Manuale nuova release Wingesfar

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1 Versione ab Maggio 2012 Documenti Tecnici Informatica e Farmacia Vega S.p.A. Sommario 1. Funzionalità di stampa Nuove funzionalità disponibili nella Vendita al banco avanzata Gestione omaggi Offerte al pubblico Reso di tutta la vendita Emissione Scontrino Fiscale su cassa alternativa Gestione magazzino Indice di rotazione Reintegro della giacenza a banco Parametri di inserimento a magazzino di nuovi prodotti gestiti Cassa contanti Modifica tipo pagamento di una vendita già effettuata Movimenti Cassa Accessi alle funzioni di Cassa Contanti Gestione Robot Carico merce Extra Vendita Vendita e gestione della giacenza a banco Modifiche e implementazioni varie Richiesta disponibilità e informazioni commerciali di un prodotto ai grossisti Fatturazione: invio dei documenti Scadenzario pagamenti Promemoria giornaliero Totalizzazione e selezione multipla Crediti verso Clienti: stampa scontrino fiscale dettagliato Supporto DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 1 di 13

2 1. Funzionalità di stampa Documenti Tecnici Informatica e Farmacia Vega S.p.A. Eseguito restyling completo della funzione di stampa con l aggiunta di 3 ulteriori funzionalità evidenziate nella schermata seguente: Le nuove funzionalità per l invio sono utilizzabili per il momento solo nella funzionalità di fatturazione e stampa ordine cliente. Prerequisiti per il corretto funzionamento delle nuove funzioni contenenti l invio di sono: - In fase di stampa il funzionamento dell anteprima in PDF - la presenza di un client configurato all interno di Wingesfar Di seguito si descrivono le funzionalità introdotte: 1. Anteprima + Stampa: Il programma eseguirà prima l anteprima della stampa e subito dopo lancerà la stampa sulla stampante preimpostata il programma creerà un file pdf contenete la stampa e lo allegherà automaticamente alla mail creando l oggetto e il testo. L'indirizzo verrà preso dall'anagrafica del cliente di cui si sta facendo la fattura. Nel caso in cui siano presenti più indirizzi mail nell'anagrafica verrà data la possibilità di scegliere uno o più indirizzi attraverso la seguente schermata. Una volta selezionato/i l indirizzo/i il programma proseguirà con l anteprima e l invio della mail. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 2 di 13

3 Nel caso in cui l indirizzo mail non sia presente in anagrafica bisognerà inserirlo manualmente. 3. Anteprima + il programma visualizzerà l anteprima e, di seguito, procederà all invio della mail esattamente come nella spiegazione della funzione bottone Nuove funzionalità disponibili nella Vendita al banco avanzata Si sottolinea che le funzionalità di seguito descritte sono disponibili nella Vendita al banco avanzata, presentata nei Porte aperte Vega organizzati nell autunno-inverno Prerequisito per l'utilizzo della Vendita al banco avanzata è la disponibilità di video con risoluzione minima 1024x768. La nuova vendita è particolarmente indicata per i video touch - screen o con risoluzione wide. Per attivare Vendita al banco avanzata è necessario contattare l'help Desk Vega di riferimento Gestione omaggi Viene introdotta la possibilità di inserire prodotti in omaggio in Vendita al banco avanzata. Si tratta sostanzialmente di righe di vendita libera per le quali il valore dello sconto equivale al valore della vendita stessa. I prodotti omaggiati saranno identificati dalle lettere Lo, similmente a quanto avviene per i sospesi (Ls). Per indicare che il prodotto in vendita è in omaggio, rilevare il bar-code del prodotto e alternativamente: - Attraverso barra spaziatrice selezionare la voce 6 Omaggio - Selezionare l eventuale nuova voce del menù touch - screen che può essere configurata Indicare successivamente la quantità da omaggiare, mostrando l eventuale quantità già omaggiata. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 3 di 13

4 Sarà possibile aumentare o diminuire la quantità e/o gestire l utilizzo dell offerta al pubblico con omaggio dello stesso prodotto (Es. 3x2). Dal punti di vista fiscale non cambia nulla. In caso di emissione di scontrino fiscale compariranno le righe delle vendite distinte da quelle in omaggio alle quali faranno seguito le righe di sconto sul prodotto. In caso di emissione di un documento di fatturazione, compariranno righe di commento fisse, sulla rivalsa dell IVA: 2.2. Offerte al pubblico E ora possibile inserire un Offerta al pubblico di tipo 3x2 in precedenza non possibile. Inserire un Offerta al pubblico a scaletta limitata ai soli 5 scaglioni di scaletta, come il seguente esempio: DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 4 di 13

5 da 2 a 3 -> Omaggio 1 stesso prodotto (se vendo 2 oppure 3 prodotti ne ho 1 in omaggio) da 4 a 5 -> Omaggio 1 stesso prodotto (se vendo 4 oppure 5 prodotti ne ho 2 in omaggio) da 6 a 7 -> Omaggio 1 stesso prodotto (se vendo 6 oppure 7 prodotti ne ho 3 in omaggio) da 8 a 9 -> Omaggio 1 stesso prodotto (se vendo 8 oppure 9 prodotti ne ho 4 in omaggio) da 10 a 11 -> Omaggio 1 stesso prodotto (se vendo 10 oppure 11 prodotti ne ho 5 in omaggio). Per il primo prodotto venduto, non ho nessun omaggio, ogni 2 prodotti venduti ne ho 1 ulteriore in omaggio. In Vendita al banco avanzata il prodotto verrà gestito come Omaggio nelle modalità descritte nel paragrafo Reso di tutta la vendita In Vendita al banco avanzata viene introdotta la possibilità di eseguire il reso di tutti i prodotti presenti in un unica sessione di vendita. Dopo aver registrato i prodotti da rendere o averli richiamati in blocco dallo storico vendite (attraverso barra spaziatrice Altre informazioni / operazione - storico vendite F8 recupero vendita) è possibile in blocco trasformare tutte le righe di vendita in reso tramite la funzione del menù attivabile da barra spaziatrice e selezionando la voce 7 Reso di tutta la vendita, successivamente rispondere Si 2.4. Emissione Scontrino Fiscale su cassa alternativa Utilizzando la funzione di stampa dello scontrino fiscale, è consentita la stampa dello scontrino di cortesia in abbinamento allo scontrino fiscale su una cassa alternativa a quella principale. Questa soluzione è utile nelle farmacie dove il pagamento viene effettuato in una postazione dedicata diversa dalla postazione in cui viene effettuata la vendita. Nella videata di chiusura della Vendita al banco, verrà resa disponibile la nuova opzione F2Cort+FiscalePost.xx con l indicazione del terminale (es: 05) abbinato alla cassa alternativa. Per l eventuale abilitazione rivolgersi all Assistenza Tecnica Vega SpA. 3. Gestione magazzino 3.1. Indice di rotazione Nella scheda di magazzino del prodotto una nuova informazione resa disponibile è indice di rotazione a pezzi. Si definisce Indice di rotazione del magazzino (o tasso di rotazione del magazzino) il rapporto tra la quantità venduta nel corso di un certo periodo di tempo e la quantità esistente in media in magazzino (la cosiddetta scorta media) nello stesso periodo di tempo, come indicato nella seguente equazione: DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 5 di 13

6 Si sottolinea che nell equazione, Venduto e Giac. Media, sono entrambe quantità riferite allo stesso periodo di tempo (1 anno in Wingesfar) L indice di rotazione permette di fare delle considerazioni critiche riguardo la gestione della scorta di un determinato prodotto. Bisogna ricordare che ogni prodotto in magazzino rappresenta un'immobilizzazione di capitale; ne consegue che avere la possibilità di analizzare l efficacia e l efficienza di tali investimenti permette di ottimizzare il rapporto tra la capacità della farmacia di far fronte alla domanda di un prodotto e il capitale immobilizzato per le scorte di magazzino. Wingesfar calcola l indice di rotazione annuale a ogni mese tenendo conto dei dati di acquisto e vendita dei 12 mesi precedenti (es. siamo al 15/5/2012; il periodo di riferimento andrà dal 1/5/2012 al 30/4/2012). Nel caso in cui il prodotto sia stato inserito a magazzino da un periodo riferito ad un anno, verrà preso in considerazione solo il periodo a partire dalla data di inserimento. Il calcolo e la disponibilità dell'indice di rotazione deve essere attivata, secondo questa procedura: da Menù principale, accedere al menù Magazzino, accedere alla funzione Tabelle, selezionare Magazzino: opzioni, posizionarsi sulla linguetta Impostazioni generali; nel riquadro Indice di rotazione biffare il check box Attiva. Rispondere OK al messaggio seguente Uscire dalla funzione posizionandosi sulla linguetta Uscita e selezionare Salva. Comparirà a video la seguente finestra di dialogo, impostare la data a partire dalla quale rendere disponibile l indice di rotazione (si consiglia almeno di impostare l inizio dello stesso mese dell anno precedente, ad esempio se siamo al 24 maggio 2012 impostare 1 maggio 2011), selezionare Crea storico DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 6 di 13

7 Rispondere Si attendere la fine dell'elaborazione L indice di rotazione (Rot.) così calcolato sarà reso disponibile come informazione aggiuntiva nella Scheda di magazzino del prodotto insieme alla giacenza media (G.Media) e ai giorni in cui lo stock medio è stato in farmacia (Durata). Esempio: Data di analisi: 15/05/2012 Rotazione 8,53: significa che lo stock di questo prodotto è ruotato completamente più di 8 volte dal 1 Maggio 2011 al 30 Aprile 2012 Giacenza Media 196: significa che mediamente, dal 1 Maggio 2011 al 30 Aprile 2012 in magazzino ho avuto 196 pezzi Durata: Del 1 Maggio 2011 al 30 Aprile 2012 l intero stock medio è stato mediamente 43 giorni in farmacia 3.2. Reintegro della giacenza a banco E stata introdotta una nuova modalità di reintegro della giacenza al banco denominata a scorta massima. Questa modalità permette di reintegrare la quantità di prodotti al banco fino alla scorta massima, anche se la giacenza a banco non è inferiore o uguale alla scorta minima. Per modificare il tipo di reintegro a banco accedere dal menù Principale di Wingesfar al menù Opzioni Utente, selezionare la tabella Opzioni Varie, accedere alla linguetta Carico bolla, accedere alla voce Configurazione, nella linguetta generali selezionare dal menù a tendina Reintegro banco la voce A SCORTA MASSIMA, come riportato di seguito: DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 7 di 13

8 3.3. Parametri di inserimento a magazzino di nuovi prodotti gestiti Nei parametri base di un prodotto gestito per la prima volta a magazzino, oltre ai parametri di riordino (tipo di Riordino Automatico, tipologia di scorta minima e massima in base ai pezzi, ai giorni o ad un lotto) vengono ora resi disponibili anche il raggruppamento, l ubicazione e la necessità o meno alla gestione dei lotti di produzione. Per impostare tali parametri si ricorda che è possibile accedere dal menù Principale Wingesfar, al menù Magazzino, menù Tabelle, selezionare la tabella Magazzino:opzioni generali linguetta Impostazioni generali come di seguito riportati. 4. Cassa contanti 4.1. Modifica tipo pagamento di una vendita già effettuata Per una corretta gestione della Cassa Contanti, è stata aggiunta la possibilità di modificare a posteriori, dopo aver chiuso la vendita, il tipo di pagamento assegnato alla vendita stessa Accedere dal menù principale di Wingesfar il menù Statistiche, selezionare la voce Storico venduto e selezionare nella barra degli strumenti l'icona dollaro specificare nel menù a tendina Nuovo Tipo Pagamento: la modalità di pagamento corretta e selezionare Conferma. in modo tale che venga ricalcolato correttamente l importo in fase di Chiusura cassa Movimenti Cassa Nel dettaglio dei movimenti di cassa è stata aggiunta la possibilità di stampare i movimenti di cassa. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 8 di 13

9 4.3. Accessi alle funzioni di Cassa Contanti Documenti Tecnici Informatica e Farmacia Vega S.p.A. La Cassa Contanti è una funzione di Wingesfar che consente a fine giornata di effettuare la verifica del contante / pagamento elettronico rispetto all incasso registrato in Wingesfar. Con questa nuova versione è possibile consentire limitare l utilizzo della funzione solo ad alcuni operatori, limitando completamente o in parte le funzioni di: - Nuovo movimento (legato alla causale) - Chiusura - Distinta versamento - Annullo movimenti - Dettaglio movimenti - Storico chiusure. Prerequisito è l utilizzo della rilevazione dell operatore in vendita al banco. Per l eventuale personalizzazione dei profili utente, prevista nell apposito menù di configurazione, rivolgersi per eventuali chiarimenti all Assistenza Tecnica di Vega SpA inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Helpdesk o all indirizzo mail: supporto.if@vegaspa.it. 5. Gestione Robot La nuova funzionalità di gestione del E-robot, che viene progressivamente installata presso le farmacie che utilizzano un sistema robotizzato, con questa nuova versione introduce le seguenti novità: 5.1. Carico merce In carico merce è ora possibile impostare come campi nell elenco dei prodotti la giacenza del robot e le scorte minime e massime Extra Vendita E stata parzialmente rivista la funzionalità di scarico extra vendita al fine di un miglioramento delle prestazioni. E stata aggiunta la colonna dei prodotti consegnati aggiornati in tempo reale Vendita e gestione della giacenza a banco In vendita viene ora gestito il caso in cui in farmacia lo stesso prodotto è presente sia nel banco, che nel retro, che nel robot. Il programma esegue lo scaricamento del banco solo in fase di chiusura vendita e solo se il prodotto non è stato prelevato da Robot. 6. Modifiche e implementazioni varie 6.1. Richiesta disponibilità e informazioni commerciali di un prodotto ai grossisti Il servizio di richiesta Informazioni commerciali (o disponibilità valorizzata) è stato allargato a tutti i grossisti principali operanti nella distribuzione intermedia del farmaco. Tramite questa funzione è possibile consultare la disponibilità e il prezzo di acquisto di un prodotto presso tutti i grossisti in un unica soluzione. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 9 di 13

10 Cliccare su telefonino giallo, ricercare il prodotto per il quale si vuole verificare le condizioni commerciali Cliccare su telefonino giallo nuovamente. Il sistema richiederà se effettuare la verifica solo sul grossista selezionato o su Tutti. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 10 di 13

11 Il sistema si collegherà con i front-end di tutti i grossisti e al termine dell elaborazione comparirà la seguente di riepilogo delle disponibilità e prezzi di cessione di tutti i grossisti. A questo punto uscendo dalla videata con la selezione del grossista sarà possibile ordinare il prodotto selezionando il bottone corrispondente al telefonino rosso. Per l abilitazione della funzione su tutti i grossisti interessati è necessario sottoporre la richiesta all Assistenza Tecnica di Vega SpA inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Helpdesk o all indirizzo mail supporto.if@vegaspa.it. La richiesta verrà evasa dal supporto di secondo livello, secondo tempi che dipendono dal numero di richieste ricevute contemporaneamente Fatturazione: invio dei documenti E stata introdotta la possibilità di inviare al cliente, tramite client , il file della fattura (o ddt o preventivo ) in formato pdf la Per attivare tale funzione bisogna procedere nel seguente modo: - accedere al dettaglio della scheda anagrafica del cliente desiderato, abilitare la modifica, accedere alla linguetta Altri Dati inserire nel riquadro Internet l indirizzo del cliente, abilitare il check box Invio automatico documenti di fatturazione(pdf). L operazione è da ripetere per ogni cliente. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 11 di 13

12 - Accedere dal menù principale di Wingesfar a Opzioni Utente, selezionare la tabella Fatturazione: Tipi documento, nel documento che si intende inviare tramite mail, selezionare dal menù a tendina la tipologia Stampa parametrica 6.3. Scadenzario pagamenti Promemoria giornaliero Aggiunta possibilità di mettere in evidenza, attraverso il promemoria giornaliero, tutte le scadenze di pagamento da riscuotere da clienti e/o da effettuare a fornitori. Per attivare tale funzione è necessario accedere dal menù principale di Wingesfar a al menù Pagamenti, selezionare Opzioni, accedere alla tabella Scadenziario Pagamenti: opzioni generali. L utente può impostare i parametri suddivisi per fornitori o per clienti. E possibile indicare i giorni di avviso in anticipo desiderati rispetto alla data di scadenza. Per una corretta analisi delle scadenze indicare il periodo a partire dal quale si vuole effettuare l analisi, in particolare se considerare le scadenze dell ultimo anno (selezionare nel menù a tendina Considera scadenza da Ultimo Anno).o dall ultima volta che è stato utilizzato il gestionale (selezionare nel menù a Tendina Considera scadenza da Data Ultimo Boot). Al successivo avvio del gestionale, il programma controllerà se esistono scadenze considerando le impostazioni scelte dall utente. E verranno indicate nel promemoria (fig.2). fig.1 Cliccando su una delle due icone, verrà aperto lo scadenzario che mostrerà le scadenze da riscuotere o i pagamenti segnalati nel promemoria Totalizzazione e selezione multipla La totalizzazione per mese effettua la somma dei pagamenti dovuti o da riscuotere tenendo conto del tipo di data impostata (data documento, data registrazione, data pagamento o data registrazione). DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 12 di 13

13 6.4. Crediti verso Clienti: stampa scontrino fiscale dettagliato Nella funzionalità Crediti vs Clienti, che riepiloga le vendite effettuate a credito, è ora possibile visualizzare i riferimenti alla vendita effettuata (Dati vendita) e se desiderato stampare lo scontrino fiscale precedentemente non emesso. Per emettere lo scontrino fiscale biffare il check box a fianco della colonna Dati di vendita le righe di interesse e selezionare l opzione presente nella barra degli strumenti denominata Stampa fiscale Si sottolinea che verranno riportati nello scontrino fiscale non solo i prodotti selezionati ma tutti i prodotti presenti nella stessa vendita (es: vendo AULIN, TRIATEC e ROCEFIN, seleziono le righe AULIN e ROCEFIN, effettuo la stampa fiscale e vengono riportate le voci AULIN, TRIATEC e ROCEFIN). Supporto Per ulteriori informazioni è possibile contattare l Assistenza Tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Helpdesk o all indirizzo mail: supporto.if@vegaspa.it. DTIF142_ Wingesfar ab Pagina 13 di 13