MANUALE PER STAZIONI APPALTANTI

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1 SISTEMA TELEMATICO DI ACQUISTO CUC-VDA CATALOGO ORDINE DI ACQUISTO (ODA) MANUALE PER STAZIONI APPALTANTI QUESTO MANUALE SERVE COME RIFERIMENTO GENERICO E SARÀ AGGIORNATO PERIODICAMENTE A SEGUITO DELLE EVENTUALI VARIAZIONI SUBITE DALL APPLICATIVO. CLASSIFICAZIONE PR - PRIVATO VERSIONE 1.00 DEL 20/03/2019 Il documento contiene dati accessibili a una ristretta cerchia di persone, sia interna che esterna all azienda, ed è diffuso in maniera controllata, a seguito di espressa autorizzazione ottenuta da parte del responsabile della classificazione. È indispensabile pertanto adottare ogni precauzione necessaria ad impedire la divulgazione delle informazioni a soggetti non autorizzati e a garantire il trattamento delle stesse conformemente a quanto previsto dalle direttive in materia di sicurezza e privacy.

2 INDICE 1. ACCESSO NAVIGAZIONE NEL CATALOGO /2017 SERVIZI E FORNITURE USO UFFICIO E DIDATTICO /2017 EVENTI /2017 SERVIZI E FORNITURE PER VEICOLI /2017 SERVIZI E FORNITURE PER LA RISTORAZIONE /2018 SERVIZI E FORNITURE PER LA PULIZIA /2018 SERVIZI E FORNITURE PER MANUTENZIONE E PULIZIA URBANA /2018 SERVIZI E FORNITURE PER MANUTENZIONE STABILI RICERCA CREA ORDINE PASSO SCARICA PDF PASSO INVIA L ORDINE PASSO IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 2/19

3 1. ACCESSO Effettuare il login dalla homepage del Sistema Telematico di Acquisto CUC-VDA all indirizzo tramite username e password. Effettuato l accesso al Sistema Telematico di Acquisto CUC-VDA sarà possibile visionare nel pannello in alto a sinistra il nome, cognome e il ruolo con cui ci si è loggati. In alto si visualizza nella barra rossa: Home in evidenza, è l indicazione dell ambiente in cui state operando. Per cambiare ambiente ed effettuare un Ordine di Acquisto nel Me.Va. (Mercato Elettronico della Valle d Aosta) spostarsi su Catalogo così come evidenziato nella figura sottostante. L estratto riportato in figura riguarda i soli Bandi Attivi che presentano Categorie aperte alle Offerte Dirette a Catalogo e per le quali è possibile effettuare un Ordine di Acquisto. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 3/19

4 2. NAVIGAZIONE NEL CATALOGO Per le Categorie aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, gli Operatori Economici Abilitati a quella specifica Categoria inseriscono a Catalogo le forniture che intendono Offrire Direttamente. Le Offerte presenti nel Catalogo costituiscono offerte irrevocabili di vendita da parte dell Operatore Economico e possono essere acquistate mediante emissione di un Ordine di Acquisto (ODA). L Operatore Economico abilitato proporrà, così come specificato per singola Categoria, un Offerta Diretta di beni e/o servizi direttamente a Catalogo. La Stazione Appaltante accedendo all ambiente Catalogo, dalla barra rossa in alto, potrà ricercare un Offerta tramite la funzione di ricerca libera, oppure navigando le Categorie all interno dei Bandi pubblicati utilizzando l albero delle categorie. Le tre icone poste, in alto a destra, a fianco della sezione per la ricerca libera, consentono di accedere, in qualsiasi momento all albero delle categorie, al carrello in composizione e all archivio degli ordini emessi e in bozza. L Alberatura del Catalogo è perfettamente corrispondente all organizzazione del Bando di Abilitazione. Individuato il Bando di appartenenza della Categoria di interesse è necessario cliccare sull icona (cartellina aperta/chiusa) posta a sinistra. Il numero presente a destra (generalmente 2) indica il raggruppamento Categorie in forniture e servizi. I raggruppamenti si aprono ugualmente utilizzando l apposita icona a sinistra, riportando invece sulla destra il numero di Categorie all interno del raggruppamento. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 4/19

5 Di seguito, per i soli Bandi Attivi, per i quali è possibile effettuare ODA, verrà riportata l immagine della navigazione per le sole Categorie aperte alle Offerte Dirette a Catalogo /2017 SERVIZI E FORNITURE USO UFFICIO E DIDATTICO Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Cancelleria e Materiale per Uffici e Scuole 2. Arredi per Uffici e Scuole 3. Articoli ed Attrezzature Ludico-Sportive 4. Consumabili 5. Macchine e Dispositivi per Uffici e Scuole IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 5/19

6 /2017 EVENTI Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Forniture per Eventi /2017 SERVIZI E FORNITURE PER VEICOLI Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Ricambi e Accessori /2017 SERVIZI E FORNITURE PER LA RISTORAZIONE IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 6/19

7 Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Alimenti e Bevande 2. Prodotti Locali 3. Mobili, Arredi, Elettrodomestici e Attrezzature per la Cucina e la Tavola /2018 SERVIZI E FORNITURE PER LA PULIZIA Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Prodotti e Materiali per la Pulizia, Disinfezione e raccolta Rifiuti /2018 SERVIZI E FORNITURE PER MANUTENZIONE E PULIZIA URBANA IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 7/19

8 Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Forniture Verdi e Prodotti per la Manutenzione del Verde 2. Sale e altre Forniture per Manutenzione e Pulizia Urbana 3. Segnaletica Stradale e Arredo Urbano /2018 SERVIZI E FORNITURE PER MANUTENZIONE STABILI Per ognuna delle Categorie, aperte alle Offerte Dirette a Catalogo, del presente Bando è possibile verificare preventivamente l Elenco dei CPV corrispondenti alle forniture acquistabili tramite Ordine di Acquisto Diretto. 1. Prodotti per la Manutenzione Elettrica 2. Prodotti per la Manutenzione Termo-Idraulica 3. Ferramenta e altri Prodotti per Manutenzione Stabili IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 8/19

9 3. RICERCA Ricapitolando: l Alberatura del Catalogo è perfettamente corrispondente all organizzazione del Bando di Abilitazione. Modalità di ricerca all interno del Catalogo: La Stazione Appaltante può utilizzare il motore di ricerca inserendo la Descrizione dell Offerta desiderata e valutare le risposte ottenute dall interrogazione. La Stazione Appaltante può sfogliare il Catalogo, individuato il Bando di interesse, le Offerte disponibili saranno raggruppate per Categoria. L individuazione della Categoria, come precedentemente esplicitato, permette di visualizzare tutte le Offerte pubblicate ed aggiornate dagli Operatori Economici Abilitati alla vendita diretta di servizi e/o forniture specifici di quella Categoria. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 9/19

10 Selezionata una Categoria sarà possibile utilizzare gli specifici filtri di ricerca disponibili nella sezione sinistra della pagina: Fornitore: è possibile selezionare o escludere determinati Operatori Economici dalla ricerca; Categorie: è possibile scegliere una categoria tra quelle associate ai risultati ottenuti dalla ricerca. Infatti, effettuando una ricerca, inserendo come parola chiave, è possibile ottenere risultati provenienti da differenti categorie. Questo filtro permette di concentrare la ricerca a specifiche Categorie; Unità di vendita: è possibile scegliere una specifica unità di vendita tra quelle associate ai risultati ottenuti dalla ricerca. Prezzo: è possibile selezionare un intervallo di prezzi da applicare al risultato della ricerca. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 10/19

11 Tra le azioni utili all individuazione dell Offerta Diretta di interesse: Aggiungi e Confronta: il controllo permette di Confrontare fino a 3 Offerte selezionate, visualizzando contestualmente le relative schede di Dettaglio Aggiungi al Carrello: il controllo permette di portare direttamente l Offerta selezionata nel Carrello, dove visualizzare il riepilogo dell Offerta selezionata e scegliere lo strumento con il quale si desidera procedere all acquisto. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 11/19

12 Selezionando la Descrizione Sintetica del Prodotto si viene riportati alla scheda completa dello stesso. Si ha evidenza di informazioni fondamentali all acquisto quali il Prezzo, l Unità di Vendita e la Quantità minima ordine per unità di vendita, che rappresenta la Quantità minima, sempre riferita all Unità di Vendita impostata dall Operatore Economico, per la quale questi si impegna a dare seguito all Ordine. Il sistema provvede in automatico all impostazione della Quantità minima acquistabile e al calcolo del Prezzo Totale (dato dal Prezzo per l Unità di vendita). NB. E possibile variare le Quantità in base alle proprio esigenze, ovviamente solo in aumento rispetto alla Quantità minima impostata dall Operatore. Il Prezzo Totale riportato in basso, sotto l elencazione dei prodotti a carrello, rappresenta la somma dei Prezzi di tutti i prodotti presenti a carrello per le relative Quantità. È possibile in ogni momento cancellare uno o tutti i prodotti presenti a carrello utilizzando l apposito tasto (icona cestino) elimina. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 12/19

13 4. CREA ORDINE PASSO1 Dal Carrello è possibile procedere direttamente con la creazione dell Ordine. Il modello riporterà in automatico i dati del Fornitore e assegnerà in automatico un Numero alla procedura. La Stazione Appaltante è tenuta a verificare la completezza dell ODA e la conformità del medesimo alle disposizioni in materia di acquisti ad esso applicabili, essendo la Stazione Appaltante responsabile in via esclusiva del contenuto dell Ordine e del processo di acquisto cui inerisce. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 13/19

14 Procedere inserendo il CIG, eventuali Note per l Operatore ed eventuale documentazione Allegata, l Indirizzo di Fatturazione e quello per la Spedizione. A fondo pagina ci sarà un riepilogo dell Offerta a Carrello per cui si sta compilando l Ordine. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 14/19

15 Tra le azioni disponibili a completamento del Passo 1 Ripristina il carrello: l Offerta viene riportata a Carrello, ripristinando la possibilità di selezionare una quantità diversa, di procedere con una Richiesta di Offerta o di eliminare completamente l Offerta selezionata dal Carrello. Salva come bozza: l opzione permette di salvare nell Elenco Ordini una bozza dell ODA in compilazione salvando i dati inseriti. Salva e richiedi documentazione: l opzione permette di salvare nell Elenco Ordini una bozza dell ODA in compilazione salvando i dati inseriti e inviando una Richiesta di documentazione all Operatore eventualmente allegando un file. Procedi e scarica: l azione, compilati tutti i dati obbligatori del passo1, permetterò di passare al passo successivo. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 15/19

16 5. SCARICA PDF PASSO2 Il passo 2 prevede il riepilogo di quanto inserito nel primo passo e la possibilità di scaricare l Ordine compilato. Nel caso siano stati richiesti dei chiarimenti all Operatore, lo Stato dell Ordine lo segnalerà in giallo. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 16/19

17 La Richiesta di Documentazione, precedentemente inviata all Operatore Economico, sarà riepilogata in calce, appena prima della possibilità di scaricare l Ordine generato con i dati inseriti nei passi precedenti. Il Sistema non è bloccante, pertanto, qualora si desideri procedere con l Ordine, sarà possibile farlo indipendentemente dalla risposta dell Operatore Economico alla Richiesta di Documentazione. Tra le azioni disponibili a completamento del Passo 2: Torna ed inserisci i dati: l azione permette di ritornare al Passo precedente per eventuali modifiche. Procedere per inviare l ordine: permette di accedere all ultimo passo utile per l inoltro dell Ordine. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 17/19

18 6. INVIA L ORDINE PASSO3 Per effettuare un ordine all Operatore è necessario scaricare il PDF, firmarlo digitalmente e ricaricarlo a sistema (Passo 3). Selezionare Scegli file e caricare l Ordine firmato digitalmente. Il caricamento dell Ordine attiverà il tasto Invia l ordine al fornitore. Una finestra pop-up chiederà un ulteriore conferma. Con l Invio l Ordine sarà recapitato direttamente all Operatore. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 18/19

19 L ordine verrà riepilogato nell apposita sezione La sezione di riepilogo degli Ordini sarà sempre accessibile dall ambiente Catalogo selezionando l apposita icona Ordini visibile in alto a destra. L ODA ha l efficacia di accettazione dell Offerta Diretta presentata a Catalogo dall Operatore Economico. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_MeVa_Manuali Edizione 27/10/2014 Rev. 0 19/19