ISTRUZIONE PER LA SOTTOMISSIONE DI UN OFFERTA PER UNA GARA Gara in busta aperta/chiusa/in due tempi (edizione n 5 del 16 marzo 2009)

Transcript

1 PREMESSA ISTRUZIONE PER LA SOTTOMISSIONE DI UN OFFERTA PER UNA GARA Gara in busta aperta/chiusa/in due tempi (edizione n 5 del 16 marzo 2009) Prima di iniziare ad illustrare le modalità di sottomissione di un offerta per una gara si precisano di seguito le diverse tipologie di gare on-line che verranno attuate da ATM Gara in busta aperta E una gara in cui il contenuto delle offerte presentate [(economico ed eventualmente tecnico (allegati)] è immediatamente visibile ad ATM. Questa tipologia di gara si riconosce dal fatto che nella cartella Dati di base della gara è stato compilato da ATM il campo Termine presentazione offerta mentre il campo Data di apertura è stato lasciato in bianco. Gara in busta chiusa E una gara in cui il contenuto delle offerte presentate [(economico ed eventualmente tecnico (allegati)] è oscurato anche ad ATM fino al raggiungimento della data di apertura fissata. Questa tipologia di gara si riconosce dal fatto che nella cartella Dati di base della gara sono stati compilati da ATM sia il campo Termine presentazione offerta che il campo Data di apertura.

2 Gara in due tempi E una gara in cui il contenuto delle offerte presentate [(economico ed eventualmente tecnico (allegati)] è oscurato anche ad ATM fino al raggiungimento della data di apertura fissata. Inoltre dopo il raggiungimento della data di apertura risulta visibile il solo contenuto tecnico mentre il contenuto economico sarà visibile solo a seguito del lancio di una specifica transazione di apertura buste che potrà essere eseguita unicamente dal Dirigente del o suo Delegato. Questa tipologia di gara si riconosce dal fatto che nella cartella Dati di base è stato flaggato l apposito campo Gara in due tempi. In relazione a quest ultima tipologia di gara, si segnala che, al fine di garantire la segretezza delle offerte inviate, il sistema, una volta sottomessa l offerta tramite l apposito bottone Presentare offerta provvederà a rendere illeggibile il campo destinato al prezzo andando ad inserire un valore fittizio (verrà proposto il valore di 0,01 che sarà moltiplicato per la quantità posta a base di gara). Poiché questa azione del sistema avrà risalto sia dal lato ATM che dal lato Fornitori, anche per chi presenta offerta sarà impossibile, successivamente alla sottomissione della stessa, ritornare ad effettuare una verifica dei prezzi inseriti in quanto verranno visualizzati come di seguito indicato

3 Si consiglia pertanto, prima di sottomettere definitivamente l offerta, di provvedere ad effettuare una stampa dei prezzi inseriti utilizzando dapprima il tasto Mettere in attesa e poi il bottone Download su excel. Si aprirà quindi un foglio tipo Excel nel quale i dati economici da considerare relativi all offerta che si andrà a presentare sono identificabili nella colonna Prz. per quanto riguarda il prezzo unitario e VAL.NETTO per il totale di posizione (sono le colonne in fondo a destra del foglio) Relativamente a tutte le tipologie di gara fin qui illustrate, si segnala che il termine di scadenza (data e ora) indicato nell appalto è considerato dal sistema assolutamente tassativo ed invalicabile pertanto offerte presentate successivamente a detto termine (anche di solo un secondo) verranno rifiutate dal sistema. A questo proposito si consiglia in generale, ma soprattutto per le gare con molte posizioni, di provvedere per tempo alla compilazione dell offerta sfruttando eventualmente le potenzialità del sistema legate al tasto Mettere in attesa che consente di salvare l offerta pronta per essere presentata. Tale consiglio è ancora più importante qualora si debbano allegare all offerta eventuali documenti tecnici (sotto forma di allegati on-line) il cui caricamento sul sistema comporta un certo periodo di tempo più o meno lungo a seconda della grandezza dei file da allegare e delle prestazioni della macchina di cui dispone l utente. Si segnala da ultimo che il termine di scadenza indicato negli appalti, in particolare per quanto concerne l orario, è riferita al server su cui risiede l applicativo SRM. Si consiglia pertanto di prendersi sempre qualche minuto di margine per ovviare ad eventuali anticipi/ritardi dell orologio del server.

4 Possiamo quindi procedere con l illustrazione del manuale di utilizzo 1. accedere alla Home-Page del sito internet ATM e, tramite il logo Area Fornitori accedere alla pagina Acquisti on-line per aprire, se si desidera, cliccando sull apposito bottone Regolamento, il Regolamento generale per l accesso e l utilizzo delle gare telematiche. Mediante il bottone Registrazione fornitori e accesso ad aste/gare on line accedere all apposita pagina del sistema SRM (Supplier Relationship Management) per iniziare la sottomissione di un offerta 2. nella home page del sistema, digitare negli appositi spazi le proprie user-id e password: User-ID astra (ad esempio) Password astra (ad esempio) 3. tramite l apposito match-code, selezionare la lingua Italian, 4. cliccare sull icona come indicato nella figura seguente: 2 3 4

5 5. cliccare sul menu presentare offerta. 5 Nella pagina seguente è possibile accedere alle seguenti funzioni: a. formulare offerte b. eseguire analisi inerenti le offerte presentate e/o da presentare In prima fase analizziamo la modalità di presentazione offerta (punto a.), accedendo come di seguito indicato: 6. digitare il nr. dell appalto, nell apposito campo Numero documento 7. oppure digitare il nome dell appalto, nell apposito campo Nome 8. quindi cliccare inizio 6 7 8

6 Procediamo utilizzando come criterio di ricerca il numero documento 9. Digitare nell apposita stringa numero documento il numero di appalto inerente alla gara in cui siete stati invitati. Digitare ad esempio 10. Cliccare inizio Per accedere nel dettaglio dell appalto cliccare 11 La videata che si presenta consente di: a) visualizzare appalto per visualizzare tutti i dati inerenti l appalto, vedi punto 12 a), b), c), d). Tale funzione essendo di visualizzazione non consente alcun inserimento dati. b) Presentare offerta che, oltre a fornire tutte le informazioni di cui sopra, consente di accedere ad ulteriori cartelle, permettendo di concludere l offerta con l inserimento dei propri dati quali: prezzo, testi, file ecc... N.B. La scelta di procedere prima in visualizzazione offerta (a) e successivamente in presentazione offerta (b) è soggettiva. Se si decide di procedere immediatamente a presentare offerta passare direttamente al punto ( 17 ) del presente manuale.

7 La mappa seguente consente di visualizzare i dati di testata dell appalto e il dettaglio delle posizioni, con tutti gli eventuali testi e allegati presenti. 12. Cliccare Dati di base, per visualizzare: a) Nome dell appalto b) Numero dell appalto c) Termine di presentazione dell offerta d) Riepilogo posizioni a 12 b c d 13. Partner/indirizzo di consegna, per visualizzare, i dati del Buyer di riferimento ATM 13

8 14. Informazioni sull acquirente per visualizzare eventuali Testi e File allegati alla testata dell appalto Attributi per vedere le condizioni generali di fornitura di A.T.M. 15

9 Esaminati i dati di testata dell appalto, si analizzano i dati inerenti alle posizioni presenti 16. cliccare la posizione interessata. 16 In questa videata è possibile esaminare nel dettaglio: 16 a. dati di base per visualizzare nel dettaglio il prodotto per cui Vi viene chiesta l offerta 16 a

10 16 b.. partner/indirizzo di consegna per visualizzare il destinatario merci quindi cliccare sulla lente per entrare nel dettaglio. 16 b 16 c. Documenti per esaminare eventuali testi e file allegati, inerenti alla posizione che si sta esaminando. Nel caso di file allegati evidenziarli con il cursore e cliccare. 16 c

11 Dopo avere esaminato tutti gli elementi presenti nell appalto, per presentare offerta procedere come di seguito descritto. 17. Cliccare creare offerta 17 Nella videata seguente, in aggiunta all analisi dei dati dell appalto precedentemente effettuata ai punti 14, 15, 16 a. b. c., è possibile visualizzare le seguenti cartelle: DATI PERSONALI 18. Prendere nota del numero dell offerta attribuito in automatico dal sistema 18

12 ATTRIBUTI 19. inserire risposte e/o commenti inerenti gli attributi che ATM propone. Tali risposte sono da considerarsi obbligatorie, di contro non è possibile inoltrare l offerta, come verrà successivamente dimostrato. 19

13 NOTE PERSONALI 20. Aggiungere ai dati di testata Testi e/o allegare file ; a) Digitare il testo desiderato, quindi cliccare Rilevare testo b) Selezionare sfoglia per scegliere il file, quindi cliccare sul tasto Accodare 20 a 20 b INSERIMENTO PREZZI E DATI DI POSIZIONE 21. cliccare sulla descrizione per accedere al dettaglio di posizione. 21

14 DATI DI BASE 22. Completare la videata con i dati inerenti al prodotto offerto a. inserire il prezzo b. inserire, se necessario, il numero prodotto fornitore c. modificare la quantità offerta. d. Visualizzare la data di consegna E possibile modificare la quantità indicata richiesta 22a 22b 22c 22d

15 PARTNER/ INDIRIZZO DI CONSEGNA 23. per visualizzare la località di consegna della merce, a. cliccare il pulsante di comando, come indicato, per visualizzare nel dettaglio la località di consegna a

16 CONDIZIONI 24. Inserire la data validità offerta 24 ATTRIBUTI 24. Per controllare se ATM ha aggiunto particolari richieste alla posizione per la quale si sta formulando offerta. 24

17 DOCUMENTI 25. E possibile controllare se ATM ha aggiunto file allegati o testi a complemento dei dati di posizione. 26.Terminate tutte le operazioni sopra descritte, per tornare al riepilogo posizioni cliccare A questo punto è possibile: a) Mett. in attesa l offerta - per salvare l offerta e rielaborarla in un secondo tempo. b) Controllare offerta - per controllare la completezza dei dati inseriti. c) Aggiornare per fare salvataggi intermedi (questo comando aggiorna la pagina della sessione in corso ma non equivale ad un salvataggio vero e proprio come sopra descritto) d) Presentazione offerta - dopo aver verificato la completezza dei dati inseriti 27a 27b 27c 27d

18 28. Se si è deciso di mettere in attesa l offerta, il sistema informa che la stessa è stata inserita in memoria, quindi sarà possibile in un secondo tempo rielaborarla cliccando il tasto Modificare offerta Il pulsante controllare offerta, come già in breve sopradescritto punto (27 b), consente all impresa, prima di presentare offerta, di verificare la completezza dei dati inseriti. Difatti terminate tutte le operazioni sopradescritte, ipotizziamo di cliccare il pulsante controllare offerta. Il sistema informa dei dati mancanti, dando le informazioni necessarie per intervenire al completamento degli stessi. 29

19 30. Conclusa l operazione di inserimento dati mancanti, cliccare nuovamente controllare offerta ; se è tutto a posto comparirà il seguente messaggio A questo punto cliccando il tasto Presentare offerta si inoltra la stessa al Buyer ATM di riferimento. 31

20 32. Il sistema conferma il buon esito della trasmissione con il seguente messaggio 32