CAF per il nostro restyling

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1 ISTITUTO AUTONOMO COMPRENSIVO STATALE MADRE TERESA DI CALCUTTA Via Antonio Iannotta, Medaglia d oro V. M. - Pignataro Maggiore (Caserta) Tel. e fax ceic82400g@istruzione.it PIANO DI MIGLIORAMENTO DELL EFFICIENZA OGANIZZATIVA DEL SETTORE DIDATTICO CAF per il nostro restyling RESPONSABILE: Dr. Paolo Mesolella

2 PRIMA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO Il presente Piano di miglioramento è rivolto al Settore Didattico Efficienza oganizzativa del Personale docente dell Istituto Autonomo Comprensivo Madre Teresa di Calcutta. In particolare, il contesto è quello di un Istituto che comprende 4 plessi scolastici: la scuola dell Infanzia G.Pascoli, le scuole primarie Giovanni Pascoli e S.G. Bosco e la scuola secondaria di 1 L. Martone All Istituto sono complessivamente assegnate (ed in forza) n. 83 unità di personale docente, 11 collaboratori scolastici e 3 assistenti amministrativi. Il responsabile è il dirigente Dott. Paolo Mesolella e il responsabile amministrativo è il DSGA Sergio Borrelli. Il Piano di miglioramento nasce dall esigenza di continua innovazione che da sempre la nostra scuola persegue per adeguare la propria offerte formativa alle caratteristiche e ai bisogni di un utenza in continua evoluzione. Il nostro Istituto è impegnato da anni in un percorso di razionalizzazione dell organizzazione dei processi lavorativi, finalizzato a garantire l erogazione di servizi e l attuazione di politiche di qualità. Tale percorso comporta la necessità di diffondere la cultura del miglioramento continuo delle prestazioni, ricorrendo anche all utilizzo di strumenti di autovalutazione delle performances organizzative e dei servizi erogati. La scuola, nell ambito di tale percorso di cambiamento, ha già aderito nel 2004, al progetto Qualità, realizzato dal csa di CASERTA, creando una commissione qualità che mise in atto il primo Piano di miglioramento partecipando a tutti gli incontri e valutando le proprie performance. Successivamente ha partecipato al progetto Cometa del polo qualità di Napoli. Sullo spunto di tali iniziative e del positivo esito riscontrato nei precedenti processi, si è deciso di adottare il modello CAF e di presentare il progetto CAF per il nostro restyling La finalità generale del Progetto è quella di consentire una riflessione sull assetto organizzativo interno delle nostre scuole per la realizzazione del recupero di efficienza e di produttività del lavoro. Il progetto vede operativamente coinvolto un gruppo di lavoro (tecno-struttura) costituito dal dirigente e docenti Funzioni Strumentali e responsabili di plesso, per un totale di 5 unità rappresentative di tutte le articolazioni organizzative. Nell ambito del Progetto, si è provveduto a completare la fase di autovalutazione con l utilizzo del modello CAF, redigendo l apposito Report.. Muovendo dall attività di autovalutazione e dalle risultanze emerse, si è provveduto ad individuare, per ciascun criterio, le aree di miglioramento più significative da un punto di priorità e di fattibilità, collocandole nella matrice impatto (importanza)/punteggio. Le aree così individuate sono state aggregate in funzione di 3 fattori critici di successo individuati in: 1. efficienza organizzativa dei plessi scolastici 2. innovazione organizzativa 3. soddisfazione del cliente.

3 ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO (secondo l ordine di priorità) CAF per il nostro restyling. 1. Ottimizzazione del sistema di gestione organizzativa e di pianificazione programmazione delle attività curricolari, extracurricolari 2. L innovazione del processo di valutazione delle prestazioni del personale dell Istituto Comprensivo 3. La qualità dei servizi erogati e la customer satisfaction SECONDA SEZIONE Titolo dell iniziativa di miglioramento: CAF per il nostro restyling Responsabile dell iniziativa: D.S. Paolo Mesolella Data prevista di attuazione definitiva: Dicembre 2013 Livello di priorità: alta Ultimo riesame: 18/03/2013 Situazione corrente al 18/03/2013 (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Componenti del gruppo di miglioramento: Giovanna Elisa Bonacci, Rosa Del Mese, Teesa Laurenza,Silvia Ricci, DESCRIZIONE DEL PROGETTO Il problema di fondo da affrontare attraverso il progetto di seguito descritto è rappresentato dall inadeguatezza del sistema di gestione organizzativa delle attività curricolari ed extracurricolari e la conseguente e coerente pianificazione delle attività e degli obiettivi da

4 raggiungere. Occorre una pianificazione e valutazione delle performances del personale docente ed ATA, orientato alla raccolta strutturata ed al monitoraggio dei dati relativi agli obiettivi assegnati e alle risultanze della valutazione delle prestazioni. In tal senso, occorre un sistema di pianificazione delle attività e la conseguente assegnazione di obiettivi, compiti e funzioni al personale con chiari criteri per collocarli nelle attività e nel ruolo da ricoprire. L assenza di un sistema informativo a supporto del processo di assegnazione degli obiettivi e di valutazione delle prestazioni del personale ci impone di impostare azioni e programmare interventi correttivi In tal senso, l approccio che si intende adottare con tale iniziativa prevede una preventiva e prioritaria attività di mappatura dei bisogni formativi dell utenza e delle competenze dei docenti da tradurre in un documento formale in cui elencare le priorità della scuola e per ciascuna di essa i titolari e le relative responsabilità, le risorse umane e finanziarie assegnate, gli obiettivi di performance del processo e i relativi indicatori di raggiungimento. Tale attività di mappatura sarà oggetto di monitoraggio al fine di verificare, almeno una volta all anno, se sono subentrate modifiche ordinamentali o altro che renda necessario aggiornamenti, integrazioni e/o revisioni. Muovendo da tale mappatura, si intende procedere alla pianificazione annuale delle attività scolastiche in cui gli obiettivi annuali siano individuati e declinati agganciandoli ai singoli processi mappati. La pianificazione, attività da svolgere con sistematicità all inizio di ogni anno e con l approccio della condivisione e partecipazione in ogni passaggio, sarà inserita in un ordine di servizio nell ambito del quale, in maniera dettagliata, si preciserà chi fa cosa, in che modo, quando, perché, etc. Tale processo di pianificazione andrà fortemente condiviso e diffuso all interno della scuola con tutto il personale che vi opera ed in tutte le fasi dell intervento: dalla socializzazione dei processi mappati, all assegnazione condivisa degli obiettivi in ragione dei processi in cui ciascuno è inserito, alla comunicazione dei criteri di misurazione del raggiungimento degli obiettivi assegnati. L approccio scelto consente di agire sulla definizione chiara e puntuale della mission della scuola e dei processi da questa gestiti. In virtù di tale definizione, diviene possibile rivedere l assetto organizzativo rendendolo funzionale alla realizzazione dei processi individuati, di costituzione di gruppi di lavoro, anche trasversali ai servizi. L approccio della condivisione e del coinvolgimento del personale in tutte le fasi dell intervento oltre a favorire chiarezza e trasparenza delle azioni, consentirà la circolazione delle informazioni necessarie a percepire e collocare chiaramente il ruolo di ciascuno nell organizzazione e la connessione tra attività/processi in cui si è coinvolti ed obiettivi della Scuola. Tenendo conto delle considerazioni su esposte, il Progetto sarà articolato nelle seguenti 4 fasi di attività: 1. Mappatura formale di tutte le attività della Scuola, e delle competenze del personale docente; 2. Pianificazione di attività coerenti con i processi mappati ed elaborazione di un sistema informativo a supporto. 3. Socializzazione con il personale del sistema di gestione organizzativa e di pianificazione/programmazione. 4. Progettazione e realizzazione di un sistema di gestione del ciclo delle informazioni interne ed esterne alla scuola.

5 Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE La responsabilità dell attuazione del progetto di miglioramento è affidata, sulla scorta delle competenze e delle funzioni assegnate, Al Docente vicario Crescenzo Palmesano. Il Progetto ha come destinatari tutto il personale della Scuola. Il gruppo di miglioramento sarà composto da 5 docenti, di seguito elencati, individuati in ragione della competenze possedute e delle funzioni assegnate : Paolo Mesolella (Dirigente nscolastico) responsabile dell iniziativ Crescenzo Palmesano (referente dell iniziativa, docente vicario), cura la programmazione, gestione, monitoraggio e valutazione delle attività didattiche; Sergio Borrelli (DSGA), cura la programmazione, gestione, monitoraggio e valutazione delle attività amministrative; Teresa Laurenza, (Funzione Strumentale area 1) è responsabile dell attuazione del POF, Mappatura formale di tutte le attività della Scuola, e delle competenze del personale; Giovanna Elisa Bonacci, (Funzione Strumentale area 2 - Responsabile del plesso S.G.Bosco) è responsabile della programmazione, gestione e valutazione dell innovazione tecnologica e della visibilità verso l'esterno dell'operato dell'istituto. Progettazione e realizzazione di un sistema di gestione del ciclo delle informazioni interne ed esterne alla scuola. Ricci Silvia, (Funzione Strumentale area 5) è responsabile dei rapporti con l INVALSI, restituzione esiti e proposte di miglioramento. Socializzazione con il personale del sistema di gestione organizzativa e di pianificazione/programmazione Rosa Del Mese (Responsabile del plesso G. Pascoli ) è responsabile della veicolazione e socializzazione di tutte le decisioni prese in seno al gruppo di autovalutazione nel proprio plesso. Pianificazione di attività coerenti con i processi mappati ed elaborazione di un sistema informativo a supporto. Il gruppo di autovalutazione si riunirà ogni settimana e tutte le informazioni relative al progetto saranno socializzate a tutto il gruppo docente durante gli incontri di programmazione nella scuola primaria e durante i consigli di classe nella scuola secondaria di 1. Mensilmente saranno preparati questionari per raccogliere i dati del raggiungimento degli obiettivi programmati Incidendo sullo schema organizzativo e sul processo di pianificazione, il progetto produrrà effetti su tutte le attività della Scuola. Dalle 4 fasi di attività in cui il Progetto si articola, sono individuabili una serie di sotto-attività di seguito elencate: Realizzazione della mappatura dei bisogni dell utenza e delle competenze del personale, con stesura di un documento formale che dovrà contenere l elencazione delle attività da svolgere, per ciascuna di esse, la puntuale descrizione dei docenti assegnati e delle relative responsabilità. Definizione e formale adozione del Programma delle attività extracurricolari da cui dovrà discendere la definizione e assegnazione degli obiettivi per il 2013/14 da assegnare a tutto il personale. Tali attività dovranno essere agganciate ai processi mappati. Il sistema di gestione e di pianificazione impostato del presente progetto intende organizzare incontri quindicinali con tutto il personale,

6 finalizzati alla socializzazione del processo di ottimizzazione del sistema di gestione organizzativa e di pianificazione delle attività della Scuola in tutte le fasi in cui esso si articola. Il personale andrà pertanto coinvolto attivamente in tutte le attività Progettazione e realizzazione di un sistema di gestione delle informazioni interne ed esterne alla Scuola con l utilizzo di mezzi informatici che garantiscano una maggiore condivisione del processo di cambiamento organizzativo. Tra le informazioni da reperire all esterno dell Ente, particolare importanza dovrà rivestire anche una specifica attività di fund raising finalizzata alla ricerca di opportunità di finanziamento (nell ambito di programmi nazionali e/o comunitari) di iniziative inerenti le sfere di competenza della Scuola. Individuazione dei contenuti e delle modalità operative di scambio delle informazioni newsletter, mailing list newsletters inviate via a tutto il personale del Scuola, contenenti, come su indicato, tutte le novità Rivisitazione dei contenuti del sito e delle modalità di gestione delle informazioni da veicolare per il suo tramite. Tale attività prevede un potenziamento del sito che dovrà contenere notizie, comunicazioni, documentazione e materiali riferiti a tutti gli altri processi gestiti dalla Scuola, divenendo uno strumento a supporto dell intera struttura. Il sito dovrà altresì rappresentare uno strumento di comunicazione interattiva con docenti, genitori per la somministrazione e compilazione on line di questionari di customer satisfaction Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI La realizzazione del progetto prevederà una sistematica attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolato, al fine di verificare l andamento delle singole azioni e l eventuale revisione in corso d opera, ove se ne presentasse l esigenza, nell ottica del raggiungimento finale dell obiettivo programmato. Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Incontri periodici (almeno 1 alla settimana) del gruppo di miglioramento finalizzati, oltre che all aggiornamento sullo stato di avanzamento delle singole attività del progetto, anche all eventuale ritaratura degli obiettivi, della tempistica e dell approccio complessivo, in ragione di circostanze, fatti, evidenze che dovessero renderne necessaria la revisione, tenendo in ogni caso presente l obiettivo di raggiungimento finale del progetto. Negli incontri, pertanto, avranno forte peso la discussione sulle criticità emerse in corso di attuazione del progetto e l elaborazione di soluzioni in grado di agire sulle criticità e di consentire il raggiungimento dell obiettivo finale. MANAGEMENT DEL PROGETTO Attività Responsabile Data prevista di avvio e Tempificazione attività Situazione Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo =

7 conclusione non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata Mappatura bisogni dell utenza e competenze del personale Pianificazione delle attività della scuola e assegnazione obiettivi a tutto il personale Progettazione di un sistema informativo a supporto del processo di pianificazione e valutazione delle prestazioni del personale della Scuola Implementazione del sistema di cui sopra con imputazione di tutti i dati relativi agli obiettivi assegnati nell a.s. 2013/14 e agli esiti delle valutazioni conseguite Socializzazione con tutto il personale del sistema di gestione e pianificazione e monitoraggio e verifica obiettivi assegnati Progettazione del sistema di gestione del ciclo delle informazioni e conoscenze interne ed esterne alla Scuola Implementazione e messa a regime di un sistema di Palmesano Crescenzo 5/04/ /04/2013 5/04/ /04/2013 3/05/ /07/2013 1/08/ /12/2013 1/04/ /12/2013 3/05/ /06/2013 1/07/2013 G F M A M G L A S O N D

8 gestione dell informazione con invio newsletters Rivisitazione dei contenuti del sito e.it e delle modalità di gestione delle informazioni da veicolare per il suo tramite Implementazione di nuovi servizi informativi sul sito e.it 31/12/2013 3/05/ /06/2013 1/07/ /12/2013

9 TERZA SEZIONE Progetto Risultati attesi Indicatori (descrizione e unità di misura) CAF per il nostro restyling Ottimizzazione del sistema di gestione organizzativa e di pianificazione/programmazione delle attività della Scuola Una pianificazione annuale delle attività strettamente connessa ai processi individuati e allo schema organizzativo implementato, supportato da un sistema informativo di raccolta dei dati connessi all assegnazione degli obiettivi e alla valutazione delle prestazioni del personale docente ed ATA Una sistematica e strutturata attività di socializzazione e condivisione con tutto il personale della Scuola - 100% processi mappati - Rispetto tempistica per mappatura - Presenza atti formali di pianificazione (Programma delle attività della Scuola e ordine di servizio generale); - Rispetto della tempistica per la pianificazione e assegnazione obiettivi; - Coerenza tra attività/obiettivi definiti nella pianificazione e processi mappati. Target - Mappatura del 100% dei processi gestiti dalla Scuola, secondo gli indicatori individuati. - Entro il 30/12/2013 Risultati Ottenuti* *da compilare a fine delle attività

10 QUARTA SEZIONE Budget complessivo Paolo Mesolella Crescenzo Palmesano Giovanna Elisa Bonacci Teresa Laurenza Rosa Delo Mesa Silovia Ricci Sergio Borrelli Costi Totale 7 unità di personale x 48 ore 336 ore complessive