Presidenza del Consiglio dei Ministri SOMMARIO 1. PREMESSA ACCESSO AL SISTEMA HELIOS Pagina Iniziale... 8

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1 Manuale Utente (Graduatorie) Versione 3.0.2

2 SOMMARIO 1. PREMESSA ACCESSO AL SISTEMA HELIOS Pagina Iniziale IMPORTAZIONE GRADUATORIE VOLONTARI Fase Preliminare Inserimento Numero Domande Ricevute Reperimento Codici Istat Reperimento Modello Graduatoria Esportazione Progetti Esportazione Sedi Popolamento Modello Graduatoria Fase Importazione Visualizzazione Graduatorie GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

3 1. Premessa In questo documento sono descritti i passi operativi da seguire per il caricamento delle graduatorie dei progetti approvati e finanziati. E' possibile effettuare il caricamento di un unico file contenente tutte le graduatorie dei progetti o suddividere le stesse in file diversi (ad esempio un file per progetto) ed effettuare i passi descritti per quanti file sono stati prodotti. Attenzione: La graduatoria per una sede di un determinato progetto potrà essere caricata solo una volta. Assicurarsi quindi, prima di confermare il caricamento, che le graduatorie siano complete. Importazione 1 Importazione 2 Nell Importazione 2 il Sistema non PROGETTO SEDE PROGETTO SEDE accetterà la graduatoria della riga (colore rosso Prg 1 Sede 1) in quanto già importata (Importazione 1 riga 1 Prg Sede 1) GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

4 2. Accesso al Sistema Helios L accesso al Sistema è possibile tramite Internet all interno del Sito Ufficiale del Servizio Civile oppure direttamente al seguente indirizzo: Per motivi di sicurezza il Servizio Civile garantisce la trasmissione delle informazioni attraverso il protocollo HTTPS. E necessario rispondere al messaggio della figura 1 OK e per la figura 2 SI. Figura 1 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS Figura 2 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

5 Se sulla propria postazione è installata una versione di Internet Explorer 7.0, collegandosi al Sistema Helios, saranno visualizzati i seguenti messaggi: Figura 3 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS per la versione Internet Explorer 7.0 Per questo messaggio è necessario selezionare la seconda voce (evidenziata con il cerchio rosso). GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

6 Figura 4 Messaggio per Conferma di Accesso con Protocollo HTTPS per la versione Internet Explorer 7.0 Per questo secondo messaggio è necessario rispondere OK. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

7 L ingresso al Sistema è garantito da una maschera Accesso al Sistema nella quale si richiede l inserimento dell Utenza e Password. Selezionando i pulsanti si distingue la tipologia dell Utenza, se di un Ente, dell UNSC o Regione. Tale distinzione viene evidenziata attraverso le lettere maiuscole (E-U-R) che appariranno automaticamente accanto al nome Utente. Inserendo il Nome Utente e Password e premendo il tasto, il Sistema di Sicurezza procede alla verifica dei dati inseriti e dispone l accesso o il diniego ad Helios (vedi figura 3). La password è sensibile ai caratteri maiuscoli e minuscoli. Figura 1 Maschera di Accesso al Sistema GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

8 2.1. Pagina Iniziale La Pagina Iniziale è un sorta di elenco riepilogativo di tutte le informazioni dell Ente e per facilitarne la visualizzazione è suddivisa in più schede di visualizzazione (vedi figura 1): Generale sono elencate tutte le informazioni distinte in categorie. E presente nella maschera una bacheca nella quale sono presenti messaggi informativi e News inseriti dall UNSC per l Ente. Risorse - riporta nel dettaglio le informazioni relative alle Risorse dell Ente(vedi Figura 2) Sedi - sono visualizzate nel dettaglio le informazioni sulle Sedi dell Ente(vedi Figura 3) Progetti sono visibili nel dettaglio informazioni sui Progetti dell Ente(vedi Figura 4) Volontari - sono individuati nel dettaglio informazioni sui Volontari(vedi Figura 5). La singola scheda può essere visualizzata selezionando la voce corrispondente nella parte alta della maschera (vedi figura 6) o selezionando l immagine situata alla sinistra della voce corrispondente (vedi figura 1 cerchietto rosso). Figura 1 Pagina Iniziale - Generale GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

9 Figura 2 Pagina Iniziale Risorse Figura 3 Pagina Iniziale - Sedi GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

10 Figura 4 Pagina Iniziale Progetti Figura 5 Pagina Iniziale Volontari Figura 6 Pagina Iniziale Selezione Scheda GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

11 3. Importazione Graduatorie Volontari Per facilitare l operazione di inserimento dei dati in Helios è presente la funzionalità di Importazione Graduatorie Volontari che consente di inserire nel Sistema in modo automatico e attraverso dei passi guidati tutte le informazione riguardanti le graduatorie dei volontari. La funzionalità può suddividersi in due fasi o Fase Preliminare inserimento del Numero di Domande Ricevute e realizzazione del file CSV delle graduatorie dei volontari sulla base del Modello che il Sistema permette di salvare sul proprio PC (paragrafo 3.1) o Fase di Importazione ricerca e selezione del file CSV per procedere alle varie fasi di elaborazione e importazione dati (paragrafo 3.2). Inseriti i dati anagrafici dei Volontari e determinando anche l associazione ad uno dei Codici di Progetto e Sede dell Ente, il Sistema procede all elaborazione del file. Al termine dell elaborazione del file CSV, il Sistema, propone un elenco delle eventuali anomalie riscontrate, con le relative Note. L utente, per eseguire l ultima fase dell importazione, che si identifica nella registrazione dei dati e nella Presentazione della graduatoria all UNSC che inizierà a valutarla, dovrà risolvere tutte le anomalie rilevate dal sistema sul file importato. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

12 La figura 1 illustra il menu per attivare la maschera di Importazione Graduatorie Volontari. Figura 1 Menu Importazione Dati Graduatorie Volontari GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

13 3.1. Fase Preliminare Nel presente paragrafo sono descritti i passaggi preliminari che devono essere effettuati prima dell effettivo caricamento sul sistema delle graduatorie: Inserimento Numero Domande Ricevute Reperimento Codici Istat Reperimento Modello Graduatoria Popolamento Modello Graduatoria. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

14 Inserimento Numero Domande Ricevute Selezionando l immagine l utente ha la possibilità di entrare nella maschera di gestione dell Inserimento del Numero Domande Ricevute, procedimento obbligatorio per il corretto caricamento della graduatoria. (Figura 1) Figura 1 Accesso alla maschera di Inserimento Volontari Presentati alla Selezione GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

15 La maschera di Inserimento Numero Domande Ricevute ha i seguenti filtri di ricerca (Figura 2): Codice Progetto Titolo Progetto Settore Area di Intervento Tipo di Ricerca o TUTTI o DA LAVORARE o LAVORATI Figura 2 Filtri di Ricerca per ricercare i Progetti su cui inserire il Numero di Domande Ricevute Il filtro Tipo di Ricerca dà la possibilità all utente di ricercare i progetti lavorati, quelli non lavorati oppure tutti i progetti (Figura 3). Figura 3 Tipo di Ricerca GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

16 Una volta effettuata la ricerca comparirà il risultato al di sotto dei filtri (Figura 4), dando la possibilità all utente di inserire il Numero di Domande Ricevute premendo il tasto CONFERMA. Il tasto CONFERMA aggiorna tutti i dai immessi dall utente nelle relative caselle di testo. Ad aggiornamento effettuato comparirà un messaggio (Figura 5) del corretto aggiornamento dei dati. Figura 4 Risultato ricerca Figura 5 Operazione effettuata con successo La modifica del Numero di Domande Ricevute è possibile fino a quando non si presenta la prima graduatoria del progetto, in quel momento non sarà più possibile modificare il dato. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

17 Reperimento Codici Istat Selezionando l immagine formato CSV. l utente ha la possibilità di scaricare l elenco dei Comuni e Codici Istat in Figura 1 Maschera importazione Graduatorie Volontari GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

18 Nella Figura 2 l utente sceglie di salvare sul proprio PC l elenco dei Comuni e Codici Istat. Si consiglia di salvare sempre il file. Per diverse impostazioni di Internet la maschera di salvataggio potrebbe non comparire. In questo caso è necessario selezionare Salva con Nome nella tendina che si attiva attraverso il tasto destro del mouse sul file che visualizzerà immediatamente la maschera della figura 3) Figura 2 Download del File CSC su i Codici Istat GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

19 La figura 3 invece, mostra la finestra di sistema che consente il salvataggio del file. Figura 3 Salvataggio del file CSV dei Codici Istat GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

20 Terminato il salvataggio del file, il sistema visualizzerà la maschera in figura 4. Figura 4 Salvataggio completo del file CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

21 Il file CSV salvato si può aprire facilmente solo dopo aver avviato Microsoft Excel utilizzando gli strumenti messi a disposizione dell applicazione. La figura 5 propone i passaggi necessari per l apertura del file Excel dal Menù File/Apri. Figura 5 Apertura del File CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

22 La figura 6 mostra la ricerca del file da aprire in Microsoft Excel. Per la ricerca dei file CSV è necessario impostare il Tipo di File (cerchietto in basso rosso) come Tutti i file (*.*). Figura 6 Ricerca e apertura del file CSV. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

23 La figura 7 mostra il file CSV CodiciIstat. Figura 7 Modello file CSV con l elenco dei Comuni. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

24 Reperimento Modello Graduatoria Selezionando l immagine l utente ha la possibilità di scaricare un file in formato CSV strutturato con le colonne necessarie per l Importazione dei Dati Figura 1 Maschera importazione Graduatorie Volontari GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

25 Nella figura 8 l utente sceglie di salvare sul proprio PC il file che servirà per inserire tutte le informazioni necessarie al Sistema e per procedere all importazione delle graduatorie. Si consiglia di salvare sempre il file. Per diverse impostazioni di Internet la maschera di salvataggio potrebbe non comparire. In questo caso è necessario selezionare Salva con Nome nella tendina che si attiva attraverso il tasto destro del mouse sul file che visualizzerà immediatamente la maschera della figura 9) Figura 8 Download del File CSV delle Graduatorie GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

26 La figura 9 invece mostra la finestra di sistema nella quale l utente sceglie la posizione di salvataggio del file. Figura 9 Salvataggio del File CSV delle Graduatorie GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

27 Terminato il salvataggio del file, il sistema visualizzerà la maschera in figura 10. Figura 10 Salvataggio completo del File CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

28 Il File CSV salvato si può aprire facilmente solo dopo aver avviato Microsoft Excel utilizzando tutti i strumenti messi a disposizione dell applicazione. La figura 11 propone l apertura del file attraverso il menu File/Apri di Microsoft Excel Figura 11 Apertura del File CSV La figura 12 mostra la ricerca del file da aprire in Microsoft Excel. Per la ricerca dei files CSV è necessario impostare il Tipo di File (cerchietto in basso rosso) come Tutti i file (*.*). GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

29 Figura 12 Ricerca e apertura del File CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

30 Il File CSV si presenta già strutturato con le colonne nelle quali dovranno essere inseriti i dati necessari per l importazione (Figura 13) Figura 13 Modello del File CSV pronto per l inserimento dei dati GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

31 Esportazione Progetti La maschera di esportazione dati Progetti, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati -> Progetti (vedi Figura 1), permette di ricercare tutti i progetti dell ente. (vedi Figura 2) Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione delle Risorse. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

32 Figura 2: Maschera di ricerca per l esportazione dei progetti. È possibile eseguire una ricerca valorizzando uno o più dei seguenti campi: Titolo Progetto,Tipo Progetto, Circolare, Stati Progetto (vedi Figura 3), Settore, Area Intervento (attivo solo se è stato selezionato un Settore), Ente Presentante,Ente Secondario, Regione, Provincia, Comune o eseguire una ricerca generica lasciando tutti i campi non valorizzati. Figura 3: Risultato ricerca in base alla valorizzazione di alcuni campi GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

33 Una volta effettuata la ricerca, il tasto esporta permetterà di accedere alla maschera di conferma dell esportazione (vedi Figura 4) dalla quale si potrà confermare l esportazione dei progetti. Figura 4: Maschera di conferma esportazione Progetti. Per confermare l esportazione è necessario apporre il segno di spunta su una delle tre checkbox Esporta i progetti, Esporta le Sedi di Progetto e Esporta le Risorse di Progetto oppure è possibile selezionare tutte e tre le opzioni entrambi e poi premere il pulsante Conferma (vedi Figura 5). Figura 5: Maschera di conferma esportazione Progetti. Effettuata l esportazione sulla maschera saranno visualizzate le icone (cerchiate in figura 5) che permetteranno di aprire o salvare i file esportati in formata CSV. Per diverse impostazioni di Internet la GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

34 maschera di salvataggio potrebbe non comparire. In questo caso è necessario selezionare Salva con Nome nella tendina che si attiva attraverso il tasto destro del mouse sul file che visualizzerà immediatamente la maschera si salvataggio Esportazione Sedi La maschera di esportazione dati sedi, accessibile dal menù Utilità -> Esportazioni Dati -> Sedi (vedi Figura 1), permette di ricercare tutte le sedi legate all ente principale e agli enti figli (vedi Figura 2). Figura 1: Accesso alla maschera di esportazione dei dati Sedi. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

35 Figura 2: Maschera di ricerca sedi per l esportazione. È possibile ricercare le Sedi combinando una o più criteri di ricerca (vedi Figura 2): Figura 3: Risultato ricerca (campi non valorizzati). Effettuata la ricerca delle sedi, il tasto esporta (Vedi Figura 3) consente di esportare le sedi accedendo ad una maschera per la conferma dell esportazione (vedi Figura 4). GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

36 Figura 4: Maschera di conferma esportazione Sedi. Per confermare l esportazione è necessario apporre il segno di spunta sul controllo Esporta le sedi e poi premere il pulsante Esporta (vedi Figura 5). Figura 5: Maschera di conferma esportazione Sedi. Effettuata l esportazione sulla maschera sarà visualizzata un icona (cerchiata in figura 5) che permetterà di aprire o salvare il file esportato in formata CSV. Per diverse impostazioni di Internet la maschera di salvataggio potrebbe non comparire. In questo caso è necessario selezionare Salva con Nome nella tendina che si attiva attraverso il tasto destro del mouse sul file che visualizzerà immediatamente la maschera di salvataggio. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

37 Popolamento Modello Graduatoria Nel popolare il modello delle Graduatorie, l utente deve prestare molta attenzione al codice del Progetto, alla Sede di Attuazione (Sede nella quale sarà eseguito il Progetto) e alla Sede dove deve presentarsi il volontario il primo giorno (vedi Figura 15 e seguente tabella descrittiva). Figura 15 Identificazione del Progetto e della Sede nel File CSV pronto per l importazione GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

38 Colonna Descrizione Reperibilità CodiceProgetto E il codice assegnato al progetto Esportazione Progetti (vedi dall UNSC. E alfanumerico di 22 paragrafo del presente caratteri manuale) (es:r01nz nr01) CodiceSede E il codice della sede nella quale avrà Esportazione Sedi Progetti attuazione il progetto. E un campo (vedi paragrafo del esclusivamente numerico. presente manuale) CodiceSedePrimoGiorno E il codice della sede nella quale il Esportazione Sedi (vedi volontario dovrà presentarsi il primo giorno. Può essere una qualsiasi sede paragrafo del presente manuale) accreditata dell ente. Và compilata anche nel caso essa coincida con la sede di attuazione del progetto. Tabella descrittiva GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

39 Nella seguente tabella sono descritti i campi che necessitano una codifica predefinita: Tutti i valori inseriti che contengo il carattere ; devono essere racchiusi tra due virgolette " " Il campo Selezionato deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Idoneo deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Tipo Posto deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Sesso deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Subentro Stesso Progetto deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Subentro Altri Progetti deve contenere uno dei seguenti valori: Il campo Titolo di Studio deve contenere uno dei seguenti valori: Figura 16 Tabella o Si o No o Si o No 1 = Vitto e Alloggio 2 = Solo Vitto 3 = Senza Vitto e Alloggio o M o F o Si o No o Si o No 1 = Licenza Elementare 2 = Licenza Media Inferiore 3 = Licenza Media Superiore 4 = Diploma Universitario 5 = Laurea GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

40 Chiudendo il File CSV delle Graduatorie, l applicazione Excel invia i seguenti messaggi di salvataggio. Al primo messaggio di salvataggio file l utente deve rispondere SI (figura 17) Figura 17 Messaggio di Salvataggio File CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

41 Successivamente sarà visualizzata una maschera (figura 18) nella quale l utente indica la cartella nella quale è salvato il file e il nuovo nome del File per evitare di sostituire il file Modello, utilizzabile per altre graduatorie (nel nostro esempio il nome è GraduatorieVolontari.CSV). Figura 18 Destinazione e Nome del File CSV salvato GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

42 Salvato il file, Excel, richiede una nuova conferma di salvataggio in formato CSV. L utente dovrà rispondere SI. A questo punto il File è pronto per essere elaborato nella fase di Importazione (vedi paragrafo 3.2 Importazione File ). Figura 19 Messaggio di conferma Salvataggio del File in formato CSV GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

43 3.2. Fase Importazione Selezionando l immagine si attiva la maschera che permette di selezionare il file CSV da processare nella fase successiva di Importazione. Figura 1 Ricerca del File da Importare con il tasto Sfoglia GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

44 Il pulsante Sfoglia permette di ricercare e selezionare il File per la fase di importazione (figura 2) L immagine all interno del cerchietto rosso consente di chiudere la maschera e di interrompere il processo di ricerca file. Figura 2 Selezione del File da Importare Il file da processare (GraduatorieVolontar.CSV) una volta individuato è selezionato e con il tasto Apri è riportato nella maschera di Importazione (figura 3) GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

45 Figura 3 File pronto per essere Importato Attraverso il tasto Conferma, l Utente, procede all elaborazione del File. Se il file risulta di grandi dimensioni l Utente riceve il seguente messaggio di attesa. Figura 4 Maschera di messaggio nella fase di processo Se il file è stato correttamente elaborato l utente riceve il seguente messaggio di esito positivo. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

46 Figura 5 Maschera di messaggio nella fase di conclusione processo Viceversa se durante il processo di importazione si sono verificati problemi il Sistema invia il seguente messaggio di errore. Figura 6 Maschera di messaggio di errore processo Al termine dell elaborazione il Sistema effettua dei controlli sulla validità dei dati inseriti creando una lista di riepilogo dei dati più significativi e una colonna Note con le eventuali anomalie. Il tasto Conferma sarà abilitato sol s e l esito dell importazione ha dato esito positivo. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

47 Figura 7 Maschera di Riepilogo Dati da Importare Durante la fase di Conferma delle Graduatorie (figura 7), l utente ha la possibilità di scaricare il file precedentemente elaborato comprensivo delle Note ed Anomalie nel formato CSV, attraverso il comando Scarica il file completo nel formato CSV che si trova in basso a sinistra della maschera. In questo modo l utente può verificare e correggere le eventuali anomalie e procedere ad una successiva elaborazione per ultimare l Importazione dei Dati e la Presentazione della Graduatoria. Una volta che è stato confermato l inserimento dei dati contenuti nel file (Ultima fase dell Importazione), le Graduatorie presenti non potranno essere più modificate in quanto risultano presentate all UNSC che può procedere alla valutazione. GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

48 3.3. Visualizzazione Graduatorie Le Graduatorie importate e presentate all UNSC, possono essere visualizzate attraverso il menu Volontari/Graduatorie/Visualizza Graduatorie (vedi figura 1). Figura 1 Menu di Visualizzazione Graduatorie Selezionando il menu della figura 1, si attivata la maschera di ricerca delle graduatorie, che permette, attraverso l ausilio di alcuni parametri di ricerca, di individuare la graduatoria che l utente intende visionare. Se non si inserisce nessun parametro, il set di risultato è l elenco di tutte le graduatorie presentate dell Ente (Figura 2). GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

49 Figura 2 Rieerca Graduatorie Selezionando il progetto il Sistema propone l elenco delle graduatorie sul progetto e l immagine a destra permette di visualizzare i dettagli della singola graduatoria (Figura 3). Figura 3 Visualizzazione Graduatoria GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/

50 La figura 4 illustra la maschera dove in alto sono contenuti i dati relativi alla graduatoria (Progetto, Stato, N. dei Volontari ecc..) mentre in basso è riportato l elenco dei volontari che, con il loro singolo punteggio, compone la graduatoria che è valutata dall UNSC. Figura 4 Visualizza Dettaglio Graduatoria GraduatorieEnti HELIOS Team di Progetto /09/