Gestione contabile avanzata progetti. Salerno, 10 ottobre 2017

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1 Gestione contabile avanzata progetti Salerno, 10 ottobre 2017

2 Budget di progetto e controllo di disponibile

3 Topics Proposta variazione Modello prospetto costi ricavi Budget di progetto Schema di finanziamento Grandezze vincolate Controllo sulla macrovoce Modello prospetto attività Controllo analitico / sintetico WP Spese generali 3

4 Che cosa è un progetto? Con il termine progetto si identifica il complesso di attività correlate tra loro e finalizzate a creare prodotti o a pubblicare servizi rispondenti a obiettivi specifici determinati. I criteri di esecuzione, controllo e completamento in termini di tempi, costi e qualità, sono definiti in un contratto. [definizione tratta da wikipedia] ESEMPI di tipologie: - Tutte le attività di ricerca cofinanziata che richiedono una rendicontazione - Tutte le attività commerciali che richiedono una fatturazione - Tutte le attività istituzionali che necessitano di un tracciamento puntuale dei costi

5 Caratteristiche dei Progetti I progetti si compongono di una serie di attività, collocate in un determinato arco temporale, orientate al raggiungimento di obiettivi, per raggiungere i quali necessitano di un insieme di risorse. Sono identificati da : una tipologia (classificazione) uno schema di finanziamento (morfologia del budget) una articolazione interna delle attività (legame con l asse temporale) Entrano in relazione con: unità organizzative (contesto contabile) risorse (umane, economiche, strumentali) stakeholders (enti finanziatori, partners, etc.)

6 U-GOV e la gestione dei progetti

7 U-GOV Gestione Progetti Configurazione Anagrafica Rendicontazione e controllo di gestione

8 L anagrafica: la configurazione Gestione della classificazione dei progetti (classi, macrotipi e tipi) Definizioni dei modelli di prospetto costi/ricavi e relazione con voci del piano dei conti Co.An. Definizioni del modello delle attività di progetto (tipologie di attività) Definizioni della tipologie di finanziatore e relativa anagrafica Formazione degli schemi di finanziamento

9 Classificazione Progetti Classe Macrotipo Tipo RICERCA EDILIZIA SERVIZI Progetti MIUR Progetti UE Manutenzioni Ristrutturazioni Altri interventi Certificazioni Placement PRIN H2020 FP7 Manutenzioni Ristrutturazioni Altri interventi ECDL Placement

10 Schema di finanziamento TIPO PROGETTO Classificazione VOCI COSTO Modello prospetto costo Budget TIPI ATTIVITA Modello delle attività

11 Voci dello schema di finanziamento Hanno lo scopo di: Rappresentare le voci utili per il controllo del budget di progetto Rappresentare all ente finanziatore i costi riclassificati secondo le regole del bando Rendono possibile il collegamento tra il budget di progetto in PJ e il budget contabile Rendono possibile il collegamento tra le scritture contabili e il controllo della macrovoce

12 Titolo Presentazione 11/10/2017 Pagina 12 Piano dei conti Co.An. Riclassificazione Voci costo Prestazioni per servizi scientifici PERMANENT STAFF Collaboratori ed esperti linguistici SUBCONTRACTING Consulenze gestionali DURABLE EQUIPMENT

13 Riclassificazione La riclassificazione delle scritture contabili avviene in base alla associazione della relativa voce del piano dei conti con la voce del prospetto dei costi del progetto in cui il budget si articola. Schema di finanziamento Modello prospetto dei costi/ricavi Voci di costo Piano dei conti analitico Voce CoAn 1 Voce CoAn 2 Voce CoAn Documento gestionale Scrittura contabile Costo riclassificato RICLASSIFICAZIONE Costo Progetto

14 Il ciclo del progetto L interazione tra il ciclo gestionale dei progetti ed i cicli contabili richiede una stretta integrazione tra il sistema di Gestione Progetti e l ambito contabile sia in fase previsionale che di consuntivazione. Ambito gestione progetti Creazione del progetto Definizione del budget Ambito contabile Co.An. Budget contabile Passivo Cicli gestionali Attivo Reportistica e Controllo di Gestione Rendicontazione Imputazione costi Doppia verifica disponibilità Imputazione ricavi

15 Controllo di disponibilità per Progetti Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica e/o un progetto. In U-Gov esistono due ordini di controllo sui progetti: a)controllo SINTETICO / ANALITICO b) Controllo sulla MACROVOCE DI PROGETTO

16 Controllo di disponibilità per Progetti A) Il primo ordine di controlli che si può configurare su U- Gov definisce se il controllo di disponibilità dei progetti sia puntuale (CONTROLLO ANALITICO) o se invece si controlli la disponibilità complessiva del progetto (CONTROLLO SINTETICO).

17 Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo sintetico: 1. non è necessario effettuare una previsione puntuale sulle varie voci del Piano dei Conti ma è sufficiente imputare a budget la previsione complessiva, al limite (ma sconsigliabile) anche su una singola voce coan omnicomprensiva; 2. le imputazioni dei costi e ricavi saranno invece analitiche; 3. il sistema, all atto di ciascuna imputazione, verificherà la disponibilità complessiva del progetto, e non quella della singola voce coan utilizzata in quella registrazione *Il controllo sintetico può essere definito tenendo in considerazione quale previsione complessiva i soli costi d esercizio, oppure includendo nell accezione anche i costi pluriennali.

18 Controllo di disponibilità per Progetti Se si attiva il controllo analitico: 1. sarà necessario effettuare una previsione puntuale sulle voci coan almeno al livello definito per il controllo 2. il sistema, all atto delle singole registrazioni di documenti gestionali, verificherà la disponibilità imputata al livello di controllo per la coordinata voce coan progetto utilizzata.

19 Modalità di assegnazione del budget in regime di controllo sintetico Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI 2 Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI 3 Investimenti CO ATTREZZATURE 4 Investimenti CO Attrezzature didattiche Investimenti CO Attrezzature informatiche 5 Investimenti CO ATTREZZATURE SCIENTIFICHE 4 Investimenti CO Macchinari e attrezzature tecnico scientifiche 5 Costi CO COSTI DEL PERSONALE DEDICATO ALLA RICERCA E ALLA DIDATTICA 2 Costi CO ASSEGNI DI RICERCA 3 Costi CO Assegni di ricerca tipo a) 4 Costi CO Assegni di ricerca tipo - a) Costi CO Mobility allowance 5 Costi CO Integrazione maternità su assegni di ricerca tipo - a) 5 Costi CO Oneri previdenziali su Assegni di ricerca tipo -a) 5 Costi CO Contributi obbligatori su maternità assegni di ricerca di tipo -a) 5 Costi CO APPROVVIGIONAMENTI 2 Costi CO MATERIE PRIME 3 Costi CO MATERIALE CONSUMO LABORATORI 4 Costi CO Materiale di consumo per laboratorio Costi CO ACQUISTO LIBRI, PERIODICI E MATERIALE BIBLIOGRAFICO 4 Costi CO Libri non inventariabili 5 Costi CO Acquisto Giornali, riviste ed altro materiale di aggiornamento 5 Costi CO PER SERVIZI 3 Costi CO UTENZE E CANONI PER IL RISCALDAMENTO 4 Costi CO Utenze e Canoni per gas Costi CO Utenze e canoni per Teleriscaldamento 5 Costi CO SERVIZI DI TELECOMUNICAZIONE 4 Costi CO Utenze e Canoni per reti di trasmissione 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia fissa 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia mobile 5

20 Modalità di assegnazione del budget in regime di controllo sintetico Limiti dati dal Disponibile sintetico in contabilità: Investimenti Costi Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI 2 Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI 3 Investimenti CO ATTREZZATURE 4 Investimenti CO Attrezzature didattiche Investimenti CO Attrezzature informatiche 5 Investimenti CO ATTREZZATURE SCIENTIFICHE 4 Investimenti CO Macchinari e attrezzature tecnico scientifiche 5 Costi CO COSTI DEL PERSONALE DEDICATO ALLA RICERCA E ALLA DIDATTICA 2 Costi CO ASSEGNI DI RICERCA 3 Costi CO Assegni di ricerca tipo a) 4 Costi CO Assegni di ricerca tipo - a) Costi CO Mobility allowance 5 Costi CO Integrazione maternità su assegni di ricerca tipo - a) 5 Costi CO Oneri previdenziali su Assegni di ricerca tipo -a) 5 Costi CO Contributi obbligatori su maternità assegni di ricerca di tipo -a) 5 Costi CO APPROVVIGIONAMENTI 2 Costi CO MATERIE PRIME 3 Costi CO MATERIALE CONSUMO LABORATORI 4 Costi CO Materiale di consumo per laboratorio Costi CO ACQUISTO LIBRI, PERIODICI E MATERIALE BIBLIOGRAFICO 4 Costi CO Libri non inventariabili 5 Costi CO Acquisto Giornali, riviste ed altro materiale di aggiornamento 5 Costi CO PER SERVIZI 3 Costi CO UTENZE E CANONI PER IL RISCALDAMENTO 4 Costi CO Utenze e Canoni per gas Costi CO Utenze e canoni per Teleriscaldamento 5 Costi CO SERVIZI DI TELECOMUNICAZIONE 4 Costi CO Utenze e Canoni per reti di trasmissione 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia fissa 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia mobile 5

21 Controllo di disponibilità per Progetti B) Il secondo ordine di controllo sui progetti è quello sulla MACROVOCE DI PROGETTO. In Ugov per macrovoce di progetto si intende una voce dello schema di finanziamento di progetto.

22 Controllo di disponibilità per Progetti Per allineare la previsione effettuata sul budget a livello di progetto (nel quale non si utilizzano le varie macrovoci previste dagli schemi di finanziamento, bensì le voci coan del piano dei conti di Ateneo) con il controllo sulle macrovoci, si passa attraverso una fase di configurazione in cui si vanno ad associare, per ciascun tipo progetto, le voci coan alle macrovoci. Tale controllo non è alternativo rispetto al primo, ma si sovrappongono. Il controllo sulla macrovoce può essere impostato come informativo oppure bloccante. Alcuni schemi di finanziamento possono essere esclusi dal controllo.

23 Controllo di disponibilità per Progetti Limiti dati dal Disponibile sintetico in contabilità: Investimenti Costi Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI 2 Investimenti CO IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI 3 Investimenti CO ATTREZZATURE 4 Investimenti CO Attrezzature didattiche Investimenti CO Attrezzature informatiche 5 Investimenti CO ATTREZZATURE SCIENTIFICHE 4 Investimenti CO Macchinari e attrezzature tecnico scientifiche 5 Costi CO COSTI DEL PERSONALE DEDICATO ALLA RICERCA E ALLA DIDATTICA 2 Costi CO ASSEGNI DI RICERCA 3 Costi CO Assegni di ricerca tipo a) 4 Costi CO Assegni di ricerca tipo - a) Costi CO Mobility allowance 5 Costi CO Integrazione maternità su assegni di ricerca tipo - a) 5 Costi CO Oneri previdenziali su Assegni di ricerca tipo -a) 5 Costi CO Contributi obbligatori su maternità assegni di ricerca di tipo -a) 5 Costi CO APPROVVIGIONAMENTI 2 Costi CO MATERIE PRIME 3 Costi CO MATERIALE CONSUMO LABORATORI 4 Costi CO Materiale di consumo per laboratorio Costi CO ACQUISTO LIBRI, PERIODICI E MATERIALE BIBLIOGRAFICO 4 Costi CO Libri non inventariabili 5 Costi CO Acquisto Giornali, riviste ed altro materiale di aggiornamento 5 Costi CO PER SERVIZI 3 Costi CO UTENZE E CANONI PER IL RISCALDAMENTO 4 Costi CO Utenze e Canoni per gas Costi CO Utenze e canoni per Teleriscaldamento 5 Costi CO SERVIZI DI TELECOMUNICAZIONE 4 Costi CO Utenze e Canoni per reti di trasmissione 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia fissa 5 Costi CO Utenze e Canoni per telefonia mobile 5 Limiti dati dalle voci costo dello schema di progetto: Voce costo: Investimenti Voce costo: Personale Voce costo: Costi 4.000

24 Controllo del budget Indica il tipo di controllo che deve essere effettuato nelle registrazioni coan sulla disponibilità della voce del progetto presente nella scrittura. Controllo CO (sempre attivo): Controllo sintetico/analitico: il sistema permette contabilizzazioni fino alla massima capienza della o delle voci di stanziamento. Controllo PJ: BLOCCANTE pluriennale, il sistema in caso di mancata capienza di budget sulla voce del progetto impedisce la registrazione del costo. Sui progetti appartenenti a schemi di finanziamento nei quali non è attivata la spunta del controllo il sistema permette contabilizzazioni fino alla massima capienza della voce di stanziamento. BLOCCANTE esercizio: come sopra ma necessita della ripartizione per esercizio e voce INFORMATIVO Pluriennale: il sistema verifica la previsione voce PJ, avvisa allo sforamento ma non blocca, il blocco avviene solo a livello di stanziamento sintetico contabile Informativo per esercizio : come sopra, viene verificata la disponibilità PJ per esercizio.

25 Schema di finanziamento Articolato Controllo del budget Importi Voce di progetto (macrovoce) Pluriennio Costi Altri costi diretti Personale dipendente Personale non dipendente Sottocontratti Spese di viaggio e soggiorno Trasferimenti a partner TOTALE COSTI TOTALE RICAVI Ricavi Controllo per Voce Costo e Voce Costo +Esercizio

26 Controllo di disponibilità per Progetti Limiti dati dal Disponibile sintetico in contabilità: CONTABILITA La suddivisione fatta in contabilità tra costi e investimenti è rigida: per modificarla occorre una variazione di budget. Il piano dei conti coan è unico GESTIONE PROGETTI Limiti dati dalle voci costo dello schema di progetto: Per modificare gli importi suddivisi nelle macrovoci non occorre una variazione di budget, si può apportare una semplice rimodulazione dello schema Le voci costo sono personalizzabili per schema di finanziamento

27 Grandezze a destinazione vincolata In U-Gov sono classificabili come grandezze a destinazione vincolata: - Voce del PdC Coan - Unità Analitica - Tipo progetto Definendo queste grandezze a destinazione vincolata, il riporto dello scostamento di costi diviene obbligatorio, altrimenti è facoltativo. Le rettifiche di riporti su grandezze vincolate NON eliminano la disponibilità.

28 Topics Proposta variazione Modello prospetto costi ricavi Budget di progetto Schema di finanziamento Grandezze vincolate Controllo sulla macrovoce Modello prospetto attività Controllo analitico / sintetico WP Spese generali 29

29 Spese Generali Piano dei conti Co.An. Voci costo Prestazioni per servizi scientifici SPESE GENERALI Collaboratori ed esperti linguistici SUBCONTRACTING Consulenze gestionali DURABLE EQUIPMENT

30 Modello Prospetto Costi Costi/ricavi Controllo di gestione Macro voci costo Altri costi di esercizio Attrezzature, strumentazioni e prodotti software Servizi di consulenza e simili Spese di personale Voci costo Altri costi di esercizio Attrezzature Strumentazioni Prodotti software Servizi di consulenza e simili Personale strutturato Personale non strutturato Costo vivo si/no Esercizio / Investimento Editabilità libera, vincolata o solo in aumento

31 Il modello di gestione delle spese generali Voci costo Attrezzature Strumentazioni Prodotti software Attività Costi di progetto Spese generali Costi di progetto Spese generali Costi di progetto Spese generali Spese generali WP 1 Spese generali WP 2 Costi di progetto

32 Spese generali Schema di finanziamento Articolati con gestione Spese Generali 1/4 Importi Voce di progetto (macrovoce) Costi di Progetto Spese Generali Attrezzature ,00 Altri costi diretti ,00 Personale dipendente ,00 Personale non dipendente ,00 Sottocontratti ,00 Spese di viaggio e soggiorno 500 0,00 Spese generali ,00 Trasferimenti a partner ,00 TOTALE COSTI TOTALE RICAVI Ricavi Controllo per Macro Voce Costo

33 Spese generali Schema di finanziamento Articolati con gestione Spese Generali 2/4 Importi Voce di progetto (macrovoce) Costi di Progetto Spese Generali Attrezzature ,00 Altri costi diretti ,00 Personale dipendente ,00 Personale non dipendente ,00 Sottocontratti ,00 Spese di viaggio e soggiorno ,00 Spese generali ,00 Trasferimenti a partner ,00 TOTALE COSTI TOTALE RICAVI Ricavi Controllo per Macro Voce Costo

34 Spese generali Schema di finanziamento Articolati con gestione Spese Generali 3/4 Importi Voce di progetto (macrovoce) Costi di Progetto Spese Generali Attrezzature ,00 Altri costi diretti ,00 Personale dipendente ,00 Personale non dipendente ,00 Sottocontratti ,00 Spese di viaggio e soggiorno 500 0,00 Spese generali ,00 Trasferimenti a partner ,00 TOTALE COSTI TOTALE RICAVI Ricavi Con controllo bloccante e obbligatorietà dei WP nei cicli gestionali

35 Spese generali Schema di finanziamento Articolati con gestione Spese Generali 4/4 Importi Voce di progetto (macrovoce) Costi di Progetto Spese Generali Attrezzature ,00 Altri costi diretti ,00 Personale dipendente ,00 Personale non dipendente ,00 Sottocontratti ,00 Spese di viaggio e soggiorno 500 0,00 Spese generali 0, Trasferimenti a partner ,00 TOTALE COSTI TOTALE RICAVI Ricavi Con controllo bloccante e obbligatorietà dei WP nei cicli gestionali

36 Controllo schemi di finanziamento con modello attività Nel caso sia attiva l obbligatorietà dell utilizzo dei wp (unità lavoro) nei cicli gestionali e venga attivato il parametro di sistema controllo sintetico per attività non rendicontabile il controllo è fatto: - se la tipologia di attività è rendicontabile sull ammontare della voce costo relazionata alla voce Co.An. utilizzata e della tipologia di attività relazionata al wp (unità lavoro) utilizzato; - se la tipologia di attività è non rendicontabile sulla somma degli ammontari della tipologia di attività non rendicontabile di tutte le voci costo previste. La voce Co.An. utilizzata deve essere relazionata almeno ad una voce costo del modello.

37 Budget con attività (esempio ) Voci Costo Tipi Attività Costi di progetto Spese generali: Overhead TOTALI Personale non strutturato , ,00 Altri costi d esercizio , ,00 Materiale di consumo , ,00 Attrezzature, strumentazioni e software 6.000, ,00 TOTALI COSTI vivi , ,00 Spese generali , ,00 TOTALI , ,00 *nel caso si voglia utilizzare l overhead di progetto per specifiche nature di costo durante la vita del progetto

38 Topics Proposta variazione Modello prospetto costi ricavi Budget di progetto Schema di finanziamento Grandezze vincolate Controllo sulla macrovoce Modello prospetto attività Controllo analitico / sintetico WP Spese generali 40

39 Proposta di variazione di budget Obiettivo 1.Raccordo tra nature voce costo progetto voci coan di previsione 2.Raccordo tra previsione pluriennale (PJ) e di esercizio (CO); A cosa serve la funzionalità di variazione di budget? La funzione principale è quella di operare interventi per proporre o modificare quella che è la previsione definitiva sull esercizio. E possibile partendo dalla previsione pluriennale sulla voce costo di progetto, raccordare di fatto il budget per voce progetto con il budget contabile.

40 Aspetti funzionali della variazione di budget Variazione di budget prodotta dalla funzione PJ Previsione Voce Progetto Voci Co.An. di preventivo Voce Progetto Previsione Definitiva Progetto Voce Co.An. consuntivo Importo progetto Contabilizzato Rosso=vincolo Nero=dimensione Verde=ammontare budget

41 Censimento nuovo progetto Informazioni generali Tipo progetto Schema di finanziamento Budget (preventivo) Stato ATTIVO Proposta di variazione budget Approvazione variazione di budget Variazione di budget

42 Variazione di Budget Importi Voce di progetto (macrovoce) Pluriennio Voce COAN per variazione Attrezzature 2.000, ,00 400,00 Attrezzature Subcontratti 0,00 0,00 0,00 Prestazioni da terzi Costi del Personale non strutturato Personale non strutturato Costi del Personale strutturato Altri costi 2.000, , ,00 Consumabili TOTALE COSTI , , ,00 Ricavi ,00 0,00 0,00 TOTALE Ricavi ,00 0,00 0,00 Voci COAN per variazione budget con «natura»

43 Introduzione delle limitazioni all ammontare massimo dell importo in creazione DG variazione BDG 1. l ammontare complessivo della variazione del DG in creazione deve essere minore od uguale alla sommatoria del budget per voci di progetto del relativo esercizio detratti eventuali stanziamenti già presenti sull esercizio. Viene effettuato anche il controllo sull importo complessivo di progetto tenendo conto dell insieme dei costi contabilizzati nei diversi esercizi precedenti, degli importi su estensioni coan relative ad esercizi futuri e dello stanziamento per l esercizio attuale: questo totale non deve superare l importo progetto. 2. l insieme dei costi contabilizzati nei diversi esercizi precedenti, degli importi su estensioni coan relative ad esercizi futuri e dello stanziamento per l esercizio attuale (che comprende pure la variazione in fase di inserimento), non deve superare il budget pluriennale di progetto. Dovrà essere effettuato anche il controllo sull importo complessivo di progetto.

44 Introduzione delle limitazioni all ammontare massimo dell importo in creazione DG variazione BDG 3. l insieme dei costi contabilizzati nei diversi esercizi precedenti, degli importi su estensioni coan relative ad esercizi futuri e dello stanziamento per l esercizio attuale (che comprende pure la variazione in fase di inserimento), non deve superare l importo progetto. 4. Nessun controllo (situazione pre-attivazione).

45 Assegnazione Extra-Contabile WP e voce costo Ha lo scopo di: Assegnare extracontabilmente la voce di costo e il WP per la rappresentazione all ente finanziatore. Le assegnazioni vengono riportate in reportistica, non vengono considerate in fase di controllo dei saldi alla contabilizzazione (saldo macrovoce). La funzione si attiva direttamente nell anagrafica del progetto tab: Gestione rendicontazione. NON influisce sui saldi contabili

46 Differenza tra l anagrafica del progetto e l assegnazione di budget in contabilità Contabilità analitica Gestione del budget autorizzatorio. Solo con la variazione di budget assegno la previsione di costo e ricavo ad un nuovo progetto e quindi autorizzo il sostenimento di costi su quei fondi Gestione progetti Gestione dell anagrafica del progetto e della reportistica dedicata alle rendicontazioni. Compilazione del piano PLURIENNALE dei costi

47 Workflow di assegnazione budget ai progetti con proposta variazione da modulo PJ Contabilità analitica 3. Validazione della proposta e CONTABILIZZAZIONE della variazione al BUDGET AUTORIZZATORIO Documenti gestionali 2: Formulazione della proposta ANNUALE di variazione (DOC VAR PREVENTIVO) Gestione progetti 1: Compilazione piano PLURIENNALE dei costi (BUDGET COSTI MATRICE)

48 La valutazione delle commesse pluriennali in U-Gov

49 Topics Cofinanziamenti Metodo della % di completamento Metodo della commessa completata Cost to cost Ratei e risconti Ricavi vincolati e liberi Ammortamenti futuri Modalità di iscrizione del ricavo Date di validità del progetto Date di competenza

50 Topics Cofinanziamenti Metodo della % di completamento Metodo della commessa completat a Cost to cost Ratei e risconti Ricavi vincolati e liberi Ammortamenti futuri Modalità di iscrizione del ricavo Date di validità del progetto Date di competenza

51 Valorizzazione dei progetti DM 19 14/01/2014 Art. 4 lettera g (come modificato da Decreto Interministeriale 394/2017) Nella valorizzazione dei ratei attivi o dei risconti passivi nel contesto universitario assume particolare rilievo la competenza dei proventi relativi ai progetti, alle commesse e alle ricerche in corso finanziate o cofinanziate da soggetti terzi. Tali progetti, commesse o ricerche possono essere pluriennali o annuali a seconda degli accordi assunti con l'ente finanziatore e al tipo di attività che si sta realizzando. Per i progetti, le commesse o le ricerche finanziate/cofinanziate annuali la valutazione avviene in base al criterio della commessa completata (*), Per i progetti, le commesse o le ricerche finanziate/cofinanziate pluriennali la valutazione avviene in base al criterio della commessa completata ovvero, in relazione a condizioni contrattuali e/o di finanziamento riconducibili allo stato avanzamento lavori, in base al criterio della percentuale di completamento(*), (*) prima era per le commesse annuali la valutazione avviere in base al costo (**) prima era per le commesse pluriennali la valutazione, a scelta dell'ateneo, avviene al costo o in base allo stato avanzamento lavori...

52 Valorizzazione dei progetti... I proventi relativi ai progetti, alle commesse e alle ricerche finanziate/cofinanziate sono registrati come ricavi e non come anticipi. Nel caso in cui nell'anno i costi registrati siano maggiori dei proventi, é quindi necessario valorizzare i proventi di competenza e iscrivere il rateo attivo a Stato Patrimoniale nell apposita area specifica dell attivo, nel caso opposto, quando i proventi sono maggiori dei costi, é necessario rinviare parte dei primi agli esercizi successivi con lo strumento contabile del risconto passivo da iscrivere a stato patrimoniale nell apposita area specifica del passivo.

53 Definizione dei metodi di valutazione

54 Definizione del metodo della commessa completata Attraverso tale metodo si gestisce la rilevazione dell utile o della perdita sui progetti che hanno durata pluriennale... Sull ULTIMO anno di vita del progetto L eventuale eccedenza di ricavo o di costo di un singolo esercizio relativa ad un progetto in corso non avrà nessun impatto sul risultato economico. In ciascun esercizio la differenza tra costi e ricavi viene rimandata agli esercizi successivi con il meccanismo del rateo e del risconto C o m m e s s a c o m p l e t a t a

55 In sostanza 1. Se COSTI > RICAVI: RATEO ATTIVO Il ricavo è stimato in base al costo, quindi i ricavi vengono iscritti allineandoli ai costi sostenuti, con la scrittura del rateo attivo. 2. Se RICAVI > COSTI: RISCONTO PASSIVO La parte dei ricavi eccedenti i costi sostenuti viene rinviata agli esercizi futuri con la scrittura del risconto passivo. C o m m e s s a c o m p l e t a t a

56 1 anno RICAVO > COSTO (1/2) COSTI d esercizio 120 RICAVI d esercizio 320 Ipotesi: progetto di euro 1.100,00 1 ANNO RICAVO > COSTO COSTO a DEBITO 120 CREDITI a RICAVI 320 SCRITTURA DI COST TO COST DI FINE 1 ESERCIZIO RICAVI* a RISCONTI PASSIVI 200 * Si abbassano i ricavi con iscrizione del risconto in modo da allinearli ai costi C o m m e s s a c o m p l e t a t a

57 1 anno RICAVO > COSTO (2/2) C o m m e s s a c o m p l e t a t a

58 2 anno: COSTI > RICAVI (1/2) COSTI d esercizio 500 RICAVI d esercizio 200 RISCONTI PASSIVI anno 1: 200 C o m m e s s a c o m p l e t a t a

59 2 anno: COSTI > RICAVI (2/2) C o m m e s s a c o m p l e t a t a

60 Ultimo anno di progetto (1/2) COSTI d esercizio 380 RICAVI d esercizio 580 RATEI ATTIVI anno 2: 100 C o m m e s s a c o m p l e t a t a

61 Ultimo anno di progetto (2/2) C o m m e s s a c o m p l e t a t a

62 Le Configurazioni del Cost to cost (1/3) In fase di configurazione: 1) Si dovrà indicare per ciascun TIPO PROGETTO se si intende utilizzare o meno il meccanismo, attivando apposita configurazione che determini le voci da movimentare. Nota: Il Tariffario dovrebbe essere strutturato per guidare gli inserimenti eventualmente richiamando i tipi progetto

63 Le Configurazioni (2/3) In fase di configurazione: 1) Si dovrà indicare per ciascun TIPO PROGETTO se si intende utilizzare o meno il meccanismo, attivando apposita configurazione che determini le voci da movimentare. Serve per gestire eccezioni rispetto alla configurazione del TIPO PROGETTO Se NON valorizzato viene richiesto di effettuare la contabilizzazione dei saldi CTC con visore Se NON valorizzato, viene riscontato il conto effettivamente movimentato dalle registrazioni coan

64 Le Configurazioni (3/3) In fase di configurazione: 2) Si dovrà indicare se uno o più degli SCHEMI DI FINANZIAMENTO, legati ai TIPI PROGETTO configurati, devono attivare o meno il meccanismo

65 Importanza della scelta del tipo/schema in sede di creazione di un nuovo progetto Tutti i meccanismi contabili illustrati avvengono solo rispetto ai progetti che vengono etichettati con le tipologie e gli schemi di finanziamento soggetti al cost to cost E quindi fondamentale individuare correttamente: TIPO PROGETTO SCHEMA DI FINANZIAMENTO All atto della creazione di una nuova anagrafica progetto

66 L applicazione in U-Gov... I RICAVI Esiste un controllo applicativo che impedisce di inserire date di competenza pluriennali nella parte di registrazione dei ricavi su progetti soggetti al CTC, affinchè il quantum dei ricavi sia determinato dal confronto con i costi.

67 L applicazione in U-Gov... I COSTI A) Costi di esercizio per la quota di competenza: assegno di ricerca con rata 1/12/ /01/2018 di euro 2000,00: contribuisce alla determinazione dei costi per euro 1000,00. B) Costi pluriennali per la quota di ammortamento: attrezzatura 900,00 acquistata il 01/07/2017 con periodo di ammortamento di anni 3 contribuisce per 150,00 (metà di una annualità di ammortamento).

68 I Trasferimenti interni Esempio. L amministrazione centrale sostiene centralmente (sulla propria UA, su cui ha fatto la relativa previsione di budget) costi per un servizio generale, di cui beneficiano anche i dipartimenti (e anche i loro progetti). Volendo andare a prelevare ex post tali disponibilità dalle UA dei dipartimenti o dai progetti per restituirle all amministrazione ci sono due strade

69 1) Variazione di budget I Trasferimenti interni Sulla reportistica del dipartimento o del progetto non vedo la scrittura relativa alla natura del costo sostenuto, ma vedo solo una variazione negativa della disponibilità iniziale 2) Trasferimenti interni Sulla reportistica del dipartimento o del progetto conservo l informazione relativa alla disponibilità iniziale e al costo sostenuto per trasferimento di oneri dall amministrazione centrale. Il dg trasferimento mantiene traccia della struttura da cui proviene il trasferimento di fondi e il motivo per cui questi vengono trasferiti.

70 Esempio di utilizzo di COSTI e RICAVI interni STRUTTURA DIPARTIMENTALE (STRUTTURA DI ORIGINE) CoAn REGISTRAZIONE DEL TRASFERIMENTO PASSIVO TRASFERIMENTO PASSIVO Normale: rilevazione del costo sul progetto effettivo IL BUDGET VIENE SCALATO SUL PROGETTO EFFETTIVO TRASFERIMENTO ATTIVO AMMINISTRAZIONE (STRUTTURA DI DESTINAZIONE) CoAn REGISTRAZIONE DEL TRASFERIMENTO ATTIVO Normale: rilevazione del ricavo su una UA/PROG AD HOC per DIP VARIAZIONE a regolarizzazione del ricavo e nuovo stanziamento a budget su voci di costo

71 Tipi di movimenti contabili interni Costo costo Movimentando le vere nature di costo, ad esempio le utenze ribaltate ex-post sulle strutture. La scrittura di minor costo genera disponibilità! Costo interno ricavo interno Classico movimento interno su conti dedicati da non riclassificare. Il recupero interno viene seguito da una variazione di budget per dare disponibilità lato costi. Es. personale non strutturato. Ricavo ricavo Movimentando le vere nature di ricavo, quando il ricavo è accentrato e va attribuito alle strutture.

72 Topics Cofinanziamenti Metodo della % di completamento Metodo della commessa completata Cost to cost Ratei e risconti Ricavi vincolati e liberi Ammortamenti futuri Modalità di iscrizione del ricavo Date di validità del progetto Date di competenza

73 Manutenzione delle date di un progetto CTC (1/2) Al termine di ogni esercizio ciascun progetto soggetto al cost to cost: - Deve produrre scritture di cost to cost oppure, se e concluso - Deve essere chiuso (con eventuale rilevazione nell esercizio in chiusura dell utile/perdita di progetto) N.B. Il sistema impedisce la chiusura dell esercizio se ogni progetto non risulta definito secondo una delle due modalità di cui sopra

74 Manutenzione delle date di un progetto CTC (2/2) Per gestire queste rilevazioni sono fondamentali le date di validità del progetto (tab NODO sull anagrafica del progetto) Esempio In sede di chiusura del bilancio al 31/12/2017: Se il progetto Rossi-PRIN2 ha data fine validità o data proroga > 31/12/2017 Viene ricompreso nelle scritture di assestamento cost to cost Se il progetto Rossi-PRIN2 ha data fine validità o data proroga =< 31/12/2017 Viene proposto nel pannello di chiusura progetti

75 Le Date e gli Stati di un progetto Significato ed effetti alla decorrenza Date e Stati del progetto 1 Data inizio validità 2 Data fine validità o proroga 3 Data proroga ufficiale 4 Data firma contratto 5 Stato CHIUSO 6 Chiusura CTC contabile 7 Data inizio attività 8 Data fine attività WP A B C D E F G Non posso inserire effort successivi Posso effettuare scritture di fine periodo ma NON scritture autorizzatorie Non posso effettuare scritture autorizzatorie né scritture di fine periodo Posso effettuare scritture autorizzatorie e di fine periodo Devo effettuare nello stesso anno la chiusura CTC contabile Posso inserire il timesheet a partire da questa data E un dato solo anagrafico (non ha effetti gestionali)

76 Le Date e gli Stati di un progetto Significato ed effetti alla decorrenza Date e Stati del progetto 1 Data inizio validità 2 Data fine validità o proroga 3 Data proroga ufficiale 4 Data firma contratto 5 Stato CHIUSO 6 Chiusura CTC contabile 7 Data inizio attività 8 Data fine attività WP A B C D E F G Non posso inserire effort successivi Posso effettuare scritture di fine periodo ma NON scritture autorizzatorie Non posso effettuare scritture autorizzatorie né scritture di fine periodo Posso effettuare scritture autorizzatorie e di fine periodo Devo effettuare nello stesso anno la chiusura CTC contabile Posso inserire il timesheet a partire da questa data E un dato solo anagrafico (non ha effetti gestionali)

77 Manutenzione delle date di un progetto CTC ANNO IN CHIUSURA N STATO - PJ DATA FINE / PROROGA - PJ CHIUSURA PROGETTI COST TO COST (chiusura contabile del progetto) - CO SCRITTURE AUTORIZZATORIE ESERCIZIO IN CHIUSURA (N) SCRITTURE AUTORIZZATORIE ESERCIZIO SUCCESSIVO (N+1) SCRITTURE COST TO COST (anno N) SCRITTURE AMMORTAMEN TO (anno N) PROROGA SCADENZA (è possibile prorogare la data fine/proroga del progetto?) ATTIVO NON SCADUTO NON CHIUSO CONTABILMENTE SI SI SI SI SI ATTIVO SCADUTO (al 31/12/N) NON CHIUSO CONTABILMENTE SI NO NO SI SI CHIUSO NON SCADUTO NON CHIUSO CONTABILMENTE NO NO SI SI SI CHIUSO SCADUTO (PRIMA DEL 31/12/N) NON CHIUSO CONTABILMENTE NO NO NO NO(le scritture di amm.to hanno data 31/12 quindi non verranno effettuate) ATTIVO SCADUTO (al 31/12/N) CHIUSO CONTABILMENTE SI NO NO SI NO ATTIVO SCADUTO (PRIMA DEL 31/12/N) CHIUSO CONTABILMENTE SI (fino alla data di scadenza/proroga) NO NO NO (le scritture di amm.to hanno data 31/12 quindi non verranno effettuate) CHIUSO SCADUTO (al 31/12/N) CHIUSO CONTABILMENTE NO NO NO NO NO CHIUSO CONTABILMENTE (non ATTIVO/CHIUSO NON SCADUTO può succedere) SI NO

78 Verifica progetti Verifica che i ricavi relativi a progetti cost to cost abbiano date di competenza nell esercizio STAMPA: Documenti con dati coan Verificare che i ricavi relativi ai progetti siano registrati sulla coordinata progetto STAMPA: documenti con dati coan per tipi dg: Generico entrata, Fattura proforma e Fattura vendita

79 Verifica configurazioni cost to cost Controllo sulla corretta individuazione della natura di contributo per tipologia di progetto Verifica della completezza della configurazione: per tipo progetto o per singolo progetto (CENTRALMENTE)

80 Fine di un progetto su cui gravano costi di ammortamento Il progetto puo assorbire completamente i costi dell acquisizione di una immobilizzazione se rimane valido per tutta la durata del relativo ammortamento, anche se operativamente si è concluso. Nella stampa Ammortamenti simulati coan si vede l ultimo anno di ammortamento del bene, le coordinate analitiche del bene e, se su progetto, se quest ultimo è soggetto a cost to cost.

81 Fine di un progetto su cui gravano costi di ammortamento: STAMPA AMMORTAMENTI SIMULATI Numero inventario Codice identificativo progetto Cost To Cost Data inizio validità Data fine validità Data proroga Esercizio fine ammortamento 4 PROG_ALFA Si 01/01/ /12/ PROG_BETA Si 01/01/ /12/ /06/ PROG_GAMMA Si 01/01/ /11/ /12/ PROG_DELTA Si 01/01/ /11/ /12/ PROG_DELTA Si 01/01/ /11/ /12/ PROG_DELTA Si 01/01/ /11/ /12/ PROG_EPSILON Si 01/01/ /06/ PROG_ZETA Si 01/01/ /06/ Se la data fine ammortamento è > della data fine validità/proroga o si modifica la data proroga o si associa il bene ad altre coordinate analitiche

82 Fine di un progetto su cui gravano costi di ammortamento: ASSOCIA BENE A COORD ANALITICHE Quando la data fine ammortamento è > della data fine validità/proroga del progetto, con la funzione associa bene a coordinate analitiche si identificano le nuove coordinate analitiche su cui far gravare le quote di ammortamento residue

83 Fine progetto e gestione degli utili Utile economico, dovuto a quote di ammortamento non ancora contabilizzate - allungo la data di validità del progetto; - cambio la coordinata analitica che assorbe il costo. Utile economico disponibile (es. overhead) - entra nell utile di ateneo. - sposto attraverso una variazione il disponibile su altre coordinate analitiche;

84 Fine progetto e gestione degli utili Se entra nell utile. COAN Si sposta la disponibilità su un progetto no Cost to cost. Nel budget economico i costi di questi progetti non sono coperti da Ricavi ma eventualmente dalle riserve o dal Risultato economico presunto negativo.

85 Topics Cofinanziamenti Metodo della % di completamento Metodo della commessa completata Cost to cost Ratei e risconti Ricavi vincolati e liberi Ammortamenti futuri Modalità di iscrizione del ricavo Date di validità del progetto Date di competenza

86 Gestione dei cofinanziamenti Cofinanziamento esterno Unico progetto, più voci di ricavo movimentate. Attenzione alla configurazione la voce di ricavo da riscontare deve essere calcolata dal sistema. Se NON valorizzato, viene riscontato il conto effettivamente movimentato dalle registrazioni coan

87 Gestione dei cofinanziamenti Cofinanziamento esterno Unico progetto, più voci di ricavo movimentate. Attenzione alla configurazione la voce di ricavo da riscontare deve essere calcolata dal sistema. Confinanziamento di ateneo Opzioni: Gestione con 2 progetti: progetto (CTC) con finanziamento esterno sottoprogetto (no CTC) per finanziamento ateneo Gestione con % di completamento e ripartizione negli esercizi della perdita da cofinanziamento

88 Fine di un progetto su cui gravano costi di ammortamento Il progetto puo assorbire completamente i costi dell acquisizione di una immobilizzazione se rimane valido per tutta la durata del relativo ammortamento, anche se operativamente si è concluso. Nella stampa Ammortamenti simulati coan si vede l ultimo anno di ammortamento del bene.

89 Fine progetto e gestione degli utili Utile economico, dovuto a quote di ammortamento non ancora contabilizzate - allungo la data di validità del progetto; - entra nell utile di ateneo e cambio la coordinata analitica che assorbe il costo. Utile economico disponibile (es. overhead) - allungo la data di validità del progetto; - entra nell utile di ateneo.

90 Fine progetto e gestione degli utili Se entra nell utile. COAN Si sposta la disponibilità su un progetto no Cost to cost. Nel budget economico i costi di questi progetti non sono coperti da Ricavi ma eventualmente dalle riserve o dal Risultato economico presunto negativo.