Trasferimento Dati tra due installazioni

Transcript

1 Release 4.90 Manuale Operativo DATI TRASF Trasferimento Dati tra due installazioni La procedura di trasferimento dati DATITRASF (ex KNGTRASF) consente di neffettuare l interscambio dei dati sia con il database ACCESS sia con il database SQL. Il passaggio dati po esser effettuato con periodicità (occorre indicare manualmente la periodicità di trasferimento) senza dover necessariamente effettuarla con cadenza mensile ed è possibile ripristinare la situazione del database originale in caso di errori.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 DATI TRASF: TRASFERIMENTO DATI TRA DUE INSTALLAZIONI Impostazioni Modalità azienda Lato periferica Lato centrale Modalità commercialista Lato società cliente Lato commercialista Trasmissione / ricevimento dei dati Trasferimento dati alla sede centrale Creazione del database di appoggio per il trasferimento Ricevimento dati dalla sede periferica Trasferimento dati alla sede periferica Lato periferico Ricevimento dalla sede centrale Vincoli della procedura Note Tecniche Elenco tabelle trasferite e specifiche dei campi utilizzati per l estrazione Descrizione tabelle e filtro dei dati Trasferimento\Ricevimento DDT Trasferimento\Ricevimento FattureAccompagnatorie Trasferimento\Ricevimento Fatture Trasferimento\Ricevimento Movimenti Contabili Trasferimento\Ricevimento Anagrafiche Trasferimento\Ricevimento Conti Trasferimento\Ricevimento Tabelle Trasferimento\Ricevimento Articoli... 19

3 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni DATI TRASF: trasferimento dati tra due installazioni 1.1 Impostazioni Per utilizzare la procedura è necessario innanzitutto disporre della licenza DATITRASF e deve essere presente il file DATITRASF.EXE all interno della cartella dove sono presenti le librerie della procedura contabile. Configurazione La prima volta che si attiva la procedura il file di configurazione non è presente: viene quindi visualizzata la maschera di configurazione della procedura che dovrà contenere i dati necessari per il trasferimento. La procedura di configurazione prevede le seguenti modalità di impostazione: Azienda: utilizzata per il passaggio dati tra una azienda e le sue sedi periferiche e permette la massima flessibilità in quanto consente di trasferire sia i documenti del ciclo attivo sia i movimenti contabili. Commercialista: utilizzata per il trasferimento dati dei movimenti contabili tra un azienda ed il commercialista (se l azienda gestisce la fatturazione provvederà a contabilizzare le fatture e quindi a generare i movimenti contabili che saranno poi trasferiti) Modalità azienda Si deve indicare il lato della configurazione tra le due possibili selezioni: Centrale: corrisponde alla sede centrale dell azienda Periferica: corrisponde alla filiale dell azienda

4 4 Manuale Operativo Lato periferica Dopo aver scelto la modalità di funzionamento (azienda), scegliere la configurazione Periferica per indicare che si sta lavorando sulla filiale. Nella maschera sono richiesti i seguenti campi: Release in uso: versione del programma in utilizzo nel caso in cui sul sistema siano installate più versioni; per impostare la versione si deve aprire la lista e selezionare quella desiderata Percorso archivi: dopo avere impostato la versione del programma viene riportato in modo automatico il percorso degli archivi come definito nella procedura di configurazione dei percorsi. Società in utilizzo: società che deve essere utilizzata per trasferire i dati alla sede centrale selezionandola tra l elenco delle società presenti nel database. Società di provenienza: società alla quale si inviano i dati; è importante avere questa informazione nel caso in cui oltre a trasferire i dati alla sede centrale si vogliano anche ricevere (tabelle di configurazione e movimenti contabili) Periodo di trasmissione: è possibile definire se il periodo di trasmissione è mensile (M Mensile) oppure se è libero e quindi l utente dovrà impostare l intervallo (D - Estremi di date). Documenti ciclo attivo: è possibile selezionare i documenti da trasmettere (DDT, Fatture e Fatture accompagnatorie). Contabilità: è possibile indicare se devono essere trasmessi i movimenti contabili; se si seleziona questa opzione si deve anche indicare il tipo di movimento:

5 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni - 5 o o o o Tutti: devono essere trasferiti tutti i movimenti contabili Solo IVA: devono essere trasferiti i movimenti contabili delle vendite che movimentano l iva (cioè le fatture di vendita) Intervallo Movimenti Contabili: flag che consente di richiedere, durante l invio dei movimenti contabili, un intervallo dei movimenti da trasferire all interno del periodo. Causali Contabili: consente di richiedere opzionalmente l elenco delle causali contabili che devono essere trasferite (presente nel lato Periferia) Attivando il flag viene visualizzato un pannello e un pulsante che permette di aprire la multilista nella quale si possono selezionare le causali contabili Alla conferma delle causali nella maschera principale verrà visualizzato il numero delle causali selezionate.

6 6 Manuale Operativo Verrà quindi generato il seguente file di configurazione:

7 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Lato centrale Dopo aver scelto la modalità di funzionamento (azienda), scegliere la configurazione Centrale per indicare che si sta lavorando sulla sede principale. A differenza della configurazione della periferica si deve indicare nella società in utilizzo la società della sede, e nella società di provenienza il codice della società della periferia da cui provengono i dati. Nelle opzioni di trasferimento è possibile indicare solo la periodicità della trasmissione in quanto vengono caricati tutti i dati esportati dalla periferia per cui non è necessario specificare la tipologia dei documenti.

8 8 Manuale Operativo Modalità commercialista Lato società cliente Dopo aver scelto la modalità di funzionamento (commercialista), scegliere la configurazione Società Cliente. In questa modalità è possibile definire il trasferimento dei soli movimenti contabili per cui viene disattivato il pannello relativo ai documenti del ciclo attivo. Selezionando il flag Movimenti Contabili si devono impostare i flag relativi alla tipologia dei movimenti e se indicare il numero dei movimenti da trasmettere come descritto in precedenza Lato commercialista Dopo aver scelto la modalità di funzionamento (commercialista), scegliere la configurazione Commercialista. Questa modalità è simile a quella per la modalità Azienda nella configurazione Sede centrale, per cui nelle opzioni di trasferimento è possibile selezionare solo il periodo di trasmissione.

9 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Trasmissione / ricevimento dei dati In questo paragrafo viene descritta la procedura da utilizzare per effettuare la trasmissione ed il ricevimento dei dati. Maschera di trasmissione Nel piede della maschera vengono visualizzati: la descrizione della modalità di lavoro (per la sede periferica o per la sede centrale) gli estremi della società che effettua la spedizione Nel menù Trasferimenti sono presenti le funzioni che consentono di effettuare il ricevimento ed il trasferimento dati.

10 10 Manuale Operativo Le funzioni disponibili sono le seguenti: Ricevimento dalla sede centrale: permette di ricevere dalla sede centrale i dati relativi alle tabelle e ai movimenti contabili Trasferimento dati alla sede centrale: permette di trasferire i dati dei documenti e dei movimenti contabili alla sede centrale Ultimo trasferimento/ricevimento: permette di conoscere l ultima operazione che è stata effettuata Se ad esempio come ultima operazione è stato effettuato un ricevimento dalla sede centrale nel mese di settembre 2005, apparirà il seguente messaggio: Configurazione: permette di modificare la configurazione (v. il paragrafo Impostazioni).

11 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Trasferimento dati alla sede centrale Se nella configurazione il periodo di trasmissione è mensile viene richiesto l anno ed il mese da trasferire (vengono proposti quelli della data di elaborazione) Se nella configurazione il periodo di trasmissione è per estremi di date viene richiesto l intervallo di trasmissione. Inoltre, da questa maschera è possibile verificare quali sono le causali contabili in oggetto del trasferimento: se non erano state selezionate delle singole causali, viene visualizzata la dicitura Elenco Causali da trasferire: (Tutte). Altrimenti al posto della scritta [Tutte] appare un pulsante che permette di visualizzare l elenco delle causali attivate. La procedura di trasmissione aggiorna nelle tabelle trasferite il flag Trasferito in modo tale da evitare che vengano ritrasmessi, involontariamente, gli stessi dati. Nel caso in cui si renda necessario ritrasmettere un periodo è necessario abilitare il flag Ritrasmetti il periodo in modo tale da considerare anche i documenti già trasmessi. Nel caso in cui è stato scelto di trasferire i movimenti contabili ed è stato specificato di richiedere l intervallo del numero movimento, vengono richiesti i campi per impostare i numeri di movimento da trasmettere.

12 12 Manuale Operativo Creazione del database di appoggio per il trasferimento Alla conferma del trasferimento viene avviata l estrazione dei dati e se non vengono riscontrati errori al termine della procedura, viene segnalato un messaggio che indica il nome del database (è in formato ACCESS indipendentemente dal database di partenza o destinazione che possono essere sia in formato access che SQL o misti) che è stato generato. Il nome del database è composto dal nome della società che trasferisce e dagli estremi del periodo di riferimento (mese oppure data inizio e data termine nel formato anno mese e giorno). Esempio con estremi giorni Esempio con mese Nel caso in cui non sono presenti dati nel periodo impostato oppure sono presenti ma sono già stati trasferiti appare il seguente messaggio: Nel database di interscambio viene salvata anche la versione degli archivi del database di partenza in modo tale che, al momento del caricamento nel database di destinazione, venga effettuato un controllo di coerenza con la stessa versione; questo per evitare che vengano eseguiti aggiornamenti su database non allineati che possono provocare anomalie nei dati stessi. Nel caso in cui vengono riscontrate differenti versioni di database viene segnalato un messaggio bloccante con l indicazione che il database di destinazione non è allineato alla versione del database di partenza.

13 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Ricevimento dati dalla sede periferica In questo paragrafo è descritta la procedura da utilizzare per effettuare il ricevimento dei dati. Maschera di trasmissione E possibile ricevere i dati dalla sede periferica oppure inviare i dati alla sede periferica. Si deve impostare il periodo da ricevere in base alla modalità di impostazione (il mese oppure gli estremi delle date). Se i dati sono già stati trasferiti e quindi si vuole effettuare un nuovo trasferimento è necessario attivare il flag Cancella vecchi movimenti: in questa modalità prima di inserire i nuovi dati verranno cancellati quelli appartenenti al periodo precedentemente trasferito (cioè hanno il flag trasferito abilitato). Se per il periodo impostato non viene trovato il relativo database di interscambio, viene segnalato un messaggio indicando che il periodo impostato non corrisponde con il periodo trasferito. Se per il periodo impostato invece viene trovato il database di interscambio viene avviata l elaborazione e se non vengono riscontrate anomalie il controllo ritorna nella maschera principale.

14 14 Manuale Operativo Trasferimento dati alla sede periferica Al fine di poter avere sempre aggiornato l archivio relativo al piano dei conti, alle tabelle ed agli articoli di magazzino (dati normalmente inseriti nella sede centrale dell azienda), è sempre possibile effettuare il trasferimento di tali dati dalla sede centrale a quella periferica. E inoltre possibile effettuare il trasferimento di un intervallo di movimenti contabili in modo da avere anche l archivio della periferica sempre aggiornato. Anche se non è necessario trasferire i movimenti, occorre indicare comunque le date (campi obbligatori per l interscambio dei dati) Lato periferico Ricevimento dalla sede centrale In questa modalità è possibile ricevere i dati precedentemente inviati dalla sede. Si deve solamente impostare il periodo in base al tipo di impostazione (Mensile o Date) e premere sul pulsante Conferma per avviare la procedura.

15 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Vincoli della procedura Per un buon funzionamento della procedura è necessario rispettare una serie di regole in quanto la logica del trasferimento non è completamente bidirezionale: Le tabelle devono essere codificate nella sede e inviate alla filiale in quanto non è previsto il trasferimento delle tabelle dalla periferia. I clienti devono essere codificati solo sulla filiale in quanto non è previsto il trasferimento dell anagrafica dalla sede alla filiale. Oltre all anagrafica del cliente verrà trasmessa in sede anche la tabella delle banche clienti e dei diversi destinatari. Gli articoli di magazzino possono essere creati nella sede e trasferiti periodicamente nella filiale oppure possono essere creati nella filiale e verranno inviati in sede solo se presenti nei documenti del ciclo attivo che vengono inviati in sede per cui verranno ricoperti eventuali codici uguali creati nella sede. Il piano dei conti deve essere codificato in sede e trasmesso alla filiale (sempre se le modifiche necessarie al lavoro della filiale) in quanto non è previsto il trasferimento della tabella dalla periferia. Se nella filiale vengono inserite le fatture di acquisto è necessario codificare i fornitori; l anagrafica verrà quindi trasmessa alla sede insieme al movimento contabile (viene trasferita anche la tabella relativa alle banche fornitori e dei diversi destinatari). Se nella filiale viene gestito il magazzino e quindi si registrano i movimenti di acquisto è necessario codificare i fornitori con lo stesso codice con cui sono inseriti in sede in quanto non verranno trasmessi in sede. Scadenze: Se nella filiale vengono inserite le registrazioni relative ai pagamenti dei clienti nella sede non viene aggiornata la situazione delle scadenze in quanto le stesse rimangono aperte. In questo caso nella sede è necessario eseguire dopo il ricevimento dei movimenti la funzione di utilità Sistema partite e scadenze che in modo automatico chiude le scadenze per l importo presente nelle registrazioni di pagamento che sono inviate dalla filiale.

16 16 Manuale Operativo 1.4 Note Tecniche Elenco tabelle trasferite e specifiche dei campi utilizzati per l estrazione Nel database di interscambio vengono generate le seguenti tabelle: La tabella LEGGIFLAG non è una tabella standard del programma; viene utilizzata per individuare il tipo di estrazione effettuata se relativa a movimenti contabili, fatture, fatture accompagnatorie o ddt.

17 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Descrizione tabelle e filtro dei dati Trasferimento\Ricevimento DDT Tabelle utilizzate: BolleTest, BolFatDett, BolFatSpese, MovMagDett, MovMagTest Tabelle create: LeggiFlag (inserisce all interno di questa tabella il campo FlagBolle che servirà per la ricezione del File) Al momento del Trasferimento dei DDT il programma prende in considerazione tutte i DDT esistenti con BolleTest.DataDoc compreso nel periodo specificato. Trasferisce BolleTest con DataDoc compresa nel periodo specificato. Trasferisce BolFatDett e BolFatSpese con Tipo = B e IDTest collegato all ID della Testata.(BolleTest) Trasferisce MovMagDett con Tipo = B e IDDettDoc collegato all ID del Dettaglio.(BolFatDett) Trasferisce MovMagTest con Tipo = B e NumMov collegato all IDMov del Dettaglio.(MovMagDett) Al momento del Ricevimento: Se esiste nella tabella LeggiFlag il campo FlagBolle Riceve tutta la BolleTest dal File creato accodando l IDMovMag. Riceve tutta la BolFatDett e la BolFatSpese dal File creato dove Tipo = B accodando l IDTest. Riceve tutta la MovMagDett dove Tipo = B accodando l IDDettDoc. Riceve tutta la MovMagTest dove Tipo = B accodando il NumMov Trasferimento\Ricevimento FattureAccompagnatorie Tabelle utilizzate: BolFatTest, BolFatDett, BolFatSpese, MovMagDett, MovMagTest Tabelle create: LeggiFlag (inserisce all interno di questa tabella il campo FlagFattAcc che servirà per la ricezione del File) Trasferisce la BolFatTest con DataMov in MovContTest (Quindi devono essere contabilizzate) compresa nel periodo scelto. Trasferisce la BolfatDett e la BolfatSpese con Tipo = BF e l IDTest collegato alla Testata.(BolFatTest) Trasferisce la MovMagDett con Tipo = BF e l IDDettDoc collegato all ID del Dettaglio.(BolFatDett) Trasferisce la MovMagTest con Tipo = BF e il NumMov collegato all IDMov del Dettaglio.(MovMagDett) Al momento del Ricevimento: Se esiste nella tabella LeggiFlag il campo FlagFattAcc Riceve tutta la BolfatTest dal File creato accodando l IDMovMag e l IDMovCont. Riceve tutta la BolFatDett e la BolFatSpese dal File creato dove Tipo = BF accodando l IDTest. Riceve tutta la MovMagDett dove il Tipo = BF accodando l IDDettDoc. Riceve tutta la MovMagTest dove il tipo = BF accodando il NumMov.

18 18 Manuale Operativo Trasferimento\Ricevimento Fatture Tabelle utilizzate: FattTest, BolFatDett, BolFatSpese, MovMagDett Tabelle create: LeggiFlag (inserisce all interno di questa tabella il campo FlagFatture che servirà per la ricezione del File) Trasferisce la FattTest con DataMov in MovContTest (Quindi devono essere contabilizzate) compresa nel periodo scelto. Trasferisce la BolfatDett e la BolfatSpese con Tipo = F e l IDTest collegato alla Testata.(FattTest) Trasferisce la MovMagDett con Tipo = F e l IDDettDoc collegato all ID del Dettaglio.(BolFatDett) Al momento del Ricevimento: Se esiste nella tabella LeggiFlag il campo FlagFatture Riceve tutta la FattTest dal File creato accodando l IDMovCont. Riceve tutta la BolFatDett e la BolFatSpese dal File creato dove Tipo = F accodando l IDTest. Riceve tutta la MovMagDett dove il Tipo = F accodando l IDDettDoc Trasferimento\Ricevimento Movimenti Contabili Tabelle utilizzate: MovContTest, MovContDett, MovContIVA, MovContScad, MovContAna, MovContRa Tabelle create: LeggiFlag (inserisce all interno di questa tabella il campo FlagMov che servirà per la ricezione del File) Trasferisce la MovContTest con DataMov compresa nel periodo selezionato, NumEser = Esercizio prelevato dalla tabella Esercizi tramite la data inserita e NumMov compreso nell intervallo inserito nella maschera. Trasferisce la MovContDett, la MovContIVA, la MovContScad e la MovContRa con l IDMov collegato all ID della MovContTest. Trasferisce la MovContAna con l IDDett collegato all ID della MovContDett. Al momento del Ricevimento: controlla se esiste nella tabella LeggiFlag il campo FlagMov Se il Flag Cancella Movimenti è attivo, prima di ricevere i vari Movimenti Contabili, procede all eliminazione dalle tabelle in questione dei record compresi nel periodo selezionato. Riceve tutta la MovContTest dal File creato accodando il NumMov. Riceve tutta la MovContIVA e la MovContRa dal File creato accodando l IDMov. Riceve tutta la MovContDett accodando l IDMov e l IDScad. Riceve tutta la MovContScad accodando l IDMov e l IDDett. Riceve tutta la MovContAna accodando l IDDett. Collega i movimenti principali tramite IDPrinc in MovContTest. Collega i movimenti linkati tramite IDLink in MovContDett. Ricollega le Fatture e le Fatture Accompagnatorie.

19 DATI TRASF: Trasferimento Dati tra due installazioni Trasferimento\Ricevimento Anagrafiche Tabelle Utilizzate: Clienti, CliFatt1, CliFatt2, CliFatt3, BancheCli, DivDest Fornito, ForFatt1, ForFatt2, ForFatt3, BancheFor, DivDestF Se si trasferiscono dalla Sede Periferica alla Sede Centrale, prende in considerazione solo le Anagrafiche utilizzate nei Movimenti Contabili del periodo scelto; Altrimenti provvede a trasferire tutto. Al momento del ricevimento: Riceve la tabella Clienti dal File creato avendo come chiave il CodCli. Riceve la tabella CliFatt1 dal File creato avendo come chiave il CodCli. Riceve la tabella CliFatt2 dal File creato avendo come chiave il CodCli. Riceve la tabella CliFatt3 dal File creato avendo come chiave il CodCli. Riceve la tabella BancheCli dal File creato avendo come chiave il CodCli e l IDBan. Riceve la tabella DivDest dal File creato avendo come chiave il CodCli. Riceve la tabella Fornito dal File creato avendo come chiave il CodFor. Riceve la tabella ForFatt1 dal File creato avendo come chiave il CodFor. Riceve la tabella ForFatt2 dal File creato avendo come chiave il CodFor. Riceve la tabella ForFatt3 dal File creato avendo come chiave il CodFor. Riceve la tabella BancheFor dal File creato avendo come chiave il CodFor e l IDBan. Riceve la tabella DivDestF dal File creato avendo come chiave il CodFor Trasferimento\Ricevimento Conti Tabelle Utilizzate: ContiGen. Trasferisce tutta la tabella Trasferimento\Ricevimento Tabelle Tabelle utilizzate: Nomencsottoconti,Tabage,Tabasp,Tabban,Tabcatm,Tabcauguida,Tabcc,Tbcdc,Tabcm,Tabcoddoc,Tabc odinps,tabcom,tabcoms,tabconvum,tabcor,tabdep,tabdivisioni,tabesc,tabfascescad,tabformule,ta bimp,tabiva,tabnaz,tabnote,tabpag,tabpor,tabpratiche,tabpres,tabprestaz,tabprofadd,tabraggr,tab rap,tabrif,tabsedeop,tabset,tabspe,tabstriva,tabtestate,tabtesti,taptipoanag,tabum,tabval,tabvent, Tabzn,Cesptabdsl,Lgamcoge Trasferimento\Ricevimento Articoli Tabelle Utilizzate: ArtAgg, ArtAgglBl, Artconti, Articoli, ArtUM, ArtVal. Per il trasferimento degli Articoli dalla Sede Centrale alla Sede Periferica, se il Flag Invia anche Piano Conti, Tabelle e Articoli è attivato, il programma provvede ad esportare tutti gli Articoli.. Nel caso contrario (Trasferimento da Filiale a Sede Centrale) trasferisce solo quelli utilizzati nei documenti di fattura e fattura accompagnatoria.