CIRCOLARE OPERATIVA PER LE AZIENDE DEL SETTORE INDUSTRIE CERAMICHE

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1 CIRCOLARE OPERATIVA PER LE AZIENDE DEL SETTORE INDUSTRIE CERAMICHE GENNAIO 2014 Dal 1 Gennaio 2009 è operativo il FASIE ( Fondo di Assistenza Sanitaria Integrativa per il Settore Energia, costituito in attuazione degli accordi sindacali stipulati tra CONFINDUSTRIA ENERGIA e le OO.SS.LL (FILCTEM CGIL, FEMCA CISL, UILCEM UIL). Dal 1 Gennaio 2013 potranno aderire al FASIE anche i lavoratori delle Aziende appartenenti al settore Industrie Ceramiche, in seguito al rinnovo del CCNL del 22 novembre 2010 stipulato tra Confindustria Ceramica e le OO.SS.LL. sopra menzionate. Ai nuovi assunti, a partire dall 1/01/2013, contestualmente all'assunzione, dovrà essere consegnato il Modulo di iscrizione e scelta dell'opzione (Mod. I03/10). Il suddetto modulo prevede, fra l'altro, che il neo-assunto fornisca esplicita indicazione in merito all Opzione di assistenza sanitaria alla quale intende aderire (la scelta è esercitabile fra 3 opzioni: STANDARD, EXTRA e PLUS, con l'eventuale iscrizione del/i familiare/i) o, in alternativa, alla decisione di non avvalersi delle coperture sanitarie offerte dal FASIE. Per i lavoratori neo-assunti, lo Statuto di FASIE attribuisce all'azienda il compito di consegnare al lavoratore all'atto dell'assunzione il modulo di iscrizione, curando altresì il ritiro dello stesso una volta compilato e l'inoltro, entro 60 giorni dalla data di assunzione, a: FASIE, CASELLA POSTALE 140, MOGLIANO VENETO (TV) Il Mod. I03/10 dovrà essere prodotto in 3 copie, di cui una da inviare al FASIE, una da restituire al dipendente ed una da trattenere in Azienda per i propri adempimenti interni. II modulo potrà essere facilmente scaricato dalla sezione Documenti e Moduli sito del FASIE ( a partire dal 21 settembre CONTENUTI Decorrenza della contribuzione e adempimenti per le nuove iscrizioni... 2 Determinazione delle contribuzioni carico azienda per gli iscritti al fondo... 3 Determinazione delle contribuzioni... 3 Versamento dei contributi... 4 Distinta di contribuzione... 4 Fuonzionalità... 5 Periodicità degli adempimenti: schema riassuntivo... 9 Allegato 1: Ordine di bonifico per le aziende...8 Allegato 2: Distinta di contribuzione.9 1

2 DECORRENZA DELLA CONTRIBUZIONE E ADEMPIMENTI PER LE NUOVE ISCRIZIONI La contribuzione (quota a carico del lavoratore e quota a carico dell azienda) decorre dal: 1 gennaio per le adesioni pervenute entro il 31 ottobre 1 dell anno precedente 1 luglio per le adesioni pervenute entro il 30 aprile salvo le seguenti eccezioni: da Regolamento (art. 3, comma 5) in caso di celebrazione di matrimonio, nascita/adozione di un figlio, affiliazione, di riconoscimento di figli naturali, [ ] l'evento deve essere tempestivamente e comunque non oltre 30 giorni dall'evento comunicato al Fondo mediante compilazione di apposito modulo ed alla società di appartenenza. Se l'evento non è comunicato entro il predetto termine, si applicano le decorrenze dell'adesione prendendo a riferimento la data di comunicazione dell'evento". Tuttavia, c'è da fare un precisazione in base all'opzione scelta dal socio: per l opzione PLUS i figli possono essere iscritti sin dal giorno successivo alla nascita, poiché per questa opzione il nucleo è sempre compreso. Nel caso, invece, delle opzioni STANDARD ed EXTRA, i figli possono essere dichiarati sin da subito come nucleo se la comunicazione della nascita perviene entro 30 giorni dall'evento; altrimenti, per l'iscrizione esplicita, bisogna rispettare le finestre precedentemente indicate: 1 luglio se il modulo viene consegnato entro il 30 aprile dello stesso anno e 1 gennaio se il modulo viene consegnato entro il 30 ottobre dell'anno precedente. Dichiarazione del nucleo familiare: se non dichiarato in fase di iscrizione si può utilizzare, successivamente, il modulo di dichiarazione di composizione del nucleo familiare. Tale forma di iscrizione, che non implica alcuna trattenuta sul cedolino del lavoratore dipendente iscritto al Fasie con opzione EXTRA o STANDARD, prevede che i familiari possano chiedere i rimborsi esclusivamente per i grandi interventi a pagamento e ASL; i familiari del socio iscritto con opzione PLUS hanno diritto a tutte le prestazioni previste dal nomenclatore tariffario con un massimale unico per nucleo familiare (questa opzione non prevede i familiari conviventi). Per verificare la possibilità di dichiarare i familiari come nucleo è necessario visionare l art. 2 comma 9 del Regolamento. Iscrizione esplicita dei familiari e/o conviventi: i familiari e/o conviventi possono essere iscritti esplicitamente attraverso il modulo di iscrizione dei familiari da compilarsi per chi ha scelto l opzione standard o l opzione extra con iscrizione esplicita dei familiari. La compilazione di tale modulo prevede che vengano applicate le trattenute sul cedolino del dipendente (15,50 euro mensili per il familiare convivente; 31,00 euro per il convivente) e che ogni familiare abbia diritto a tutte le prestazioni indicate nel nomenclatore tariffario a seconda dell opzione scelta. Per le specifiche in merito allo status di familiare o convivente rimandiamo all art. 2 comma 8 del Regolamento. Esempio 1: nascita di un figlio. Ad un dipendente iscritto al Fasie dal 1 gennaio 2014 nasce un figlio il 2 febbraio 2014: con opzione Extra o Standard può inserirlo come nucleo, se comunicato entro 30 giorni dalla nascita, dal giorno successivo dell evento (ossia dal 03/02/2014), ed iscriverlo esplicitamente dal 1 luglio 2014 (qualora inviasse il modulo di iscrizione esplicita dei familiari entro il 30 aprile 2014); con opzione Plus l iscrizione del figlio decorrerà a partire dal 3 febbraio 2014, ovvero dal giorno successivo alla nascita poiché il nucleo in questa opzione è sempre c ompreso. Esempio 2: matrimonio. Anche in questo caso, valgono le stesse regole indicate per la nascita di un figlio: dichiarazione come nucleo da subito, in caso di tempestiva comunicazione, e iscrizione esplicita secondo le finestre previste. Nel caso in cui l iscritto/a contragga matrimonio con la/il convivente more uxorio precedentemente iscritto in anagrafica, la variazione dello stato da convivente a familiare (e delle contribuzioni a suo carico), avverrà a partire dall anno successivo. Esempio 3: figlio a carico che perde il requisito di familiare. E necessario fare una distinzione in relazione all opzione scelta: con l opzione PLUS, nel caso in cui il figlio perda la qualità di figlio a carico (requisiti indicati nell art. 2 comma 6), l esclusione dal Fondo avverrà dall anno successivo al compimento del 26esimo anno di età; con opzione STANDARD o EXTRA è tuttavia possibile mantenere l iscrizione, inserendolo come familiare convivente fermo restando i requisiti stabiliti nell art. 2 comma 8 (familiare convivente: i genitori, i fratelli del dipendente e del coniuge, i figli non a carico e il/la convivente (more uxorio) dell iscritto, purché conviventi, al riguardo è necessaria autocertificazione da parte dell'iscritto. Per consentire al Fondo il corretto funzionamento ed il rispetto dei tempi previsti si prega di: - effettuare entro il 16 gennaio o il 16 luglio (a seconda della decorrenza delle adesioni) il versamento delle quote di iscrizione a carico del dipendente e azienda; - inviare entro il 16 gennaio o il 16 luglio (a seconda della decorrenza delle adesioni) la lista di contribuzione inerente (e quindi di eguale importo) al bonifico delle quote di iscrizione a carico del dipendente e azienda. 1 In via del tutto eccezionale i moduli di adesione con decorrenza 1 gennaio 2013 potranno pervenire al Fondo entro e non oltre il 30 novembre

3 DETERMINAZIONE DELLE CONTRIBUZIONI CARICO AZIENDA Il contributo a carico dell'azienda, pari a 140 per tutte le opzioni, sarà versato in unica soluzione entro il 16 gennaio Nel caso di iscrizione con decorrenza 1 luglio: Il contributo azienda pari a euro 70 sarà versato in un unica soluzione entro il 16 luglio. Il contributo a carico del dipendente sarà versato in proporzione al periodo di iscrizione. Contestualmente dovrà essere inviata una distinta di contribuzione con il dettaglio delle anagrafiche per cui è stato effettuato il bonifico. Per la compilazione si veda il paragrafo Distinta di contribuzione e Funzionalità. Di seguito i dati per effettuare il bonifico: Descrizione Azienda (da versare in unica soluzione) Importo 140 PER OGNI LAVORATORE ISCRITTO AL FONDO al 1 gennaio 2014 Data versamento entro il 16/01/2014 Casuale Versamento Conto corrente RAGIONE SOCIALE - COD. AZIENDA - CODICE FISCALE - CONTRIBUTO AZIENDA - ANNO FASIE IBAN: IT87D Intestato a: FASIE - Fondo assistenza sanitaria integrativo BANCA DI CREDITO COOPERATIVO DI ROMA DETERMINAZIONE DELLE CONTRIBUZIONI A CARICO DIPENDENTE Per tutti i lavoratori iscritti al Fasie, l Azienda di appartenenza provvederà a versare anticipatamente il contributo a carico di ciascun iscritto in un unica soluzione (da versare a seconda della decorrenza dell iscrizione: gennaio o luglio) entro il 16/01/204 oppure entro il 16/07/2014; successivamente applicherà, mensilmente, le trattenute sul cedolino del lavoratore iscritto. La decorrenza dell iscrizione sarà: per le adesioni pervenute entro il 31 ottobre la decorrenza sarà il 1 gennaio successivo per le adesioni pervenute entro il 30 aprile la decorrenza sarà il 1 luglio dell anno successivo Si chiede che vengano rispettate valuta e disponibilità per la scadenza indicata. Le quote di ciascuna opzione sono: Opzione Quota totale lavoratore Trattenuta mensile lavoratore OPZIONE STANDARD ,66 (11,74 a dicembre) OPZIONE STANDARD con iscrizione 186 per ogni familiare 372 per ogni convivente 15,50 per ogni familiare 31,00 per ogni convivente del/dei familiari OPZIONE EXTRA ,58 (24,62 a dicembre) OPZIONE EXTRA con iscrizione 186 per ogni familiare 372 per ogni convivente 15,50 per ogni familiare 31,00 per ogni convivente del/dei familiari OPZIONE PLUS ,75 3

4 Come evidenziato dalla tabella, l opzione standard e l opzione extra consentono l iscrizione dei familiari (definizione come da regolamento) o conviventi (definizione come da regolamento). Per ogni familiare o convivente iscritto andrà aggiunta la quota di adesione a quella del socio dipendente. Esempio: socio con opzione extra che iscrive anche la moglie (familiare), un figlio minorenne (familiare) e un genitore (convivente). La quota totale annua sarà pari a 295 (dipendente) (moglie) (figlio) (genitore) per un totale annuo di 1.039,00. VERSAMENTO DEI CONTRIBUTI A CARICO AZIENDA E DIPENDENTE Il versamento dei contributi a FASIE avviene con cadenza annuale e consiste in unico bonifico bancario il cui importo deve coincidere esattamente con il totale presente nella corrispondente distinta di contribuzione. Il bonifico deve essere ordinato con data valuta e disponibilità massima per il beneficiario entro il giorno 16 del mese di gennaio per le iscrizioni con decorrenza gennaio ed entro il 16 luglio per le iscrizioni con decorrenza luglio. Qualora il 16 cadesse di giorno festivo va considerato il giorno feriale antecedente. Tutti gli importi vanno accreditati sul conto corrente di raccolta del Fondo FASIE, le cui coordinate sono le seguenti: IBAN: Intestato a: Domiciliato presso: IT87D FASIE Fondo assistenza sanitaria integrativo BANCA DI CREDITO COOPERATIVO DI ROMA Le aziende che si servono del servizio di INVIO DATI WebUploading potranno utilizzare come ordine di bonifico da presentare alla propria banca quello allegato alla presente Circolare (Allegato 1). DISTINTA DI CONTRIBUZIONE La distinta di contribuzione è lo strumento utilizzato per la comunicazione dei contributi dei dipendenti iscritti al FASIE. Essa deve essere predisposta entro il 16 gennaio per le iscrizioni con decorrenza gennaio ed entro il 16 luglio per le iscrizioni con decorrenza luglio. L azienda accede dal sito del FASIE ( link AREA AZIENDE e successivamente al servizio di "INVIO DATI - WEBUPLOADING" ed è in grado di inviare via web al FASIE le distinte di contribuzione: il sistema accetta qualsiasi file conforme agli standard previsti per le distinte di contribuzione (file excel o file estratto dal sistema informativo di gestione delle retribuzioni nel rispetto delle specifiche emanate dal FASIE). L utilizzo del servizio avviene tramite digitazione di un Codice Personale (UserId) e una Chiave Segreta (Password) assegnati alle aziende. Sui dati inseriti sono effettuati controlli di correttezza formale, con segnalazione immediata di eventuali anomalie riscontrate. In assenza di errori il sistema invia il file al Fondo (utilizzando un collegamento Internet SSL v.3 con chiavi di protezione a 128 bit). 4

5 FUNZIONALITA L'applicazione WebUploading consente di: 1. Creare ed inviare le distinte di contribuzione; 2. Verificare lo stato delle distinte inviate; 3. Stampare la distinta inviata. 1. CREARE ED INVIARE LE DISTINTE DI CONTRIBUZIONE La distinta di contribuzione è un file in formato excel che può essere scaricato cliccando sul link Invio distinta di contribuzione dall area riservata alle aziende. Una volta cliccato sul link comparirà la seguente schermata: 5

6 Per poter scaricare il tracciato, bisogna cliccare sul link Scarica il documento con tracciati ed esempi. Si aprirà una cartella zippata che contiene il file excel da compilare (la distinta di contribuzione) e un file pdf con le istruzioni necessarie per compilarlo. Il tracciato è descritto con dei tipi di record (A, T, D, Z e W) precisi (Allegato 2) che devono rimanere invariati, al fine di un corretto caricamento. 1) RECORD TESTA FLUSSO: Assume sempre il valore A. I campi già presenti non devono essere modificati. Quelli vuoti devono essere compilati inserendo: - mittente: il alfanumerico di 3 cifre abbinato alla propria Azienda; - denominazione mittente: la ragione sociale; - data invio: la data in cui viene inviata la distinta che deve essere nel formato AAAAMMGG; - versione: non deve essere modificato, ma và lasciato 001 in tutte le distinte inviate. 2) RECORD TESTA AZIENDA Assume sempre il valore T. I campi obbligatori da inserire sono i seguenti: - fiscale dell Azienda e partita iva: vanno inseriti 11 valori numerici. Se la partita iva e il fiscale iniziano con lo 0, è necessario formattare la cella (tasto destro del mouse formato celle numero, nella sezione categoria selezionare il formato testo ), oppure inserire prima dello zero l apostrofo; - ragione sociale: qui và inserita la ragione sociale dell Azienda come registrata in anagrafica; - data inizio periodo, data fine periodo, data valuta: le date devono essere inserite nel formato AAAAMMGG. Qui và inserito il periodo a cui è riferito il versamento e la data valuta in cui viene effettuato il bonifico. Ad esempio per le iscrizioni con decorrenza gennaio, la competenza sarà: - data inizio: data fine: data valuta: Nell ipotesi di iscrizione da Luglio sarà: - data inizio: data fine: data valuta: ) RECORD DETTAGLIO CONTRIBUTO Assume sempre il valore D. I campi inseriti in questa sezione riguardano le quote degli iscritti e dei loro familiari. Quelli obbligatori da compilare sono: - tipo operazione: il valore da inserire è CT quando si sta inviando un contributo, ST quando si sta effettuando lo 6

7 storno di una quota versata erroneamente 2. - cognome - nome - fiscale - data inizio competenza: inserita nel formato AAAAMMGG - data fine competenza: inserita nel formato AAAAMMGG - quota iscrizione aderente: i campi vanno valorizzati con lo zero (0,00) - quota iscrizione azienda: i campi vanno valorizzati con lo zero (0,00) - divisa: EUR Nel caso in cui un dipendente abbia dei familiari iscritti (per i quali versa la quota relativa), la lista può essere compilata in due modi: 1 metodo: inserire la quota totale nella riga del dipendente Ad esempio: un dipendente è iscritto con l opzione EXTRA e ha iscritto esplicitamente il coniuge e il figlio. In questo caso, nella cella corrispondente alla quota aderente deve essere indicata la somma delle trattenute e cioè: 24, , ,50 = 55,58 euro). 2 metodo: fare 3 righe differenti per i 3 importi In questo caso però ogni riga deve essere riferita al capo nucleo: il cognome, il nome e il fiscale devono essere quelli del capo nucleo. In ogni riga andrà compilata la cella relativa alla quota aderente, indicando nella prima riga 24,58 euro, nella seconda 15,50 e nella terza 15,50. 4) RECORD CODA AZIENDA Assume sempre il valore Z. Qui viene fatto un riepilogo delle quote versate (sommando le colonne relative). - numero aderenti: corrisponde al numero di iscritti inseriti nella distinta; - numero record: corrisponde al numero di righe inserite nella sezione dettaglio. 5) RECORD FLUSSO CODA Assume sempre il valore W e il Totale tipo record è sempre VERIFICARE LO STATO DELLE DISTINTE INVIATE La selezione della funzione Verifica lo stato delle distinte inviate, visualizza i dati identificativi di tutte le distinte trasmesse al FASIE e lo stato di elaborazione. Ogni distinta può assumere i seguenti stati: - Da Caricare: il File ha superato i controlli formali e la trasmissione è avvenuta correttamente. - In Caricamento: la lista è in fase di controllo. Eventuali anomalie riscontrate sui dati provocano il blocco del caricamento sul sistema gestionale e l azienda verrà contattata via mail per poter procedere con l elaborazione. - Caricata: lista correttamente acquisita nel sistema gestionale di Previmedical. 2 Se viene caricato uno storno, è necessario inserire l importo negativo, con il meno davanti. 7

8 - Annullata: il File è stato annullato (dall utente che l aveva inviato) ed il suo contenuto non potrà essere utilizzato per le elaborazioni successive. Un File annullato non può essere ripristinato, quindi, se necessario, dovrà essere ripetuta la procedura di invio. L annullamento delle distinte può essere effettuato anche da Previmedical in sede di acquisizione delle distinte, qualora siano emersi degli errori nella compilazione del file. In questo caso, al fine di evitare la ripetizione degli errori, verranno contattate le Aziende coinvolte spiegando in dettaglio il tipo di errore commesso. 3. STAMPARE LA DISTINTA INVIATA Una volta caricata la distinta di contribuzione, è possibile anche stamparne una copia per poterla conservare e archiviare cliccando sull icona a forma di stampante che si trova a fianco di ogni singola lista. 8

9 PERIODICITÀ DEGLI ADEMPIMENTI: SCHEMA RIASSUNTIVO L azienda deve effettuare: ANNUALMENTE A CARICO AZIENDA CONTRIBUZIONI CARICO AZIENDA (Versamento bonifico) Entro il 16 gennaio per le iscrizioni con decorrenza gennaio; entro il 16 luglio per le iscrizioni con decorrenza luglio L azienda dispone il bonifico indicando nella causale quanto previsto nelle istruzioni NOTE: Causale: RAGIONE SOCIALE - CODICE AZIENDA - CODICE FISCALE CONTRIBUTO AZIENDA ANNO FASIE CONTRIBUZIONI CARICO AZIENDA (Contributi flusso) Entro il 16 gennaio per le iscrizioni con decorrenza gennaio; entro il 16 luglio per le iscrizioni con decorrenza luglio L azienda invia il file con il dettaglio dei contributi versati (distinta di contribuzione) * NOTE: il file contiene i contributi a carico azienda di eguale importo al bonifico effettuato ANNUALMENTE A CARICO DIPENDENTE CONTRIBUZIONI CARICO DIPENDENTE (Contributi flusso) Entro il 16 gennaio per le iscrizioni con decorrenza gennaio; entro il 16 luglio per le iscrizioni con decorrenza luglio L azienda invia il file con il dettaglio dei contributi versati (distinta di contribuzione) * NOTE: il file contiene i contributi a carico dipendente di eguale importo al bonifico effettuato CONTRIBUZIONI CARICO DIPENDENTE (Versamento bonifico) Entro il 16 gennaio (con valuta e disponibilità) per le iscrizioni con decorrenza gennaio; entro il 16 luglio (con valuta e disponibilità) per le iscrizioni con decorrenza luglio L azienda dispone il bonifico indicando nella causale quanto previsto nelle istruzioni NOTE: Causale: RAGIONE SOCIALE - CODICE AZIENDA - CODICE FISCALE CONTRIBUTO DIPENDENTE - ANNO 2014 FASIE ADESIONI (Cartacee) Entro le scadenze previste dal Regolamento L azienda invia un pacco contenente tutte le nuove adesioni presenti in originale, comprensive di timbro e firma pena il rigetto della domanda NOTE: le adesioni vanno inviate a: FASIE CASELLA POSTALE MOGLIANO VENETO (TV) * E possibile altresì inviare un unica distinta contenente sia la quota azienda che la quota dipendente. 9

10 Allegato 1 ORDINE DI BONIFICO PER LE AZIENDE (da presentare alla propria banca per il bonifico) Spett. le Banca: (Indicare la ragione sociale della propria banca) Vogliate ADDEBITARE il seguente rapporto aperto presso di Voi: IBAN: Intestato a: (indicare l intestatario o gli intestatari del conto corrente) Per il seguente importo:, Con la seguente valuta fissa per il beneficiario: 16/ /2014 E ACCREDITARE la somma sul seguente conto corrente: IBAN: IT87D Intestato a: FASIE Fondo assistenza sanitaria integrativo Domiciliato presso: BANCA DI CREDITO COOPERATIVO DI ROMA Causale: (obbligatoria) RAGIONE SOCIALE CODICE AZIENDA CODICE FISCALE ANNO 2014 FASIE ATTENZIONE: causali non corrette possono comportare la NON RICONOSCIBILITA del versamento e l IMPOSSIBILITA per il Fondo di attivare la copertura, li (luogo di compilazione) (data) (firma) 10

11 Allegato 2 DISTINTA DI CONTRIBUZIONE 1 tipo record A flusso fondo denomina zione fondo mittente denomin azione mittente tipo operazione data invio codi ce versi one CONTRIBUT I FASIE FASIE EFFETTIVO Sezione Azienda tipo record T fiscale azienda partita iva ragione sociale azienda tipo recapito indirizzo sede cap sede localit à sede prov incia sede CCNL data inizio periodo data fine periodo data valut a refere nte telefo no fax numero protoco llo distinta 3 Sezione Dettaglio tipo record tipo operazione cognom e nome fiscale tipo sesso data nascita data inizio compe tenza data fine com pete nza contrib uto aderent e contrib uto azienda quota iscr aderente quota iscr azien da totale contrib uto divisa perc adere nte perc azien da matrico la socio diretto cod fiscale socio diretto D CT EUR D CT EUR D CT EUR 4 Sezione Controllo Azienda tipo record totale contributi aderente totale contribu ti azienda tot quota iscr aderente tot quota iscr azienda totale numero aderenti numer o record codi ce ABI CAB numero conto corrent e denominazi one banca IBAN Z 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Sezione Controllo Flusso 5 tipo record totale record di tipo T W 1 11