Redazione Inventario e stampa registri contabili entro il

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1 Treviso, lì Ai Signori Clienti Loro Sedi CIRCOLARE N. 01/2018 Redazione Inventario e stampa registri contabili entro il Entro il 31 gennaio 2018 devono essere stampati su supporti cartacei il libro Inventari e i registri contabili relativi all anno Sempre entro tale data deve terminare il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse nel corso del I N D I C E 1. Libro Inventari.. pag ) Modalità di compilazione. pag ) Regole per la compilazione dell inventario.. pag ) Voci di bilancio.. pag ) Conseguenze dell inventario incompleto od omesso pag Stampa dei registri contabili. pag ) Archiviazione sostitutiva pag ) Aspetti sanzionatori. pag Conservazione digitale fatture elettroniche.. pag. 10 Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 1

2 Premessa Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente: in modalità cartacea; in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea). I registri contabili (detti anche libri contabili) previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell Iva sono costituiti principalmente dal libro giornale, dal libro inventari, dal registro dei beni ammortizzabili e dai registri previsti ai fini Iva. Il termine per la stampa fiscale dei registri contabili obbligatori dell esercizio è fissato al terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Stante la proroga di un mese concessa per quest anno, i registri contabili dell esercizio 2016 tenuti con sistemi meccanografici devono essere stampati su supporti cartacei entro il 31 gennaio 2018 (nel caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vanno stampati contestualmente alla richiesta degli organi verificatori). Con particolare riferimento al libro dei beni ammortizzabili si ricorda che deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall articolo 16 del D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2016, entro il 31 ottobre Si sottolinea che per la stampa dei libri possono essere utilizzate, senza ulteriore pagamento di imposta di bollo, le pagine che residuano 1 del precedente esercizio. 1) Libro inventari relativo al bilancio chiuso al In base all art. 15 del Dpr 600/1973, le società e gli imprenditori commerciali devono redigere l inventario entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette. L inventario relativo all anno 2016 deve essere redatto entro il essendo scaduto il termine per la presentazione dell UNICO 2017x2016 lo scorso Vengono di seguito fornite alcune indicazioni operative per la corretta redazione del libro inventari dal punto di vista civilistico e fiscale. 1.1 Modalità di compilazione E d obbligo sottolineare che le indicazioni contenute sono generali ed ogni azienda dovrà adattarle al caso specifico. 1 fino alla centesima. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 2

3 Normativa civilistica L art c.c. impone all imprenditore che esercita un attività commerciale di tenere il libro inventari; Il successivo art c.c. precisa che: - deve essere redatto all inizio dell esercizio dell impresa e successivamente ogni anno; - deve contenere l indicazione nonché la valutazione delle attività e delle passività relative all impresa (attività, passività e capitale netto) e, per gli imprenditori individuali, anche quelle estranee all impresa 2. Viene specificato che l inventario si chiude con lo stato patrimoniale ed il conto economico e deve essere sottoscritto dall imprenditore entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette. L imprenditore, nelle valutazioni di bilancio, deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili. E opportuno trascrivere, o allegare la nota integrativa, in quanto molte informazioni in essa contenute possono contribuire a contrastare eventuali contestazioni riguardanti l insufficiente analiticità dell inventario. La numerazione del libro inventari deve essere progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno cui fa riferimento il bilancio (es. 2016/1, 2016/2, 2016/3 ecc.). E obbligatorio assolvere all imposta di bollo mediante il pagamento di 16,00 (per le società di capitali) o 32,00 (per gli altri soggetti), ogni 100 pagine o frazione. Nel caso in cui le annotazioni terminino, ad esempio, alla pagina 85 del libro regolarmente assoggettato a bollo, l imposta deve ritenersi assolta anche per le prime 15 pagine dell esercizio successivo. Il libro degli inventari, assimilato ad una scrittura contabile, deve essere conservato per 10 anni dalla data dell ultima annotazione. Il termine può essere prorogato se alla scadenza non sono stati ancora definiti eventuali accertamenti tributari. Normativa fiscale L art. 15 DPR 600/73, in aggiunta a quanto previsto dalla normativa civilistica, stabilisce che è necessario indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo. Nell inventario degli imprenditori individuali devono essere distintamente indicate e valutate le attività e passività relative all impresa. I beni appartenenti alla sfera personale dell imprenditore vanno indicati solo se conferiti nell attività. 2 L indicazione dei beni appartenenti alla sfera personale dell imprenditore è obbligatoria solo ai fini civilistici. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 3

4 1.2 Regole per la redazione dell inventario 1) Analiticità Significa che il documento deve consentire di ricostruire con precisione, sotto il profilo contabile, le transazioni economiche effettuate dall azienda. Sono da evitare le rilevazioni eccessivamente sintetiche che non permettono di conoscere l effettivo svolgimento degli accadimenti aziendali. Le registrazioni contabili devono soddisfare standard minimi di dettaglio, tali da permettere, anche a posteriori, la ricostruzione delle vicende gestionali. E raccomandata l indicazione analitica di tutte le attività e passività, con il piano dei conti e il dettaglio dei sottoconti; risulta utile anche il raccordo tra voci inserite nel bilancio Cee e il piano dei conti aziendali. In alternativa, si ritiene corretto, riportare il dettaglio dei sottoconti direttamente nello stato patrimoniale con l esposizione delle singole voci. 2) Tenere a disposizione i dati non inseriti nell inventario Se non è possibile rilevare dall inventario gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione le distinte che sono state utilizzate per la compilazione dell inventario medesimo. Si ritiene, quindi, indispensabile la conservazione delle schede contabili, i mastrini, al fine di integrare eventuali omissioni di informazioni riscontrate dai verificatori nell analisi del libro inventari. Sull argomento si è espressa la Corte di Cassazione con la Sentenza n del 31 ottobre 2002 affermando che: l inventario e il bilancio sono documenti diversi con finalità differenti, per cui la mancata redazione del primo non è sanata, né resa meramente formale dalla corretta redazione del secondo; la legge consente indicazioni sintetiche nel bilancio, ove vengano tenute a disposizione dell ufficio verificatore le scritture contenenti i dati analitici di riferimento; se quest ultime non ci sono o non vengono esibite, il documento non è un vero e proprio inventario perché non consente quel controllo, per il quale il documento contabile è previsto ed imposto dalla legge o, quanto meno, si tratta di un inventario tenuto in modo irregolare, per cui non offre garanzie di attendibilità. 3) Sottoscrivere l inventario La mancata sottoscrizione del libro inventari è stata equiparata all inesistenza del contenuto delle annotazioni effettuate, mancando l assunzione, da parte del contribuente, della responsabilità della loro veridicità. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 4

5 Si segnala, altresì, che la Corte di Cassazione con la sentenza n del 14 febbraio 2003 è andata ben oltre, giudicando legittimo il ricorso induttivo da parte dell Amministrazione finanziaria nel caso in cui le schede contabili di mastro non siano sottoscritte dall imprenditore. Si sottolinea che le scritture in commento, non sono sottoposte ad alcuna formalità non essendo richiesta né la numerazione né la bollatura iniziale. 1.3 Voci di bilancio Considerato che lo scopo dell inventario è quello di dettagliare il bilancio, lo schema di partenza non può che essere il bilancio depositato al Registro Imprese: si parte quindi dagli schemi di Stato Patrimoniale e di Conto Economico, di cui agli artt c.c. e 2425 c.c., suddividendo le singole voci sulla base dei conti della contabilità generale che le compongono. E poi necessario procedere al loro analitico dettaglio; è possibile anche fare rinvii specifici con note numerate progressivamente. Rimanenze E raccomandato il dettaglio con l indicazione dell ubicazione delle merci a fine esercizio (es. presso clienti o lavoranti ecc.) Vanno inserite, voce per voce, le materie prime e sussidiarie, i prodotti in corso di lavorazione e finiti, precisando quantità, valore unitario e complessivo evidenziando la consistenza dei beni, raggruppandoli per categorie omogenee, per natura e per valore ed il valore attribuito a ciascun gruppo, con l indicazione del metodo di valutazione. La mancata evidenziazione dei criteri adottati per la valutazione delle rimanenze nel libro degli inventari o nella nota integrativa, espone il contribuente all accertamento induttivo basato sui parametri o sugli studi di settore, in quanto tale mancanza rende la contabilità inattendibile. Detti criteri dovrebbero essere già presenti nella nota integrativa, pertanto si ritiene sufficiente allegarla per ottemperare alle disposizioni normative. E necessario conservare i prospetti utilizzati per la valorizzazione delle rimanenze (ad esempio i calcoli per la determinazione del LIFO, FIFO ecc.) che possono essere richiesti dai verificatori in sede di accesso; la loro mancanza può legittimare anche l accertamento induttivo. Immobilizzazioni Nella redazione del primo inventario deve essere riportato il dettaglio di tutte le immobilizzazioni esistenti. Negli anni successivi sarà sufficiente indicare analiticamente gli acquisti e le vendite effettuate nel corso dell esercizio, rimandando nel dettaglio agli inventari precedenti. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 5

6 E necessario indicare l ubicazione dei singoli beni alla data di bilancio (nel caso, ad esempio, dei beni che si trovano presso terzi in comodato, noleggio ecc. o si trovano presso sedi secondarie). Immobili: si descrivono in base ai dati risultanti dai rogiti notarili. Avviamento: si indicano gli estremi del contratto di acquisizione. Brevetti, marchi: si indicano gli estremi del contratto di acquisizione o registrazione e le caratteristiche ed il costo di ciascuno. Elenco nominativo dei crediti v/clienti, debiti v/fornitori, crediti/debiti diversi Il Ministero delle Finanze ha precisato che i crediti verso clienti possono essere riportati nel libro inventari, tra le attività, nel loro ammontare complessivo, senza l indicazione nominativa dei clienti. Tale elenco nominativo deve essere però conservato dal contribuente ed esibito a richiesta dell amministrazione finanziaria in caso di controllo. Si ritiene che questa regola possa essere applicata anche ai debiti verso fornitori e ai crediti/debiti diversi, fatture da emettere, da ricevere ecc. Ratei e risconti E opportuna l indicazione analitica, con una apposita suddivisione per anni per quelli pluriennali, indicando la voce di costo/ricavo interessata. E possibile effettuare un rimando alla Nota integrativa se questa è esaustiva. Debiti verso banche Occorre indicare: se si tratta di mutui, il riferimento preciso agli stessi e, se si tratta di scoperti di c/c, il numero del relativo conto accanto al nome della banca. Disponibilità liquide E opportuno indicare il riferimento preciso per ogni conto corrente intrattenuto con gli istituti bancari o postali (nome della banca e relativo numero di conto). Patrimonio netto E necessaria l indicazione analitica delle singole poste del patrimonio netto con la movimentazione dell esercizio, salvo effettuare un rimando alla Nota integrativa. Fondo per rischi ed oneri E opportuna l indicazione analitica, con la movimentazione dell esercizio e le relative causali, salvo effettuare un rimando alla Nota integrativa. Fondo TFR E opportuna l indicazione analitica di come si compone a fine esercizio il debito per l indennità di licenziamento verso i dipendenti, come da prospetto del consulente del lavoro, con il saldo a nuovo per ciascun dipendente e il movimento dell esercizio. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 6

7 Voci del Conto Economico Anche con riferimento alle voci del Conto Economico, come già accennato in precedenza, è necessario suddividere le singoli voci del bilancio presentato sulla base di conti della contabilità generale che le compongono. 1.4 Conseguenze dell inventario incompleto od omesso In base ad una sentenza della Corte di Cassazione 3, l inventario incompleto ovvero redatto senza riportare il dettaglio delle singole voci 4, può legittimare l accertamento induttivo anche se il bilancio d esercizio della società risulti regolarmente redatto. La Sentenza n. 6623/2011, in merito alla mancata tenuta del libro inventari, afferma che l omissione legittima l Amministrazione finanziaria a ricostruire l imponibile in via induttiva anche sulla base di presunzioni semplici e con inversione dell onere della prova a carico del contribuente. 2) Stampa dei registri contabili I contribuenti che tengono la contabilità ordinaria con sistemi elettronici sono tenuti ad effettuare la stampa dei registri entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Stante la proroga di un mese concessa quest anno per l invio della dichiarazione dei redditi, entro il prossimo 31 gennaio 2018 è necessario procedere alla stampa dei seguenti registri contabili relativi all anno 2016: - libro inventari; - libro giornale; - mastrini; - registro cespiti ammortizzabili; - registri iva. Registro beni ammortizzabili Si evidenzia che detto libro, in base al disposto dall art.16 del D.P.R. 600/1973, deve risultare aggiornato già dal termine di presentazione della dichiarazione; quindi entro il 31 ottobre 2017 relativamente all anno d imposta Tuttavia, coloro che utilizzano sistemi elettronici per la tenuta di tale registro, possono procedere alla stampa dello stesso entro il 31 gennaio Sentenza n del 31/10/ /05/2003, più sopra già citata. 4 Si ricorda che la legge consente indicazioni sintetiche di bilancio ma a condizione che vengano tenute a disposizione dell ufficio le scritture contenenti i dati analitici di riferimento. Secondo la tesi del Ministero, accolta dalla Cassazione, se queste scritture non ci sono o non vengono esibite, il documento non è un vero e proprio inventario, non consentendo nessun controllo e, pertanto, autorizza l accertamento induttivo. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 7

8 Registri IVA: semplificazione L art. 19-octies co. 6 del DL 148/ ha introdotto una deroga all art. 7 co. 4-ter del DL n. 357, disponendo che la tenuta con sistemi elettronici dei registri IVA è considerata regolare anche qualora gli stessi non siano materializzati su supporti cartacei entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all anno cui si riferiscono i dati dei registri. E necessario, tuttavia, che in caso di accessi, ispezioni o verifiche i registri siano aggiornati e sia possibile procedere alla relativa stampa su richiesta degli organi precedenti e in loro presenza. La semplificazione dovrebbe trovare applicazione già con riferimento ai registri IVA elettronici relativi all anno 2016, la cui trascrizione è prevista entro il Si riportano di seguito le principali formalità da rispettare in sede di stampa di tali registri. Libro/registro meccanografico libro giornale libro inventari registri fiscali (registri Iva acquisti, Iva vendite, corrispettivi, beni ammortizzabili etc.) MODALITÀ DI NUMERAZIONE Tipo di numerazione progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento. Sull ultima pagina di ciascun anno stampato è consigliabile annotare il numero di pagine di cui si compone ogni annualità ed è obbligatoria la sottoscrizione da parte del legale rappresentante progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità Esempio Registrazioni periodo 01/01/ /12/ /1, 2016/2, 2016/3 etc. 2016/1, 2016/2, 2016/3 etc. 2016/1, 2016/2, 2016/3 etc. MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL IMPOSTA DI BOLLO SUI REGISTRI CARTECEI Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti libro giornale si 16,00 euro 32,00 euro ogni 100 pagine o frazione ogni 100 pagine o frazione libro inventari si 16,00 euro 32,00 euro ogni 100 pagine o frazione ogni 100 pagine o frazione registri fiscali no non dovuta 5 Si veda la nostra circolare n. 17 del Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 8

9 2.1 Archiviazione sostitutiva dei libri contabili Tutti i registri contabili e fiscali possono essere conservati in modalità informatica, alternativa a quella cartacea. Scadenza La scadenza per la predisposizione dell archiviazione sostitutiva dei registri contabili per il periodo di imposta 2016 coincide con quella prevista per la stampa cartacea, 31 gennaio Procedura I libri contabili dopo essere stati formati e memorizzati sul supporto informatico, devono essere sottoposti al processo di conservazione: va cioè creata una evidenza informatica contenente l impronta di ciascun libro contabile da conservare in modalità sostitutiva, a cui apporre la firma digitale e la marca temporale 6. Si ricorda che a partire dal 2014 è stato eliminato l obbligo di comunicazione dell impronta dell archivio digitale all Agenzia delle entrate Versamento del bollo Le modalità di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei : l imposta di bollo sui documenti informatici è dovuta ogni registrazioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate (16,00 euro per le società di capitali e 32,00 euro per gli altri soggetti). il versamento deve essere effettuato in una unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. L imposta di bollo relativa al 2016 è stata quindi già versata entro il 30 aprile 2017 mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo L ammontare annuo dell imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell anno. La risoluzione n. 161/E del ha chiarito che per registrazione deve intendersi ogni accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Nel caso in cui il pagamento non sia stato ancora fatto, è possibile fruire del ravvedimento operoso (vedasi risoluzione n. 32/E/2015). 6 Per maggiori dettagli si rimanda alla ns. circolare n. 12/2015. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 9

10 2.2 Aspetti sanzionatori Mancata stampa dei registri E punito con la sanzione da a chi non tiene o non conserva 7 le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette/iva o i libri, i documenti ed i registri, la cui tenuta e conservazione è imposta da altre disposizioni 8. Riduzione sanzione: la predetta sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo qualora le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza sempreché non ne sia derivato ostacolo all accertamento delle imposte dovute. Aumento sanzione: la sanzione è irrogata in misura doppia se vengono accertate evasioni dei tributi diretti e IVA complessivamente superiori, nell esercizio, a Occultamento o distruzione di documenti contabili E punito con la reclusione da 1 anno e 6 mesi a 6 anni chiunque, al fine di evadere le imposte sui redditi o l IVA, ovvero, di consentire l evasione a terzi occulta o distrugge le scritture contabili/documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei reddito o del volume d affari 9. 3) Conservazione digitale delle fatture elettroniche Entro il 31 gennaio 2018, deve terminare il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse nel corso del Ne deriva che entro la predetta data tutti i file di queste fatture dovranno essere recuperati 10 e conservati in modalità elettronica in conformità alle disposizione del D.M Si ricorda che il processo di conservazione elettronica delle predette fatture si conclude con l apposizione della marca temporale sul pacchetto di archiviazione. *** *** Per eventuali necessità, si prega di contattare il professionista di riferimento. Con l occasione si porgono cordiali saluti. Studio 7 Le scritture contabili debbono essere conservate dall imprenditore commerciale e dai suoi eredi per almeno 10 anni dalla data dell ultima registrazione, anche se nel frattempo l impresa è cessata per chiusura dell attività; e comunque devono essere conservate fino a quando non siano stati conclusi gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta oggetto di verifica. 8 Art. 9 D.Lgs 471/ Art. 10 D.Lgs 74/ I file delle fatture verso la PA vanno cercati nel programma o nel sito internet che li ha creati; i file delle fatture verso il GSE vanno recuperati nel fascicolo elettronico presente nel sito del GSE. Circolare n. 01 del Riproduzione vietata. pag. 10