SIMT-POS 035 REV 2 TRASPORTO EMC

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1 1 Prima Stesura 16/12/2014 Revisione 1 Revisione 2 Redattori: Gasbarri, Rizzo SIMTPOS 035 REV 2 TRASPORTO EMC Indice 1 SCOPO CAMPO D APPLICAZIONE DOCUMENTI DI RIFERIMENTO DESCRIZIONE ATTIVITÀ INDICATORI RESPONSABILITA ABBREVIAZIONI ALLEGATI... 7 Stato delle Modifiche Rev. Descrizione Modifica Redige Verificato Approvato Emette Data 00 Prima redazione Rizzo Gasbarri Riscaldati Gasbarri Revisione1 Rizzo Gasbarri Riscaldati Gasbarri Revisione2 Rizzo Gasbarri Zolla Gasbarri

2 2 1 SCOPO Scopo della presente procedura operativa è quello di descrivere le attività inerenti il trasporto in modalità controllata delle unità di sangue intero ed emocomponenti, dei campioni per le analisi di qualificazione e idoneità, e delle relative schede anamnestiche, in modo che venga assicurata la qualità e l integrità dei prodotti trasportati e la sicurezza del personale coinvolto. 2 CAMPO D APPLICAZIONE La presente procedura si applica all attività di trasporto delle unità di sangue intero dai centri di raccolta al SIMT, e degli emocomponenti rilasciati dal SIMT alle Case di Cura, ai Reparti dell Ospedale Belcolle e della Provincia e agli altri SIMT della Regione Lazio. 3 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO DECRETI MINISTERIALI 3 MARZO 2005 (GU 13/04/05 n. 85) Direttiva 2006/86 del 24/10/2006 lavorazione lo stoccaggio e la distribuzione di tessuti e cellule umane DLG 81 del 09 Aprile 2008 Tutela della salute e della sicurezza sui posti di lavoro DLG 675 de 1996 tutela della privacy e del dati sensibili Circolare n. 3 dell 8 Maggio 2003 Ministero Salute 4 DESCRIZIONE ATTIVITÀ L obiettivo del trasporto degli emocomponenti è quello di mantenere la temperatura di stoccaggio soprattutto durante un tragitto esterno ed inoltre mantenere integre le caratteristiche dell unità, minimizzando o annullando del tutto i rischi di contaminazione e deterioramento. All interno dell ospedale sono abilitati al trasporto il personale ausiliario del SIMT e delle varie U.O.C dei reparti. Mentre per quanto riguarda il trasporto esterno delle unità, il SIMT fa riferimento a vettori abilitati aziendali per il trasporto verso e dagli ospedali della provincia, a vettori privati delle CdC, a vettori dei SIMT della Regione o a ditte private (Traser). Il trasporto delle unità di sangue intero, verso il SIMT, viene effettuato dagli autisti del Servizio Trasporti Aziendale. 2

3 3 4.1 TRASPORTO E RILASCIO DEL PRODOTTO ALL INTERNO DELL OSPEDALE: DAL SIMT AI REPARTI PER L INFUSIONE Dopo le procedure di assegnazione il tecnico e il dirigente in turno effettuano la consegna secondo quanto riportato sulla procedura SIMTPOS 024. Le unità sono poste in un contenitore secondario (tipo zip pack) accompagnate dal referto di assegnazione, effettuata dal dirigente in servizio. Quest ultimo provvede ad inserire le unità in un contenitore (BOKit certificato) applicando 2 etichette con il nominativo del Pz che verrà ritirato dal personale abilitato al trasporto e alla consegna ai reparti richiedenti. Trattandosi di emocomponenti di pronto utilizzo, tale modalità di trasporto, che non prevede il controllo termico, garantisce comunque la consegna e l utilizzo delle unità in tempi rapidi. I moduli che accompagnano le unità sono: 1. modulo di consegna Emonet(MD 13d). 2. modulo di Assegnazione EMC (MD 14) I responsabili del rilascio e del trasporto firmano le copie dei moduli di consegna. 4.2 TRASPORTO E RILASCIO DEI PRODOTTI ALL ESTERNO DELL OSPEDALE: DAL SIMT DI VITERBO AI REPARTI DEGLI OSPEDALI DELLA PROVINCIA Dopo la procedura di assegnazione le sacche di EMC si trovano riposte rispettivamente: emazie concentrate nella frigo emoteca posta nella stanza n 8 plasma scongelato nella frigo emoteca posta nella stanza n 8 concentrati piastrinici (random, aferesi, pool) nell agitatore stanza n 8 Al momento della consegna l operatore coinvolto estrae gli EMC dei Pz dell ospedale richiedente dalla frigo emoteca o agitatore ed esegue la consegna secondo quanto indicato nella SIMTPOS 024. Al termine sigilla il contenitore secondario con apposita striscia adesiva ed insieme all autista del trasporto effettua il confezionamento degli EMC con modalità dipendenti dalla temperatura a cui essi sono stati conservati. Se si tratta di concentrati piastrinici nella stanza n 8 viene utilizzato il contenitore terziario mantenuto a TA: i concentrati piastrinici vengono posti sul fondo di tale contenitore e sopra di esse viene posto lo stabilizzatore a 22 C estratto dall agitatore piastrinico. Il contenitore viene chiuso e al termine di tali operazioni viene attivato il trasporto tramite lo smartphone in dotazione, precedentemente programmato dal personale del laboratorio SIMT secondo i parametri richiesti (mittente, operatore, tipo di EMC e destinatario) vedi SIMTIO 073. L autista prende il contenitore e si dirige verso l ospedale richiedente di destinazione. Qui effettua lo scarico dello smartphone secondo la SIMTIO 073, apre il contenitore e consegna i concentrati piastrinici all operatore addetto. Quindi ritorna verso il SIMT e restituisce contenitore e smartphone al personale del laboratorio, che provvede a scaricare i dati del trasporto sul computer della stanza n 11, li salva su un apposita cartella e stampa il report che viene conservato e archiviato. Se si tratta di emazie concentrate o di plasma scongelato i contenitori secondari vengono portati nella stanza n 17 dove avviene il confezionamento: 3

4 4 viene utilizzato il contenitore terziario condizionato nella frigo emoteca dedicata viene posto uno stabilizzatore sul fondo di tale contenitore vengono poste le emazie concentrate sopra lo stabilizzatore viene posto un secondo stabilizzatore sopra le emazie viene inserito uno stabilizzatore conservato nel congelatore del plasma safe nell alloggio del coperchio del contenitore. viene chiuso il contenitore Al termine di tali operazioni viene attivato il trasporto tramite lo smartphone in dotazione, precedentemente programmato dal personale del laboratorio SIMT secondo i parametri richiesti (mittente, operatore, tipo di EMC e destinatario) vedi SIMTIO 073. L autista prende il contenitore e si dirige verso l ospedale richiedente di destinazione. Qui effettua lo scarico dello smartphone secondo la SIMTIO 073, apre il contenitore e consegna le emazie concentrate all operatore addetto. Quindi ritorna verso il SIMT e restituisce contenitore e smartphone al personale del laboratorio, che provvede a scaricare i dati del trasporto sul computer della stanza n 11, li salva su un apposita cartella e stampa il report che viene conservato e archiviato. I risultati del trasporto vengono gestiti dal dirigente in servizio il quale in caso di anomalie riscontrate durante il monitoraggio della T (es. EC trasportate a T di molto superiore ai 10 C), se lo ritiene necessario chiede la restituzione dell EMC ed effettua i controlli di qualità sulle sacche interessate (es. Hb libera su EC). In base ai risultati di tali controlli il dirigente decide il destino delle sacche. Invece l eventuale scostamento dei parametri dovuto a cause tecniche (malfunzionamento della sonda, del datalogger e dello smartphone) verranno gestiti interpellando, se necessario, la ditta fornitrice del sistema. N.B. la conferma di un buon condizionamento di temperatura degli stabilizzatori è data dalla completa solidificazione del contenuto delle piastre. 4.3 RESTITUZIONE EMAZIE OSPEDALI DELLA PROVINCIA Per quanto riguarda le emazie in restituzione da parte degli ospedali della provincia, l autista coinvolto nel trasporto parte dal SIMT con il contenitore di III livello già condizionato con gli stabilizzatori a 2 C e lo stabilizzatore posto sul coperchio del contenitore. Giunto nell ospedale che deve operare la restituzione pone le sacche di EC nel contenitore di III livello seguendo le stesse modalità di confezionamento descritte al punto 4.2 ed infine prima di partire per il ritorno al SIMT attiva il datalogger del contenitore. Giunto al SIMT consegna contenitore e smartphone al personale del laboratorio che esegue lo scarico e la stampa del report come già descritto al punto 4.2. La restituzione è corredata dal modulo di restituzione (SIMT MOD 047) RESTITUZIONE EMAZIE REPARTI OSPEDALE BELCOLLE Le sacche di sangue non utilizzate vengono restituite al SIMT dai vari reparti utilizzando il contenitore BoKit nel quale risultano confezionate e accompagnate dal modulo di restituzione SIMT MOD 047 sul quale viene dichiarata la corretta conservazione e integrità da parte del medico responsabile del reparto. 4

5 CONSEGNA E RESTITUZIONE DELLA SCORTA EMC OSPEDALI DELLA PROVINCIA L autista coinvolto nel trasporto della scorta agli ospedali della provincia parte dal SIMT seguendo le stesse modalità descritte al punto 4.2. Giunto a destinazione consegna la scorta e recupera quella del mese precedente, chiude il contenitore (vedi sopra) senza scaricare il datalogger tramite lo smartphone. Arrivato al SIMT consegna contenitore e smartphone al personale del laboratorio che esegue lo scarico e la stampa del report come già descritto al punto TRASPORTO DI EMOCOMPONENTI CEDUTI AD ALTRI SIMT DELLA REGIONE, ALLE CASE DI CURA E RILASCIO DI UNITA DI AUTOTRASFUSIONE PER ALTRI SIMT. Le modalità di trasporto sono a carico della struttura richiedente. Le unità verranno comunque accompagnate dal modulo SIMTMOD 077 e dal modulo di consegna MD 13d. 4.5 ACCETTAZIONE DI UNITA DALL ESTERNO SANGUE ED EMC PROVENIENTI DA ALTRI SIMT Le Unità che provengono da altri SIMT vengono trasportate dall autista dell azienda AUSL di Viterbo, il quale utilizza i contenitori e il sistema di rilevazione della temperatura secondo le modalità descritte per i concentrati piastrinici nel punto 4.2 e per le emazie concentrate secondo quanto descritto nel punto 4.3. Pertanto l avvio del sistema di rilevazione della temperatura (smartphone in dotazione) avviene presso il SIMT che ha operato la distribuzione degli EMC e lo scarico all arrivo presso il SIMT di Belcolle. L unica differenza del trasporto risiede nel fatto che non sarà utilizzato il contenitore di II livello e quindi gli EMC verranno riposti liberi all interno del contenitore di III livello a contatto con gli stabilizzatori previsti. Successivamente allo scarico dello smartphone il personale del SIMT coinvolto eseguirà la procedura della messa in carico su Emonet degli EMC giunti al SIMT TRASPORTO DEL SANGUE PROVENIENTE DAI PUNTI PRELIEVO L Autista incaricato preleva dal SIMT (Stanza n 9) il contenitore terziario contenente almeno due buste (contenitore secondario) e lo smartphone precedentemente programmato, dal Personale del laboratorio, per il punto di prelevamento dal quale deve essere effettuato il Trasporto. Arrivato presso il Punto di Prelevamento, l autista, attende che vengano ultimate le donazioni di Sangue Intero e che il personale dell equipe abbia inserito le unità prima nel contenitore secondario (buste) e poi in quello terziario. Dopo essersi assicurato della chiusura del contenitore, attiva il sistema di registrazione della temperatura (smartphone precedentemente programmato) il quale attraverso un datalogger posto all interno del contenitore effettua la memorizzazione delle temperature per tutta la durata del trasporto. All arrivo presso il SIMT, il personale del laboratorio SIMT, prende 5

6 6 in consegna i contenitori e provvede allo scarico dei dati, raccolti dal sistema di registrazione, su apposito P.C. controlla che i parametri delle temperatura rientrino nei limiti prefissati, ne stampa il Report e li conserva in archivio. Se i parametri risultano non conformi ai limiti prefissati l Operatore del SIMT consegna il report al Dirigente di turno per opportune successive azioni. N.B. SI FA PRESENTE CHE IL PERSONALE DELL EQUIPE DEVE PROCURARSI LE BUSTE (CONTENITORE SECONDARIO) PRESSO IL SIMT E RIEMPIRLE CON LE UNITA DI SANGUE INTERO AL TERMINE DEI PRELEVAMENTI. IN CASO DI RITARDO DELL AUTISTA PREPOSTO AL RITIRO E TRASPORTO, LE BUSTE SARANNO LASCIATE A T AMBIENTE PRESSO LA SEZIONE AVIS E SARA L AUTISTA STESSO AD INSERIRLE NEL CONTENITORE TERZIARIO, AVVIANDO POI LO SMARTPHONE. 4 INDICATORI Numero di unità non conformi trasportate/ N unità totali trasportate 5 RESPONSABILITA Responsabilità: le responsabilità per le attività e gli operatori previsti nella presenta procedura sono indicate dalla seguente tabella secondo la priorità: C = Collabora, R = Responsabile Attività TLSB Rilascia EMC da parte del SIMT Trasporto e consegna EMC ai reparti Trasporto e consegna EMC alle case di cura Trasporto unità per autotrasfusioni Trasporto e consegna EMC da centri esterni Trasporto unità da centri di raccolta Trasporto unità restituite DIRIGENTE PERSONALE AUSILIARIO AUTISTI PRIVATI R R R R R R R R R R 6

7 7 6 ABBREVIAZIONI SIMT servizio Immunotrasfusionale CdC case di cura PLT concentrati piastrinici EMC emocomponenti 7 ALLEGATI SIMTMOD 077 trasporto su strada SIMT_MOD 047 restituzione emocomponenti 7