MANUALE UTENTI INDICE. Agonet Via Cavour, 58/A Piacenza Tel: Fax web:

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1 FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA I SERVIZI di MESSAGGISTICA UNIFICATA DI AGONET MANUALE UTENTI INDICE FAX, SMS, POSTA ELETTRONICA....2 UNIMAIL...3 CARATTERSTICHE TECNICHE dei SERVIZI...4 INVIO FAX SINGOLI...7 INVIO CIRCOLARI FAX BROADCAST...8 INVIO CIRCOLARI FAX MAIL MERGE...9 INVIO SMS SINGOLI...10 INVIO CIRCOLARI SMS...11 UNIMAIL: CIRCOLARI HTML NON PERSONALIZZATE...12 UNIMAIL: CIRCOLARI HTML PERSONALIZZATE...13 GUIDA ALL USO DEL SERVIZIO UNIMAIL...14 Introduzione...14 Convenzioni: richiesta d Elaborazione e messaggi di Richiesta d Elaborazione: descrizione dettagliata...15 Come è gestito l indirizzo del mittente...18 Descrizione del sistema di opt/out...18 Come inserire il link al sistema di opt-out nella comunicazione...19 Come inviare una comunicazione testuale generica...21 Come inviare una comunicazione testuale personalizzata...22 Come inserire allegati nei messaggi di posta elettronica ai destinatari...23 Come inserire collegamenti a documenti da scaricare per effettuare il tracking...24 Come inviare una comunicazione html generica con immagini...26 Come inviare una comunicazione html personalizzata...30 Come gestire comunicazioni HTML e testuali dipendenti dal client del destinatario...32 Il tracking...34 GLOSSARIO...35 Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

2 FAX, SMS, POSTA ELETTRONICA. FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA Un servizio unico, un'unica interfaccia, un'unica anagrafica, un unico fornitore per la gestione informatizzata in outsourcing di tutta la messaggistica aziendale. Attivazione immediata, affidabilità garantita, assistenza professionale, nessuna apparecchiatura o linea dedicata. FUNZIONALITÀ COMPLETE Invio e ricezione informatizzata di messaggi fax, SMS e posta elettronica. Possibilità di assegnare ad ogni utente un numero fax personale sempre libero. Aggiornamento in tempo reale dell esito delle spedizioni via mail. Possibilità di smaltire enormi volumi di fax singoli o circolari con grande rapidità. Unica interfaccia per tutti i tipi di messaggio. Unica rubrica anagrafica per tutti i destinatari Unico archivio delle trasmissioni effettuate. EVOLUZIONE CONTINUA I nostri investimenti in infrastruttura ci consentono di gestire tutte le nuove tipologie di messaggio che il mercato renderà disponibili in futuro, garantendo sempre ai nostri clienti: un'unica interfaccia, un'unica anagrafica e un'unica fatturazione per tutti i tipi di messaggio. SICUREZZA E AFFIDABILITÀ Gestione semplificata delle attività di abilitazione e personalizzazione del servizio per i propri utenti. Attivazione utenti. Abilitazione profili specifici di servizio. Assegnazione numeri fax, GSM, in ricezione. Attivazione "cover page" per la trasmissione fax. Scelta d'elementi grafici per i servizi fax e posta ibrida Scelta delle tipologie di messaggi di stato. RISPARMIO Contributo d attivazione minimo. Nessun investimento in hardware/software e relativi costi di manutenzione. Risparmio sui costi di formazione del personale all uso di nuovi applicativi. Risparmio sul traffico telefonico nazionale ed internazionale. Trasmissione fax: fatturazione dei soli messaggi consegnati, risposte "voce" e ritrasmissioni sono a nostro carico. Ricezione fax: nessun costo per messaggio ricevuto. Controllo semplificato dei costi. Fatturazione ripartita per centro di spesa. Fatturazione già disponibile in formato elettronico. FACILITÀ DI ACCESSO Accessibile tramite connettività IP Agonet su tutto il territorio nazionale. Accessibile tramite qualsiasi accesso Internet. MASSIMA COMPATIBILITÀ Compatibile con i principali sistemi operativi (Win 9x, NT/2K, MVS/VMS, OS/400, UNIX). Compatibile con i principali sistemi di posta elettronica (Exchange, Outlook, Lotus Notes, CC:Mail, Eudora). Integrabile in tutti i sistemi gestionali; Disponibile soluzione nativa per SAP/R3. Integrabile con i sistemi ERP più recenti e dotati di motore SMTP. Supportato dai sistemi d automazione fax nazionali più diffusi. TARIFFAZIONE CHIARA INVIO FAX Tariffazione a pagina consegnata. Listini ad hoc in base al volume di traffico. RICEZIONE FAX Canone di servizio fisso. Nessun costo a messaggio ricevuto. INVIO SMS Tariffazione a messaggio acquisito. RICEZIONE SMS Canone di servizio fisso. Nessun costo a messaggio ricevuto. Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

3 UNIMAIL FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA Con Unimail, il servizio dedicato alla gestione completa delle circolari di posta elettronica, è semplicissimo inviare rapidamente circolari e newsletter testuali o grafiche e rilevare le azioni più rilevanti compiute dai destinatari, dalla lettura del messaggio all apertura d allegati al click through. In più, il servizio offre un sistema automatico di opt-out per gestire in modo rapido ed efficiente le richieste di rimozione dalle mailing lists. SEMPLICE E AUTOMATIZZATO Unimail è progettato per semplificare al massimo l invio di circolari e newsletter a liste d indirizzi di posta elettronica e per analizzare le azioni più rilevanti compiute dai destinatari. Per inviare una comunicazione ad una lista di migliaia d indirizzi bastano poche operazioni. Inserire la lista d indirizzi di posta elettronica e gli eventuali campi variabili di personalizzazione in un foglio elettronico (salvato in formato SLK). Redigere la comunicazione, testuale o HTML, inserendo immagini, campi variabili e il collegamento al sistema di opt-out. Inviare via posta elettronica lista, comunicazione ed eventuali allegati all indirizzo di posta di Unimail. Unimail prende in carico la vostra richiesta e provvede automaticamente a tutte le operazioni necessarie. Analizza la comunicazione per rilevare errori o documenti mancanti. Modifica se necessario i collegamenti ipertestuali nascosti per adattarli al sistema di tracking e di opt-out. Trasforma i campi variabili in ciascun messaggio nel corrispondente valore. Invia automaticamente la comunicazione a ciascun destinatario della lista, utilizzando i server Agonet. Per ciascun messaggio, registra lo stato della trasmissione, la lettura da parte del destinatario, i clickthrough e l apertura di allegati. Rende disponibili i dati di tracking in un comodo foglio elettronico riassuntivo. ACCESSIBILE A TUTTI Chi non conosce HTML potrà inviare facilmente comunicazioni alla propria mailing list utilizzando Composer, un editor HTML semplice e dedicato, con cui creare comunicazioni, inserire immagini, allegati, campi variabili e collegamento al sistema di opt-out. MESSAGGI HTML E TESTUALI Gestione completa delle comunicazioni HTML e testuali, create con qualsiasi software. Adattabilità ai client di posta testuali con l opzione multipart, per creare versioni testuali della comunicazione che saranno visualizzate automaticamente dai client di posta elettronica che non gestiscono HTML. GESTIONE IMMAGINI E ALLEGATI E possibile inserire immagini e allegare documenti di qualsiasi tipo e richiedere selettivamente che siano inclusi nei messaggi ai destinatari oppure salvati sui server Unimail e trasformati automaticamente in collegamenti ipertestuali. RIMOZIONE DUPLICATI Unimail tiene traccia degli indirizzi ripetuti per evitare d inviare lo stesso messaggio allo stesso destinatario. OPT-OUT INTEGRATO Unimail offre un sistema di opt-out automatico, tramite il quale i destinatari possono scegliere di rimuoversi dalla mailing list del mittente. Il sistema genera automaticamente: un collegamento ipertestuale a un form di rimozione disponibile su Internet; un messaggio di conferma al destinatario; un messaggio di avviso di rimozione al mittente. COMUNICAZIONI PERSONALIZZATE Personalizzazione delle comunicazioni tramite campi variabili inseriti nella lista indirizzi. Possono essere personalizzati: testo, collegamenti ipertestuali e questionari (form). Personalizzazione degli allegati (in formato testo e RTF) tramite campi variabili presenti nella lista indirizzi. TRACKING DETTAGLIATO Unimail registra tutti i dati relativi alla trasmissione insieme alle azioni più rilevanti compiute dai destinatari: apertura del messaggio completa di data e ora, prelievo degli allegati click through sui collegamenti ipertestuali inclusi nella comunicazione; prelievo d allegati. Tutti i risultati sono disponibili in formato elettronico per un analisi dettagliata inoltrando una richiesta ad Agonet. ASSISTENZA DEDICATA Per qualsiasi informazione e supporto, i Clienti Unimail sono supportati dall Helpdesk di Agonet, dal Lunedì al Venerdì, nelle seguenti fasce orarie: 8:30 12:30 e 14:30 18:30. Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

4 CARATTERSTICHE TECNICHE dei SERVIZI FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA FAX CARATTERISTICHE COMUNI Possibilità di accedere al servizio sia via che via host computer (via FTP) Per gli accessi via , certificazione del mittente tramite algoritmo proprietario oppure tramite S/MIME. Accesso contemporaneo a centinaia di linee telefoniche in ingresso e uscita. Configurabilità a livello di singolo utente della qualità di stampa: fine o normal. Gestione a livello di singolo Cliente di black-list tramite cui il destinatario può richiedere la rimozione del proprio numero di fax dalle liste di trasmissione del Cliente. Rimozione automatica dei caratteri NON numerici dai numeri di fax: /, -, +, ecc. Invio all utente di messaggi di stato dinamici e di rapporti finali di trasmissione, il cui template è personalizzabile. Invio all utente di rapporti quotidiani (Journal), il cui template è personalizzabile. Ripartizione dei costi per Centro di Costo personalizzati per ogni Cliente. TRASMISSIONE FAX SINGOLI Algoritmo di retry per la gestione dei numeri occupati, personalizzabile a livello di singolo utente. Possibilità di gestire a livello di singolo utente una cover-page auto compilante. Possibilità di gestire logo (carta intestata) e fincati (moduli prestampati). Gestione nativa di allegati MS Word, MS Excel, Acrobat (PDF), Lotus WordPro, Lotus 123, TIFF (standard G3 Gruppo Fax) e Postscript. Disponibilità di una stampante fax virtuale per stampe selettive o fuori formato. Possibilità di ri-trasmettere documenti falliti o consegnati parzialmente. Per gli accessi via , eliminazione automatica di eventuale testo automaticamente inserito da parte del mail server. Ad esempio, rimozione dei disclaimer del tipo... questo messaggio è indirizzato.... TRASMISSIONE DI CIRCOLARI FAX STANDARD [BROADCAST] Gestione di cover-page auto compilanti. Gestione nativa di allegati MS Word, MS Excel, Acrobat (PDF), Lotus WordPro, Lotus 123, TIFF (standard G3 - Gruppo Fax) e Postscript. Possibilità di gestire logo (carta intestata) e fincati (moduli prestampati). Disponibilità di software gratuito per la gestione/manutenzione di liste di distribuzione. Possibilità di ri-trasmettere documenti falliti o consegnati parzialmente. TRASMISSIONE DI CIRCOLARI FAX PERSONALIZZATE [MAIL MERGE] Supporto nativo della funzione Mail Merge di Microsoft Office. Gestione di un numero illimitato di campi variabili. RICEZIONE FAX Assegnazione all utente di un numero di fax in ricezione su qualunque prefisso italiano. Recapito nella mailbox dell utente dei documenti ricevuti dal numero di fax assegnato. Template personalizzabile per i messaggi di posta elettronica che recapitano i fax. Numeri sempre liberi poiché gestiti in selezione passante. Possibilità di gestire flussi entranti di grande capacità e con elevata contemporaneità. COMPATIBILITA Il servizio utilizza le seguenti le versioni software in ambiente Windows: MS Office 2000 SR1 Premium Lotus SmartSuite 9.6 Adobe Acrobat Reader 4.05b :59. Per documenti creati con versioni software successive, è consigliato un test preliminare di compatibilità. Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

5 FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA SMS CARATTERISTICHE COMUNI Possibilità di accedere al servizio sia via che via host computer (via FTP) Per gli accessi via , certificazione del mittente tramite algoritmo proprietario oppure tramite S/MIME. Rimozione automatica dei caratteri NON numerici: /, -, +, ecc. Invio all utente di messaggi di stato dinamici e di rapporti finali di trasmissione, il cui template è personalizzabile. Invio all utente di rapporti quotidiani (Journal), il cui template è personalizzabile. Gestione dell OK o del KO da parte del gestore al quale il destinatario è abbonato. Ripartizione dei costi per Centro di Costo personalizzati per ogni Cliente. TRASMISSIONE SMS SINGOLI Possibilità di inviare fino a 10 messaggi concatenati (per un totale di 1600 caratteri). Possibilità di inviare messaggi con mittente alfanumerico (max 11 caratteri). Possibilità di ri-trasmettere messaggi falliti o consegnati parzialmente. TRASMISSIONE DI SMARTSMS Possibilità di inviare messaggi ai quali il destinatario può rispondere. Inoltro delle risposte ai messaggi inviati verso la mailbox del mittente. Possibilità di inviare fino a 10 messaggi concatenati (per un totale di 1600 caratteri). Possibilità di inviare messaggi con mittente alfanumerico (max 11 caratteri). Possibilità di ri-trasmettere messaggi falliti o consegnati parzialmente. TRASMISSIONE DI CIRCOLARI SMS STANDARD [BROADCAST] Possibilità di inviare messaggi il cui testo sia personalizzato in base al destinatario Possibilità di ri-trasmettere singoli messaggi falliti o consegnati parzialmente. RICEZIONE SMS Assegnazione all utente di un numero GSM dedicato. Recapito nella mailbox dell utente dei documenti ricevuti dal numero GSM assegnato. Template personalizzabile per i messaggi di posta elettronica che recapitano gli SMS Capacità di ricezione pari a circa messaggi/giorno. Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

6 FAX, SMS e CIRCOLARI di POSTA ELETTRONICA UNIMAIL CARATTERISTICHE COMUNI Possibilità di accedere al servizio via . Per gli accessi via , certificazione del mittente tramite algoritmo proprietario oppure tramite S/MIME. Invio dei messaggi in modalità multipart/alternative (html + plain text). Erogazione del servizio tramite mail-server dedicato. Distribuzione dei messaggi rispettando le correnti regole anti-spamming. Gestione automatica all interno del servizio del meccanismo di cancellazione dalle mailing-list del Cliente. Invio all utente di messaggi di stato dinamici e di rapporti finali di trasmissione, il cui template è personalizzabile. Invio all utente di rapporti quotidiani (Journal), il cui template è personalizzabile. Tracking: creazione di report riguardanti l apertura e la lettura dei messaggi e dei click-through a link riportati nei messaggi. Ripartizione dei costi per Centro di Costo personalizzati per ogni Cliente. TRASMISSIONE CON IMMAGINI E ALLEGATI INCLUSI NEL MESSAGGIO Le immagini e gli allegati contenuti nei messaggi saranno visualizzabili anche off-line. Disponibilità di software gratuito per la gestione/manutenzione di liste di distribuzione. Possibilità di personalizzare il testo del messaggio con un numero illimitato di variabili. Possibilità di personalizzare il testo di un file RTF da allegare con un numero illimitato di variabili. TRASMISSIONE CON COLLEGAMENTI IPERTESTUALI A IMMAGINI E ALLEGATI Le immagini e gli allegati contenuti nei messaggi saranno visualizzabili solo on-line. Disponibilità di software gratuito per la gestione/manutenzione di liste di distribuzione. Possibilità di personalizzare il testo del messaggio con un numero illimitato di variabili. Possibilità di personalizzare il testo di un file RTF da allegare con un numero illimitato di variabili. Tel: Fax commerciale@agonet.it web:

7 INVIO FAX SINGOLI Guida all uso del servizio UNIMAIL Inviare un fax con i nostri sistemi di Unified Messaging è semplicissimo: è sufficiente usare il proprio Client di posta elettronica e seguire alcune facili regole. Inserire qui il/i destinatario/i fax rispettando la sintassi: <Numero_Fax>@fax.kqumg.it, <Numero_Fax> è il numero di fax del/i destinatario/i, che deve essere inserito secondo le normali regole della telefonia vocale. Esempi per inviare un fax al numero , inserire: @fax.kqumg.it per inviare un fax al numero su prefisso 0207 di Londra, inserire: @fax.kqumg.it Se è stata attivata la funzione Cover-Page Autocompilante, il testo inserito nel campo Oggetto del Messaggio di Posta Elettronica sarà riportato nel relativo campo della Cover-Page generata automaticamente dal servizio. Altrimenti, il testo nel campo Oggetto può servire a distinguere un messaggio di richiesta di invio di un documento fax dagli altri messaggi di posta elettronica tradizionali. Se il documento da spedire contiene documenti in formato MS Word (.DOC), MS Excel (.XLS), Acrobat (.PDF), TIFF (.TIF) o PostScript (.EPS), è possibile inserirli come normali Allegati (Attachment) del Messaggio di Posta Elettronica. I documenti e le relative pagine saranno inviati rispettando l ordine secondo il quale sono stati inseriti: nell esempio, prima il documento Word e in seguito il documento PDF. Se il documento fax da inviare non ha bisogno di particolari formattazioni, è possibile comporre il testo direttamente nell area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica. In più, se tutte le informazioni sono contenute nel documento, l area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica può essere lasciata vuota. Compatibilità. Il servizio utilizza le seguenti le versioni software in ambiente Windows: Microsoft Office 2000 SR1 Premium, Lotus SmartSuite 9.6, Adobe Acrobat Reader 4.05b :59. Per documenti creati con versioni software successive, è consigliato un test preliminare di compatibilità.

8 INVIO CIRCOLARI FAX BROADCAST Guida all uso del servizio UNIMAIL Inviare circolari broadcast a migliaia di numeri fax con i nostri sistemi di Unified Messaging è semplice e veloce: è sufficiente usare il proprio Client di posta elettronica e seguire alcune facili regole. Inserire qui l indirizzo di riferimento per il servizio circolari standard (broadcast): fax@broadcast.kqumg.it Inserire nel campo Oggetto del Messaggio di Posta Elettronica un testo che permetta di distinguere un messaggio di richiesta di invio di un documento fax circolare dagli altri messaggi di posta elettronica tradizionali. Se il documento fax da inviare non ha bisogno di particolari formattazioni, è possibile comporre il testo direttamente nell area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica. Se il documento fax da inviare deve essere formattato, è possibile inserire come Allegati (Attachments) i documenti da circolarizzare. Nell esempio, un documento Word e un documento PDF. Dopo aver digitato il testo del documento circolare nell area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica oppure dopo aver inserito come Allegati (Attachments) i documenti da circolarizzare, inserire come Allegato il file.csv oppure.slk contenente la lista dei destinatari (cioè l elenco di numeri di fax). Per le informazioni relative al formato dei numeri di fax, fare riferimento al documento Quick Start - Invio di fax singoli. Esempio di file.csv Esempio di file.slk Il carattere delimitatore è il ; Compatibilità. Il servizio utilizza le seguenti le versioni software in ambiente Windows: Microsoft Office 2000 SR1 Premium, Lotus SmartSuite 9.6, Adobe Acrobat Reader 4.05b :59. Per documenti creati con versioni software successive, è consigliato un test preliminare di compatibilità.

9 INVIO CIRCOLARI FAX MAIL MERGE Guida all uso del servizio UNIMAIL Inviare circolari personalizzate a migliaia di numeri fax con i nostri sistemi di Unified Messaging è semplice, veloce e perfettamente integrato in ambiente Word. Inserire qui l indirizzo di riferimento per il servizio circolari personalizzate ( Stampa Unione o Mail Merge ): fax@mailmerge.kqumg.it Inserire nel campo Oggetto del Messaggio di Posta Elettronica un testo che permetta di distinguere un messaggio di richiesta d invio di un documento fax circolare dagli altri messaggi di posta elettronica tradizionali. Inserire come Allegati (Attachments): il documento MS Word (.DOC) o Documento Principale ( Main Document nella versione inglese di MS Office), che contiene il testo della circolare da personalizzare con i dati variabili relativi ai singoli destinatari; il file MS Excel (.XLS) o Origine Dati ( Data Source nella versione inglese di MS Office), contenente la lista dei destinatari (l elenco di numeri fax), unitamente agli altri dati variabili. Per le informazioni relative alla costruzione d un documento di Stampa-Unione/Mail-Merge, fare riferimento al Manuale d uso di MS Word. Per le informazioni relative al formato dei numeri di fax, fare invece riferimento alla sezione Quick Start Invio di fax singoli. Esempio di file.doc Esempio di file.xls Compatibilità. Il servizio utilizza le seguenti le versioni software in ambiente Windows: Microsoft Office 2000 SR1 Premium, Lotus SmartSuite 9.6, Adobe Acrobat Reader 4.05b :59. Per documenti creati con versioni software successive, è consigliato un test preliminare di compatibilità.

10 INVIO SMS SINGOLI Guida all uso del servizio UNIMAIL I nostri servizi SMS sono pronti all uso per inviare messaggi SMS singoli: è sufficiente usare il proprio Client di posta elettronica e seguire alcune facili regole. Inserire qui il/i numeri telefonico/i rispettando il formato <Numero_Cellulare>@sms.kqumg.it <Numero_Cellulare> è il numero di telefono cellulare del destinatario. Esempi: @sms.kqumg.it @sms.kqumg.it, @sms.kqumg.it Nota: Se il destinatario si trova fuori dal territorio nazionale italiano, il numero di telefono dovrà essere digitato secondo il formato standard italiano, ovvero: 00(Pref.Intern.)(Pref.ReteMobile)<Numero_Cellulare> Esempio: @sms.kqumg.it Inserire nel campo Oggetto del Messaggio di Posta Elettronica un testo che permetta di distinguere un messaggio di richiesta d invio SMS dai messaggi di posta elettronica tradizionali. Inserire il testo del messaggio direttamente nell area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica.

11 INVIO CIRCOLARI SMS Guida all uso del servizio UNIMAIL I nostri servizi SMS sono pronti all uso per inviare circolari SMS a migliaia di numeri telefonici, componendo il messaggio e allegando la lista dei destinatari. Inserire qui l indirizzo di riferimento per il servizio circolari SMS standard (broadcast): sms@broadcast.kqumg.it Inserire nel campo Oggetto del Messaggio di Posta Elettronica un testo che permetta di distinguere un messaggio di richiesta d invio SMS dai messaggi di posta elettronica tradizionali. Inserire il testo del messaggio direttamente nell area Testo del Messaggio del Messaggio di Posta Elettronica. Inserire come allegato (attachment) un file CSV, oppure.slk, contenente la lista dei destinatari (elenco di numeri di telefono cellulare). Per le informazioni relative al formato dei numeri di telefono cellulare, fare riferimento al documento Invio SMS singoli. Esempio di file.csv Esempio di file.slk Il carattere delimitatore è il ;

12 UNIMAIL: CIRCOLARI HTML NON PERSONALIZZATE Guida all uso del servizio UNIMAIL Inviare il messaggio a includedoc-includeimg@unimail.kqumg.it per includere le immagini nei messaggi ai destinatari linkdoc-linkimg@unimail.kqumg.it per chiedere a Unimail di salvare le immagini sui propri server e generare link all interno dei messaggi ai destinatari. allegare le immagini incluse nella comunicazione comunicazione in formato html, utilizzando un qualsiasi editor per la preparazione di pagine Web. lista d indirizzi di posta elettronica può essere inserita in un foglio Excel, salvato in formato SLK.

13 UNIMAIL: CIRCOLARI HTML PERSONALIZZATE Guida all uso del servizio UNIMAIL Inviare il messaggio a includedoc-includeimg@unimail.kqumg.it per includere le immagini nei messaggi ai destinatari linkdoc-linkimg@unimail.kqumg.it per chiedere a Unimail di salvare le immagini sui propri server e generare link all interno dei messaggi ai destinatari. inserire nel collegamento ipertestuale: unimail:pagina Allegare le immagini incluse nella comunicazione Comunicazione in formato html, utilizzando un qualsiasi editor per la preparazione di pagine We b. Lista d indirizzi di posta elettronica può essere inserita in un foglio Excel, salvato in formato SLK. Inserire i campi variabili con il nome del campo in testa IN MINUSCOLO

14 GUIDA ALL USO DEL SERVIZIO UNIMAIL Guida all uso del servizio UNIMAIL Introduzione Il servizio Unimail è un servizio di messaggistica unificata di proprietà di Agonet che offre la gestione semplice e completa delle circolari di posta elettronica a liste di indirizzi di proprietà del Cliente e l analisi dettagliata degli esiti dell invio, completa della rilevazione delle operazioni più significative compiute dai destinatari della comunicazione. Più in dettaglio, il servizio offre l invio automatico di messaggi di posta elettronica testuali e in formato html a una lista di destinatari fornita dal Cliente, con le seguenti opzioni: gestione del formato multipart (formato html e testo) per la leggibilità del messaggio da parte di client di posta elettronica che non supportano il formato html; la possibilità di allegare documenti di qualsiasi tipo ai singoli messaggi di posta elettronica generati dai sistemi di invio automatico; una gestione versatile e corretta delle immagini presenti all interno dei messaggi html: immagini incluse e immagini ospitate sui server Unimail; la possibilità di ospitare in modo automatico allegati sui server Unimail per generare messaggi di posta elettronica di dimensioni più ridotte; la possibilità di modificare dinamicamente il messaggio a ciascun destinatario tramite variabili definite dal Cliente per creare comunicazioni personalizzate; la possibilità di personalizzare gli allegati (ad oggi in formato testo, RTF, html) tramite variabili definite dal Cliente per creare allegati specifici per ciascun destinatario; la gestione automatica e semplificata dell opt-out, cioè un sistema automatico tramite il quale il destinatario della comunicazione può rimuoversi dalla mailing list del Cliente. Il sistema di tracking Unimail informa il Cliente di tutte le operazioni svolte dal servizio e delle azioni più rilevanti svolte dai destinatari, in breve: comunica al Cliente la presa in carico della circolare da parte dei sistemi di messaggistica Agonet; comunica al Cliente eventuali errori formali presenti nella richiesta, ad esempio la mancanza della lista di indirizzi ecc; rende disponibile lo stato di elaborazione della trasmissione a ciascun destinatario, in breve: messaggio in elaborazione, messaggio spedito al destinatario, errore nella trasmissione, messaggio aperto dal destinatario. rende disponibile il dettaglio dell esito della trasmissione e delle azioni più rilevanti compiute dal destinatario, in breve: messaggio aperto dal destinatario, report dei click through effettuati, (cioè la visita da parte del destinatario dei collegamenti ipertestuali presenti nel messaggio), report dei download effettuati (cioè lo scaricamento di eventuali documenti allegati e residenti sui server Unimail); L uso del servizio avviene tramite la posta elettronica, attraverso cui il cliente fornisce al servizio il messaggio da distribuire, la lista d indirizzi di dei destinatari, gli allegati, più altre informazioni specifiche e attraverso cui Unimail restituisce i principali messaggi di stato, quali la presa in carico della richiesta e i messaggi d errore generali. Per semplificare ancor di più le operazioni di composizione del messaggio e dell invio della circolare è a disposizione un software per ambiente Windows che permette di comporre messaggi HTML e di allegare le componenti necessarie e la lista degli indirizzi. L abilitazione del servizio prevede la sottoscrizione di un contratto con Agonet e una procedura di validazione e di autentifica dell indirizzo del mittente. Convenzioni: richiesta d Elaborazione e messaggi di Poiché l interfaccia attraverso cui richiedere a Unimail l invio di una circolare è la posta elettronica e poiché il servizio a sua volta deve generare messaggi di posta elettronica verso i destinatari, per ridurre l ambiguità, chiameremo di seguito: Richiesta d Elaborazione, il messaggio con il quale il Cliente richiede a Unimail l elaborazione della circolare e fornisce la comunicazione da distribuire, la lista degli indirizzi di posta elettronica, gli eventuali allegati e altre informazioni di contorno. messaggi di posta elettronica o messaggi di , i messaggi generati dal servizio verso i destinatari della comunicazione.

15 Richiesta d Elaborazione: descrizione dettagliata Guida all uso del servizio UNIMAIL In questo paragrafo è descritto in modo generale come inviare una Richiesta D Elaborazione al servizio Unimail. Lo scopo è presentare in modo completo le varie opzioni del servizio per chi ne voglia fare uso avanzato e ne voglia conoscere tutte le caratteristiche. Esempi semplificati e immediatamente utilizzabili sono riportati successivamente. Ricordiamo inoltre che in ambiente Windows è disponibile il software Composer che semplifica tutti i passaggi necessari a creare una Richiesta d Elaborazione corretta e completa. Affinché Unimail abbia tutto il necessario per inviare una circolare via posta elettronica deve disporre delle seguenti informazioni: l indirizzo di del mittente della comunicazione, che deve essere un indirizzo abilitato al servizio; l oggetto (o Subject) dei messaggi di posta elettronica da inviare ai destinatari. la comunicazione da inviare, in formato testo o HTML la lista di indirizzi dei destinatari della comunicazione e le eventuali variabili di personalizzazione del messaggio per ciascun indirizzo gli allegati (opzionali) da trasmettere ai destinatari della comunicazione le immagini (opzionali) eventualmente contenute nella comunicazione, se in formato html indicazioni su come inviare gli eventuali allegati: o se generare allegati per ciascun messaggio di posta elettronica inviato ai destinatari o se conservare una copia degli allegati sui server Unimail e generare dei collegamenti ipertestuali nel messaggio di posta elettronica inviato ai destinatari indicazioni su come gestire le immagini contenute nella comunicazione (solo per html) o se includere le immagini in ogni messaggio di posta elettronica inviato ai destinatari o se conservare una copia delle immagini sui server Agonet e generare dei collegamenti ipertestuali alle immagini nel messaggio di posta elettronica inviato ai destinatari. indicazioni per inserire le variabili di personalizzazione al posto giusto all interno del messaggio o degli allegati indicazioni per inserire il collegamento ipertestuale al sistema automatico di opt-out, per consentire al mittente di rimuoversi dalla mailing list del Cliente. Tramite un qualunque client di posta elettronica è possibile fornire tutte queste informazioni al servizio e costruire una Richiesta d Elaborazione corretta. E sufficiente comporre un messaggio seguendo alcune regole: Indirizzo di del mittente L indirizzo di del mittente è il campo From o Da del messaggio di posta elettronica. Alcuni client di posta elettronica lo assumono di default, altri consentono di sceglierlo da una lista di account predefiniti. In ogni modo, deve essere un indirizzo di posta elettronica abilitato al servizio e opportunamente convalidato. In più il Display Name, cioè il nome che è visualizzato prima dell indirizzo di posta elettronica deve essere sempre presente. L oggetto (o Subject) dei messaggi di posta elettronica E il Subject del messaggio inviato al servizio. Nelle prossime release del servizio, potrà contenere anche variabili di personalizzazione. La comunicazione da inviare E un allegato al messaggio di Richiesta d Elaborazione. Può essere: un file testuale (con estensione.txt) come ad esempio comunicazione.txt un file html (con estensione html o htm) come ad esempio comunicazione.htm La lista di indirizzi dei destinatari E un allegato al messaggio di Richiesta d Elaborazione. Deve essere un foglio elettronico in formato SLK. Nota: il file può essere preparato con MS Excel e salvato in formato SLK. Il file deve contenere un campo (o colonna) con etichetta chiamata (in minuscolo), in modo tale che il sistema sia in grado di riconoscerla. Variabili di personalizzazione Le variabili di personalizzazione sono campi aggiuntivi (colonne) della lista di indirizzi dei destinatari. Ogni campo deve avere un etichetta con un nome differente. Tutti i nomi delle etichette debbono essere minuscoli.

16 Guida all uso del servizio UNIMAIL Gli allegati (opzionali) Sono normali allegati al messaggio di Richiesta d Elaborazione. In presenza di più allegati, questi debbono avere nomi differenti, inoltre il nome degli allegati deve essere diverso dal nome del file della comunicazione da inviare. Le immagini (opzionali) Se la comunicazione da inviare è in formato html e contiene immagini, queste devono essere allegate al messaggio di Richiesta d Elaborazione. Unica accortezza è che in presenza di più immagini i file immagine abbiano nomi differenti. Per chi conosce il formato html. Non è necessario preoccuparsi del tipo di link inseriti nel codice, in quanto Unimail lo modifica automaticamente per costruire un messaggio corretto. Indicazioni su come inviare gli eventuali allegati E il campo To o A a cui inviare il messaggio di Richiesta d Elaborazione. Può essere: includedoc-includeimg@unimail.kqumg.it, che richiede a Unimail di generare allegati (attachment) ai singoli messaggi generati dal servizio. linkdoc-includeimg@unimail.kqumg.it oppure linkdoc-linkimg@unimail.kqumg.it, che richiede a Unimail di memorizzare gli allegati sui propri server affinché siano disponibili come collegamenti ipertestuali all interno della comunicazione da inviare. Indicazioni su come gestire le immagini inserite in una comunicazione in formato html E il campo To o A a cui inviare il messaggio di Richiesta d Elaborazione. Può essere: includedoc-includeimg@unimail.kqumg.it oppure linkdoc-includeimg@unimail.kqumg.it, che richiede a Unimail di includere le immagini nei singoli messaggi di posta elettronica linkdoc-linkimg@unimail.kqumg.it, che richiede a Unimail di memorizzare le immagini sui propri server affinché siano disponibili come collegamenti ipertestuali all interno della comunicazione da inviare. Per chi conosce il formato html. I tag corrispondenti alle immagini sono modificati automaticamente per puntare alle immagini memorizzate sui nostri server. Indicazioni per inserire le variabili di personalizzazione Le variabili di personalizzazione debbono essere inserite nella comunicazione richiamando il nome del campo corrispondente della lista di indirizzi dei destinatari, racchiuso tra i caratteri %. Ad esempio, se esiste un campo data_nascita all interno della lista d indirizzi dei destinatari, lo si dovrà richiamare all interno del testo con %data_nascita%. Unimail sostituisce automaticamente il valore del campo all interno della comunicazione o degli allegati (solo in formato RTF e testo) per ciascun indirizzo dei destinatari della comunicazione. Per chi conosce il formato html. Per la piena compatibilità con alcuni software di creazione di file html, nel caso in cui dobbiate inserire una variabile all interno di un collegamento ipertestuale, dovrete richiamare la variabile con unimal:nomevariabile e non come %nomevariabile%. Indicazioni per inserire il collegamento ipertestuale al sistema automatico di opt-out Il servizio include un sistema completo di opt-out che consente al destinatario la rimozione dalla mailing list del cliente e che dovrebbe sempre essere utilizzato a meno d invii a destinatari di cui si possegga autorizzazione permanente alla comunicazione. Per inserire il collegamento ipertestuale al sistema di opt-out nella comunicazione è sufficiente: per i collegamenti ipertestuali (ad esempio in immagini o in testi che fungano da richiamo), inserire la stringa unimail:removeme_url per testo semplice, inserire la stringa %removeme_url% all interno delle comunicazioni testuali.

17 Guida all uso del servizio UNIMAIL Figura: Riassunto di tutte le principali funzioni per la costruzione di una Richiesta d Elaborazione

18 Guida all uso del servizio UNIMAIL Come è gestito l indirizzo del mittente Unimail elabora l indirizzo del mittente e il Display Name inviati con la Richiesta d Elaborazione per creare un nuovo indirizzo di posta elettronica che sarà inserito in tutti i messaggi di posta elettronica inviati ai destinatari. Questa scelta presenta i seguenti vantaggi: nasconde il vero indirizzo di posta elettronica del mittente che può essere un indirizzo personale; aumenta l efficienza del sistema di tracking; evita che messaggi di stato generati in modo non corretto dai server di posta elettronica destinatari raggiungano la casella di posta del mittente; garantisce comunque che le risposte dei destinatari raggiungano la casella originale poiché Unimail le inoltrerà automaticamente al mittente. Per qualificare in modo inequivocabile i messaggi ai destinatari come provenienti dal Cliente, Unimail usa il campo Display name, che perciò deve necessariamente essere valorizzato. ATTENZIONE: il campo Display Name dovrà sempre corrispondere o includere la Ragione Sociale del Cliente. Non sono accettati Display Name che nascondano in qualsiasi modo il mittente. Ad esempio se il mittente nella Richiesta d Elaborazione è: [Azienda Spa] info@azienda.it Unimail lo trasformerà in un indirizzo del tipo: [Azienda Spa] 0999@unimail.kqumg.it Descrizione del sistema di opt/out Per consentire ai destinatari della comunicazione di rimuovere il proprio indirizzo dalla mailing list del Cliente, Unimail include un sistema automatico di opt-out via Web. Per rendere disponibile il collegamento ipertestuale ai destinatari, è necessario inserire nella comunicazione un codice che sarà interpretato dal servizio Unimail e sarà sostituito da un collegamento ipertestuale personalizzato per ciascun destinatario. Il destinatario della comunicazione, che desidera rimuovere il proprio indirizzo dalla mailing list, farà click sul collegamento ipertestuale connettendosi a un sito Web dove gli sarà chiesto di confermare l operazione di rimozione. Nel caso in cui il destinatario confermi l operazione, il suo indirizzo di posta elettronica sarà rimosso automaticamente dal servizio per tutti gli invii successivi e gli sarà inviato un messaggio di che conferma la sua rimozione.

19 Come inserire il link al sistema di opt-out nella comunicazione Guida all uso del servizio UNIMAIL Per comunicazioni testuali oppure nelle comunicazioni html dove si desidera presentare per esteso il collegamento ipertestuale al sistema di opt-out, inserire nella comunicazione %removeme_url% Nelle comunicazioni html, dove si desidera inserire un testo o un immagine cliccando i quali il destinatario acceda al sistema di opt-out, inserire nel collegamento ipertestuale: unimail:removeme_url Figura. Sostituzione automatica del campo %removeme_url% con i corrispondenti link personalizzati al sistema di opt-out

20 Guida all uso del servizio UNIMAIL Figura. Sostituzione automatica del campo unimail:removeme_ur l con i corrispondenti link personalizzati al sistema di opt-out da parte del servizio Unimail, in una comunicazione html