Apertura conto del responsabile della verifica

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1 Apertura conto del responsabile della verifica Di seguito viene fornita una guida dettagliata per effettuare la richiesta on-line di apertura di un conto del responsabile della verifica per un titolare non ancora registrato nella sezione italiana del Registro dell Unione, un elenco dei documenti da fornire e le modalità di invio degli stessi. Per aprire un conto del responsabile della verifica la procedura prevede che: - si effettui la richiesta on-line di apertura - il titolare del conto invii all amministratore nazionale la documentazione necessaria a supporto della richiesta Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l amministratore nazionale provvede, entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, ad approvare la richiesta effettuata on-line e ad inviare al rappresentante non ancora operativo (per lettera o SMS) la chiave di accesso per attivare la sua utenza. Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a info.registro-et@isprambiente.it Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 1

2 IMPORTANTE NOTA INFORMATIVA SUI RAPPRESENTANTI AUTORIZZATI DA ASSOCIARE AL CONTO La procedura di apertura del conto richiede la designazione di almeno una persona fia a cui sarà delegata la gestione del conto: il ruolo di questa persona viene definito di rappresentante autorizzato ma non si tratta di un rappresentante dell azienda, bensì di una persona che deve assumersi la responsabilità diretta del proprio operato sul conto in quanto nominata a tale scopo (per chiarezza, non ha senso nominare una persona che poi delega ad altri la gestione operativa del conto cedendo le proprie credenziali; questa modalità di procedere inficia la tutela garantita dall atto della nomina stessa). Per poter procedere con la richiesta, tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti di quel conto devono essere stati precedentemente creati nella sezione italiana del Registro dell Unione (tramite la Procedura 1). Una volta creato, ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato con il Modulo_Verificatore. Per gli utenti creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step 3.8) mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 2

3 Richiesta on-line di apertura di un conto del responsabile della verifica Step Azione Interfaccia 1 Accedete alla pagina del Registro, nella sezione italiana, tramite il link e selezionate italiano tramite l apposito menu a tendina nell angolo in alto a destra 2 Nel menu a sinistra fate click su Richiesta conto 3 Selezionate il tipo di conto conto del responsabile della verifica e inserite il nome che volete dare al conto Fate click su Avanti 4 Selezionate Il titolare del conto è nuovo Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 3

4 5 Il sistema richiede l inserimento dei dati relativi al titolare del conto distinguendo tra Persona e Società a seconda che il titolare sia una persona fia o giuridica (gli ultimi dati da inserire cambiano di conseguenza) Selezionate Società Compilate i diversi campi (quelli obbligatori sono contrassegnati da simbolo verde) inserendo gli STESSI DATI comunicati con la documentazione inviata per la richiesta di apertura conto EVENTUALI DISCREPANZE BLOCCHERANNO IL PROCESSO DI APERTURA CONTO IN FASE SUCCESSIVA Fate click su Avanti 6 Il sistema richiede, in successione, l inserimento dei recapiti personali di ciascun rappresentante associato al conto (massimo 6) Compilate i diversi campi (quelli obbligatori sono contrassegnati da simbolo verde) inserendo gli STESSI DATI comunicati con la documentazione inviata per la richiesta di apertura conto EVENTUALI DISCREPANZE BLOCCHERANNO IL PROCESSO DI APERTURA DEL CONTO IN FASE SUCCESSIVA ATTENZIONE: il primo dato da inserire è lo URID, questo codice viene comunicato dal sistema al termine della creazione di un nuovo utente Procedura 1 o, per un utente già registrato con un altro titolare, può essere visualizzato dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome Fate click su Aggiungi per ogni AR che volete associare al conto (fino a 6) e infine su Avanti Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 4

5 7 Se avete inserito meno AR di quelli consentiti il sistema vi chiede se volete inserirne ancora Selezionate l opzione che preferite e fate click su Avanti 8 Alla fine della procedura viene visualizzato un riepilogo di tutti i dati inseriti Se le informazioni inserite sono corrette, fate click su Invia Il sistema assegna un identificativo alla richiesta di apertura conto che sarà inviata all amministratore nazionale per l approvazione Se la documentazione pervenuta sarà corretta e completa, l amministratore nazionale approverà la richiesta e comunicherà per lettera o per SMS a quei rappresentanti che sono stati inseriti exnovo la chiave d accesso per l attivazione definitiva della loro utenza (i rappresentanti scelti tra quelli già registrati ovviamente hanno già avuto ed inserito la chiave d accesso in precedenza). Una volta ricevuta la chiave di accesso, per le modalità di inserimento si veda la Procedura 2 Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 5

6 Documentazione da inviare In base alle prescrizioni del Regolamento CE 389/2013, per richiedere l'apertura di un conto Verificatore nella sezione italiana del Registro dell Unione il titolare deve provvedere all'invio della seguente documentazione: 1) Modulo_Verificatore compilato seguendo le indicazioni riportate in fondo a questo documento (pag. 8). 2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato nella quale si conferma che il rappresentante autorizzato ha il diritto di effettuare tutte le operazioni previste dal suddetto Regolamento per conto del titolare del conto. Il contenuto di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei rappresentanti da nominare. 3) Prova dell'identità delle persone che vengono nominate come rappresentanti che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o dell'organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico; (b) passaporto La copia, precedentemente autenticata, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente dichiarazione: Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che verranno effettuati sull informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale). Luogo, data e firma. 4) Prova dell'indirizzo di residenza permanente delle persone che vengono nominate come rappresentanti, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di residenza permanente; (b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente 'indirizzo di residenza permanente; (c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la residenza permanente della persona che viene nominata; 5) Fedina penale (casellario giudiziale e carichi pendenti) delle persone che vengono nominate come rappresentanti; 6) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2; Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 6

7 7) Modulo per il consenso al trattamento dei dati personali, firmato da ogni rappresentante (pag. 14). 8) Attestato dell avvenuto pagamento della tariffa per il Registro (art. 5 del D.M. del 25 Luglio 2016) come da indicazioni disponibili al link: ATTENZIONE: per conoscere il codice del proprio conto, necessario per finalizzare il pagamento, si faccia riferimento a quello presente nel documento in formato PDF generato dal sistema al termine della richiesta on-line (nel formato EU-100-NNNNNNN-0-NN) 9) Modulo TERMINI E CONDIZIONI DI ACCESSO E UTILIZZO DELLA SEZIONE ITALIANA DEL REGISTRO DELL UNIONE compilato e sottoscritto dal rappresentante legale del titolare del conto. Il modulo può essere scaricato dal seguente link: IMPORTANTE Tutte le COPIE dei documenti originali presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono essere certificate come autentiche da un notaio o da un ufficio dell autorità locale. È consigliabile ma non obbligatorio autenticare presso un notaio anche la dichiarazione del punto 2. I riferimenti del notaio o dell ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla documentazione. La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla data della richiesta. I rappresentanti dei conti verificatore residenti in Italia possono avvalersi, per i documenti di cui ai punti 3) 4) e 5) dell AUTOCERTIFICAZIONE (art. 46 e 47 del DPR 445/2000) inviando il modulo allegato in fondo. Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, questi devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all estero (*) (*) Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L Aia relativa all abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall apposizione della postilla (o apostille). Pertanto, una persona proveniente da uno di questi Paesi può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) per ottenere l apposizione dell apostille sul documento Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o spagnola. Se l originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in Italiano (la traduzione deve riportare il timbro per traduzione conforme ). Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 7

8 Contenuto minimo della dichiarazione Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO> titolare del conto del responsabile della verifica denominato <INSERIRE IL NOME DATO AL CONTO DURANTE LA REGISTRAZIONE autorizza <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL PRIMO RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto, in conformità al Regolamento 389/2013, con diritto effettuare tutte le operazioni previste dal suddetto Regolamento per conto di <INSERIRE IL NOME DEL NUOVO TITOLARE DEL CONTO>. Luogo, data Firma Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 8

9 Modalità di invio Affinché la richiesta di apertura del conto vada a buon fine è necessario inviare la documentazione secondo le seguenti modalità: 1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo.xls e scansioni dei documenti cartacei) all interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del conto. 2) Comprimere la cartella in formato.zip o equivalente (.rar,.7z ). 3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà l estensione.p7m. Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA), ( é riportato l'elenco pubblico dei soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni. 4) Inviare per ai seguenti indirizzi: doc.registro-et@isprambiente.it e in copia a protocollo.ispra@ispra.legalmail.it IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio riportare nell oggetto dell il seguente testo: REGISTRO ETS apertura conto verificatore Inoltre, per facilitare il lavoro e ridurre i tempi di approvazione, riportate nel testo dell il CODICE IDENTIFICATIVO DELLA RICHIESTA effettuata on-line che il sistema comunica a conclusione della procedura Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate all indirizzo info.registro-et@isprambiente.it Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 9

10 Indicazioni per la compilazione del Modulo Verificatore Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco. Al momento dell invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO DI COLORE GIALLO (= campo obbligatorio non compilato). Titolare del conto Informazioni richieste Note sulla compilazione Nome (Ragione Sociale) Numero di iscrizione al Registro delle Imprese Numero Partita IVA Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede legale del titolare del conto CAP Città (Provincia) Regione Nazione Numero telefono 1 Numero telefono 2 Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi (nel registro il campo è identificato con Località ) Inserire il numero di telefono preceduto dal codice internazionale La UE richiede obbligatoriamente anche un secondo numero di telefono che deve essere diverso dal primo (può essere quello di un referente dell azienda o di un centralino secondo quale si è Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 10

11 utilizzato come primo numero) Indirizzo Nome scelto per il conto Attenzione: la comunicazione di un indirizzo per l azienda è obbligatoria Nome dato al conto durante la procedura on-line di richiesta apertura conto Rappresentante Autorizzato Informazioni richieste URID dell utente Nome Cognome Titolo Data di nascita (gg/mm/aaaa) Luogo di nascita Nazione di nascita Numero documento identità Tipo documento identità altro (specificare) Note sulla compilazione Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo utente o, per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina Inserire la data di nascita nel formato specificato Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra le opzioni del menu a tendina del campo precedente Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 11

12 Scadenza documento identità (gg/mm/aaaa) Nome della società Dipartimento della società Funzione Inserire la data di nascita nel formato specificato Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti Unità o divisione per la quale si lavora all interno della Società Ruolo o mansione svolta per la Società Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede di lavoro CAP Città (Provincia) Regione Nazione Numero telefono 1 Numero telefono 2 Indirizzo Numero cellulare 1 Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi (nel registro il campo è identificato con Località ) Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice internazionale Inserire un secondo numero di telefono fisso (se non si ha, va bene un centralino o un fax) preceduto dal codice internazionale Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto viene utilizzato per l autenticazione dell utente presso la Commissione Europea NB: l indirizzo inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO associato al proprio login ECAS Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto viene utilizzato per l autenticazione ai fini dell accesso ai propri conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni NB: l indirizzo inserito in questo campo DEVE ESSERE LO Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 12

13 STESSO associato al proprio login ECAS Numero cellulare 2 Numero cellulare 3 Lingua preferita per le comunicazioni Domanda segreta Risposta segreta È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere comunicazioni e contattare l Helpdesk Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per eventuali fasi successive di verifica dell identità Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la domanda e la risposta per essere efficaci dovrebbero essere di tipo personale e non facilmente deducibili da terzi Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 13

14 CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Il/La sottoscritto/a,, nome cognome letta l informativa sottostante, acconsente al trattamento dei propri dati personali forniti con la documentazione annessa a questa pratica, nelle modalità e per le finalità descritte nell informativa stessa. luogo e data firma del dichiarante INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (in materia di privacy ai sensi del GDPR Regolamento UE n. 679/2016) I dati personali da Lei forniti verranno trattati da ISPRA (Titolare del trattamento, con sede in Via Vitaliano Brancati 48, Roma) per le finalità previste dal Regolamento (UE) 2013/389, in particolare per l'esecuzione dei propri compiti istituzionali di amministrazione della sezione Italiana del Registro dell Unione, ivi incluse le finalità di archiviazione e di ricerca storica. I dati potranno essere trattati anche per le comunicazioni inerenti la gestione dei conti e della propria utenza nel Registro (mediante invio di SMS ed e, solo in caso di effettiva necessità, via telefono). Il conferimento dei dati personali è necessario per le finalità di cui sopra, senza di esso ISPRA non potrà procedere con la lavorazione della pratica. Ove indicato, il rilascio dei dati presenti nei campi non obbligatori, è facoltativo e la loro mancata indicazione non pregiudica il completamento della procedura. Il trattamento verrà effettuato con modalità prevalentemente informatiche e telematiche e i dati verranno conservati nel rispetto dell art. 5.1.e Reg. UE 2016/679. I dati personali non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei casi specificamente previsti dal diritto nazionale o dell'unione europea. I dati saranno trattati per tutto il tempo in cui l'interessato svolge il suo ruolo e, successivamente alla comunicazione della cessazione dell'attività o della intervenuta revoca dell'incarico, i dati saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa. Le vengono riconosciuti in qualità di interessato i diritti di cui agli artt. 7 e ss. del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, nonché agli artt. 15 e ss. del Reg. UE 2016/679 e potrà esercitarli inviando una comunicazione scritta mediante lettera raccomandata a/r alla sede di ISPRA. Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 14

15 DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ (rilasciata ai sensi dell art. 47 del DPR n. 445 del 28/12/2000) Il/La sottoscritto/a nome cognome nato/a a ( ) il luogo sigla prov. data residente a ( ) comune indirizzo Via/Piazza e numero civico sigla prov. consapevole delle sanzioni penali e civili in caso di dichiarazioni mendaci, di formazione o uso di atti falsi, (ai sensi dell art. 76 del DPR n. 445 del 28/12/2000) sotto la propria responsabilità DICHIARA Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti, ovvero (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia, indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti) Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati gravi. Di essere in possesso del seguente documento di identità N. rilasciato da in data con scadenza il (allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare). Dichiara inoltre di essere informato/a, ai sensi ai sensi del Regolamento UE 679/2016 Regolamento Generale in materia di protezione dei dati personali ("GDPR"), che i dati personali raccolti tramite la presenze dichiarazione saranno trattati, anche con strumenti informatici, esclusivamente nell ambito e per le finalità del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa. luogo e data firma del dichiarante (*) * La firma non deve essere autenticata, né deve necessariamente avvenire alla presenza dell'impiegato dell'ente/ufficio che ha richiesto la dichiarazione. - Allegare fotocopia di un documento di identità in corso di validità. - Esente da imposta di bollo ai sensi dell art. 37, comma 1, del DPR 445/2000. Procedura n. 19 Apertura di un conto del responsabile della verifica Rev. del 08/10/2018 Pagina 15