5. Introduzione e selezione dei dati

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1 5. Introduzione e selezione dei dati Nelle celle del foglio di lavoro si possono immettere due tipi di dati: un valore costante (che può essere numerico o alfanumerico) e una formula (una combinazione di celle collegate da operatori matematici). Per modificare i dati o la formula di una cella esistente basta fare doppio clic sulla cella e modificare direttamente il contenuto della cella. Possiamo anche selezionare la cella con un solo clic e digitare il tasto F2. Il contenuto della cella attiva viene sempre mostrato nella barra della formula. Nel caso in cui nella cella attiva ci sia una formula, sul foglio di lavoro viene mostrato il risultato della stessa, mentre nella barra della formula ne viene mostrato il contenuto. Contenuto della formula Risultato della formula Se si vuole cancellare una cella o una zona di celle è sufficiente operare la selezione e poi premere il tasto CANC. Come per il Word anche in Excel è bene ripetere che i comandi richiedono sempre, a priori, la selezione dell oggetto su cui vogliamo che agiscano. In Excel gli oggetti possono essere: celle, zone di celle, righe, colonne, un intero foglio di lavoro. Per selezionarli si utilizzeranno le seguenti tecniche: singola cella: clic con il mouse; zona di celle: puntamento sulla prima cella della zona (in alto a sinistra), clic e trascinamento fino all ultima cella della zona (in basso a destra); righe e colonne: clic sul numero o sulla lettera relativa; selezioni multiple: tenendo premuto il tasto CTRL si clicca e si selezionano successivamente le celle o le zone o le righe/colonne; intero foglio: si clicca sul rettangolo in alto a sinistra della griglia di lavoro. Intero foglio Cella Riga Zona - 1 -

2 6. Copia e spostamento dei dati Per copiare o spostare i dati si possono utilizzare svariate tecniche alternative, con mouse, tastiera, comandi o pulsanti rapidi. La convenienza tra un metodo e l altro dipende dalle specifiche situazioni e anche dalle preferenze personali; di seguito ci limitiamo ad illustrare le tecniche principali. Copiare Si deve seguire la seguente procedura: 1. selezionare l oggetto da copiare (di solito cella o zona); 2. cliccare sul pulsante Copia della Barra degli strumenti standard; 3. cliccare sul punto in cui si vuole duplicare; 4. cliccare sul pulsante Incolla della Barra degli strumenti standard. In alternativa si può utilizzare il mouse abbinato al tasto CTRL: 1. selezionare la cella o la zona; 2. puntare con il mouse su un punto perimetrale della zona selezionata, fino a vedere il puntatore a forma di freccia; 3. effettuare l azione di trascinamento della zona premendo contemporaneamente il tasto CTRL, spostandosi nel punto desiderato; 4. lasciare il tasto del mouse e il tasto CTRL. Spostare A volte non interessa duplicare qualcosa in un altro punto del foglio, ma semplicemente spostare una cella o una zona. Anche in questo caso presentiamo due differenti tecniche. Prima tecnica: 1. selezionare l oggetto da spostare (di solito cella o zona); 2. cliccare sul pulsante Taglia della Barra degli strumenti Standard; 3. cliccare sul punto in cui si vuole spostare la selezione; 4. cliccare sul pulsante Incolla della Barra degli strumenti Standard. Seconda tecnica: 1. selezionare la cella o la zona; 2. puntare con il mouse su un punto perimetrale della zona selezionata, fino a vedere il puntatore a forma di freccia; 3. effettuare l azione di trascinamento della zona spostandosi nel punto desiderato; 4. lasciare il tasto del mouse. Le procedure per spostare i dati sono molto simili a quelle per copiare, l unica differenza è il pulsante Taglia anziché Copia o, nella seconda tecnica, l utilizzo o meno del tasto CTRL. Le operazioni di copia e spostamento sono spesso fonte di errori, in quanto non si effettua correttamente tutta la procedura. In tal senso suggeriamo non l apprendimento mnemonico, ma di mettersi dalla parte di Excel, che ha bisogno di sapere da noi cosa vogliamo fare esattamente. In particolare, Excel deve poter capire: su quale cella o zona vogliamo agire; se vogliamo copiare o spostare; dove vogliamo copiare o spostare

3 Se l utente ragiona secondo questa logica, fornendo al software tutti gli elementi necessari per agire, eviterà errori spesso banali

4 È possibile copiare il contenuto di determinate celle in altre utilizzando la tecnica della copia automatica, trascinando il QUADRATINO DI RIEMPIMENTO (nell angolo inferiore destro della cella). Procedura: Quadratino di riempimento 1. selezionare la cella da copiare; 2. puntare sul quadratino di riempimento; il puntatore assume la forma di un mirino; 3. trascinare il quadratino nella direzione voluta; 4. rilasciare il pulsante del mouse terminate le caselle da riempire. Molto spesso quando si utilizzano i fogli elettronici è necessario inserire informazioni strutturate in sequenza, pensiamo ad esempio ai giorni della settimana oppure ai mesi dell anno; inoltre a volte è necessario inserire delle sequenze di numeri o date (ad esempio tutte le date dei mercoledì del mese di maggio): in questi casi i fogli elettronici offrono grandi possibilità di inserire i dati in modo semplice e veloce usando strumenti di riempimento automatico. Per utilizzare questa funzione ci serviamo del quadratino di riempimento che abbiamo appena visto. Per prima cosa è necessario istruire il programma facendogli capire quali sono le informazioni che vogliamo utilizzare per riempire altre celle e quindi facendogli comprendere la sequenza (serie di dati) con cui inserire i dati; per far questo dobbiamo digitare l inizio della sequenza in due celle attigue, della stessa colonna se vogliamo utilizzare la funzione per riempire le celle sottostanti, oppure due celle attigue della stessa riga se vogliamo riempire le celle successive della stessa riga. Una volta digitati i primi dati della sequenza è necessario evidenziare entrambe le celle; la cornice di selezione presenta il quadratino di riempimento. Mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinando il quadratino di riempimento verso il basso o verso destra, sarà possibile riempire le altre celle con altri dati in base alla selezione corrente. E possibile accedere ai comandi di riempimento anche utilizzando l opzione RIEMPIMENTO del menu MODIFICA. Molto interessante è l opzione SERIE che attiva l apposita finestra di dialogo, attraverso la quale l utente può, in maniera semplice e controllata, impostare riempimenti automatici di serie di dati di tipologia diversa

5 7. Trova e sostituisci Analogamente al programma Word anche in Excel abbiamo la possibilità di sfruttare uno strumento di modifica dei dati molto utile: i comandi TROVA e SOSTITUISCI, del menu MODIFICA, costituiscono un modo rapido per ricercare o modificare dati, specialmente se il foglio di lavoro è molto complesso e di notevoli dimensioni. Esaminiamo la procedura relativa a SOSTITUISCI: si seleziona (facoltativo) la zona del foglio su cui si vuole agire, altrimenti il comando agisce sull intero foglio corrente; nella casella TROVA si digita la parola, il numero, la sigla che si vuole ricercare; nella casella SOSTITUISCI con si inserisce il dato corretto; si azione uno dei pulsanti disponibili, a seconda che si voglia controllare ogni sostituzione (SOSTITUISCI e TROVA SUCCESSIVO in sequenza) o che si voglia una sostituzione rapida di tutti i dati riscontrati (SOSTITUISCI TUTTO). In un archivio anagrafico si supponga di voler sostituire la parola Treviso, presente centinaia di volte, con la sigla TV : è evidente l utilità di utilizzare il comando SOSTITUISCI, che rapidamente individua le celle da modificare e cambia il contenuto. Il comando TROVA funziona in modo analogo, si limita a ricercare dei contenuti senza possibilità di correzioni automatiche

6 8. Comandi sui fogli Abbiamo visto in precedenza che ogni file cartella di Excel è composto da 3 fogli, che possono essere selezionati tramite il mouse agendo sulla parte inferiore della finestra del foglio corrente. La possibilità di costruire file tridimensionali è veramente utile in quanto consente di compattare in un unico lavoro situazioni relative a realtà comparabili: vendite nei diversi anni, grafici di funzioni alternative, bilanci di diverse società, schede relative al personale, ecc.. E possibile intervenire sui fogli con dei comandi di modifica e personalizzazione, cliccando con il pulsante destro del mouse sulla barra inferiore. Si attiva in questo modo un menu di comandi relativi ai fogli che presenta le seguenti opzioni: INSERISCI : serve ad inserire un nuovo foglio di lavoro (il numero di fogli può essere anche molto elevato); ELIMINA: elimina il foglio di lavoro corrente; RINOMINA: cambia nome al foglio come abbiamo già visto; SPOSTA O COPIA : attiva una finestra di dialogo che permette la selezione di uno o più fogli da copiare oppure da spostare; SELEZIONA TUTTI I FOGLI: seleziona tutti i fogli di lavoro presenti nella cartella; VISUALIZZA CODICE: attiva la finestra di immissione del codice visual basic for application. Per quanto riguarda la copia o lo spostamento, è più rapido utilizzare il mouse, con le seguenti modalità: per spostare: si clicca sul foglio che si vuole spostare, si effettua un azione di trascinamento orizzontale, il puntatore assume la forma di un foglio, si rilascia il pulsante del mouse quando l indicatore è nella posizione desiderata; per copiare: come per spostare, mantenendo premuto il tasto CTRL durante il trascinamento. Tutti questi comandi possono essere effettuati anche su una selezione multipla di fogli; tale selezione può essere composta da: fogli adiacenti: si clicca sul primo foglio della serie, si preme e si mantiene premuto il tasto MAIUSC, si clicca sull ultimo foglio; fagli non adiacenti: tenendo premuto il tasto CTRL si clicca su tutti i fogli che interessano. Queste procedure permettono di costruire la cartella in modo ottimale, sia riguardo al numero di fogli presenti che alla possibilità di denominare in modo esplicito i contenuti di ognuno

7 9. Formule e funzioni Lo scopo principale di un programma di calcolo come Excel è quello di permettere all utente di costruire fogli di calcolo più o meno elaborati e complessi, che in maniera semplice e veloce permettano di svolgere compiti di elaborazione e verifica dei dati immessi. In Excel le elaborazioni numeriche possono essere effettuate tramite: formule utente o semplicemente formule; funzioni predefinite o semplicemente funzioni. Le formule sono espressioni in cui vengono indicate le celle, con le loro coordinate, combinate con gli opportuni operatori algebrici: sono costruite direttamente dall utente. Possono essere molto semplici ma anche di estrema complessità. Le funzioni sono invece formule chiavi in mano residenti in Excel e che l utente deve soltanto richiamare ed eventualmente integrare con delle informazioni. Le funzioni hanno dunque un algoritmo di calcolo già definito. Teoricamente l utente potrebbe utilizzare sempre e soltanto formule elementari, tuttavia la conoscenza delle funzioni rende il lavoro più facile e veloce. Chiariamo questo concetto con due esempi esemplificativi. Primo esempio: in un foglio di lavoro sono stati inseriti i dati relativi agli stipendi percepiti dal personale di una certa azienda, su cui si vogliono compiere alcune statistiche. Per ogni dipendente è stato inserito lo stipendio lordo e da questo è stato calcolato quello netto (supponiamo che il netto corrisponda sempre al 65% del lordo). =(B2+B3+B4+B5+B6)/5 =MEDIA(C2:C6) Il risultato della cella B7 è il frutto di una formula elementare, in particolare si è impostata l espressione per ottenere la media aritmetica di cinque termini, vale a dire la somma dei termini diviso il loro numero. Nella cella C7, invece, è stata utilizzata la funzione predefinita =MEDIA(), che richiede la dichiarazione della prima e dell ultima cella della zona di cui si vuole sapere la media. Secondo esempio: consideriamo un operazione finanziaria. Si vuole determinare il valore attuale di un capitale di euro disponibile tra un anno, tasso di valutazione del 6%. La formula da applicare è la seguente: V=C/(1+i) t, nel nostro caso V=1.000/(1,06) - 7 -

8 Vediamo come si può tradurre in Excel questo calcolo. =B3/(1+B5)^B4 =VA(B5;B4;B3) Nell esempio le celle B6 e B7 sono entrambe esatte, in quanto calcolano il valore attuale richiesto. La differenza è che in B6 abbiamo inserito una formula elementare, mentre in B7 abbiamo utilizzato la funzione =VA() di Excel, adatta proprio al caso in questione. I due esempi dovrebbero aver chiarito la differenza di fondo tra formule e funzioni: le formule sono espressioni che inseriamo facendo uso delle coordinate delle celle e degli operatori algebrici; le funzioni sono formule già inserite in Excel, che vengono richiamate con una parola chiave (MEDIA, VA) e a cui si devono fornire dei parametri perché possano funzionare correttamente. 9.1 Approfondimento sulle formule Le formule sono lo strumento che consente ad Excel di eseguire le diverse operazioni, dalle più semplici alle più complesse. Le formule possono essere inserite in una cella oppure digitate nella barra della formula e si distinguono da qualsiasi altro dato poiché iniziano sempre con il segno uguale =. In una formula possono comparire degli operatori matematici che eseguono le seguenti operazioni elementari: Operatore Aritmetico Significato Esempio + (segno di addizione) Addizione (segno di sottrazione) Sottrazione 10 1 Negazione -8 * (asterisco) Moltiplicazione 6 * 8 / (segno di divisione) Divisione 12 / 4 % (segno di percentuale) Percentuale 60% ^ (accento circonflesso) Elevamento a potenza 4^2 (equivalente a 4 * 4) Per costruire una formula bisogna combinare nel modo voluto gli operatori matematici con le coordinate (riferimento delle celle)

9 Si possono usare le parentesi per stabilire i livelli di priorità tra operazioni, ricordandosi che in Excel esistono soltanto parentesi tonde

10 Esempio n.1 Si vuole impostare la formula che calcola l area di un triangolo date la base e l altezza. Dopo aver scritto le parti descrittive si inseriscono i dati e infine le formule necessaria per i calcoli. Esempio n.2 Si vuole impostare un sistema di conversione di alcune distanze espresse in miglia in misure del sistema metrico decimale (chilometri). Un miglio = 1,609 chilometri. Ricordiamo il concetto fondamentale di ricalcolo automatico: Excel aggiorna automaticamente i valori delle formule se vengono modificate le celle utilizzate nelle formule stesse. Nell esempio del triangolo, se modifichiamo la base o l altezza vediamo subito la formula dell area che viene ricalcolata, non serve quindi riscrivere la formula ogni volta. Esempio n.3 Si considerano alcune funzioni y=f(x) e si vuole calcolare il valore che assume y per determinati valori di x. In questo caso conviene dedicare una o più celle all inserimento dei valori x, in modo che siano sempre evidenti e facilmente modificabili

11 Nell esempio le celle B3, B4 e B5 sono semplici descrizioni, le formule sono invece scritte nelle celle C3, C4 e C5. Notiamo che nelle formule la X è sempre sostituita dalla cella B1, non viene inserito direttamente il valore 2. Ciò ha due vantaggi: cambiando il contenuto della cella B1 (ad esempio 4 al posto di 2) si aggiornano in modo immediato i risultati delle formule; non si devono modificare, con rischi di errore, formule già scritte che rimangono valide in generale. Abbiamo visto in precedenza le tecniche per copiare i dati (testo o numeri) da una punto all altro del foglio. Con procedura del tutto analoga è possibile effettuare anche la copia di formule. Per comprendere la logica di Excel riprendiamo l esempio precedente del calcolo dell area del triangolo. Nella cella B5 è presente la formula =B3*B4/2, necessaria per calcolare l area del triangolo 1. Per calcolare l area degli altri triangoli potevamo impostare la formula manualmente nelle celle C5, D5 e E5. E tuttavia più comodo sfruttare la formula inserita la prima volta in B5 e copiarla nelle tre celle adiacenti con la tecnica di copia automatica già vista. Procedura: 1. si clicca su B5 (cella contenente la formula); 2. si punta con il mouse sul quadratino in basso a destra della cella (copia automatica); 3. si clicca e si effettua l azione di trascinamento fino alla cella E5; 4. si rilascia il mouse. E evidente il risparmio di tempo: scrivere altre tre formule, una per ogni triangolo, porterebbe via molto più tempo. Altro vantaggio è che si evitano possibili errori di digitazione Cerchiamo di capire meglio il ragionamento che fa Excel quando copia una formula. Riproponiamo al proposito la riga 5 in cui sono evidenziate le formule e non i risultati finali. Quando si copia una formula Excel capisce che le coordinate delle celle utilizzate devono cambiare in base alla posizione in cui si va a copiare la formula. Nel nostro esempio la formula viene copiata sulla stessa riga ma su uno, due e tre colonne più a destra. Le formule copiate riflettono questo spostamento e infatti la lettera B diventa C, D e infine E

12 Si dice anche che le coordinate slittano, nel senso che i riferimenti delle celle sono liberi di muoversi: si muovono non a caso ma in modo coerente con la cella in cui andremo a copiare la formula

13 Esempio Si imposta una formula generica che richiama certe celle del foglio di lavoro. Evidenziamo con colori differenti le celle contenenti le formule da quelle contenenti le celle utilizzate. Formule Celle Nella cella A2 è stata impostata una formula che utilizza le celle B1, B3 e A4. Se copiamo la formula presente in A2 nella cella D3, Excel modificherà in modo parallelo le coordinate delle celle coinvolte (B1 diventa E2, B3 diventa E4 e infine A4 diventa D5). In altri termini, viene rispettata la geometria tra la cella contenente la formula e le celle utilizzate nella formula. Questo modo di copiare le formule è detto Copia relativa. La copia relativa è un modo intelligente di copiare le formule, poiché Excel interpreta ciò che l utente vuole; le tabelle, infatti, hanno quasi sempre strutture regolari, per cui è sufficiente scrivere poche formule e poi copiarle. A volte tuttavia la copia relativa può creare dei problemi, in quanto si vorrebbe che una o più celle rimanessero fisse. Esempio Si vuole vedere l interesse prodotto da una serie di capitali investiti per due anni, ad un certo tasso annuo. Per calcolare tale interesse si dovrà applicare la seguente formula: I = C*t*i (I = interesse, C = capitale, t = numero di anni, i = tasso di interesse). In questo caso, se copiassimo la formula nelle celle D3:D5 Excel trasformerebbe le coordinate di una, due e tre righe rispettivamente. Tale operazione va bene per la cella che contiene il capitale C2, ma è senz altro errata per il tasso e per il tempo, che devono rimanere fissi. Nella situazione proposta la copia relativa non va bene; di solito ci si accorge del problema dai risultati o da eventuali messaggi di errore visualizzati nelle celle di destinazione

14 In situazioni come quella proposta è necessario scrivere la formula in modo leggermente diverso. In gergo tecnico si dice che le celle devono essere bloccate, per fare in modo che la copia della formula mantenga le coordinate iniziali. Riprendiamo l esempio precedente: interessa che nella formula il capitale sia libero di muoversi (riferimento relativo), mentre tasso e tempo devono rimanere fissi (riferimento assoluto). La formula va impostata nel seguente modo: =C2*$B$1*$B$2 Osserviamo che le celle B1 e B2 sono caratterizzate da un doppio $, davanti alla lettera e davanti al numero: il simbolo del dollaro serve proprio a bloccare le coordinate delle celle, per cui copiando questa formula C2 viene traslato in C3, C4 e C5, mentre B1 e B2 rimangono fissi. Quando una o più celle vengono bloccate si dice che la copia è copia assoluta. Con la pratica è abbastanza facile comprendere, di volta in volta, se le celle vanno bloccate o meno; in generale, si deve pensare al blocco delle celle in tutti i casi in cui si utilizzano costanti o parametri da applicare a dati variabili. Oltre ai normali operatori matematici, nei fogli elettronici vengono utilizzati altri operatori; questi specificano il tipo di calcolo che si desidera eseguire sugli elementi di una formula. Operatori di confronto: attraverso questi operatori è possibile confrontare due valori, avendo come risultato un valore logico VERO o FALSO. Operatore di confronto Significato Esempio = (segno di uguale) Uguale a A1 = B1 > (segno di maggiore) Maggiore di A1 > B1 < (segno di minore) Minore di A1 < B1 >= (segno di maggiore o uguale a) Maggiore o uguale a A1 >= B1 <= (segno di minore o uguale a) Minore o uguale a A1 <= B1 <> (segno di diverso da) Diverso da A1 <> B1 Operatori di testo (concatenazione): utilizzando la e commerciale & è possibile unire o concatenare una o più stringhe di testo generando una singola stringa. Operatore Significato di testo & (e commerciale) Concatena due stringhe generando una singola stringa di testo Esempio Anna & lisa genera Annalisa Operatori di riferimento: è possibile unire tramite gli operatori che seguono intervalli di celle da utilizzare come elementi di calcolo. Operatore di riferimento Significato Esempio : (due punti) Operatore di intervallo, genera un riferimento a tutte B5:B15 le celle comprese tra due riferimenti, inclusi i due riferimenti stessi. ; (punto e Operatore di unione, unisce più riferimenti SOMMA(B5:B15;D5:D15)

15 virgola) generando un unico riferimento Quando si inseriscono delle formule è possibile commettere degli errori; ogni volta che inseriamo una formula e la attiviamo, premendo il pulsante Invio della tastiera, il foglio elettronico effettua un controllo della formula e visualizza gli eventuali errori riscontrati. Per visualizzare gli errori, Excel utilizza delle finestre di dialogo che riportano gli errori trovati e le possibili soluzioni, oppure inserisce nella cella contenente la formula dei messaggi che identificano un certo tipo di errore. Messaggio #NULLO! Quando viene presentato Viene visualizzato quando si specifica un intersezione tra due aree di celle che però non si intersecano commettendo un errore nei riferimenti della formula. Tipo di errore Utilizzo di un operatore di intervallo non corretto o di un riferimento di cella errato. Soluzione Per riferirsi a due aree che non si intersecano, utilizzare l operatore di unione, vale a dire il punto e virgola ;. Se ad esempio la formula calcola la somma tra due intervalli, assicurarsi che i due intervalli siano separati da un punto e virgola (SOMMA(A1:A10;C1:C10)). Se il punto e virgola viene omesso, verrà calcolata la somma delle celle comuni ai due intervalli (in questo caso, poiché i due intervalli non si intersecano, non vi sono celle in comune)

16 #DIV/0! #VALORE! #RIF! #NOME? #NUM! Viene visualizzato quando il divisore di una formula è uguale a 0 (zero). Viene visualizzato quando viene utilizzato un tipo di argomento o di operando errato. Viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido. Viene visualizzato quando il testo contenuto in una formula non viene riconosciuto. Viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o in una funzione. Utilizzo di un riferimento di cella a una cella vuota, oppure ad una cella contenente zero (se un operando è costituito da una cella vuota, il contenuto della cella viene interpretato come zero). Immissione di testo quando la formula richiede un numero o un valore logico come VERO o FALSO. Il testo non verrà convertito nel tipo di dato corretto. Eliminazione di celle a cui altre formule fanno riferimento. Trascinamento di celle su altre alle quali altre formule fanno riferimento. Eliminazione del nome utilizzato nella formula oppure utilizzo di un nome inesistente. Errata ortografia del nome. Utilizzo di un argomento non consentito in una funzione che richiede un argomento numerico. Immissione di una formula che restituisce un numero che non è possibile rappresentare perché troppo grande o troppo piccolo. Modificare il riferimento di cella oppure immettere un valore diverso da zero nella cella utilizzata come divisore. Assicurarsi che la formula o la funzione sia compatibile con l operando o l argomento richiesto e che le celle a cui la formula fa riferimento contengano valori validi. Ad esempio, se la formula effettua la somma tra il contenuto della cella A1 e della cella A2 è necessario che entrambe contengano numero e non testo. Modificare le formule oppure ripristinare le celle sul foglio di lavoro facendo clic sul pulsante Annulla. Assicurarsi che il nome sia esistente. Correggere l ortografia della formula, ad esempio se invece di scrivere SOMMA si scrive SOMA. Assicurarsi che gli argomenti utilizzati nelle funzioni siano del tipo corretto. Modificare la formula in modo che il risultato che essa restituisce sia compreso tra -1* e 1 *

17 #N/D Viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione è a una formula non è disponibile. ##### Si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un ora che non rientra nella cella. Omissione di uno o più argomenti in una funzione del foglio di lavoro incorporata o personalizzata. Ingrandimento della larghezza della colonna. Immettere nella funzione tutti gli argomenti necessari. E possibile ridimensionare