La ricerca delle informazioni: Il caso InfoCamere

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1 Forum PA Maggio 2008 Forum Dematerializzazione La ricerca delle informazioni: Il caso InfoCamere di Michele Amoruso

2 Dematerializzazione!! Il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei delle pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all atto della loro sostituzione con documenti informatici. In questo senso il concetto di dematerializzazione si può considerare come l estensione alla P.A. della generale tendenza, invalsa nel settore privato, dell uso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dell informazione nei processi produttivi. - Fonte sito Web Cnipa - Il documento dematerializzato è considerato da taluni esperti il nuovo paradigma della società dell'informazione e rappresenta una significativa discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in parte evidenti (riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni a cui è connesso, integrabilità con altre filiere a cui è concatenato) Fonte Wikipedia -

3 Dematerializzazione!! Nuove informazioni sono create ogni secondo e ben presto diventano obsolete In altre parole.. È più facile creare (o dematerializzare) un documento che ritrovarlo!

4 Dematerializzazione!! Rimane il problema di ricercare l informazione con strumenti che combinino la ricerca strutturata e quella non strutturata, con un unico punto d accesso. Document Management Content Management CRM ERP Datawarehouse Ecc. La risposta al problema un motore di ricerca aziendale o meglio definito Enterprise Search

5 Enterprise Search L ispirazione per la maggior parte dei motori di ricerca sia commerciali che open-source e sicuramente la Web Search ma l Enterprise Search è sorprendentemente più complesso, infatti non si tratta solo di indicizzare documenti Web e gestire queries ed algortimi di ranking ma tematiche ben più complesse. In altre parole l enterprise search non è una Piccola Internet

6 Enterprise Search Perché Web Search e Enterprise Search sono differenti: Eterogeneità dei formati Eterogeneità delle lingue Eterogeneità delle sorgenti Eterogeneità delle strutture HW/SW Eterogeneità degli utenti Sicurezza delle informazioni Scalabilità dimensionale Scalabilità in volumi d utilizzo Solidità della soluzione Affidabilità Backup automatico Disaster recovery Sincronizzazione indici Replicazione indici Manutenzione incrementale Schedulazione dell indicizzazione Navigazione guidata Termini correlati Categorie d affinamento Entity extraction Semantica Fonetica Ricerca all interno dei risultati Riduzione delle ricerche innefficaci Riduzione dei tempi d accesso all informazioni Rispetto degli standard di mercato Rispetto degli standard aziendali Integrazione con altre applicazioni Gestione del Ranking Multimedia devices Ricerca unificata dal PC, Intranet, Extranet, Web Soluzioni dipartimentali e centralizzate Nessuna duplicazione di dati

7 Cos'è InfoCamere InfoCamere ha realizzato e gestisce il sistema telematico nazionale delle 104 Camere di Commercio fornisce alle Camere di Commercio, a imprese e professionisti prodotti e servizi informatici garantisce a tutti i cittadini l'accesso ai dati degli archivi delle Camere di Commercio È una realtà di 543 persone, 106 milioni di di fatturato e oltre 17 milioni di di capitale sociale (datidibilancio2006)

8 Servizi offerti Accesso in tempo reale via Internet ai Registri Pubblici delle Imprese e dei Protesti ed alle altra banche dati delle Camere di Commercio. Adempimento on-line di tutti gli atti amministrativi verso le Camere. Firma digitale (smart card e Business Key) CNS - Carta Nazionale dei Servizi Posta Elettronica Certificata (LegalMail) Protocollo Informatico (Proteus) Conservazione Sostitutiva (LegalDoc) Outsourcing di infrastruttura tecnologica

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10 AGENDA La gestione documentale in InfoCamere librerie, biblioteche, magazzini e... tecnologia? l'intranet di InfoCamere classificazione dei documenti ricerca strutturata / navigazione ricerca destrutturata considerazioni

11 Librerie, biblioteche, magazzini e... tecnologia? una libreria, una biblioteca, gestiscono documenti di carta che utilizzano infrastrutture fisiche (scaffali, scale, etc.) e... metodi di archiviazione analogamente un sistema di gestione di documenti elettronici utilizza tecnologie +/- spinte (hw, sw) e... metodi di? DILEMMA tecnologia VS metodo

12 InfoCamere ha realizzato il proprio sistema di gestione di quasi documenti elettronici nell'ambito dell'intranet aziendale l'intranet di InfoCamere

13 l'intranet di InfoCamere classificazione dei documenti È un sistema concettuale necessario per poter riporre i documenti... in modo da poterli ritrovare è basata su 5 ambiti di interesse: - struttura organizzativa - processi - progetti - prodotti - strumenti e la tipologia documento

14 l'intranet di InfoCamere ricerca strutturata o navigazione indicate per chi: ha un'idea abbastanza chiara di cosa cercare è interessato ad un ben preciso documento conosce il sistema di classificazione conosce la struttura del sistema di gestione documentale conosce le modalità di navigazione (sa dove andare e come)

15 l'intranet di InfoCamere ricerca strutturata o navigazione

16 l'intranet di InfoCamere esempio di ricerca strutturata

17 l'intranet di InfoCamere esempio di ricerca strutturata o navigazione 3 click 2 click

18 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata simile alle ricerche sul web, è indicata per chi: ha un'idea meno definita di cosa cercare è interessato ad uno o più documenti non conosce il sistema di classificazione non conosce la struttura del sistema di gestione documentale non conosce le modalità di navigazione (non sa dove andare e come) possiede una strategia di ricerca

19 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 1 parole procedura gestire progetti

20 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 2

21 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 3 Affinamento su: tipo documento sxw

22 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 4 affinamento su: data 2005

23 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 5 affinamento su: data novembre 2005

24 l'intranet di InfoCamere ricerca destrutturata - 6 modifica ricerca aggiungendo le parole comitato business

25 Considerazioni sulla tecnologia l'installazione del motore di ricerca e l'integrazione nell'intranet sono state attività semplici i formati di OpenOffice (standard aziendale) sono gestiti correttamente il motore dialoga con l'infrastruttura di sicurezza (active directory) visualizzando i risultati della ricerca coerentemente con i profili di accesso dell'utente la ricerca destrutturata integra con efficacia la ricerca strutturata / navigazione non le sostituisce nella ricerca destrutturata è possibile sfruttare l'affinamento sulla struttura fisica (cartelle) del sistema di classificazione... assomiglia ad una modalità navigazione

26 Considerazioni sulla gestione documentale la tecnologia si è appoggiata ad un modello concettuale e ad un sistema di gestione documentale ben strutturati esisteva comunque una prassi consolidata di gestione documentale organizzata (basata sulle esigenze del Sistema Qualità ISO9000) le persone si sono abituate a considerare il documento elettronico come l' originale di riferimento rimane comunque da gestire la documentazione elettronica obsoleta ( rumore di fondo che abbassa l'efficienza delle ricerche) per iniziare con un sistema di gestione documentale basta poco... e riguardo al DILEMMA? tecnologia VS metodo...

27 tecnologia metodo Grazie per la cortese attenzione per contattarmi:

28 Contatti Exalead Italia Milano: c.so Garibaldi, Milano tel Roma: via Lima, Roma tel