template e sistema di invio saranno condotte dall aggiudicatario su piattaforme mail-up o mail-chimp. Attivazione WebTV L aggiudicatario dovrà fornire: - un cameraman; - struttura di montaggio e tecnico che si occupi delle operazioni di messa on line; a disposizione per tutto il periodo indicato nel presente bando. L operatore seguirà il giornalista di volta in volta incaricato dall Ente ed eventuali ospiti nel corso di servizi televisivi a realizzarsi in interni o in esterni, previa chiamata precedente di un giorno, nei periodi in cui non sono in atto eventi fieristici e/o congressuali o spettacolari; durante gli eventi l operatore sarà a disposizione per tutti i giorni di svolgimento. Il tecnico si occuperà delle operazioni di montaggio, sotto la supervisione degli uffici interessati dell Ente, e della successiva messa on-line. Sarà necessario integrare il personale tecnico di cui sopra nonché le strutture e le attività indicate, durante i periodi di svolgimento della Campionaria Internazionale (10 giorni) e delle altre due eventuali manifestazioni ad organizzazione diretta (5 giorni ciascuna), secondo la seguente descrizione: Organizzazione della diretta per Cerimonia Inaugurale comprensiva di: - Regia tricamera con personale tecnico e sistemazione del tutto il giorno precedente, n. 3 telecamere, collegamento ad Internet per la ripresa streaming; - Diretta web streaming (acquisizione flusso per 400 utenti unici contemporanei) - Diretta satellitare (noleggio apparato di trasmissione satellitare e banda broadcast alta qualità per tre ore di diretta) - Quarta telecamera su radiotrasmettitore digitale compreso operatore di ripresa Produzione di servizi giornalistici video e dirette streaming durante i periodi della Campionaria (10 giorni) e delle altre due manifestazioni ad organizzazione diretta (5 giorni) comprensiva di: - n. 3 tecnici specializzati (n. 2 operatori di ripresa/montatori per la realizzazione di servizi giornalistici e delle dirette web streaming ed n. 1 tecnico di regia per l approntamento dei set di diretta e la gestione della regia audio/video) disponibilità oraria del personale dalle ore 09,00 alle ore 21,30 con pausa di 60 min. - noleggio regia bicamera compreso servizio audio microfonico e set luci e postazione

9 di montaggio inclusa la connettività ad internet per la trasmissione streaming - dirette web streaming (n. 3 ore giornaliere di flusso streaming Wowza ad alta qualità per 200 utenti unici contemporanei con fornitura del codice embedded per l incapsulamento del player nel nostro sito istituzionale orari delle dirette da definire) L aggiudicatario dovrà provvedere, a seconda della location di diretta, ad approntare la connettività internet per le trasmissioni streaming. Sviluppo APP Sviluppo App Mobile Fiera del Levante per Android e ios a integrazione e potenziamento delle funzioni del portale e coordinate con esso. La App dovrà interfacciarsi con la base dati del portale, prevedendo attività di import dati di catalogo, mappe, immagini; dovranno altresì contemplare la gestione di un sistema di utenze e accessi. Sarà un valido strumento di ausilio alla visita per gli operatori ed il pubblico generico e, contestualmente, un utile sistema di comunicazione diretta espositore-visitatore e viceversa. La creazione della App Mobile si articolerà sui seguenti punti: realizzazione di n. 2 applicazioni mobile con due distinti e sequenziali rilasci: una compatibile con sistemi Android e l altra con i sistemi Apple ios, compreso supporto ipad; integrazione e interfacciamento tra le applicazioni mobile, la base dati del portale ed eventuali moduli presenti sul frame work CMS, tramite sviluppo di web services dedicati Profilo Utente Visitatore: memorizzazione dati utente sincronizzazione con account sul portale (se presente); Profilo Utente Espositore: memorizzazione dati utente sincronizzazione con account sul portale (se presente); Offerte Espositori: visualizzazione di offerte generiche/profilate da parte degli espositori ai visitatori. Le offerte potranno inoltre essere visualizzate come alert just-in-time previa abilitazione funzione in configurazione. GPS sensitive e geolocalizzazione tramite hot-spot; Agenda Incontri: visualizzazione agenda appuntamenti presi con gli espositori e/o altri eventi con relativi alert; notifica appuntamento confermato dall espositore; pubblicazione partecipazione a eventi sulla bacheca Facebook dell utente; Catalogo Espositori: visualizzazione elenco espositori presenti e possibilità di ricerche per Nome, Padiglione, Settore merceologico; Check-In visitatore: possibilità di scansione di un QRcode degli espositori per scambio informazioni di contatto e/o informazioni su offerte speciali. Ogni espositore individuato andrà in bookmark; Configurazione: definizione parametri utente per il funzionamento della App; News: lettura di notizie provenienti dal portale; Mappa Fiera: visualizzazione di una mappa interattiva del quartiere fieristico, con funzionalità di geolocalizzazione GPS per il raggiungimento del quartiere; Richiesta Preventivo: possibilità di chiedere preventivi per merci esposte e non alle ditte espositrici (in base a settore merceologico e/o testo libero); visualizzazione preventivi ricevuti; notifica ricezione; login tramite Facebook (possibilità estrazione dati dell utente dal suo profilo social); Funzioni per l utente Espositore: visualizzazione richieste preventivo ricevute; creazione e invio preventivo al visitatore; notifica di richiesta preventivo; agenda con appuntamenti richiesti/confermati; visualizzazione elenco proprie offerte inviate ai visitatori; creazione offerte con immagini; visualizzazione check-in ricevuti;

10 statistiche dei check-in visualizzabili nell App; realizzazione banners pubblicitari: possibilità, per gli espositori, di pubblicare banners della propria azienda sulla pagina iniziale della App; caching dei dati sullo smartphone per velocizzare il caricamento di catalogo espositori e mappe; approfondimenti e gestione configurazione e modifiche del frame work Joomla del portale secondo le necessità rivenienti dalle attività di cui sopra, ivi comprese l installazione e la configurazione dei moduli standard ed esterni e la gestione delle utenze. Eventuali modifiche al codice del frame work e dei relativi moduli; test delle Applicazioni prima del rilascio definitivo. Attività di supporto e assistenza: gestione e supervisione sistema di utenze e accessi; attività di assistenza di secondo livello (superiore) per problematiche sollevate dagli utenti; Bari, 6 marzo 2014 E.A. FIERA DEL LEVANTE Il Responsabile Marketing e Responsabile Unico del Procedimento Andrea Cassio E.A. FIERA DEL LEVANTE Il Presidente Prof. Ugo Patroni Griffi

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