Project Management: i progetti e le persone

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Monica Casati
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1 Project Management: i progetti e le persone Quelli che s innamoran di pratica senza scienza son come l l nocchieri ch entran in navilio senza timone e bussola, che mai han certezza dove si vada Leonardo Da Vinci Roma, 4 giugno 2013 Relatore: Rocco Corvaglia r.corvaglia@alice.it

timone e bussola, che mai han certezza dove si vada Leonardo Da Vinci

2 Gestione delle risorse umane di progetto Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 2

3 Gestione Strategica ed Operativa Strategia di lungo termine Gestione strategica delle risorse Gestione delle risorse di progetto Operative Resource Management Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 3

delle risorse di progetto Operative Resource Management

4 Il Resource Management si fa Per rendere efficiente l uso delle risorse Per migliorare la predicibilità delle performance dei progetti Per migliorare la predicibilità delle performance dell organizzazione Per migliorare la predicibilità del budget dell organizzazione e dei progetti Per migliorare la gestione del project portfolio Per capire quali business opportunity si possono cogliere Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 4

predicibilità del budget dell organizzazione e dei progetti Per migliorare la gestione del project portfolio Per

5 Gestione Strategica delle Risorse Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 5

6 Visione di lungo termine Strategia di lungo termine Vision dell azienda La wanted position dell organizzazione Strategic Product Portfolio Si definiscono... Evoluzione dell azienda: dove siamo e dove vogliamo andare Target Organization Strategic Competence Profile Vengono implementati... Attraverso utilizzo di competence board Piani strategici di competence shift Utilizzando i progetti quali strumenti per implementare l evoluzione voluta Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 6

7 Strategia a breve/medio termine Product, Program e Project portfolios management Decisioni di prodotto Decisioni di progetto/programma Capability management Basate su Disponibilità di Risorse e Competenze Opportunità di business Disponibilità Budget / Resource Le risorse sono connesse al business Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 7

di Risorse e Competenze Opportunità di business Disponibilità Budget / Resource Le risorse

8 Strategia di breve/medio termine Idea Contratto Prodotto... Capacity analisys Project Portfolio Project Project Project Un progetto entra in azienda in tanti modi Verifica disponibilità risorse Analisi degli impatti nel project portfolio I progetti implementano la strategia Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 8

azienda in tanti modi Verifica disponibilità risorse Analisi degli impatti nel

9 Strategia di breve/medio termine Proj#2 Proj#3 Proj#4 Proj#1 CAPACITY 5 0 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it - 9

10 Project Resource Management Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

11 Perché PRM? Project staffing adeguato per numeri e competenze Assicurare il giusto livello di competenza nel progetto Assicurare di metter su una squadra vincente Il progetto come parte di un più ampio disegno startegico organizzativo Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

livello di competenza nel progetto Assicurare di metter su una squadra

12 ESCALATION FORUM 1. PROJECT STAFFING 2. PROJECT / LINE NEGOTIATION 4. COMPETENCE ASSESSMENT 3. Continuos STAFFING REVIEW COMPETENCE MANAGEMENT DICTIONARY Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

Continuos STAFFING REVIEW COMPETENCE MANAGEMENT

13 1. Project staffing Project Phase Competence Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec WBS Element <n> Phase 1 System Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 1 SW Engineer WBS Element <n> Phase 1 DSP Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 1 Project Manager WBS Element <n> Phase 1 Project Support WBS Element <n> Phase 2 System Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 2 SW Engineer 1 2 WBS Element <n> Phase 2 DSP Engineer 1 WBS Element <n> Phase 2 Integration Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 2 Test Engineer WBS Element <n> Phase 2 Project Manager WBS Element <n> Phase 2 Project Support WBS Element <n> Phase 3 System Engineer WBS Element <n> Phase 3 SW Engineer WBS Element <n> Phase 3 DSP Engineer WBS Element <n> Phase 3 Integration Engineer WBS Element <n> Phase 3 Test Engineer WBS Element <n> Phase 3 Project Manager WBS Element <n> Phase 3 Project Support PROJECT RESOURCE PLAN Numero di personale necessario per ciascuna competenza specifica per mese per fase di progetto per WBS element (Work Package) secondo un dizionario di competenze Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

1 WBS Element <n> Phase 2 System Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 2 SW Engineer 1 2 WBS Element <n> Phase 2 DSP Engineer 1 WBS Element <n> Phase 2 Integration Engineer 1 1 WBS Element <n> Phase 2

14 2. Negoziazione delle risorse Il Project Resource Plan viene negoziato con i resource owners Un Allocation Plan formalizza l accordo raggiunto Project Xyz Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec SW Designer Engineer Engineer Engineer Engineer Engineer Engineer Engineer 7 Allocations Essenziale un tool di Resource Management Viene preparato un Training Plan Vengono aggiornati i Project Plans (se necessario) Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

5 0.5 0.5 1 1 1 1 1 1 1 1 Engineer 3 1 1 1 1 1 1 1 Engineer 4 1 1 1 1 1 1 1 Engineer 5 1 1 1 1 1 1 1 Engineer 6 1 1 1 1 1 1 1 Engineer 7 Allocations 1.5 1.5 2.5 4.

15 Tool di Resource Management Pre-requisito per un efficace Project Resource Management è il supporto di un tool Project Managers inseriscono le loro richieste Resource Owners allocano il loro personale (a fronte delle richieste dei progetti) Genera report Ogni persona dell organizzazione viene allocata Unico riferimento per il Project Resource Management Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

delle richieste dei progetti) Genera report Ogni persona dell organizzazione viene allocata Unico

16 La squadra vincente Far funzionare l invisibile... Metter su un mix per una squadra vincente: Il genio Il leader L estroverso Il preciso... La tematica si inserisce nell ambito più ampio dello Sviluppo delle Risorse Umane Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

17 3. Revisione continua Fare l appello durante i Project Meetings su base settimanale con partecipazione dei Resource Owners Organizational Resource Status Review, RSR su base mensile (secondo calendario pre-definito) Partecipanti: Resource Owners, Product Managers, Portfolio Managers, Project Managers Input: Resource Requests / Allocations in tool di PRM Problemi irrisolti sono demandati ad un Escalation Forum Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

Resource Owners, Product Managers, Portfolio Managers, Project Managers Input: Resource Requests / Allocations in tool

18 ESCALATION FORUM Problemi irrisolti dal Resource Status Review (RSR) sono demandati ad un Formal Escalation Flow Responsabile di decisioni strategiche sui progetti su base mensile partecipazione del Senior Management Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

strategiche sui progetti su base mensile partecipazione del Senior

19 4. Verifica della competenza Definire il livello di competenza richiesto per raggiungere gli obiettivi di progetto Condurre una valutazione del personale di progetto Condurre una Gap Analysis Risk Management aggiuntivo Revisione del piano di training Definizione di un piano di azione Revisione dei piani di progetto Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

Analysis Risk Management aggiuntivo Revisione del piano di training Definizione di un piano di

20 Abbiamo la squadra di progetto!? Se abbiamo tutte le persone che ci servono con la giusta competenza, abbiamo la squadra di progetto? Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

21 La motivazione La motivazione è l'espressione dei motivi che inducono un individuo a una determinata azione. Da un punto di vista psicologico può essere definita come l'insieme dei fattori dinamici aventi una data origine che spingono il comportamento di un individuo verso una data meta. Secondo questa concezione, ogni atto che viene compiuto senza motivazioni rischia di fallire. Preso da Wikipedia Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

22 La piramide di Maslow Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

23 I fattori motivanti aziendali... I classici fattori motivanti aziendali quali stipendio e carriera non sono alla portata dei project manager Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

24 ... e di progetto Due strumenti fondamentali Spirito di squadra Crescita professionale Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

25 Il project manager è il leader Leadership Guida il gruppo con l esempio Il leader fa parte del gruppo Non è il tecnico più bravo Prende le decisioni Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

26 Comunicare, comunicare, comunic... Comunicazione: Il linguaggio Il linguaggio Il tono delle parole I gesti La postura... Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

27 Il miglioramento Migliorarsi Sperimentiamo Impariamo Costruiamo Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

28 Gli obiettivi Gestiamo gli obiettivi Divulghiamoli Allineiamo gli sforzi Premiamo i risultati Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

29 I conflitti Gestiamo i conflitti. Il conflitto : è naturale e pressoché inevitabile è un fatto legato al gruppo può essere risolto con l apertura e la discussione deve essere gestito in relazione alle questioni e non alle persone deve concentrarsi sul presente e non sul passato Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

30 Gestione dei conflitti Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

31 CONCLUSIONI Per un efficace Project Resource Management Definizione del Project Resource Management come Processo Organizzativo Flusso Ruoli e responsabilità Direttive pratiche Integrazione del Project Resource Management nei processi organizzativi Sviluppo delle Risorse Umane Gestione della Competenza Gestione dei Progetti Tramite un tool centralizzato Gestiamo il team Creiamo il team Facciamolo sviluppare Reggiungiamo I risultati Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

32 Rocco Corvaglia Consulente e Formatore r.corvaglia@alice.it Rocco Corvaglia - r.corvaglia@alice.it

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