Tecnologie e logiche nella gestione documentale dei Comuni. Massimo Caprino Direttore Business Development Milano, Risorse Comuni, 28 Gennaio 2004

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1 Tecnologie e logiche nella gestione documentale dei Comuni Massimo Caprino Direttore Business Development Milano, Risorse Comuni, 28 Gennaio 2004

2 Protocollo: possibili approcci Automa= zione Flussi Automazione Efficienza Gestione Docu= mentale Smaterializzazione Nucleo Minimo Minimale 2

3 Tecnologie e strumenti Appr. minimale Appr. smaterializzazione Appr. efficienza Appr. automazione Componenti infrastrutturali 3

4 Approccio minimale NORMATIVA (TU ) Gestione dei dati di profilazione: accesso, abilitazione e sicurezza Registrazione di protocollo: gestione della registrazione in entrata ed uscita dasdaadssaddd dsaddddddddddddddddddd Segnatura di protocollo dsaaaaaaaaaaa Classificazione ds Registri Ricerca Non modificabilità docs telematici IMPATTO TECNOLOGICO Meccanismi di controllo accesso, gestione diritti differenziati, tracking modifiche Generazione automatica n protocollo, e data registrazione, non modificabilità v/s annullamento n protocollo, data registrazione, mittente, oggetto Non modificabilità, informazioni minime e contestualità v/s registrazione Collegamento documenti/fascicolazione e gestione titolario Registro protocollo e di emergenza Strutturata (su attributi) Impronta digitale PROTOCOLLO INFORMATIZZATO 4

5 Che cos è l impronta elettronica? L impronta è una sorta di riassunto univoco del documento ottenuto applicando al documento (ed alle sue pertinenze) un algoritmo matematico ( Hash ) documento Bla bla bla bla... impronta (160 bit) 541osifhas78454 firma digitale XWK9034YYXXZ Viene calcolata per ogni documento Viene stampata sui registri Viene ricalcolata e confrontata con quella memorizzata ad ogni visualizzazione Assicura l associazione tra dati di segnatura e documento memorizzato Abilita alla conservazione sostitutiva permettendo al responsabile della conservazione di certificare la conformità tra originale e copia magnetica senza ulteriori operazioni 5

6 Approccio alla smaterializzazione NORMATIVA (derivato) Acquisizione documentale: da scanner, da file system, da casella di posta elettronica Gestione documentale: accesso e gestione (utilizzo dei principali formati elettronici, non modificabilità dopo acquisizione, ecc.) Archiviazione: trasparenza rispetto al supporto utilizzato (in particolare per i documenti obsoleti) Ricerca: presenza di motori di ricerca full-text (su contenuto documentale e sui dati strutturati) IMPATTO TECNOLOGICO Livello minimale: gestione file system Caratteristiche aggiuntive generiche: scalabilità sistema (+ milioni documenti), trasparenza rispetto archiviazione, motori di ricerca information retrival, archiviazione sostitutiva Caratteristiche aggiuntive specifiche : conservazione degli originali in forma elettronica integrazione/visualizzazione con la firma digitale ed il certificato rilasciato dalla CA controllo automatico delle firme time stamping GESTIONE DOCUMENTALE 6

7 Cos è un sistema di Document Management? E un sistema informatico per la gestione di archivi di documenti elettronici e cartacei Principali caratteristiche: Catalogazione controllata dei documenti Ricerca rapida dei documenti Gestione del ciclo di vita documentale Sicurezza Scalabilità e affidabilità Integrazione con il sistema informativo aziendale 7

8 Invoice Eastman Software 901 Elmgrove Rochester NY Architettura tipica Data Repository DBMS Library Server Full-Text Indexing Server 3-rd party Data Repository Document Server(s) Spool DOCS C/S API DOCS COLD C/S Layer DOCS C/S API DOCSOpen Client DOCS C/S API DOCSImport Application Server(s) DOCS C/S API DOCSFusion Server (s) DOCS 3-tier API Web Server CyberDOCS Exchange Server Lotus Notes Connectors Host Amministratori Operatori CD/Data Import DOCS 3-tier API Power DOCS DOCS 3-tier API DOCS Power API Custom Interface Intraextranet WEB Browser Thin Client Scanner Utenti Windows Utenti Web 8

9 Approccio all efficienza NORMATIVA (TU e derivato) Gestione organizzativa: accesso differenziato per utenza (o gruppo) e per gerarchie (ruoli ed utenti) Avanzamento lavori: supporto al monitoraggio dell avanzamento lavori e verifica delle scadenze procedimento Collaborazione: gestione asincrona e collaborativa della formazione di un documento (check in/checkout) dsasda dasdasd Tracciatura Correlazione IMPATTO TECNOLOGICO Gestione ACL (Access Control List) sui documenti e sui fascicoli dasdadsad Invio notifiche per eventi, evidenza presa in carico, gestione liste attività pendenti, trasmissione fascicoli Gestione telematica assegnazione (per responsabilità e per conoscenza), versioning, gestione ciclo approvazione e ciclo di vita, content management Tracking movimentazione docs e fascicoli Gestione automatizzata legami fascicolo/procedimento WORFORCE MANAGEMENT 9

10 Che cos è il Workforce Management? Workflow management: consente di gestire l iter dei procedimenti ed il relativo monitoraggio, compresa la verifica della durata degli stessi e l emissione di avvisi al raggiungimento di livelli di attenzione rispetto alle durate previste dal manuale di gestione (o trenta giorni in mancanza dello stesso). Il modulo di gestione dei procedimenti si aggiunge a quello di base che permette di configurare l iter di protocollazione e la sequenza delle operazioni (segnatura, acquisizione, classificazione, assegnazione ecc.). 10

11 Approccio all interscambio NORMATIVA (TU /DPCM311000/AIPACIR28) Comunicazione inter-organizzativa: posta elettronica Regole protocollazione mail Struttura mail Segnatura informatica: contiene le informazioni utili al trattamento del messaggio Firma elettronica sda dsa d Indice amministrazioni pubbliche Gestione messaggi di ritorno IMPATTO TECNOLOGICO (protocollo SMTP e formato MIME) Corrispondenza mail/ n protocollazione testo + allegati + segnatura informatica Segnatura.xml (file separato): mittente, destinatario, indirizzo, oggetto, documenti informatico inclusi Supporto e/o integrazione in applicativo, caratteristiche doc elettronico firmato (Busta PKCS: documento+ firma digitale + certificato CA x chiave pubblica) Funzioni di accesso trasparenti XML/MIME COOPERAZIONE APPLICATIVA 11

12 Che cosa sono le regole di interoperabilità? I messaggi di posta elettronica scambiati tra le PPAA devono avere un file di interscambio di dati in formato XML (segnatura XML) ai fini di garantire l interoperabilità tra i diversi sistemi della PA AMMINISTRAZIONE A R.U.P.A. IMPRONTA DEL DOCUMENTO FILE XML AMMINISTRAZIONE B La formazione di tale file per i messaggi in uscita e il browsing per quelli in entrata è a cura di un modulo applicativo specifico Gestisce i messaggi di ricevuta, di ripudio, informativi ecc. 12

13 Quali sono le automazioni previste? Messaggi conferma ricezione (conferma.xml): Avvenuta protocollazione (+ attributi) Generato da AOO ricevente Generato su richiesta mittente Indicato in segnatura informatica Messaggi notifica eccezione (eccezione.xml): Anomalie del messaggio protocollato ricevuto (standard + specifici AOO) Generato da AOO ricevente Generato obbligatoriamente Messaggi aggiornamento di conferma (aggiornamento.xml): Eventi rilevanti, successivi alla protocollazione (ex: assegnazione, attivazione e chiusura procedimento) Generato e stabilito da AOO ricevente Generato su richiesta mittente Messaggi annullamento protocollazione (annullamento.xml): Annullamento di una registrazione di protocollo in ingresso Generato da AOO ricevente Generato obbligatoriamente 13

14 Che cos è la firma elettronica? E il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di codifica crittografica del documento che garantisce la corrispondenza fra il soggetto titolare della firma ed il documento a cui è associata Esempio: documento Arte di proteggere il segreto di un testo mediante una scrittura convenzionale conosciuta solo da chi scrive e da chi legge. d = i o = 6 c = n u = w m = 3 e = u n = 1 t = c i6 nw3u1c6 14

15 Sistema a chiavi asimmetriche In questo sistema ogni utente ha una coppia di chiavi distinte e legate fra loro: la chiave pubblica, divulgabile la chiave privata, conosciuta e custodita dal solo proprietario nel dispositivo di firma Non è possibile risalire alla chiave privata conoscendo la chiave e pubblica. Entrambe le chiavi possono essere usate per cifrare. Ciò che viene cifrato dalla chiave privata può essere decifrato solo dalla relativa chiave pubblica o viceversa. Il sistema deve integrare i servizi di firma digitale delle principali certification authority. 15

16 Fattori critici di successo di un applicativo Un sistema di protocollo informatico deve quindi: Essere integrato al sistema documentale Gestire completamente i documenti elettronici Assicurare l immodificabilità dei documenti e delle registrazioni Risolvere le assegnazioni tramite organigramma Essere basato su motore di workflow Consentire la comunicazione tra processi di aree o amministrazioni diverse Consentire l interoperabilità tra processi Essere scalabile Essere WEB Based Basarsi su componenti ampliamente collaudate Gestire le comunicazioni basate su XML 16

17 Approcci e percorsi Automa= Zione Flussi Gestione Docu= mentale Nucleo minimo Apertura tecnologica Minimale Automazione Smaterializzazione Evoluzione applicativa Efficienza 17

18 Contatti Massimo Caprino Mail: Stand: Santer C15 18