PROCESSO DI PROGETTAZIONE

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1 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 1 di 8 SOMMARIO 1. SCOPO 2. GENERALITÀ E DESCRIZIONE DEL PROCESSO 3. APPLICABILITÀ 4. TERMINI E DEFINIZIONI 5. RIFERIMENTI 6. RESPONSABILITÀ E AGGIORNAMENTO 7. MODALITÀ OPERATIVE 8. ARCHIVIAZIONE E REGISTRAZIONI REVISIONI N REV. DATA OGGETTO PARAGRAFO PAGINA 00 05/08/10 Emissione in bozza del documento in Edizione 2 Tutti Tutte 01 10/09/10 Emissione ufficiale del documento in Edizione 2 Tutti Tutte Verifica Approvazione DIR Emissione RSG Funzione: RS Firma Firma Firma

2 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 2 di 8 1. SCOPO Scopo della presente Procedura è definire le modalità per una gestione pianificata e controllata del processo della progettazione di servizi orientativi sulla base di metodologie orientative più funzionali ai possibili tipi di utenza. 2. GENERALITÀ E DESCRIZIONE DEL PROCESSO Il processo di progettazione si compone di due momenti fondamentali: A) la MACROPROGETTAZIONE (Progettazione di Massima) è, a seconda delle diverse tipologie di azioni, finalizzata a definire caratteristiche generali, obiettivi e finalità del progetto sulla base dei requisiti dell Utente e dell Ente Finanziatore, in funzione della predisposizione dell Offerta Orientativa (domanda di finanziamento, catalogo attività, offerte a Cliente). Input del processo di macroprogettazione: processo di analisi del bisogno: rilevazione e analisi dei bisogni Orientativi degli Utenti del territorio in funzione dell incontro domanda offerta, della disponibilità dell'utenza e del follow-up (vedere PG 07); analisi delle Direttive e dei Bandi di riferimento, vincoli normativi/legislativi specifici del settore, requisiti dei software e supporti di registrazione imposti dagli Enti Finanziatori; impegni contrattuali con Committenti, Utenti o l Ente Finanziatore; risultati di precedenti progettazioni similari; informazioni sulla disponibilità, pianificazione e controllo delle risorse interne; definizione di specifiche responsabilità di macroprogettazione nell ambito dell Area / delle Aree di competenza. Output della macroprogettazione: compilazione degli applicativi imposti dall Ente Finanziatore per quanto attiene alla progettazione dei contenuti; riesame e approvazione interna dell Offerta Orientativa; definizione del budget generale delle singole azioni (su supporto dell Ente Finanziatore); B) la MICROPROGETTAZIONE (Progettazione di Dettaglio), finalizzata a definire analiticamente i requisiti costitutivi dell azione orientativa. Input del processo di microprogettazione: risultati della macroprogettazione e di precedenti progettazioni; requisiti dei Clienti (allievi, imprese, ecc.); repertorio metodologico e know how maturato; determina di approvazione, relativi requisiti dell ente Finanziatore ed eventuali requisiti cogenti applicabili. L Output della microprogettazione è costituito dagli elementi di dettaglio: contenuti e tempi di attuazione dell Azioni; metodologie orientative definizione di specifiche responsabilità nell ambito dell Area / delle Aree di competenza. Il grado di dettaglio delle documentazioni riferibili alle fasi di micro e macro progettazione e le relative tempistiche variano a seconda della tipologia di percorso e del Bando pubblicato dall Ente finanziatore.

3 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 3 di 8 3. APPLICABILITÀ La Procedura si applica a tutte le tipologie di percorsi orientativi finanziati, riconosciuti e a pagamento erogati per qualsiasi tipologia di utenti. 4. TERMINI E DEFINIZIONI In questa sede si fa riferimento a quanto contenuto nel Glossario del Manuale della Qualità (vedere Sezione 3 del M.d.Q.) e a quanto di seguito specificato. Verifica: Conferma, sostenuta da evidenze oggettive, del soddisfacimento di requisiti specificati. Riesame: Attività effettuata per riscontrare l idoneità, l adeguatezza e l efficacia di qualcosa a conseguire gli obiettivi stabiliti. Validazione: Conferma, sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi a un utilizzo o a un applicazione specifici previsti sono stati soddisfatti. 5. RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001, Capitolo 7.3; Manuale Operativo Sinottico Regione Piemonte Parametri: 12.1, 12.2, 20, 21.1, 32.1, 32.2, 32.3, 35.1, 36.1, e RESPONSABILITÀ E AGGIORNAMENTO Le Responsabilità per l applicazione della presente procedura vengono conferite al RS e a i soggetti richiamati nel presente documento a seconda delle attività di loro competenza. L'aggiornamento di questa procedura è competenza del RSG. 7. MODALITÀ OPERATIVE 7.1 PREMESSA: IL LAVORO IN ÉQUIPE QUALE PRESUPPOSTO PER L INTEGRAZIONE TRA LE AREE E I PROCESSI L integrazione tra processi e/o funzioni è fondamento per la progettazione e conduzione dell azione/percorso orientativo: a questo scopo Prospettiva Lavoro garantisce che il processo di progettazione preveda il coinvolgimento di eventuali esperti esterni ritenuti fondamentali per la progettazione di ogni azione di orientamento (vedere PG 13 per le modalità di qualifica preventiva). Viene quindi redatto a approvato dal DIR l Organigramma di Commessa direttamente sul Mod Programma di Progettazione che preveda la formalizzazione di incarico per personale interno e il coinvolgimento degli orientatori esterni. In questo contesto il Mod. 14 contiene l esplicitazione delle funzioni del gruppo di lavoro e dei singoli componenti secondo le attività di relazione con gli altri gruppi e con la direzione (DIR). L utilizzo del Modello 02 Verbale di Riunione garantisce che tra i membri del gruppo di lavoro siano stati fissati momenti di confronto e incontro secondo specifici criteri/parametri per una efficace ed efficiente progettazione di ogni azione orientativa.

4 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 4 di PROGETTAZIONE DI MASSIMA DELL OFFERTA ORIENTATIVA Pianificazione della Progettazione di Massima Sulla base delle analisi dei bisogni e del Bando di progettazione imposto dall Ente Finanziatore (solo nel caso di azioni in convenzione) il Responsabile d Area di competenza: definisce i progetti da sviluppare e predispone, al fine di controllare i costi e le attività dell équipe, il budget dell attività di progettazione; definisce input, output e obiettivi della progettazione in riferimento alla specificità dell Utenza (azioni previste, architettura, metodologie, obiettivi, contenuti dell'attività, tipologie di progetti professionali/formativi ecc.); definisce le risorse materiali e infrastrutturali; pianifica le attività e relative responsabilità dei progettisti interni ed esterni e di eventuale équipe di progettazione (nel caso di progettazione in équipe deve essere garantito il coinvolgimento dei soggetti parte dell équipe con ruoli definiti sulla base della specializzazione di essi); individua i momenti di verifica e riesame dei risultati della progettazione. La Pianificazione della Progettazione può, a seconda dei casi, coinvolgere: il Direttore dell Organismo, il Responsabile di Sede, altri Responsabili d Area, progettisti interni ed eventuali professionisti esterni. Registrazioni della fase di pianificazione della progettazione si riportano sul modello Mod Programma di Progettazione Realizzazione e verifica della Progettazione di Massima Sulla base di quanto pianificato I progettisti incaricati sviluppano i progetti come pianificato e nel rispetto di requisiti cogenti e dei contenuti del Bando dell Ente Finanziatore definendo, a seconda della tipologia di azione da progettare, gli elementi della progettazione richiesti; per es.: obiettivi e articolazione dell azione (azioni previste, architettura, metodologie, obiettivi, contenuti dell'attività, tipologie di progetti professionali/formativi), tipologia di utenti, metodologie, criteri di valutazione finale, eventuali modalità e strumenti di selezione iniziale, ecc.. Gli elaborati di progettazione devono essere identificati e datati e devono essere verificati dal progettista per accertare che tutte le specifiche iniziali (elementi di ingresso) siano state rispettate ed eventualmente al fine di individuare eventuali problemi e modifiche da apportare. La sigla del progettista sull output di progetto attesta l avvenuta, positiva, verifica. La verifica viene inoltre registrata anche sul file di pianificazione della progettazione (Mod Programma di Progettazione). NB: Nel caso di progettazione in équipe, le riunioni del gruppo di progettazione devono essere sempre documentate e i verbali devono essere conservati nel dossier dedicato. La progettazione di massima prevede infine la specificazione delle risorse necessarie all attuazione del percorso orientativo; in particolare si prevede che il progettista incaricato individui: Le infrastrutture necessarie all'intervento orientativo con le caratteristiche tecniche (comprese le informazioni su l eventuale approvvigionamento di esse); Eventuali materiali di consumo; Le attrezzature e gli strumenti necessari all'intervento orientativo con le caratteristiche tecniche (comprese le informazioni su l eventuale approvvigionamento di esse). Questa categoria di risorse può comprendere a titolo esemplificativo: test, questionari, guide, materiali informativi, sistemi informatici e telematici, banche dati almeno locali per utenti in obbligo formativo e utenza svantaggiata, banche dati nazionali per disoccupati, banche dati europee e internazionali per diplomati e laureati e per occupati.

5 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 5 di 8 Per ogni percorso orientativo deve essere predisposto su format imposto dall Ente Finanziatore o utilizzando il Mod. 15 un budget generale, punto di riferimento sia per i controlli interni, sia per i successivi controlli e rendiconti di soggetti esterni. Per i percorsi finanziati, il budget è suddiviso nelle stesse voci di spesa previste dalla rendicontazione finale, e viene predisposto su apposito format o software dell Ente Finanziatore (es. Libra) o su format specificamente creato con l avvallo dell Ente Finanziatore. Nel caso di problematiche (incongruenze e difformità) devono essere apportate le necessarie modifiche all elaborato. In ogni caso, in linea generale, il budget dell attività deve essere presentato in forma sintetica come indicato dall Ente Finanziatore. Per ogni attività progettuale è predisposto un budget suddiviso nelle macrocategorie di spesa previste dalla normativa vigente, in particolare: Preparazione; Realizzazione; Diffusione dei Risultati; Direzione e Controllo Interno; Costi Indiretti Riesami della Progettazione di Massima Al termine di fasi significative della progettazione (e obbligatoriamente prima della presentazione dell Offerta formativa all Ente Finanziatore), devono essere pianificati e attuati uno o più riesami congiunti con il coinvolgimento delle figure coinvolte come parti interessate (a seconda dei casi: Direzione di Sede/Organismo, Responsabile/i d Area, progettisti interni/esterni e, se richiesto, anche con il Committente delle azioni orientative). Il Riesame viene effettuato per accertare la completezza degli elaborati e la loro piena compatibilità con i requisiti iniziali. Le evidenze vengono registrate dal Responsabile d Area apponendo un timbro sull elaborato. Gli estremi e gli esiti del Riesame vengono inoltre riportati sul file di pianificazione della progettazione (Mod Programma di Progettazione). Eventualmente i lavori dell équipe possono essere registrati sul Mod. 02 Verbale di Riunione. In caso di riesame negativo, il Responsabile d Area richiede al Progettista incaricato modifiche all elaborato (le richieste vengono precisate su apposita mail o sul Mod. 02 Verbale di Riunione). Di seguito, la Direzione dell Organismo approva il risultato finale della macroprogettazione firmando la domanda da consegnare all Ente Finanziatore secondo le istruzioni impartite dallo stesso Committente. 7.3 PROGETTAZIONE DI DETTAGLIO DELL OFFERTA FORMATIVA A seguito dell approvazione del progetto da parte dell Ente Finanziatore, il Direttore dell Organismo effettua/aggiorna la Pianificazione delle Risorse (vedere Procedura PG 09 - Pianificazione delle Attività) e il Responsabile d Area competente, eventualmente delegando il progettista incaricato, aggiorna il Mod Programma di Progettazione Pianificazione della Progettazione di Dettaglio A seconda delle tipologie di corsi il dettaglio della progettazione esecutiva varia in ragione della tipologia di progettazione di massima effettuata. Il Responsabile d Area competente, coadiuvato da RC, redige/aggiorna il file di Programma di Progettazione - Mod. 14: definendo fasi, attività e relative tempistiche per lo sviluppo finale del progetto; definendo input, output, e obiettivi della progettazione; aggiornando il budget delle azioni indicato al (per i percorsi finanziati FSE in conformità alle Linee guida per la rendicontazione e il controllo dei progetti in attuazione dell'art. 50 del D.Lgs. n. 276/2003 "Apprendistato per l'acquisizione di

6 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 6 di 8 un diploma o per percorsi di alta formazione"). Per la progettazione di dettaglio Il Budget viene predisposto utilizzando il Mod. 15 Budget dell Azione; pianificando le attività e relative responsabilità dei progettisti interni ed esterni e di eventuale équipe di progettazione (nel caso di progettazione in équipe deve essere garantito il coinvolgimento dei soggetti coinvolti nell équipe con ruoli definiti sulla base della specializzazione di essi). Le attività vengono registrate sul Modello 02 Verbale di Riunione; individuando i momenti di verifica e riesame dei risultati della progettazione Realizzazione e verifica della Progettazione di Dettaglio Nel rispetto della pianificazione, il Responsabile della progettazione designato elabora il Progetto di dettaglio del percorso, in termini di: dettaglio del programma e sua programmazione, materiali di consumo, attrezzature, materiali didattici, esercitazioni e test di valutazione. Qualora il progetto di massima fosse già sufficiente dettagliato si riprendono i contenuti già presentati. Inoltre, a seconda della tipologia di Bando, se non stabilito in fase di progettazione di massima, il Progettista specifica: le metodologie didattiche, modalità e tempistiche di selezione, tipologie di utenti, obiettivi e competenze in uscita (compresi gli strumenti di valutazione). Inoltre, a seconda delle Macroaree Regionali si prevede che il progettista individui: modalità organizzative dello sportello di accoglienza utenza (scheda da compilare, documentazione esaustiva dei servizi disponibili all'interno e altrove, ecc.); per l informazione orientativa (MIO): le modalità da seguire nel reperimento e gestione delle informazioni, la conduzione e i contenuti del colloquio informativo con gli utenti; per la formazione orientativa (MFO): criteri e modalità nella somministrazione di questionari e test, di gestione di piccoli gruppi, gestione moduli formativi, modalità e competenze qualificate per supporto al progetto personale; per la consulenza orientativa (MCO): criteri e modalità dei colloqui e incontri finalizzati alla relazione di aiuto(competenze qualificate e criteri per le diverse tipologie di consulenza); per le azioni di sostegno all inserimento lavorativo (MIL): modalità di ricerca, individuazione e progettazione dell inserimento, di supporto alla persona e di relazione con l impresa. Tutti questi elementi devono essere registrati sul Mod. 16 Progetto di Dettaglio. Gli elaborati di progettazione devono essere identificati, datati e verificati dal Progettista. Nel caso di lavoro in équipe le riunioni del gruppo di progettazione devono essere sempre documentate sul Modello 02 Verbale di Riunione e le registrazioni accluse nel dossier del progetto. Il Progettista, eventualmente coinvolgendo il/i Coordinatore/i d Area competente/i, verifica tutti i singoli elaborati di progettazione al fine di accertare che tutte le specifiche iniziali siano state rispettate; in caso di riscontro negativo devono essere apportate le necessarie modifiche. La Verifica e le eventuali modifiche sono registrate sul Mod. 16 Progetto di Dettaglio e sul Mod Programma di Progettazione Riesami della Progettazione di Dettaglio Prima dell avvio del percorso (o se pianificato sulla base della dalla complessità del corso da erogare), il Coordinatore d Area competente effettua un Riesame completo di tutti gli elementi progettuali e organizzativi del percorso per accertare la completezza degli elaborati e la loro piena compatibilità con i requisiti iniziali. Ogni riesame viene registrato sul Mod. 16 Progetto di Dettaglio e consuntivato sul Mod Programma di Progettazione. Al Riesame possono partecipare anche altri soggetti interni ed esterni. In caso di riesame negativo, il Coordinatore d Area competente richiede modifiche all elaborato, diversamente, viene deliberato l avvio del percorso. Eventuali richieste vengono precisate su apposita mail o su Modello 02 Verbale di Riunione.

7 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 7 di VALIDAZIONE DELLA PROGETTAZIONE E DEL PROCESSO La validazione della progettazione nel suo complesso, quindi progetto di massima e progettazione esecutiva, è funzionale ad attestare che il progetto è stato realizzato secondo quanto definito negli elaborati progettuali (Validazione del Progetto) e che ha perseguito gli obiettivi per i quali era stato sviluppato (Validazione del Processo). Gli elementi della progettazione sono sperimentati in una prima edizione del percorso. A fine attività, prendendo in esame l intero processo di erogazione e gli esiti complessivi del corso, si procede alla validazione secondo i seguenti due criteri: congruenza tra progetto e attività effettivamente realizzate (validazione della progettazione). La validazione della progettazione viene effettuata per appurare che il servizio risultante sia in grado di soddisfare i requisiti per l'applicazione specificata o per l'utilizzazione prevista; risultati ed esami, ricaduta professionale, soddisfazione delle parti interessate (allievi, aziende e orientatori), esiti di monitoraggi, ecc. (validazione del processo). La validazione ha quindi lo scopo di dimostrare la capacità del processo di erogazione di conseguire i risultati attesi mediante il controllo dei fattori di erogazione: adeguatezza risorse umane interne ed esterne, materiali e metodologie, attrezzature e infrastrutture. Le evidenze di validazione della progettazione e del processo di realizzazione del corso sono registrate Mod. 16 Progetto di Dettaglio e consuntivate sul Mod Programma di Progettazione. I Responsabili d Area decidono se validare i singoli elementi oppure richiedere delle modifiche. Nel caso di percorsi reiterati e non modificati, la validazione della progettazione non si esegue (ma si richiede unicamente di riportare gli estremi della validazione riferibile all edizione pilota del percorso sui Mod. 14 e 16). Nel caso di modifiche apportate alla edizione successiva è necessario validare le modifiche stesse del progetto (es. test di apprendimento, materiali, ecc.) al fine di attestare la congruità rispetto alla validazione precedente. 7.5 MODIFICHE DELLA PROGETTAZIONE Le modifiche possono essere apportate: in fase di progettazione (micro e macro progettazione), in fase di erogazione (solo microprogettazione) e alla fine dell erogazione del corso per l eventuale riedizione del corso stesso (micro e macro progettazione). In ogni caso una variazione in fase di erogazione non può essere difforme da quanto proposto e approvato dall ente Finanziatore. La modifica di una o più parti della progettazione (vale anche per gli strumenti di valutazione e controllo di efficacia dell azione orientativa) comporta la registrazione del caso da parte dell incaricato della progettazione. 7.6 METODOLOGIE ORIENTATIVE Il gruppo di progettazione ha il compito abbinare a categorie di utenti le metodologie (innovative e standard) e, se necessario, di progettarle in funzione della particolarità dell utenza. Le attività legate alla progettazione e utilizzo del repertorio delle metodologie prevede: l individuazione dell'approccio appropriato in funzione dello sbocco professionale (obiettivo del percorso); l individuazione dei destinatari; le fasi operative e attuative; la specificazione delle risorse tecniche, materiali ed umane indispensabili.

8 Procedura del Sistema di Gestione della Qualità e Accreditamento Pagina 8 di 8 Le metodologie sperimentate validate e normalmente utilizzate vengono catalogate con apposito codice (IL + numero) e vengono pubblicate (opportunamente datate e intitolate) sul software FLEXIBILE (ved. procedura PG 01). La validazione, preliminare all utilizzo, prevede la fase di sperimentazione e successiva approvazione in base al successo ottenuto (fase di verifica del documento); dopodiché sul documento si provvede anche a indicare lo stato di validazione delle stesse (approvazione da parte del Direttore dell Organismo). Il repertorio delle istruzioni di lavoro viene aggiornato continuativamente sotto la supervisione di RSG che le gestisce come documento controllato. Si sottolinea che la progettazione delle metodologie orientative prevede specificità a seconda delle Macroaree Regionali. In particolare si richiede di prestare attenzione alle seguenti prescrizioni. Macroaree MIO/MIL. Sulle Istruzioni devono essere specificate modalità di accesso a banche dati, repertori professionali, progetti di orientamento, reperimento fonti, gestione, aggiornamento catalogazione dati archivi e Banche Dati, utilizzo di metodologie di trattamento elaborazione, organizzazione delle informazioni per adattarle alle diverse tipologie di utenza, gestione colloqui e incontri individuali e di gruppo. Macroarea MIL. Sulle Istruzioni devono essere specificate modalità di analisi e sviluppo di metodologie di trattamento elaborazione, organizzazione delle informazioni per adattarle alle diverse tipologie di utenza. Macroarea MFO. Sulle Istruzioni devono essere definite metodologie di azioni formative individuali e di gruppo, di supporto all utente per lo sviluppo del progetto individuale. Macroarea MCO. Sulle Istruzioni devono essere specificate: modalità di supporto all utente per lo sviluppo del progetto individuale, prassi per l analisi e la ridefinizione della domanda finalizzate ad azioni di consulenza, bilancio di competenze, counselling. Macroarea MIL. Sulle Istruzioni deve essere stabilita la prassi operativa per la conduzione di processi di inserimento lavorativo (sostegno alla ricerca attiva del lavoro, tutoraggio all'inserimento lavorativo). 8. ARCHIVIAZIONE E REGISTRAZIONI RS e i Responsabili d Area sono responsabili di effettuare le registrazioni definite in procedura e di conservare i documenti di registrazione delle attività definite nel presente documento. Ogni registrazione richiesta dalla presente Procedura deve essere conservata in apposito dossier secondo le indicazioni contenute sulla seguente matrice. Codice PROSPETTO DELLE REGISTRAZIONI DELLA QUALITÀ E MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Denominazione Formato di * archiviazione Responsabile Identificazione Ubicazione Archivio Livello Presidio ** Conservazione ed eliminazione Mod. 14 Programma di Progettazione C - E Resp. Area Periodo di rif. Resp. Area NP - P Nessuna Prescrizione / Progetto di Massima C - E Resp. Area Anno, n., data firma Resp. Area NP - P 10 anni di conservazione Mod. 15 Budget dell Azione C - E Resp. Area N. progetto, titolo, data Resp. Area NP - P Nessuna Prescrizione Mod. 16 Progetto di Dettaglio C - E Resp. Area N. progetto, titolo, data Resp. Area NP - P Nessuna Prescrizione Mod. 02 Verbale di Riunione C - E Resp. Area N. progetto, titolo, data Resp. Area NP - P Nessuna Prescrizione NOTA *: C = Cartaceo; E = Elettronico. NOTA **: NP = Non Presidiato, P = presidiato. Il responsabile custodisce il documento con informazioni riservate non divulgandone il contenuto all interno o anche all esterno dell Organizzazione. Nel caso di documento presidiato deve essere assicurata l eliminazione fisica del documento a conclusione del periodo garantito di conservazione.